Utbildningsresor är det nya kontoret: Så skapar du samhörighet och samsyn i en distribuerad värld

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt 100 procent av tiden.

Jared Kleinert: Om du arbetar på distans, i en hybridmodell eller i en distribuerad organisation, och vill behålla kompetenta medarbetare i företaget, måste du planera teamresor. Det är oundvikligt för 99 procent av företagen.

David Rice: Välkommen till podden People Managing People. Vi har som mål att bygga en bättre värld på arbetsplatsen och hjälpa dig att skapa lyckliga, hälsosamma och produktiva arbetsplatser. Jag heter David Rice och är din värd.

Min gäst i dag är Jared Kleinert. Han är grundare och vd för Offsite. Vi ska prata om några av fördelarna och utmaningarna med att planera och utveckla utbildningsresor för företaget eller teamet, samt vad du kan göra för att säkerställa att dina medarbetare får ut så mycket som möjligt av upplevelsen.

Jared, välkommen!

Jared Kleinert: Tack för att jag fick komma.

David Rice: Jag vill börja med att fråga hur saker och ting har utvecklats under de senaste två åren när det gäller utbildningsresor. Med tanke på ökningen av distribuerade team ser du förmodligen större intresse för sådana resor än någonsin tidigare, tänker jag. Men även bland företag som återgår till kontoret har utbildningsresor fortfarande samma funktion som tidigare.

Målen kanske är lite annorlunda. Kan du berätta hur du ser på förändringarna och utvecklingen med saker som krav på återgång till kontoret och allt sådant?

Jared Kleinert: Absolut. Jag startade Offsite under pandemin och såg att många företag gick över till distansarbete eller hybridarbete, delvis på grund av pandemin. Jag såg också den trenden utvecklas under de tio år som ledde fram till pandemin, då vi gick från att mycket få företag arbetade på distans eller i hybridmodell till att kanske 10–20 procent av teamen med kunskapsarbete arbetade på distans eller i hybridmodell före pandemin.

Så jag satsade på den trenden. Jag trodde att den skulle accelerera. Jag tänkte att en andra följd av detta skulle bli att många företag skulle planera teamresor. VCN, GitLab, Automattic och Buffer sparar pengar. De planerar många teamresor som en oundviklig del av att bygga företagskultur när man arbetar på distans som förstahandsval, distribuerat eller i hybridmodell. Och de visste genom att planera utbildningsresor, konferenser och liknande att planeringsprocessen är hemsk.

Om man kan göra den mindre hemsk kan man förmodligen skapa ett riktigt bra företag. Även om vi startade under pandemin började vi ta emot våra första kunder ungefär när omikronvågen kom och gick. Sedan var företagen väldigt entusiastiska över att ha utbildningsresor, så det kom en första kraftig ökning i rätt riktning.

Därefter drabbades teknikbranschen hårt av en teknisk lågkonjunktur, två eller tre år före en eventuell makroekonomisk lågkonjunktur som vi kanske upplever nu eller kan komma att uppleva någon gång under de kommande sex, tolv eller 24 månaderna. Åtminstone bland våra kunder skedde en tillbakagång för utbildningsresor, men sedan började människor avgöra om utbildningsresor var något trevligt att ha för företaget eller något man måste ha.

Sakta utvecklades det till något man måste ha. Om du arbetar på distans, i hybridmodell eller distribuerat, och vill behålla kompetenta medarbetare i företaget, måste du planera teamresor. Det är oundvikligt för 99 procent av företagen. Jag skulle därför säga att det har blivit betydligt fler utbildningsresor, och sedan började även mer traditionella företag ta till sig dem.

Det har definitivt förekommit mindre tillbakagångar i samband med återgången till kontoret, men jag upplever att det främst gäller företag på Fortune 500-listan och större företag. Det handlar om skrämmande rubriker som kanske, eller kanske inte, speglar trenden i slutändan. Jag ser fortfarande medvind som tyder på att det kommer att bli mer distansarbete, hybridarbete och distribuerat arbete under de kommande två, fem och tio åren, men det kommer definitivt att finnas bakslag här och där.

Det här sker dessutom på en arbetsgivarmarknad. Vad händer när det åter blir en arbetstagar- eller talangmarknad och ekonomin öppnar upp igen, eller på något sätt lossnar? Det kan ske om två år, fem år – vem vet? Men det kommer att bli bättre någon gång. Och vad händer när stora företag kommer ur sina dyra hyresavtal?

Kommer de att behålla avtalen? Kommer de att minska sina kontorsytor? Och kommer det att leda till mer distribuerat arbete, distansarbete och hybridarbete? Jag satsar personligen på trenden mot distansarbete, men jag vet inte hur du ser på det.

David Rice: Ja, jag håller med. Jag tror att det är så världen kommer att utvecklas, och det beror faktiskt inte ens på att det är vad talangerna vill. Jag tror att det helt enkelt är det som är mest logiskt, om vi ska vara ärliga. Särskilt som du säger: om du inte är ett Fortune 500-företag och inte har råd med en skyskrapa.

Det är en sak när man är ett enormt företag med 50 000 anställda och har råd med en hel byggnad i centrum någonstans. Det är en annan sak när man är ungefär 80 personer och vill ha ett team som finns i en helt annan stad. Det är helt enkelt mer logiskt.

Särskilt för nystartade företag inom det här området tror jag inte att det finns någon kontorscentrerad kultur för den typen av företag i framtiden.

Jared Kleinert: Ja, jag håller med. Jag tror att generationsförändringar kommer att gynna det. Data visar att företag blir mer lönsamma, mer effektiva och så vidare.

När man arbetar på distans som förstahandsval, distribuerat eller i hybridmodell är människor lyckligare. De kan motionera och tillbringa mer tid med familjen, vara friskare, sova mer och allt sådant. Det är helt enkelt logiskt på alla sätt.

David Rice: Ja, jag håller med.

Jag är nyfiken, eftersom företaget jag arbetar för också har gjort utbildningsresor. Ur ditt perspektiv, vilka är de vanligaste misstagen som företag gör när de planerar sina utbildningsresor, särskilt när det gäller att anpassa evenemanget efter organisationens bredare mål?

Jared Kleinert: Brist på tydligt syfte är förmodligen det största misstaget. Man vet inte vilka affärsmålen är och inser inte hur agendan kan anpassas.

För att uppnå dessa mål gäller det även lokalen och de leverantörer man investerar i. En utbildningsresa bör genomföras för att åstadkomma något för företaget, oavsett om det handlar om strategisk planering inför det kommande kvartalet eller året, en säljstart eller marknadsintroduktion, eller att starta året på ett energiskt sätt. Det kan också vara en kundkonferens för marknadsföring och affärsutveckling.

Det bör finnas en anledning till att samla människor i två, tre eller fem dagar och investera alla de pengarna och allas tid. Det är det viktigaste. Du investerar också ditt rykte som arbetsgivare. Förhoppningsvis ökar medarbetarnas engagemang, vilja att stanna och samsyn som ett resultat av en bra utbildningsresa, men det finns alltid en risk att den går dåligt och lämnar en dålig eftersmak hos människor.

Jag skulle säga att du bör ha en riktigt bra anledning till att planera en utbildningsresa. Den goda nyheten är att det finns många bra anledningar, men du bör se till att anledningen för teamet vid den aktuella tiden på året är väl genomtänkt och återspeglas i vart ni åker och vad ni gör. Gör ni saker på plats som bara kan göras på plats och inte på Zoom? Sådana saker.

David Rice: Absolut. När jag tänker på det här – sådana evenemang kan bli ganska dyra, eller hur? Om du är chef inom HR eller personalfrågor tittar du kanske på avkastningen på utbildningsresor och funderar på hur du ska kommunicera den till andra ledande chefer. Vilka råd har du för att få stöd för satsningen och kommunicera evenemangets strategiska värde?

Jared Kleinert: Hos våra kunder låter vi dem fylla i ett återkopplingsformulär före utbildningsresan. Där kan de ställa grundläggande logistiska frågor om kostpreferenser, resebehov och liknande. Men de kan också fråga om arbetsgivarens rekommendationsvärde.

Hur sannolikt är det att de skulle rekommendera sin arbetsplats till en vän? Man kan också mäta känslan av samhörighet med kollegor eller tron på företagets framtid. Oavsett vilka mått på medarbetarengagemang ni använder kan ni fråga före och efter utbildningsresan och förhoppningsvis se att ni har en positiv effekt på teamet.

Ni kan ställa mer öppna frågor, som: Vad vill du uppnå genom att delta i den här utbildningsresan? Fråga sedan: Vad tycker du att vi uppnådde genom utbildningsresan? Det är ett av de bästa verktygen som en HR-chef eller chef för personalfrågor kan utveckla när de planerar en utbildningsresa, och det gör framtida år mycket lättare att motivera.

Ni kan också titta på personalomsättningen. Kan ni få kompetenta teammedlemmar att stanna på företaget i ytterligare sex månader, ett år, två år eller längre som ett resultat av regelbundna teamresor eller som en del av framgångsformeln? Att ersätta kompetens kan vara mycket dyrt.

Nedtid med färre personer kan vara dyrt. Det finns många svårmätbara faktorer som man definitivt kan känna av, till exempel ökad tillit till följd av teamresor och att människor blir vänner på jobbet. Ni kan se att aktivitetsnivåerna ökar i Slack. Jag vet att Slack har verktyg för känsloanalys som de matar in i andra system.

Om ni använder exempelvis 15Five, Lattice eller Culture Amp kan de ha någon form av känsloanalys som ni kan fånga upp. Men ni kan definitivt känna skillnaden före och efter en utbildningsresa. Förhoppningsvis är det bättre i veckor och månader efteråt, när människor kan se tillbaka på en fantastisk utbildningsresa. Det kan bli en del av företagskulturen och framgången.

Andra konkreta resultat kan vara bra initiativ som kommer ur utbildningsresan, till exempel en bra marknadsföringsidé eller affärsutvecklingsidé, eller en produkt- eller ingenjörsidé som uppstod under teamresan. Vi hade vårt senaste stormöte den första veckan i februari, där jag ledde en workshop om hur man kan tänka kring att omsätta och automatisera det dagliga arbetsflödet i praktiken.

Sedan jag delade det med teamet har jag sett varje person på företaget testa olika AI-verktyg, skriva bättre standardiserade arbetsinstruktioner om sitt arbete och hitta sätt att optimera sina arbetsflöden. De använder tekniska verktyg och lägger ut mer arbete på virtuella assistenter, vilket har en konkret påverkan på vårt företag.

Ni kan också hitta olika insikter från era resor kring sådana saker. Den sista saken som många inte tänker på är arbetsgivarvarumärket. Se därför till att ni har en fotograf eller videograf och tar bilder av teamet när de har roligt. Filma också en del av det och använd materialet i rekryteringen.

Jag tycker att det är en självklar möjlighet. Vd:ar gör det när de har ett roligt tillkännagivande och delar den senaste glada teambilden med texten: Jag älskar mitt team. Men om du arbetar med HR bör du tänka på vissa aspekter av arbetsgivarvarumärket.

David Rice: Ja, absolut. Det är precis vad det är – något naturligt – och när alla är på gott humör finns det mycket positiv energi i rummen. Det är ett fantastiskt tillfälle att fånga.

Många team blev distribuerade under pandemin. Ni började anställa människor över olika gränser. Många organisationer blev mycket mångkulturella, och olika åldersgrupper finns representerade. Jag är nyfiken: vilka strategier använder du för att säkerställa att utbildningsresan är inkluderande och meningsfull för alla?

Jared Kleinert: För oss ger återkopplingsformuläret före utbildningsresan återigen en bild av vad människor tycker om och inte tycker om. Vilka behov de har eller inte har, så att vi kan ta hand om maten vi serverar.

En person i vårt team är höjdrädd, så vi har lärt oss det och sett till att personen alltid har tillgång till ett rum på bottenvåningen när vi åker på utbildningsresor. Man måste också tänka på att våra medarbetare lämnar sina familjer. Har de tillgång till barnomsorg och djurpassning? Planera för det i förväg.

Vi har stormöten två gånger om året under utbildningsresor. Vid ett av dessa två tillfällen tar vi med partners eller låter människor ta med sin partner. Det har varit ett väldigt bra tillskott till det vi gör. Man kan få se en annan sida av någon om man vill skapa den företagskultur som vi gör och trivs med.

Det har tillfört en ny dimension och gjort det möjligt för människor att ta med sina familjer vid behov. Sedan kan man ställa frågor om aktiviteterna man planerar. Hur öppen är du för något aktivt jämfört med något mer avslappnat? Om man får många olika svar kan man ha valfria aktiviteter under en halvdag, där grupp ett gör en sak och grupp två en annan.

Grupp tre kan göra en tredje sak. Det handlar om att ge människor tillåtelse att delta på olika nivåer, men samtidigt uppmuntra dem att engagera sig i det ni gör. Många av de sessioner vi genomför är personliga till sin natur och syftar till att skapa djupare och mer meningsfulla kontakter med alla i rummet.

Det kan ibland innebära skrivövningar eller möjligheter att vara sårbar och berätta mer om sitt liv, vad man går igenom eller vad man har gått igenom tidigare. Som ledare brukar jag leda de sessionerna och vara mycket ärlig och öppen, vilket kan sätta tonen.

Men det finns också en tillåtelse att bara hålla sig på den grunda delen av poolen om man inte känner sig bekväm. Samtidigt kan man bjuda in människor att gå djupare om de vill. Ju större utbildningsresan blir, desto svårare blir det att anpassa den individuellt, men jag tycker att man bör vara uppmärksam på så många logistiska aspekter som möjligt.

Anpassa aktiviteterna efter den unika företagskulturen. Det är några bra idéer, och man kan till och med spara pengar genom att göra så. Ett par av våra kunder har haft talangshower som en del av kvällsplanerna och låtit människor visa vad de gör på fritiden. Det kanske finns fantastiska musiker eller personer med spännande fritidsintressen i teamet, och genom detta kan de hjälpa alla andra att lära känna dem bättre.

David Rice: Ja, det är fantastiskt.

Tidigare nämnde du att ni gör en undersökning före och efter, så att ni kan se om ni rör er i rätt riktning. Det är uppenbarligen mycket effektfullt och säger mycket om hur lyckat evenemanget är. Men jag är nyfiken: finns det några långsiktiga indikatorer som du har identifierat tillsammans med kunder och som tyder på att utbildningsresorna verkligen har en bredare, kanske omvälvande effekt?

Jared Kleinert: Ja, jag tror att man ska gå tillbaka till att se hur resultaten byggs på över tid. Även olika idéer byggs på över tid. Man bygger helt enkelt relationer med andra människor på en allt djupare och mer meningsfull nivå, och mycket av det kommer från unika gemensamma upplevelser.

När ni reser till olika platser, provar olika maträtter, testar olika aktiviteter och pratar om olika utmaningar under året på ett mycket medvetet sätt, kommer det att främja starkare relationer med kollegorna.

Det är värt mycket i sig. Om ni kan bygga in företagets uppdrag, vision och värderingar i en utbildningsresa och sedan bygga vidare på det under nästa, kan ni under den tredje prata om hur ni ska uppnå era mål och nyckelresultat genom att använda uppdraget, visionen och värderingarna. Ni kan också uppmärksamma människor för att de levt efter företagets värderingar under årets gång.

Då kan man se hur detta börjar bygga vidare på sig självt. Ni kan också förbättra era budgetar och aktiviteter. Utifrån undersökningarna kan ni fortsätta fråga människor vad de tyckte om och inte tyckte om och förhoppningsvis finjustera mer och mer mot något som tas emot väl och blir allt mer värdefullt för just ert företag.

David Rice: Att planera ett evenemang är en sådan sak som allt annat numera, eller hur? Människor använder AI för att informera det de gör, planera resor och göra alla möjliga saker. Det är intressant. Men jag tror att mycket kring AI kan leda till att metoder blir mer likriktade eller att verktygen gör antaganden som inte riktigt stämmer med verkligheten.

Kan du berätta om en specifik utformning av en utbildningsresa som du är särskilt stolt över, vad som gjorde den unik och vilka oväntade resultat den ledde till?

Jared Kleinert: De bästa utbildningsresorna är en blandning av kundens unika kultur och några av de bästa metoderna vi ser bland hundratals teamresor.

För tio dagar sedan publicerades en YouTube-video från grundaren av Stan, som jag tror är ett riskkapitalfinansierat företag i serie B. De har vid det här laget tagit in 30 miljoner dollar eller mer, och vi genomförde deras utbildningsresa i Park City i Utah i januari för ungefär 50 personer. Grundaren har många följare på YouTube och gjorde en vloggliknande recension av utbildningsresan medan den pågick.

Vi visste inte om det och bad dem inte att göra det. Han gjorde ett fantastiskt jobb med att förklara ur sitt perspektiv varför resan var så värdefull för dem. För dem handlade det särskilt om att fira framstegen, bygga starka relationer och behålla momentum, eftersom de hade fördubblat antalet anställda under de senaste månaderna och många inte kände varandra. De fick en chans att knyta kontakter.

De hjälper innehållsskapare att tjäna pengar på sina följare och bygga sina plattformar. Därför spelade de in mycket innehåll medan de åkte skidor, åkte tubing och hade roligt.

De kunde också genomföra sessioner kring företagets värderingar. De kunde titta på ekonomin och planera för det kommande året, eftersom de vill bli ett företag med en omsättning på 100 miljoner dollar per år och ett enhörningsföretag. Avdelningschefer ledde olika sessioner efter att vd:n hade hållit en presentation om företagets aktuella läge. De hade många middagar och hade roligt.

Han förklarade att en enda idé från någon av sessionerna inte bara kunde göra själva utbildningsresan värdefull, utan också vara en hundrafaldig idé som gör företaget till ett miljarddollarföretag. I den mån han kan främja sådant är det oerhört värdefullt. Han förklarade också att en vd på hans nivå bara kan göra så mycket som individuell medarbetare.

Han skulle kunna sitta i säljsamtal hela dagen, men det skulle förmodligen inte göra någon större skillnad för hur mycket intäkter de behöver skapa. I stället måste han fundera på hur han kan skapa en kultur där människor har självständighet att fatta beslut, fattar rätt beslut och följer företagets strategi.

Utbildningsresor är därför ett av de bästa, om inte det bästa, sätten att verkligen få alla att ha samma kulturella och strategiska utgångspunkt. Det kan potentiellt vara värt miljontals eller miljarder dollar. Jag tyckte att han uttryckte det väldigt väl, och jag delar gärna YouTube-videon så att ni kan lägga den i programanteckningarna om ni vill.

David Rice: Jag älskar det, eftersom jag tror att det du säger är att man försöker skapa en känsla när man genomför en utbildningsresa. Man försöker skapa en känsla av, som vi sade, samhörighet och allt annat. I slutändan handlar allt om en känsla, och det måste drivas av mänsklig insikt i hur människor känner, eller hur?

Man kan samla in data och titta på alla de här sakerna, men i slutändan känner man sina människor och vet vad man vill, och det måste drivas av det. Jag tror att jag ställde frågan om AI och det unika för att komma åt just det där: att skapa en känsla av samhörighet och mänskligt driven insikt. Det tycker jag är väldigt intressant.

Jag måste ändå ställa den här frågan. Utbildningsresor är fantastiska att genomföra, men uppenbarligen kan man inte göra det hela tiden. Det beror förstås på budgeten, men om man gör det effektivt och ändamålsenligt – låt oss säga i en idealisk värld – hur mycket tid bör man då tillbringa på utbildningsresor?

Jared Kleinert: Olika företag har olika intervall mellan utbildningsresorna. Det beror på företagets utvecklingsfas och storlek, hur bra företaget går och så vidare. Vi är ungefär 20 personer, 20–25 beroende på hur man räknar antalet anställda. Vi genomför en kvartalsvis resa för ledningsgruppen och sedan två gemensamma utbildningsresor per år med alla.

När man kommer upp i 100 personer har vi sett företag genomföra någon form av säljstart eller sälj- och marknadsintroduktion. Jag tycker verkligen att en kvartalsvis utbildningsresa för ledningsgruppen ger mycket hög avkastning. Alla företag bör göra det, oavsett storlek. Därefter kan varje avdelning ha en till tre utbildningsresor utöver något stormöte minst en gång om året.

Som anställd i ett företag som arbetar på distans som förstahandsval eller i hybridmodell kan du alltså delta i två till fyra utbildningsresor per år av olika slag och storlek. Om du exempelvis ingår i säljteamet kanske du åker på en säljstart. Förhoppningsvis blir du också uttagen till President’s Club och får åka på en resa för det. Sedan kanske det finns ytterligare en säljresa och ett stormöte, så du kan delta i tre eller fyra under året.

På produkt- och ingenjörsavdelningen kanske ni föredrar mycket tid för fokuserat arbete, och därför kanske ni bara har stormötet eller ytterligare en utbildningsresa under året för att skapa samsyn vid halvårsskiftet.

Trenden som går att skala upp är alltså att alla på företaget förväntas delta i två till fyra utbildningsresor per år. Airbnb lanserade något liknande under pandemin och sade att de skulle bli ett helt distansbaserat företag och att alla som arbetar där kunde förvänta sig att delta i en utbildningsresa varje kvartal.

Dropbox har en så kallad 90/10-regel, där de säger att man kan förvänta sig att ungefär 10 procent av arbetstiden sker på plats och 90 procent på distans. Det motsvarar ungefär 25 dagar på utbildningsresor. Det kanske innebär fyra gånger om året, tre till fem dagar per gång. Det kan vara en annan typ av utbildningsresa, där man främst samlas och arbetar fokuserat, men också är nära kollegorna och går ut och äter middag tillsammans.

Men varje organisation kommer att ha olika förutsättningar. Ju mer distribuerad organisationen är, desto svårare kan det vara att samla alla. Det är ändå värt att ha minst ett stormöte om året, och förhoppningsvis ytterligare en till tre utbildningsresor per person.

David Rice: Intressant. Innan vi avslutar vill jag ge dig möjlighet att berätta var människor kan hitta dig. Jag tycker alltid om att ge våra gäster chansen att berätta hur människor kan komma i kontakt med dem och få veta mer om det de gör.

Jared Kleinert: Du kan gå till offsite.com och skapa ett kostnadsfritt konto. Det fungerar ungefär som Airbnb, där du kan söka bland tusentals utvalda lokaler för utbildningsresor eller leverantörer av fotografer, videografer, profilprodukter, resetjänster och så vidare.

Ni kan prata direkt med dem och spara mycket pengar och tid. Vi erbjuder också planering av utbildningsresor från början till slut som en tjänst, och vi har gjort det för hundratals företag över hela världen. Du kan mejla mig på jared@offsite.com när som helst, så ger jag dig gärna rabatt om du nämner podden. Hör av dig om du har frågor. Jag hjälper gärna till.

David Rice: Den andra saken är att vi har en tradition här i podden. Jag tycker alltid om att ge min gäst möjlighet att ställa en fråga till mig, så jag lämnar över till dig. Fråga vad du vill.

Jared Kleinert: Utomjordingar – tror du att de finns eller inte?

David Rice: Åh, jag älskar det. Alla ställer alltid en fråga som är kopplad till ämnet. Jag gillar verkligen den här frågan.

Ja, det tror jag, men jag tror förmodligen inte att det är som vi föreställer oss. Vad definierar vi egentligen som en utomjording? Jag slår vad om att det finns någon bakterie på en annan planet som lever i ett slags kollektiv eller något sådant.

Jared Kleinert: Tror du att det finns någon annan människoliknande varelse?

David Rice: Det vet jag inte. Kanske, jag vet inte. Jag tror inte det. Kanske i en helt annan galax, eftersom ingen vet vad som finns där ute. Men i den här galaxen, nej. Jag tror bara att den förmodligen inte kommer att se ut som vi eller bete sig som vi – eller åtminstone hoppas jag det. Nej, jag skojar bara.

Men det är en bra fråga. Jag tror definitivt att det finns någon annan kännande livsform där ute. Det är jag säker på.

Jared Kleinert: Bra. Okej.

David Rice: Tack för att du var med i programmet i dag. Jag uppskattar verkligen att du tog dig tid.

Jared Kleinert: Tack själv för din tid. Jag uppskattar det.

David Rice: Okej, lyssnare. Om ni inte redan har gjort det, gå till peoplemanagingpeople.com/subscribe. Anmäl er till nyhetsbrevet, så får ni allt detta direkt i inkorgen.

Tills nästa gång: börja planera utbildningsresan. Bjud inte in utomjordingarna.