Så bygger och implementerar du en HR-teknikstack för framtiden

Läs transkriptet:

Vi provar att transkribera våra poddar med hjälp av ett program. Ursäkta eventuella stavfel, eftersom boten inte är korrekt 100 % av tiden.

David Rice: Det finns en teknisk lösning för till synes allt numera. Behöver du hjälp med att fastställa dina mål och nyckelresultat? Det finns fler än några få programvarulösningar för det. Behöver du en ny plattform för talanghantering? Det finns en aldrig sinande ström av teknikleverantörer som budar på Googles annonsutrymme och hoppas att du ska söka efter och hitta dem.

Så hur går du tillväga för att bygga en teknikstack för dina personalfunktioner som tillgodoser organisationens specifika behov? Hur planerar du för att införa AI i din tekniska kapacitet? Hur implementerar du ny programvara på ett sätt som är meningsfullt för din organisation?

Välkommen till podden People Managing People. Vårt uppdrag är att bygga en bättre arbetsvärld och hjälpa dig skapa glada, hälsosamma och produktiva arbetsplatser. Jag är din värd, David Rice.

Min gäst i dag är Andrew Swiler. Han är entreprenör och vd för Lanteria, en utvecklare av programvarulösningar för HR, talang, prestation och lärande. Vi ska prata om allt som rör programvara, AI och teknisk implementering.

Andrew, välkommen.

Andrew Swiler: Tack, David. Det är roligt att vara här. Jag ser fram emot att gå igenom idéerna vi bollade fram och tillbaka.

David Rice: Berätta först lite om dig själv. Hur kom du in i programvarubranschen och blev vd för en produkt som Lanteria?

Andrew Swiler: Min resa hit var ganska krokig. Jag började min karriär inom private equity och arbetade mycket med krisdrabbade företag. Vi köpte många detaljhandelsföretag och liknande verksamheter. Private equity är, som du kanske har hört, en ganska intensiv bransch att arbeta i. Jag blev helt utbränd och slutade runt 2010 för att resa. Jag reste i sex månader. Jag träffade min fru på en ö i Kroatien. Hon kom från Barcelona.

Jag övertalade henne att flytta till San Francisco. Där arbetade jag med programvaruföretag, ungefär i rollen som ekonomichef, med större fokus på ekonomi. En dag sa min fru att hon ville flytta tillbaka till Barcelona. Hon sa att jag kunde följa med eller stanna kvar. Så jag packade ihop mina saker och flyttade till Barcelona. Jag kunde inte språket och startade ett e-handelsföretag eftersom jag inte kunde få ett riktigt jobb.

Det fungerade inte. Sedan startade jag ett glasögonföretag med min fru. Det var egentligen hon som startade företaget. Vi sålde det 2019, precis före pandemin, och jag visste inte vad jag skulle göra. Jag började leta och kände till det som kallas sökfonder, där människor försöker hitta ett företag att köpa upp.

Det liknar private equity, men i mindre skala. Jag visste att jag behövde göra något inom programvara. Jag kände till programvara från mitt tidigare arbete och visste att jag behövde ett distansföretag eftersom jag bodde i Barcelona. Så jag sökte och sökte och sökte, läste mängder av olika dokument och böcker. Till slut dök Lanteria upp efter ungefär ett och ett halvt år, och genom en lycklig slump kom jag in i HR-området och började fördjupa mig.

Som entreprenör tror jag att det viktigaste är att hitta passion och intresse nästan var du än hamnar. Därför har jag fördjupat mig i HR, prestation och liknande områden. Vi har en egen podd på företaget, och varje vecka träffar jag i princip HR-personer för att lära mig hur allt fungerar, eftersom jag inte kommer från den världen.

Jag har aldrig arbetat i ett mycket stort företag. För mig är det därför något helt nytt att lära mig hur de använder vår produkt, hur de använder andra produkter och hur hela HR-området fungerar.

David Rice: Jag är nyfiken på ditt perspektiv. Vilka är de största problemen kring programvara för HR-personer just nu? Och vilka är de största utmaningarna som HR-programvara hjälper människor att lösa?

Andrew Swiler: Den största utmaningen som den löser är uppenbarligen all pappershantering som tidigare skickades fram och tillbaka, särskilt om du arbetar inom rekrytering i högt tempo eller på ett företag som tar in många människor, måste introducera dem och sedan hantera dem.

Ofta ska de också avslutas, eftersom det finns företag som anställer människor i mycket hög takt. Byggföretag och alla företag med en snabb rekryteringsprocess behöver HR-programvara. För andra företag är pappershanteringen uppenbarligen ett problem, men en annan sak är helt enkelt frånvarohantering.

Att veta när människor är på plats, när de är borta och hur många lediga dagar som har tagits. Tidigare höll människor reda på sådant i Excel-kalkylblad. Vi får fortfarande kunder som kommer till oss och när vi frågar vad de använder nu svarar de Excel. De har kanske 200 anställda och man tänker: det här måste vara helt vansinnigt.

Vi hade ett företag med 3 000 anställda som fortfarande gjorde allt i ett Excel-makrokalkylblad som någon hade byggt flera år tidigare. Den nya HR-chefen kom in och sa att de, ur säkerhetssynpunkt, helt enkelt måste använda något annat. En av de viktigaste sakerna med HR-programvara är att säkerställa säkerheten och se till att all dokumentation och information, inklusive känsliga medarbetaruppgifter, finns på en skyddad plats. Om du bara har en Google Drive och ett Excel-kalkylblad är det uppenbarligen inte den bäst skyddade platsen.

Du behöver använda programvara som kan ta hand om det. Jag skulle säga att det är de största och bredaste problemen. En av de svåraste sakerna, som jag tror att vi kommer att diskutera senare, är faktiskt att få programvaran att fungera, få den på plats, implementera den och sedan få de anställda att använda den dagligen.

Det intressanta med HR-programvara är att människor inte tänker på det, men bortsett från e-post är det egentligen den enda programvara som alla i företaget måste använda någon gång. Därför måste du se till att du bygger programvara som människor kan använda och som är intuitiv. Annars kommer HR att få ärenden till helpdesken som säger: hur gör jag det här? Hur gör jag det där?

Du vill att det ska vara mycket lätt för människor att följa stegen. Det är ett av de största problemen när man väljer programvara och tar den i bruk: att de anställda vet hur den ska användas, att den är korrekt konfigurerad och att den är lätt att använda.

David Rice: Jag kan inte ens föreställa mig att titta på så mycket data i ett kalkylblad. Mina ögon bara ... du ser ett stort Excel-ark och tänker: vad kan jag göra i dag?

Andrew Swiler: Ja. Bara få ut mig härifrån. Föreställ dig personen som introducerades till jobbet och fick höra: här är Excel-kalkylbladet. Och personen bara: vad är det här?

David Rice: Det är som någon som har använt en stor lösning och bara: herregud.

Andrew Swiler: I över ett decennium. Det var en bank som gjorde så här. Helt vansinnigt.

David Rice: Ekonomi har sina traditioner. Jag trodde bara inte att det här var en av dem.

Andrew Swiler: De är långsamma, men ekonomi är långsammast av alla. De använder fortfarande COBOL som teknik i många banksystem. Det är överlag en mycket långsamt föränderlig bransch.

David Rice: Ja. När man utformar en teknikstack är det alltid en utmaning. Det kan vara mycket tidskrävande, och tekniken förändras snabbt. Men det verkar som att förändringen, både nivån på den och hur snabbt den sker, intensifieras. Vilka råd har du till personer, särskilt inom nystartade företag, när de bygger en ny teknikstack men samtidigt försöker hålla ett öga på framtiden?

Andrew Swiler: Det är verkligen svårt att ge någon ett bra och stabilt råd just nu. I går pratade jag med någon som frågade vilka mina prognoser för 2024 var. Jag svarade att jag kunde ge prognoser för de kommande fem åren, och att de kanske skulle vara säkrare än det som händer i år.

Jag tror också att människor ofta oroar sig mycket för kortsiktiga förändringar. Men ofta tar det mycket längre tid för sådant att få genomslag. Du går fortfarande in i företag och ser att de använder mycket föråldrad teknik, även mycket stora företag.

Constellation Software är ett bra exempel. Det är ett företag som köper upp små programvaruföretag. De har köpt programvaruföretag i 15 år. De gör 180 köp per år av branschspecifik programvara. De flesta av dessa företag har i princip föråldrad programvara, 15–20 år gammal, som fortfarande fungerar. Den genererar kassaflöde och är bra programvara som helt enkelt fungerar, men du skulle aldrig titta på den och säga att du ska bygga den produkten i dag, eftersom den är fruktansvärt dåligt byggd.

Men ibland spelar teknikstacken ingen större roll, så länge den fungerar, har säkerhet och är välbyggd. Du kan få kunder och kunderna stannar kvar, eftersom det är en enorm uppgift för stora företag att byta programvara. Det är verkligen besvärligt. Mitt företag har över 20 personer och vi använder till exempel Confluence och Jira. Vi har funderat på att byta eftersom människor inte dokumenterar särskilt bra. Vi vet att Notion kanske skulle passa bättre för ett företag i vår storlek. Varje gång vi tar upp det uppstår en enorm friktion: vi har redan gjort allt det här, sedan måste vi migrera och jag måste lära mig något nytt.

Det är bara en databas. Du skriver in saker och placerar dem där. Men ett byte skapar alla möjliga problem. Om du är entreprenör och precis har börjat skulle jag hålla ett öga på vad AI kan göra. Eftersom vi arbetar med Microsoft tittar vi mycket på vad som händer med Copilot, vad som pågår bakom kulisserna och vad Microsoft försöker göra med Microsoft Teams.

Jag skulle hålla koll på vad du kan göra, men det viktigaste är vad den nya tekniken låter dig göra internt. Kan du utveckla snabbare? Behöver du inte anställa fem utvecklare? Kan du anställa tre eftersom all denna teknik redan har byggts ut? Jag tror att det har blivit mycket enklare att bygga programvara och att det kommer att bli ännu enklare, vilket innebär att den blir en handelsvara.

Samtidigt betyder det att allt handlar om att bygga ett bättre användargränssnitt, en bättre produkt och ett bättre användningsområde samt att förstå dina kunder, eftersom det blir mycket effektivare att bygga detta. I slutändan skulle jag därför se till att du förstår hur du kan bygga saker i dag.

David Rice: Det är intressant. Nu befinner vi oss i en tid där alla pratar om AI. Det är roligt att du sa att det är svårt att göra prognoser. Jag skrev nyligen en artikel om AI och en vän läste den och frågade vad jag trodde skulle hända under de kommande ett eller två åren.

Jag svarade att jag inte visste. För att vara ärlig vet jag verkligen inte. För två år sedan visste jag inte vad ChatGPT var. Titta på hur stor roll det spelar i alla våra arbetsflöden nu. Så jag kan inte förutsäga det. Dessutom finns alla möjliga externa faktorer, så jag kan egentligen inte göra någon prognos.

Andrew Swiler: Det är mycket svårt att förutsäga och svårt att veta vilken påverkan det kommer att ha på alla olika typer av programvara. Vi försöker förstå hur sanden förändras under våra fötter, men det är svårt att veta vad detta kommer att leda till. Det är också svårt att förstå vad tekniken kan och kommer att kunna göra på kort tid, eftersom utvecklingen går i stora språng. Så det är lite som att säga: jag vet inte.

David Rice: Det leder till min nästa fråga. Var passar AI in i en idealisk HR-teknikstack? Och hur tror du att HR-personens arbete kommer att förändras under de kommande åren när detta utvecklas?

Andrew Swiler: Jag tror faktiskt att AI kommer att skapa några av de största förändringarna inom ekonomi- och HR-programvara under de kommande åren. Ekonomiprogramvara bygger så mycket på siffror att det blir lätt att förstå de data som läses in. Det viktigaste med AI, åtminstone stora språkmodeller av det slag vi ser nu, är att människor inte längre behöver specialbygga programvara eller kunna koda. I stället kan de använda vanligt språk för att interagera med programvara.

Jag tror att HR kommer att utvecklas så här, och det är något vi försöker utnyttja. Vi hoppas att vi mot slutet av året ska kunna använda Copilot och ha en ny Microsoft Teams-app med Copilot. Du kommer inte längre behöva ringa programvaruleverantören och fråga om de kan bygga en anpassad lösning, eller be någon teknisk person skapa instrumentpaneler åt dig.

Du kommer helt enkelt att kunna prata med Copilot eller den stora språkmodellen och säga: jag vill ha en instrumentpanel som visar X-, Y- och Z-data för den här avdelningen från det här datumet till det här datumet. Den hämtar fram informationen och bygger den. Du kan dessutom ange att du vill ha den i form av en viss typ av diagram, med vissa datapunkter och vissa färger.

Sedan dyker den förmodligen upp på skärmen i Microsoft Teams, vilket gör livet mycket enklare. Du behöver inte leta upp IT-teamet eller kontakta programvaruleverantören. När kunder köper programvara gör vi mycket anpassning för dem, eftersom vi har komplexa kunder, till exempel olje- och gasföretag med mycket specifika arbetsflöden och behov. Jag tror att detta kommer att innebära att vi som programvaruutvecklare måste göra produkterna mer robusta och konfigurerbara.

Samtidigt kommer språkmodellerna att kunna konfigurera produkterna åt oss med hjälp av enkelt språk. Man behöver inte hitta någon teknisk person eller själv vara teknisk. Jag tror att det blir den största effekten. HR kommer att påverkas mest eftersom det vanligtvis är en grupp människor som inte är tekniska. Marknadsförare, ekonomer och HR-personer är ofta de minst tekniska personerna i ett företag. Det kommer att göra det mycket enklare för dem att arbeta med sin programvara och anpassa den efter sina behov.

David Rice: Som du säger är de inte särskilt tekniskt kunniga. De är mer fokuserade på människor, och förhoppningsvis kan detta göra det möjligt för dem att fokusera på människor. Man hör alltid den formuleringen. Jag hoppas att det blir så.

Andrew Swiler: Alla vi och våra konkurrenter säljer samma sak. Du kan gå in på företagens webbplatser och läsa att du ska fokusera på dina medarbetare och få mer tid för dem. Går du in på ett forum för HR-personer klagar de bara på hur mycket meningslöst rutinarbete de måste göra hela tiden.

David Rice: Jag vet. Man kan nästan känna den verkliga smärtan kring mängden småsaker de måste hantera.

Andrew Swiler: Och alla jurister. Det finns jurister inblandade. Om allt fungerade som det skulle skulle vilken programvara som helst göra allas liv enklare. Problemet är att varje företag är komplext på grund av alla berörda parter.

När något går fel måste jurister kopplas in. Jag sitter i några av de här Facebook-grupperna för HR bara för att lära mig, och jag blir alltid förvånad eftersom jag aldrig har arbetat i ett stort företag. Jag förvånas över sakerna som händer i de här företagen. Människornas beslut och märkliga beteenden är otroliga. Man tänker: varför gjorde du så på jobbet?

David Rice: Jag följer forumet för personalfrågor på Reddit, och herregud, en del av sakerna som tas upp där får en att säga: wow.

Andrew Swiler: Jag är glad att jag inte arbetar på det företaget. Jag är glad att jag inte är den personen.

David Rice: Implementeringsfasen för all ny teknik är så viktig. Vilka råd har du till personer som lägger grunden för att ny teknik ska användas på arbetsplatsen?

Andrew Swiler: Det här var det som överraskade mig mest med HR när vi tog över företaget. Jag visste inte hur omfattande implementeringen av HR-programvara var. Till en början tänkte jag att det var flaskhalsen och att det var det vi behövde lösa. Implementeringen var ett stort problem. Kunderna tyckte inte om den och vårt team tyckte inte om den. Jag ville lösa det.

Jag tittade på hur andra team och stora företag löste det. Antingen är det ungefär som BambooHR och vissa lösningar för små och medelstora företag, där man i princip får produkten, hjälp med att importera data om man behöver det och sedan lämnas åt sig själv. Eller så använder man Ceridian, Workday och liknande företag som vänder sig till större företag. Där är mängden implementering, tid, månader och år som går åt till att införa alla moduler och alla sätt som team vill arbeta på helt otrolig.

Jag har fortfarande inte lyckats lösa detta. Utifrån det jag har sett tror jag att människor ofta överkomplicerar saker. De ser sitt system som en unik snöflinga som måste underhållas. De har skapat systemet och vill fortsätta göra allt på samma sätt. Jag tror att många skulle vinna på att fråga: vad gör andra företag? Ni är experterna. Ni har byggt programvaran. Vad bör vi göra för att få den att fungera så bra som möjligt? Det skulle kanske göra saker lite enklare.

Samtidigt förstår jag att komplexa företag har komplexa processer. Saker konfigureras på ett visst sätt och man måste ofta arbeta utifrån det. Men jag ser ofta människor klaga på implementeringen samtidigt som de överkomplicerar processen och siktar mot månen genom att bygga system som de förmodligen inte behövde bygga. Det skapar mycket frustration.

Man ser inte samma sak inom ekonomi- eller marknadsföringsprogramvara. Där tar människor produkten som den är och anpassar sina böcker och processer efter den. Sage är till exempel en mycket komplex programvaruprodukt. Det finns Sage-partners, men jag känner inte till många som klagar på hur svårt det är att implementera Sage i företaget. SAP är egentligen det enda exemplet där alla verkar hata produkten, men då handlar det om företag med 10 000 anställda och enorm komplexitet.

När vi ser företag med hundra anställda bygger de ibland mycket komplexa implementationer. Man kan säga att de kanske borde lyssna på oss så att vi kan hjälpa dem förenkla processen, men jag upplever att det ofta inte fungerar.

David Rice: Jag har arbetat på företag som tvekade inför att implementera ny programvara på grund av alla regler i vår bransch. Jag tänkte hela tiden att vi inte arbetar inom sjukvården. Vi kan väl inte ha så många fler regler än när det gäller hälsodata? Jag tror att det alltid handlar om att förändring är svårt. Som du sa är det svårt att lära sig något nytt. Jag minns när jag behövde byta från Trello till Asana och bara tänkte: varför?

Andrew Swiler: Jag gör sådant också. Jag håller med. Som jag sa flyttar man stora organisationer med många människor. Jag skulle säga att utbildningsdelen är en av de svåraste. Du ska utbilda chefen, särskilt inom HR, och det finns flera nivåer: vd eller högsta ledningen, HR-ledningen, mellancheferna och därefter de anställda.

Många människor använder systemet och utbildningen måste vara helt rätt. När vi tog över märkte vi att vi gav skräddarsydd utbildning eftersom vi hade ändrat några saker. Standardutbildningen fungerade därför inte. Jag sa till teamet att vi hade ändrat tre knappar. I stället för att ha en inspelad genomgång och säga att det här är de tre knapparna man ska tänka på lade vårt team tolv timmar på att utbilda människor. Jag tyckte att det var vansinnigt att lägga tolv timmar på en kund för att vi hade ändrat tre saker i grundprogramvaran.

Det är bra att lägga tid på större kunder och låta dem ställa frågor. Men ofta är det bättre att ha material som är väl inspelat och dokumenterat, så att de anställda enkelt kan gå igenom det själva. Det finns verktyg som WalkMe som gör det lätt att visa: klicka här för att göra detta, klicka här.

Utbildningen kan därför gå igenom saker på ett bra sätt. Men jag förvånas när jag ser hur komplexa implementerings- och utbildningsprocesser andra företag har. Det känns som att det finns sätt att förenkla dem, men ibland riskerar man att förolämpa människor.

David Rice: Vilka är de största tillväxtområdena på marknaden för HR-programvara enligt dig? Vad tror du kommer att spridas under de kommande månaderna och åren?

Andrew Swiler: AI kommer uppenbarligen att vara en stor del av hur många av våra konkurrenter försöker differentiera sig.

Jag har redan sett företag som HiBob använda AI som sin främsta funktion. Jag ser inget särskilt spektakulärt ännu. Som jag nämnde handlar det inte så mycket om att kunna bygga instrumentpaneler med AI, utan mer om att ha en bra chattbot. Många chattbotar har blivit oändligt mycket bättre under det senaste året.

Det är i princip det de lyfter fram när det gäller AI, och det är helt okej. Vi befinner oss på mellanmarknaden, och ur ett företagsperspektiv tror jag att det är där vi kan växa och där vissa mindre företag kommer att expandera.

Jag känner människor på Workday och vet att de har många problem med att gå nedåt på marknaden. Det är mycket dyrt och svårt att implementera, och man behöver många människor. Därför finns det en möjlighet på den här röriga mellanmarknaden där många slåss om kunderna. Jag tror att det finns en möjlighet ur vårt företagsperspektiv.

Ur användarperspektiv tror jag att vi kommer att se en utveckling mot programsviter, ungefär som det Lattice har visat. De har gått från att bara erbjuda prestationshantering till att bli ett komplett HRIS-system och kommer förmodligen att röra sig mot en produkt för personalhantering. De kommer att kunna erbjuda allt från början till slut, ungefär som Rippling har gjort.

Rippling är mer färdigt att använda och det är inte lika lätt att skapa komplexa arbetsflöden där. Men jag tror att vi kommer att se att människor helt enkelt vill köpa en produkt som gör allt, även om den gör vissa saker lite sämre än en annan produkt. De vill inte ha alla dessa punktlösningar som flyter omkring, med olika inloggningar och platser.

Jag måste använda den här appen och det här verktyget. Att förena allt låter märkligt, eftersom vi har byggt alla dessa API-lager, integrationer och funktioner för att få olika produkter att passa ihop. Men de passar inte ihop lika bra som en inbyggd lösning.

Därför tror jag att företag kommer att börja säga: samla allt åt mig här. Jag vill inte ha tre eller fyra olika lösningar. Punktlösningar kommer att få det svårt. Det blir troligen mycket konsolidering, där några riktigt bra punktlösningar införlivas i större produkter, ungefär som Microsoft har gjort med e-post och kalendrar.

De köper upp punktlösningar och försöker förbättra sin egen svit. Jag tror att mycket av detta kommer att hända under de kommande åren. Vi kommer att se företag hamna utanför, som när någon säger att deras programvara för mål och nyckelresultat köptes upp av Lattice och att de nu måste registrera sig för hela Lattice HRIS för att kunna använda den.

Branschen kommer i allmänhet att fortsätta växa. HR-team har förstått att de behöver dessa produkter. Jag tror fortfarande att nettopromotorpoängen är mycket låg i de flesta av dessa lösningar. Därför finns det möjligheter för företag som Rippling och Lattice, som har bra produkter, att röra sig uppåt på marknaden. Människor hatar verkligen dessa produkter. De hatar att använda dem. Jag känner knappt någon som tycker om att använda sin HR-programvara.

En annan trend kommer att vara globala arbetsstyrkor. Vi har satsat mycket på att göra det enkelt för konglomerat, stora företag och företag med anställda på många olika platser att slippa ha olika licenser eller produkter. Alla kan finnas i samma produkt, även om de tillhör olika kontor, och du kan ha hela den globala arbetsstyrkan där.

Jag vet inte exakt vilken form detta kommer att ta. Företag som Deel och Remote.com gör det mycket enkelt att anställa personer utomlands. Jag tycker att de produkterna är överprissatta i förhållande till vad de faktiskt gör. Du kan hitta en bra arbetsgivarorganisation för nästan 25 % av vad Remote.com tar, om du gräver lite djupare, och få samma erbjudande i samma typ av produkt.

Men företag fortsätter att bygga globala arbetsstyrkor och kommer att vilja ha produkter som gör det möjligt att hantera och enkelt anställa dessa människor.

David Rice: Innan vi avslutar ska vi göra två saker. Först vill jag ge dig chansen att berätta mer om var människor kan få kontakt med dig och läsa mer om vad som händer på Lanteria.

Andrew Swiler: Du hittar mig på LinkedIn under Andrew Swiler eller på Twitter under swilera. Det är vanligtvis där jag håller till på nätet. Lanteria finns på Lanteria.com. Om du arbetar på ett Microsoft-företag eller på ett företag som använder Microsoft är vi det främsta HRMS-systemet för Microsoft-användare och Microsoft-företag. Ta en titt, kontakta oss, säg att jag skickade dig och se om vi kan ge dig ett bra erbjudande på fantastisk programvara.

David Rice: Vem älskar inte en hänvisningsbonus?

Andrew Swiler: Ja, precis. Hänvisningspengarna hamnar i min ficka.

David Rice: Okej. Den andra saken är att vi har startat en liten tradition här på podden där du får ställa en fråga till mig. Jag lämnar över till dig. Fråga vad du vill.

Andrew Swiler: Jag har svårt med det här eftersom vi är ett helt distansbaserat företag och alltid har varit det. Jag är nyfiken på dina erfarenheter, eftersom människor ofta frågar mig om det. De hänvisar till mig som någon som driver ett distansföretag, men jag tycker alltid att det finns mer att lära. Vad tycker du är avgörande för att hålla människor nöjda i distansföretag nu när det har blivit normalt och människor börjar vänja sig?

Jag har märkt att bara det faktum att man kan vara hemma och arbeta hemifrån inte räcker särskilt långt. Vissa kommer fortfarande att sakna förmånerna från kontoret. Det är svårt att skapa en motsvarande förmån. Jag vet inte, har du några idéer om hur man håller människor nöjda i en distansbaserad arbetsstyrka?

David Rice: För mig är det viktigaste som skapar tillfredsställelse vid distansarbete att införa asynkront arbete. Jag minns att jag arbetade på ett företag strax efter pandemin. Alla behövde vara på plats från 8.30 till 17.30 och jag tänkte: är det här verkligen nödvändigt?

Jag behövde inte pendla, men var ändå bunden till arbetet under de timmarna. Det var märkligt. Det var inte nödvändigtvis accepterat att säga att man kunde göra något senare. Det skulle göras under arbetstiden. Jag tror därför att man måste ge människor den flexibilitet som distansarbete är tänkt att ge och se till att de faktiskt kan vara flexibla.

Några saker jag har sett är små aktiviteter. På ett ställe skickade de fula jultröjor till alla och vi bar dem under ett julsamtal. Det var en liten och ganska dum sak, men rolig. Dessutom fick man en gratis ful jultröja och behövde inte leta efter en till nästa fest.

Små saker som det kan hålla människor samman på ett roligt och lättsamt sätt. Jag tror inte att någon har fått distansarbete helt rätt. Kanske vissa företag, som GitLab, har lyckats, men jag har inte arbetat där. Många mindre företag har fortfarande svårt att hantera verkligheten med distansarbete. Det måste vara flexibelt och kännas som att distanslösningen faktiskt hjälper medarbetarna.

Den måste ha ett syfte. Annars är den enda skillnaden att jag inte behöver köra bil.

Andrew Swiler: Jag behöver inte ha på mig byxor om jag inte vill.

David Rice: Ja, precis. Om det är den enda skillnaden kommer tillfredsställelsen att försvinna.

Andrew Swiler: Vi köpte det här företaget och ärvde ett företag som hade varit på distans i några år. Många av personerna hade tidigare arbetat tillsammans på plats. Ibland reagerar de på saker som om vi inte bryr oss om dem, eftersom de inte har ett kontor.

Jag försöker förstå det, eftersom jag verkligen tror att man måste anställa människor som är lämpade för distansarbete för att bygga en distansarbetskultur. Det är en viss typ av person. Jag tror att det ungefär är 50/50: antingen passar man för distansarbete eller så vill man arbeta på plats.

Om man inte anställde sådana personer från början eftersom de redan fanns i företaget behöver man ändå behålla dem och arbeta med dem. Vi försöker därför hitta sätt att göra dem nöjda i den nuvarande situationen. Det är en av mina största utmaningar. De personer vi har anställt älskar distansarbete och är helt engagerade i det. De har redan arbetat på distans, så vi rekryterade för den kulturen. Men vi har fortfarande personer som tycker att det inte passar dem.

David Rice: Många har sagt till mig under de senaste åren att de saknar stunderna vid vattenautomaten. Jag tror att det viktiga är att kommunicera att man tidigare var tvungen att anstränga sig för att gå fram till någon och prata. Ur en introverts perspektiv var man tvungen att aktivt skapa den stunden.

Distansarbete har gjort att vi alla måste ta kontakt med personen och anstränga oss för att ha ett samtal. Det måste vara en del av kulturen och vara accepterat. När människor kontaktar dig måste det vara tydligt hur man förväntas agera.

Det är svårt att återskapa, men för yngre personer och personer tidigt i karriären kan jag förstå behovet av att vara på kontoret. För personer som har arbetat i kanske 20 år förstår jag också att det kan kännas annorlunda. Personligen känner jag inget behov av att gå till ett kontor.

Andrew Swiler: Inte jag heller. Men jag förstår vissa människor. Det är något jag har kämpat med den senaste månaden, eftersom frågan har dykt upp flera gånger. Jag ser skillnaden mellan personerna vi har anställt och dem som fanns där sedan tidigare. De vill på sätt och vis ha ett kontor. Vi hade faktiskt ett kontor tidigare.

De flesta av våra problem är speciella för oss. Vi har människor i Kiev som har arbetat för företaget länge. Jag skulle gärna ordna en konferens eller samla alla, men de kan inte lämna landet. Vi har alltså vissa unika svårigheter och utmaningar, men samtidigt försöker vi lösa dem.

David Rice: Vi publicerade nyligen en artikel om verksamhetskontinuitet, där vi talade om vad som händer när krig bryter ut eller när det uppstår situationer som den i Palestina. Vad händer när man har en anställd på sådana platser, eller när en naturkatastrof inträffar och man måste få personen över en gräns? Det är en intressant tid, eftersom konflikter, klimatförändringar och allt annat som händer i världen kommer att göra detta till en viktig fråga.

Andrew Swiler: Många avbrott.

David Rice: Ja. Andrew, tack för att du var med i dag. Det här har varit ett fantastiskt samtal.

Andrew Swiler: Tack, David. Jag uppskattar att jag fick vara med och all tid du gav mig.

David Rice: Lyssnare, om du letar efter HR-programvara och behöver lite vägledning har du tur. Vårt team på People Managing People hjälper dig att hitta lösningarna som tar ditt företag till nästa nivå.

Vi har sammanställt listor över de bästa HR-programvarulösningarna på marknaden och gör även djupgående recensioner. Du hittar allt på webbplatsen. Gå till peoplemanagingpeople.com/tools för att läsa mer.

Om du vill prenumerera på nyhetsbrevet går du till peoplemanagingpeople.com/subscribe. Där kan du hålla dig uppdaterad om det senaste inom HR-programvara, personalfunktioner, trender och mycket annat.

Så tills nästa gång: drick mycket vatten och säg något snällt om dig själv högt.