Zapewnienie ciągłości działania w warunkach permakryzysu

Czym jest ciągłość działania?

Ciągłość działania odnosi się do strategicznego i taktycznego planowania podejmowanego przez organizację w celu zapewnienia możliwości kontynuowania działalności podczas zakłócającego wydarzenia i po jego zakończeniu.

Obejmuje ono identyfikowanie kluczowych operacji i systemów oraz wdrażanie planów i środków służących utrzymaniu lub szybkiemu przywróceniu kluczowych funkcji biznesowych w obliczu nieprzewidzianych zakłóceń, takich jak klęski żywiołowe, cyberataki lub inne kryzysy.

Proces ten ma zasadnicze znaczenie dla minimalizowania przestojów i strat finansowych przy jednoczesnym zapewnieniu dalszego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Ciągłość działania oznacza mobilność

Specjaliści ds. zasobów ludzkich i globalnej mobilności doskonale znają zasady reagowania kryzysowego i usuwania skutków katastrof, ponieważ w ostatnich latach szkolenia w tym zakresie stały się bardziej potrzebne. 

Szybkość jest kluczowym elementem zarządzania kryzysowego. Specjaliści HR powinni uwzględnić praktyczne kwestie imigracyjne i związane z mobilnością w swoich standardowych procedurach działania oraz zadbać o ich aktualność i przetestowanie w warunkach stresowych.

Ogólne wytyczne dotyczące zarządzania ciągłością działania dzielą się na trzy części:

1. Z wyprzedzeniem ustal, kim są kluczowi interesariusze, a także jakie pełnią role i za jakie obowiązki odpowiadają
2. Zapewnij geograficzne rozproszenie osób reagujących i odpowiedzialnych na wypadek, gdyby niektóre z nich zostały bezpośrednio dotknięte zdarzeniem i nie mogły wykonywać swojej roli
3. Perfekcja może być wrogiem dobrego rozwiązania. Rozwiązanie musi być wystarczająco dobre, o ile organizacje zachowują elastyczność i potrafią zmieniać kierunek, aby utrzymać działalność biznesową.

Pięć kluczowych obszarów ciągłości działania

Dane mają kluczowe znaczenie podczas kryzysu

W scenariuszach, w których pracowników trzeba ewakuować z jednego kraju do drugiego, stało się jasne, jak ważne jest uzyskanie i utrzymywanie kluczowych danych dotyczących pracowników i osób pozostających na ich utrzymaniu. 

Jest to potrzebne, aby móc zrobić kilka rzeczy: 

1. Zidentyfikować wszystkich pracowników dotkniętych skutkami zdarzenia, ocenić ryzyko oraz rozważyć możliwości ich natychmiastowej ewakuacji w celu zapewnienia bezpieczeństwa. 
2. Rozważyć krótko- i długoterminowe możliwości dotyczące miejsc pracy. 
3. Szybko podejmować zdecydowane działania w celu relokacji pracowników. 

Wiele organizacji może nie znać narodowości swoich pracowników, ponieważ dane te nie są rutynowo gromadzone, gdyż zbieranie danych może być czasami postrzegane jako naruszenie prywatności. Jednak w sytuacji kryzysowej posiadanie prawidłowych danych jest kluczem do całego procesu. 

Gdy firmy starają się gromadzić te dane, bezwzględnie powinny również zbierać informacje o narodowości członków rodzin pracowników, ponieważ prawdopodobieństwo zgromadzenia tych danych jest jeszcze mniejsze.

W praktyce osoby niektórych narodowości można szybko przemieścić łatwiej niż inne. Przykładowo zespoły ds. bezpieczeństwa mogą organizować loty czarterowe, a nawet łodzie w celu ewakuacji personelu, jednak w sytuacji kryzysowej często nie uwzględniają narodowości osób, których dotyczy sprawa, ani tego, czy rzeczywiście będą one mogły wejść na pokład samolotu lub wjechać do kraju docelowego.  

Specjaliści odpowiedzialni za awaryjne przemieszczanie pracowników muszą realistycznie oceniać, co jest możliwe w ich organizacji pod względem możliwości systemów HR w zakresie utrzymywania repozytorium danych. 

Posiadanie wszystkich danych wszystkich osób na całym świecie może nie być konieczne, a w niektórych jurysdykcjach mogą temu wręcz zapobiegać lokalne przepisy. Jednak jasny plan wskazujący, gdzie najprawdopodobniej występują zagrożenia dla bezpieczeństwa, oraz zapewnienie dostępności danych dotyczących tych pracowników i osób pozostających na ich utrzymaniu znacznie ułatwią organizację wyjazdów.

Przykładowo w okresie poprzedzającym Brexit wiele organizacji nie posiadało danych dotyczących obywateli Wielkiej Brytanii w Europie ani Europejczyków w Wielkiej Brytanii — po prostu nigdy nie były im one potrzebne.  

Jednak ze względu na harmonogram było wystarczająco dużo czasu, aby zebrać te informacje i podjąć niezbędne działania w celu utrzymania statusów imigracyjnych i zapewnienia ciągłości działania. Nie dotyczy to sytuacji naprawdę nagłych, jak miało to miejsce w ostatnich kilku latach na Ukrainie i w Afganistanie.

Jeśli korzystasz z usług pracodawcy formalnego w określonym regionie, wiąże się to z ryzykiem, które należy ograniczyć, oraz koniecznością zorganizowania współpracy.

Author's Tip

Dane są wartościowe tylko tak długo, jak długo pozostają aktualne. Ważne jest ustanowienie mechanizmu ich utrzymywania i aktualizowania, na przykład poprzez wdrożenie regularnego harmonogramu przypomnień dla pracowników, wspieranego przez odpowiednią platformę technologiczną.

Zarządzanie personelem w czasie kryzysu

Strategia zarządzania personelem umożliwia opracowanie planu skutecznego przemieszczania pracowników, aby zapewnić ciągłość działania firmy i podejmować świadome decyzje przy rozważaniu dostępnych możliwości. 

W niektórych przypadkach nie będzie konieczne faktyczne przemieszczanie wszystkich pracowników z kraju, ale należy opracować indywidualny plan dla konkretnych osób, które mogą być potrzebne do dalszego prowadzenia działalności w dotkniętej kryzysem lokalizacji.

Podczas przeprowadzania analizy firma powinna rozważyć następujące istotne czynniki wspólnie ze specjalistami ds. imigracji oraz dostawcą usług globalnej mobilności:

• Dokąd pracownicy mogą udać się w krótkim czasie ze względów bezpieczeństwa? Gdzie mogą podróżować bez wizy lub uzyskać wizę po przyjeździe?
• Czy dana osoba może pracować w takim miejscu krótkoterminowo lub długoterminowo? Ile czasu zajmie uzyskanie zezwolenia na pracę?
• W jaki sposób pracownicy będą na bieżąco śledzić szybkie i częste zmiany w przepisach imigracyjnych oraz możliwościach podróżowania?
•  Jakie są różne uwarunkowania pracy zdalnej? Na przykład wizy dla cyfrowych nomadów, z pewnymi wyjątkami, nie zawsze są możliwe do wykorzystania, gdy liczy się czas. Zarówno firmy, jak i pracownicy muszą uwzględnić stały zakład, obowiązki podatkowe i związane z ubezpieczeniami społecznymi itp.
• Jakie są konkretne wymagania dotyczące talentów w różnych lokalizacjach firmy?  Chociaż firma może mieć globalny zasięg, umiejętności dotkniętych kryzysem pracowników mogą odpowiadać jedynie potrzebom określonych lokalizacji.
• Jakie ryzyko wiąże się z przemieszczaniem ludzi do lokalizacji objętej kryzysem w celu wsparcia działań? Na przykład z przeniesieniem zespołów ds. bezpieczeństwa w celu wsparcia ewakuacji z powodu niestabilności politycznej obserwowanej w ostatnich latach w Iraku, Syrii i Afganistanie.
• Jakie różne scenariusze należy uwzględnić, na przykład sytuacje, w których podróżowanie nie jest możliwe?
• Jeśli zdarzenie wpłynie na łańcuch dostaw firmy, jakie przeszkody regulacyjne trzeba będzie pokonać i jakie plany awaryjne przygotowano, aby procesy biznesowe nie zostały całkowicie zakłócone?

Znaczenie posiadania personelu gotowego do podróży

Zapewnienie, w maksymalnym możliwym zakresie, gotowości osób dotkniętych kryzysem do podróży jest ważne dla sprawnej realizacji planu ciągłości działania firmy. 

Oprócz znajomości obywatelstwa osób dotkniętych kryzysem istotne jest również ustalenie, jakie ważne wizy już posiadają, ponieważ może to ułatwić natychmiastową podróż. 

Obywatel Indii przebywający w Izraelu może na przykład mieć niewiele możliwości podróży, ale jeśli posiada ważną wizę Schengen, amerykańską ESTA, brytyjską wizę odwiedzinową itp., nagle otwiera się przed nim wiele możliwości, przynajmniej w zakresie krótkoterminowej podróży i bezpieczeństwa. 

Jeśli chodzi o miejsca, do których osoby dotknięte kryzysem mogą się udać, w pierwszej kolejności najlepiej wskazać lokalizacje, do których mogą nie tylko podróżować, lecz także od razu kontynuować pracę.

Jeśli nie jest to możliwe, kolejnym najlepszym rozwiązaniem jest rozważenie lokalizacji, do których można wjechać bez wizy i na miejscu zmienić status imigracyjny. 

Czasami może to oznaczać przerwę w ciągłości pracy, jeśli na przykład dana osoba nie może pracować podczas rozpatrywania wniosku. Innym razem może to oznaczać okres pracy z hotelu lub mieszkania zamiast z biura.

Na przykład Zjednoczone Emiraty Arabskie oferują wizę po przyjeździe obywatelom ponad 70 państw i umożliwiają przekształcenie jej po przyjeździe w wizę do pracy zdalnej.

W przypadku kryzysu rosyjsko-ukraińskiego UE szybko uruchomiła tymczasową ochronę dla obywateli Ukrainy, znacznie ułatwiając ludziom kontynuowanie pracy po dotarciu do bezpiecznej lokalizacji. Jednak gdy niektóre firmy zamknęły działalność w Rosji i chciały przenieść personel, sytuacja była bardziej problematyczna, a możliwości bardziej ograniczone. 

Pracownicy powinni upewnić się, że ich paszporty są ważne i zachowują ważność przez co najmniej sześć miesięcy. Powinni również mieć dostęp do dokumentów, takich jak akty małżeństwa, akty urodzenia dzieci, dyplomy i tym podobne. 

Specjaliści HR powinni uwzględnić te informacje w procesie wdrażania nowych pracowników oraz podczas kontaktów z cudzoziemcami, aby mieć pewność, że posiadają oni odpowiednią dokumentację na wypadek konieczności podróży w krótkim czasie.

Funkcja geolokalizacji?

Jak zauważono wcześniej, dokładne i aktualne dane mają kluczowe znaczenie w sytuacji kryzysowej, jednak w przypadku zarządzania ręcznego istnieją ograniczenia dotyczące jakości i ilości tych danych. 

Firmy mogą, i faktycznie to robią, wdrażać systemy śledzenia lokalizacji pracowników w celu zapewnienia ich bezpieczeństwa i ochrony. Systemy te zazwyczaj uwzględniają jedynie kraj, w którym pracownik aktualnie przebywa, a nie konkretną lokalizację w tym kraju. 

Chociaż organizacje prawdopodobnie znają miejsce pracy swoich pracowników, mogą nie wiedzieć, czy w momencie wystąpienia sytuacji awaryjnej rzeczywiście się tam znajdują ani czy podróżują. Co najmniej należy zalecić pracownikom zarejestrowanie swojej obecności w ambasadzie kraju pochodzenia, szczególnie jeśli podróżują do kraju wysokiego ryzyka.

W przypadku katastrofy lub innego rodzaju zdarzenia zakłócającego działalność posiadanie aktualnych danych kontaktowych pracownika oraz możliwości śledzenia jego lokalizacji za pomocą technologii informatycznych może być niezwykle pomocne w radzeniu sobie z wszelkimi wyzwaniami kadrowymi.

Proaktywnie opracuj plan zarządzania kryzysowego  

Ustrukturyzowane podejście na poziomie organizacji może ograniczyć wiele wyzwań, z którymi firma może się zetknąć podczas kryzysu. Organizacje, zwłaszcza te działające globalnie, nieustannie radzą sobie z kolejnymi kryzysami. Plan zarządzania kryzysowego: 

•  Zwiększy świadomość zagrożeń i pomoże w analizie ryzyka, wskazując potencjalne ogniska zagrożeń oraz wymagane działania
• Pomoże organizacji szybko dostosować się do sytuacji awaryjnych
• Pomoże kluczowym interesariuszom niezwłocznie podjąć działania
• Umożliwi monitorowanie w czasie rzeczywistym i świadomość sytuacyjną, które będą niezbędne do skutecznego podejmowania decyzji i zapewnienia utrzymania krytycznych funkcji biznesowych
• Ograniczy niestabilność i niepewność wśród pracowników po kryzysie, który wpłynął na ich miejsce pracy.

Ogólnie rzecz biorąc, plan ciągłości działania zminimalizuje wpływ kryzysu na poszkodowanych pracowników i ułatwi zachowanie ciągłości działalności. 

W ramach ocen ryzyka warto przeprowadzić analizę wpływu na działalność dla różnych scenariuszy oraz ćwiczenia symulacyjne, aby pomóc zespołowi zarządzania sytuacjami awaryjnymi zrozumieć jego role i obowiązki, a tym samym zapewnić gotowość i prawidłową realizację programu ciągłości działania.

Bądź na bieżąco z najnowszymi wydarzeniami w zakresie planowania awaryjnego i ciągłości działania, zapisując się do naszego newslettera!