Estima-se que o custo de uma contratação inadequada seja cerca de $17,000 (e eu diria que esta é uma estimativa conservadora quando se considera o custo de oportunidade).
Esta é uma das razões pelas quais um planeamento adequado das contratações é incrivelmente importante.
Seja anual, semestral ou trimestral, reunir todos os líderes de equipa para discutir e compreender como cada equipa irá crescer e desenvolver-se é fundamental para um crescimento sustentável.
Enquanto pessoa experiente em vários ciclos de planeamento de contratações, vou explicar-lhe aqui porquê e como criar um plano de contratações eficiente e sustentável.
O que é um plano de contratações?
Um plano de contratações é um documento ou processo estratégico que define as necessidades de contratação de uma organização durante um determinado período. Envolve prever as futuras necessidades de talento da organização com base em fatores como previsões de crescimento, alterações na estratégia empresarial, taxas de rotatividade e lacunas de competências na força de trabalho atual.
Frequentemente, um plano de contratações é considerado mais um plano operacional do que estratégico. Isto deve-se ao facto de dever estar sempre fundamentado na execução dentro de um orçamento de recrutamento, prazo e recursos específicos, sendo menos provável que contenha uma análise abrangente.
Porquê criar um plano de contratações?
Criar um plano de contratações é importante por várias razões:
Alinhamento estratégico
Um plano de contratações garante que as necessidades de talento da sua organização estão alinhadas com os objetivos estratégicos gerais.
Ao prever as necessidades futuras de talento, o plano ajuda a garantir que o talento adequado está disponível para apoiar os objetivos e as iniciativas da organização.
Eficiência nas contratações
Sem um plano de contratações, as organizações podem enfrentar ineficiências e custos acrescidos associados a processos de contratação apressados ou reativos.
Um plano bem definido ajuda a afetar os recursos de forma eficaz e a minimizar despesas desnecessárias com recrutamento e integração, conduzindo a uma melhor experiência dos candidatos. Ajuda também a evitar contratações inadequadas e excessivas.
Diversidade da força de trabalho
Ao incorporar iniciativas de diversidade e inclusão no plano de contratações, as organizações podem atrair um conjunto mais diversificado de candidatos e promover uma cultura de inclusão na força de trabalho. Isto pode conduzir a uma melhor tomada de decisões, inovação e satisfação dos colaboradores.
Retenção dos colaboradores
Um plano de contratações bem executado considera não só o recrutamento de novos colaboradores, mas também o seu sucesso e retenção a longo prazo na organização.
Por exemplo, ajuda a definir funções e responsabilidades e promove conversas sobre mobilidade interna e desenvolvimento.
De um modo geral, um plano de contratações ajuda a criar um roteiro para uma aquisição e gestão eficazes de talento, ajudando as organizações a construir e manter uma força de trabalho competente e motivada que impulsiona o sucesso.
Quem deve estar envolvido?
O planeamento de contratações é um processo colaborativo entre as equipas de recrutamento e contratação e a liderança:
- Responsável pela contratação: Fornece informações sobre as competências e qualificações necessárias para a função.
- Recursos humanos: Gere o processo de planeamento e põe o plano em prática.
- Responsáveis de departamento: Oferecem perspetivas sobre a forma como os novos colaboradores irão interagir com as diferentes equipas e sobre as competências necessárias.
- Membros da equipa: Recolhem opiniões dos membros da equipa sobre aquilo que consideram necessário.
- Administração de topo: Pode ser necessário envolver os executivos, especialmente no caso de funções estratégicas ou de elevado nível, para garantir o alinhamento com os objetivos e a visão da empresa.
- Departamento financeiro: Garante que o plano de contratações está alinhado com o orçamento e o planeamento financeiro da organização.
Se está a criar um fluxograma do processo de recrutamento, utilizar uma abordagem de raias pode ajudá-lo a contabilizar as responsabilidades de cada departamento.
O processo de planeamento de contratações
O fluxo do processo de estratégia de contratação é mais ou menos o seguinte:
- Definir os objetivos da empresa e da equipa para garantir que as prioridades de contratação estão alinhadas com os objetivos estratégicos.
- Avaliar necessidades/lacunas específicas de competências. Muitas vezes, a forma mais fácil de identificar as suas necessidades é realizar uma análise de lacunas de competências. Além disso, criar um organograma para acompanhar o novo plano de contratação ajuda a visualizar as linhas de reporte e as relações de trabalho.
- Avaliar se a lacuna de competências pode ser colmatada através de coaching para a equipa atual. Caso contrário, crie as posições.
- Trabalhar com os Recursos Humanos/Aquisição de Talento para criar descrições de funções
- Trabalhar com os restantes líderes de equipa para discutir as suas ideias para contratar esta pessoa, de modo a não haver sobreposição.
- Criar um plano que defina quando precisa de contratar e como contratar novos colaboradores.
A forma como abordo este processo consiste em realizar uma sessão de planeamento de contratações com todos os líderes da empresa para os 12 meses seguintes (poderá ser menos tempo), durante a qual analisamos questões como a análise de lacunas de competências e a criação de funções.
Ao longo desse processo, faço perguntas que nos levam ao domínio do planeamento da força de trabalho. Procuro compreender as necessidades atuais de desempenho da empresa e, em seguida, avaliar se alguma lacuna de competências pode ser colmatada através de coaching para a equipa atual.
Depois disso, é importante reunir o número de colaboradores pretendido por todos os diferentes líderes (incluindo as descrições de funções) e começar a identificar onde algumas equipas poderão estar a contratar para funções duplicadas.
É algo a que deve estar atento nas seguintes equipas:
- Vendas <> Marketing
- Engenharia <> Produto <> TI <> Dados
- Finanças <> Operações Empresariais <> Dados
- Recursos Humanos <> Finanças
- Finanças <> Aprovisionamento (se ainda não estiver integrado nas finanças).
Por exemplo, certa vez tive de intervir quando a equipa de Finanças queria contratar alguém para liderar o aprovisionamento, mas a equipa da cadeia de abastecimento já estava à procura de alguém para liderar o aprovisionamento!
Muitas vezes, estas situações acontecem porque uma equipa sente que não está a receber informação suficiente ou capacidade de resposta de outra equipa e pensa que contratar alguém para colmatar a lacuna e assumir o controlo irá ajudar (mas isso nunca acontece).
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Perguntas a fazer durante a elaboração de um plano de contratação
Fazer as perguntas certas tornará o seu plano de contratação mais estratégico e sustentável.
A maioria dos responsáveis de linha deverá conseguir responder às seguintes perguntas de uma forma que ajude tanto a si como aos próprios a compreender os aspetos mais importantes das suas necessidades de contratação, bem como o âmbito e a urgência de uma função. Quer esteja a procurar contratar um assistente ou preencher uma posição mais especializada, estas perguntas proporcionam uma clareza fundamental.
P: Que recursos/orçamento tem (se tiver algum)?
Sejamos realistas: este é, em grande medida, o fator decisivo. Se percorrer toda a lista de verificação e descobrir que não conseguirá encontrar a pessoa de que precisa com o orçamento disponível, poderá voltar a falar com a equipa de Finanças/a liderança executiva para discutir a questão com base nas respostas abaixo.
Se não tiver um orçamento, tenha em conta a despesa para poder aconselhar a equipa de Finanças. Poderá ter de fazer cedências relativamente a aspetos como determinadas competências ou o nível de senioridade para se adequar a um orçamento mais reduzido.
P. O que fará esta pessoa aqui? Quais são os resultados específicos que esperamos desta função nos primeiros 6 meses/12 meses/mais tempo?
Recomendo que se fale sobre resultados específicos, para que haja um foco claro na razão pela qual esta pessoa é necessária. É assim que evita contratar apenas com base nas competências (ou seja,“Seria bom ter as competências desta pessoa na equipa”—a fazer o quê?).
P. Com quem irão interagir mais internamente? Precisamos do seu contributo no processo de contratação ou durante a elaboração da descrição da função?
Hoje em dia, são muito poucas as funções que não interagem transversalmente na empresa. Obter opiniões externas pode alargar ou restringir a função, mas, de qualquer forma, irá torná-la mais adequada.
Por exemplo, se a área Financeira quiser contratar alguém para a área de Dados, o que é que a atual equipa de Dados não lhes está a fornecer?
P. Existe alguma sobreposição entre a pessoa nesta função e qualquer outra pessoa na empresa? Se sim, em que medida existe sobreposição e quais são as diferenças que tornam esta função necessária?
Continuando com o exemplo acima, se a área Financeira contratar alguém para a área de Dados, essa pessoa terá de trabalhar com a equipa de Dados. Mas será adequado existir tanta sobreposição ou a equipa de Dados terá capacidade para fornecer à área Financeira as informações de que necessita? Ou deverá a equipa de Dados contratar simplesmente essa pessoa para manter claras as linhas de reporte?
P. Que experiência e/ou competências terá de possuir o melhor candidato para alcançar o sucesso na função?
Isto serve para que você e o responsável pela contratação tenham uma ideia do que procuram. Idealmente, deverá haver alguns critérios que sejam “obrigatórios” e outros que sejam “valorizados”.
Isto deverá consolidar ainda mais a necessidade da função e levá-lo a começar a pensar na urgência. Deve evitar ser demasiado vago; por exemplo, se tudo aquilo em que consegue pensar são pessoas com boas capacidades de comunicação e automotivação, talvez tenha de voltar aos resultados esperados. Evidentemente, ser demasiado prescritivo também é um obstáculo.
(Abordo este tema com mais detalhe no meu artigo sobre procura de candidatos).
P. Quando é necessária a função — ontem, daqui a 3 meses ou daqui a 6 meses?
É aqui que começamos a pensar na urgência da função. Isto ajudá-lo-á, a si e à equipa de aquisição de talento, a planear quando deve ser publicada uma vaga, qual é a urgência e quantos recursos devem ser-lhe dedicados neste momento.
P. O que acontece se não contratarmos a pessoa daqui a 6 meses?
Este é sobretudo um exercício mental para refletir sobre a urgência. É fácil dizer “Bem, não vamos atingir os nossos objetivos” e dar por concluída esta questão.
Dedique algum tempo a pensar no que acontecerá se não tiver este recurso, mas as exigências da sua equipa permanecerem as mesmas. É assim que se compreende verdadeiramente a urgência da função.
Ao longo da minha carreira, só tive um responsável que me disse “Olá, Mariya, a minha função não é urgente, mas queria avisar-te de que vou precisar deste recurso daqui a 6 meses e será difícil preenchê-la, por isso vamos publicá-la já.” Fiquei com lágrimas nos olhos — sejam assim!
P. Quem pode/irá assumir a responsabilidade entretanto?
Mais uma vez, isto ajuda a avaliar a urgência da função e também leva o responsável direto a pensar em criar um objetivo ambicioso para alguém internamente ou em incluir esta responsabilidade no seu plano de desenvolvimento.
Já vi muitas vezes a contratação ser a primeira opção, mas, quando chegamos a esta questão, descobrimos que já existem muitas pessoas subutilizadas na equipa.
P. Qual é o percurso profissional, se existir?
É algo em que qualquer responsável deve pensar quando pretende contratar alguém. Por vezes, a resposta é que não existe um percurso, porque já se trata de uma função de nível muito sénior (por exemplo, quando se pretende contratar para uma função de direção executiva).
Noutras situações, porém, isso acontece porque, analisando cuidadosamente, a empresa só precisa desta pessoa durante um período fixo. Nesse caso, vale a pena perguntar se é melhor contratar um prestador de serviços em vez de um trabalhador que ficará depois sem tarefas quando o projeto terminar.
P. Tem tempo para contratar agora? Quando terá tempo?
A contratação deve ocupar uma parte considerável da agenda semanal e, quanto mais urgente for a função, mais tempo alguém deverá estar preparado para dedicar ao processo de recrutamento.
Publicar a oferta de emprego, consultar o sistema de acompanhamento de candidatos, publicar nas redes sociais, fazer a triagem de CV e realizar entrevistas, tudo isto leva tempo.
Outras coisas para as quais vejo as pessoas esquecerem-se de reservar tempo incluem dar um feedback adequado após a entrevista (os melhores talentos exigem um bom feedback), verificar referências e antecedentes e fazer a integração.
Frequentemente, as conversas que tenho com responsáveis pela contratação que procuram aumentar rapidamente as equipas giram em torno da capacidade da equipa para executar um excelente processo de integração para todos os novos colaboradores. Se a capacidade for um problema, pode considerar recorrer a uma ferramenta de software para integração para ajudar a simplificar os processos.
P. E quanto à cultura da empresa?
Note que, em nenhuma das situações acima, falo sobre a "adequação à cultura da empresa”. Isto deve-se ao facto de acreditar firmemente que, nesta fase, isto pode ser bastante limitador e constituir uma fonte de preconceitos.
Concentre-se em aspetos como os comportamentos, as competências e a adequação da experiência do candidato ideal, e evitará que todas as suas novas contratações pareçam ter saído do mesmo molde.
Munido das respostas a estas perguntas, volte a falar com o seu líder ou com a liderança e discuta o plano de contratação.
Se tiver uma equipa/recurso dedicado à contratação, esteja preparado para debater a urgência da sua função com outras equipas que tenham funções igualmente urgentes ou ainda mais urgentes.
As respostas às perguntas acima também têm a vantagem de orientar tanto o processo de seleção como a decisão de contratação mais adiante, pelo que desempenham uma dupla função!
Lista de verificação do planeamento de contratação
A maioria das empresas funciona com base num plano estratégico de contratação anual ou semestral, por isso apresentamos aqui uma lista de verificação do que deve confirmar e planear até ao início do período de contratação que definiu.
- Um plano geral de contratação para a empresa
- Espaço para cada equipa contratar ao longo do período para as diferentes funções que tem
- Confirmou com as partes interessadas de diferentes áreas funcionais a função que está a adicionar
- Respondeu a todas as perguntas da secção acima
- Começou a criar descrições de funções com os Recursos Humanos/Talento
- Começou a pensar em como contratar esta pessoa (como encontrar colaboradores, as perguntas da entrevista ou as tarefas do processo de contratação)
- Assim que publicar a oferta e começar a contratar para a função, começa a pensar no aspeto da próxima versão da sua equipa para a ronda seguinte.
Dedicar tempo a planear devidamente a contratação traz benefícios
Um plano de contratação leva tempo. Pode exigir muito trabalho e fazê-lo pensar em coisas para as quais ainda não tem respostas prontas.
No entanto, isso não deve impedi-lo de passar pelo processo e tentar aprofundar um pouco mais o planeamento, de modo a torná-lo mais sustentável e preciso.
Como se tivesse chegado mesmo a tempo, precisamente quando estava a escrever este artigo, um amigo contactou-me com a seguinte história.
Estava a conversar com uma empresa que apreciava as suas competências mas que, ao longo de quase 9 meses, continuou a alterar as funções para as quais o meu amigo estava a ser considerado.
Isto é uma perda de tempo para todos e provavelmente um indicador de que, quando envolveram o meu amigo numa conversa, não tinham realmente um plano definido.
Faz-me pensar que viram a sua experiência e caíram na armadilha de pensar: “Gostaríamos muito de ter alguém com essa experiência a bordo”, sem saberem o que fariam com ele.
Acabaram por abandonar abruptamente o processo, desperdiçando o tempo de todos e deixando um sabor amargo.
Gostaria de poder dizer-lhe que este é um exemplo isolado de uma experiência particularmente má para um candidato, mas não é. Parece ser a norma neste ambiente de “contratar primeiro, fazer perguntas depois” que criámos.
Eu próprio fiz parte destes esforços de expansão—cheguei a duplicar e até triplicar equipas num ano—mas sempre tentei ser a voz crítica nessas salas.
Isto ajudou as equipas com que trabalhei a ter um objetivo mais claro em mente, para que pudessem, por sua vez, proporcionar aos candidatos certos a melhor experiência de candidato e manter uma excelente marca empregadora.
Os objetivos de contratação devem ser tratados como quaisquer outros objetivos—cada minuto que passa a planear antes de avançar com toda a determinação representa pelo menos alguns minutos que não terá de passar a recuar e a desperdiçar tempo.
Não estou a dizer que isso significa que nunca despedirá pessoas, mas é sempre saudável questionar-se de vez em quando para verificar se está no caminho certo.
Para si, contratar e despedir pode acabar por parecer apenas números ou itens de uma lista, mas, para as pessoas, trata-se do seu meio de subsistência.
Manter-se atualizado sobre o recrutamento
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Uma delas é considerar fazer um curso de recrutamento que o ajudará a manter em perspetiva toda a tecnologia mais recente e as exigências do mercado no que diz respeito à sua empresa.
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