No meu artigo anterior, escrevi sobre dar feedback regular aos responsáveis pelo recrutamento e às equipas relativamente ao processo de entrevista.
A par disto, trabalho bastante na formação dos membros da equipa envolvidos nas entrevistas aos candidatos, para que se concentrem nas suas entrevistas e, simultaneamente, as tornem mais cativantes para os candidatos.
Ao longo dos anos, descobri que, em muitos casos, podemos fazer mais em menos tempo sem fazer com que os candidatos sintam que estão a ser interrogados pela Inquisição Espanhola.
Por isso, sem mais delongas, apresento o meu guia para criar entrevistas focadas e cativantes.
Porque são importantes as entrevistas?
Entrevistamos candidatos para avaliar as suas qualificações, capacidades de comunicação e motivações, verificando simultaneamente a exatidão da sua candidatura.
Por outro lado, os candidatos a emprego podem demonstrar as suas capacidades, compreender melhor a função e criar uma relação com potenciais empregadores.
Ambas as partes podem clarificar expectativas, negociar condições e tomar decisões informadas, reduzindo o risco de rotatividade e garantindo uma boa correspondência.
Em última análise, o objetivo é investigar minuciosamente as competências, os comportamentos e as motivações necessários e criar uma experiência positiva para o candidato, independentemente do resultado.
Como entrevistar alguém: processo em 6 passos
Não tenho a certeza de que queira contabilizar quantas pessoas entrevistei ou em cujas entrevistas participei ao longo dos anos, e nunca há duas iguais (o que faz parte da diversão).
Qualquer que seja a função ou a organização, este é o meu processo para preparar e realizar uma entrevista eficaz:
1. Defina um objetivo
O primeiro passo é definir um objetivo para as suas entrevistas. O propósito é testar competências técnicas, comportamentos ou ambos?
Para compreender isto, comece por escrever tudo o que precisa de saber sobre alguém para poder contratá-lo com confiança para a função. Isto servirá de base tanto para a estrutura como para o conteúdo da entrevista.
Exemplo:
Está à procura de um vendedor sénior para ajudar a lançar o seu produto num novo mercado. Essa pessoa precisa de ter potenciais contactos com os principais clientes que procura — concentre-se nisso!
Também procura alguém que possa vir a tornar-se líder de equipa? Inclua também algumas perguntas sobre esse aspeto.
Acha que o seu produto beneficia mais de um tipo de venda do que de outro? Certifique-se de que compreende o estilo dessa pessoa.
E assim sucessivamente, até reunir tudo o que precisa de saber sobre a pessoa para a poder contratar.
Em seguida, dê prioridade às perguntas cujas respostas são mais importantes, para que possa dedicar-lhes mais tempo, e comece a criar os modelos de perguntas (pode utilizar os meus no final deste artigo para o ajudar).
Dedicar tempo a este exercício estabelecerá um quadro daquilo que procura em cada entrevista, que mais tarde poderá explicar de forma muito transparente aos candidatos.
A par disto, comece a considerar quem precisa de avaliar cada parte e como serão avaliados os candidatos. Recomendo que evite envolver toda a gente (o facto de o CEO reunir com todos os candidatos não é, na realidade, motivo de orgulho, apesar de algumas empresas o apresentarem como tal — falarei mais sobre isto adiante).
No entanto, por outro lado, depender apenas do responsável pelo recrutamento pode ser bastante problemático mais tarde, tanto para o candidato como para a empresa.
Trata-se de encontrar um equilíbrio entre as armadilhas da opinião de uma só pessoa e uma decisão tomada por um comité (e, consequentemente, um processo de recrutamento prolongado). O meu artigo sobre recrutamento colaborativo aprofunda este tema, e deverá consultar exemplos de um fluxograma do processo de recrutamento para ver como poderá visualizá-lo.
Exemplo:
A função de responsável pela implementação inclui tanto uma componente de relacionamento com o cliente como aspetos técnicos. Peça a um gestor de contas experiente para avaliar a primeira e a alguém da área de Produto ou Engenharia para avaliar a segunda. Dessa forma, cada pessoa pode concentrar-se na sua área e tirar o máximo partido do candidato.
2. Desenvolva a estrutura da entrevista
Depois de definir o objetivo, pode pensar na estrutura necessária.
Normalmente, recomendo estruturar as entrevistas como um funil, começando pelas competências indispensáveis nas primeiras fases e avançando para as opcionais nas fases seguintes.
Exemplo:
- Primeira fase: Análise aprofundada da sua experiência, com perguntas específicas priorizadas pela experiência indispensável e avançando depois para a experiência opcional.
- Segunda fase: Entrevista “técnica”, possivelmente com uma tarefa, na qual pode avaliar as competências indispensáveis e, potencialmente, obter uma compreensão (com base no desempenho do candidato durante a primeira entrevista) das competências desejáveis.
- Terceira fase: Foco no contributo para a cultura e na adequação comportamental.
Ao dividir a entrevista como no exemplo acima, não está a desvalorizar a cultura por a colocar em último lugar, mas a garantir que não faz avançar pessoas que não têm as competências necessárias e, assim, evita perder tempo. Isto é especialmente importante no recrutamento de pessoas para cargos sénior.
Além disso, este fluxo de entrevistas permite-lhe utilizar as entrevistas anteriores para determinar a profundidade das respostas que pode esperar nas fases seguintes.
Por exemplo, imagine que está a entrevistar um controller financeiro sénior e que, na primeira fase, um candidato falou sobre alguns relatórios financeiros complexos que tinha elaborado e que, por acaso, correspondem à tarefa da segunda fase.
Durante a tarefa, esperaria que aplicasse os conhecimentos que mencionou e poderia avaliar se realmente possui os conhecimentos de que falou.
Have an account? Log In
3. Preparar as perguntas
É provável que já tenha participado em algumas entrevistas, quer como entrevistador, quer como entrevistado.
Muito provavelmente, consegue lembrar-se de uma ocasião em que sentiu que estava a responder a uma pergunta que parecia irrelevante ou, pelo contrário, recebeu de um candidato uma resposta que parecia saída de uma peça de teatro.
A chave para uma excelente pergunta de entrevista é envolver o candidato numa conversa.
Para o conseguir, faça perguntas abertas (Quem, Quando, Como, Porquê, Onde) ou peça exemplos. Isto resultará em respostas mais longas, que permitirão obter muito mais valor dos detalhes aprofundados.
Exemplo:
"Tem experiência com testes de software?" (má) vs “Qual é a sua experiência com testes de software?” (boa)
Utilize estas perguntas para compreender a experiência e o processo de tomada de decisão da pessoa. Aprendi imensas coisas ao entrevistar pessoas!
O aspeto seguinte mais importante: descascar a cebola, ou seja, fazer perguntas de acompanhamento.
Estas perguntas distinguem os especialistas na sua área e ajudam as pessoas com maior potencial a destacar-se. Normalmente, se alguém estiver a tentar inventar uma história para fazer parecer que tem experiência, acaba por ser desmascarado na segunda ou terceira pergunta de acompanhamento.
Preste atenção à resposta da pessoa à sua primeira pergunta abrangente e tome notas das áreas que gostaria de aprofundar, caso não seja apropriado interromper. Isso tornará as suas perguntas de acompanhamento mais adequadas à resposta, mas aqui ficam alguns exemplos de perguntas mais universais:
- Porque tomou a decisão que tomou?
- Que outras alternativas existiam e porque não eram viáveis?
- Como correram as coisas?
- O que poderia ser melhorado?
- Como reagiram as outras pessoas da equipa à decisão?
- Como comunicou com as outras pessoas?
Por último, seja curioso e faça perguntas — não faça um interrogatório!
Ser agressivo ao fazer perguntas é sinal de um entrevistador fraco ou inseguro e raramente permite obter o melhor dos candidatos se adotar uma postura "dura".
A única exceção é se essa for a cultura da sua empresa — nesse caso, seja tão agressivo quanto necessário para que os candidatos saibam, o mais cedo possível, no que se estão a meter!
Perguntas a evitar
Há determinados tipos de perguntas que as pessoas gostam de fazer mas que, historicamente, quase nunca funcionam.
Perguntas capciosas
Os exemplos incluem "Quantas janelas existem em Canary Wharf?", ou a minha favorita, "Quantos afinadores de piano existem nos Países Baixos?" (uma pergunta que me fizeram genuinamente numa entrevista e que ficará para sempre na minha memória).
Supostamente, estas perguntas destinam-se a avaliar as "competências de resolução de problemas" da pessoa. Naquela altura, tinha visto um piano talvez duas vezes na vida, por isso não fazia ideia de como funcionava o processo de afinação.
No entanto, tenho muitos amigos com guitarras e eles afinam-nas sozinhos. Por isso, a minha resposta àquela pergunta foi perguntar: "Refere-se às pessoas que afinam os seus próprios instrumentos ou aos profissionais?".
Aparentemente, o entrevistador não gostou nada da minha resposta!
Este tipo de perguntas leva as pessoas a fazer uma encenação e pode também ser muito excludente para algumas pessoas devido à sua cultura. O único resultado que conseguem é desperdiçar tempo precioso da entrevista que poderia ser utilizado para fazer perguntas melhores.
Melhor alternativa:
Dê-lhes um pequeno cenário com que se irão deparar durante o desempenho da função e peça-lhes que expliquem passo a passo como o resolveriam. Este é um exemplo fundamentado na realidade e será mais fácil de relacionar para o candidato.
Exemplo para um vendedor sénior:
"Como abordaria um novo mercado, dominado por algumas marcas muito estabelecidas, com uma nova marca desafiante de que muito poucas pessoas têm conhecimento?".
Isto pode até dar início a uma sessão completa de ideação!
Perguntas peculiares
"Qual é o seu Pokémon inicial?" ou "Se fosse um animal, que animal seria?".
Quem me dera estar a inventar isto. A pergunta sobre Pokémon foi feita por alguém numa sessão de formação para entrevistas que, com bastante coragem, admitiu que fazia essa pergunta a toda a gente.
Perguntei porquê e a pessoa respondeu: "A partir disso, saberei tudo o que preciso de saber sobre essa pessoa". Ficarei para sempre agradecido por ter admitido isso durante a formação, para que eu pudesse pôr fim à prática. Nesta altura, mais valia perguntar-lhes o signo do zodíaco!
Joguei muitos videojogos, mas nunca Pokémon. Pergunto-me o que é que isso diz sobre mim?
Melhor alternativa:
Não existe uma alternativa melhor para estas perguntas. Avance e utilize o seu tempo para fazer outras perguntas mais úteis!
Venda-me X
Amaldiçoarei para sempre O Lobo de Wall Street por ter colocado na cabeça das pessoas a pergunta "venda-me esta caneta" como uma espécie de chave para todas as vendas.
Uma alternativa recente com que me deparei durante uma entrevista foi quando me pediram para vender a empresa para a qual estava a candidatar-me.
Sou recrutador e espera-se que saiba mais do que aquilo que está no sítio Web, algo que só é possível por trabalhar efetivamente na empresa. Caso contrário, os candidatos podem simplesmente ler por si próprios!
Melhor alternativa:
"Venda-me o seu produto atual ou a sua empresa atual".
Dessa forma, pode testar as suas capacidades de contar histórias ou o seu estilo de vendas com algo sobre o qual deverão sentir-se confiantes.
Perguntas demasiado abertas
"Fale-me sobre si".
“Bem, sou de [inserir país], sou do signo Peixes e adoro nadar.”
Respondi à pergunta? - Sim. Vou conseguir o emprego? Claro que não.
Outro exemplo: "Que problemas pode resolver por nós" - Que problemas têm?
“Quais são os seus pontos fracos?” - Esta é uma pergunta fraca!
Melhor alternativa:
Fale-lhes de um problema que tem atualmente e envolva-os nessa questão. Faça-lhes uma pergunta mais orientada, como "Fale-me da sua experiência com o projeto X", escolhendo algo do seu currículo.
Uma alternativa à pergunta sobre os pontos fracos é perguntar por uma ocasião em que não tenham tido sucesso em algo e o que aprenderam como resultado.
Porque devemos contratá-lo?
Bem, é para isso que serve a entrevista, não é?
4. Crie uma estrutura de avaliação
A estrutura de avaliação existe para garantir que a estrutura e as perguntas são aplicadas uniformemente em cada entrevista.
Existem várias formas diferentes de pontuar as respostas, por exemplo, através de valores numéricos (1-5 ou 1-10), ou de pontos fortes/vantagens e pontos fracos/desvantagens.
A minha opção preferida é Não forte, Não, Sim e Sim forte, porque é uma escala simples e não permite ficar em cima do muro.
Seja qual for a opção escolhida, certifique-se de que atribui um significado às pontuações, para que os entrevistadores saibam o que devem procurar.
A menos que se trate de uma pergunta técnica específica com uma resposta correta, a estrutura serve sobretudo para os entrevistadores compreenderem como é uma boa resposta, e não qual seria a resposta “correta” de um candidato.
Por exemplo, para a nossa contratação recente de um engenheiro ao nível de responsável, analisámos parâmetros técnicos e comportamentais e identificámos 3-4 perguntas para cada um, bem como 3-4 competências/características correspondentes para cada pergunta.
Um dos critérios para o engenheiro responsável era compreender por que razão tinha implementado determinadas estruturas, pelo que criámos o seguinte para avaliar esse critério:
- Não absoluto - nenhuma compreensão dos quadros implementados
- Não - nenhuma compreensão do motivo pelo qual os quadros foram implementados e nenhuma reflexão sobre o que mais poderia ter sido considerado.
- Sim - boa compreensão dos quadros implementados e dos motivos subjacentes à sua implementação
- Sim absoluto - compreensão muito sólida dos diferentes quadros e do motivo pelo qual cada um pode ser escolhido, além da capacidade de explicar que outras soluções alternativas foram consideradas e por que não funcionaram.
5. Conduza a entrevista
Quando se trata da experiência do candidato, a entrevista é o momento em que pode realmente fazer a diferença — ou estragar tudo.
É aqui que os candidatos passam mais tempo consigo e, mesmo que não tenha tido tempo para criar uma página de carreiras superapelativa com interatividade em todo o lado, criar uma experiência de entrevista agradável pode compensar isso.
Isso não significa que a entrevista deva ser fácil! Na verdade, os bons candidatos preferem entrevistas que os desafiem e os façam refletir sobre a sua área de especialização, pelo que os conselhos acima sobre entrevistas eficientes continuam a aplicar-se.
No entanto, nesta secção quero chamar a sua atenção para os aspetos básicos que, quando bem executados, provavelmente não receberão elogios entusiásticos, mas que, se forem mal executados, lhe valerão as críticas merecidas. Por isso, certifique-se sempre de que:
- Se apresenta e explica o que faz na empresa
- Se for a primeira entrevista, apresenta também a empresa
- Explica o contexto do que gostaria de abordar nesta entrevista
- Tranquiliza o candidato, quer a entrevista seja online ou presencial, dizendo-lhe que, se precisar de fazer uma pausa para beber água ou ir à casa de banho, pode fazê-lo. Somos todos humanos.
- Se certifica de que reviu o CV do candidato antecipadamente e está preparado com perguntas relevantes para o mesmo
- Se certifica de que chega a horas (ou até um pouco mais cedo, enquanto anfitrião)
- Controla o tempo e garante que o candidato tem tempo para fazer perguntas
- Sorri e demonstra curiosidade relativamente à pessoa que tem à sua frente!
Parece básico, mas continuo a ver situações em que as pessoas se esquecem de um ou mais destes aspetos, e isso nota-se sempre.
Saber entrevistar alguém de forma eficaz também inclui gerir bem o tempo com software de coordenação de entrevistas.
Sugestões para tirar notas eficazes durante as entrevistas
Tirar boas notas durante as entrevistas é uma competência que terá de desenvolver e receio não ter atalhos para lhe oferecer.
Inicialmente, achei mais fácil ter uma caneta e papel à minha frente. Anotava as perguntas da entrevista e numerava-as, registando o número sempre que surgia uma nova pergunta. Depois disso, passei a escrever as respostas à medida que a entrevista decorria.
Quer utilize abreviaturas ou escreva em prosa completa, o importante é ter informação suficiente sobre o que o candidato disse para poder fundamentar as suas decisões.
A maioria dos modernos sistemas de acompanhamento de candidatos (ATS) dispõe de algum tipo de ferramenta para o ajudar a tirar notas durante as entrevistas (pode chamar-se “kit de entrevista”, “grelha de avaliação” ou “formulário de feedback”).
Dependendo do ATS, poderá também ter estrelas, opções de “sim” ou “não” ou uma pontuação numérica que pode atribuir. Fale com o fornecedor do seu ATS ou com a sua equipa de recrutamento para configurar essas opções, caso sejam úteis para si.
Garantir que dispõe de boas notas de todas as pessoas do painel de contratação proporciona a melhor visão geral do desempenho de cada candidato ao longo do processo de recrutamento.
Pessoalmente, sempre considerei as opções Não absoluto, Não, Sim e Sim absoluto as mais úteis.
As pontuações numéricas e as estrelas costumam exigir muito tempo, uma equipa de contratação forte e muitos dados e exemplos de feedback de entrevistas para formar toda a equipa de entrevistadores sobre o que distingue, por exemplo, 3 de 4 estrelas. Podem introduzir mais subjetividade.
Dica de memória
As boas práticas significam que deve ter o seu feedback registado no sistema e uma decisão tomada no prazo de 24 horas após a entrevista. Isto serve para garantir que se lembra de tudo o que aconteceu. Por vezes, as pessoas podem precisar de algum tempo para refletir, e isso é perfeitamente normal, mas já aconteceu tantas vezes que um responsável pela contratação não submeteu o feedback durante uma semana, me disse «Precisava de pensar no assunto» e depois escreveu o feedback sobre o candidato errado!
6. Avalie o candidato e tome uma decisão
Avalie o candidato utilizando os seus critérios de avaliação do passo 4.
Embora obter feedback de várias pessoas seja benéfico para a tomada de decisões e para reduzir a parcialidade, como provavelmente sabe, chegar a um consenso de grupo pode ser um desafio.
Uma decisão tem de ser tomada por uma pessoa ou grupo que pode não partilhar as opiniões de algumas das pessoas envolvidas.
A decisão final deve ser respeitada e aceite, tendo em conta que não pode criar conflitos no seio das equipas existentes.
A equipa de contratação colaborativa deve criar uma lista restrita de candidatos e fornecer feedback sobre cada um deles para que um responsável pela contratação ou um painel possa refletir sobre o assunto.
O decisor no processo deve então poder apresentar os seus pontos de vista e uma justificação para a decisão tomada, seja ela qual for.
7. Dê e peça feedback
A experiência do candidato não termina assim que desliga a chamada do Zoom ou acompanha o candidato à saída.
Os períodos entre as fases da entrevista ou imediatamente antes da oferta são cruciais, por isso, certifique-se de que tira o melhor partido deles.
Feedback atempado
O feedback é realmente importante, especialmente para os candidatos que não avançaram nas fases.
É útil que todos os candidatos saibam o que correu bem e o que não correu tão bem na entrevista e, se avançaram, quais serão os próximos passos.
Para obter ajuda sobre este tema, consulte o meu artigo sobre como dar feedback sobre uma entrevista.
Peça feedback
O período entre entrevistas é uma excelente altura para pedir feedback. Pessoalmente, não sigo um processo em que se envia um inquérito ou formulário de feedback depois de cada fase — estes podem tornar-se cansativos.
No entanto, uma simples pergunta no e-mail em que comunica o feedback ou a passagem à fase seguinte pode ser suficiente para obter uma ideia do que apreciaram e do que não compreenderam realmente.
Atualizações atempadas
Se precisar de alguns dias ou estiver à espera de algo específico que vá atrasar o feedback do candidato (quer se trate da rejeição ou da passagem às diferentes fases), informe-o!
Idealmente, os candidatos devem saber o resultado no prazo de alguns dias após a entrevista — o objetivo é, sempre que possível, um máximo de 72 horas após a entrevista.
No entanto, se houver um atraso, envio aos candidatos uma breve mensagem para reconhecer que não me esqueci deles e que a empresa não os está a ignorar; simplesmente, algo está a atrasar-nos, seja qual for a razão desse atraso.
Lista de verificação da entrevista
Antes de começar, verifique o seguinte:
- Tem uma lista inicial padrão de perguntas para fazer a todos os candidatos?
- Esta lista está dividida por entrevista e por entrevistador?
- Cada pergunta tem um objetivo específico relacionado com a descrição da função?
- Tem em mente algumas perguntas de seguimento?
- Tem as fases da entrevista normalizadas e preparadas (pode também querer incluí-las no anúncio de emprego)?
- Se for uma entrevista online, está num local onde não será interrompido por outras pessoas ou por ruído de fundo?
- Se a reunião for virtual, a sua plataforma de entrevistas por vídeo está atualizada e pronta a utilizar?
- Se for presencial, reservou a sala e certificou-se de que está preparado para receber a pessoa?
Uma das melhores formas de garantir uma excelente experiência para o candidato é estar preparado, por isso criei um modelo descarregável para o ajudar a estruturar o seu raciocínio para cada entrevista e a preparar-se, bem como ao seu painel de entrevistadores.
Modelo de entrevista
Obtenha o seu modelo de entrevista!
Este formulário aborda as perguntas uma a uma, especialmente as perguntas que o responsável pela contratação deixa para os restantes membros do painel de entrevistadores fazerem.
Embora possa parecer longo no início, em breve fará isto instintivamente, e é essencial que todas as pessoas que participam nas entrevistas estejam alinhadas. Caso contrário, estarão a entrevistar o mesmo candidato para objetivos muito diferentes, e ninguém pode ser tudo para todos!
Melhores práticas para entrevistas
Uma revisão de algumas das melhores práticas abordadas acima:
- Seja claro quanto ao objetivo: Antes de fazer qualquer coisa, clarifique o objetivo da entrevista, ou seja, o que precisa de saber para oferecer o emprego a alguém. Isto determinará a estrutura e as perguntas da entrevista.
- Faça perguntas abertas: Faça perguntas abertas (Quem, Quando, Como, Porquê, Onde) ou peça exemplos.
- Utilize a tecnologia: Os sistemas de acompanhamento de candidatos e outras formas de software de recrutamento podem ajudá-lo a tomar notas e a avaliar os candidatos.
- Dê feedback atempado: Forneça feedback detalhado e atempado, adequado à fase em que o candidato se encontra no processo. Lembre-se também de pedir feedback.
Rumo a entrevistas focadas e envolventes
Uma entrevista de emprego não deve ser um braço de ferro; pode obter muito mais das pessoas se as tratar como aquilo que são: pessoas!
Chego ao ponto de enviar aos candidatos dicas gerais para a entrevista ou informações sobre o que será abordado em cada fase antes da entrevista. Embora não esteja a dar as respostas, isto ajuda a reduzir ainda mais a pressão.
Certifique-se de que mantém, ao longo de toda a entrevista, as regras básicas de cortesia que teria com convidados em sua casa e mostre curiosidade por eles enquanto indivíduos. Claro que não se esqueça de reservar algum tempo no final da entrevista para que também possam fazer perguntas!
Entrevistar é a recompensa no final do que pode ser um longo e extenuante período de procura de candidatos, por isso aproveite!
