Uma primeira impressão positiva é crucial para preparar o terreno para um percurso profissional bem-sucedido.
Este artigo orienta-o na criação de um programa de orientação de colaboradores impactante, que deixará os novos colaboradores impressionados e preparados para alcançar o sucesso.
Vamos explicar o que é a orientação, por que motivo é importante e quais são as 10 principais atividades que o seu programa de orientação de novos colaboradores deve incluir, com alguns bónus para trabalhadores remotos.
Vamos começar.
O que é a orientação de colaboradores?
A orientação de colaboradores é o processo de apresentar os novos colaboradores à missão, cultura e estrutura da empresa, explicando simultaneamente as funções e expectativas associadas ao seu cargo.
O processo inclui uma análise da missão e dos valores da organização, das políticas da empresa, dos benefícios, das apresentações e das ferramentas que irão utilizar.
Um programa eficaz de orientação de colaboradores:
- Familiariza os novos membros da equipa com as políticas e expectativas da empresa
- Ajuda-os a concluir a documentação necessária para a contratação
- Responde a quaisquer perguntas ou preocupações que possam ter antes de transitarem para a sua nova função
- Proporciona a oportunidade de conhecer pessoas, socializar e começar a criar relações.
Isto contribui para uma excelente experiência geral de integração, ajuda os novos colaboradores a adaptarem-se mais rapidamente e reduz a rotatividade.
Muitos elementos podem ser uniformizados, como uma apresentação introdutória obrigatória e a leitura do manual do colaborador; no entanto, é natural que a experiência varie ligeiramente de pessoa para pessoa.
Integração vs. orientação de novos colaboradores
A principal diferença entre a integração e a orientação de novos colaboradores reside no âmbito e na duração:
- A orientação de novos colaboradores é um evento único, centrado na apresentação da empresa aos novos colaboradores e que abrange aspetos básicos, como políticas, benefícios e uma visão geral da sua função.
- A integração é um processo mais longo, que se prolonga por semanas ou meses, concebido para integrar plenamente os colaboradores na organização, ajudando-os a criar relações, desenvolver competências e alcançar uma produtividade sustentável a longo prazo.
Em suma, a orientação é uma parte do processo de integração, que é mais amplo e abrangente.
| Orientação | Integração |
| 1 semana | 90+ dias |
| Algumas atividades selecionadas, centradas na socialização | Todo o âmbito das atividades de integração |
Orientação vs. integração.
Benefícios de uma boa orientação de colaboradores
Imagine que passou pelo processo de pré-integração e que é o seu primeiro dia num novo emprego. Mas a sua primeira semana parece desorganizada e pouco acolhedora. Não é uma grande primeira impressão, pois não?
Um bom programa de orientação resultará em:
Maior envolvimento e satisfação dos colaboradores
Um bom programa de orientação pode aumentar significativamente o envolvimento dos novos colaboradores e a satisfação profissional, fazendo-os sentir-se valorizados, apoiados e parte da equipa.
Produtividade mais rápida
Uma orientação eficaz ajuda os novos colaboradores a compreender melhor as suas funções e responsabilidades, conduzindo a uma adaptação mais rápida e eficiente à produtividade.
Ficarão com uma ideia clara do que se espera deles, de como se integram na estrutura mais ampla da organização, de a quem podem recorrer para obter apoio e das ferramentas que irão utilizar.
Redução da rotatividade
Um relatório da Job Seeker Nation concluiu que 30% das pessoas abandonam o emprego durante os primeiros 90 dias.
A orientação ajuda uma pessoa a compreender a sua função e a sentir-se apoiada, o que geralmente significa que terá menos probabilidades de sair. Isto reduz os custos e as perturbações associados a uma elevada rotatividade de colaboradores.
Uma cultura mais sólida
Como referido, os programas de orientação apresentam aos novos colaboradores a cultura, os valores e as normas da empresa.
Isto ajuda-os a assimilar-se mais rapidamente e a alinhar o seu comportamento com as expectativas da empresa, promovendo, de um modo geral, uma cultura de trabalho mais coesa.
Conclusão da formação em conformidade e segurança
A orientação é uma oportunidade para educar os novos colaboradores sobre questões de conformidade, políticas da empresa e protocolos de segurança, reduzindo o risco de incidentes no local de trabalho e de problemas legais.
Boas práticas de orientação para novos colaboradores
Defina um objetivo claro
Defina claramente a experiência que pretende proporcionar a um novo colaborador no primeiro dia e durante a primeira semana, bem como o foco a dar (por exemplo, pessoas, produtos, cultura, etc.).
Minimize as surpresas
Informe antecipadamente os novos colaboradores sobre como serão o primeiro dia e a primeira semana, desde qual é (ou não!) o código de vestuário até ao que precisam de trazer. Isto ajuda a aliviar as fontes de stress que um novo colaborador pode sentir antes do primeiro dia.
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Prepare-se com antecedência
Crie uma lista de verificação para novos colaboradores, agende previamente reuniões e sessões de formação, prepare o posto de trabalho e prepare os restantes membros da equipa para ajudarem.
A implementação de uma estrutura garantirá que todos conhecem o seu papel e que nada de importante é esquecido.
Pode utilizar o nosso modelo de lista de verificação para a integração de colaboradores para começar.
Crie um ambiente acolhedor
Criar uma receção calorosa e personalizada, que reflita a sua cultura, ajudará os novos colaboradores a sentirem-se valorizados.
Pequenos gestos, como um kit de boas-vindas ou a preparação personalizada da secretária, podem deixar uma impressão positiva duradoura.
Dê prioridade à cultura
A orientação é uma oportunidade perfeita para integrar os novos colaboradores na cultura da empresa.
Partilhe a missão, a visão e os valores da organização e utilize histórias ou exemplos reais que reflitam estes princípios na prática.
Isto ajuda os colaboradores a estabelecer uma ligação emocional com o propósito da empresa.
Equilibre o fluxo de informação
Evite sobrecarregar os novos colaboradores com informação excessiva no primeiro dia. Divida o conteúdo em sessões fáceis de gerir e utilize formatos envolventes, como vídeos, simulações ou debates interativos, para manter a experiência dinâmica e impactante.
Defina um ritmo razoável e disponibilize várias pausas e tempo livre.
Tenha paciência
Tenha em conta que o seu novo membro da equipa irá, quase certamente, cometer erros, esquecer partes do seu programa de orientação e saltar um ou dois passos enquanto se familiariza com as suas funções.
Clarifique as expectativas
Ajude os novos colaboradores a começar com o pé direito, definindo claramente as expectativas relativas às suas funções e os objetivos iniciais. Explique-lhes as principais ferramentas, fluxos de trabalho e processos essenciais às suas funções, garantindo que dispõem da clareza e dos recursos necessários para ter sucesso.
Promova a ligação
Crie oportunidades para que os novos colaboradores desenvolvam relações dentro da organização. Agende apresentações à equipa, reuniões individuais com os responsáveis ou encontros informais, como conversas durante um café, para os ajudar a sentirem-se integrados e apoiados desde o primeiro dia.
Tire partido da tecnologia
Ferramentas como software de sistemas de informação de recursos humanos, sistemas de gestão da aprendizagem, software de formação e ferramentas de integração fornecem soluções automatizadas e integradas para ajudar a gerir a multiplicidade de tarefas de orientação.
Recolha feedback
O feedback é fundamental para melhorar o processo de orientação. Fale com os novos colaboradores para compreender a sua experiência e utilize as suas opiniões para aperfeiçoar e melhorar o seu programa de orientação para futuros colaboradores.
Além de recolher feedback presencialmente, os inquéritos de integração são úteis para recolher opiniões sobre a orientação e a integração em geral.
Quais são as 10 principais atividades de orientação para novos colaboradores?
Os tipos de atividades de orientação para colaboradores variam de organização para organização. Dependem, em grande medida, das políticas e dos processos existentes e do tempo disponível para dedicar à orientação.
Se trabalha numa pequena empresa ou numa startup, onde o tempo é limitado e existem poucas regras e procedimentos formais, o seu programa de orientação pode consistir apenas num dia de apresentação aos novos membros da equipa e de preparação do seu ambiente de trabalho.
Se trabalha numa organização mais consolidada, é provável que envolva um maior número de atividades de orientação.
Author's Tip
A pandemia global de COVID-19 teve um impacto significativo na forma como as atividades de orientação são realizadas, por isso considere se e como podem ser feitas remotamente quando a orientação presencial não for possível (apresentámos algumas sugestões ao longo do artigo).
- Reunir individualmente com o responsável direto
- Estabelecer contacto com os novos colegas
- Contactar pessoalmente a equipa de liderança
- Juntar-se a um colega de integração ou mentor
- Preencher os formulários e documentos necessários
- Consultar o manual do colaborador e as políticas da empresa
- Visitar as instalações ou o escritório
- Preparar o espaço e o posto de trabalho
- Conhecer na prática os produtos e/ou serviços da empresa
- Definir objetivos e coordenar a formação
1. Reunir individualmente com o responsável direto
As reuniões individuais (1:1) são uma parte essencial do desenvolvimento e da promoção de relações positivas e produtivas entre si e os membros da sua equipa.
Pode utilizar a sua primeira reunião 1:1 para rever a agenda do programa de orientação, criar um acordo de confiança, explicar algumas normas da equipa e até analisar a descrição das funções do novo colaborador.
Também pode utilizá-la para deixar o novo membro da equipa à vontade, abordando quaisquer preocupações que possa ter, e para o entusiasmar!
Dica profissional: Comece imediatamente as suas reuniões individuais; considere fazê-las logo no início do primeiro dia do novo colaborador.
2. Estabelecer contacto com os novos colegas
Pode ser difícil ser a pessoa nova na equipa. Há muitas formas de apoiar o novo colaborador nos seus esforços para estabelecer contacto com os novos colegas e reforçar o seu sentimento de pertença e inclusão. Não hesite em ser criativo na forma como o faz!
Dica profissional: Os novos colaboradores do fornecedor de software sediado em Vancouver, Thinkific, preenchem um questionário antes do primeiro dia com alguns factos divertidos, como a sua comida preferida e a realização de que mais se orgulham. Quando começam, as respostas são partilhadas no canal da empresa no Slack, para dar a todos uma melhor perceção da sua personalidade. Os atuais membros da equipa podem então participar na conversa para lhes dar as boas-vindas.
3. Contactar pessoalmente a equipa de liderança
Envolver um líder sénior, como o CEO ou o fundador, na orientação, quer seja para fazer uma visita ao escritório ou uma apresentação da empresa, dá a essa pessoa a oportunidade de ajudar os novos colaboradores a compreender a cultura da empresa, transmitir-lhes a história da empresa, explicar os valores da empresa e os comportamentos esperados e apresentar-lhes os objetivos da empresa.
Também ajuda o novo colaborador a sentir-se valorizado pela liderança e ligado a esta.
Dica profissional: Na minha vida anterior como executivo sénior, passava uma hora com cada novo colaborador durante a orientação (atualmente, isto poderia ser feito virtualmente) para explicar a nossa visão e missão, a forma como os nossos produtos eram utilizados pelos clientes e como o novo membro da equipa contribuía para alcançar os nossos objetivos.
4. Juntar-se a um colega de integração ou mentor
De acordo com a Greenhouse, um fornecedor de plataformas de software de recrutamento, “Uma forma de ajudar os seus colaboradores mais recentes a sentirem-se mais confortáveis é criar um sistema de acompanhamento que associe cada novo colaborador a alguém com mais tempo de casa.”
Na Greenhouse, associam cada novo colaborador a alguém de um departamento diferente. Cada “colega de integração” leva o novo colaborador numa visita ao escritório logo após a sua primeira sessão de integração e, depois, todos os colegas de integração e os respetivos novos colaboradores almoçam juntos no primeiro dia.
Isto ajuda a garantir que os novos colaboradores têm uma cara amiga no escritório e um colega a quem recorrer para questões do dia a dia.
5. Preencher os formulários e documentos necessários
A papelada é uma parte necessária, mas muitas vezes aborrecida, do processo de integração de um novo colaborador, pelo que é preferível pedir ao novo membro da equipa que preencha o maior número possível dos formulários necessários antes do seu primeiro dia.
Muitos sistemas HRIS permitem o preenchimento digital dos principais formulários de integração, facilitando o seu preenchimento pelos novos colaboradores antes mesmo de começarem. Esta abordagem permite-lhe concentrar-se nos aspetos mais importantes e entusiasmantes da sua nova função quando estiverem prontos para começar.
Durante a orientação, os recursos humanos podem ajudar o novo colaborador a verificar e preencher qualquer documentação que ainda esteja pendente.
Dica profissional: Uma ideia de Jordan Boogaard, da Eddy HR, consiste em utilizar as informações recolhidas dos colaboradores durante a integração para recompensar os novos membros quando concluem a sua documentação; por exemplo, se souber que o restaurante favorito deles, ofereça-lhes um vale.
6. Rever o manual do colaborador e as políticas da empresa
O manual do colaborador é uma ferramenta essencial para a integração de novos colaboradores e deve ser revisto entre o colaborador e o responsável (ou os recursos humanos) como parte do processo de orientação.
É utilizado para informar os novos colaboradores sobre as regras e os processos que regem a relação laboral, bem como sobre os direitos, as responsabilidades e os comportamentos esperados do empregador e do colaborador.
Alguns colaboradores podem não saber o que é um empregador oficial ou o que é uma organização profissional de empregadores, pelo que o manual terá de explicar a estrutura da relação e a quem os colaboradores devem recorrer em diferentes situações.
Dica profissional: O manual do colaborador e as principais políticas de recursos humanos, como as políticas relativas a assédio, diversidade e equidade, licenças e saúde e segurança, devem ser enviados antecipadamente como parte do pacote de boas-vindas do novo colaborador. Isto permite utilizar o tempo da orientação para abordar questões ou preocupações. O software para manuais de colaboradores pode ajudá-lo a desenvolver e manter um manual eficaz.
7. Fazer uma visita às instalações ou ao escritório
Dependendo da dimensão da sua organização, pode ter um pequeno espaço de escritório ou um edifício inteiro.
De qualquer forma, é importante levar o novo membro da equipa numa visita ao ambiente de trabalho para que se familiarize com a localização das instalações. É também uma excelente oportunidade para conhecer novos colegas (lembre-se apenas de não o sobrecarregar com demasiados rostos e nomes).
Dica profissional: Não hesite em ser criativo com a visita ao escritório. Por exemplo, considere transformá-la numa divertida caça ao tesouro utilizando um serviço como o Strayboots ou o Goosechase.
8. Preparar o espaço de trabalho e o posto de trabalho
Quer se trate de algo tão simples como um computador portátil entregue em casa de um colaborador remoto para trabalhar virtualmente, quer de um espaço de escritório dedicado e totalmente equipado com mobiliário, computador, impressora e telemóvel, é importante ter previamente preparados todos os elementos de que o novo membro da equipa necessitará para ser bem-sucedido.
Dica profissional: Inclua uma lista completa de todas as ferramentas e equipamentos necessários na sua lista de verificação para novos colaboradores, para garantir que nada é esquecido (recordo-me de uma vez em que um gestor com quem trabalhei se esqueceu de encomendar um computador portátil para o novo colaborador, que teve de esperar duas semanas até que um fosse entregue!)
9. Conhecer na prática os produtos e/ou serviços da empresa
Não há melhor forma de explicar a alguém o que uma organização oferece aos seus utilizadores e clientes do que permitir-lhe experimentar por si próprio.
Por exemplo, espera-se que os baristas da Starbucks consigam explicar as diferenças entre uma vasta gama de bebidas. No seu primeiro dia de trabalho, os novos colaboradores participam em provas de café orientadas pelo gerente da loja
Do mesmo modo, na minha empresa anterior, todos os novos colaboradores tinham a oportunidade de ligar e experimentar uma das nossas câmaras digitais industriais, além de fazerem uma visita ao espaço de produção.
10. Definir objetivos e coordenar a formação e o desenvolvimento
O programa de orientação para novos colaboradores é apenas uma parte de todo o percurso de integração do colaborador. Para preparar o resto desse percurso, trabalhe com o novo membro da equipa para:
- Definir objetivos de desempenho para 30, 60 e 90 dias;
- Coordenar a formação profissional e o desenvolvimento de competências; e
- Continuar a integrá-lo na cultura e na equipa.
Estas atividades são tarefas importantes e demoradas e, além disso, o período de integração pode ser bastante preenchido, por isso não se preocupe demasiado se não conseguir tratar delas no primeiro dia ou sequer na primeira semana do novo colaborador. Certifique-se apenas de que são concluídas o mais rapidamente possível para manter o processo de integração em andamento!
BÓNUS: Como tornar a orientação remota/virtual divertida e envolvente
Criar um ambiente envolvente que permita estabelecer relações pode ser um desafio. Um aspeto a ter em conta é a cultura da sua organização — fazê-lo permite-lhe incluir elementos relevantes e adequados na orientação virtual.
Eis cinco formas de tornar a sua orientação remota mais eficaz e envolvente:
1. Envie um “kit de boas-vindas/sobrevivência”
Envie um kit de boas-vindas para a casa dos trabalhadores remotos, para começar a criar uma relação com eles antes do primeiro dia. Isto ajudá-los-á a sentirem-se rapidamente parte da organização. Alguns elementos que pode incluir no seu pacote de cuidados são:
- Produtos da empresa (se relevante), como camisolas com a marca e outros artigos promocionais
- Um anel de luz para eventuais videoconferências
- Uma garrafa da empresa com isolamento por vácuo (por exemplo, uma Thermos)
- Uma nota pessoal do diretor executivo/responsável do departamento a dar-lhes as boas-vindas à organização
2. Envie um cartão-presente eletrónico
Compre o pequeno-almoço/almoço do novo colaborador remoto durante a orientação e partilhe a refeição com todos os novos colaboradores, para se conhecerem melhor.
Naturalmente, tenha em atenção as restrições e preferências alimentares. Para evitar surpresas, um truque simples consiste em enviar-lhes um questionário antes do dia de orientação, perguntar-lhes discretamente qual é a sua comida/restaurante favorito e enviar-lhes um vale.
3. Assegure-se de que a orientação inclui oradores convidados
Inclua alguns oradores convidados da própria equipa/departamento e de outras áreas da organização das quais irão depender:
- Parte da orientação pode incluir a participação do respetivo responsável de cada novo colaborador na orientação virtual e a entrada numa sala de grupo durante um período definido (por exemplo, 30 minutos). Isto ajudará os novos colaboradores a conhecerem os seus novos responsáveis no primeiro dia
- Peça a elementos da equipa de Recursos Humanos que participem numa conversa sobre informações relevantes para as suas funções (por exemplo, um elemento da equipa de Benefícios a falar sobre os benefícios)
- Peça aos responsáveis séniores que alternem numa conversa sobre a cultura organizacional ou, em alternativa, grave e reproduza um vídeo que inclua responsáveis séniores a falar sobre a missão, os valores, etc. da empresa
- Inclua conversas virtuais informais durante um café com responsáveis séniores ao longo da orientação. Um responsável sénior pode organizar um jogo virtual ou uma conversa divertida entre a documentação e as apresentações das políticas, para manter as pessoas envolvidas
4. Partilhe uma biblioteca digital para novos colaboradores
Inclua procedimentos operacionais normalizados, sugestões úteis, dicas e guias para que os novos colaboradores se orientem mais rapidamente.
Isto pode incluir um glossário da empresa com termos, abreviaturas, etc., bem como formações úteis e vídeos sobre a empresa e a sua cultura
5. Organize uma caça ao tesouro virtual
Mais tarde, durante a orientação, pode utilizar uma caça ao tesouro virtual para ajudar a reforçar informações importantes.
Os elementos a incluir podem estar relacionados com a cultura e a história da empresa, envolver a identificação de membros da equipa de direção sénior e incluir informações sobre os produtos e serviços que a empresa oferece ou exemplos dos mesmos
Anime a atividade criando uma caça ao tesouro com o tema de um feriado, evento ou filme que se aproxime, reforçando simultaneamente informações importantes sobre a empresa e a equipa.
Lista de verificação da orientação dos colaboradores
Antes do primeiro dia
- Preparação
- Prepare o espaço de trabalho, as ferramentas e o equipamento (computador, telefone, e-mail, acesso ao software).
- Crie um calendário para o processo de orientação.
- Informe a equipa da data de início do novo colaborador.
- Envie um e-mail de boas-vindas com os detalhes do primeiro dia (hora de chegada, código de vestuário, pessoa de contacto).
- Documentação
- Prepare a documentação do emprego (contratos, formulários fiscais, formulários de depósito direto).
- Organize os materiais de inscrição nos benefícios.
Primeiro dia
- Boas-vindas e introdução
- Receba calorosamente o novo colaborador à chegada.
- Apresente-o ao seu responsável e aos membros da equipa.
- Forneça um kit de boas-vindas (por exemplo, artigos da empresa, manual e lista de contactos).
- Visão geral da integração
- Partilhe a agenda do dia/da semana.
- Explique o objetivo do processo de integração.
- Visão geral da empresa
- Apresente a história, a missão, a visão e os valores da empresa.
- Realce a estrutura organizacional e os principais líderes.
- Políticas e procedimentos
- Analise o manual do colaborador.
- Debata as políticas do local de trabalho (assiduidade, código de vestuário, trabalho remoto).
- Visita ao local de trabalho
- Mostre o escritório ou as ferramentas do espaço de trabalho virtual.
- Realce as áreas principais (salas de descanso, casas de banho, saídas de emergência).
Primeira semana
- Função e expectativas
- Explique a função, as responsabilidades e os objetivos do novo colaborador.
- Forneça uma visão geral das ferramentas, dos fluxos de trabalho e das tarefas principais.
- Benefícios e remuneração
- Analise os benefícios, as regalias e os processos de processamento salarial.
- Ajude no processo de adesão aos benefícios, se necessário.
- Formação e recursos
- Apresente os programas e materiais de formação obrigatórios.
- Atribua tarefas ou projetos iniciais para começar a aprender na prática.
- Criação de ligações
- Organize reuniões com membros da equipa, responsáveis e principais partes interessadas.
- Agende encontros informais ou atividades de formação de equipas.
Modelo de agenda para a integração de um novo colaborador
Agora já deverá ter uma boa ideia do que é a integração de colaboradores, por que razão é importante e que atividades são normalmente incluídas num programa de integração. Mas é possível que esteja a perguntar: “Como posso organizar tudo isto e que atividades devem vir primeiro, segundo, etc.??”
Para o ajudar, disponibilizámos abaixo um exemplo de agenda para um programa de integração de dois dias, que pode descarregar. Pode utilizá-lo como uma espécie de lista de verificação da integração de novos colaboradores, para garantir que nada fica esquecido.
Obtenha o nosso modelo de integração de colaboradores!
A integração de colaboradores e muito mais
A integração de colaboradores é uma etapa importante do seu fluxo de integração, um daqueles “momentos da verdade”, para utilizar um termo do universo da experiência dos colaboradores.
Fazê-la corretamente contribuirá, em última análise, para melhorar a produtividade, o envolvimento e as taxas de retenção dos colaboradores, além de proporcionar um melhor retorno do investimento na integração.
Principais conclusões
- Comece a integração do colaborador antes mesmo do primeiro dia do novo colaborador, para maximizar o impacto
- Garanta que os novos colaboradores passam bastante tempo com o seu responsável e os colegas
- A associação a um colega de integração ou mentor conduzirá a uma aprendizagem mais rápida e a um maior envolvimento.
Olhando para o panorama geral, é importante que os novos colaboradores recebam o máximo apoio possível durante os primeiros meses na sua nova função.
Isto inclui reuniões regulares de acompanhamento com o responsável e pode também considerar atividades como a associação a um colega ou a mentoria.
É considerada uma boa prática criar um plano de 30, 60 e 90 dias que inclua elementos padrão, mas que possa ser personalizado para cada função e indivíduo.
Além disso, deverá consultar como medir o sucesso da integração, para que possa aperfeiçoar o seu processo e continuar a melhorá-lo.
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