AI sparade Oyster HR-team över 400 timmar per år – så här gjorde de

David Rice: HR-team lägger fyra hundra tjugo timmar per år på att förbereda överlämningar inför ledighet. Erin Goodeys team på Oyster HR minskade det till åtta. Det är den effektivitetsvinst som alla pratar om när det gäller AI. Men Erin är mer intresserad av vad man gör med de fyra hundra tolv timmar som man just har fått tillbaka. Komplexa utredningar, avstängningar, uppsägningar – de svåra och riskfyllda saker som faktiskt behöver en människa.

Jag satte mig ner med Erin på Transform i Las Vegas för ett kort samtal om global anställning och var AI passar in – och var det inte gör det. Oyster kallar sig själva den mest människocentrerade arbetsgivarorganisationen, vilket låter som marknadsföringsspråk tills man förstår vad de menar. Automatisering hanterar transaktionsbaserade uppgifter så att människor kan vara närvarande i de stunder som betyder något.

Många företag vill expandera globalt, men vet inte var de ska börja. Behöver jag förstå ledighet i Spanien, föräldraledighet i Frankrike eller hur man avslutar en anställning i Estland? Det känns som hinder man måste lösa på egen hand. Principen som Erin och Oyster använder är ganska enkel. Om du behöver veta ditt ledighetssaldo ska du inte behöva prata med någon.

Men om något verkligen komplext händer måste en människa finnas där. Vi pratar också om vad som händer på Transform. HR-personer hanterar just nu tunga globala frågor. Konferensen är i sig en trygg plats. Vi pratar om vad det innebär för HR-chefer att vara strategiska affärspartner i stället för bara operativa personer. Det här är ett kort samtal, men det är värt din tid om du funderar på global expansion eller försöker avgöra vad AI bör hantera och var den mänskliga kontakten behövs.

Jag heter David Rice. Det här är People Managing People. Då kör vi.

Erin från Oyster har anslutit till oss här på Transform.

Har du fått tillräckligt med kaffe i dag? Ni pratar ju med väldigt många människor.

Erin Goodey: Jag har druckit så mycket kaffe. Och det kommer att hålla mig igång hela dagen.

David Rice: Jag beundrar dig – ... för jag tänker att om jag var tvungen att prata med så här många människor skulle mitt sociala batteri krascha.

Erin Goodey: Jag tror att jag har varit i Las Vegas i två veckor nu.

Okej. Så det har varit två intensiva veckor av samtal, men vi har många av våra kunder här. Vi träffar massor av människor. När jag får prata om global anställning eller prata med folk – ... om sådant som rör människor, ge mig bara mer kaffe. Jag är på.

David Rice: Det är intressant, eftersom du har alla de här samtalen.

Jag är nyfiken: vilka är några av de stora utmaningarna som era kunder försöker lösa just nu med hjälp av den här tekniken?

Erin Goodey: Jag tror att det handlar om ett par saker. Den ena är global expansion. Jag tror att människor är väldigt nyfikna på det, men inte riktigt vet var de ska börja. Hela världen ligger öppen, så

det finns många möjligheter och alternativ, men jag tror att människor tycker att det är svårt att ta det första steget. Vart ska jag åka? Vad ska jag leta efter? Och vad innebär det rent praktiskt, ur ett HR-perspektiv – hur ska jag faktiskt hantera det? Behöver jag känna till ledighet i Spanien, föräldraledighet i Frankrike och hur man avslutar en anställning i Estland?

Hur fungerar det här? Jag tror att man lätt sätter upp vissa hinder medan man försöker förstå det. Man vill göra det, men det verkar vara mycket arbete och mycket som man måste lära sig på egen hand. Vi hör mycket av det, och det är där vi kan erbjuda en riktigt bra lösning så att de...

inte behöver kunna allt. Det är det ni betalar oss för.

David Rice: Ingen har sagt: ”Jag frågade ChatGPT, och det svarade ...”

Erin Goodey: Vanligtvis inte en HR-person.

David Rice: Precis. Inte särskilt överraskande.

Erin Goodey: Nej.

David Rice: Vi rör oss alltså globalt, uppenbarligen. Jag tror att många företag gör det, och AI på det sätt vi arbetar med tekniken i dag stöder naturligtvis det.

Men vilka HR-utmaningar är kopplade till det, som människor kanske inte tänker på? Berätta lite om det.

Erin Goodey: Jag är väldigt positiv till AI och automatisering, men jag tror aldrig att man kan ersätta en människa i vissa situationer. En av sakerna vi tittar på i vårt team är hur vi faktiskt kan vara närvarande i de stunder som betyder något – så att vi finns där när man verkligen behöver oss.

Men hur hittar vi tid, kapacitet och utrymme för att kunna göra det? Jag tror att det handlar om att titta på enkla lösningar. Ett väldigt bra exempel i mitt team är att våra HR-chefer, när de ska gå på ledighet, tidigare lade åtta timmar på att förbereda överlämningen av ett ärende. Vi har nu använt AI för att minska det avsevärt. I stället för att lägga 420 timmar per år på att förbereda överlämningar inför ledighet lägger vi ungefär åtta. All den tiden kan nu gå till att stötta människor när de verkligen behöver det. Vi har komplexa utredningar, avstängningar, uppsägningar – alla de svåra och riskfyllda saker som händer.

Nu kan vi faktiskt fokusera på det. För oss är det en strategisk hävstång, men jag vill aldrig att den ska ersätta den mänskliga kontakten och behovet av en människa när man verkligen behöver en.

David Rice: Vilka intressanta sätt experimenterar ni internt med tekniken på för att förändra arbetssättet och i grunden förbättra den service ni fortsätter att erbjuda?

Erin Goodey: Det finns ett par sätt. Det ena handlar verkligen om effektivitetsvinsten för teamen, så att de kan göra mer av de komplexa uppgifterna. Vi vill också fokusera på upplevelsen för medarbetarna och kunderna. Om du behöver veta ditt ledighetssaldo ska du inte behöva prata med någon.

Jag brukar jämföra det med att du har ett problem och behöver ringa banken. Om jag behöver veta saldot på mitt konto kan jag trycka på några siffror, så får jag automatiskt veta det. Men om jag ser att tusentals pund eller dollar har försvunnit från kontot vill jag prata med någon och förstå vad som har hänt.

David Rice: Ja.

Erin Goodey: Jag tror att det är så vi försöker hitta balansen: när jag behöver prata med någon ska vi kunna göra det, och när jag inte behöver det ska jag slippa. Vi skapar också mycket innehåll i bakgrunden som stöder alla våra länder. Om du har en fråga kan du skriva den i chattboten, till exempel: ”Hur ser föräldraledigheten ut i Spanien?”

Då får du svaret. Det är sådana saker vi verkligen satsar på för att skapa en bättre upplevelse för medarbetare och kunder.

David Rice: Vilka frågor får ni här på Transform? Vad är det som människor – jag antar att den stora utmaningen eller det de är mest nyfikna på – undrar över?

Erin Goodey: Jag tror att det återigen handlar om global expansion. Människor försöker förstå hur de ska göra. Det andra handlar mer om vilket stöd man får när man använder en arbetsgivarorganisation. Behöver jag kunna allt? Och lite om vad en arbetsgivarorganisation faktiskt är.

Hur fungerar det rent praktiskt? Vi har haft många samtal om vad vi gör. Vår särskiljande faktor är att vi vill vara den mest människocentrerade arbetsgivarorganisationen. Vi vill se till att vi finns där i de stunder som betyder något och stöder sådant, och många av samtalen har återvänt till det.

Det andra jag ser mycket av är att det här är HR-personer. Alla vill prata om vad som händer runt omkring oss.

David Rice: Ja.

Erin Goodey: Vi hanterar många väldigt tunga saker globalt just nu. Vad gör ni? Hur navigerar ni i det? Hur har ni de interna samtalen?

Det har varit en väldigt bra och trygg plats för att också ha sådana samtal. Så vi har sett mycket av det under de senaste 24 timmarna.

David Rice: Jag håller med. Jag har redan fått ganska många ... Människor är inte lika intresserade av mig som mediekanal som jag hade förväntat mig. De är mer intresserade av: ”Vad berättar folk för dig när du frågar dem det här?”

Erin Goodey: ”Vad har du hört?”

David Rice: Exakt. Och de frågar: ”Upplever ni det där – som medieföretag?” Ja, ni vet.

Erin Goodey: Alla hanterar så mycket just nu, och det fina med Transform är att vi alla är här. Det är en trygg plats. Jag tror att alla faktiskt kan släppa garden lite, men ändå säga: ”Jag hanterar det här. Gör du också det?”

David Rice: Ja.

Erin Goodey: Jag befinner mig i en ganska privilegierad position eftersom jag är personaldirektör. Jag hanterar globala personalfrågor. Många av våra kunder är här. Många av dem vi pratar med frågar: ”Vad gör ni?” Vi har varit med om det här – hur navigerar ni i det?

För mig är det de samtalen som verkligen betyder något, eftersom jag både kan dela med mig och lära mig.

David Rice: Som någon som har pratat en del om arbetsgivarorganisationer är jag nyfiken. Jag hade förväntat mig att det vid det här laget skulle vara vanligare att förstå vad en arbetsgivarorganisation gör.

Upplever du att utbildningsdelen aldrig tar slut, och blandas den ihop med professionella arbetsgivarorganisationer och allt annat?

Erin Goodey: Ibland används begreppen omväxlande. Det vi ser är inte nödvändigtvis att människor inte förstår vad en arbetsgivarorganisation är, utan vad den faktiskt kan göra.

Många säger: ”Det är verkligen dyrt” eller ”Det är det här”, och då svarar vi: ”Ja, det finns en avgift, men här är vad ni får för den.” Vi hanterar en medarbetares hela livscykel, från introduktion till avslut och allt däremellan. När man ser på det ur ett transaktionsperspektiv kan allt inte bara vara en plattform.

David Rice: Precis.

Erin Goodey: Jag tror alltså att det finns ett visst utbildningsbehov kring hur vi arbetar och vad vi gör, och kring vår särskiljande faktor: hur vi fortsätter att vara den mest människocentrerade arbetsgivarorganisationen och vad det faktiskt innebär för oss i praktiken. Jag har ett team av globala HR-chefer. De samarbetar med våra kunder varje dag.

De pratar med dem om allt vi pratar om här. Och det är verkligen värdefullt att ha utrymme att kunna göra det.

David Rice: Jag minns inte vem det var tidigare, men hon pratade om utvecklingen av HR-chefsrollen och kompetenscentrumen. Vad tänkte du när du hörde det?

Hur stämmer det överens med det du ser och med hur du tror att utvecklingen kommer att se ut?

Erin Goodey: Under hela min HR-karriär har jag alltid sagt: ”HR behöver en plats vid bordet. Man behöver en person som fokuserar på människor vid bordet.” Allt vi i grunden gör i verksamheten måste kopplas tillbaka till människostrategin.

Jag tycker att HR-partner verkligen måste vara en strategisk hävstång. Rollen beskrivs ofta olika i olika organisationer och betyder olika saker för olika människor. Men när jag tänker på en affärspartner tänker jag på en verklig affärspartner. Det handlar om att förstå vad som händer i ett team, en avdelning eller ett företag, och verkligen använda den förståelsen för att ta något till nästa nivå.

I mitt team har jag HR-partner, men också ett team inom verksamhetsdrift. De arbetar med driftfrågor, men jag arbetar verkligen med att få dem att också tänka ur en affärspartnerns perspektiv. Jag vill att människor ska vara affärspartner. Vi får så mycket mer gjort när man förstår det kommersiella och operativa sammanhanget och har starka, stabila relationer i hela verksamheten.

Det är där en HR-partners superkraft finns. När de kan knyta ihop alla organisatoriska trådar och få saker gjorda tycker jag att det är oerhört viktigt.

David Rice: Erin, tack för att du kom och pratade med oss en stund – i vår lilla hörna här.

Erin Goodey: Jag älskar den.

David Rice: Erin Goodey från Oyster, allihop.

Erin Goodey: Tack. Perfekt. Stort tack.

David Rice: Utmärkt. Då avslutar vi det här avsnittet. Följ med oss i nästa avsnitt. Och som alltid: om du inte redan har gjort det, se till att prenumerera på nyhetsbrevet och följa oss på YouTube och i alla sociala medier, så att du får allt direkt i ditt flöde.