Um estudo da Gallup concluiu que apenas 12% dos colaboradores concordam plenamente que a sua organização faz um excelente trabalho na integração de novos membros da equipa. Isto é dececionante porque, como iremos explicar, um processo adequado de integração pode ter um impacto significativo no sucesso do novo colaborador na sua nova função.
O plano de integração de 30-60-90 dias é amplamente reconhecido como uma boa prática para integrar eficazmente novos membros da equipa na cultura da empresa e aumentar a sua produtividade.
Embora existam muitas formas de melhorar a experiência de integração, utilizar o plano de 30-60-90 dias oferece um dos melhores retornos sobre o investimento que conheço.
O seu modelo de 30-60-90 dias
Eis o nosso modelo de integração, testado e comprovado, para começar devidamente a experiência do seu novo colaborador.
Obtenha o nosso modelo de integração!
O que é um plano de 30-60-90 dias?
Um plano de integração de 30-60-90 dias é um plano de ação que ajuda a orientar os novos colaboradores durante os primeiros 90 dias no seu novo emprego. Ajuda a criar e acompanhar a conclusão de tarefas típicas de integração, como conhecer os colegas e concluir a formação necessária.
O objetivo final é fazer com que os novos colaboradores se sintam bem-vindos e ajudá-los a definir prioridades relativamente ao que devem fazer para se tornarem produtivos o mais rapidamente possível.
Por sua vez, isto também ajudará a aumentar o envolvimento, a motivação e a retenção dos colaboradores.
Os primeiros 30 dias
O foco dos primeiros 30 dias é aprender mais sobre a organização, a função, as ferramentas que irão utilizar, a forma como o sucesso é avaliado e o papel que irão desempenhar.
Trata-se também de perceber o que o novo colaborador precisa de aprender, começando pelos conceitos básicos.
Esta parte do plano de 90 dias terá mais elementos em comum entre todos os novos colaboradores, independentemente da função, do departamento ou da senioridade.
O período entre os 30 e os 60 dias
Aqui, os novos colaboradores ainda estão a dar os primeiros passos, mas começam a envolver-se mais nos projetos e a concentrar-se nas suas funções e responsabilidades. É neste período que o plano começa a divergir, dependendo da função, do departamento e da senioridade.
O período entre os 60 e os 90 dias
Agora que já deram os primeiros passos, os novos colaboradores têm mais margem de manobra e independência relativamente à forma como querem desempenhar a sua função e assumir as responsabilidades associadas.
Have an account? Log In
Benefícios de um plano de 30-60-90 dias
Um plano de integração de 30-60-90 dias oferece uma estrutura organizada para que os novos colaboradores se adaptem às suas funções e responsabilidades dentro de uma organização. Este plano é benéfico de várias formas importantes:
- Maior eficiência. Criar um plano de integração de 30-60-90 dias deverá tornar o processo mais eficiente, garantindo que todos sabem o que lhes é exigido e de que recursos irão precisar. Também é mais fácil reunir recursos, incluindo apresentações introdutórias e outros materiais semelhantes.
- Menor tempo até atingir a competência: Ao fornecer um roteiro claro, os novos colaboradores têm mais probabilidades de alcançar a produtividade plena mais rapidamente do que conseguiriam com um plano não estruturado.
- Oportunidades de feedback e ajustamento: O plano estabelecerá reuniões regulares de acompanhamento e sessões de feedback entre o novo colaborador e o seu responsável ou mentor. Isto garante que quaisquer desafios são resolvidos prontamente e que podem ser feitos ajustamentos ao plano, se necessário. Promove a melhoria contínua e o desenvolvimento pessoal.
- Cultura mais forte: Uma integração estruturada aumenta significativamente a probabilidade de os novos colaboradores se sentirem mais ligados à organização, às suas pessoas e de contribuírem para a cultura da empresa. Isto é especialmente importante no caso da integração de colaboradores remotos ou de equipas globais.
Uma analogia para pensar no seu plano de 30-60-90 dias
Uma vez fiz um curso de integração onde o instrutor disse: "Uma boa forma de pensar no seu plano para os primeiros 30, 60 e 90 dias é como se fosse um menu. "
Como é habitual, começamos pelos aperitivos.
Isto é o que será incluído em todos os planos para os primeiros 30, 60 e 90 dias, independentemente do departamento ou da antiguidade.
É a informação que todos devem conhecer ao ingressar numa nova organização, por exemplo:
- Valores
- Objetivos
- Modelo de negócio
- História
Agora podemos ser mais específicos.
Usando a nossa analogia do menu, estes são os pratos principais. Por exemplo, alguém que desempenhe a função de gestor de vendas terá objetivos e métricas diferentes de alguém que esteja a iniciar uma nova posição no desenvolvimento de software.
A partir daqui, pode criar vários modelos, dependendo do departamento ou do nível de antiguidade.
Por fim, chegamos ao nível individual ou, continuando a analogia, aos acompanhamentos.
Cada pessoa tem experiências, perspetivas, personalidades e objetivos diferentes. Deve trabalhar com cada uma delas para definir alguns ajustes ao seu plano para os primeiros 90 dias, de modo a que este se adapte melhor a cada pessoa.
Como pode fazer isto? Uma das melhores formas é utilizar a entrevista de entrada.
Com esta entrevista de entrada, pode obter uma compreensão muito mais profunda da personalidade, dos pontos fortes, dos pontos fracos e dos objetivos pessoais da pessoa, ajustando o plano para os primeiros 90 dias em conformidade.
Embora exista alguma sobreposição entre o tipo de perguntas que faria numa entrevista de entrada e numa entrevista de emprego, o tipo de perguntas e respostas que procura será diferente do próprio processo de entrevista.
Esta entrevista pode ser realizada pelo responsável pela contratação, pelo novo gestor da pessoa ou por ambos.
Através da entrevista de entrada, pode ter o plano da pessoa disponível para fazer os ajustes necessários e garantir que esta obtém o melhor plano possível para os primeiros 90 dias.
Se for como eu, talvez esteja agora a pensar na sobremesa. Bem, essa é a culminação de toda a preparação e do trabalho árduo ao longo dos 90 dias, que resulta num colaborador preparado, empenhado e motivado!
Agora vamos aprofundar a forma de criar um plano para os primeiros 30, 60 e 90 dias.
Como criar um plano para os primeiros 30, 60 e 90 dias
Os primeiros 30 dias
Vejamos agora o que incluir no roteiro dos primeiros 30 dias da função de um novo colaborador.
O primeiro mês, aproximadamente, envolverá muita aprendizagem. Este é o período em que estará mais presente e envolvido com os novos colaboradores, para os ajudar a adaptarem-se à sua organização, e aquele em que haverá mais sobreposição nos temas abordados, independentemente da função ou da antiguidade.
Por conseguinte, esta parte será a mais fácil no que diz respeito à criação de elementos reutilizáveis.
Eis alguns aspetos que quererá que os novos colaboradores abordem nos primeiros 30 dias:
- Obter clareza sobre a função e as responsabilidades (muito importante)
- Conhecer as políticas para os colaboradores e os comportamentos esperados
- Compreender a tecnologia, o software e as ferramentas utilizados pela organização, bem como os processos que terão de seguir.
- Aprender sobre a missão, a visão, os valores, os produtos, o modelo de negócio e os clientes da organização
- Compreender as partes interessadas da organização
- Compreender os projetos atuais nos quais a organização está concentrada e aqueles em que se concentrará no âmbito da sua função
- Ter reuniões semanais com o respetivo gestor
- Desenvolver uma compreensão da cultura da empresa e das normas da equipa.
- Conhecer os restantes membros da equipa e saber a quem recorrer para cada assunto
- Identificar lacunas de competências e definir alguns objetivos de curto e longo prazo para o restante período do plano.
Como os primeiros 30 dias serão os primeiros dias do novo colaborador no escritório (físico ou virtual), vale a pena desenvolver algumas atividades reutilizáveis de integração de colaboradores, como apresentações de boas-vindas, a leitura do manual do colaborador e almoços de equipa.
Author's Tip
Se possível, distribua a formação por toda a equipa, ou seja, cada membro atual da equipa deve formar o novo colaborador em pelo menos um tema. Isto ajuda a transmitir conhecimentos especializados, a partilhar o «fardo» da formação e a criar relações importantes. É também de salientar que a Gallup descobriu que, quando o gestor assume um papel ativo na integração, os colaboradores têm \u003ca href=\u0022https://www.gallup.com/workplace/246242/essential-ingredients-effective-onboarding-program.aspx\u0022\u003e3,4 vezes mais probabilidades\u003c/a\u003e de considerar que o seu processo de integração foi bem-sucedido.
O período dos 30 aos 60 dias
Agora que os novos colaboradores ultrapassaram o marco dos 30 dias, está na altura de se envolverem ainda mais.
Terão agora uma compreensão dos conceitos básicos e começarão a aprofundar-se na sua função.
Os conhecimentos adquiridos nos primeiros 30 dias serão agora aprofundados e postos em prática, e poderão envolver-se mais nos projetos e começar a expressar mais as suas opiniões e ideias.
As funções e responsabilidades que os novos colaboradores conheceram quando começaram? Podem agora começar a progredir neste domínio.
Os KPIs, objetivos e marcos que definiu nos 30 dias anteriores? Começarão a avançar no sentido de os alcançar.
Esta é a parte do plano de 30, 60 e 90 dias em que cada plano começa a divergir consoante o departamento, a pessoa ou o nível de senioridade.
Author's Tip
Inclua algumas pequenas conquistas rápidas para que o novo colaborador ganhe ritmo e confiança à medida que continua a avançar.
O período dos 60 aos 90 dias
Nesta fase, o novo colaborador continua a avançar no cumprimento dos KPIs, objetivos específicos e marcos definidos nos primeiros 30 dias.
Como este período dá muito mais ênfase à autonomia, esta secção do plano pode ser muito mais aberta e adaptada à pessoa.
Os novos colaboradores trabalharão em projetos com menos supervisão, estarão mais envolvidos com as suas equipas e com a organização como um todo, e farão o acompanhamento com os seus gestores para garantir que estão a atingir os seus indicadores.
Nesta fase, os membros da equipa podem começar a recorrer ao novo colaborador pela sua experiência. Talvez criem uma nova equipa para um projeto em que estejam a trabalhar.
Continuarão a ser cometidos erros e isso não tem problema. Ainda são novos na organização e continuam a ter muitas coisas para aprender.
Dito isto, é necessário um nível de responsabilização mais elevado em comparação com o início do plano de 90 dias, que continuará a aumentar com o passar do tempo.
Após os 90 dias
Os estudos mostram que cerca de 72% dos novos colaboradores se terão adaptado à sua nova função no prazo de 3 meses, 22% no prazo de 9 meses e os restantes ao fim de cerca de 10 a 12 meses.
Uma das melhores medidas que a sua organização pode implementar após o período de 90 dias é a entrevista de permanência.
A entrevista de permanência consiste em entrevistar os colaboradores sobre o que tem funcionado bem e sobre onde podem ser feitas melhorias.
A entrevista de permanência é uma excelente forma de melhorar o seu processo de integração. É uma ótima altura para fazer perguntas sobre o grau de adequação do plano, a forma como foi executado e onde pode ser melhorado.
O feedback das entrevistas de permanência pode ser complementado por outro método de recolha de feedback, como os inquéritos de integração.
Alguns indicadores úteis para medir o sucesso da integração incluem a rotatividade dos novos colaboradores, o tempo até à produtividade e a taxa de conclusão da formação ou as pontuações nos testes.
A regra dos 5
Quando se trata de melhorar o seu plano de 90 dias, considere a regra dos 5.
A regra dos 5 afirma que, ao obter informações através de investigação ou testes, cinco utilizadores tendem a ser suficientes para identificar padrões e determinar o que funciona e o que não funciona.
Se já estiverem a surgir padrões depois de fazer perguntas a apenas cinco utilizadores, obterá, mais ou menos, as mesmas informações se testar mais de 5. Se não surgirem padrões entre os cinco utilizadores, poderá testar mais.
Por exemplo, se o seu feedback destaca consistentemente que os KPIs e os objetivos precisam de ser mais claros no plano de 90 dias, é uma boa ideia concentrar-se nisso e encontrar formas de melhorar o processo.
Boas práticas de integração de 30-60-90 dias
Para terminar, queria concentrar-me em algumas boas práticas para criar o seu plano de 30-60-90 dias, bem como para a integração em geral.
Defina objetivos claros e alcançáveis
Para cada fase do plano (30, 60 e 90 dias), defina objetivos claros e mensuráveis que estejam alinhados com a função do colaborador e os objetivos da empresa. Certifique-se de que estes objetivos são realistas e alcançáveis, proporcionando uma sensação de realização à medida que são cumpridos.
Agende reuniões regulares de acompanhamento e feedback
Organize reuniões individuais regulares entre o novo colaborador e o seu gestor ou mentor, bem como com membros dos recursos humanos, o recrutador que o contratou e alguém da área de desenvolvimento de talento. Estas sessões são essenciais para fornecer feedback, discutir desafios e ajustar o plano conforme necessário.
Incentive a autorreflexão e a definição de objetivos
Incentive o novo colaborador a refletir sobre o seu progresso e a definir objetivos pessoais e profissionais. Isto promove o envolvimento e o investimento pessoal no seu sucesso dentro da empresa.
Destaque o sucesso e reconheça as conquistas
Celebre os marcos e as conquistas ao longo do processo de integração. O reconhecimento pode aumentar o moral e a motivação, reforçando o valor do colaborador para a equipa e para a empresa.
Por exemplo, a retalhista de calçado Zappos organiza uma "festa de graduação" para aqueles que concluem a parte obrigatória de atendimento ao cliente da sua integração.
Aqui estão mais algumas excelentes ideias de reconhecimento dos colaboradores.
Ajuste com base no feedback
Esteja preparado para ajustar o plano de integração com base no feedback do novo colaborador (os inquéritos de integração ou as entrevistas de saída são úteis neste caso) e no seu desempenho.
A flexibilidade é fundamental para lidar com quaisquer desafios imprevistos ou oportunidades de aprendizagem adicional.
Utilize a tecnologia
Tecnologias como software especializado de integração e sistemas de gestão da aprendizagem ajudam a acompanhar o progresso e a conceber e administrar a formação.
Subscreva a newsletter da People Managing People
Para saber mais sobre como criar uma experiência de integração exemplar, subscreva a nossa newsletter semanal para líderes de recursos humanos e de empresas. Receberá todos os nossos conteúdos mais recentes para o ajudar a progredir na sua carreira e a causar um maior impacto na sua organização.