Key Takeaways
Conformidade e Complexidade: Os relatórios do processamento salarial global devem responder aos diferentes requisitos fiscais, legais e de declaração de cada país onde a sua organização opera.
Integração de Dados: A integração dos sistemas de processamento salarial, RH e finanças reduz os erros e as tarefas manuais e ajuda a simplificar os relatórios do processamento salarial global.
Auditoria e Segurança dos Dados: As auditorias internas regulares e medidas sólidas de privacidade dos dados são essenciais para detetar problemas e proteger informações salariais sensíveis.
Seleção de Fornecedores: Escolher o fornecedor adequado de processamento salarial global exige uma avaliação cuidadosa das funcionalidades de elaboração de relatórios, conformidade, integração e escalabilidade.
Os relatórios globais de salários são o processo de recolher, reconciliar e comunicar dados salariais entre países. Um processo rigoroso de elaboração de relatórios sustenta a conformidade, a visibilidade financeira e uma tomada de decisões confiante, mas o desafio consiste em reunir dados inconsistentes, moedas, requisitos fiscais, prazos e sistemas sem criar horas de trabalho manual ou expor a empresa a erros dispendiosos.
Este guia explica-lhe o que deve comunicar, como recolher e normalizar os dados salariais, como criar um processo eficaz de elaboração de relatórios e como manter a conformidade em diferentes jurisdições. Ficará também a saber onde os serviços globais de processamento salarial reduzem a complexidade e como podem fornecer um roteiro prático para garantir relatórios corretos desde o início.
O que são os relatórios globais de salários?
Os relatórios globais de salários consistem no processo de recolher, consolidar e apresentar dados salariais de vários países numa visão consistente e rigorosa dos custos da sua força de trabalho e do estado de conformidade salarial global. Abrangem tudo, desde declarações obrigatórias e retenções fiscais até aos custos com pessoal por região.
As equipas de RH, finanças e processamento salarial dependem deles para cumprir as obrigações salariais locais e os regulamentos fiscais, apoiar decisões estratégicas e manter a visibilidade em todas as entidades onde a sua organização emprega pessoas.
Como gerir os relatórios globais de salários
Passo 1: Centralize e normalize os seus dados salariais
Antes de poder comunicar qualquer informação, precisa de uma fonte única e fiável de dados salariais. Se cada país operar no seu próprio sistema, com os seus próprios formatos de dados, passará mais tempo a reconciliar folhas de cálculo do que a analisar resultados.
O objetivo é ter um modelo de dados unificado, no qual o número de colaboradores, a remuneração, as deduções obrigatórias e os custos do empregador sejam registados de forma consistente, independentemente do país ou da entidade.
Tenha estes princípios em mente ao construir a sua base de dados:
- Utilize um dicionário de dados comum: Defina de forma consistente em todas as regiões campos como "remuneração bruta", "contribuição do empregador" e "custo total do emprego".
- Consolide primeiro ao nível da entidade: Reconcilie internamente os dados de cada país antes de os agregar à visão global.
- Evite exportações manuais: Sempre que possível, obtenha os dados através de integrações diretas, em vez de ficheiros CSV, para reduzir os erros.
- Documente todas as fontes de dados: Saiba de onde vem cada valor, para que as discrepâncias possam ser rastreadas.
Passo 2: Mapeie as suas obrigações de conformidade por país
Cada país onde emprega pessoas tem os seus próprios requisitos de declaração e elaboração de relatórios, legislação laboral, legislação fiscal, prazos para apresentação de relatórios e obrigações legais. Tentar gerir tudo isto de memória ou através de um documento partilhado é uma receita para que algo fique esquecido. Precisa de uma visão estruturada do que é devido, quando e a quem.
Utilize esta divisão para organizar as suas obrigações antes de criar a sua estrutura de elaboração de relatórios:
| Tipo de obrigação | Exemplos | Frequência habitual |
|---|---|---|
| Tipo de obrigaçãoDeclarações de impostos sobre salários | ExemplosPAYE, imposto retido na fonte, declarações de impostos sobre salários | Frequência habitualMensal ou trimestral |
| Tipo de obrigaçãoContribuições para a segurança social | ExemplosContribuições do empregador e do trabalhador | Frequência habitualMensal |
| Tipo de obrigaçãoRelatórios de fim de ano | ExemplosW-2, P60, resumos anuais | Frequência habitualAnual |
| Tipo de obrigaçãoDeclarações de benefícios e subsídios obrigatórios | ExemplosViatura da empresa, cobertura de saúde, relatórios de despesas | Frequência habitualVaria consoante o país |
| Tipo de obrigaçãoRelatórios de licenças obrigatórias | ExemplosLicença parental, acompanhamento do subsídio de doença | Frequência habitualContínua |
Have an account? Log In
Passo 3: Crie um calendário global de relatórios salariais
Um mapa de conformidade indica-lhe o que deve, e um calendário de relatórios indica-lhe quando deve agir. Sem um, estará sempre a reagir. Recomendo que crie um calendário que sobreponha os prazos legais ao seu ciclo interno de fecho, para que nada entre em conflito no último momento.
Estruture o seu calendário em torno de três ritmos de elaboração de relatórios:
- Mensal: Datas de fecho salarial por país, relatórios internos para a direção de RH e financeira, registos da conversão cambial
- Trimestral: Declarações obrigatórias com prazo em jurisdições de elevada atividade, análise de variações face ao orçamento, reconciliação do número de colaboradores
- Anual: Relatórios legais de fim de ano por país, períodos de preparação para auditorias, declarações de benefícios e subsídios
Inclua uma margem de, pelo menos, cinco dias úteis antes de qualquer prazo legal, para permitir a revisão e a correção de erros.
Passo 4: Defina as métricas que os seus relatórios precisam de acompanhar
A maioria das equipas sabe que precisa de "elaborar relatórios sobre o processamento salarial", mas são muito menos as que têm clareza sobre quais os números que realmente orientam as decisões. Antes de criar qualquer painel ou modelo de relatório, alinhe com os recursos humanos e a área financeira o que precisam de consultar.
Estas são as métricas que eu priorizaria em qualquer estrutura de elaboração de relatórios sobre processamento salarial internacional:
- Custo total do emprego (TCE) por país: Remuneração bruta acrescida de todos os custos suportados pelo empregador, não apenas o salário
- Taxa de erros no processamento salarial: Correções fora do ciclo e ajustamentos retroativos enquanto percentagem do total de processamentos salariais
- Custo do número de trabalhadores por entidade: Útil para acompanhar desvios orçamentais e planear a força de trabalho
- Custo da mão de obra enquanto percentagem da receita por região: Uma métrica fundamental para os relatórios financeiros e executivos
- Taxa de conformidade legal: Percentagem das declarações submetidas de forma correta e atempada
- Impacto cambial na despesa total com o processamento salarial: De que forma as variações das taxas de câmbio alteram a sua base de custos global de mês para mês
Passo 5: Integre o processamento salarial com os sistemas de recursos humanos e financeiros
As transferências manuais de dados entre o seu HRIS, a sua plataforma de processamento salarial e as ferramentas financeiras criam atrasos e introduzem erros. A integração resolve ambos os problemas. Quanto mais estreita for a ligação entre os seus sistemas, mais precisos e atuais serão os seus relatórios.
Analise estas prioridades de integração antes de escolher ou configurar a sua infraestrutura tecnológica:
| Faça | Não faça |
|---|---|
| FaçaLigue o seu HRIS ao processamento salarial para que as alterações no número de trabalhadores sejam transferidas automaticamente | Não façaDependa dos recursos humanos para notificar manualmente o processamento salarial sobre novas contratações ou cessações |
| FaçaTransfira os valores efetivos do processamento salarial diretamente para o seu livro razão geral | Não façaExporte os totais do processamento salarial para uma folha de cálculo e volte a introduzi-los nas ferramentas financeiras |
| FaçaUtilize integrações baseadas em API sempre que disponíveis | Não façaOpte por defeito por transferências de ficheiros agendadas se a sincronização em tempo real for uma opção |
| FaçaValide os dados em cada ponto de integração através de uma reconciliação automatizada | Não façaParta do princípio de que os dados integrados são precisos sem realizar verificações pontuais periódicas |
Passo 6: Trate os dados salariais multimoeda e transfronteiriços
Quando o seu processamento salarial abrange várias moedas, os números que consulta são tão precisos quanto os pressupostos relativos às taxas de câmbio que lhes estão subjacentes. Esta é uma área que causa problemas a muitas equipas, sobretudo quando as metas orçamentais são definidas numa moeda e os valores efetivos são apresentados noutra.
Defina desde o início uma abordagem consistente para os relatórios cambiais:
- Estabeleça uma moeda de relato com a área financeira antes de criar quaisquer relatórios (normalmente, a moeda funcional da empresa-mãe).
- Fixe as taxas de câmbio para os períodos orçamentais para que a análise de desvios reflita decisões operacionais, e não variações cambiais.
- Apresente separadamente os valores cambiais efetivos e orçamentados para proporcionar à liderança uma visão clara do que é impulsionado por decisões relativas ao processamento salarial, em oposição às flutuações cambiais.
- No caso de trabalhadores transfronteiriços, documente se a remuneração é paga no país de origem, no país de acolhimento ou dividida entre ambos, e reflita esta informação claramente nos seus relatórios de custos.
Passo 7: Proteja os seus dados e cumpra os requisitos de privacidade
Os dados do processamento salarial global estão entre os dados pessoais mais sensíveis na posse da sua organização. A sua transferência entre países para a elaboração de relatórios consolidados desencadeia obrigações de privacidade na maioria das principais jurisdições, incluindo o RGPD na Europa e legislação equivalente noutros locais. A segurança dos dados não é opcional e não deve ser uma preocupação deixada para segundo plano.
Trabalhe nestes requisitos com a sua equipa jurídica ou de privacidade antes de centralizar os dados:
- Estabeleça uma base jurídica para o tratamento dos dados do processamento salarial em cada país onde opera.
- Documente os mecanismos de transferência de dados para os fluxos transfronteiriços, incluindo cláusulas contratuais-tipo ou decisões de adequação, quando aplicável.
- Restrinja o acesso aos relatórios do processamento salarial com base na função; nem todas as pessoas que precisam de dados sobre o número de trabalhadores precisam de consultar os salários individuais.
- Defina calendários de conservação de dados por país, uma vez que os períodos de conservação legal variam bastante.
- Realize uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados (DPIA) se estiver a implementar uma nova plataforma centralizada de elaboração de relatórios sobre processamento salarial.
Passo 8: Adaptar os relatórios às necessidades de cada interveniente
Um único relatório global de salários raramente serve bem toda a gente. O diretor financeiro precisa de tendências de custos e desvios orçamentais. A direção de RH precisa de dados sobre o número de trabalhadores e o estado da conformidade. Os responsáveis locais de cada país precisam dos dados da sua própria entidade. Os auditores precisam de registos documentais. Crie a sua camada de relatórios para servir cada público, em vez de enviar a todos a mesma folha de cálculo densa.
Utilize esta referência para compreender aquilo de que cada público necessita normalmente:
| Interveniente | Foco principal | Principais métricas |
|---|---|---|
| IntervenienteDiretor financeiro / Finanças | Foco principalVisibilidade dos custos e controlo orçamental | Principais métricasTCE por região, custos laborais como % da receita, impacto cambial |
| IntervenienteDireção de RH | Foco principalTendências da força de trabalho e estado da conformidade | Principais métricasNúmero de trabalhadores por entidade, rotatividade, responsabilidade por férias |
| IntervenienteResponsáveis locais de cada país | Foco principalExatidão dos salários ao nível da entidade | Principais métricasExatidão do salário líquido, correções fora do ciclo, estado das declarações locais |
| IntervenienteAuditores externos | Foco principalDocumentação e registos de auditoria | Principais métricasRegisto de salários, registos de reconciliação, comprovativos de declarações |
| IntervenienteJurídico / conformidade | Foco principalExposição ao risco regulamentar | Principais métricasPrazos das declarações legais cumpridos, controlos de privacidade dos dados |
Desafios comuns nos relatórios globais de salários
O maior problema que vejo as equipas enfrentarem é a falta de estrutura. 42% das organizações afirmam não ter uma estratégia formalizada de salários para vários países, e essa lacuna reflete-se nos relatórios. Quando não existe uma definição clara de responsabilidades, um modelo de dados normalizado ou um calendário partilhado, até as equipas de salários com bons recursos acabam por produzir relatórios que não resistem a uma análise rigorosa.
Tenha em atenção estes desafios antes que prejudiquem o seu processo de elaboração de relatórios:
- Dados fragmentados entre sistemas: Os silos de informação entre departamentos, localizações e sistemas de salários são um dos desafios mais significativos, sobretudo à medida que se expande internacionalmente e depende de vários prestadores de serviços de salários, sistemas de contabilidade e plataformas de RH.
- Complexidade da conformidade: Manter a conformidade local é um dos maiores desafios para os profissionais de salários, e essa pressão repercute-se diretamente nos seus relatórios quando as declarações são submetidas fora de prazo ou com erros.
- Lacunas na visibilidade das moedas e dos custos: 66% dos profissionais de salários não dispõem das ferramentas necessárias para compreender os seus custos atuais com bancos e prestadores de serviços de pagamento, o que torna praticamente impossível realizar com precisão relatórios globais consolidados.
- Má qualidade dos dados: Gerir dados de fraca qualidade é um desafio fundamental, e uma grande percentagem das organizações continua sem acompanhar o desempenho dos salários ou alcançar níveis elevados de normalização, o que dificulta a expansão ou a melhoria.
- Velocidade da mudança regulamentar: Cada país tem requisitos diferentes relativamente aos ciclos de processamento salarial, definições diferentes de rendimento tributável, taxas diferentes de contribuições para a segurança social e limiares diferentes para a classificação dos trabalhadores, e essas regras mudam constantemente.
Como realizar auditorias internas aos salários
As auditorias internas são o seu sistema de alerta precoce. Realize-as regularmente para detetar erros antes que o façam os reguladores ou auditores. Se as ignorar, ficará a gerir as consequências em vez de as prevenir.
Um processo sólido de auditoria interna abrange três áreas:
Verificações da exatidão dos salários
Compare o seu registo de salários com os dados do seu HRIS em cada período de processamento salarial. Procure discrepâncias no número de trabalhadores, alterações na remuneração que não tenham sido corretamente refletidas e pagamentos fora do ciclo que não tenham sido aprovados.
Assinale todos os ajustes retroativos e documente a sua causa principal. Procure padrões que possam indicar-lhe onde o seu processo está a falhar.
Reconciliação das declarações legais
Pelo menos trimestralmente, obtenha uma lista completa de todas as declarações devidas em cada país onde opera e verifique se cada uma foi submetida dentro do prazo e com os valores corretos. Compare os resultados do processamento salarial com os valores efetivamente entregues às autoridades fiscais e aos organismos de segurança social. As discrepâncias nesta área representam o maior risco regulamentar.
Auditorias à integridade e ao acesso aos dados
Analise quem tem acesso aos dados salariais e se esse acesso é adequado. Confirme que as transferências de dados entre sistemas estão completas e não foram alteradas. Verifique se os calendários de retenção estão a ser cumpridos em cada país.
Recomendaria realizar uma auditoria completa dos acessos pelo menos duas vezes por ano, uma vez que as alterações de funções e as reestruturações das equipas tendem a deixar para trás permissões de acesso.
Como escolher o software ou fornecedor certo de processamento salarial global
Escolher um fornecedor de processamento salarial global envolve mais do que funcionalidades. É necessário avaliar a experiência em matéria de conformidade, as integrações, a implementação, o suporte e a escalabilidade a longo prazo. O modelo que escolher é tão importante como o fornecedor.
Existem três modelos de prestação de serviços que deve compreender antes de avaliar os fornecedores:
- Agregador ou serviço gerido: Liga uma plataforma central a uma rede de fornecedores de processamento salarial no país, que oferecem conhecimentos especializados em conformidade local e proporcionam visibilidade e relatórios centralizados.
- Conjunto totalmente integrado de RH e processamento salarial: Integra o processamento salarial numa plataforma HCM mais abrangente, eliminando por completo a camada de integração entre os dados de RH e a execução do processamento salarial.
- Terceirização completa: Transfere todas as operações de processamento salarial global para um único fornecedor global, que gere tanto a tecnologia como a execução no país.
Author's Tip
Se estiver a contratar vários colaboradores a tempo inteiro num local específico, poderá considerar um empregador oficial (EOR) em vez de um sistema de processamento salarial global. Os EOR são mais adequados quando não tem uma entidade legal num país específico e pretende contratar nesse país rapidamente.
Utilize estes critérios para comparar de forma justa as soluções de processamento salarial global:
| Critérios de avaliação | O que perguntar |
|---|---|
| Critérios de avaliaçãoCobertura geográfica | O que perguntarO suporte nativo abrange todos os mercados atuais e previstos ou alguns países são servidos através de parceiros terceiros? |
| Critérios de avaliaçãoResponsabilidade pela conformidade | O que perguntarQuem é responsável quando uma declaração está incorreta: a sua equipa ou o fornecedor? |
| Critérios de avaliaçãoCapacidades de elaboração de relatórios | O que perguntarÉ possível filtrar os relatórios por entidade, centro de custos ou moeda? A elaboração de relatórios globais consolidados está incluída ou é um extra? |
| Critérios de avaliaçãoProfundidade da integração | O que perguntarA plataforma liga-se ao seu HRIS e às suas ferramentas financeiras através de uma API ou depende de transferências de ficheiros? |
| Critérios de avaliaçãoTransparência dos preços | O que perguntarOs melhores fornecedores facilitam a compreensão do custo total de propriedade, incluindo taxas por colaborador, encargos específicos de cada país, margens cambiais e extras. Peça uma discriminação detalhada dos custos por país e confirme o que está incluído no preço base. |
| Critérios de avaliaçãoEscalabilidade | O que perguntarAntecipe as necessidades futuras e certifique-se de que o sistema consegue gerir mais colaboradores, fluxos de trabalho mais complexos e integrações adicionais à medida que a sua empresa cresce. |
Assente os seus relatórios de processamento salarial global numa base sólida
Criar um processo de elaboração de relatórios mais inteligente é mais fácil quando tem as ferramentas e a orientação certas. Uma adesão gratuita à People Managing People dá-lhe acesso a modelos de RH, eventos conduzidos por especialistas e informações semanais para o ajudar a antecipar os desafios de conformidade e operacionais associados à gestão do processamento salarial global.
