Para simplificar o seu processo de integração, concentre-se em criar uma experiência clara, organizada e consistente que permita integrar as novas contratações de forma rápida e eficiente. Neste guia, mostrar-lhe-ei como eliminar problemas comuns da integração — como documentação dispersa e confusão — para que possa aumentar a retenção, o envolvimento e a produtividade desde o primeiro dia.
Rever o seu processo atual
Rever o seu processo atual de integração é essencial para o simplificar, pois ajudá-lo-á a identificar lacunas, ineficiências e áreas de melhoria.
Eis algumas sugestões e boas práticas para rever o seu processo de integração:
- Realize inquéritos aos colaboradores: Realize inquéritos sobre a integração para recolher opiniões de pessoas recentemente contratadas e ajudar a otimizar a experiência de integração para futuras contratações.
- Mapeie o processo: Documente cada passo do processo de integração, desde o envio da carta de oferta até ao final do período experimental. Isto ajudá-lo-á a identificar passos em falta e a considerar otimizações, como a automatização.
- Analise as métricas principais: Avalie as taxas de retenção, o tempo até à produtividade e os níveis de satisfação dos colaboradores para obter informações sobre a eficácia do processo.
- Compare com os padrões do setor: Compare o seu processo com boas práticas ou abordagens de concorrentes para identificar possíveis lacunas ou áreas de inovação.
Desafios comuns na integração de colaboradores
Embora não existam dois processos de integração exatamente iguais, há alguns desafios comuns que as organizações que valorizam a integração procuram resolver.
- Falta de normalização: Embora seja necessária alguma personalização, em geral, processos inconsistentes podem causar confusão e resultar numa experiência de integração desigual entre equipas ou departamentos.
- Limitações de tempo: Sobretudo em locais de trabalho já sobrecarregados, o trabalho adicional de integrar alguém pode fazer com que o processo não receba o cuidado e a atenção necessários.
- Quantidade excessiva de informação de uma só vez: Bombardear as novas contratações com informação excessiva numa fase inicial pode causar confusão e reduzir a retenção de detalhes importantes.
- Acesso atrasado a ferramentas e recursos: Problemas técnicos ou logísticos no fornecimento das ferramentas, equipamentos ou acessos aos sistemas necessários podem prejudicar a produtividade.
- Funções e expectativas pouco claras: Quando as responsabilidades e as expectativas de desempenho não são claramente definidas, e a função não é explicada no contexto do sucesso da organização, as novas contratações (e os trabalhadores em geral) podem ter dificuldade em causar o impacto necessário.
- Foco limitado na cultura: Não apresentar os elementos básicos, como os valores, a missão e a cultura da empresa, pode resultar numa força de trabalho menos focada ou empenhada.
- Comunicação ineficiente: Uma coordenação deficiente entre os Recursos Humanos, os gestores e as equipas pode resultar em passos esquecidos ou atrasos no processo de integração.
- Falta de personalização: Tratar a integração como uma abordagem única para todos ignora as necessidades e experiências específicas de cada contratação.
- Mecanismos de feedback insuficientes: Sem recolher opiniões das novas contratações, as organizações perdem oportunidades de aperfeiçoar e melhorar o processo de integração.
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5 estratégias para simplificar o processo de integração
Tendo em conta os desafios acima mencionados, eis algumas estratégias eficazes que pode utilizar para simplificar o processo de integração, tornando-o mais eficiente e eficaz, e maximizar o seu retorno do investimento na integração.
1. Melhore a experiência de pré-integração
O processo de integração começa assim que alguém aceita uma oferta, e uma pré-integração sólida ajuda a preparar o caminho para o sucesso futuro.
Embora não queira sobrecarregar as novas contratações, pode começar a envolvê-las antes do primeiro dia, fornecendo informações essenciais, acesso a recursos e materiais da empresa, bem como toda a documentação necessária para uma nova contratação (Form W-4 e I-9).
“Organizamos reuniões no Zoom antes do início para apresentar a nova contratação a pessoas importantes e aliviar a ansiedade do primeiro dia", afirma Sasha Robinson, vice-presidente de Pessoas da Trainual. “E todas as pessoas candidatas já concluíram os nossos conteúdos de formação pré-contratação na nossa aplicação, o que significa que assistiram a vídeos para conhecer a nossa missão, visão e todos os membros da equipa de liderança.”
Isto ajuda a libertar tempo durante a sessão de orientação para se concentrar em elementos como a apresentação da organização e da função da nova pessoa na mesma.
Dica profissional: Um questionário para novos contratados reúne informações importantes sobre os novos colaboradores, como dados pessoais, experiência profissional anterior e outros dados relevantes necessários para os seus registos de emprego.
No entanto, também pode aproveitar esta oportunidade para recolher alguns detalhes divertidos, como preferências alimentares, que podem ajudar a personalizar o plano de integração do novo colaborador.
2. Automatize a gestão de tarefas
“A automatização é a principal forma de as organizações melhorarem a eficiência operacional”, afirma Reid Walsh, CHRO da NEOGOV. “Uma solução de integração pode dar aos novos colaboradores acesso permanente a um portal online onde podem preencher/submeter documentação digitalmente, seguir a sua lista de tarefas e aceder a recursos que os apoiem enquanto se familiarizam com as suas funções.”
A automatização da integração ajuda a retirar parte do trabalho das mãos dos profissionais de RH e dos gestores, minimiza atrasos e garante que cada etapa é concluída de forma consistente.
O tempo poupado pode ser utilizado para dar atenção a atividades de maior valor, como criar relações significativas, em vez de tratar de tarefas repetitivas.
3. Crie um plano de integração estruturado
Desenvolver um modelo de integração padronizado que defina as principais atividades e metas garante que todos saibam exatamente o que lhes é exigido e quando, e que nada fica esquecido.
Entre os elementos a incluir estão: objetivos claros e mensuráveis, calendários de formação e quaisquer recursos necessários para que os novos colaboradores se tornem produtivos nas suas novas funções.
“O primeiro passo é realizar uma auditoria à função para determinar que tarefas o novo colaborador irá realmente desempenhar, em vez de depender de responsabilidades desatualizadas ou da “forma como sempre foi feito”, afirma Lindsay Mastrogiovanni, CEO da ConsciousHR. “Se esta for a sua primeira contratação, comece por enumerar as tarefas para as quais não tem tempo ou competências para tratar sozinho. Isto ajuda a clarificar a função e garante que a integração é feita com propósito.”
Recomendamos a criação de um plano de integração de 30-60-90 dias para cada função e indivíduo, com algum nível de padronização; por exemplo, uma apresentação de boas-vindas que aborde a missão e os valores será relevante para todas as funções.
Por fim, como salienta a consultora de operações de pessoas Rita Wittek, “Simplifique a comunicação entre os responsáveis pela contratação, os RH e as TI, centralizando os processos numa única ferramenta ou lista de tarefas e atribuindo responsabilidades claras pelas tarefas de integração, para evitar confusões e atrasos.”
4. Tire partido da análise e dos relatórios de integração
Utilize ferramentas como software de integração, HRMS ou um sistema de gestão da aprendizagem para medir o sucesso da integração, utilizando métricas como o tempo até à produtividade, as taxas de conclusão de tarefas e os comentários dos trabalhadores.
Estes dados, combinados com informações provenientes de reuniões de acompanhamento e inquéritos, ajudarão a identificar estrangulamentos e áreas de melhoria, permitindo tomar decisões baseadas em dados para aperfeiçoar o processo.
5. Dê prioridade à cultura e à comunidade
Acima, dei bastante atenção à tecnologia e aos processos, mas o sucesso dos novos colaboradores também assenta nas relações, que começam a formar-se através de atividades de boas-vindas, apresentações à equipa, sistemas de acompanhamento por colegas e programas de mentoria.
“É importante comunicar a 'cultura', as regras que não estão escritas em lado nenhum, mas que tornam muito mais fácil a adaptação de um novo colaborador, afirma a consultora de RH Maggie Michaels DeCan. “Juntar os novos colaboradores a um colega durante os primeiros 30 dias pode ser muito útil para os ajudar a adaptar-se.”
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Simplificar a integração é uma vitória fácil
Investimentos simples na pré-integração, na automatização, na análise e na definição clara de objetivos podem simplificar o processo de integração e garantir que os colaboradores se sentem apoiados e ligados desde o início.
Uma estratégia de integração bem pensada melhora a retenção e o envolvimento, que, em última análise, impulsionam o crescimento organizacional a longo prazo.
Se precisar de dicas sobre como escolher o melhor software de integração, também podemos ajudar.
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