Estudo de caso: Como a “FlexBase” da Akamai redefiniu o trabalho

Em resumo:

• 100% dos novos colaboradores indicam a flexibilidade como um fator fundamental para se juntarem à empresa
• Aumento de 7 vezes nas candidaturas desde o lançamento
• Mais de 95% das funções são elegíveis para trabalho flexível
• 15 novos mercados globais de recrutamento adicionados desde a implementação

Para além do modelo híbrido — um modelo de trabalho reinventado

Quando a Akamai Technologies introduziu o seu modelo “FlexBase” na sequência da pandemia, não se tratou de uma solução de emergência — foi uma evolução intencional. 

"Não estávamos a resolver um problema", afirma Anthony Williams, vice-presidente executivo e diretor de Recursos Humanos. “Estávamos a aproveitar um momento de mudança para criar algo mais sustentável”.

Em vez de impor horários híbridos rígidos, o FlexBase permite que a grande maioria dos colaboradores da Akamai escolha onde trabalha — num escritório da Akamai, em casa ou noutro local — com base no espaço onde trabalha melhor. O princípio orientador? Dar às pessoas autonomia para escolherem o seu ambiente e a produtividade surgirá naturalmente.

Concebido para a escala: 95% + de elegibilidade para flexibilidade

A Akamai avaliou cada função na organização — e não as pessoas que as desempenham — para determinar se a presença no local era funcionalmente necessária. Um consultor externo ajudou a avaliar o trabalho e os resultados foram claros: pelo menos 95% dos colaboradores  poderiam  desempenhar as suas funções de forma flexível.

Esta ampla elegibilidade abriu o acesso a novos mercados. 

“Adicionámos 15 novos mercados globais de recrutamento nos últimos três anos”, afirma Williams. “Isso permitiu-nos encontrar mais rapidamente talento tecnológico especializado e em locais onde anteriormente não procurávamos”.

Atração e retenção de talento & equidade global

Os resultados falam por si:

• 7 vezes mais candidaturas para funções abertas
• Consistência global na política, com flexibilidade regional para promover a ligação (por exemplo, colaboradores sediados na Ásia que escolhem o escritório para chamadas noturnas ou europeus que utilizam escritórios com ar condicionado durante o verão)
• Diversidade sustentada, embora não acelerada. A política ajudou a manter, mas não alterou significativamente, o desempenho nos indicadores de DEI.

Os novos colaboradores referem consistentemente a flexibilidade como um fator decisivo para aceitarem funções, e os atuais colaboradores beneficiam tanto de autonomia como de estrutura. 

“Criámos centros de escritório virtuais para locais onde não temos escritórios físicos, permitindo que os colaboradores se reúnam trimestralmente para estabelecer contactos e desenvolver competências”, afirmou Williams.

Cultura e gestão da mudança

Uma das chaves para o sucesso do FlexBase tem sido uma gestão ponderada da mudança. Williams reconhece que a transição de um modelo tradicional exigiu um esforço intencional.

“Muitos líderes cresceram numa cultura de trabalho presencial. Tivemos de comunicar claramente, ouvir com frequência e reinvestir as poupanças em programas de apoio aos colaboradores”, afirmou.

A empresa também realiza inquéritos aos colaboradores trimestralmente — não apenas sobre a satisfação, mas também sobre sugestões. Esse contributo influencia diretamente a evolução das políticas e práticas.

Reimaginar o espaço

Embora a maioria das empresas não indique publicamente a utilização dos escritórios como motivo para implementar mandatos de regresso ao escritório, os dados da Resume.org mostram que aproximadamente um terço dos 900 líderes empresariais inquiridos indicou que os contratos de arrendamento influenciaram a sua estratégia de RTO. 

Embora muitos tenham imposto uma abordagem híbrida estruturada, o que o mercado observa é uma falta de adesão por parte dos colaboradores. Um relatório da Flex Index mostrou que, embora o número de dias obrigatórios no escritório tenha aumentado desde o quarto trimestre do ano passado, o número de dias efetivamente trabalhados no escritório pelos colaboradores não aumentou.

Assim, embora a utilização dos escritórios permaneça relativamente estável, os líderes têm agora de abordar uma questão diferente. O que fazer com o espaço?  

Na Akamai, muitos espaços imobiliários foram redesenhados — ou desativados. 

“Aproximadamente metade dos nossos escritórios foi reconfigurada para apoiar uma população mais transitória”, afirma Williams. “Quando a utilização não justificava o espaço, fechámos escritórios e redirecionámos os fundos para a experiência dos colaboradores.”

Produtividade estável ou em crescimento

Grande parte da conversa sobre o trabalho remoto/flexível tem-se centrado na produtividade. O LinkedIn está repleto de debates sobre se as pessoas são mais ou menos produtivas no escritório ou em casa, vestidas com as suas calças de fato de treino. 

Mas, como já abordámos várias vezes no passado, esta é a área errada para concentrar a atenção. 

“Se é um gestor cuja atenção está centrada em como o trabalho é feito e não no trabalho que está a ser realizado, está a concentrar-se na coisa errada”, afirmou Chris Williams, antigo VP de RH da Microsoft, num episódio recente do podcast People Managing People. “Não se trata do local onde alguém o faz ou de fazê-lo de pé e apoiado na cabeça; o que importa é se o trabalho está a ser realizado e se a qualidade do trabalho é boa, certo?”

Em termos de desempenho, a Akamai faz eco desta perspetiva, com Williams a observar, no mínimo, um impacto neutro no desempenho como resultado do FlexBase — e uma confiança crescente numa melhoria da produtividade. Embora a empresa ainda esteja a desenvolver indicadores-chave de desempenho para medir os resultados com maior precisão, os dados indexados sustentam um desempenho consistente sem perda de qualidade ou de produção.

No fim de contas, a direção que o local de trabalho do futuro está a tomar não está dependente da localização, a menos que tenha de estar. A investigação do investigador de Stanford Nick Bloom sugere que, embora possamos estar a assistir a um nivelamento da curva em direção ao trabalho remoto em 2025, é pouco provável que isso persista, dado o número de contratos de arrendamento de escritórios que expiram nos próximos três anos. 

Se se encontra nesse grupo, esta é uma boa altura para começar a pensar no aspeto do trabalho, e o FlexBase da Akamai é uma abordagem que vale a pena acompanhar. 

Principais conclusões para os líderes de RH

• A flexibilidade é um fator diferenciador: A consistência, e não a extremidade, é aquilo que atrai talento.
• A gestão da mudança é essencial: A comunicação, o feedback e o investimento criam confiança.
• A evolução do local de trabalho é global: O contexto é importante, mas os princípios de autonomia e pertença são universais.
• O espaço deve servir a cultura: Repense os imóveis como um recurso para a colaboração, e não para a conformidade.

O que se segue?

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