Compreender os impostos sobre os salários: um guia completo de 2026

Os impostos sobre os salários são impostos federais, estaduais e locais obrigatórios que, enquanto empregador, tem de reter dos salários dos seus trabalhadores e também pagar. Estes impostos financiam programas como a Segurança Social, o Medicare e as prestações de desemprego.

No final deste artigo, compreenderá cada tipo de imposto sobre os salários, os principais detalhes a que deve estar atento e os passos práticos que pode seguir para os gerir com confiança e evitar surpresas.

O que são os impostos sobre os salários?

Os impostos sobre os salários são os impostos que, enquanto empregador, é obrigado a reter da remuneração dos seus trabalhadores: salários, bónus, comissões, etc. 

Estes impostos financiam programas governamentais essenciais, como a Segurança Social, o Medicare e o seguro de desemprego.

Assim, sempre que paga à sua equipa, não está apenas a processar salários: está também a agir como cobrador de impostos para o governo, calculando os montantes exatos, retendo-os, igualando determinadas parcelas e enviando tudo para as agências governamentais corretas.

Mesmo que tenha apenas um trabalhador na sua folha salarial, gerir incorretamente os seus impostos — pagando menos, pagando mais, pagando tarde ou entregando os formulários errados — pode desencadear penalizações, muitos custos administrativos da folha salarial e dores de cabeça administrativas.

O que abrangem os impostos sobre os salários?

Agora que já compreende o que são, é altura de perceber quanto representam. Os impostos sobre os salários financiam programas específicos de seguro social e dividem-se em algumas categorias, explicadas abaixo.

Uma nota antes de começarmos: a retenção do imposto federal sobre o rendimento não é tecnicamente um imposto sobre os salários, mas é processada na mesma execução salarial e comunicada nos mesmos formulários, pelo que a incluímos aqui. Na próxima secção, explicaremos as diferenças entre os dois.

Retenção do imposto federal sobre o rendimento

A retenção do imposto sobre o rendimento é um pagamento antecipado por conta do imposto anual sobre o rendimento do trabalhador, não uma contribuição para um programa específico. Consiste em deduzir uma parte do salário do trabalhador e enviá-la para o IRS ao longo do ano. Ajuda os trabalhadores a evitar impostos elevados ou penalizações por pagamentos insuficientes quando entregam a declaração anual.

O montante retido depende de vários fatores, estando a maior parte das informações essenciais indicada no Formulário W-4.

Os trabalhadores preenchem-no quando são contratados e este inclui informações como o estado civil para efeitos fiscais, o número de dependentes, rendimentos adicionais, deduções, montantes adicionais de retenção, etc.

Impostos FICA: Segurança Social e Medicare

Os impostos FICA (Lei Federal das Contribuições para Seguros) incluem os impostos da Segurança Social e do Medicare e são normalmente aqueles que a maioria das pessoas associa aos impostos sobre os salários.

Os empregadores e os trabalhadores contribuem para estes impostos em partes iguais. 

O imposto da Segurança Social é de 6,2%, pago tanto pelo trabalhador como pelo empregador, totalizando 12,4%. A partir de 2026, o limite da base salarial (o salário máximo sujeito ao imposto) para a Segurança Social é de $184,500, acima dos $176,100 de 2025.

O imposto do Medicare é de 1,45% para o empregador e de 1,45% para o trabalhador, totalizando 2,9%.

Para pessoas que ganham mais de $200,000, o empregador é obrigado a reter mais 0,9% sobre os salários pagos acima de $200K até ao final do ano civil. 

Os empregadores não são obrigados a igualar este montante; apenas têm de o reter dos salários do trabalhador.

A sua função é reter a contribuição fiscal do trabalhador, igualá-la relativamente às parcelas da Segurança Social e do Medicare (num total de 7,65%) e pagar ambas as partes ao governo.

Imposto federal sobre o desemprego (FUTA)

Os empregadores são responsáveis pelo pagamento do imposto ao abrigo da Lei Federal do Imposto sobre o Desemprego (FUTA), que financia as prestações de desemprego para os trabalhadores que perderam o emprego. 

Este imposto é da sua inteira responsabilidade; os trabalhadores não contribuem.

A taxa do imposto FUTA é de 6% sobre os primeiros $7,000 de salários pagos a cada trabalhador num ano civil. 

No entanto, o empregador pode receber um crédito até 5,4% por pagar os impostos estaduais sobre o desemprego atempadamente e na totalidade, resultando numa taxa líquida do imposto FUTA de 0,6%. 

Assim, se for elegível, pagará apenas $42 por trabalhador por ano em FUTA.

Imposto estadual sobre o desemprego (SUTA)

Os empregadores também são responsáveis pelo pagamento dos impostos estaduais sobre o desemprego, que financiam as prestações de desemprego a nível estadual.

As taxas e as bases salariais dos impostos estaduais sobre o desemprego variam consoante o estado e mudam todos os anos. A tabela abaixo apresenta as bases salariais de 2026 e os intervalos de taxas publicados mais recentemente. Confirme a sua taxa exata junto da agência do seu estado.

Fontes: EY Bases salariais tributáveis do seguro de desemprego estadual de 2026

Alguns estados também têm impostos adicionais para programas de invalidez e programas de licença familiar remunerada.

Seis estados têm programas de seguro de invalidez estadual (SDI), enquanto outros 16 têm ou terão programas de seguro de licença familiar e médica remunerada (PFML). Eis um resumo:

Impostos locais ou municipais adicionais

Em algumas jurisdições, como a cidade de Nova Iorque e São Francisco, podem aplicar-se impostos locais sobre os salários. Estes podem incluir impostos locais sobre o rendimento, impostos sobre o emprego e impostos dos distritos escolares.

Impostos internacionais sobre os salários (se contratar fora dos EUA)

Se estiver a contratar talento a nível internacional, estará frequentemente sujeito à legislação fiscal desse país, e não apenas à dos EUA.

Por exemplo, no Canadá, os empregadores têm de tratar do CPP (Plano de Pensões do Canadá), do EI (Seguro de Emprego) e da entrega do imposto sobre o rendimento. 

Como estas regras e regulamentações variam significativamente, é melhor utilizar um serviço global de processamento salarial ou um EOR (empregador de registo) para garantir o cumprimento das obrigações legais.

Alterações homólogas (de 2025 para 2026)

• Base salarial da Segurança Social: $176,100 → $184,500 (+$8,400).

• Taxas do imposto FICA e taxas do Medicare: Sem alterações por força da lei.

• Retenção sobre remunerações suplementares: Mantém-se nos 22% (37% acima de 1 milhão de dólares), prorrogada permanentemente pela P.L. 119-21.

• Novidade para 2026: A P.L. 119-21 introduziu deduções para gratificações qualificadas (até 25 000 dólares) e remunerações de horas extraordinárias qualificadas (até 12 500 / 25 000 dólares para casados que apresentem declaração conjunta) no imposto federal sobre o rendimento — embora estes montantes continuem sujeitos à FICA. Os empregadores devem aplicar as instruções atualizadas de retenção do Formulário W-4, de acordo com a Publicação 15-T.

• Limite de declaração 1099-NEC / W-2: Aumentado de 600 para 2 000 dólares para pagamentos efetuados a partir de 2026, ao abrigo da P.L. 119-21.

Impostos sobre a folha salarial vs. retenção do imposto sobre o rendimento

Ambos são deduzidos do mesmo salário e aparecem no mesmo recibo de vencimento, mas funcionam de formas muito diferentes.

Principais conclusões

• Ambos são mantidos em depósito fiduciário. O imposto sobre o rendimento retido e a parte da FICA correspondente ao trabalhador pertencem ao governo, não à empresa. A falta de entrega destes montantes pode desencadear a penalização de recuperação de fundos fiduciários, que pode tornar os proprietários ou as pessoas responsáveis pessoalmente responsáveis.

• Apenas a FICA é verdadeiramente dividida. O empregador e o trabalhador pagam, cada um, 6,2% para a Segurança Social e 1,45% para o Medicare, ou seja, 7,65% cada e 15,3% no total. Os trabalhadores com rendimentos elevados também devem um imposto adicional do Medicare de 0,9% sobre os salários superiores a 200 000 dólares, suportado exclusivamente pelo trabalhador.

• A retenção é uma estimativa. Ajustar o W-4 altera o montante retido, não o montante que o trabalhador deve, em última instância.

• As deduções antes de impostos tratam os dois impostos de forma diferente. As contribuições tradicionais para um plano 401(k) reduzem os salários sujeitos ao imposto sobre o rendimento, mas não os salários sujeitos à Segurança Social ou ao Medicare. Os benefícios ao abrigo da Secção 125, como os prémios de seguro de saúde, reduzem normalmente ambos.

Imposto sobre o trabalho por conta própria

As pessoas que trabalham por conta própria — empresários em nome individual, contratantes independentes, trabalhadores independentes e proprietários de LLC com um único membro — não têm um empregador com quem dividir a FICA. Em vez disso, pagam o equivalente através do imposto sobre o trabalho por conta própria, declarado no Anexo SE.

Como é calculado o imposto sobre o trabalho por conta própria

A taxa do imposto sobre o trabalho por conta própria é de 15,3% — a soma das partes do trabalhador e do empregador relativas à Segurança Social (12,4%) e ao Medicare (2,9%). No entanto, o imposto não é aplicado ao rendimento bruto do trabalho por conta própria. O cálculo utiliza um multiplicador de 92,35% para refletir aproximadamente o facto de os empregadores não pagarem FICA sobre a própria parte da FICA:

1. Calcule os rendimentos líquidos do trabalho por conta própria (lucro líquido do Anexo C ou rendimento líquido agrícola do Anexo F).

2. Multiplique os rendimentos líquidos por 92,35% para obter a base tributável do imposto sobre o trabalho por conta própria.

3. Aplique 12,4% para a Segurança Social sobre a base tributável até à base salarial de 184 500 dólares (reduzida por quaisquer salários provenientes de um emprego com W-2 que já tenham sido sujeitos a retenção para a Segurança Social).

4. Aplique 2,9% para o Medicare sobre a totalidade da base tributável, sem limite.

5. Se a base tributável do imposto sobre o trabalho por conta própria exceder 200 000 dólares (250 000 dólares para casados que apresentem declaração conjunta), aplique o imposto adicional do Medicare de 0,9% sobre o excedente.

A metade dedutível

As pessoas que trabalham por conta própria podem deduzir 50% do seu imposto sobre o trabalho independente como ajustamento ao rendimento bruto no Anexo 1 do Formulário 1040. Esta dedução reduz o imposto sobre o rendimento, mas não reduz o próprio imposto sobre o trabalho independente. Foi concebida para aproximar o tratamento fiscal dos trabalhadores por conta de outrem, cujo FICA pago pelo empregador nunca é incluído no seu rendimento tributável.

Pagamentos estimados trimestrais

As pessoas que trabalham por conta própria têm geralmente de efetuar pagamentos trimestrais estimados de impostos utilizando o Formulário 1040-ES se esperarem dever $1,000 ou mais em imposto combinado sobre o rendimento e sobre o trabalho independente durante o ano. Os prazos trimestrais são 15 de abril, 15 de junho, 15 de setembro e 15 de janeiro do ano seguinte. O não pagamento atempado dos montantes estimados desencadeia uma penalização por pagamento insuficiente ao abrigo da Secção 6654 do IRC.

Para os trabalhadores freelance e os trabalhadores de plataformas, o imposto de 15.3% sobre o trabalho independente é frequentemente uma surpresa maior do que o imposto sobre o rendimento, porque não existe um empregador a suportar metade do custo. Uma pessoa que trabalhe por conta própria e obtenha $100,000 de lucro líquido deverá aproximadamente $14,130 apenas em imposto sobre o trabalho independente, antes de qualquer imposto sobre o rendimento. Compreender esta obrigação — e reservar fundos trimestralmente — é essencial para evitar um choque fiscal no final do ano.

Como calcular os impostos sobre os salários (com exemplos)

Para ver como funciona o processamento salarial na prática, vamos acompanhar Jamie, uma gestora de marketing na Califórnia que ganha $100,000 por ano e recebe o salário mensalmente. Jamie apresenta a declaração como pessoa solteira, sem outros ajustamentos no W-4, e contribui com $500 por mês para um plano 401(k) tradicional. Essa contribuição não está sujeita ao imposto federal ou estadual sobre o rendimento, mas continua incluída nos salários para efeitos de Segurança Social, Medicare e FUTA.

Passo 1: Calcular a remuneração bruta

A remuneração bruta corresponde a tudo o que um trabalhador recebe antes de quaisquer deduções. Inclui salários, vencimentos, bónus, comissões, gorjetas e qualquer outra compensação tributável.

• Trabalhadores pagos à hora: Multiplique as horas trabalhadas pela remuneração horária. Os trabalhadores não isentos devem receber horas extraordinárias a 1.5x da sua remuneração normal pelas horas acima de 40 numa semana de trabalho. Alguns estados, como a Califórnia, têm regras adicionais relativas a horas extraordinárias diárias.
• Trabalhadores assalariados: Divida o salário anual pelo número de períodos de pagamento (por exemplo, 26 para pagamentos quinzenais, 24 para pagamentos duas vezes por mês ou 12 para pagamentos mensais). Os trabalhadores assalariados que não cumprem os requisitos de isenção continuam a ter direito a horas extraordinárias.

Exemplo de Jamie: $100,000 ÷ 12 = $8,333.33 de remuneração bruta por mês.

Passo 2: Subtrair as deduções antes de impostos

Subtraia as contribuições antes de impostos da remuneração bruta para obter os salários tributáveis. Os exemplos comuns incluem contribuições para a reforma 401(k) e 403(b), prémios de seguro de saúde, contribuições para HSA e FSA e benefícios de transporte elegíveis.

Nem todas as deduções antes de impostos reduzem todos os impostos. As contribuições para 401(k) e 403(b) tradicionais reduzem os salários sujeitos a imposto sobre o rendimento, mas continuam sujeitas a Segurança Social, Medicare e FUTA. Os benefícios oferecidos através de um plano de benefícios flexíveis ao abrigo da Secção 125, como os prémios de saúde, as FSA e as contribuições para HSA deduzidas do salário, reduzem normalmente tanto o imposto sobre o rendimento como os salários sujeitos a FICA. Registe separadamente os dois valores salariais para que cada imposto seja calculado sobre o montante correto.

Exemplo de Jamie: Os salários sujeitos a imposto sobre o rendimento são $8,333.33 − $500 = $7,833.33. Os salários sujeitos a Segurança Social, Medicare e FUTA mantêm-se no valor total de $8,333.33.

Passo 3: Reter o imposto federal sobre o rendimento

A retenção do imposto federal sobre o rendimento baseia-se no Formulário W-4 do trabalhador e nos seus salários tributáveis após as deduções antes de impostos. A maioria dos empregadores utiliza o método das percentagens do IRS ou as tabelas de escalões salariais da Publicação 15-T, ou permite que o software de processamento salarial trate do cálculo. O processo funciona da seguinte forma:

1. Anualize os salários tributáveis do trabalhador.
2. Subtraia a dedução padrão correspondente ao seu estatuto de declaração ($16,100 para pessoas solteiras e $32,200 para casais que apresentem uma declaração conjunta em 2026), ajustada em função de quaisquer elementos indicados no W-4.
3. Aplique os escalões fiscais federais em vigor ao resultado.
4. Divida o imposto anual pelo número de períodos de pagamento para obter a retenção por recibo de vencimento.

A retenção é apenas uma estimativa do montante que o trabalhador deverá pagar. O valor final é apurado quando este apresenta a declaração de impostos.

Exemplo de Jamie:

• Salários tributáveis anualizados: $7,833.33 × 12 = $94,000
• Menos a dedução padrão de $16,100: $77,900
• Imposto utilizando os escalões de 2026 para pessoas solteiras: $1,240 (10% sobre os primeiros $12,400) + $4,560 (12% sobre os $38,000 seguintes) + $6,050 (22% sobre os $27,500 acima de $50,400) = $11,850
• Por recibo de vencimento: $11,850 ÷ 12 = $987.50 por mês

O escalão máximo de Jamie é de 22%, mas essa taxa aplica-se apenas ao rendimento acima de $50,400, razão pela qual a retenção efetiva é muito inferior a 22% da remuneração. O software de processamento salarial que utiliza o método das percentagens da Publicação 15-T chegará a um valor próximo deste, mas poderá diferir alguns dólares.

Passo 4: Calcular os impostos FICA e FUTA

O FICA abrange a Segurança Social e o Medicare. Retenha 6,2% dos salários para a Segurança Social (até à base salarial anual, $184,500 em 2026) e 1,45% para o Medicare (sem limite máximo) ao empregado. O empregador paga uma contribuição equivalente de 7,65%. Os empregados que ganham mais de $200,000 também devem pagar um Imposto Adicional do Medicare de 0,9%, que o empregador retém, mas não iguala.

O FUTA é pago apenas pelo empregador. A taxa nominal é de 6,0% sobre os primeiros $7,000 dos salários de cada empregado, mas a maioria dos empregadores recebe um crédito de até 5,4% por pagar atempadamente o imposto estadual sobre o desemprego, fazendo com que a taxa efetiva seja de 0,6% (um máximo de $42 por empregado por ano). Os empregadores em estados de "redução do crédito", que têm empréstimos federais para o desemprego por pagar, perdem parte desse crédito e pagam mais. A Califórnia é um deles.

Exemplo da Jamie:

• Segurança Social: 6,2% × $8,333.33 = $516.67 da Jamie, mais $516.67 do empregador
• Medicare: 1,45% × $8,333.33 = $120.83 da Jamie, mais $120.83 do empregador
• FUTA: A taxa normal seria de $42 por ano, mas os empregadores da Califórnia estão sujeitos a uma redução do crédito. Em 2025, era de 1,2%, fazendo com que a taxa efetiva fosse de 1,8%. Em 2026, a Califórnia enfrenta uma possível redução de 1,5%, o que faria com que a taxa efetiva fosse de 2,1%, ou $147 por ano sobre os primeiros $7,000 dos salários da Jamie. A taxa final para 2026 só será definida depois de 10 de novembro de 2026.

O primeiro salário da Jamie ($8,333.33) excede a base salarial do FUTA de $7,000, pelo que a responsabilidade total pelo FUTA é gerada em janeiro. O pagamento segue o calendário normal: é depositado juntamente com o seu depósito trimestral do FUTA quando a responsabilidade acumulada excede $500, ou pago com o Formulário 940 no final do ano, caso isso nunca aconteça. Qualquer montante resultante da redução do crédito é considerado como tendo sido gerado no quarto trimestre e vence em 31 de janeiro do ano seguinte.

Passo 5: Calcular os impostos estaduais e locais

Verifique se o seu estado ou município exige retenção de imposto sobre o rendimento. Alguns estados, como o Texas e a Florida, não têm esse imposto, enquanto outros aplicam taxas fixas ou progressivas, e algumas cidades acrescentam os seus próprios impostos.

Também deverá pagar o Imposto Estadual sobre o Desemprego (SUTA). Na maioria dos estados, é pago apenas pelo empregador, embora alguns exijam pequenas contribuições dos empregados. As taxas dependem do seu estado e do histórico de pedidos da sua empresa, e cada estado define a sua própria base salarial tributável.

Exemplo da Jamie:

• Imposto sobre o rendimento da Califórnia: A Califórnia também não tributa as contribuições para um 401(k). O rendimento anual tributável da Jamie é $100,000 − $6,000 (401(k)) − $5,706 (dedução padrão da Califórnia) = $88,294. Utilizando a tabela de taxas mais recente publicada pela Califórnia, o imposto é de $3,201.97 + 9,3% do montante acima de $72,724, o que corresponde a cerca de $4,650 por ano, ou aproximadamente $387.50 por mês. O pequeno crédito de isenção pessoal da Califórnia reduziria ligeiramente este valor. A retenção efetiva segue as tabelas do EDD, pelo que este valor deve ser considerado uma estimativa.
• SUTA: Os novos empregadores da Califórnia pagam 3,4% sobre os primeiros $7,000 dos salários, o que corresponde a $238 por ano.
• Imposto sobre a Formação Profissional (ETT): Os empregadores da Califórnia também pagam 0,1% sobre os primeiros $7,000, o que corresponde a $7 por ano.

Tal como acontece com o FUTA, as bases salariais do SUTA e do ETT são atingidas com o primeiro salário da Jamie, pelo que o imposto é gerado em janeiro. O SUTA e o ETT são pagos com a declaração estadual trimestral, normalmente devida até ao final do mês seguinte a cada trimestre.

Passo 6: Calcular as contribuições estaduais para o SDI e o PFML

Alguns estados financiam o seguro de invalidez de curta duração (SDI) ou a licença familiar e médica paga (PFML) através de contribuições sobre os salários. Dependendo do estado, estas contribuições são pagas pelo empregado, pelo empregador ou por ambos, e as taxas e os limites salariais variam. A Califórnia, Nova Jersey, Nova Iorque, Washington e o Colorado estão entre os estados com estes programas. Consulte as taxas atuais da agência do seu estado antes de processar os salários.

Exemplo da Jamie: O SDI da Califórnia (que inclui a Licença Familiar Paga) é pago apenas pelo empregado, à taxa de 1,3% de todos os salários em 2026, sem limite salarial: 1,3% × $8,333.33 = $108.33 por mês.

Passo 7: Reter, entregar e declarar

Depois de concluídos os cálculos, retenha os impostos do salário do empregado, acrescente a parte do empregador relativa ao FICA, FUTA e aos impostos estaduais, e entregue tudo atempadamente. Os depósitos federais são normalmente efetuados eletronicamente através do EFTPS, com periodicidade mensal ou bissemanal, dependendo da sua responsabilidade fiscal total.

Em seguida, entregue os formulários exigidos:

• Formulário 941 trimestralmente, declarando o imposto sobre o rendimento retido e os impostos FICA
• Formulário 940 anualmente, para o FUTA
• Formulários W-2 e W-3 até 31 de janeiro (ou no dia útil seguinte), aos empregados e à Administração da Segurança Social
• Declarações estaduais e locais conforme exigido

Os impostos retidos são mantidos em depósito fiduciário para o governo, pelo que depósitos atrasados ou não efetuados podem resultar em penalizações, incluindo responsabilidade pessoal das pessoas responsáveis.

Salário mensal da Jamie:

Custos do empregador adicionais à remuneração de Jamie:

Ao longo do ano, isso representa cerca de $8,042 em impostos sobre a folha de pagamentos pagos pelo empregador, além do salário de $100,000 de Jamie. A tabela mostra quando cada imposto é calculado, não quando é pago, uma vez que SUTA, ETT e FUTA são pagos segundo calendários trimestrais ou anuais.

É muita matemática manual para apenas um empregado, e tem de ser repetida em cada período de pagamento, com taxas e bases salariais que mudam todos os anos. Multiplique isso por toda uma equipa e percebe por que motivo tantas empresas automatizam o processo.

Andrew Lokenauth, CFO fracionário e especialista financeiro, corrobora esta opinião:

Ao gerir mais de $10M em salários anuais, desenvolvi um sistema infalível. Primeiro, calcule os salários brutos. Depois, subtraia as deduções antes de impostos, como o seguro de saúde e o 401k. 

Dica profissional: utilize software de processamento salarial ou a calculadora de retenções do IRS. Fazer os cálculos manualmente é estar a pedir problemas.”

Formulários essenciais de impostos sobre a folha de pagamentos e a sua finalidade

Além de pagar os seus impostos, também precisa de entregar os formulários corretos às entidades corretas, dentro dos prazos. Segue-se uma explicação dos principais formulários que todos os empregadores devem conhecer, da sua finalidade e dos respetivos prazos de entrega.

1. Formulário W-2: Declaração de salários e impostos

Finalidade: Comunica os salários pagos e os impostos retidos relativamente a cada empregado.
Destinatários: Empregados, a Administração da Segurança Social (SSA) e, por vezes, as autoridades fiscais estaduais.
Prazo:

• Aos empregados: Até 31 de janeiro
• À SSA (em papel ou por via eletrónica): Até 31 de janeiro

Se entregar o formulário fora do prazo ou com erros, a penalização pode chegar a $310 por formulário, dependendo do atraso.

2. Formulário W-3: Transmissão das declarações de salários e impostos

Finalidade: Formulário-resumo que totaliza todos os W-2 submetidos à SSA.
Destinatário: SSA (apenas quando são submetidos W-2 em papel).
Prazo: Até 31 de janeiro, tal como os W-2.

3. Formulário 941: Declaração trimestral de impostos federais do empregador

Finalidade: Comunica o imposto federal sobre o rendimento retido, bem como os impostos da Segurança Social e do Medicare (FICA).
Destinatário: IRS
Prazo:

• Trimestralmente: 30 de abril, 31 de julho, 31 de outubro, 31 de janeiro
• Mesmo que não tenham sido pagos salários nesse trimestre, o formulário tem de ser entregue (exceto se tiver apresentado uma declaração final).

Se for um empregador sazonal ou contratar com pouca frequência, pode indicá-lo no formulário para evitar notificações desnecessárias do IRS.

4. Formulário 940: Declaração anual de impostos federais sobre o desemprego (FUTA) do empregador

Finalidade: Comunica e paga o imposto FUTA, que financia os subsídios federais de desemprego.
Destinatário: IRS
Prazo: Anualmente: Até 31 de janeiro

• Pode depositar o imposto FUTA trimestralmente, mas só precisa de entregar o formulário uma vez por ano.
• Se a sua responsabilidade total de FUTA relativa ao ano for superior a $500, tem de efetuar depósitos trimestrais.

5. Formulário W-4: certificado de retenção na fonte do trabalhador

Para que serve: Utilizado pelos trabalhadores para definir os montantes de retenção do imposto federal sobre o rendimento.
Quem o recebe: Os empregadores mantêm-no arquivado (não é enviado ao IRS, salvo se for especificamente solicitado).
Prazo: No momento da contratação e sempre que o trabalhador o atualize.
Dica: Tenha sempre um W-4 arquivado para cada trabalhador. Se não for entregue, deve reter os impostos como se a pessoa fosse solteira e não tivesse quaisquer ajustamentos.

6. Formulários estaduais de impostos sobre salários

Para que servem: Varia consoante o estado. Podem incluir formulários para a retenção do imposto sobre o rendimento, o seguro de desemprego ou programas de invalidez (por exemplo, os formulários DE 9/DE 9C da Califórnia para declarações de UI e SDI).
Prazo: Normalmente trimestral ou anual, dependendo das regras do estado.
Dica: Utilize o portal de impostos para empregadores do seu estado ou recorra a um prestador de serviços de processamento salarial que trate da conformidade em vários estados.

7. Formulário 1099-NEC (se contratar prestadores de serviços)

Para que serve: Declara pagamentos de $600 ou mais efetuados a prestadores de serviços independentes.
Prazo:

• Aos prestadores de serviços: Até 31 de janeiro
• Ao IRS: Até 31 de janeiro (em papel ou por via eletrónica)

O que fazer se estiver em atraso com os impostos sobre salários

Ficar em atraso com os impostos sobre salários não é raro, mas a situação pode agravar-se rapidamente. Quer se trate de uma dificuldade de tesouraria ou de um lapso, a pior coisa que pode fazer é ignorá-la. 

O IRS não vai apenas atrás da sua empresa; em alguns casos, pode também agir pessoalmente contra si.

Então, o que deve fazer?

1. Entregue tudo, mesmo que ainda não possa pagar.

Não espere. A prioridade é entregar todas as declarações em falta. Mesmo que não tenha dinheiro neste momento, entregar as declarações demonstra boa-fé e mantém as penalizações mais baixas.

Lokenauth passou por esta situação e explica:

“Esta situação diz-me muito. No início da minha carreira de consultor, fiquei responsável por um cliente que não pagava os impostos sobre salários há 6 meses: estava cerca de $175K em atraso. 

A primeira coisa a fazer: Entregar imediatamente todas as declarações em falta, mesmo sem efetuar o pagamento. Depois, contactar o IRS para estabelecer um plano de prestações. Normalmente, são bastante razoáveis quando se age de forma proativa. Conseguimos estabelecer um plano de pagamento de 24 meses, com penalizações mínimas.”

2. Regularize a situação atual e, depois, ponha os pagamentos em dia

Não continue a cometer o mesmo erro enquanto tenta corrigir o anterior. O IRS espera que efetue atempadamente os depósitos atuais relativos aos salários, mesmo que ainda esteja a pagar impostos em atraso.

Raoul P.E. Schweicher, sócio-gerente da MSadvisory, tem mais de 8 anos de experiência na gestão salarial. Afirma:

“Efetue atempadamente os depósitos atuais para não aprofundar o problema. A estrutura de penalizações agrava-se rapidamente: 2% por um atraso de 1–5 dias, aumentando para 5% aos 6 dias e depois para 10% após 15 dias. Se não responder a uma notificação do IRS no prazo de 10 dias, poderá estar sujeito a 15%.”

3. Estabeleça um plano de pagamento

Se for transparente, o IRS permitirá frequentemente um acordo de pagamento em prestações de 24 meses para dívidas de impostos sobre salários.

Isto não eliminará as penalizações nem os juros, mas dar-lhe-á tempo e protegê-lo-á de cobranças coercivas, como penhoras ou garantias reais.

Schweicher acrescenta:

“Os planos de pagamento são seus aliados se não puder pagar tudo de uma só vez — o IRS prefere receber o pagamento a andar atrás de si. Normalmente, é possível obter 24 meses para impostos sobre salários de empresas. A dispensa de penalização para infratores pela primeira vez está frequentemente disponível se tiver um historial sem problemas.”

4. Conheça os riscos se não agir

Se os impostos sobre salários permanecerem por pagar durante tempo suficiente, o IRS pode aplicar a penalização de recuperação do fundo fiduciário — 100% da parte não paga, aplicada pessoalmente aos proprietários, administradores ou a qualquer pessoa que tenha “deliberadamente” não enviado os fundos.

5. Procure ajuda profissional desde cedo

Os advogados fiscalistas e os especialistas em regularização de impostos sobre salários compreendem o sistema e podem frequentemente negociar melhores condições, reduzir penalizações ou até obter uma dispensa de penalização para infratores pela primeira vez. Não espere até a situação ficar fora de controlo.

Erros comuns relativos aos impostos sobre salários a evitar

Alguns erros podem causar problemas significativos. Eis o que deve ter em atenção:

• Pagamentos atrasados. A pontualidade é essencial. Os pagamentos atrasados estão sujeitos a taxas que aumentam quanto mais tempo o pagamento permanecer em dívida.
• Classificação incorreta dos funcionários. Trabalhador independente ou trabalhador a tempo inteiro? A classificação do seu funcionário afeta o respetivo escalão fiscal, por isso, certifique-se de que a faz corretamente. De acordo com Lokenauth, “No passado mês de março, um dos meus clientes, uma empresa em fase de arranque, quase foi sujeito a uma penalização de $25K porque classificou incorretamente prestadores de serviços como funcionários. A questão é que os problemas de classificação são muito comuns — verifico-os em cerca de 30% dos novos clientes.”
• Utilização de taxas e tabelas fiscais desatualizadas. A utilização de taxas, tabelas ou formulários fiscais desatualizados pode resultar em cálculos incorretos dos impostos sobre os salários. Utilize sempre as taxas e tabelas fiscais mais recentes fornecidas pelo IRS para garantir a exatidão.
• Não contabilizar os benefícios tributáveis. Esquecer-se de incluir benefícios adicionais tributáveis, como bónus, comissões ou remunerações não monetárias, nos cálculos salariais pode levar à comunicação de rendimentos inferiores aos reais e ao pagamento insuficiente de impostos.
• Ignorar as deduções na retenção dos funcionários. Não ter em conta as deduções na retenção dos funcionários (essencialmente, exceções) ou as alterações ao estado civil declaradas no Formulário W-4 pode levar a montantes incorretos de retenção do imposto federal sobre o rendimento.
• Cálculo incorreto do pagamento de horas extraordinárias. Calcular incorretamente as taxas de pagamento de horas extraordinárias para funcionários não isentos pode resultar no pagamento insuficiente de salários e impostos sobre os salários. Siga as regras federais e estaduais relativas ao pagamento de horas extraordinárias e calcule corretamente os salários correspondentes.
• Não tratar corretamente os formulários fiscais dos prestadores de serviços: A gestão incorreta de formulários como o Formulário 1096 e o Formulário 1099 relativos a prestadores de serviços nos EUA pode levar a problemas de conformidade e penalizações. Certifique-se de que estes formulários são preenchidos corretamente e entregues atempadamente.

Evitar erros comuns nos impostos sobre os salários é essencial para prevenir problemas jurídicos. Ferramentas como software fiscal avançado podem ajudar a garantir a conformidade e a exatidão dos seus processos salariais.

A importância de ser diligente

Gerir os impostos sobre a folha salarial é uma responsabilidade significativa para os empregadores. Tendo em conta as potenciais implicações legais e financeiras, é essencial abordar esta tarefa com rigor e precisão. 

Ao compreender os componentes, saber quais as despesas que a empresa pode deduzir, utilizar as ferramentas adequadas e manter-se informado, pode garantir que a sua empresa se mantém em conformidade e financeiramente sólida.