Criar comportamentos organizacionais que impulsionam resultados

Atualmente, os líderes trabalham com menos recursos e com tantas, ou até mais, prioridades. 

As empresas implementam frequentemente estruturas ou ferramentas para ajudar, mas estas podem acabar por aumentar a carga de trabalho se não forem acompanhadas por uma mudança explícita de comportamentos.

Ao desenvolver comportamentos organizacionais partilhados, as organizações podem promover o alinhamento, a consistência e a eficiência de que necessitam para reduzir a carga de trabalho e melhorar o desempenho.

Neste artigo, foco-me no valor dos comportamentos organizacionais partilhados e em como identificá-los e promovê-los.

O que é o comportamento organizacional (OB)?

O comportamento organizacional é o estudo da forma como as pessoas interagem no seio de grupos em diferentes organizações, numa tentativa de prever as suas ações e melhorar a eficácia global.

Embora o OB recorra a áreas como a psicologia, a sociologia, a antropologia, a economia e a gestão para explorar vários aspetos do comportamento humano no trabalho, a identificação e aplicação de um conjunto partilhado de comportamentos em toda uma organização está longe de ser uma questão meramente académica.

Porque é importante dar prioridade aos comportamentos organizacionais partilhados

Identificar e dar prioridade aos comportamentos partilhados é essencial para conceber formas eficazes de trabalhar em conjunto.

Estes ajudam a estabelecer expectativas consistentes e uma base comum para a forma como as pessoas trabalham de forma independente e em conjunto.

Ter expectativas comportamentais partilhadas:

• Promove a eficiência e a produtividade, criando um ambiente de trabalho consistente sem a necessidade de estabelecer e clarificar continuamente as expectativas.
• Melhora a colaboração e facilita um melhor trabalho em equipa, uma vez que todos sabem o que esperar uns dos outros, reduzindo tanto os conflitos como o stress.
• Aumenta a confiança e o respeito, pois as pessoas sabem que os seus colegas de equipa irão agir de forma fiável e consistente.
• Melhora a produtividade e o desempenho dos colaboradores ao alinhar os comportamentos com os objetivos organizacionais, permitindo que as pessoas deem prioridade ao trabalho e à aprendizagem que contribuem para esses objetivos.
• Facilita uma liderança mais eficaz, na qual os gestores confiam nas suas equipas e podem delegar com confiança.
• Aumenta a inovação e a capacidade de adaptação ao ajudar a criar um ambiente psicologicamente seguro, onde as pessoas são incentivadas a experimentar e a aprender com os erros sem receio de represálias.
• Reforça a capacidade das equipas de RH para disponibilizarem iniciativas de aprendizagem e desenvolvimento mais direcionadas, aplicáveis a segmentos mais amplos da organização.

Níveis do comportamento organizacional

Existem três níveis diferentes através dos quais podemos analisar o comportamento nas organizações.

Cada nível fornece informações sobre aspetos específicos do comportamento e sobre a forma como estes interagem entre si.

1. Nível individual

Este nível centra-se na compreensão do comportamento individual dentro da organização. Analisa fatores como a personalidade, as atitudes, as perceções, a motivação e os processos de tomada de decisão. 

O objetivo é compreender de que forma os indivíduos contribuem para a eficácia organizacional e como respondem a várias situações relacionadas com o trabalho.

2. Nível do grupo/equipa

Neste nível, o foco passa do comportamento individual para o comportamento dos grupos ou das equipas dentro da organização. Envolve o estudo da dinâmica de grupo, do desenvolvimento de redes, dos padrões de comunicação, dos estilos de liderança, do poder e da política, e da resolução de conflitos.

Na realidade, são os comportamentos que determinam se um conjunto de indivíduos é um grupo ou uma equipa. Compreender o comportamento dos grupos ajuda a melhorar a colaboração, a reforçar o desempenho das equipas e a gerir os conflitos.

3. Nível organizacional

Este nível afasta-se para analisar a estrutura organizacional geral, a cultura, as políticas e os processos que moldam o comportamento coletivo de indivíduos e grupos. 

Analisa de que forma o design, a cultura e o ambiente externo da organização influenciam o comportamento dos colaboradores e a eficácia organizacional.

Compreender o comportamento ao nível organizacional ajuda na tomada de decisões estratégicas, na gestão da mudança e na promoção da inovação.

Os principais elementos dos comportamentos organizacionais

Os comportamentos organizacionais são compostos por vários elementos. A interação entre estes elementos molda a dinâmica dentro de uma organização e influencia a forma como os indivíduos e os grupos se comportam.

Eis algumas perguntas a considerar relativamente a alguns dos elementos mais críticos:

1. Comunicação

• Transparência: Incentivamos o diálogo aberto? Qual é o nosso modelo de feedback (frequência, formato, formalidade/informalidade, etc.)? Como partilhamos a informação e a que níveis da organização?
• Clareza: Como garantimos que a informação é facilmente compreendida por todos? Damos preferência à concisão? Que ferramentas de comunicação esperamos que as pessoas utilizem e de que forma (por exemplo: Slack, e-mail, apresentações, reuniões, intranets)?
• Escuta: Valorizamos a escuta tanto ou mais do que o ato de falar? Sabemos como demonstrar uma escuta ativa? 

2. Trabalho em equipa

• Colaboração: Como trabalhamos em conjunto nas equipas e entre diferentes funções? As pessoas são recompensadas por trabalharem isoladamente ou por trabalharem em conjunto? 
• Confiança: Qual é o nível de segurança psicológica na organização? Os líderes sabem como criar confiança nas suas equipas? 
• Resolução de conflitos: É seguro discordar de forma produtiva nesta organização? Como resolvemos os conflitos de forma construtiva?

3. Liderança

• Priorização: Identificamos e concentramos-nos no trabalho que gera mais valor? Como avaliamos e repriorizamos continuamente o trabalho? Como eliminamos tarefas e projetos de baixo valor?
• Tomada de decisões: Qual é o nosso modelo de tomada de decisões? Como garantimos que quem toma decisões recebe os contributos e as recomendações adequados? Apoiamos uma decisão e procuramos garantir um resultado bem-sucedido?
• Desenvolvimento das pessoas: Como apoiamos proativamente o crescimento das nossas equipas? Orientamos e acompanhamos regularmente as pessoas?

4. Adaptabilidade

• Agilidade na mudança: Estamos dispostos a adaptar-nos a alterações no negócio/estrutura organizacional/processos/tecnologias? Estamos abertos a sair da nossa zona de conforto e a experimentar?
• Aprendizagem: Procuramos oportunidades de crescimento e desenvolvimento contínuos? Disponibilizamos oportunidades e recursos de aprendizagem? As pessoas são recompensadas pela aprendizagem contínua?
• Melhoria contínua: Encaramos o trabalho como um processo iterativo? Procuramos continuamente melhorar os processos, produtos e serviços?

5. Responsabilização

• Assunção de responsabilidade: Assumimos a responsabilidade pelas nossas ações e entregas? Admitimos proativamente os nossos erros e tentamos corrigi-los?
• Acompanhamento: Cumprimos os nossos compromissos conforme prometido? Somos fiáveis? Como mantemos proativamente os outros informados sobre os progressos e os contratempos? 
• Pensamento crítico: Analisamos os problemas de forma objetiva? Como consideramos várias perspetivas? Temos autoconsciência suficiente para compreender de que forma contribuímos para o problema e/ou para a solução?

6. Tecnologia

• Ferramentas digitais internas: Que ferramentas digitais temos implementadas (por exemplo: e-mail, mensagens, ferramentas de gestão de projetos, sistema de gestão da aprendizagem, etc.)? Que ferramentas nos faltam e que nos ajudariam a colaborar melhor?
• Automação/IA: Que automação/IA implementámos para tratar de tarefas rotineiras? Os colaboradores estão a tirar partido da automação ou têm receio dela?
• Análise de dados: O que fazemos com os dados que recolhemos? Como utilizamos a análise de dados para apoiar a inovação e obter conhecimentos?

7. Estrutura

• Hierarquia: Os níveis da nossa hierarquia apoiam ou dificultam a produtividade? Como são definidos os nossos canais de comunicação e métodos de tomada de decisão através dos diferentes níveis da organização?
• Clareza das funções: Definimos claramente o âmbito de responsabilidade de cada função? Como sabem as pessoas de que forma as suas funções e responsabilidades se integram na sua equipa, na equipa multifuncional e na organização?
• Alinhamento cultural: Como é que a nossa estrutura organizacional apoia (ou não) a nossa missão e os nossos valores? Alteramos a nossa estrutura conforme necessário para incentivar os comportamentos que queremos que os colaboradores demonstrem?

Como determinar e promover os comportamentos organizacionais 

Determinar e promover comportamentos organizacionais partilhados não tem de ser excessivamente complexo. 

Estas medidas práticas ajudarão a identificar os comportamentos pretendidos, a comunicá-los de forma específica e a incorporá-los nos métodos de trabalho da sua organização. 

1. Identificar os comportamentos-chave

Identificar os comportamentos-chave implica recolher e analisar vários aspetos da organização, tanto formais como informais.

Rever a missão, a visão e os valores da organização

A linguagem utilizada nestas declarações destaca frequentemente os comportamentos mais importantes para a organização (por exemplo: trabalho em equipa, criatividade, impacto, foco no futuro).

Considere os comportamentos necessários para concretizar estas competências. Por exemplo: uma missão que inclua a criação da melhor experiência do utilizador pode exigir comportamentos como curiosidade, iteração e empatia.

Rever os objetivos da organização e/ou da equipa

Divida os objetivos nas atividades necessárias para os alcançar e, em seguida, considere os comportamentos que apoiam cada atividade. Por exemplo: o objetivo de reduzir o tempo entre o desenvolvimento do produto e a sua comercialização pode exigir comportamentos como capacidade de decisão, adaptabilidade e definição de prioridades.

Observar as normas existentes no local de trabalho

Estes são os comportamentos que já são demonstrados regularmente pelos colaboradores. Incluem aspetos como a forma como são tomadas as decisões, como as pessoas comunicam entre si ou como gerem a mudança.

Recolher opiniões

Pergunte aos colaboradores de todos os níveis quais são os comportamentos que observam e que acrescentam valor, bem como aqueles que constituem um obstáculo.

2. Especificar como demonstrar eficazmente os comportamentos

Depois de identificar os comportamentos-chave, crie descrições específicas da forma como estes devem ser demonstrados no contexto da organização.

Estas “declarações comportamentais” devem incluir exemplos concretos de como o comportamento deve ser demonstrado, utilizando uma linguagem simples e compreensível.

Por exemplo, a Amazon definiu os comportamentos esperados numa lista de Princípios de Liderança, um dos quais é “Conquistar a confiança”.

A declaração comportamental da Amazon para “Conquistar a confiança” é: “Os líderes ouvem atentamente, falam com franqueza e tratam os outros com respeito. São verbalmente autocríticos, mesmo quando isso é estranho ou embaraçoso. Os líderes não acreditam que o odor corporal deles ou da sua equipa cheire a perfume. Comparam o seu desempenho e o das suas equipas com o dos melhores.”

Também pode fornecer exemplos específicos para cada função. No caso de dar e procurar opiniões regularmente, isso poderia traduzir-se em:

• Os gestores realizam reuniões individuais semanais com cada membro da equipa para prestar apoio e orientação, dar opiniões positivas e construtivas no momento durante as sessões de trabalho e solicitar formalmente opiniões aos seus subordinados diretos e colegas duas vezes por ano.
• Os colaboradores individuais procuram proativamente opiniões junto dos líderes e colegas para melhorar o desempenho, solicitam formalmente opiniões uma vez por ano como parte do processo de final do ano e fornecem regularmente opiniões positivas e construtivas, em tempo útil, aos líderes, colegas de equipa e parceiros multifuncionais.

Também pode desenvolver recursos de formação, incluindo exercícios que permitam aos colaboradores aprender e praticar comportamentos-chave num ambiente seguro, bem como ferramentas de autoavaliação para que possam comparar os seus comportamentos com o padrão.

3. Integrar os comportamentos nas ferramentas e nos processos de gestão de pessoas

Para que os comportamentos sejam verdadeiramente adotados, integre as expectativas e a responsabilização na forma como recruta, avalia e recompensa os colaboradores, através de programas de incentivos no local de trabalho.

• Inclua as expectativas comportamentais nas descrições de funções e nas perguntas que coloca durante o processo de entrevista.
• Integre os novos colaboradores nos comportamentos como parte da sua orientação inicial.
• Inclua objetivos comportamentais no seu documento de definição de objetivos.
• Disponibilize recursos de formação e apoio para desenvolver, reforçar e expandir os comportamentos.
• Forneça regularmente feedback sobre a forma como as pessoas demonstram os comportamentos no seu trabalho.
• Utilize os comportamentos como base para o reconhecimento e as recompensas formais e informais dos colaboradores.

Estudo de caso sobre comportamentos organizacionais: foco numa equipa de produto

Recentemente, estava a trabalhar com uma equipa de produto que precisava de alterar alguns comportamentos profundamente enraizados.

Criavam uma grande variedade de produtos que vendiam em quantidades demasiado pequenas para contribuírem de forma significativa para os resultados financeiros. 

Era necessário o mesmo número de horas de trabalho para criar um produto que contribuía com 2% para as vendas globais e um produto que contribuía com 20%!

Ao mesmo tempo, todas as etapas do processo de desenvolvimento estavam a descarrilar, com as pessoas a reverem decisões que já tinham sido tomadas.

Embora a equipa já tivesse identificado a necessidade de simplificar a sua oferta de produtos e trabalhar de forma mais eficiente, a empresa passou por uma reorganização significativa que reduziu o número total de colaboradores. Como resultado, tornou-se ainda mais imperativo que a equipa trabalhasse de forma diferente.

Os líderes da equipa colaboraram para:

• Definir claramente o estado De/Para. Por exemplo, passaram de fornecer feedback sobre produtos baseado em opiniões para fornecer feedback sobre produtos baseado em dados.
• Identificar comportamentos alinhados com os valores da empresa e clarificar as declarações comportamentais para cada um deles. Por exemplo, o comportamento geral “manter a simplicidade” traduz-se em “Perguntarmo-nos se este trabalho contribuirá de forma significativa para alcançar os nossos objetivos” e “Dedicar tempo às coisas que proporcionam mais valor e procurar atalhos noutros aspetos”.
• Realizar uma sessão de um dia inteiro com a equipa alargada de liderança para apresentar os comportamentos, discutir como os demonstrariam através de um marco próximo no processo de criação do produto e chegar a acordo sobre a forma como se responsabilizariam a si próprios, às suas equipas e uns aos outros.
• Reunir novamente após o marco para discutir o que correu bem, onde enfrentaram desafios e o que ajustariam para o marco seguinte.

Felizmente, tanto a equipa como os seus parceiros de diferentes áreas funcionais relataram melhorias significativas no marco, incluindo uma seleção de produtos mais focada e menos discussão sobre produtos de baixo valor.

Os líderes planeiam repetir o processo antes de cada marco seguinte, até que os comportamentos se tornem naturais para a equipa.

Principais conclusões práticas

Abordámos vários temas (obrigado por continuar!), por isso seguem-se três conclusões práticas que deve ter presentes ao refletir sobre o comportamento organizacional na sua organização:

1. ​​Estabeleça e defina os comportamentos fundamentais: Identifique comportamentos alinhados com os valores, objetivos e normas do local de trabalho da organização. Em seguida, crie declarações comportamentais claras que forneçam exemplos concretos de como estes comportamentos devem manifestar-se nas operações do dia a dia.
2. Integre os comportamentos nos processos de RH: Inclua os comportamentos pretendidos nas principais ferramentas e processos de RH, como descrições de funções, avaliações de desempenho, formação e programas de reconhecimento. Esta abordagem promove a responsabilização e alinha as ações dos colaboradores com os objetivos organizacionais.
3. Promova uma mentalidade de crescimento: Incentive o diálogo aberto, o feedback regular e a aprendizagem contínua para ajudar os colaboradores a ajustarem os seus comportamentos, promover a segurança psicológica e fomentar a adaptabilidade e a inovação em todas as equipas.

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