Equipa de recrutamento: dimensão, estrutura e externalização

As equipas de recrutamento desempenham um papel extremamente importante nas organizações. São responsáveis por ajudar a garantir que os talentos certos estão nos lugares certos para ajudar a organização a alcançar os seus objetivos.

Utilize este guia para compreender as principais funções e responsabilidades, bem como as opções de externalização.

7 principais funções numa equipa de recrutamento

O recrutamento é um esforço de equipa que requer o contributo de várias pessoas com competências distintas. Dependendo da organização, estarão envolvidas as seguintes pessoas:

1. O recrutador

O recrutador gere todo o processo de contratação, desde a publicação das descrições de funções à análise de currículos, realização de entrevistas e apresentação de propostas.

Atua como elo de ligação entre os candidatos e a empresa, garantindo uma excelente experiência do candidato e colaborando estreitamente com os responsáveis pela contratação para introduzir melhorias.

Algumas organizações têm um recrutador dedicado, enquanto noutras o recrutamento é assegurado pelo responsável de recursos humanos.

A criação de uma função sólida de recrutador começa por garantir que a sua equipa concluiu cursos básicos de formação em recrutamento.

2. O responsável pela contratação

O responsável pela contratação define os requisitos da função e trabalha com o recrutador para conceber o processo de entrevista. Realiza entrevistas para avaliar a adequação técnica e à equipa e toma a decisão final de contratação. Também presta apoio no processo de integração dos novos colaboradores.

Nos processos de recrutamento em startups, o responsável pela contratação assumirá responsabilidades de recrutamento.

3. O coordenador de recrutamento

O coordenador de recrutamento trata da logística, como o agendamento de entrevistas e a coordenação das comunicações entre os candidatos e a equipa de entrevistadores. Garante que o processo de entrevista decorre sem problemas, assegura a manutenção contínua necessária para manter o seu sistema de recrutamento a funcionar corretamente e apoia os recrutadores noutras tarefas administrativas.

4. O profissional de marketing da marca empregadora

Os profissionais de marketing da marca empregadora criam e promovem conteúdos que apresentam a marca e a cultura únicas da empresa para atrair talento. Gerem canais de marketing de recrutamento, como o site de carreiras da empresa, os canais das redes sociais e os anúncios de emprego, garantindo que a marca empregadora está alinhada com os esforços de recrutamento.

5. Especialista em pesquisa de candidatos

Um especialista em pesquisa de candidatos é responsável por identificar, contactar e criar uma reserva de potenciais candidatos, ou seja, pela pesquisa de candidatos.

Procura proativamente candidatos através de vários canais, como software de pesquisa de candidatos, LinkedIn, plataformas de emprego, redes sociais e eventos de networking.

Os especialistas em pesquisa de candidatos concentram-se em candidatos passivos que podem não estar a candidatar-se ativamente a empregos, realizam o contacto inicial e fazem uma pré-seleção dos candidatos antes de encaminharem os contactos qualificados para os recrutadores.

6. Colaboradores individuais

Como parte de um processo de contratação colaborativa, por vezes os membros da equipa participam em entrevistas para avaliar a adequação dos candidatos à cultura e as suas competências técnicas, bem como para dar ao candidato uma perspetiva sobre a equipa e permitir-lhe colocar questões.

Além disso, os colaboradores individuais podem ajudar a procurar candidatos através de recomendações e participar em atividades de marketing de recrutamento.

7. Fundador ou CEO

Nas empresas mais pequenas, o fundador ou CEO está frequentemente envolvido na definição das estratégias de contratação, na realização de entrevistas para funções de chefia e na garantia do alinhamento com a missão e os valores da empresa. Pode dar a aprovação final para contratações importantes e influenciar a abordagem geral ao recrutamento.

Determinar a dimensão adequada da sua equipa de recrutamento

A dimensão da sua equipa de recrutamento será determinada, em grande medida, pelos seguintes fatores:

1. Volume de contratações

• Considere os seus objetivos anuais de contratação. Quanto mais pessoas precisar de contratar, maior deverá ser a equipa de recrutamento. Um valor de referência comum é 1 recrutador por cada 25-40 contratações anuais, mas isto pode variar consoante a complexidade da função.
• Estime a carga de trabalho por recrutador. Os recrutadores conseguem gerir diferentes volumes de contratações consoante as funções sejam de nível inicial, intermédio ou altamente especializadas.

2. Complexidade da função

• Funções técnicas ou especializadas. As funções difíceis de preencher ou de nicho demoram normalmente mais tempo a recrutar, o que significa que poderão ser necessários mais recrutadores ou especialistas em pesquisa de candidatos.
• Funções com elevada rotatividade. Para cargos com uma rotatividade mais elevada, poderá precisar de capacidade adicional de recrutamento para acompanhar a procura constante.

3. Fase de crescimento da empresa

• Empresas em fase inicial vs. empresas estabelecidas. As empresas em fase inicial podem ter uma equipa de recrutamento pequena e flexível, que aumenta conforme necessário, enquanto as empresas maiores ou em rápido crescimento precisam de uma equipa mais estruturada, com funções dedicadas (recrutadores, especialistas em pesquisa de candidatos e coordenadores).
• Expansão planeada. Se estiver a preparar-se para um crescimento acelerado ou para entrar em novos mercados, precisará de uma equipa maior para lidar com o aumento das contratações.

4. Eficiência do processo de recrutamento

• Tecnologia e ferramentas. Se a sua empresa utilizar um sistema de acompanhamento de candidaturas (ATS) ou ferramentas baseadas em IA, poderá automatizar partes do processo, permitindo que uma equipa mais pequena lide com mais candidatos.
• Externalização e agências. Se externalizar determinadas funções para agências ou utilizar serviços de recrutamento externos, poderá manter uma equipa interna de recrutamento mais pequena.

5. Valores de referência do setor

• Consulte as normas do setor. Pesquise os rácios habituais entre recrutadores e colaboradores no seu setor. Por exemplo, as empresas tecnológicas têm frequentemente rácios mais baixos (1:15-1:25), enquanto as empresas de retalho ou hotelaria podem ter rácios mais elevados (1:50 ou mais).

6. Marca empregadora e experiência dos candidatos

• Foque-se na marca empregadora. Se a sua empresa der grande importância à marca empregadora, poderá precisar de uma equipa maior para criar conteúdos, gerir as redes sociais e interagir com os candidatos, especialmente em setores competitivos.
• Prioridades da experiência dos candidatos. Uma equipa de recrutamento que dê prioridade a uma experiência dos candidatos próxima e personalizada poderá precisar de mais recursos, incluindo coordenadores para gerir o agendamento e a comunicação.

Configuração da equipa de recrutamento

Embora não existam duas organizações que funcionem exatamente da mesma forma, é assim que as equipas de recrutamento estarão provavelmente configuradas em organizações pequenas, médias e grandes.

1. Empresas em fase inicial

• Configuração: Equipas pequenas e altamente flexíveis, nas quais as funções são frequentemente acumuladas.
• Estrutura da equipa: É normalmente composta por 1-2 recrutadores ou até apenas uma pessoa responsável pelos recursos humanos e pelo recrutamento. Nas empresas em fase inicial, em fases muito precoces, as contratações podem ser geridas pelos fundadores ou pelos responsáveis dos departamentos. Os especialistas em pesquisa de candidatos e os coordenadores de recrutamento são pouco comuns, ficando os recrutadores responsáveis por todo o processo. O foco está frequentemente na contratação rápida de talento essencial, com todos os membros da equipa a contribuírem sempre que necessário.
• Características: Ágeis e adaptáveis, com foco no preenchimento de funções críticas para impulsionar o crescimento. Os processos de recrutamento são menos formalizados, baseando-se em redes de contactos pessoais, recomendações e contacto direto.

2. Organizações de média dimensão

• Configuração: Mais estruturada, começando a surgir funções especializadas.
• Estrutura da equipa: Inclui recrutadores dedicados, com algumas empresas a acrescentarem especialistas em pesquisa de candidatos ou coordenadores de recrutamento para gerir contratações em grande volume. As equipas de recrutamento colaboram mais com os recursos humanos na integração e na retenção, podendo existir um responsável ou gestor de recrutamento a supervisionar o processo.
• Características: Equilibrada entre eficiência e especialização, com capacidade para crescer quando necessário sem uma complexidade significativa.

3. Organizações em rápido crescimento

• Configuração: Equipas escaláveis e altamente estruturadas, com funções definidas.
• Estrutura da equipa: Uma combinação de recrutadores, especialistas em pesquisa, coordenadores e profissionais de marketing da marca empregadora. Os responsáveis ou gestores de recrutamento podem supervisionar equipas ou divisões específicas, garantindo que o recrutamento consegue acompanhar as necessidades de contratação rápida. Por vezes, também são utilizados recrutadores freelance ou agências de recrutamento para preencher funções urgentes.
• Características: A contratação rápida e em grande volume exige equipas bem coordenadas, preparadas para crescer rapidamente através de processos simplificados.

4. Grandes organizações

• Configuração: Altamente estruturadas, com funções e departamentos distintos.
• Estrutura da equipa: Inclui recrutadores especializados em diferentes áreas de negócio (por exemplo, tecnologia, vendas e operações), especialistas dedicados à pesquisa, coordenadores de recrutamento, equipas da marca empregadora e analistas de dados. Pode haver responsáveis regionais ou departamentais pelo recrutamento, com uma equipa de operações de recrutamento a supervisionar os processos, a conformidade e os relatórios. A marca empregadora e a estratégia de aquisição de talento podem constituir departamentos separados.
• Características: Elevada complexidade, com foco na eficiência e na escala, bem como processos e ferramentas bem definidos, como sistemas ATS e CRM, para gerir o volume de candidatos e ofertas de emprego.

Definição de métricas e KPIs

O que é medido é gerido. Eis algumas métricas de recrutamento e KPIs comuns utilizados pelas equipas de recrutamento para identificar problemas e aperfeiçoar o processo.

1. Tempo de contratação/tempo de preenchimento

• Definição:
  • Tempo de contratação refere-se ao número de dias entre a entrada de um candidato no processo (por exemplo, através da apresentação de uma candidatura) e a aceitação da oferta de emprego.
  • Tempo de preenchimento é o número total de dias entre a publicação de uma vaga e a contratação de um candidato.
• Importância: Estas métricas medem a eficiência do processo de recrutamento. Um tempo de contratação/preenchimento mais curto indica colocações mais rápidas, o que pode evitar falhas de produtividade e reduzir os custos de recrutamento.

2. Qualidade da contratação

• Definição: Uma métrica que avalia o valor que uma nova contratação traz para a organização, frequentemente com base em avaliações de desempenho, taxas de retenção e na rapidez com que atinge marcos importantes.
• Importância: Este é um indicador essencial da eficácia do recrutamento, que mede em que medida as novas contratações contribuem para o sucesso da empresa.

3. Número de candidatos

• Definição: O número total de candidatos que se candidatam a uma função específica ou a todas as posições em aberto.
• Importância: Esta métrica ajuda a avaliar o alcance e a atratividade dos anúncios de emprego, bem como a eficácia dos canais de pesquisa. Um número elevado de candidatos pode indicar uma boa estratégia de marca empregadora e de marketing, mas também é importante equilibrar a quantidade com a qualidade.

4. Número de entrevistas

• Definição: O número de entrevistas realizadas por função em aberto, desde a triagem inicial até às entrevistas finais.
• Importância: O acompanhamento desta métrica fornece informações sobre a eficiência do processo de entrevistas. Se forem necessárias demasiadas entrevistas, isso pode indicar um processo excessivamente complexo ou dificuldade em identificar o candidato certo. Também pode revelar potenciais estrangulamentos.

5. Taxa de conversão

• Definição: A percentagem de candidatos que avançam de uma fase do processo de recrutamento para a seguinte, por exemplo, da triagem para as entrevistas ou das entrevistas para as ofertas.
• Importância: Isto ajuda os recrutadores a identificar em que ponto os candidatos abandonam o funil de contratação. Taxas elevadas de abandono numa determinada fase podem indicar problemas relacionados com a adequação do candidato, a clareza da descrição da função ou os processos de entrevista.

6. Qualidade da fonte

• Definição: Mede a eficácia dos diferentes canais de recrutamento (por exemplo, plataformas de emprego, recomendações, LinkedIn) na obtenção de candidatos de elevada qualidade. Avalia de onde vêm as contratações bem-sucedidas e acompanha o seu desempenho ou permanência na empresa.
• Importância: Compreender quais as fontes que produzem os melhores candidatos ajuda a otimizar os esforços de atração, permitindo aos recrutadores concentrarem-se nos canais mais eficazes e reduzindo os custos e o tempo necessário para preencher as vagas.

7. Custo por contratação

• Definição: O custo total associado à contratação de um novo colaborador, incluindo publicidade, honorários de agências de recrutamento, salários dos recrutadores, verificações de antecedentes e quaisquer outras despesas relacionadas com a contratação, dividido pelo número de contratações efetuadas.
• Importância: Esta métrica ajuda as empresas a gerir e otimizar o seu orçamento de recrutamento. Reduzir o custo por contratação, mantendo ou melhorando a qualidade das contratações, é um objetivo comum do recrutamento.

8. Satisfação dos candidatos

• Definição: Uma medida do grau de satisfação dos candidatos com o processo de recrutamento, frequentemente obtida através de inquéritos realizados após a entrevista ou depois de tomada a decisão de contratação.
• Importância: A satisfação dos candidatos reflete a experiência geral dos candidatos e tem impacto na marca empregadora. Elevados níveis de satisfação podem atrair mais talento de topo, mesmo que o candidato não consiga o emprego, uma vez que poderá recomendar a sua empresa ou voltar a candidatar-se no futuro.

Externalização do processo de recrutamento 

Por vezes, as organizações optam por externalizar determinadas partes do processo de recrutamento, sobretudo a atração de candidatos. No que diz respeito à externalização do recrutamento, existem várias opções que se adequam à maioria das necessidades:

RPO a pedido (Externalização do processo de recrutamento)

• Definição: O RPO a pedido disponibiliza apoio flexível e de curta duração ao recrutamento, que pode ser utilizado conforme necessário. É ideal para responder a picos específicos de contratação, como uma necessidade temporária de mais recrutadores durante o recrutamento sazonal ou para um projeto especial.
• Como funciona: Uma empresa estabelece uma parceria com um prestador de RPO para reforçar os seus esforços internos de recrutamento quando é necessária ajuda adicional. O prestador pode disponibilizar recrutadores, especialistas em atração de candidatos ou até utilizar a sua própria tecnologia e ferramentas para apoiar o recrutamento da empresa durante um período limitado.
• Benefícios:
  • Escalabilidade e flexibilidade para responder a necessidades repentinas de contratação sem compromissos de longo prazo.
  • Rentabilidade, uma vez que os serviços só são utilizados quando necessário.
  • Contratações mais rápidas sem necessidade de aumentar a equipa interna permanente de recrutamento.
• Mais adequado para: Empresas com picos ocasionais de contratação, necessidades baseadas em projetos ou recursos internos de recrutamento limitados.

RPO baseado num grupo funcional

• Definição: O RPO baseado num grupo funcional consiste em externalizar o recrutamento de um departamento, função profissional ou unidade de negócio específica da empresa (por exemplo, TI, vendas, marketing, etc.). É uma abordagem direcionada à externalização para determinadas funções ou grupos.
• Como funciona: O prestador de RPO assume o recrutamento de uma função ou equipa específica dentro da organização. Gere tudo, desde a atração de candidatos, entrevistas e integração até à marca empregadora dessa função. A equipa interna de RH trata das restantes áreas, enquanto o prestador de RPO se torna uma extensão da equipa de aquisição de talento da empresa para esse grupo específico.
• Benefícios:
  • Especialização no recrutamento para determinadas funções, conduzindo a candidatos de maior qualidade.
  • Permite aos recrutadores internos concentrarem-se noutras áreas da empresa.
  • Escalabilidade e adaptabilidade às necessidades de um departamento ou divisão específico.
• Mais adequado para: Organizações que necessitam de apoio especializado ao recrutamento em áreas que exigem conhecimentos específicos ou que enfrentam uma procura elevada, como funções técnicas ou comerciais.

3. RPO completo

• Definição: O RPO completo ocorre quando um prestador externo de serviços de RH assume todo o processo de recrutamento de uma organização. Isto inclui tudo, desde a procura de talento, triagem, entrevistas, gestão de ofertas e integração, até à estratégia de talento e à marca empregadora.
• Como funciona: O prestador de RPO integra-se plenamente na organização, utilizando frequentemente a marca e as ferramentas da empresa para gerir todas as operações de recrutamento. Torna-se um parceiro estratégico de longo prazo, responsável por todas as atividades de aquisição de talento na empresa. Isto inclui frequentemente a utilização de tecnologia avançada, análise de dados de recrutamento e estratégias de marca empregadora.
• Vantagens:
  • Suporte abrangente ao recrutamento, permitindo que as equipas internas de RH se concentrem noutras áreas.
  • Experiência na gestão de recrutamento em grande escala e de estratégias de aquisição de talento.
  • Acesso a ferramentas e tecnologia avançadas, bem como a informações sobre o mercado.
  • Pode resultar em contratações de melhor qualidade, redução do tempo de contratação e melhoria geral dos processos de recrutamento.
• Ideal para: Organizações de maior dimensão com elevadas necessidades de contratação, empresas em rápido crescimento ou organizações que pretendam otimizar e externalizar totalmente o seu processo de recrutamento.

As opções de RPO incluem empresas especializadas em RPO, organizações profissionais de empregadores ou, especialmente no caso de contratação internacional, um empregador registado.

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