A integração é uma etapa vital, mas frequentemente negligenciada, do ciclo de vida dos colaboradores e, demasiadas vezes, não são disponibilizados aos novos colaboradores e gestores o apoio de que necessitam para serem eficazes nas suas novas funções.
Considerando o papel vital que os gestores desempenham numa organização, garantir que os gestores recém-contratados têm uma integração adequada é uma decisão óbvia.
Neste artigo, partilharei boas práticas para integrar com sucesso novos gestores em todos os níveis da sua organização.
O que é a integração de gestores e por que razão é importante?
A integração de gestores é um processo estruturado que ajuda os gestores recentemente contratados ou promovidos a tornarem-se eficazes nas suas novas funções.
Este processo inclui disponibilizar-lhes as ferramentas, os recursos, as informações e o apoio necessários para compreenderem a sua função e responsabilidades, conhecerem a cultura da empresa e liderarem eficazmente os membros da sua equipa rumo ao sucesso.
A experiência de integração de gestores vai além da orientação geral dos colaboradores e centra-se especificamente nos desafios e nas expectativas únicos associados a uma função de liderança.
Todos os novos colaboradores devem participar num processo de integração de colaboradores formal, e é ainda mais importante que os novos gestores disponham de um roteiro de integração sólido.
Um plano de integração formal garante que os novos gestores recebem as informações, a formação e os recursos necessários para se inteirarem rapidamente das suas funções.
O que incluir na integração de gestores
Há determinados elementos que devem ser abrangidos ao integrar qualquer novo colaborador na sua organização, independentemente da sua senioridade. Estes incluem:
- Uma visão geral do propósito, da missão e dos valores fundamentais da organização,
- Uma explicação da estrutura da empresa (incluindo um organograma),
- Apresentações aos colegas relevantes de toda a empresa,
- Formação sobre as principais ferramentas e processos que irão utilizar,
- Informações sobre os objetivos, as estratégias e os planos estratégicos da empresa,
- E sobre a forma como a sua função contribui para o sucesso global da organização.
A partir daqui, a experiência será diferente consoante a função e a senioridade. Isto significa que os gestores em diferentes níveis da sua organização terão necessidades diferentes nos seus planos de integração.
Para criar um plano de integração bem-sucedido para gestores, comece pelo modelo de integração de novos colaboradores que utiliza para todas as suas novas contratações e, em seguida, adapte-o a cada indivíduo.
Nas secções abaixo, apresentei os diferentes detalhes nos quais deve concentrar-se ao integrar novos gestores com diferentes níveis de senioridade na sua empresa.
Integração de líderes de equipa e gestores juniores
Os líderes de equipa e os gestores juniores são os líderes novatos da sua organização. Embora possuam as competências técnicas, poderão não ter as competências de liderança e de gestão de pessoas necessárias para a sua nova função.
É por isso que o plano de integração para gestores menos experientes deve incluir reuniões de acompanhamento e sessões de feedback agendadas com gestores mais seniores, para que possam familiarizar-se com o processo de fornecer feedback construtivo, orientação e mentoria. Este apoio contínuo será vital para os ajudar a melhorar e a crescer na sua nova função.
Deve também incluir formação formal e oportunidades de aprendizagem para desenvolver e reforçar as suas competências de liderança e de relacionamento com as pessoas, quer se trate de algo desenvolvido internamente ou de um curso para novos gestores disponibilizado por outra entidade. (A vantagem da formação interna para gestores é que pode ser adaptada às necessidades específicas de cada novo gestor).
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Integração de gestores seniores
Os gestores seniores e os responsáveis de departamento têm provavelmente alguns anos de experiência de gestão, pelo que o seu plano de integração pode centrar-se mais no desenvolvimento da equipa.
Para além dos elementos mencionados acima, um plano de integração para gestores seniores deve proporcionar clareza relativamente às expectativas de desempenho, aos objetivos e aos principais indicadores de desempenho (KPIs), não apenas para a sua função, mas para todo o departamento.
Explique o processo de gestão do desempenho da sua organização, incluindo as avaliações de desempenho e os mecanismos de feedback, e esclareça como o feedback é dado e recebido diariamente dentro da organização, em comparação com o calendário formal da avaliação anual de desempenho.
Integração de diretores e executivos
Os diretores e executivos desempenham um papel significativo na definição e no reforço da cultura da empresa. Por este motivo, o seu processo de integração deve incluir uma análise aprofundada da cultura, para os ajudar a compreender e a incorporar os valores e a missão da organização.
Os diretores e executivos também precisam de uma compreensão abrangente das iniciativas empresariais, das partes interessadas, das métricas e das metas, incluindo aquelas pelas quais serão responsabilizados.
Boas práticas para a integração de gestores
Para ajudar a sua equipa de recursos humanos a criar uma experiência positiva para os seus novos colaboradores, resumi algumas boas práticas que podem ter um grande impacto.
Criar um plano de integração
É consensual que uma pessoa demora cerca de 90 dias a começar a desempenhar adequadamente a sua nova função, e este período pode ser ainda mais longo no caso de cargos mais seniores.
Um plano de integração de 30-60-90 dias é um formato útil para ajudar a calendarizar as tarefas de integração, definir marcos e aumentar gradualmente as responsabilidades.
O plano deve incluir elementos padronizados, como prazos para tarefas como a inscrição em benefícios e as tarefas que todos os novos colaboradores têm de concluir (hum... formação em conformidade!), proporcionando simultaneamente uma estrutura que possa ser personalizada de acordo com o novo colaborador.
A utilização de software especializado de integração também pode ajudar a otimizar os processos de integração, facilitando a criação de programas de integração personalizados e o acompanhamento do progresso.
Disponibilizar recursos antecipadamente
Para ajudar os gestores a começarem com o pé direito, é útil disponibilizar-lhes recursos escritos, como manuais do colaborador, antes do seu primeiro dia. Se possível, dê-lhes acesso à intranet da sua empresa para também ajudar os novos gestores a compreenderem a cultura, os valores e a missão da empresa antes do primeiro dia.
Estes recursos podem ser facilmente distribuídos num pacote de orientação com informações sobre benefícios e políticas da empresa, de preferência num formato digital para simplificar o processo de preparação e tornar o pacote adequado para trabalho remoto e acessível a todos. (Leia este artigo a seguir para conhecer outras dicas de integração adequadas ao trabalho remoto!)
A minha empresa envia um kit de boas-vindas que inclui artigos com a marca da empresa, como um caderno e uma garrafa de água, juntamente com um código QR que os encaminha para o portal dos novos colaboradores, onde estas informações são facilmente consultáveis.
Outro recurso a disponibilizar antecipadamente são informações sobre o setor, especialmente se o novo gestor tiver experiência num setor diferente. Estas podem incluir redes e publicações específicas do setor com as quais deverá familiarizar-se.
Criar ligações com a equipa desde o início
Apresentar um novo gestor à sua equipa antes da data oficial de início pode ajudar a promover a confiança, reduzir a ansiedade do primeiro dia e abrir caminho para uma transição tranquila. Também dá ao novo gestor a oportunidade de criar uma primeira impressão positiva antes de assumir oficialmente a função.
Comece por fornecer ao gestor que vai integrar a equipa informações essenciais sobre os seus novos membros, como as funções, as principais responsabilidades e quaisquer realizações ou projetos relevantes. Isto ajudará o gestor a obter uma compreensão mais clara da dinâmica da equipa e a preparar-se para interações significativas presenciais.
Além disso, incentive o novo gestor a contactar e a estabelecer ligação com os membros da sua equipa em plataformas como o LinkedIn. Esta pequena ação não só começa a criar uma relação, como também proporciona ao gestor uma oportunidade de se familiarizar com o percurso profissional e os interesses de cada membro da equipa.
Também recomendo agendar breves apresentações virtuais ou sessões informais de convívio antes do primeiro dia, se possível. Se não for possível agendá-las antecipadamente, estas sessões podem passar a fazer parte da sua lista de verificação de integração, devendo ser agendadas pelo próprio gestor durante a primeira semana.
Estas primeiras sessões de convívio devem ser uma oportunidade informal para os membros da equipa darem as boas-vindas ao gestor, partilharem informações sobre a sua cultura de trabalho e estabelecerem uma ligação inicial, ajudando todos a sentirem-se mais confortáveis com a transição.
Definir expectativas claras
As expectativas para os novos gestores devem ser claras desde o início e, sobretudo, devem ser mensuráveis e alcançáveis.
Partilhe os objetivos e as iniciativas estratégicas atuais e futuras da empresa e explique de que forma a função do gestor e a sua equipa estão alinhadas com esses objetivos.
O modelo de definição de objetivos SMART é o meu método preferido para definir objetivos, uma vez que exige um pensamento crítico na definição de objetivos realistas e alcançáveis.
Durante a primeira semana, o novo gestor e a sua equipa de liderança devem trabalhar em conjunto para desenvolver objetivos de curto e de longo prazo.
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Disponibilizar apoio contínuo
Os gestores, especialmente os que estão a começar, precisam de apoio contínuo, e pode ajudar a garanti-lo associando-os a um mentor que já tenha desempenhado anteriormente a função de novo gestor. Esta mentoria pode proporcionar informações valiosas ao novo gestor de uma forma colaborativa.
Outra forma de prestar apoio contínuo é apresentar os novos gestores uns aos outros, para que possam formar uma comunidade. Ter este apoio pode ajudar os novos gestores a sentirem-se bem-vindos, apoiados e envolvidos.
Author's Tip
Utilize métricas como o tempo até à produtividade e os inquéritos de integração para medir o sucesso da experiência de integração e obter feedback para a melhorar para futuras contratações.
Conheça a fundo a cultura
Disponibilize um organograma que explique as linhas de reporte, as hierarquias e as relações entre departamentos. Isto ajudará o novo gestor a compreender de que forma a sua função se enquadra no contexto mais amplo.
Informe o novo gestor sobre quaisquer eventos regulares da empresa, tradições ou encontros sociais, de modo a incentivar a união da equipa, a integração na cultura e o sentimento de pertença.
Por exemplo, a minha empresa celebra o Halloween com um concurso de disfarces, um concurso de decoração de abóboras e uma festa à tarde. Os colaboradores são incentivados a decorar o seu espaço de trabalho durante o mês de outubro e a vestirem-se a rigor para a festa de Halloween.
Esta celebração tem um elevado nível de envolvimento dos colaboradores e foi o aspeto mais surpreendente que descobri sobre a minha empresa.
Conclusão
A integração dos gestores tem um impacto direto no sucesso de uma organização, ao dotar os novos líderes das competências, conhecimentos e recursos de que necessitam para liderar eficazmente as suas equipas, impulsionar o desempenho e contribuir para os objetivos gerais da empresa.
Lembre-se de que um programa de integração eficaz deve ser adaptado às necessidades específicas do novo gestor e à cultura organizacional.
Existe uma variedade de ferramentas que podem ajudá-lo a fazê-lo, bem como cursos de integração que pode frequentar para continuar a desenvolver as suas competências.
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