Så genomför du rättvisa HR-utredningar: Guide i 6 steg

1. Medarbetarklagomål, såsom trakasserier, diskriminering, mobbning eller mindre allvarlig misskötsamhet. I detta fall inleds en HR-utredning vanligtvis utifrån klagomålet för att samla in fakta, bedöma situationen och fastställa lämpliga åtgärder.
2. En medarbetare misstänks bryta mot företagets policyer, exempelvis genom att ägna sig åt oetiskt beteende, bryta mot sekretessen eller överträda säkerhetsprotokoll. En HR-utredning bör inledas för att hjälpa till att fastställa fakta och vidta lämpliga disciplinära åtgärder.
3. Anklagelser om allvarlig misskötsamhet, inklusive bedrägeri, förskingring, stöld eller annan olaglig verksamhet inom organisationen. Detta säkerställer en rättvis och opartisk process för att fastställa sanningen och hantera eventuella juridiska eller etiska överträdelser.
4. I fall där konflikter uppstår mellan medarbetare eller avdelningar kan en HR-utredning hjälpa till att avslöja de bakomliggande problemen, samla in relevant information och underlätta en lösning som kan förbättra relationerna mellan medarbetarna.
5. För att säkerställa efterlevnad av juridiska och regulatoriska skyldigheter. Exempelvis kan en HR-utredning behövas för att hantera potentiella överträdelser av arbetsrättsliga lagar, regler för arbetsmiljö och säkerhet eller branschspecifika standarder.
6. I situationer där en medarbetares prestation konsekvent ligger under förväntningarna kan en HR-utredning genomföras för att identifiera eventuella bakomliggande problem, erbjuda stöd eller utbildning vid behov och fastställa lämpliga åtgärder, såsom prestationsförbättringsplaner.

Vad krävs för att en HR-utredning ska bli framgångsrik?

Om du läser en HR-tråd på Reddit tillräckligt länge kommer du att se gott om berättelser om hur sådana här utredningar går fel, men inte särskilt många om hur man gör rätt. Under årens lopp har jag lärt mig att varje utredning behöver vara:

Snabb

Svara snabbt på alla klagomål, men ta den tid som behövs för att genomföra en noggrann och konfidentiell utredning med lämplig omsorg (mer om det senare).

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Rättvis och objektiv

Behandla alla parter med respekt och värdighet. Dra inte slutsatser om utgången av en utredning innan alla parter har intervjuats och alla relevanta dokument har granskats.  

Detta säkerställer att resultatet och eventuella åtgärder som vidtas på grundval av utredningen blir både rättvisa och objektiva.

Opartisk

Undvik att uttrycka åsikter när du genomför intervjuer och fokusera på att klarlägga fakta. Håll utredningsintervjuerna seriösa och affärsmässiga, och förbli lugn och ha kontroll under hela intervjun. Du kommer sannolikt att ha åsikter i frågan, men det är viktigt att förbli opartisk.

Organiserad

Förbered dig inför utredningen genom att skapa en arbetsplan och en översikt över de frågor som behöver besvaras av de olika parterna.

Se dock till att arbetsplanen är flexibel, eftersom du får en bättre förståelse av fakta under utredningens gång.

Att använda ärendehanteringsprogramvara är ett enkelt sätt att hålla ordning under och efter utredningar. Om det inte är tillgängligt för dig fungerar det också bra att organisera ärenden i separata mappar på en begränsad nätverksenhet.

Väldokumenterad

Dokumentera innehållet i intervjuerna och skriv specifikt ned vad den intervjuade säger. Använd direktcitat när det är möjligt.

Det är att föredra att vittnesmål skrivs eller berättas av parterna med deras egna ord, utöver dina intervjunoteringar. 

Dokumentera även eventuella ytterligare bevis som presenteras för dig av de parter du intervjuar och notera vem de kommer från och när.  

Återigen är detta inte rätt plats för att ange dina personliga tolkningar, övertygelser eller antaganden; bara fakta!

Steg för steg: så genomför du en HR-utredning

Innan HR-utredningen inleds bör det fastställas vem som ska genomföra den. 

Även om jag hanterar majoriteten av utredningarna på min arbetsplats, hanterar HR-chefen utredningar som rör någon på vice vd-nivå eller högre. Och om ärendet rör någon medlem av HR-teamet kommer vår chefsjurist att genomföra utredningen. 

Kom ihåg att processen för att genomföra en utredning kan variera beroende på de specifika omständigheterna och organisationens policyer, och du kan behöva söka vägledning från juridiskt ombud under utredningsprocessen.

Låt oss gå igenom en struktur som du kan använda för att genomföra utredningar på din arbetsplats.

Steg ett – träffa personen som framför klagomålet

Träffa personen som framför klagomålet för att diskutera ärendet. Personen kan vara direkt berörd av frågan, men behöver inte vara det. Du vill få detaljer om vem, vad, var, när, varför och hur i samband med ärendet. 

Samla in så många specifika uppgifter som möjligt under intervjun. Ställ öppna frågor för att uppmuntra den intervjuade att svara och försök att undvika enkla ja- eller nej-frågor. 

Till exempel:

• ”Ur ditt perspektiv, berätta vad du såg när du kom tillbaka från lunchen den här dagen” i stället för ”Såg du den här händelsen inträffa?”. 
• ”Kan du berätta vad du hörde på det mötet?” i stället för ”Hörde du dem gräla under mötet?”

Fråga om det finns några vittnen eller personer med kännedom om den händelse som diskuteras, samt hur omfattande deras kunskap är (mer om detta i nästa steg).

Fråga på samma sätt om det finns någon bevisning som kan kasta ljus över de framförda anklagelserna, till exempel e-postmeddelanden, anteckningar, ljud-/videoinspelningar, textmeddelanden med mera.

Steg två – träffa de potentiella vittnena

Träffa de potentiella vittnen som nämndes i steg ett. Du kan också upptäcka att fler vittnen träder fram medan du genomför utredningen. 

När du förbereder frågor till vittnen bör du tänka på hur du kan formulera dem för att minimera eller eliminera behovet av att avslöja källan till de omständigheter som ligger till grund för dina frågor. Tänk på att detta kanske inte är möjligt beroende på ärendets karaktär. 

Innan du intervjuar varje vittne ska du förklara behovet av fullständiga och ärliga svar och påminna dem om företagets policy mot repressalier. Informera dem, om det är lämpligt, om att utredningen fortfarande pågår och be dem att iaktta konfidentialitet under hela utredningen.

Samla in all bevisning från vittnen som styrker deras utsagor eller rör ärendet och be den intervjuade att kontakta dig om de kommer ihåg eller får reda på något nytt, eller om den intervjuade har nya farhågor, inklusive repressalier. 

Steg tre – träffa den anklagade medarbetaren

Träffa den anklagade medarbetaren. Precis som med frågorna du förberett till vittnen vill du minimera behovet av att avslöja källan till uppgifterna. 

Utifrån dina intervjuer med den klagande och vittnena kommer du att ha en lista med frågor som den anklagade behöver besvara. Det är viktigt att förbli objektiv och inte uttrycka åsikter under denna intervju.

Samla in den bevisning som den anklagade kan ha och som rör ärendet. Det kan vara samma dokumentation som du fått från andra, men den bör ändå samlas in. 

Förklara återigen behovet av fullt samarbete och påminn den anklagade om företagets policy mot repressalier innan intervjun börjar.

Steg fyra – granska och analysera 

Granska och analysera all information som samlats in under utredningen. Leta efter eventuella motsägelser, mönster eller ytterligare bevisning som kan bidra till en rättvis och opartisk slutsats.

Förbered en detaljerad utredningsrapport som dokumenterar resultaten. Inkludera en sammanfattning av klagomålet eller händelsen, genomförda intervjuer, skriftliga utsagor, all insamlad bevisning och eventuella slutsatser.

Fastställ lämpliga åtgärder utifrån utredningens resultat. Det kan innebära korrigerande åtgärder eller disciplinära åtgärder, medling, konfliktlösning eller andra åtgärder beroende på problemets allvar och karaktär.

Steg fem – dela resultaten och de föreslagna åtgärderna

Dela först resultaten och de föreslagna åtgärderna med ledningen, efter behov. Ge information om vilka åtgärder som ska vidtas och om eventuella uppföljningsåtgärder.

Dela sedan det slutliga beslutet med den anklagade och vidta den åtgärd som du fastställde i steg 5 för att åtgärda situationen, efter behov.

Kommunicera slutligen utredningens resultat till den klagande, men dela inte någon konfidentiell information, vilket kan omfatta resultatet och de åtgärder som vidtagits mot den anklagade. Detta kan vara ett svårt samtal och måste hanteras på lämpligt sätt. 

Steg sex – granska effektiviteten

Granska regelbundet effektiviteten av de åtgärder som vidtagits och övervaka situationen för att säkerställa att frågan har hanterats på lämpligt sätt. 

Följ vid behov upp med de berörda parterna. Detta är ett viktigt steg som ofta förbises och som kan leda till att problemet förvärras eller till och med skapa en repressaliehändelse. 

En anmärkning om repressalier

Repressalier är den oftast åberopade grunden för diskriminering, enligt EEOC. 

Att påminna deltagarna i utredningen om företagets policy mot repressalier nämns i flera av stegen ovan. Alla parter måste förstå att repressalier på arbetsplatsen inte tolereras under några omständigheter.

En snabb, opartisk och rättvis HR-utredning

Det är viktigt att notera att HR-utredningar bör genomföras rättvist och konfidentiellt samt i enlighet med lagkrav och företagets policyer. Det främsta målet är att säkerställa en trygg, inkluderande och regelrätt arbetsmiljö samtidigt som eventuella problem som kan uppstå hanteras. 

Genom att använda stegen ovan bör din nästa utredning genomföras snabbt, opartiskt och rättvist. 

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People för att hålla dig uppdaterad om det senaste från People Managing People.

Här är ytterligare resurser som kan hjälpa dig med frågor som rör medarbetarrelationer:

• 7 sätt att förbättra medarbetarrelationerna i din organisation
• Förtroende på arbetsplatsen, varför det är viktigt och hur du bygger upp det