Det verkliga syftet med OKR – Det handlar om mening (med Nolan Hout från Unlock OKR)

 

Läs transkriptet:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt 100 procent av tiden.

Nolan Hout

Tro inte att det finns ett perfekt sätt att arbeta med OKR. Tro inte att ett riktigt OKR måste vara ett ambitiöst och djärvt mål. Tro inte att du inte kan göra prestationsutvärderingar inom OKR. Börja arbeta med det och låt OKR fungera för dig. Kom igång och få det att fungera för din organisation. Ju mer du läser, desto mer lär du dig. Du kommer att förstå vad som fungerar för dig.

Tim Reitsma

Välkommen till podden People Managing People. Vi har som mål att bygga en bättre arbetsvärld och hjälpa dig att skapa lyckliga och produktiva arbetsplatser. Jag heter Tim Reitsma och är din värd. I dagens avsnitt kommer Nolan Hout, marknadsföringschef på Unlock OKR, att hjälpa oss att förstå det verkliga syftet med OKR. Och nej, de är inte bara till för att planera eller skapa uppgiftslistor. De ska ge oss mening, riktning, prestation och ansvar. Så häng kvar.

Välkommen till podden, Nolan. Det är fantastiskt att ha dig här för att prata om OKR, vad de är, vilket syfte de har och varför vi över huvud taget behöver OKR. Välkommen till programmet.

Nolan Hout

Tack, Tim. Det är ett nöje att vara här.

Tim Reitsma

Innan vi går in på det, vill du berätta lite om vem du är och vad du arbetar med nuförtiden?

Nolan Hout

Jag tror att jag är den ovanliga marknadsföraren. Jag leder marknadsföringen på ett företag som heter Infopro Learning, vars huvudsakliga fokus är att utveckla människor genom idén att utveckla verksamheter. Vi tror att ordet transformation används väldigt mycket och ofta kopplas till uttryck som att vi förändrar ditt företag eller din digitala verksamhet, men i slutändan handlar allt egentligen om människorna.

Vårt främsta mål är därför att utveckla människor och göra dem bättre på sitt arbete. Jag nämner att jag är ovanlig eftersom jag har varit på det här företaget i elva år. Jag vet inte om jag känner till någon annan marknadsförare som har varit kvar på samma företag i elva år, än mindre någon som började inom försäljning.

Jag har alltså fått se hela intäktssidan av ett företag. Det hjälper mig mycket när jag får höra ursäkter från försäljningen, som att det här egentligen inte är bra leads. Då kan jag säga att jag hade gjort vad som helst för ett sådant lead. Du behöver inte förklara det för mig. Jag är väl också en statistik, antar jag.

Jag bodde i Seattle, men sedan kom covid och jag flyttade tillbaka till en liten hemstad på landsbygden i Idaho. Så jag är verkligen en del av statistiken numera.

Tim Reitsma

Ja, du har verkligen gått in i den helt distansbaserade eller hybrida kulturen. Du sa precis innan vi började spela in att du är i en liten ort på landet och bygger ett vedskjul, men att du också har tillgång till en coworkinglokal.

Du lever alltså lite i båda världarna, och det är fantastiskt.

Nolan Hout

Ja. En stad med 50 000 invånare och fyra coworkinglokaler är ganska fascinerande.

Tim Reitsma

Jag är säker på att befolknings- eller tillväxtkurvan ökar exponentiellt. Det är i alla fall vad vi har sett. Men innan vi går in på ämnet och börjar prata mycket om OKR vill jag säga att många har hört förkortningen, och om du inte har gjort det ska vi gå igenom vad den betyder och vilket det verkliga syftet är.

Jag brukar alltid ställa två frågor till mina gäster. Ibland gör jag det kanske av själviska skäl, eftersom jag tycker att ämnet är fascinerande.

Vad innebär det enligt dig att vara ledare?

Nolan Hout

Det är en fantastisk fråga. Jag antar att jag inte förstod att det fanns olika sätt att vara ledare förrän jag började lära mig mer om ledarskap. Man kan göra olika bedömningar, och det är mycket av det vårt företag också arbetar med, så jag har haft turen att få ta emot sådana bedömningar.

Jag brukade tänka att ledarskap handlade om mitt sätt att göra saker. För mig handlade det om att inspirera människor. Det är vad jag tycker att en bra ledare ska göra: inspirera människor. Och sättet man gör det på ska inspirera dem att utföra ett bra arbete.

Det finns naturligtvis många olika sätt att inspirera människor. Man kan visa att man litar på dem, ge dem motivation eller pengar, eller låta dem flytta till Idaho om de vill. För mig har det alltid handlat om inspiration. Men ju mer jag har lärt mig om ledarskap, desto mer har jag förstått att mycket handlar om enkla grundläggande principer, nästan som på förskolan, till exempel den gyllene regeln.

Vill du arbeta för en chef som du tycker om? Vill du arbeta för en chef som behandlar dig vänligt? Vill du känna dig som en människa?

I dag, och kanske är ribban för låg nu på grund av alla dåliga ledare, tycker jag att ledarskapets kärna handlar om integritet. Om du ska leda en grupp människor behöver du ha mycket integritet.

Du måste vara höjd över varje förebråelse och stå för det du säger. Jag tror att många olika egenskaper i slutändan kan kopplas tillbaka till integritet. För mig blir det därför den högsta principen, oavsett om du är social, introvert, extrovert eller empatisk.

Om du saknar integritet som ledare är det svårt att få många människor med dig.

Tim Reitsma

Vi skulle nästan kunna avsluta avsnittet där. Det handlar om hur man inspirerar. Jag gillar verkligen att du tog upp det. Några saker jag hör är tillit och självständighet, men också den gyllene regeln, som är integritet. Det är inte bara ett modeord: att säga att man har integritet och sedan försöka få ut mer av kunden.

Om det är vad som dyker upp för dig som ledare just nu behöver du kontrollera dig själv. Integritet handlar inte bara om att säga vad man menar eller leva enligt det man säger. Det är mer än så.

Det handlar om att vara en sann, pålitlig, ärlig och vänlig människa.

Nolan Hout

Jag har fått höra både på och utanför arbetsplatsen att människor ibland tror att jag inte tycker om dem eller att jag är hård eftersom jag säger exakt vad jag menar.

När människor hör mig göra det gång på gång förstår de att jag är uppriktig. Ibland får det mig att låta som en idiot, ibland inte, men de vet att det inte finns någon dold avsikt. Det kommer från integritet. Därför har det blivit en viktig princip för mig, eftersom den gör det möjligt för ledare att leda på sitt eget sätt samtidigt som de har en stabil grund.

Tim Reitsma

Jag har nyligen läst en bok som heter Genuine Kindness. Den är kort och lättläst, och jag uppmuntrar alla som lyssnar att läsa den. Den handlar om vänlighet, men inte bara om att vara mjuk och snäll.

Det handlar om att säga vad man menar utan att linda in saker i ett fluffigt omslag, och att göra det från en plats av integritet och äkthet. Jag gillar att du tog upp det; det knöt an fint till det jag nyligen har läst.

Nästa fråga passar kanske bra in i vårt samtal. När du hör uttrycket “bygga en bättre arbetsvärld“, vad tänker du på? Vad betyder det för dig?

Nolan Hout

Jag har varit på samma företag i över ett decennium, och uppdraget att bygga en bättre arbetsvärld är verkligen centralt och nära kopplat till det vi alltid har arbetat med. Vi befinner oss inom företagsutbildning, och mycket av det vi gör handlar om just det.

En grundregel är att förstå varför man utbildar någon och berätta det för personen direkt. Vad får jag ut av det? Det finns en förkortning för allt, och vi kommer att prata om OKR senare, så nu blir det förkortningar för hela slanten.

För mig handlar det om att bygga en bättre arbetsvärld genom att ge människor mening och ett syfte i sitt arbete. Alla kan inte ha eller göra exakt det de älskar. Även människor som arbetar med det de älskar säger ibland att de älskade det när det var en hobby, men att det inte känns lika bra när det blivit ett heltidsarbete.

Aaron Hurst skrev en bra bok som heter The Purpose Economy och genomförde en stor studie. Han drev en organisation som kopplade samman människor som ville skänka sin tid till ideella organisationer. Han upptäckte att de som var mest benägna att ge sin tid till ideella organisationer var andra ledare inom ideella organisationer.

Han insåg att människors syfte inte nödvändigtvis handlar om att göra världen bättre. Varje person hade sitt eget syfte. När vi säger att vi ska bygga en bättre arbetsvärld tror jag därför att det handlar om att ge människor inspiration och motivation genom att ge dem ett syfte med arbetet.

Kanske består ditt arbete av att göra samma sak om och om igen. Men om du förstår varför du gör det och känner till målen bakom det får du en bättre förståelse för betydelsen. Om du inspekterar bromsbelägg kanske arbetet verkar monotont, men det är viktigt eftersom ett fel kan kosta människoliv. Om du förstår att ditt arbete har ett syfte kan du själv välja vilket värde det har.

En bättre arbetsvärld är enligt mig en värld där varje medarbetare går till jobbet och känner att det finns ett syfte med det de gör. De är inte där bara för att kämpa sig igenom dagen.

Tim Reitsma

Jag gillar verkligen kopplingen till organisationens större syfte och att varje medarbetare, oavsett var de befinner sig i organisationsschemat, förstår vart företaget är på väg, varför det är på väg dit och hur de kan bidra.

Det knyter direkt an till vårt samtal om vart vi är på väg. Du har varit på din organisation i över tio år och är uppenbarligen kopplad till syftet. Du har också mål. Så låt oss prata om OKR. Vad är OKR?

Nolan Hout

På den mest grundläggande nivån består OKR av två ord: objective och key result, alltså mål och nyckelresultat. Målet är helt enkelt vad du vill uppnå. Ett nyckelresultat visar hur du vet att du har uppnått det.

I sin enklaste form handlar det alltså om vad du vill åstadkomma och hur du vet att du har nått dit. Men det du vill åstadkomma är viktigt, och tanken med OKR är att formuleringen ska vara meningsfull och skapa motivation.

När jag tittar på företag som arbetar med OKR ser jag ofta problem med hur de formulerar sina mål och nyckelresultat. Jag tror att vi har förlorat konsten att skriva och förstå betydelsen av orden vi använder.

Ett mål bör vara inspirerande. En marknadsförare kan enkelt skriva “skapa en efterfrågestrategi för tredje kvartalet”. Men det är bättre att skriva något som människor kan samlas kring, till exempel “ge säljteamet bränsle för en kraftfull tillväxt under tredje kvartalet”.

Nyckelresultatet är motsatsen: det ska vara mer konkret och mätbart. Det ska alltid kopplas till det högsta värdet för organisationen.

Om målet är att ge säljteamet bränsle genom leads ska nyckelresultatet inte vara “skapa en landningssida”. Det är en uppgift. Man måste fråga sig vilket syfte landningssidan har. Om syftet är att generera leads ska nyckelresultatet kanske vara att skapa en landningssida som konverterar 370 leads eller har en konverteringsgrad på 7 procent.

Det är den stora skillnaden mellan ett OKR och en lista med uppgifter eller ett projektledningssystem: OKR ber dig ta ett steg tillbaka från projektet och fokusera på syftet.

Ett annat vanligt uttryck är att man ska mäta resultaten, inte aktiviteterna.

Tim Reitsma

Jag gillar det. Många fastnar i att mäta aktiviteter. Vi ska öka trafiken till webbplatsen med tio procent den här månaden. Men varför? Vad är syftet?

Om syftet är att hjälpa människor att utveckla sitt ledarskap ska det också finnas med i formuleringen så att den blir inspirerande. Varför fastnar vi i uppgifter och uppgiftsbaserade OKR i stället för att tänka på det övergripande syftet?

Nolan Hout

Jag tror att mycket beror på den datadrivna värld vi lever i. Många företag är fortfarande uppbyggda kring idéer från löpande bandet: hur många enheter kan en person producera per timme?

När verksamheterna blev mer människodrivna tappade vi bort hur vi skulle mäta saker. Men nu kan vi mäta nästan allt. Om du är programvaruingenjör kan man se hur många rader kod du skriver per dag. När jag började inom försäljning skulle jag ringa 200 samtal per dag, eftersom det gick att spåra.

Vi blev så fästa vid data att vi ville kunna följa allt på en mycket detaljerad nivå. Vi insåg att detaljerna var ledande indikatorer på framgång. Men vi gick så långt att de som bad människor göra detta inte längre förstod varför.

Vi har blivit bra på att definiera vad och samla data om vad, men vi slutade prata om varför. Det är inte det som motiverar människor. McKinsey publicerade en stor rapport om syfte efter covid och visade att brist på syfte driver många uppsägningar. Det handlar inte nödvändigtvis om att företaget gör människor olyckliga, utan om att arbetet saknar mening.

Tim Reitsma

Det handlar återigen om syfte. Vi kan sätta ett OKR eller ett mål, men om vi inte vet avsikten bakom det, vad åstadkommer det då egentligen?

Jag leder ett litet team som producerar innehåll för People Managing People. Vi granskade nyligen innehållsplanen och frågade oss vilket syfte varje innehållsdel har. Varför producerar vi detta? Tillför det värde?

När vi börjar se att innehållet rankas och att människor engagerar sig i det, då ser vi syftet. Vårt syfte på People Managing People är att hjälpa till att bygga en bättre arbetsvärld och skapa lyckliga och produktiva arbetsplatser.

När vi är tydliga med vad vi gör blir människor inom organisationen engagerade. Så låt oss säga att vi har definierat vårt syfte. Vad gör vi sedan? Hur skapar vi målet och kopplar ihop punkterna?

Nolan Hout

Det är det fina med OKR. En McKinsey-rapport visade att de flesta chefer och ledare känner att de kan leva sitt syfte på jobbet, eftersom de själva driver syftet. Men mer än 90 procent av medarbetarna under chefsnivå känner sig inte kopplade till syftet.

OKR tar ledningens mål och nyckelresultat och för dem på ett strukturerat sätt ned genom organisationen. Ett övergripande mål kan brytas ned till mål för en marknadsdirektör, en chef för inkommande marknadsföring, en sociala medier-ansvarig och slutligen en grafisk designer.

En grafisk designer kanske har som mål att skapa en landningssida som konverterar över 5 procent. Även om målet är direkt kopplat till den närmaste chefen kan personen se hur resultatet bidrar till miljoner i intäkter från marknadsföringen.

Det fina med OKR är att organisationens syfte också kan uppfylla individens syfte. Syftet går ofta förlorat längre ned i organisationen. Därför är det viktigt att driva det lager för lager.

Tim Reitsma

Det påminner om konceptet kaskadmål. Oavsett om man använder smarta mål eller OKR handlar det om vad vi försöker uppnå på ledningsnivå och hur jag och mitt team kan ta det vidare. Sedan bryter vi ned det ytterligare så att alla i organisationen vet vad de gör, varför de gör det och vilket syfte som ligger bakom.

Nolan Hout

En bra OKR-implementering består till hälften av att skriva ett bra mål och ett bra nyckelresultat. Den andra delen handlar om vad som händer sedan. OKR ska uppdateras nästan varje vecka, och varje möte bör kopplas tillbaka till ett OKR.

Vi lever i en värld med för många möten. Medarbetare klagar över att de inte hinner göra sitt arbete, chefer klagar och ledningen klagar. Många föreslår färre möten, men föreställ dig i stället att varje möte är kopplat till ett mål och ett nyckelresultat.

Då kan du fråga om mötet faktiskt är kopplat till något av dina mål. Det skapar ett enormt fokus på att nå målet.

En annan styrka med OKR är de veckovisa uppdateringarna och avstämningarna. Det är lätt att tappa fokus när en ny prioritet dyker upp. OKR gör det möjligt för medarbetare att säga till sin chef att en ny uppgift inte finns i deras OKR och fråga vilken prioritet som ska gälla.

OKR är också chefens bästa vän eftersom det ger ett meningsfullt verktyg för utvärdering. I stället för en årlig avstämning kan chefen se varje vecka eller månad hur medarbetaren presterar och om målen nås.

Tim Reitsma

De ger oss alltså syfte och riktning, visar vad som är viktigt och hur vi ska mätas. De gör det också möjligt att säga att detta är mitt mål, så om något annat läggs till måste vi diskutera vad som ska prioriteras.

Om en person säger att den är för upptagen men inte har några mål för kvartalet kommer den naturligtvis att fortsätta känna sig upptagen. När vi sätter oss i början av en månad eller ett kvartal kan vi bestämma vad vi ska uppnå och hur vi ska göra det.

Nolan Hout

Jag tycker att amerikansk fotboll är en bra liknelse. Kvartalet är som att skapa en spelplan innan matchen börjar. Man förbereder sig under veckan, och sedan har man avstämningar mellan varje spel och en halvtidspaus där man ser var man befinner sig i förhållande till målen.

På så sätt fattar man beslut med ett klart huvud, i stället för att ändra prioriteringar mitt i arbetet. Det är lätt att någon kommer med en idé under de sista fem minuterna av ett möte, vilket kan skapa fem timmars arbete trots att kommentaren egentligen var ogenomtänkt.

Tim Reitsma

Om jag på måndagen säger att webbplatsen ska bli lila och på nästa måndag säger att jag egentligen gillar blått, och sedan fortsätter ändra mig, försvinner syftet. Medarbetaren börjar undra vad poängen är och kan börja leta efter ett annat jobb.

Det handlar om att skapa riktning och välja vad som är viktigt att fokusera på.

Nolan Hout

Det förhindrar också detaljstyrning. OKR berättar vad du vill uppnå, men inte exakt hur det ska göras. Teamet får möjlighet att hitta vägen dit och vara innovativt.

Om jag har anställt en kompetent person behöver jag inte tala om exakt hur arbetet ska göras. Om personen hittar ett annat sätt att nå målet vinner alla. Även om personen inte når målet har vi lärt oss något nytt.

Tim Reitsma

Som ledare ska vi alltså säga vad vi vill göra och varför, och sedan låta teamet hitta vägen dit. Jag finns där för att stötta, ungefär som en tränare på läktaren som hejar på laget och hjälper till att hålla riktningen.

Om någon funderar på var man ska börja med OKR, vad är det första steget?

Nolan Hout

Det uppenbara svaret är att gå till unlockokr.com, eftersom det är webbplatsen för vår produkt.

Men i verkligheten finns det två alternativ. Det finns mängder av gratis material på nätet. Sök efter OKR så hittar du mycket. Men det viktigaste är att komma igång. Om du försöker göra allt perfekt från början kommer du aldrig att implementera det.

Tro inte att det finns ett perfekt sätt att arbeta med OKR. Tro inte att ett riktigt OKR måste vara ett ambitiöst och djärvt mål. Tro inte att du inte kan göra prestationsutvärderingar inom OKR. Börja arbeta med det och låt OKR fungera för dig och din organisation.

Ju mer du läser, desto mer lär du dig. Alla företag implementerar OKR på olika sätt. Använd en strikt modell om den fungerar för dig, men låt inte det bli ett hinder. Börja med den del som passar er.

Excel är ett enkelt sätt att komma igång. Den enda invändningen är att om du vill använda ett program finns det fördelar. Många leverantörer erbjuder kostnadsfria konsultationer och har coacher som kan hjälpa dig att börja.

Programvaran är utformad för att hjälpa dig att implementera OKR på ett meningsfullt sätt. I vår plattform kan du till exempel inte skriva ett nyckelresultat som inte går att mäta. Du måste ange ett belopp, en procentsats, ett tal eller ett binärt svar och förklara varför det är mätbart.

Du måste inte köpa ett program, men det kan vara mycket hjälpsamt när du börjar.

Tim Reitsma

Det är så enkelt som att ta ett papper eller en självhäftande lapp. Börja bara. Det här inspirerar mig att gå tillbaka och se över mina mål för året och kvartalet.

Nolan Hout

Om du lägger tio minuter på att göra detta i ett Excelark och ber teamet göra samma sak kan du se hur många svar som stämmer överens.

Tim Reitsma

Det finns många resurser där ute. Besök Unlock OKR för bra material. Vi lägger länken till företaget i programanteckningarna. Besök också peoplemanagingpeople.com, där det finns mycket bra innehåll om OKR, och gå med i vår community.

Om du inte vet var du ska börja, ställ en fråga. Vi fastnar ofta i våra egna tankar och skapar en berättelse om att något är stort och skrämmande. Låt oss i stället prata med andra kollegor, eftersom det finns människor som kan dela med sig av sin erfarenhet.

Nolan, tack för att du kom och delade med dig av din passion. OKR är en del av det, men det stora temat är syfte i affärsverksamheten. Det är det viktigaste jag tar med mig från det här avsnittet.

Nolan Hout

Tack, Tim. Det har varit ett stort nöje att prata om något som engagerar mig så mycket. Det är verkligen viktigt för mig som ledare.

Tim Reitsma

Jag kunde känna din passion redan när vi träffades, och jag är säker på att vi kommer att prata mer om detta i framtiden.

Till er som lyssnar: vi tar gärna emot kommentarer och synpunkter. Besök våra sociala kanaler och hör av er. Du kan också kontakta mig på Tim@peoplemanagingpeople.com om du har frågor, kommentarer eller idéer till framtida avsnitt.

Tack igen, Nolan.

Och till alla som lyssnar: ha en fantastisk dag!