Um Canivete Suíço da Transformação da IA: Como os RH Podem Conduzir o Navio com Colaboração Interfuncional

Anthony Onesto tem uma carreira que abrange RH, operações, marketing e muito mais. Chegou mesmo a lançar uma empresa de IA para RH há 10 anos — antes de o ChatGPT existir. Atualmente, é o criador da AI in HR Today e VP de Marketing de Plataforma e de Produto na empresa de gestão do desempenho potenciada por IA 15Five.

Falámos com ele para saber mais sobre, bem, a IA no RH atualmente. Explicou-nos por que é tão importante ter colaboração interfuncional nas implementações de IA, com o RH a liderar o processo.

Da contabilidade ao RH impulsionado pela IA

Comecei a minha carreira como contabilista, mas rapidamente percebi que não era a minha vocação. Durante o auge e o colapso das empresas ponto com, transitei para aquilo a que hoje chamamos RH fracionado, trabalhando com empresas de setores em rápida evolução.

A minha jornada arrancou verdadeiramente quando entrei numa startup móvel em fase inicial e fiquei contagiado pelo “vírus das startups”. Desde então, passei a maior parte da minha carreira a ajudar empresas jovens a definir as suas estratégias de Pessoas, estabelecer operações e, por vezes, desenvolver os seus modelos de negócio de raiz.

As minhas funções variaram entre Diretor de Pessoas e Diretor de Operações, Presidente, Diretor-geral e, atualmente, VP de Marketing de Plataforma e de Produto na 15Five. Este percurso proporcionou-me conhecimentos profundos e uma perspetiva abrangente sobre diferentes funções e setores.

Enfrentei constantemente o desafio de criar funções de RH de raiz, muitas vezes sem um modelo predefinido. Sinto-me particularmente à vontade nestes territórios inexplorados e, desde cedo, aprendi a cultivar uma rede de consultores “canivete suíço” — colegas em diferentes fases, de vários setores e até colegas com percursos diversificados. Estes consultores, juntamente com os empreendedores dinâmicos com quem trabalhei, foram inestimáveis para o meu crescimento e percurso de liderança.

Como colmatar a lacuna entre o potencial da IA e os resultados

Existe atualmente uma lacuna entre as expectativas da liderança, frequentemente definidas pelos CEO, e a realidade vivida pelos colaboradores.

Este não é um fenómeno novo; reflete o que vimos durante as vagas de transformação digital e de externalização na década de 1990. Os líderes partem frequentemente do princípio de que podem implementar e adotar novas tecnologias de imediato, sem considerarem plenamente o lado humano da equação.

Os colaboradores manifestam uma resistência compreensível ou aquilo a que chamo uma resposta moderna de “lutar, fugir ou congelar” quando confrontados com mudanças súbitas ou com a imposição de tecnologias. Se as organizações introduzirem ferramentas de IA ou externalizarem tarefas sem definirem expectativas claras, envolverem os colaboradores no processo e responderem às suas preocupações, a adoção e o ROI acabam inevitavelmente por ser prejudicados.

Colocar as Pessoas no centro, capacitar o RH

Para responder a esta questão, defendo que o RH lidere a transformação da IA. Tal como aconteceu com vagas de mudança anteriores, temos de colocar as pessoas no centro. A minha abordagem consiste em garantir um diálogo aberto, fornecer contexto e apoio e capacitar o RH para defender tanto os elementos humanos como os tecnológicos da adoção da IA. É assim que colmatamos a lacuna entre o potencial da IA e os resultados práticos.

Porque é que o RH tem de estar na vanguarda da transformação da IA

Depois de ter acompanhado várias mudanças tecnológicas, desde o surgimento da Internet até à tecnologia móvel, às redes sociais e, agora, à IA, aprendi que manter a relevância significa manter uma curiosidade incansável.

Mesmo antes do advento do ChatGPT, reconheci o potencial da IA para transformar o RH e a liderança. Há quase uma década, fundei uma empresa que tentava utilizar a IA para responder a perguntas rotineiras de RH. Embora a tecnologia ainda estivesse numa fase inicial e o desafio fosse imenso, essa experiência proporcionou-me uma perceção precoce de como a IA poderia reformular profundamente o setor.

Vejo agora esta vaga de IA como sendo ainda mais transformadora do que a própria Internet.

E o RH — uma profissão que muitas vezes ficou para trás enquanto adotante precoce de novas tecnologias — tem de aderir.

Temos de abandonar a ideia de que o papel dos RH é reativo ou administrativo. Na verdade, os RH estão numa posição única para liderar esta transformação impulsionada pela IA, fazendo a ponte entre as pessoas e a tecnologia.

À medida que a IA assume um papel cada vez mais central, os RH devem estar na vanguarda, promovendo a integração ponderada da visão humana e da inteligência das máquinas em toda a organização.

Como a IA está a transformar o recrutamento, a retenção e a formação

Os RH consistem em encontrar (recrutar), manter (reter) e desenvolver (formar) as pessoas certas. Eis alguns exemplos das transformações que implementei em cada categoria:

Encontrar

Para o recrutamento, trabalhamos com a Sprouts.ai, uma solução de recrutamento impulsionada por IA. Esta ferramenta ajuda-nos a criar descrições de funções adaptadas às nossas necessidades. Procura automaticamente candidatos em vários mercados e no LinkedIn, identificando as pessoas que cumprem os nossos requisitos.

A Sprouts.ai contacta depois estes candidatos, utilizando a voz da nossa marca e as nossas estratégias de entrada no mercado, para avaliar o seu interesse. A plataforma fornece aos recrutadores uma lista de candidatos pré-selecionados e qualificados, interessados nas funções. Os recrutadores agendam então chamadas com esses candidatos.

Embora a solução também possa realizar entrevistas, a nossa equipa ainda não implementou essas funcionalidades. O nosso objetivo é passar para um processo em que os recrutadores interajam sobretudo com um grupo sólido de candidatos totalmente pré-selecionados, para conversas de vendas ou de fecho.

Manter

Para a retenção, utilizamos a Suzy.com para inquirir pessoas da nossa rede, não apenas os nossos colaboradores. Com recurso à IA, realizamos uma análise dos fatores determinantes e da segmentação, identificando várias personas associadas à relação de um colaborador com a nossa empresa. Esta análise revela os principais fatores determinantes ou elementos estatisticamente significativos para o seu envolvimento e sucesso final.

Desenvolver

Utilizamos ferramentas como o NotebookLM para disponibilizar aos colaboradores o seu próprio "mentor de IA". Este recurso é particularmente útil durante a integração, uma vez que carregamos no NotebookLM documentos essenciais, notas e outros materiais.

Os novos colaboradores podem então criar vários tipos de conteúdo para melhorar a sua experiência de integração, incluindo podcasts de áudio, vídeos, apresentações, mapas mentais e chatbots que facilitam a partilha de conhecimentos em toda a organização. Este é um dos muitos benefícios dos chatbots de RH.

Author's Tip

Fiz algo semelhante numa empresa anterior há alguns anos. Implementei uma aplicação do Slack baseada em IA que permitia aos colaboradores colocar questões relacionadas com os RH em tempo real. Se a resposta não estivesse disponível ou a questão fosse demasiado complexa, o sistema criava automaticamente um pedido para a equipa de RH.

Depois de resolvida a questão, podíamos adicionar a nova resposta à base de conhecimentos, tornando o sistema mais inteligente a cada interação.

O impacto foi imediato: registámos uma redução de quase 30% nos e-mails e mensagens do Slack relacionados com os RH. Os colaboradores obtinham rapidamente as respostas e podiam voltar ao trabalho sem longas esperas. E a equipa de RH ficou disponível para tarefas mais estratégicas.

Como desenvolver a literacia em IA para uma transformação eficaz

Eis os passos que sigo para desenvolver a literacia em IA:

• Dar aos RH um papel de liderança: Damos aos RH a possibilidade de liderar a transformação, fazendo a ponte entre a visão humana e a inteligência das máquinas.
• Focar os casos de utilização e não as ferramentas: Incentivamos as equipas a utilizar ferramentas como o Gemini e o NotebookLM para alcançar resultados específicos, como investigação, análise de dados e aprendizagem resumida, em vez de simplesmente "utilizar a IA" sem outro propósito.
• Criar um "núcleo restrito" de conselheiros: Incentivamos os líderes a criar uma rede diversificada de pares que partilhem boas práticas e naveguem por territórios inexplorados na implementação da IA.
• Incentivar a experimentação prática: Com plataformas como a Lovable, os membros da equipa com competências de programação limitadas são incentivados a conceber e criar aplicações de elevada fidelidade, demonstrando que a IA democratiza os conhecimentos técnicos.

Não foi um processo isento de desafios, alguns dos quais já mencionei:

• A resposta de "luta, fuga ou congelamento": As imposições repentinas desencadeiam frequentemente resistência por parte dos colaboradores. Aprendemos que não podemos implementar tecnologia de forma eficaz sem proporcionar um contexto humano aprofundado e um diálogo aberto.
• Enviesamento em favor da ferramenta de IA preferida: Os diferentes departamentos acumulam frequentemente ferramentas fragmentadas (por exemplo, as Vendas utilizam o Rattle, enquanto o Produto utiliza o Pendo), o que conduz a uma falta de confiança interfuncional nos dados.
• Adoção lenta: Historicamente, a profissão de Recursos Humanos tem adotado tardiamente as novas tecnologias, sendo necessário um esforço concertado para passar de uma mentalidade reativa para uma mentalidade proativa e orientada para a geração de lucro.

Porque é necessária a colaboração interfuncional na implementação da IA

É impressionante a rapidez com que as organizações acumulam uma vasta variedade de ferramentas de IA, refletindo a proliferação do software tradicional nos vários departamentos. Mesmo com plataformas poderosas e de uso geral, como o ChatGPT, o Gemini ou o Claude, as pessoas e as equipas tendem a preferir as soluções que lhes são familiares.

Esta fragmentação torna-se ainda mais evidente ao nível dos departamentos. Cada equipa parece adotar as suas próprias ferramentas de IA especializadas. O Produto pode utilizar o Pendo AI, enquanto as vendas optam pelo Rattle, e assim por diante, mesmo quando existe uma sobreposição de funcionalidades.

Chamo a isto "Enviesamento em favor da ferramenta de IA preferida". As pessoas tendem a confiar mais nos conhecimentos obtidos através da ferramenta que escolheram do que nos obtidos através de outras, por vezes rejeitando os resultados de outras plataformas como sendo imperfeitos.

Penso que isto realça a importância do alinhamento e da colaboração interfuncional durante a implementação da IA. Não se trata apenas de escolher a melhor tecnologia, mas também de criar uma compreensão partilhada e confiança nas ferramentas que escolhemos enquanto organização.

Como se articula uma longa lista de ferramentas de IA

Por falar em ferramentas, esta é a minha combinação de ferramentas de IA:

• Gemini (e ChatGPT): Orientação, conversas, investigação, criação de conteúdos, criação de imagens e, por vezes, análise de dados.
• NotebookLM: Aprendizagem, formação, integração e resultados de investigação.
• Sprouts.ai: Recrutamento e pesquisa de candidatos.
• LinkedIn: Recrutamento e pesquisa de candidatos.
• 15Five: Desempenho, envolvimento, remuneração e orientação com IA.
• ADP: Gestão central de Recursos Humanos e processamento salarial.
• Ashby: Recrutamento.
• Kona.ai: Orientação para gestores e líderes.
• Kona Meeting Assistant: Participa em reuniões para captar transcrições e resume dados de desempenho das reuniões individuais.
• Articulate 360 (também conhecido como Rise) LMS: Aprendizagem e desenvolvimento (embora tenha uma utilização mínima de IA). Utilizámos o Gemini, o NotebookLM e o ChatGPT para criar conteúdos de aprendizagem e questionários.
• Jira AI: O Atlassian Intelligence responde a perguntas sobre políticas de Recursos Humanos no Slack.
• Zoom AI: Grava reuniões, fornece transcrições/notas e documenta itens de ação e tarefas.
• Granola: Grava reuniões internas e externas, fornecendo transcrições/notas. Também disponibiliza orientação com base nas informações e transcrições das reuniões, além de documentar itens de ação e tarefas.
• Dado: Integração.
• Workato: Fluxos de trabalho, embora tenhamos mudado recentemente para o Dado.
• Lovable: Soluções específicas criadas através de programação por descrição, que as plataformas maiores não conseguem tratar.

Porque se destacam três ferramentas de IA

Há três ferramentas que se destacam e que utilizo todos os dias.

Gemini: Como o Gemini acede ao contexto dos meus e-mails, está integrado no Chrome e noutros locais, é a ferramenta que mais utilizo. Uso-o para preencher lacunas na investigação, analisar documentos e alguns relatórios, criar imagens, desenvolver GEMs para casos de utilização específicos, aprender sobre determinados temas e resumir relatórios extensos. Isto permitiu-me reduzir o tempo de investigação, obter conhecimentos que normalmente não estariam disponíveis, utilizar um orientador e parceiro de reflexão em direto "através de voz" e criar relatórios ou análises sem um analista.

Granola/Kona Meeting Assistant: O Granola e o Kona Meeting Assistant captam o discurso dos participantes durante as reuniões, criando transcrições e notas e fornecendo orientação. Na nossa empresa, o Kona Meeting Assistant participa em todas as reuniões, fornecendo notas, ações, desafios e conhecimentos interfuncionais sob uma perspetiva de desempenho. A agregação de reuniões, temas e notas permitiu-me criar relatórios, fazer acompanhamentos e responsabilizar as pessoas.

Lovable: O Lovable criou o meu sítio pessoal, o meu boletim informativo e algumas outras ferramentas. Sempre trabalhei na área de produto, mas, com competências de programação limitadas, o Lovable tem sido uma grande ajuda. Ampliou a minha capacidade de criar aplicações que resolvem problemas ou necessidades específicos, gerar novas ideias e perceber como funcionam no "mundo real".

Como os Recursos Humanos irão impulsionar a transformação através da IA

Ao longo dos próximos cinco anos, a função de RH passará de uma função administrativa e reativa para um impulsionador estratégico da transformação através da IA.

• Dissolução dos silos de conhecimento: A IA democratizará o conhecimento entre fronteiras técnicas e comerciais, alterando fundamentalmente a forma como as equipas trabalham.
• Hierarquias mais horizontais: As organizações tornar-se-ão mais flexíveis, menos hierárquicas e mais ágeis, uma vez que estas características são essenciais para a sobrevivência.
• Integração centrada nas pessoas: O sucesso nos próximos cinco anos dependerá da liderança dos RH na "vertente humana" da adoção tecnológica, abordando a resistência dos colaboradores.
• Aumento da produtividade: As ferramentas de IA transformarão a produtividade individual, equiparando-a à de equipas de duas pessoas e permitindo que os profissionais de RH se concentrem em iniciativas estratégicas em vez de tarefas rotineiras.

Porque é crucial uma abordagem que privilegie as pessoas durante a adoção da IA

Eis os meus conselhos para os líderes de RH:

• Coloque as pessoas no centro: Ao adotar novas tecnologias, os líderes devem considerar o elemento humano, garantindo um diálogo aberto, fornecendo contexto e envolvendo os colaboradores no processo para reduzir a resistência.
• Mantenha uma curiosidade constante: Para continuarem relevantes durante grandes mudanças tecnológicas, os líderes devem manter-se constantemente curiosos e disponíveis para aprender.
• Evite impor tecnologia sem contexto: Os líderes não devem presumir que podem implementar e adotar tecnologia imediatamente. Em vez disso, devem abordar a resposta de "luta, fuga ou paralisia" que os colaboradores podem sentir perante imposições repentinas.
• Promova o alinhamento entre funções: Em vez de se limitarem a selecionar a "melhor" tecnologia, os líderes devem concentrar-se em criar uma compreensão partilhada e confiança nas ferramentas escolhidas em toda a organização.
• Construa uma rede diversificada de consultores: Cultive uma rede "multiferramenta" de pares e consultores de vários setores e contextos para ajudar a navegar por territórios desconhecidos.

Acompanhe o trabalho

Para acompanhar o trabalho de Anthony Onesto, enquanto promove a liderança dos RH na área da IA, consulte o seu site pessoal e a sua newsletter, AI in HR Today. Ou siga-o no LinkedIn.

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