Modelo e guia do plano de melhoria do desempenho

Um plano de melhoria do desempenho (PIP) é uma ferramenta estruturada que ajuda a abordar problemas de desempenho no local de trabalho, definindo objetivos claros, prazos e o apoio de que os colaboradores necessitam para ter sucesso. Neste guia, mostrarei exatamente como criar e utilizar um PIP, para que possa aumentar a produtividade, estabelecer padrões consistentes e lidar de forma justa com situações difíceis, contando com a participação dos recursos humanos e do departamento jurídico quando necessário.

O que é um plano de melhoria do desempenho (PIP)?

Um Plano de Melhoria do Desempenho é um processo estruturado e documentado utilizado pelos empregadores para ajudar os colaboradores a resolver problemas de desempenho de forma clara e solidária. Trata-se de um documento formal, normalmente iniciado quando um colaborador não está a cumprir as expectativas da função, que identifica as áreas específicas em que é necessária uma melhoria.

O plano inclui expectativas claras, objetivos definidos, prazos para os alcançar e os recursos ou o apoio disponíveis — tais como acompanhamento, formação ou sessões regulares de feedback. Comunica também as potenciais consequências caso os problemas de desempenho não sejam resolvidos dentro do prazo estabelecido.

No seu cerne, um PIP é simultaneamente uma ferramenta formal de responsabilização e um roteiro para a melhoria. Dá aos colaboradores uma oportunidade justa para compreenderem as expectativas, tomarem medidas e demonstrarem progressos, ajudando, ao mesmo tempo, os empregadores a gerir preocupações relacionadas com o desempenho e lacunas de competências de forma transparente e consistente.

Benefícios de um plano de melhoria do desempenho

Os PIPs ajudam os membros da equipa a compreender que o seu desempenho atual não está a corresponder às expectativas e constituem, por vezes, um último esforço para colocar os colaboradores no caminho certo antes do despedimento.

Esta é uma parte normal do processo de gestão do desempenho; no entanto, um PIP nunca deve constituir uma surpresa quando é utilizado para uma ação corretiva.

Noutros casos, os PIPs podem ser utilizados de uma forma bastante diferente, centrando-se no desenvolvimento do colaborador para o preparar para uma nova função na empresa. 

Nestes casos, um PIP não é considerado disciplinar e não inclui informações sobre os passos seguintes caso não seja bem-sucedido. Estes casos são muito menos comuns do que os PIPs disciplinares relacionados com ações.

Os potenciais benefícios da utilização de um PIP incluem:

Clarifica as expectativas

Um PIP define claramente os padrões e as expectativas de desempenho, ajudando os colaboradores a compreender quaisquer lacunas de desempenho e o que é necessário para terem sucesso.

Proporciona apoio estruturado

Oferece orientação e recursos específicos, tais como formação ou mentoria, para ajudar os colaboradores a resolver problemas de desempenho e lacunas de competências.

Melhora o desempenho

Ao centrar-se em objetivos mensuráveis e ao proporcionar um roteiro para a melhoria, os PIPs podem conduzir a um melhor desempenho individual e da equipa.

Promove o desenvolvimento dos colaboradores

O plano pode ajudar os colaboradores a identificar áreas de crescimento e desenvolvimento, conduzindo ao aperfeiçoamento de competências e à progressão na carreira.

Aumenta o envolvimento dos colaboradores

Quando abordado de forma positiva, um PIP pode demonstrar que a organização está empenhada no sucesso do colaborador, aumentando potencialmente a motivação e o envolvimento.

Minimiza os riscos jurídicos

Documentar os problemas de desempenho e os esforços para apoiar a melhoria pode proteger a organização caso o despedimento se torne necessário, reduzindo os riscos jurídicos.

Poupa custos com a rotatividade

Reter e melhorar o desempenho de um colaborador com baixo desempenho é frequentemente mais rentável do que contratar e formar um substituto.

O que incluir num PIP

Um Plano de Melhoria do Desempenho (PIP) deve incluir os seguintes componentes fundamentais:

Especificar as deficiências de desempenho

Identifique claramente as áreas em que o desempenho do colaborador fica aquém do esperado. Forneça exemplos concretos, tais como prazos não cumpridos, baixa produtividade ou preocupações comportamentais específicas.

Objetivos de melhoria

Defina objetivos mensuráveis e alcançáveis que o colaborador deve cumprir para melhorar o seu desempenho. 

Estes objetivos devem ser específicos, ter um prazo definido e estar relacionados com os problemas de desempenho identificados (por exemplo, "aumentar as vendas em 20% no prazo de 60 dias" ou "cumprir todos os prazos dos projetos durante os próximos três meses").

Plano de ação

Descreva os passos que o trabalhador deve seguir para melhorar. Estes podem incluir programas de formação, sessões de mentoria, alterações nos processos de trabalho ou outras atividades relevantes. O plano deve também especificar quem fornecerá o apoio ou os recursos.

Apoio e recursos

Enumere os mecanismos de apoio disponíveis para o trabalhador, por exemplo, acompanhamento, formação ou acesso a ferramentas e recursos que o possam ajudar a ter sucesso.

Isto demonstra o compromisso do empregador em ajudar o trabalhador a melhorar.

Prazos e marcos

Indique um prazo claro para o PIP, normalmente de 30, 60 ou 90 dias, com marcos intermédios para acompanhar o progresso em intervalos regulares, como reuniões de acompanhamento semanais ou quinzenais.

Critérios de avaliação

Defina como será medido o sucesso. Estes critérios devem ser objetivos e quantificáveis, estando relacionados com os objetivos definidos no PIP. 

Por exemplo, as métricas podem incluir o cumprimento dos objetivos de vendas, a redução das taxas de erro ou a melhoria dos índices de satisfação dos clientes.

Consequências do não cumprimento dos objetivos

Explique os possíveis resultados caso o trabalhador não cumpra os objetivos do PIP. Isto pode envolver o prolongamento do PIP, a reafetação a uma função diferente ou uma eventual cessação do contrato de trabalho.

Assinaturas e confirmação

Inclua espaços para que tanto o gestor como o trabalhador assinem o documento, confirmando que analisaram e compreenderam o PIP. Isto ajuda a garantir a responsabilização e o entendimento mútuo.

Utilização de objetivos SMART nos planos de melhoria do desempenho

Definir objetivos eficazes é um dos componentes mais importantes de um plano de melhoria do desempenho. Sem expectativas claras e resultados mensuráveis, é difícil para o trabalhador ter sucesso — ou para os gestores avaliarem o progresso de forma justa.

É por isso que a incorporação dos critérios SMART nos objetivos do PIP é considerada uma boa prática. SMART significa Específicos, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e com prazo definido, e este modelo garante que todos os objetivos do plano são claros, concretizáveis e estão alinhados com as necessidades da empresa.

O que significa SMART no contexto de um PIP?

Específicos
Os objetivos devem indicar claramente aquilo que o trabalhador precisa de melhorar. Evite afirmações vagas como “ser mais proativo” e concentre-se antes em comportamentos ou resultados concretos.
Exemplo: Responder a todos os e-mails dos clientes no prazo de um dia útil.

Mensuráveis
O objetivo deve poder ser acompanhado. Inclua métricas ou referências que permitam ao gestor e ao trabalhador avaliar o sucesso.
Exemplo: Aumentar os índices mensais de satisfação dos clientes de 3,2 para, pelo menos, 4,0.

Alcançáveis
Os objetivos devem ser realistas tendo em conta a função, os recursos e o prazo do trabalhador. Objetivos excessivamente ambiciosos podem causar frustração ou conduzir ao insucesso.
Exemplo: Reduzir em 50% os erros de introdução de encomendas nos próximos 30 dias, com o apoio de uma lista de verificação de garantia da qualidade.

Relevantes
Os objetivos devem estar alinhados com as principais responsabilidades do trabalhador e contribuir para objetivos mais amplos da equipa ou da empresa.
Exemplo: Melhorar a exatidão dos relatórios financeiros para apoiar o fecho do trimestre, com menos correções.

Com prazo definido
Todos os objetivos de um PIP devem incluir um prazo claro ou um período de avaliação. Isto cria responsabilização e proporciona a ambas as partes um calendário comum para a melhoria.
Exemplo: Concluir todos os módulos de formação atribuídos até ao final do período de melhoria de 45 dias.

Por que motivo os objetivos SMART melhoram os resultados dos PIP

A utilização de objetivos SMART nos PIP ajuda a criar clareza mútua e reduz a ambiguidade relativamente ao que significa “sucesso”. Também protege a organização, demonstrando que foi dada ao trabalhador uma oportunidade estruturada e justa para melhorar.

Quando os objetivos são vagos ou irrealistas, as conversas sobre o desempenho podem tornar-se subjetivas e conduzir a um desalinhamento. Os objetivos SMART proporcionam uma base neutra e objetiva para o acompanhamento, o feedback e eventuais decisões sobre a situação profissional, caso não se verifique progresso.

Quem é responsável por implementar um PIP?

A responsabilidade principal pela implementação de um Plano de Melhoria do Desempenho (PIP) recai normalmente sobre o gestor direto ou supervisor do trabalhador. 

No entanto, embora o gestor direto desempenhe o papel mais relevante, um esforço colaborativo que envolva os recursos humanos e o trabalhador é crucial para o sucesso do PIP​.

Eis como contribuem as diferentes funções:

Gestor ou supervisor

• Inicia o PIP: O gestor identifica um desempenho fraco e redige o PIP, definindo objetivos específicos, ações, prazos e critérios de sucesso.
• Acompanha o progresso: É responsabilidade do gestor realizar reuniões regulares para acompanhar a melhoria do colaborador, dar feedback e efetuar os ajustes necessários ao plano.
• Presta apoio: O gestor garante que o colaborador tem acesso aos recursos necessários, como formação ou mentoria, para alcançar os objetivos do PIP.
• Avalia os resultados: No final do período do PIP, o gestor avalia se o colaborador alcançou os objetivos.

Recursos Humanos

• Orientação e supervisão: Os Recursos Humanos podem aconselhar sobre a estruturação do PIP, para garantir que este está alinhado com as políticas da empresa e os requisitos legais.
• Documentação: Os Recursos Humanos garantem que o processo do PIP é devidamente documentado, o que é essencial caso sejam necessárias medidas disciplinares adicionais.
• Apoio a gestores e colaboradores: Os Recursos Humanos podem disponibilizar recursos ou formação adicional tanto ao gestor como ao colaborador, para facilitar o PIP.

Colaborador

• Participação ativa: O colaborador é responsável por se envolver no processo do PIP, tomar as medidas necessárias para alcançar os objetivos definidos e comunicar quaisquer dificuldades.

Tipos de plano de melhoria do desempenho

Existem vários tipos de planos de melhoria do desempenho que podem ser utilizados para ajudar a melhorar o desempenho profissional de um colaborador. De um modo geral, estes planos são corretivos/disciplinares ou estão focados no desenvolvimento do colaborador.

Os tipos de planos incluem: 

1. Plano de ação corretiva—este tipo de plano envolve a identificação e a resolução de problemas relacionados com os níveis de desempenho através de formação, orientação e/ou medidas disciplinares.

2. Plano de desenvolvimento—este tipo de plano centra-se em proporcionar aos colaboradores formação alcançável e oportunidades de crescimento relacionadas com as suas funções atuais ou em prepará-los para possíveis funções futuras dentro da organização.

3. Plano de desenvolvimento de carreira—este tipo de plano centra-se em ajudar os colaboradores a desenvolver as competências necessárias para progredirem na carreira que escolheram. 

Dica do autor

Os planos de melhoria do desempenho centrados no desenvolvimento e na carreira não estão normalmente associados a medidas disciplinares. Por isso, tenha cuidado ao chamar-lhes PIP!

 

Socialmente, é difícil para os colaboradores distinguir entre PIPs disciplinares e não disciplinares.

 

Experimente um nome alternativo, como “plano de desenvolvimento” ou “plano de ação para o desempenho de nível seguinte”. Utilizar um nome diferente significa que o colaborador não terá de defender que não se trata de uma medida disciplinar e poderá falar sobre o assunto com maior confiança.

A informação seguinte neste artigo centra-se num PIP relacionado com medidas disciplinares, uma vez que estes são os mais comuns e os mais importantes de executar de acordo com os procedimentos corretos.

Continue a ler aqui se quiser saber mais sobre PIPs disciplinares e relacionados com o desempenho.

Por que motivo colocar alguém num PIP?

Os planos de melhoria do desempenho são normalmente implementados quando alguém não está a cumprir as expectativas profissionais da sua função atual.

Com base na minha experiência pessoal, há alguns motivos para colocar alguém num PIP: 

Desempenho insuficiente

O colaborador não está a desempenhar adequadamente a sua função e as tentativas anteriores para corrigir o comportamento não foram bem-sucedidas. 

Esta pessoa precisa de uma advertência final, com documentação clara e consequências conhecidas, que normalmente incluem o despedimento ou a despromoção. 

Este é um motivo abrangente para um PIP, mas muitas vezes não é apenas uma coisa que está a correr mal quando um colaborador chega ao ponto de necessitar de um PIP. 

Comportamento pouco profissional ou inadequado

Se o colaborador teve um comportamento pouco profissional ou inadequado, pode ser implementado um PIP para o ajudar a compreender e resolver a questão. 

Naturalmente, alguns comportamentos pouco profissionais e inadequados constituem motivo para despedimento imediato. 

Incapacidade para seguir os procedimentos padrão

Se alguém demonstrar consistentemente incapacidade para seguir os procedimentos padrão definidos pela organização, um PIP pode fornecer orientações sobre como esses processos devem ser seguidos corretamente e indicar o que acontecerá se continuarem a não ser cumpridos.

Assiduidade insuficiente/baixa produtividade

Se alguém demonstrar continuamente uma assiduidade insuficiente e/ou estiver a afetar negativamente as operações da empresa devido à baixa produtividade ou estiver a criar mais problemas do que valor para a organização em geral.

Independentemente da causa subjacente, a decisão de colocar alguém num PIP não deve ser tomada de ânimo leve, uma vez que provavelmente alterará a relação entre o funcionário e o gestor, independentemente do resultado do PIP. 

Quando alguém é colocado num PIP, procurará frequentemente um emprego alternativo e poderá deixar a organização antes da conclusão do PIP, especialmente se não considerar que o PIP é razoável ou que é fácil ou realista alcançar o sucesso.

Os PIPs são frequentemente o último passo na gestão do desempenho antes do despedimento de um funcionário com desempenho insuficiente.

Segundo Mark Carey, sócio de um escritório de advocacia especializado em direito laboral, “apenas cerca de 5%-10% dos PIPs resultam na permanência do funcionário” na empresa, pelo que esta ferramenta deve ser utilizada com cuidado!

Um plano de melhoria do desempenho é uma medida disciplinar?

Um PIP não é necessariamente uma medida disciplinar, mas pode ser sentido dessa forma pelos funcionários.

Embora tenha como objetivo apoiar a melhoria, também pode servir como documentação caso sejam necessárias outras medidas disciplinares, como o despedimento, se o desempenho não melhorar.

As organizações veem-no frequentemente como uma última tentativa de ajudar os funcionários a terem sucesso antes de considerarem consequências mais graves. 

No entanto, se não for comunicado de forma adequada, os funcionários poderão interpretá-lo como um precursor de uma ação disciplinar.

Como criar um plano de melhoria do desempenho

Como referi, os PIPs devem ser utilizados com precaução. Para ser eficaz, é necessário elaborar um plano alcançável, alinhado com a função e os objetivos da pessoa/equipa, e garantir que o membro da equipa recebe o apoio adequado ao longo de todo o processo.

Isto pode ser feito através de alguns passos simples e essenciais.

Passo 1: Avaliar se um PIP é adequado

O primeiro passo para criar um PIP é confirmar que é a ferramenta certa para o efeito. Um PIP nunca deve ser uma surpresa.

O membro da equipa já deverá ter recebido feedback e orientação do seu gestor (frequentemente várias vezes) relativamente aos problemas que agora têm de ser abordados num PIP.

Se é um gestor que ainda não discutiu o desempenho com o membro da equipa que pretende colocar num PIP, ainda não é altura de utilizar um PIP.

Se o membro da equipa que está a considerar colocar num PIP é novo na organização, reflita sobre a sua experiência de integração (recebeu formação eficaz? Uma formação adicional resolveria o problema?). 

O primeiro passo para implementar um PIP consiste em conversar primeiro com o membro da equipa sobre o desempenho e as suas expectativas, fazendo sempre um acompanhamento por email para documentar a conversa e confirmar as suas expectativas (os RH agradecer-lhe-ão).

Quando as suas conversas e acompanhamentos tiverem demonstrado ser infrutíferos ao longo do tempo, será então adequado considerar a utilização de um PIP.

Existem algumas exceções a esta regra, mas normalmente estão relacionadas com comportamentos inadequados — reconhecerá esses momentos quando acontecerem, serão óbvios (pela negativa). 

Mantenha o seu representante dos recursos humanos informado ao longo do processo. O seu pedido, enquanto gestor, para colocar um funcionário num PIP também não deve ser uma surpresa para os RH. 

Passo 2: Criar o plano

O primeiro passo formal documentado para colocar alguém num PIP consiste em falar com o seu representante dos RH sobre o desempenho dessa pessoa, as suas tentativas anteriores de fornecer feedback e orientar o funcionário, e a razão pela qual considera que este é o momento certo para colocar o membro da equipa num PIP.

Fornecer feedback construtivo é fundamental para o desenvolvimento dos funcionários. Para garantir que o seu feedback é impactante e motivador, consultar exemplos de frases para avaliações de desempenho pode ajudar a adaptar a sua mensagem para obter resultados positivos

Os RH devem reconhecer o seu pedido e, esperamos, fornecer um modelo de PIP específico para a sua organização e aprovado pelos advogados da empresa especializados em relações laborais. 

Não redija nem entregue um PIP sem o envolvimento do representante dos RH da sua empresa. Se for feito incorretamente e o funcionário sofrer algum prejuízo, poderá ser pessoalmente responsabilizado. Consulte o representante dos RH da sua empresa e/ou o consultor jurídico interno.

Se tiver a sorte de receber um modelo do seu representante de RH, comece por aí e não utilize modelos alternativos — alinhe sempre com a sua organização. Se não houver nenhum disponível, pode descarregar o modelo no final do artigo.

Analise o modelo com o seu representante de RH e certifique-se de que compreende o que se espera que seja documentado em cada área do modelo. De seguida, normalmente caberá a si, enquanto gestor, criar o plano documentado no modelo.

Os modelos de PIP incluem normalmente as seguintes secções, que exigirão todas a sua contribuição enquanto gestor: 

• Áreas de preocupação—o que não está a funcionar? O que aconteceu? Utilize métricas e dados, se possível.
• Observações, conversas anteriores e aconselhamento—o que observou e fez relativamente à situação até ao momento.
• Expectativas ou objetivos de desempenho—o que é esperado relativamente às áreas de preocupação e à função, por exemplo, métricas, comportamentos, resultados, entrega de projetos, entre outros (seja específico).
• Alterações recomendadas—o que espera que o trabalhador altere para cumprir as expectativas definidas no plano e na função.
• Recursos—o que está à disposição do trabalhador para cumprir as expectativas do plano e da função.
• Apoio da gestão—o que o gestor fará para apoiar o trabalhador no seu plano de melhoria.
• Pontos de verificação do progresso—quando falarão o gestor e o trabalhador especificamente sobre o PIP no futuro? Como será monitorizado o progresso do trabalhador?
• Calendário e marcos—qual é a duração do PIP e quando terminará? 30, 60 ou 90 dias são períodos normais. Prefiro 60 dias, pois é tempo suficiente para observar uma mudança, mas curto o bastante para não parecer que se prolongará indefinidamente. 
• Expectativas e consequências durante o período do PIP—durante o período do PIP, quais são as expectativas de conduta e as consequências? Sofrem alterações? Enumere as consequências (frequentemente até, e incluindo, a cessação do contrato).
• Reconhecimento—faça sempre com que o trabalhador, o gestor e o representante de RH assinem o documento depois de este ser entregue ao trabalhador. O documento não é considerado concluído nem entregue até que sejam obtidas as assinaturas. 

Ao criar um PIP, reveja a descrição da função do trabalhador com desempenho insuficiente e certifique-se de que aquilo que lhe está a pedir para fazer está claramente descrito e de que este teve tempo suficiente na função para aprender a ter sucesso. 

Utilizará a descrição da função no próprio PIP, por isso mantenha-a à mão!

Considere em que medida o trabalhador está, ou não, a cumprir as expectativas de desempenho e reflita para determinar se consegue identificar as causas principais do problema. 

Esteja preparado para descrever as áreas específicas do seu esforço e os comportamentos que contribuem positivamente para um desempenho eficaz, bem como aqueles que não contribuem. 

Reveja a sua avaliação de desempenho mais recente e procure exemplos específicos em que tenha anteriormente fornecido feedback, orientação ou aconselhamento sobre os problemas que o levaram a elaborar um PIP. Considere se a falta de desempenho profissional do trabalhador é mensurável e, em caso afirmativo, certifique-se de que este conhece a medição do desempenho.

Os trabalhadores com dificuldades têm frequentemente consciência do seu desempenho insuficiente, especialmente quando o seu gestor lhes tem dado feedback ao longo do tempo. 

Uma comunicação clara sobre as expectativas é essencial para garantir que um PIP não constitui uma surpresa e que os trabalhadores podem colaborar com os gestores para facilitar um plano de melhoria do desempenho eficaz. 

Se um trabalhador for surpreendido ou disser que se sentiu apanhado de surpresa por um PIP, encare isso como um sinal de alerta e fale imediatamente com o seu representante de RH. 

Depois de rever cuidadosamente todos estes elementos, documente o PIP por escrito. Pode experimentar o nosso modelo de PIP como ponto de partida, mas, naturalmente, reveja-o sempre com o seu representante de RH e/ou o consultor jurídico da empresa. 

Passo 3: Explique o plano ao trabalhador

Depois de elaborar o PIP, reveja-o com o seu representante de RH, faça as alterações ou clarificações necessárias e discuta como irá trabalhar com o representante de RH para apresentar o PIP ao trabalhador presencialmente ou através de uma videochamada.

Na minha opinião pessoal, é preferível que o gestor e o autor do PIP o apresentem ao trabalhador com o apoio e a presença de RH durante toda a conversa.

É importante que RH esteja presente durante esta conversa como testemunha e para transmitir ao trabalhador que se trata de um assunto sério, com consequências reais.

Muitas vezes, a simples presença de RH numa conversa sobre desempenho ajudará o trabalhador a despertar e a perceber que aquilo que está a fazer não está a resultar e que tem de mudar. 

Poderá ouvir um trabalhador dizer: “Vou ser despedido?” assim que vir RH na sala.

Se isso acontecer, responda calmamente: “Não, estamos aqui para falar sobre o seu desempenho e implementar um plano de melhoria do desempenho.” Respostas simples, claras e factuais serão suas aliadas à medida que avança na conversa.

Ao iniciar a conversa, enquadre a discussão e analise cada elemento do documento que preparou antecipadamente (apresente uma cópia impressa a todas as pessoas presentes presencialmente e/ou partilhe o ecrã se se tratar de uma videochamada). Siga o documento tanto quanto possível. Se estiver bem preparado, pode quase lê-lo linha a linha. 

Ao seguir o documento, garante que tudo aquilo de que fala fica documentado e que o funcionário pode consultá-lo mais tarde, à medida que se recorda da conversa e tenta processar o que aconteceu (muitas vezes, tudo se transforma numa confusão ou num período difícil de recordar devido à resposta natural do corpo a uma ameaça ou choque, por isso, siga o guião!).

Ao concluir a conversa de entrega do PIP, certifique-se de que o funcionário compreende que receberá uma cópia do documento apresentado e que terá de assinar o documento para confirmar que:

1. O recebeu
2. Este foi discutido com ele
3. Compreende o conteúdo e a ação corretiva necessária, bem como as potenciais consequências do incumprimento.

Defina uma data-limite para a assinatura, normalmente inferior a 3 dias. 

Poderá também considerar enviá-lo para casa ou desligá-lo do trabalho durante o resto do dia após a entrega de um PIP, uma vez que este pode ser um processo bastante emotivo. 

Passo 4: Acompanhar o progresso

Depois de entregar o PIP, é certo que as coisas parecerão um pouco estranhas—talvez até tensas.

Enquanto responsável pelo funcionário, está empenhado no seu desempenho e melhoria. Transmita isto ao funcionário e tente recuperar uma mentalidade positiva e orientada para o crescimento.

Os planos mais bem-sucedidos que experienciei foram aqueles em que o funcionário procurou ajuda junto de colegas próximos ou mentores para alcançar o seu PIP.

Durante toda a duração do PIP, os pontos de situação regulares entre o responsável e o funcionário, e entre o responsável e o representante de RH, são elementos essenciais para facilitar um processo eficaz de gestão do desempenho. 

Seja ativo na medição e no acompanhamento do progresso. Enquanto responsável, este não é o momento de ficar de braços cruzados para ver se o funcionário consegue mudar; é obrigado a participar no seu crescimento.

Lembre-se dos recursos e do apoio do responsável documentados no plano; é sua responsabilidade garantir que cumpre a sua parte do acordo (e sim, podem existir consequências legais por não o fazer). 

Sugiro que se comprometa a rever diretamente a documentação do PIP com o funcionário a cada 2 semanas, para além das reuniões individuais semanais que (esperemos) já realiza.

Isto permite que algumas conversas incluam diretamente o PIP e que outras não o façam. 

Crie uma cadência que mantenha o funcionário envolvido e a pensar no seu crescimento, sem usar o documento do PIP como uma ameaça em todas as interações durante a sua duração. Se o seu documento incluir uma confirmação específica das ações de acompanhamento, certifique-se de que estas são devidamente documentadas.

À medida que acompanha o progresso, se as coisas não estiverem a mudar ou se observar uma mudança negativa no funcionário, assinale-o. Pergunte ao funcionário como sente que está a progredir em direção aos objetivos do PIP.

Tenha conversas honestas sobre a evolução do processo—isto será útil à medida que se aproxima do fim, especialmente se forem necessárias consequências.

Em alguns casos, poderá deparar-se com uma situação inesperada em que o funcionário afirma simplesmente que não quer cumprir o PIP ou continuar na função.

Se isto acontecer, altere ligeiramente o tom da conversa para que seja mais consultivo e reconheça que o funcionário está abrangido por um PIP com uma data de fim.

Se os objetivos de desempenho não forem cumpridos até à data de fim, o funcionário sofrerá consequências que podem incluir a cessação do contrato de trabalho.

Em seguida, informe o seu representante de RH sobre esta ligeira alteração dos acontecimentos e consulte-o sobre o que será melhor fazer a seguir.

Ao seguir esta linha de ação, continua a gerir o desempenho e dispõe de fundamentos para afastar o funcionário no final do PIP, mas talvez exista um caminho melhor, dentro ou fora da organização—trabalhe em conjunto com os RH, que poderão ajudar.

Passo 5: Avaliar as opções

À medida que se aproxima do final do período do PIP, tanto o responsável como o funcionário deverão ter uma compreensão clara sobre se as expectativas e os objetivos do PIP serão ou não cumpridos. 

Se o funcionário tiver cumprido os objetivos:
Celebre a conquista. Reconheça o esforço necessário para melhorar e reintegre o funcionário no seu processo regular de gestão do desempenho. O reconhecimento—seja através de uma conversa individual, de um reconhecimento por escrito ou do planeamento dos próximos passos—ajuda a reforçar o progresso positivo e a elevar o moral.

Se tiver havido progresso, mas os objetivos não tiverem sido totalmente cumpridos:
Poderá considerar prolongar o PIP se existir um caminho claro a seguir. Ajuste os prazos ou as expectativas em conformidade e documente a decisão com a participação dos RH.

Se os objetivos não foram alcançados:
Reúna-se com os RH para rever todo o processo, incluindo o feedback fornecido e o acompanhamento realizado. Se a decisão for cessar o vínculo laboral, siga os procedimentos de cessação e de saída da sua organização. Isto deve incluir uma conversa final com os RH, o responsável e o colaborador, e deve ser tratado com cuidado e supervisão jurídica.

Independentemente do resultado, documente sempre a conclusão do PIP e mantenha uma comunicação clara e respeitosa ao longo de todo o processo. O objetivo não é apenas gerir o desempenho, mas também apoiar um processo justo e transparente, alinhado com os valores da sua empresa.

Dicas para um PIP bem-sucedido

Reconheço que incluí muita informação acima, por isso apresento aqui um resumo das dicas para um PIP bem-sucedido:

1. Defina objetivos claros

• Defina objetivos específicos e alcançáveis, com métricas de desempenho claras. Certifique-se de que os objetivos são mensuráveis e têm um prazo definido, para avaliar o progresso com rigor.

2. Colabore com o colaborador

• Envolva o colaborador na criação do PIP, para garantir que compreende as expectativas e se sente empenhado no processo. Recolha a sua opinião sobre o apoio de que poderá necessitar para ter sucesso.

3. Forneça feedback regular

• Agende reuniões frequentes para discutir o progresso, os desafios e os ajustes necessários. O feedback contínuo ajuda a manter o colaborador no caminho certo e proporciona uma oportunidade para resolver os problemas à medida que surgem.

4. Disponibilize recursos e apoio

• Identifique a formação, a orientação ou outros recursos necessários para ajudar o colaborador a melhorar. Disponibilize as ferramentas e orientações necessárias para apoiar o seu desenvolvimento.

5. Documente tudo

• Mantenha um registo detalhado do processo do PIP, incluindo reuniões, feedback e atualizações sobre o progresso. Isto é importante para ajudar a proteger a organização e o colaborador, garantindo a transparência.

6. Privilegie o reforço positivo

• Reconheça as melhorias e celebre as pequenas conquistas ao longo do caminho. O reforço positivo pode aumentar a motivação e incentivar a continuidade do progresso.

7. Defina prazos realistas

• Estabeleça um período que dê ao colaborador tempo suficiente para demonstrar melhorias. Seja flexível, se necessário, mas garanta que existe uma data final clara para avaliar o sucesso.

8. Mantenha-se objetivo e solidário

• Aborde o PIP com uma atitude construtiva, centrando-se no crescimento e não na punição. Seja empático e evite fazer com que o colaborador sinta que está a ser destacado negativamente.

9. Prepare-se para diferentes resultados

• Embora o objetivo seja melhorar, esteja preparado para tomar as medidas adequadas caso o colaborador não cumpra os objetivos do PIP, seja prolongando o PIP, procedendo à reafetação ou cessando o vínculo laboral.

Exemplos de planos de melhoria do desempenho

Exemplo 1: Desempenho de vendas

Problema: O colaborador não atingiu os seus objetivos de vendas nos últimos três meses.

Objetivos:

• Aumentar as vendas mensais em 20% no prazo de três meses.
• Conquistar, no mínimo, 10 novos clientes por mês.

Ações:

• Frequentar um curso de formação em vendas, centrado nas competências de negociação, durante o primeiro mês.
• Agendar reuniões individuais semanais com o responsável de vendas para discutir estratégias e progresso.
• Fazer, no mínimo, 30 chamadas efetuadas por dia para potenciais clientes.

Prazo: Três meses

Critérios de sucesso:

• Os objetivos de vendas são atingidos ou superados durante dois meses consecutivos.
• A conquista de novos clientes atinge o objetivo de 10 por mês.

Exemplo 2: Qualidade do atendimento ao cliente

Problema: O funcionário recebeu várias reclamações sobre a má qualidade do atendimento ao cliente.

Objetivos:

• Reduzir para zero as reclamações dos clientes nos próximos 60 dias.
• Alcançar uma avaliação de satisfação dos clientes igual ou superior a 4,5/5.

Ações:

• Concluir um curso de formação em atendimento ao cliente nos próximos 30 dias.
• Acompanhar um representante de atendimento ao cliente com elevado desempenho durante três dias.
• Implementar o feedback recebido nas revisões semanais de garantia da qualidade.

Prazo: 60 dias

Critérios de sucesso:

• Nenhuma reclamação de clientes durante o período de 60 dias.
• Uma pontuação de satisfação dos clientes igual ou superior a 4,5 nos inquéritos realizados após as chamadas.

Exemplo 3: Desempenho na gestão de projetos

Problema: O funcionário falha consistentemente os prazos dos projetos.

Objetivos:

• Cumprir 100% dos prazos dos próximos três projetos.
• Melhorar as competências de planeamento de projetos para identificar riscos e reduzir atrasos.

Ações:

• Participar num workshop de gestão do tempo e planeamento de projetos.
• Utilizar uma ferramenta de gestão de projetos para acompanhar tarefas e prazos, com atualizações semanais ao supervisor.
• Desenvolver um plano de avaliação de riscos para os próximos projetos.

Prazo: Três meses

Critérios de sucesso:

• Cumprimento de todos os prazos dos projetos especificados.
• Capacidade demonstrada para antecipar e resolver potenciais riscos dos projetos.

Exemplo 4: Assiduidade e pontualidade

Problema: O funcionário apresenta um padrão de chegar atrasado ou faltar ao trabalho.

Objetivos:

• Chegar a horas a todos os turnos agendados nos próximos 90 dias.
• Comunicar antecipadamente quaisquer ausências planeadas.

Ações:

• Definir lembretes diários para se preparar para o dia de trabalho.
• Apresentar um relatório semanal com o registo dos horários de chegada.
• Participar num workshop de gestão do tempo.

Prazo: 90 dias

Critérios de sucesso:

• 100% de assiduidade pontual durante o período de 90 dias.
• Nenhuma ausência não planeada sem aprovação prévia.

Considerações legais & éticas ao desenvolver um plano de melhoria do desempenho

A gestão de planos de melhoria do desempenho dos funcionários pode ser uma tarefa complexa e intimidante, tanto para os gestores como para os funcionários.

É importante garantir que todas as partes envolvidas estão devidamente informadas sobre as expectativas, os objetivos e os direitos inerentes ao processo do PIP, de modo a assegurar a sua implementação e conclusão bem-sucedidas.

Ao desenvolver um plano de melhoria do desempenho, é importante ter em conta alguns detalhes essenciais, tais como:

1. Classes protegidas—garanta que todos os membros da equipa são tratados de forma justa e respeitosa, independentemente da raça, género, etnia ou de qualquer outra classe protegida.
2. Legislação do país—cumpra a legislação laboral aplicável no seu país ao criar e implementar PIPs. Consulte o seu representante de RH e/ou o consultor jurídico da empresa. 
3. Discriminação e assédio—garanta que os PIPs não conduzem à discriminação ou ao assédio de quaisquer colaboradores com base nas suas classes protegidas.
4. Devido processo—proporcione aos membros da equipa o devido processo adequado ao estabelecer e avaliar o progresso em relação aos objetivos de um PIP.
5. Documentação escrita—documente todas as fases do processo por escrito para garantir que não existem mal-entendidos entre as partes envolvidas na implementação de um PIP.
6. Especificidade—descreva detalhadamente todas as expectativas, objetivos e etapas de ação, evitando ambiguidades.
7. Justiça e consistência—garanta que as expectativas e os objetivos são aplicados de forma justa a todos os membros da equipa e monitorizados de forma consistente em cada departamento ou equipa.
8. Direito de recurso—dê aos colaboradores o direito de recorrer caso discordem de quaisquer decisões tomadas relativamente aos seus PIPs.
9. Adaptabilidade—permita flexibilidade nos PIPs para acomodar alterações de horário ou circunstâncias imprevistas que possam surgir durante o plano de melhoria do desempenho de um colaborador.
10. Contributos e feedback dos colaboradores—solicite feedback aos colaboradores durante o processo de implementação do seu PIP, bem como após a sua conclusão, para garantir que foi eficaz e alcançou os resultados pretendidos.

Ao elaborar um plano de melhoria do desempenho, também é essencial utilizar ferramentas para melhorar a recolha de dados. Ferramentas como software de gestão do desempenho e software de controlo de tempos e assiduidade podem ajudá-lo a gerir, analisar e melhorar a assiduidade e o desempenho profissional geral dos seus colaboradores.

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Utilize o nosso modelo de plano de melhoria do desempenho quando começar a pensar num PIP. Lembre-se: não utilize este modelo sem consultar o seu representante de RH ou o consultor jurídico da empresa. 

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