O verão está a dar lugar ao outono e, mesmo ao virar da esquina, está mais uma época anual de avaliações. Para garantir que alcança tudo aquilo a que se propôs, é útil implementar uma estrutura robusta de definição de objetivos para manter a sua equipa focada nos objetivos que mais importam.
OKR (objetivo e resultados-chave) é um sistema escalável e flexível de acompanhamento de objetivos que divide objetivos de alto nível em resultados-chave mensuráveis e geríveis.
O melhor dos OKR é o facto de serem transparentes — permitem às equipas saber o seu «porquê» e compreender como o seu trabalho contribui para um objetivo mais abrangente.
Mas será que todos concordariam com eles?
Introduzir uma nova estrutura de definição de objetivos pela primeira vez, ou reformular a sua estratégia atual, pode encontrar resistência, razão pela qual uma das melhores coisas que pode fazer é conquistar o apoio da gestão de topo.
Eis algumas sugestões para obter o apoio da gestão para a implementação de OKR.
Porque é fundamental obter o apoio da liderança?
Um dos maiores ativos de qualquer implementação é ter um defensor que possa ajudar a liderar e apoiar o programa, bem como promover a iniciativa junto de outras pessoas.
A equipa de gestão, com a sua influência e acesso a recursos, pode ser a sua melhor aliada.
Embora a cultura da empresa seja criada por todos, a equipa de gestão de topo desempenha um papel importante ao dar o exemplo que o resto da empresa deve seguir.
Desde algo tão simples como reconhecer os OKR numa reunião, até permitir a utilização de recursos da empresa para contratar consultores de OKR, a sua aprovação pode aumentar o moral e o envolvimento dos colaboradores no programa, além de ajudar a ultrapassar muitos obstáculos potenciais.
A sua cooperação também o ajudará a definir os objetivos certos. Os melhores OKR são bidirecionais, baseados na estratégia de alto nível definida pelos líderes e aperfeiçoados pelas equipas num processo simultaneamente descendente e ascendente. O feedback da gestão de topo será fundamental para definir objetivos ambiciosos que desafiem a sua equipa a dar o seu melhor.
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Objeções comuns aos OKR e como responder-lhes
Enquanto líder da mudança, deve estar preparado para responder a muitas perguntas. Quanto mais perguntas conseguir responder, mais fácil será obter aprovação e transformar os céticos em aliados.
Eis quatro das objeções mais comuns aos OKR e algumas sugestões sobre como responder-lhes.
1. “Os OKR são complicados e difíceis de manter.”
De modo algum. Na sua essência, a estrutura de OKR é um sistema relativamente simples que funciona com base num ciclo de definição, acompanhamento e revisão.
Defina os seus OKR no início de cada ciclo, acompanhe os progressos realizados durante o ciclo e reveja o que funcionou e o que não funcionou no final. Utilize aquilo que aprendeu para definir objetivos melhores para o ciclo seguinte.
No entanto, deve ter cuidado com os OKR que define e com a quantidade que assume em cada ciclo. Os melhores OKR são claros, simples e desafiantes, mas não impossíveis. Deve também definir um número limitado de OKR, especialmente no início.
Mantenha-se por volta de três a cinco objetivos, com até cinco resultados-chave cada. Embora isto possa parecer um número reduzido, fazê-lo ajudará a concentrar os esforços nos objetivos que mais importam.
2. “Podemos acompanhar o nosso progresso e eficácia?”
Sim. Pode optar pelo método tradicional, utilizando um quadro branco ou folhas de cálculo do Excel — que são gratuitas, mas potencialmente um pouco trabalhosas de atualizar — ou escolher uma ferramenta de gestão de OKR que acompanhe a conclusão de cada tarefa e atualize automaticamente toda a equipa através de um painel partilhado.
Uma ferramenta também o ajudará a poupar tempo na configuração e tornará o acompanhamento e a atualização mais fáceis. Se já tiver uma plataforma de gestão de projetos, considere um plugin ou uma aplicação de OKR que se integre no software existente.
Por exemplo, se utiliza o Jira, uma aplicação como OKR for Jira pode associar os OKR às tarefas do Jira, permitindo à sua equipa ver como as suas tarefas contribuem para os OKR e para os objetivos gerais.
Estas ferramentas também promovem boas práticas e incentivam a responsabilização. Embora a maioria das ferramentas calcule automaticamente o progresso geral dos OKR, continua a caber à sua equipa atualizar as respetivas tarefas individuais.
Atribuir alguém a cada objetivo e resultado-chave fará com que essa pessoa seja responsável por garantir que o painel é atualizado regularmente e de forma correta.
Além de um sistema de acompanhamento de OKR, também pode definir revisões regulares, como sessões semanais de 15 a 30 minutos com a equipa, para manter o ritmo. Utilize este tempo para celebrar as conquistas e discutir quaisquer desafios que possam estar a impedir o progresso, o que ajudará a manter a sua equipa envolvida e motivada.
3. “Como podemos ter a certeza de que isto funcionará melhor do que o que temos atualmente?”
Recorde aos seus líderes que a razão pela qual quer experimentar um novo sistema é o facto de o sistema atual não conseguir responder às necessidades da equipa.
Fale sobre os benefícios dos OKRs e sobre a forma como respondem às necessidades, exigências e desafios atuais e futuros da equipa. Implementar um sistema de definição de objetivos como o OKR não serve apenas para obter benefícios a curto prazo; pode preparar a sua equipa para o futuro.
Pode também mostrar como outras empresas, como a Google e a Amazon, utilizaram os OKRs para se posicionarem na vanguarda dos respetivos setores, definindo objetivos ambiciosos e assegurando um progresso constante.
Se apontarem as diferenças entre a sua empresa e uma empresa como a Google, destaque a flexibilidade do sistema OKR, que permite às equipas adaptar os seus elementos às próprias necessidades.
Se a equipa se sentir demasiado sobrecarregada, pondere reduzir o número de OKRs. Se um determinado resultado-chave parecer irrelevante para a direção atual, elimine-o.
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4. “Implementar algo deste género vai demorar demasiado tempo.”
Não necessariamente. Embora o prazo exato dependa da dimensão da equipa e da disponibilidade dos seus membros para abraçarem algo novo, existem formas de manter a implementação atempada e eficiente.
Por exemplo, estabeleça uma estrutura sólida e informe previamente a sua equipa sobre a mesma. Outra sugestão é investir numa aplicação de gestão de OKRs que ficará responsável por grande parte da configuração inicial.
Recomendamos também uma execução-piloto para testar os OKRs antes de os implementar totalmente. Além de ser uma opção de baixo risco e elevado potencial, que será mais atrativa para a equipa de gestão, uma execução-piloto também ajudará a testar diferentes opções e a obter feedback valioso.
Deixe claro que a implementação não será imediata, mas dividi-la em etapas ajudará a organizar o processo de adoção e a torná-lo mais fácil de gerir.
Planear os OKRs
Ser claro sobre o seu plano e sobre o que é necessário para o concretizar ajudará a dissipar quaisquer dúvidas e permitirá que os membros da equipa compreendam os benefícios dos OKRs.
Eis quatro aspetos que poderá querer preparar antecipadamente:
- Uma estrutura para os OKRs – isto inclui elementos como a duração de um ciclo de OKR, a forma como o progresso dos OKRs será medido e a ferramenta que será utilizada para acompanhar os OKRs.
- A equipa envolvida – escolha cuidadosamente a sua equipa. Os seus membros devem ser entusiastas, flexíveis e estar dispostos a aprender.
- Uma lista de OKRs propostos – embora vá aperfeiçoar os OKRs depois de obter o apoio da gestão de topo, é útil apresentar uma ideia geral dos objetivos que serão abordados primeiro e de como os OKRs podem dividi-los em tarefas mensuráveis.
Sugestão: Embora possa sentir-se tentado a seguir a sua lista proposta, não se esqueça de discutir os detalhes com a sua equipa. Trabalhar com a equipa para definir resultados-chave e objetivos táticos incentivará a apropriação e a responsabilização por estes objetivos.
- Quaisquer outros recursos de que possa necessitar para a implementação – uma ferramenta de gestão de OKRs deve ser a primeira opção desta lista, uma vez que é essencial para ajudar a garantir uma implementação tranquila. Para além de uma ferramenta, considere contratar consultores de OKR para obter ajuda caso necessite de assistência profissional.
Os OKRs são um investimento, mas, quando bem implementados, impulsionarão um crescimento adicional. Informe a sua equipa de gestão de que adotar um sistema ágil e orientado para o crescimento, como o OKR, irá preparar a sua equipa para o futuro e ajudá-la a estar preparada para o que aí vem.
Pode também considerar uma ferramenta de software para OKRs para ajudar a dar início à sua jornada com os OKRs. E, se procura uma análise aprofundada de tudo o que está relacionado com os OKRs, consulte a nossa lista dos melhores podcasts sobre OKRs disponíveis.
Leitura relacionada: A verdadeira intenção dos OKRs – trata-se do propósito
