Os objetivos são o roteiro para o sucesso de uma organização. No entanto, muitas vezes, os objetivos não estão devidamente alinhados com a ação e a tomada de decisões do dia a dia. Isto conduz frequentemente à perda de oportunidades e a um desempenho abaixo do esperado.
O método dos objetivos em cascata cria alinhamento entre os objetivos de alto nível da organização e os das equipas e dos indivíduos.
Estou profundamente envolvido no desenvolvimento organizacional e alguns poderão considerar-me um pouco obcecado com os objetivos e o processo de definição de objetivos. Aqui partilho as minhas melhores práticas para definir corretamente os objetivos na sua organização e nas suas equipas, utilizando o modelo de objetivos em cascata.
O que são objetivos em cascata?
“O objetivo é garantir que todos avancem na mesma direção, com prioridades claras e num ritmo constante.”- Felipe Castro, da Lean Performance
Os objetivos em cascata são uma abordagem de cima para baixo à definição de objetivos. Começa com a definição de um tema de alto nível para o ano, de objetivos fundamentais para toda a organização, de objetivos para líderes, departamentos e equipas e, por fim, de objetivos individuais para os colaboradores.
Quando implementado com sucesso, este modelo permite que indivíduos e equipas estejam simultaneamente alinhados e autónomos na concretização dos resultados desejados.
Além disso, a comunicação regular e os pontos de situação garantem que todos estão em sintonia e a trabalhar ativamente para alcançar resultados coletivos.
Um dado pouco animador: apenas 16% dos trabalhadores da linha da frente compreendem claramente de que forma o seu trabalho contribui para os objetivos estratégicos da organização.
Os objetivos em cascata ajudam as pessoas a compreender de que forma o seu trabalho contribui para o sucesso global da organização.
Benefícios dos objetivos em cascata
Existem muitas boas razões para a crescente popularidade dos objetivos em cascata.
- Alinhamento com a visão e a estratégia: Os objetivos em cascata garantem que os objetivos individuais e das equipas estão alinhados com os objetivos mais amplos da organização e facilitam a definição de prioridades.
- Melhoria da comunicação: O processo de definição de objetivos em cascata envolve normalmente discussões e negociações entre diferentes níveis de uma organização. Isto melhora a comunicação e garante que todos compreendem o panorama geral e o seu papel na concretização do mesmo.
- Reforço da gestão do desempenho: Os objetivos em cascata proporcionam uma estrutura para a gestão do desempenho. Oferecem critérios claros para avaliar o desempenho individual e das equipas e para facilitar comentários construtivos e o desenvolvimento profissional.
- Maior envolvimento e motivação: Quando os colaboradores compreendem de que forma o seu trabalho contribui para o sucesso da organização, isso promove o envolvimento dos colaboradores.
- Facilita uma gestão mais simples dos recursos: Com objetivos claros em cada nível, as organizações podem gerir e distribuir melhor os recursos, garantindo que os esforços não são duplicados e que os recursos são utilizados de forma eficiente.
Vou agora explicar-lhe como implementar um modelo de objetivos em cascata na sua organização.
Como implementar objetivos em cascata na sua organização
1. Obter clareza sobre os objetivos organizacionais
“A clareza permite o foco” – Thomas Leonard, pioneiro do coaching pessoal
O primeiro passo verdadeiramente importante na definição de objetivos é esclarecer o que é mais importante neste momento e porquê.
Compete aos líderes de topo proporcionar às suas equipas clareza sobre o que é mais importante para a organização.
Numa organização, a clareza inclui construir e divulgar respostas para estes elementos fundamentais:
- Missão ou propósito: Porque existe a organização?
- Visão: Qual é a visão para o futuro? Como poderemos alcançá-la? Se precisar de ajuda para começar, consulte estes 15 exemplos de declarações de visão.
- Valores: Quais são os princípios que orientam os comportamentos e as decisões?
- Planos estratégicos: Onde queremos estar daqui a 3 anos? E daqui a 5 anos? Que resultados pretendemos alcançar que estejam alinhados com a nossa missão e visão? De que forma os nossos valores nos orientarão?
- Objetivos: O que é mais importante alcançarmos a curto prazo? Que áreas de foco impulsionarão a organização no sentido de concretizar a sua visão?
Numa organização com clareza, a sua missão, visão e valores estão definidos e evoluem com o negócio. O plano estratégico é amplamente partilhado e as pessoas de todos os níveis sabem de que forma o seu trabalho contribui para alcançar esses objetivos.
Uma boa prática para promover a clareza consiste em a equipa de nível executivo criar um tema abrangente para o ano e definir objetivos específicos essenciais para toda a organização que pretendem alcançar para avançar com o vosso plano estratégico.
Em conjunto, estes elementos criam clareza, ajudando a orientar a tomada de decisões e promovendo o alinhamento dos objetivos em toda a organização.
2. Desenvolver objetivos estratégicos
“Os objetivos são como um mapa. Ajudam-nos a determinar onde queremos chegar e dão-nos uma orientação pessoal sobre onde devemos concentrar a nossa energia.” - Catherine Pulsifer
O processo de planeamento estratégico é uma parte essencial do sucesso de qualquer organização.
No entanto, demasiadas vezes, as organizações não conseguem alcançar os resultados desejados porque os seus objetivos não estão devidamente alinhados com as suas ações.
Pode corrigir este desalinhamento começando pelo topo e desdobrando os objetivos até ao nível individual.
Pelo menos 3 semanas antes do início de um novo trimestre, os principais líderes de uma organização devem trabalhar em conjunto para identificar os principais objetivos estratégicos e os resultados desejados.
Devem fazê-lo não apenas para si próprios, mas também para os seus departamentos, conforme refletido no objetivo do líder.
Os líderes devem ser responsáveis pelos resultados alcançados pelas suas equipas, conforme refletido nos seus objetivos individuais.
Isto significa que, se a equipa não atingir o objetivo, o líder também não deve atingir o seu objetivo. Estes objetivos devem estar ligados e alinhados. Vencer em conjunto, aprender em conjunto.
Por exemplo, um líder de RH pode ter um objetivo centrado em acelerar o recrutamento e a integração para cumprir os objetivos de crescimento da empresa, medido pelo número de contratações num trimestre, com uma meta numérica específica.
Embora seja provável que este líder não agende e facilite pessoalmente todas as entrevistas necessárias para alcançar este objetivo, é responsável pelas equipas que irão produzir estes resultados.
Como tal, deve ser responsabilizado por apoiar o sucesso dessa equipa sob a forma de um objetivo mensurável.
Se a equipa estiver a ficar para trás, isto incentiva o líder a apoiar a equipa na concretização do seu objetivo como participante, e não apenas como observador ou avaliador dos resultados da equipa.
Cada líder deve definir 3-5 objetivos para o seu departamento que reflitam o que é mais importante alcançar nas suas áreas funcionais durante o próximo trimestre.
Cada objetivo deve incluir o que será alcançado, que tarefas, programas ou alterações poderão ser necessários para alcançar o objetivo e como este será medido.
Falaremos mais aprofundadamente sobre esta fórmula de criação de objetivos mais adiante, por isso continue a ler!
3. Publicar os objetivos de forma transparente
"A transparência, a honestidade, a bondade, a boa gestão e até o humor funcionam sempre nas empresas." - John Gerzema
Assim que os objetivos forem definidos para os líderes dos níveis mais elevados, devem então ser disponibilizados a toda a organização.
Publicar os objetivos de forma transparente ajuda todos na organização a compreender o que é mais importante, em que cada líder e equipa estão a trabalhar, e fornece informações essenciais sobre interdependências e oportunidades de colaboração entre equipas.
Author's Tip
Considere publicar os objetivos com uma ligação web que permita aos líderes atualizá-los. Uma ligação apenas de leitura para um documento partilhado poderá ser suficiente, mas alguns métodos de partilha mais complexos podem incluir painéis com filtros para o tema anual, o líder ou outras visualizações.
4. Desenvolver objetivos ao nível da equipa e individual
“Uma das chaves da liderança é reconhecer que todos têm dons e talentos. Um bom líder saberá aproveitar esses dons para alcançar o mesmo objetivo.” – Ben Carson, antigo Secretário da Habitação e do Desenvolvimento Urbano dos EUA
Assim que os líderes de nível superior tiverem clarificado os objetivos, os gestores e os indivíduos podem considerar a sua área de responsabilidade e determinar de que forma podem contribuir melhor.
Os gestores devem considerar as responsabilidades dos membros da sua equipa, os objetivos estratégicos definidos pelo seu líder, os principais objetivos para toda a organização dos quais derivam os objetivos do seu líder e quaisquer objetivos adicionais da equipa para o trimestre.
A partir daí, surgem objetivos individuais com base naquilo que cada membro da equipa está particularmente qualificado para fazer e nas suas áreas de responsabilidade.
Quando defino objetivos com as minhas equipas, realizo um workshop para definirmos os objetivos em conjunto.
Reunimo-nos como equipa na primeira semana do trimestre e reiteramos e confirmamos o propósito da nossa equipa, analisamos os objetivos dos nossos líderes de nível superior e identificamos se existem outros elementos estratégicos fundamentais que a nossa equipa precisa de alcançar.
A partir daí, desenvolvemos os objetivos da nossa equipa. Em seguida, cada pessoa confirma a sua área de responsabilidade e determina como pode contribuir. É assim que os objetivos são definidos a nível individual, partindo dos principais objetivos da organização e desdobrando-se pelos vários níveis.
Existem muitas formas diferentes de definir objetivos, e cada método tem os seus pontos fortes. Aprecio sobretudo o modelo de objetivos SMART, mas sei que algumas pessoas preferem os OKRs.
Na minha experiência, as melhores metodologias incluem um resultado mensurável, normalmente uma métrica, para que seja claro quando o objetivo foi alcançado.
Cada objetivo escrito pode seguir esta fórmula:
Nota: Ao definir métricas, concentre-se nos resultados, não nas atividades realizadas.
O objetivo de um especialista de RH pode incluir processar 5 promoções por semana — e depois?
Perguntar «E depois?» ajudará a identificar o resultado a medir. Processar promoções é uma atividade realizada; o resultado é que os colaboradores são promovidos com pouca fricção por parte dos RH.
O resultado mensurável é que é fácil trabalhar com os RH, o que significa que os gestores não procurarão contornar os processos, criando assim mais trabalho para todos (revirar de olhos).
Exemplos de objetivos alinhados e práticos
| Função | Objetivo | Como | Medida de sucesso |
| Gestor de sucesso do cliente | Aumentar a retenção dos meus clientes. | Facilitar revisões trimestrais do negócio e colaborar com os agentes de suporte técnico para garantir que os meus clientes recebem o apoio adequado e estão informados sobre questões fundamentais. | Reter 90% de todos os clientes que me estão atribuídos. |
| Representante de suporte técnico | Aumentar o meu índice de satisfação dos clientes em todos os meus pedidos de suporte. | Garantir que os clientes recebem uma resposta a todos os pedidos de suporte no prazo de 4 horas úteis. Se não conseguir resolver o problema de um cliente, reproduzirei e documentarei o problema ao encaminhá-lo para a equipa do nível seguinte, mas manterei a responsabilidade pelo pedido até o problema estar resolvido. | Aumentar o meu índice geral de satisfação dos clientes para uma média de 4,5 em 5 estrelas. Reduzir o meu tempo médio até à primeira resposta para menos de 4 horas úteis. |
| Especialista de RH | Melhorar a retenção dos colaboradores | Criar um manual de integração de novos colaboradores que destaque os principais sistemas e processos mais importantes para uma integração bem-sucedida na empresa. Este manual será publicado na intranet da empresa. | Pelo menos 20 novos colaboradores consideram o manual útil para a sua experiência de integração. Redução de 10% nas perguntas da equipa por e-mail relacionadas com os elementos abrangidos pelo manual. |
Exemplos de objetivos alinhados e práticos.
Ligar e alinhar objetivos: um exemplo
Alinhar os objetivos com os principais objetivos da empresa e com os objetivos de um líder permite garantir o alinhamento em toda a organização e promove a autonomia na concretização dos objetivos da organização.
Em muitos casos, os objetivos estarão claramente alinhados, desde os principais objetivos empresariais até aos objetivos individuais.
Contudo, por vezes, podem existir objetivos de uma equipa ou de um gestor que não estejam diretamente ligados aos objetivos de líderes hierarquicamente superiores, mas que continuem a ser importantes e estejam bem relacionados com um tema anual.
Não há problema nenhum!
Estes objetivos continuam a ser importantes e vale a pena documentá-los e alcançá-los para fazer avançar a organização.
Boas práticas para o desdobramento de objetivos
Defina uma cadência trimestral
Na minha experiência, as organizações avançam a um ritmo que torna os objetivos anuais individuais obsoletos quase imediatamente depois de serem definidos.
As condições mudam, surgem novos mercados, as funções alteram-se e os produtos evoluem. É por isso que as empresas que definem objetivos de desempenho trimestralmente podem gerar mais 31% de retorno do que aquelas que reavaliam anualmente.
Se a sua organização trabalha a um ritmo acelerado e quer alcançar mais, deixe de definir objetivos anuais para os indivíduos. Em vez disso, defina objetivos trimestrais e avalie a sua relevância, necessidade e progresso semanalmente ou quinzenalmente.
Nas minhas equipas, definimos objetivos no início de cada trimestre e avaliamos a sua relevância, necessidade e progresso semanalmente ou quinzenalmente.
Temos tolerância para alterar prioridades no início do trimestre, mas também garantimos que fazemos aquilo que dissemos que iríamos fazer. É um equilíbrio delicado. Comprometa-se e avance!
Eis um calendário típico de definição de objetivos para o meu grupo, repetido trimestralmente:
- 3 semanas antes do início do trimestre: Avaliar os principais projetos, prioridades e objetivos da organização. Durante este período, os líderes de nível mais elevado também publicam os seus objetivos com total transparência. Toda a organização analisa-os e considera-os uma componente essencial do planeamento dos objetivos da equipa e individuais.
- 1 a 2 semanas antes do início do trimestre: Alinhar com as equipas multifuncionais relativamente aos projetos de grupo. Se precisar de algo de outra equipa para alcançar um objetivo maior, inclua esse assunto na agenda — certifique-se de que estão a definir objetivos alinhados com os projetos de toda a organização.
- A semana em que começa o trimestre: Reunir como equipa para alinhar o propósito e as prioridades e definir os próprios objetivos. Confirmar os objetivos com os outros departamentos e colocar todos os objetivos por escrito (ou documentá-los numa ferramenta).
- Semanalmente ou quinzenalmente, ao longo do trimestre: Escrever uma breve atualização do progresso de todos os objetivos. Avaliar os objetivos para garantir que as prioridades estão refletidas com precisão. Comunicar entre equipas sobre o progresso dos objetivos e garantir que quaisquer dependências são tidas em conta ao calendarizar atividades importantes.
- Ao longo de todo o trimestre: Executar, executar, executar! Documentar continuamente o progresso e comunicar de forma constante.
- Últimas 3 semanas do trimestre: Repetir o passo 1 para preparar o trimestre seguinte.
- Final do trimestre: Celebrar os sucessos! Reunir como equipa para apresentar o que foi alcançado e discutir o que será mais importante alcançar no trimestre seguinte.
Definir objetivos trimestrais e acompanhar o progresso semanalmente ou quinzenalmente ajuda as suas equipas a avançar com foco.
Quanto mais praticar este ritmo de definição de objetivos nas avaliações de desempenho, mais simples lhe parecerá e mais eficaz será.
Obter o apoio da liderança
“Defina objetivos realistas, reavalie continuamente e seja consistente.” – Venus Williams
O apoio da liderança é essencial para a implementação e para apoiar o processo de definição de objetivos em cascata. Sem o apoio da liderança fundamental, o programa de objetivos corre o risco de ser considerado uma atividade extracurricular.
Com o apoio dos níveis mais elevados da sua organização, poderá considerar associar os objetivos à remuneração.
Os prémios estão frequentemente associados à concretização de objetivos, e o método de objetivos em cascata adapta-se bem à remuneração baseada no desempenho, uma vez que inclui resultados mensuráveis que podem ser monitorizados e comunicados ao longo do tempo.
Quando chegar o momento de começar, apresente o modelo, obtenha apoio e lidere as suas equipas no compromisso com os objetivos. Torne os objetivos visíveis e inclua atualizações regulares dos objetivos no seu fluxo de trabalho habitual.
Utilizar tecnologia
Acompanhar continuamente os objetivos através de atualizações documentadas semanais ou quinzenais, num documento partilhado ou numa folha de cálculo, pode ser trabalhoso.
O software de definição de objetivos ajuda a definir e acompanhar objetivos. Pode utilizá-lo para apresentar os objetivos à medida que se alinham em toda a organização, e as ferramentas de visualização ajudam todos a ver exatamente quão perto estão de alcançar cada objetivo.
Em alternativa, poderá querer utilizar software de OKR se os OKR forem a sua preferência, ou o software de gestão do desempenho incluirá provavelmente ferramentas de acompanhamento de objetivos.
Boas práticas de calendarização e considerações entre equipas
“Um objetivo sem um prazo é apenas um sonho.” – Robert Herjavec
À medida que implementa e começa a executar o seu programa de objetivos, tenha presente a natureza cíclica do processo de objetivos trimestrais.
Continua, trimestre após trimestre!
Os primeiros trimestres poderão parecer um pouco desajeitados, mas mantenha o rumo! As equipas e os indivíduos irão habituar-se à prática, que certamente se tornará mais fácil e mais bem compreendida ao longo do tempo.
Em muitos casos, alcançar objetivos organizacionais multifuncionais exige que várias equipas e indivíduos concluam cada um uma parte do trabalho. Nestes casos, considere definir datas de conclusão específicas para objetivos que tenham dependências subsequentes.
30% das organizações apontam a incapacidade de coordenar entre unidades como o maior desafio à execução da estratégia.
Quando está a trabalhar em objetivos que abrangem toda a organização, a colaboração e o planeamento com outras equipas são fundamentais para o sucesso coletivo.
Reúna-se com as equipas com que trabalha mais estreitamente antes do início do trimestre, para que possa incluir os seus objetivos na agenda delas antes de definirem e fixarem os seus próprios objetivos.
Colaboro regularmente com algumas equipas e marcámos uma reunião recorrente antes do início de cada trimestre para nos alinharmos e incluirmos os objetivos uns dos outros na agenda.
Funciona mesmo!
Ficha de trabalho sobre objetivos em cascata
Para começar, utilize a ficha de trabalho abaixo para clarificar os resultados mais importantes da sua organização, os principais objetivos empresariais e os objetivos dos líderes e, em seguida, comece a definir objetivos para os indivíduos utilizando a fórmula de objetivos apresentada neste artigo.
Obtenha a nossa ficha de trabalho sobre objetivos em cascata!
