Nivelamento de funções: principais benefícios e como fazê-lo

A definição de níveis profissionais dá-lhe um mapa claro de como pode progredir dentro da sua empresa, ao definir funções, responsabilidades e caminhos de progressão. Em vez de se concentrar apenas nos títulos profissionais ou nos salários, a definição de níveis profissionais ajuda-o a compreender exatamente como pode desenvolver as suas competências, conquistar mais autonomia e planear os seus próximos passos. Neste artigo, vou explicar o que é a definição de níveis profissionais, por que razão é importante e como pode utilizá-la para construir uma carreira mais gratificante.

O que é a definição de níveis profissionais?

Na sua essência, a definição de níveis profissionais é o processo de estabelecer um sistema estruturado para categorizar funções dentro de uma organização com base no seu valor relativo e na sua complexidade.

Este processo envolve a avaliação de vários fatores, como as responsabilidades da função, as competências e qualificações necessárias, o nível de autoridade na tomada de decisões e o âmbito do impacto nos objetivos e metas da organização.

Ao atribuir cada função a um nível ou grau específico, a definição de níveis profissionais permite às organizações criar uma abordagem sistemática e transparente para gerir funções e remunerações.

Um modelo típico de definição de níveis profissionais é composto por vários níveis ou graus, cada um com o seu próprio conjunto de critérios que determina a colocação adequada das funções.

Estes critérios são normalmente definidos com base em fatores como a complexidade da função, o nível de responsabilidade e a filosofia geral de remuneração da organização.

O modelo é normalmente criado pelos recursos humanos em colaboração com as principais partes interessadas, como os responsáveis de departamento e os líderes sénior, para garantir que está alinhado com os objetivos e metas empresariais da organização.

As vantagens da definição de níveis profissionais

A implementação de um modelo de definição de níveis profissionais numa organização apresenta várias vantagens.

Estrutura de remuneração justa e equitativa

Antes de mais, a definição de níveis profissionais ajuda a estabelecer uma estrutura de remuneração justa e equitativa, garantindo que funções com valor e complexidade semelhantes são atribuídas ao mesmo nível ou grau, independentemente do departamento ou área funcional a que pertencem. 

Isto ajuda a minimizar potenciais disparidades salariais e promove a transparência e a consistência nas práticas de remuneração, o que pode aumentar a motivação e o envolvimento dos colaboradores.

É também útil para manter estruturas salariais equitativas ao desenvolver uma estratégia global de remuneração.

Caminhos de carreira mais claros

Em segundo lugar, a definição de níveis profissionais proporciona aos colaboradores um caminho claro de progressão na carreira. Ao definir diferentes níveis ou graus, bem como as competências e capacidades associadas a cada um, os membros da equipa conseguem perceber claramente como as suas funções podem evoluir ao longo do tempo e o que precisam de fazer para progredir nas suas carreiras dentro da organização.

Isto pode ajudar na retenção e no desenvolvimento de talentos, uma vez que os colaboradores compreendem melhor aquilo em que precisam de trabalhar para progredir nas suas carreiras.

Melhor gestão de talentos e planeamento da sucessão

Por fim, a definição de níveis profissionais pode melhorar a eficácia organizacional ao permitir uma melhor gestão de talentos e um melhor planeamento da sucessão.

Com uma compreensão clara do valor e da complexidade das diferentes funções, as organizações podem identificar melhor os colaboradores de elevado potencial e proporcionar oportunidades de desenvolvimento direcionadas, preparando-os para futuras funções de liderança. Isto também o ajudará a estabelecer uma cultura onde o elevado desempenho é recompensado.

Isto ajuda as organizações a criar uma sólida reserva de líderes e garante a continuidade em posições-chave.

Exemplo de definição de níveis profissionais

Um exemplo de modelo de definição de níveis profissionais para uma função de engenheiro de software/especialista em tecnologia.

1. Tecnologia e engenharia

Engenheiro de nível inicial/associado

• Responsabilidades: Implementa pequenas funcionalidades ou corrige erros sob a orientação de engenheiros mais experientes. Concentra-se em aprender a base de código e as boas práticas básicas.
• Competências necessárias: Conhecimentos básicos das linguagens de programação relevantes para a função, capacidade de resolução de problemas e vontade de aprender.
• Experiência típica: Recém-licenciados ou pessoas com menos de dois anos de experiência profissional.

Engenheiro/desenvolvedor de software

• Responsabilidades: Trabalha de forma autónoma em funcionalidades ou projetos de maior dimensão. Começa a especializar-se em áreas específicas da base de código ou da pilha tecnológica. Participa em revisões de código e pode começar a orientar engenheiros juniores.
• Competências necessárias: Domínio de pelo menos uma linguagem de programação ou pilha tecnológica e uma boa compreensão do ciclo de vida do desenvolvimento de software.
• Experiência típica: 2-5 anos de experiência profissional.

Engenheiro sénior/programador de software sénior

• Responsabilidades: Lidera projetos ou funcionalidades importantes desde a conceção até à implementação. Orienta os membros juniores da equipa e participa em decisões técnicas estratégicas. Pode também começar a influenciar decisões arquiteturais.
• Competências necessárias: Experiência avançada em várias tecnologias ou conhecimentos profundos numa área específica. Fortes competências de liderança e comunicação. Capacidade para orientar eficazmente.
• Experiência típica: 5-10 anos de experiência profissional.

Engenheiro principal/arquiteto

• Responsabilidades: Define a direção técnica da equipa ou do projeto. É responsável por decisões arquiteturais de alto nível, frequentemente envolvendo vários sistemas ou tecnologias. Trabalha entre equipas para garantir o alinhamento técnico.
• Competências necessárias: Conhecimentos técnicos profundos em vários domínios. Grande capacidade de pensamento estratégico e planeamento. Excelentes competências de resolução de problemas ao nível do sistema ou da organização.
• Experiência típica: Mais de 10 anos de experiência profissional, com um historial comprovado de contribuições técnicas significativas.

Gestor de engenharia

• Responsabilidades: Gere uma equipa de engenheiros, com foco na entrega de projetos, no crescimento e no desenvolvimento da equipa. Participa em decisões de contratação, avaliações de desempenho e elaboração de orçamentos. Equilibra responsabilidades técnicas e de gestão.
• Competências necessárias: Fortes competências de liderança e gestão de pessoas. Boa compreensão da tecnologia e dos processos de desenvolvimento de software. Capacidade para gerir projetos e partes interessadas de forma eficaz.
• Experiência típica: Varia bastante, mas normalmente requer uma experiência significativa como engenheiro ou programador sénior antes da transição para a gestão.

Diretor de engenharia

• Responsabilidades: Supervisiona várias equipas ou todo um departamento de engenharia. Define a estratégia, os objetivos e as prioridades de engenharia. É responsável pelo desempenho, pela cultura e pelo desenvolvimento do departamento. Trabalha em estreita colaboração com outros departamentos e com a direção sénior.
• Competências necessárias: Fortes competências de liderança e planeamento estratégico. Excelentes competências de comunicação e relacionamento interpessoal. Compreensão profunda das práticas de engenharia e das tendências do setor.
• Experiência típica: Experiência extensa em engenharia e gestão, normalmente superior a 15 anos, com um historial comprovado de liderança e sucesso.

Vice-presidente de engenharia

• Responsabilidades: Define a visão e a estratégia globais de engenharia da empresa. Garante o alinhamento com os objetivos empresariais da empresa. Supervisiona todas as atividades de engenharia, desde o desenvolvimento de produtos até à infraestrutura e às operações. Faz parte da equipa executiva, contribuindo para a estratégia e as decisões de toda a empresa.
• Competências necessárias: Capacidade excecional de liderança e pensamento estratégico. Conhecimentos técnicos abrangentes e uma compreensão profunda do negócio. Fortes competências de comunicação e negociação.
• Experiência típica: Normalmente requer décadas de experiência em tecnologia e em funções de liderança, com uma experiência significativa ao nível de diretor ou superior.

Como criar uma estrutura de níveis profissionais

A criação de uma estrutura de níveis profissionais requer uma abordagem estruturada e uma análise cuidadosa de vários fatores.

Ajudei vários clientes a elaborar documentos detalhados que servem como um guia principal para os níveis profissionais. 

Eis um guia passo a passo para criar uma estrutura de níveis profissionais semelhante para a sua organização.

1. Defina o objetivo e o âmbito 

O primeiro passo consiste em definir claramente o objetivo e o âmbito da estrutura de níveis de funções. Que objetivos específicos pretende alcançar?

Alinhe a estrutura com a filosofia de remuneração geral da sua organização e com os objetivos empresariais. Isto proporcionará uma orientação clara e garantirá que a estrutura cumpre o objetivo pretendido.

É importante fazê-lo corretamente porque, uma vez implementada, utilizará a sua estrutura de níveis em todas as fases do percurso do colaborador; por exemplo, no recrutamento, nas avaliações de desempenho e nas revisões de remuneração.

2. Realizar uma análise das funções

O passo seguinte consiste em realizar uma análise aprofundada das funções, de modo a recolher informação sobre as funções que serão incluídas na estrutura de níveis.

Isso significa rever as descrições de funções, realizar entrevistas com colaboradores e gestores e observar as tarefas e responsabilidades associadas às funções. 

O objetivo é compreender os principais fatores que distinguem as funções em termos do seu valor e complexidade. Esta análise constituirá a base da sua estrutura de níveis de funções.

Por exemplo, numa empresa de software, a análise das funções poderia envolver a revisão das descrições de funções de cargos como engenheiro de software, gestor de projetos, analista de garantia de qualidade e gestor de produto, bem como a realização de entrevistas com colaboradores e gestores para recolher informação sobre as principais responsabilidades, competências, qualificações e impacto nos objetivos organizacionais de cada função.

3. Identificar os principais critérios

Com base na análise das funções, identifique os principais critérios que serão utilizados para avaliar e diferenciar as funções no âmbito da estrutura. 

Estes critérios podem incluir fatores como as responsabilidades da função, as competências e qualificações necessárias, o nível de autoridade para tomar decisões e o impacto nos objetivos e metas organizacionais.

Selecione critérios relevantes, mensuráveis e alinhados com a filosofia de remuneração da sua organização. Uma estratégia de remuneração é um plano desenvolvido por uma organização para determinar de que forma irá remunerar os trabalhadores. Esta estratégia tem em conta os objetivos, o orçamento e a posição competitiva da organização no mercado de trabalho.

Por exemplo, se a sua empresa valoriza a remuneração baseada no desempenho, poderá querer incluir na sua estrutura critérios relacionados com o desempenho profissional. Ao alinhar os critérios de níveis de funções com a filosofia de remuneração da sua organização, pode garantir que a estrutura apoia a sua estratégia geral de remuneração e ajuda a alcançar os objetivos empresariais.

4. Estabelecer níveis ou graus de funções

Depois de identificados os principais critérios, estabeleça níveis ou graus de funções que reflitam os diferentes níveis de complexidade e valor das funções. 

Pode tratar-se de um sistema numérico ou alfabético simples (por exemplo, Nível 1, Nível 2, Nível 3, etc.) ou de um sistema mais descritivo (por exemplo, Nível de entrada, Nível intermédio, Nível sénior, etc.). 

O número de níveis ou graus dependerá da dimensão, estrutura e complexidade das funções existentes na sua organização. 

Por exemplo, utilizando um sistema numérico, os níveis de funções poderiam ser Nível 1, Nível 2, Nível 3 e assim sucessivamente, sendo o Nível 1 destinado a funções de entrada e o Nível 3 destinado a funções sénior ou de liderança. 

Em alternativa, poderia ser utilizado um sistema descritivo, como Nível de entrada, Nível intermédio e Nível sénior, para indicar os diferentes níveis das funções na organização.

5. Atribuir as funções aos níveis ou graus

Utilizando os critérios estabelecidos no passo anterior, avalie e atribua cada função ao nível ou grau adequado dentro da estrutura.

Isto pode envolver a comparação e a avaliação comparativa das funções entre si, de modo a determinar o seu valor e complexidade relativos. A atribuição das funções aos níveis ou graus é normalmente feita com base no valor global da função para a organização.

Não se baseia necessariamente em títulos de funções, cargos ou departamentos específicos. Por exemplo, um recrutador sénior pode ser atribuído ao mesmo nível que um engenheiro de software sénior se ambos tiverem um nível semelhante de complexidade profissional e de valor para a organização. 

Por outro lado, um engenheiro sénior de Python, um engenheiro sénior de Ruby e um engenheiro sénior de garantia de qualidade podem ser atribuídos a níveis ou graus diferentes se tiverem níveis distintos de complexidade profissional e de valor para a organização. 

Quando trabalho com clientes para estabelecer os critérios de complexidade e valor das funções, recomendo frequentemente que analisem o nível de formação e experiência necessários, o nível de autoridade para tomar decisões e o impacto nas receitas da empresa. Em seguida, avalio cada função com base nestes critérios e atribuo-a a um nível ou grau dentro da estrutura.

É importante garantir que o processo é transparente, consistente, imparcial e que envolve contributos das partes interessadas relevantes, como os gestores de departamento e os responsáveis sénior.

6. Documentar e comunicar a estrutura

Uma vez estabelecido o quadro de níveis profissionais, documente-o de forma clara e concisa. Isto significa criar orientações ou manuais escritos que definam os critérios, os níveis/graus e o processo de avaliação e atribuição das funções.

Comunique o quadro a todas as partes interessadas relevantes, incluindo colaboradores, gestores, profissionais de RH e até potenciais candidatos. Isto pode ser feito através de sessões de formação, workshops ou comunicações escritas (mais informações abaixo).

7. Rever e atualizar regularmente

As funções e as necessidades organizacionais podem mudar ao longo do tempo, pelo que é importante rever e atualizar regularmente o quadro de níveis profissionais (recomenda-se uma revisão anual).

Realize análises periódicas das funções, avalie a eficácia do quadro na concretização dos seus objetivos e faça os ajustes necessários.

Para avaliar a eficácia do quadro de níveis profissionais, as organizações podem realizar análises periódicas das funções, recolher feedback dos colaboradores relevantes e medir resultados como o envolvimento, a retenção e o desempenho dos colaboradores.

As revisões e os ajustes regulares podem garantir que o quadro continua alinhado com os objetivos da organização e reflete as mudanças nas funções e nas condições do mercado.

Envolva as partes interessadas relevantes neste processo para garantir que o quadro continua pertinente e alinhado com os objetivos da sua organização.

Onde e como partilhar o quadro de níveis profissionais

Uma vez estabelecido o quadro de níveis profissionais, é importante partilhá-lo com as partes interessadas relevantes para garantir a sua implementação eficaz. 

Eis algumas sugestões sobre onde e como partilhar o quadro:

Canais de comunicação interna

Utilize canais de comunicação interna, como portais da intranet, newsletters por email e anúncios dirigidos a toda a empresa para partilhar o quadro de níveis profissionais com os colaboradores. Certifique-se de que fornece informações claras e concisas sobre o objetivo, os critérios e o processo do quadro, e esclareça quaisquer dúvidas ou preocupações que os colaboradores possam ter.

Sessões de formação e desenvolvimento

Organize sessões de formação e desenvolvimento para profissionais de RH, gestores e colaboradores, de modo a informá-los sobre o quadro de níveis profissionais. Forneça informações detalhadas sobre o funcionamento do quadro, a forma como as funções são avaliadas e atribuídas a níveis ou graus e o impacto que este tem nas decisões de remuneração. Promova discussões interativas e sessões de perguntas e respostas para garantir uma compreensão clara do quadro.

Reuniões de avaliação do desempenho e da remuneração

Integre o quadro de níveis profissionais nas reuniões de avaliação do desempenho e da remuneração com os colaboradores. Utilize o quadro como referência para avaliar o desempenho profissional e determinar ajustes à remuneração. Isto ajudará os colaboradores a compreender como as suas funções são avaliadas e remuneradas dentro da organização.

Portais de autosserviço para colaboradores

Os colaboradores devem compreender exatamente em que nível profissional se encontram. Se a sua organização tiver um portal de autosserviço para colaboradores, integre o quadro de níveis profissionais no portal, para que os colaboradores possam aceder a informações sobre o seu nível ou grau profissional e sobre o impacto que este tem na sua remuneração. Isto permitirá aos colaboradores assumir a responsabilidade pelo seu progresso profissional e pelas decisões relativas à remuneração.

Processo de recrutamento e integração

Os potenciais colaboradores e os novos colaboradores devem conhecer a estrutura de funções do empregador desde o início, para evitar qualquer confusão.

Durante o processo de recrutamento, forneça aos candidatos informações sobre o quadro de níveis profissionais e sobre a forma como as funções são avaliadas e remuneradas dentro da organização (por exemplo, a KPMG publica uma descrição geral no seu site).

Durante o processo de integração, forneça aos novos colaboradores uma visão geral do quadro e do impacto que este tem na sua progressão profissional e remuneração. Isto garantirá que os novos colaboradores conhecem o quadro desde o início e podem alinhar as suas expectativas em conformidade.

Ferramentas de gestão do desempenho

Integre o quadro de níveis profissionais nas ferramentas de gestão do desempenho da sua organização, como formulários de avaliação do desempenho, métricas de desempenho e processos de definição de objetivos.

Isto ajudará os gestores e os colaboradores a compreenderem de que forma o seu nível ou categoria profissional está associado às expectativas de desempenho e às decisões de remuneração, e garantirá que a estrutura é aplicada de forma consistente em toda a organização.

Manual do colaborador ou políticas

Inclua informações sobre a estrutura de níveis profissionais no manual dos colaboradores ou nas políticas da sua organização. Isto servirá de referência para que os colaboradores compreendam os critérios, o processo e as implicações da estrutura na progressão da sua carreira e na sua remunação.

Independentemente do contexto económico, contratar e reter talento é quase sempre um desafio sério. 

Dispor de uma estrutura de níveis profissionais bem definida pode fazer uma grande diferença no que diz respeito à perceção de justiça, transparência e oportunidades de progressão numa empresa. 

Ao seguirem uma abordagem sistemática para criar uma estrutura de níveis profissionais, as organizações podem avaliar e diferenciar eficazmente as funções com base no seu valor e complexidade, e garantir que as decisões de remuneração estão alinhadas com as metas e os objetivos da organização.

A revisão e atualização regular da estrutura garantirá a sua eficácia contínua na resposta às necessidades em evolução da organização.

Com base na minha experiência, demasiadas organizações não conseguem implementar uma estrutura adequada de níveis profissionais ou adotam uma de outra empresa que tem uma cultura e uma estrutura organizacional completamente diferentes. 

Para evitar todo o tipo de problemas, desde colaboradores desmotivados a conflitos relacionados com remunerações e promoções, seria sensato que as organizações realizassem uma auditoria à atual estrutura de níveis profissionais e, em seguida, implementassem uma estrutura personalizada.

Se está a considerar utilizar software, sei que determinadas ferramentas de gestão de remunerações podem ajudar na definição de níveis profissionais e na criação de arquiteturas de funções.