ADA & distansarbete: dina rättigheter mot krav på återgång till kontoret

Vad är ADA? 

Americans with Disabilities Act (ADA) är en banbrytande lag om medborgerliga rättigheter som antogs 1990 och som syftar till att förhindra diskriminering av personer med funktionsnedsättningar inom olika områden av det offentliga livet. Dessa områden omfattar anställning, transport, offentliga lokaler och tjänster, kommunikation samt tillgång till delstatliga och lokala myndigheters program och tjänster. 

ADA är utformad för att säkerställa att personer med funktionsnedsättningar har samma rättigheter och möjligheter som alla andra, genom att främja lika deltagande och inkludering inom alla delar av samhället. 

Genom att kräva skäliga anpassningar och ändringar bidrar ADA till att undanröja hinder och underlätta tillgången till arbetsmiljöer, offentliga platser och tjänster för personer med funktionsnedsättningar.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Vad innebär en skälig anpassning?

En skälig anpassning är varje ändring eller justering av ett arbete eller en arbetsmiljö som gör det möjligt för en kvalificerad person med en funktionsnedsättning att utföra väsentliga arbetsuppgifter eller få lika möjligheter till anställning. 

Enligt ADA måste arbetsgivare tillhandahålla skäliga anpassningar såvida detta inte skulle innebära en oskäligt betungande börda, definierad som betydande svårighet eller kostnad, för verksamheten. 

Exempel på skäliga anpassningar är att göra befintliga lokaler tillgängliga, omstrukturera arbetsuppgifter, erbjuda deltidsarbete eller anpassade arbetstider, införskaffa eller ändra utrustning, tillhandahålla hjälpmedelsteknik och tillåta distansarbete. 

Målet med skäliga anpassningar är att skapa en stödjande och inkluderande arbetsplats där personer med funktionsnedsättningar kan bidra på ett effektivt och ändamålsenligt sätt.

RTO-krav och ADA

ADA kräver att arbetsgivare tillhandahåller skäliga anpassningar för anställda med funktionsnedsättningar, inklusive psykiska hälsotillstånd.

Keith Sonderling, kommissionär vid USA:s kommission för lika möjligheter i arbetslivet (EEOC), talade nyligen med mig om vikten av att förstå dessa rättsliga skydd. 

Arbetsgivare måste inleda en interaktiv process med anställda som begär anpassningar för psykiska hälsotillstånd. Om en anställd får diagnosen ett psykiskt problem är arbetsgivaren skyldig att överväga anpassningar, vilket kan innefatta distansarbete.

Under pandemin upplevde många anställda ökad produktivitet när de arbetade hemifrån samt en förbättrad balans mellan arbete och privatliv. Som Sonderling påpekar finns det ingen automatisk laglig rätt till distansarbete. EEOC har dock nyligen utfärdat vägledning om hur rätten att arbeta på distans blir skyddad enligt ADA när det utgör en skälig anpassning för en funktionsnedsättning.

Brandalyn Bickner, talesperson för EEOC, betonade hösten 2023 att kravet på ”skälig anpassning” enligt ADA omfattar ”ändringar av arbetsplatsens policyer”.

Detta kan innebära att arbetsgivare frångår vissa behörighetskriterier eller justerar program för distansarbete för att underlätta distansarbete för anställda med funktionsnedsättningar.

Rättsliga konsekvenser

Och EEOC visar tänderna. I en banbrytande rättslig uppgörelse gick ISS Facility Services, Inc. med på en betalning på $47,500 för att lösa ett klagomål till EEOC om påstådda överträdelser av ADA. Fallet handlade om företagets vägran att låta en anställd med funktionsnedsättning fortsätta arbeta på distans på deltid. 

I ett annat exempel lämnade EEOC in ett klagomål mot ett företag i Georgia för att ha sagt upp en marknadschef som hade begärt att få arbeta på distans tre dagar i veckan för att hantera sin ångest.

Medvetenhet om ADA kan förändra dynamiken kring RTO-krav

Trots det tydliga rättsliga ramverket känner få anställda till sina rättigheter enligt ADA.

Med tanke på att Världshälsoorganisationen uppskattar att 1 av 8 personer globalt lider av ett psykiskt hälsotillstånd som ångest, depression eller PTSD, är det tydligt att den nuvarande RTO-dynamiken skulle kunna förändras dramatiskt om fler anställda informerades.

För att framgångsrikt göra anspråk på en WFH-anpassning behöver anställda en formell diagnos från en legitimerad psykiatrisk vårdgivare. Diagnosen måste ange att distansarbete är nödvändigt för att hantera deras tillstånd. 

Som Sonderling förklarar: "ADA skyddar anställda med psykiska hälsotillstånd, men det kräver en legitim diagnos och ett dokumenterat behov av anpassningen." 

När en anställd har lämnat dokumentation måste arbetsgivare delta i en interaktiv process för att fastställa en rimlig anpassning, vilket kan omfatta heltids- eller deltidsarbete på distans.

Som konsult med specialisering på RTO och hybridarbete har jag på nära håll sett företagsledares oro kring denna fråga. Många arbetsgivare är angelägna om att få tillbaka anställda till kontoret, och jag har gett mina klienter råd om hur de kan göra det för att främja samarbete och ömsesidigt förtroende. 

De måste dock navigera bland de rättsliga kraven och den potentiella ökningen av anpassningsförfrågningar, särskilt eftersom frågorna kring anpassningar för psykisk hälsa och ADA blir mer allmänt kända.

Sonderling betonar vikten av utbildning för chefer och HR-personal så att de kan hantera dessa förfrågningar på rätt sätt. 

"Det är avgörande att arbetsgivare förstår att de inte utan vidare kan avfärda förfrågningar om anpassningar för psykisk hälsa", säger han. "Om man inte deltar i den interaktiva processen kan det leda till betydande rättsliga konsekvenser."

Konsekvenser av ADA för RTO-mandat

Konsekvenserna av den breda medvetenheten om dessa rättigheter är betydande. Om anställda börjar åberopa psykisk ohälsa för att få arbeta på distans kan det leda till en kraftig ökning av antalet anpassningsförfrågningar. Detta scenario innebär en utmaning för arbetsgivare som kan behöva justera sina RTO-policyer och processer.

"ADA kräver individuella bedömningar, och det som fungerar för en anställd kanske inte fungerar för en annan”, säger Sonderling. “Arbetsgivare måste hantera dessa förfrågningar varsamt för att undvika diskriminering och säkerställa att lagen följs."

Behovet av balans

För arbetsgivare ligger nyckeln till att hantera denna komplexa fråga i ett balanserat förhållningssätt. Även om samarbete på plats erbjuder obestridliga fördelar, såsom förbättrad kommunikation och bättre teamsammanhållning, är det viktigt att tillgodose de anställdas behov av psykisk hälsa för att undvika rättsligt ansvar.

Arbetsgivare bör utveckla tydliga och konsekventa policyer för hantering av anpassningsförfrågningar och se till att de fortsätter att använda den teknik som krävs för att stödja distansarbete. Detta omfattar utbildning för chefer så att de kan känna igen legitima problem som rör psykisk hälsa och förstå de rättsliga kraven. 

Dessutom kan arbetsgivare utforska kreativa lösningar för att balansera distansarbete med förväntningarna på arbete på kontoret. Det kan omfatta hybrida arbetsscheman, flexibla arbetstider eller särskilda tysta utrymmen på kontoret för anställda med ångest.

I takt med att arbetsplatsen fortsätter att utvecklas kommer samspelet mellan anpassningar för psykisk hälsa och distansarbete att förbli en central fråga. Arbetsgivare har en rättslig skyldighet att informera sin personal om deras rättigheter enligt ADA, och arbetsgivare måste vara beredda att tillgodose legitima behov av psykisk hälsa samtidigt som den operativa effektiviteten upprätthålls.

För ledare är utmaningen att skapa en inkluderande arbetsmiljö som stöder psykisk hälsa utan att offra fördelarna med samarbete på plats.