Varför inkluderande möten är bättre (och hur du leder dem)
Teammöten är när den verkliga arbetsplatskulturen, i kontrast till den uttryckta eller teoretiska, verkligen visar sig. Ofta är de det enda tillfället för medarbetare att vara tillsammans, synliggöra sina styrkor och bli erkända.
En inkluderande möteskultur leder till större innovation och jämlika möjligheter att lyckas i karriären och hjälper människor att ta med sig hela sig själva till arbetet. Så var ligger problemet? Tja, det kommer förmodligen inte som någon överraskning för någon som läser detta att de flesta hatar möten (och av goda skäl).
I den här artikeln utforskar vi hur du kan leda möten (fysiska, hybrida och virtuella) som hjälper dig att bocka av dina produktivitetsuppgifter, få fram teamets visdom och främja mänsklig kontakt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Sanningen om de flesta möten
Föreställ dig det där mötet med samma person som alltid dominerar samtalet, driver sin egen agenda och inte lyssnar på vad andra säger.
Mötestiden tar slut eller överskrids, människor är inte förberedda på att bidra (usch, och just den här får mig verkligen att reagera), och agendan är antingen obefintlig eller alldeles för fullspäckad.
Som mötesdeltagare lämnar vi mötet med en känsla av att vara överväldigade och förvirrade, som om ingen hade gjort sin hemläxa kring vilka målen för mötet borde vara eller vilka behov deltagarna hade.
De är inte produktiva, de är ofta oorganiserade och vanligtvis är det fel personer som ombeds att delta, eller så saknas rätt personer. De distraherar från viktigare saker eller domineras av samma personer som tar upp hela tiden.
Att sitta i sådana här möten ger mig ångest och gör mig för frustrerad för att säga ifrån och ställa frågor, särskilt i större virtuella möten (jag vet inte hur det är med dig, men om jag aldrig behövde tillbringa en enda sekund till på Zoom vore det helt okej för mig).
Det här kanske är en kontroversiell mening, men jag anser att möten bör vara givande för deltagarna. Helt galet, eller hur?
Sanningen är att vi i hemlighet alla älskar möten! De måste bara vara inkluderande!
Vad gör ett möte inkluderande?
Ett inkluderande möte innebär att en mångfald av människor var och en känner sig sedd, representerad, respekterad och värdesatt när de arbetar tillsammans i ett mötesformat.
Människor lämnar mötet med energi och en känsla av samhörighet och motivation att få arbetet gjort efteråt.
När samtalen är balanserade, modererade så att de flyter smidigt och vi, framför allt, har tålamod med varandra känner människor sig lyssnade på och förstådda och upplever att deras tid värdesätts.
Detta är kännetecknet för inkluderande möten, och de uppstår inte av en slump. För att leda ett inkluderande möte måste man planera i förväg, veta hur man hanterar sin tid, säkerställa ett jämlikt deltagande och, framför allt, hjälpa gruppen att bearbeta mötets innehåll på ett framgångsrikt sätt så att alla är på samma sida och kan dra nytta av att vara där.
Det knepiga är att även om det går att mäta inkludering med plattformar för medarbetarupplevelser som Aleria eller Culture Amp, kanske autentiska samtal i realtid, antingen i grupper eller enskilt med ditt team, inte ger de mest korrekta eller ärliga svaren.
Om du först nu börjar fundera på hur du kan göra dina möten inkluderande kan du behöva arbeta med dig själv först, innan du frågar människor direkt om deras upplevelse.
Här kan du börja.
De viktigaste delarna i ett inkluderande möte
Medvetenhet
Att leda inkluderande möten kräver mer än goda avsikter, men det är där det börjar. Du måste vara medveten om språket du använder, vilka som deltar i mötet, vilka som inte deltar men behöver göra det och vilken information deltagarna behöver för att ha nytta av mötet.
Ett vanligt exempel är att kalla människor ”killar”. Alla identifierar sig inte som killar.
Mänsklighet
Om du är som jag undviker du regelbundet det hemska kallpratet som äger rum under de första 3 minuterna av varje möte. Det är inte så att jag vill undvika att prata med människorna där, jag står bara inte ut med att om och om igen prata om vädret eller någons nya frisyr.
En gång deltog jag i en serie möten där en annan person, helt av en slump, kommenterade samma persons frisyr i början av varje möte som den personen med frisyren och jag deltog i under hela veckan. Efter det femte mötet, där en ny person för femte gången kommenterade Jennies frisyr, började jag tro att jag befann mig i någon slags simulering.
Det finns så många andra sätt för oss att skapa djupa mänskliga band, och inkluderande möten handlar helt enkelt om att hitta sätt att göra det på (bortsett från att kommentera hår, utseende eller vädret). Här är 5 sätt att få till bättre småprat (utan att prata om vädret).
Tillgänglighet
Vi lär oss inte alla och bearbetar inte information på samma sätt. Inkluderande ledare och chefer tar hänsyn till detta när de presenterar uppdateringar, gör tillkännagivanden, hanterar förändringar och tar upp problem med sina team.
Detta kräver att man tar sig tid att lära känna sitt team (en-till-en-samtal, frågeformulär eller bedömningar är bra för detta), så att man kan säkerställa att man tar hänsyn till skillnader i förmågor, neurodiversitet och inlärningsstilar. Detta är avgörande för att säkerställa att mötena är inkluderande.
Du kanske också är intresserad av att gå en specifik DEI-utbildning.
Synlighet
Möten bör vara ett tillfälle för teammedlemmar att komma till tals, stötta varandra och be om hjälp. Se till att teammedlemmarna får balanserade möjligheter att synas när alla befinner sig i samma rum.
Omsätt er mångfaldsdeklaration i praktiken
Traditionella mötesformat utgår från extroverta, neurotypiska och systemiskt dominerande identiteter.
Som du vet finns det oändligt många sätt på vilka människor kan skilja sig åt: socioekonomisk bakgrund, utbildningsnivå, ras, sexuell läggning, kön, religion, politiska tillhörigheter, inlärningsstilar, neurodiversitet, olika fysiska, psykiska och emotionella förmågor, personlighetsdrag, kulturellt arv samt att vara introvert eller extrovert. Listan fortsätter.
Om din organisation har en mångfaldsdeklaration som hävdar att ni ”firar mångfald”, men missar målet när det gäller hur människor arbetar tillsammans och inte utvecklas bort från dessa traditionella och förtryckande mötesformat, så gör ni inte deklarationen rättvisa.
I en värld där det finns ett uttalat värde i våra olikheter innebär prioritering av inkluderande möten att man omsätter orden i handling.
Så genomför du inkluderande möten
Kom ihåg detta: inkluderande möten är väl faciliterade möten. En skicklig facilitator kan förvandla ett meningslöst möte till ett produktivt, deltagare som inte vet någonting till engagerade deltagare och ett fruktat projekt till ett avslutat projekt.
Alla som leder en organiserad grupp människor mot ett gemensamt mål har en faciliterande roll och kan utveckla faciliteringsförmågor.
Det är teamchefen som kallar till ett möte för att informera om när kunder kan förvänta sig en ny produktlansering och säkerställer att alla har koll på kommunikationsplanen.
Det är projektledaren som håller alla informerade om tidsplaner, förändringar och hinder.
Utanför arbetet känner du säkert den där vännen som planerar, knyter samman människor och dessutom bara är en bra lyssnare? Där har du facilitering. Vi gillar sådana vänner, eller hur?
Varje facilitator har en egen stil och varje grupp har sin egen dynamik. Det är detta som gör facilitering så spännande. En skicklig facilitator anpassar sig efter gruppens behov. Hen kan få människor att börja prata. Hen vet hur man känner av vissa personligheter, åsikter och känsligheter som kan finnas i en grupp.
Men vad är det egentligen?
Facilitering innebär att tillhandahålla de resurser, den information och det stöd som behövs för att deltagare eller personer som lär sig ska kunna slutföra en uppgift.
Det låter som undervisning, eller hur?
Facilitering skiljer sig från undervisning, men utesluter inte undervisning. Lärare hjälper elever att tillägna sig nya färdigheter eller kunskaper genom att ge dem information om ett ämnesområde. I slutet finns ett mätbart resultat, till exempel ett betyg. Lärare är vanligtvis ämnesexperter och har oftast alla rätta svar.
Facilitatorer hjälper deltagarna med deras upplevelse av ett möte genom att vägleda den övergripande processen. Bra facilitatorer vet att det handlar mindre om dem själva och mer om gruppen, vilket skapar en inkluderande miljö. De ställer rätt frågor för att hjälpa människor att själva göra upptäckter och få fram den klokskap som finns hos personerna i rummet.
Vilka är då de konkreta ögonblicken när vi kan se att facilitering äger rum?
Det är när din chef i början av mötet ber alla att dela med sig av hur de mår eller vad de fokuserar på individuellt för att ge alla på mötet möjlighet att komma till tals.
Det är när deltagarna har en öppen diskussion under en utbildning och handledaren skapar ett gemensamt tema utifrån det som delas för att främja psykologisk trygghet och en känsla av tillhörighet.
Det är under en brainstormingsession när idéer samlas in på ett organiserat sätt och handledaren utser en person som antecknar för att fånga upp idéerna, tilldelar någon att svara i chattfönstret och roterar rollerna för att uppmuntra ett balanserat deltagande.
Vi ska titta närmare på våra 5 bästa favoritmetoder för facilitering av mer inkluderande möten.
1. Skapa gemensamma överenskommelser
Gemensamma överenskommelser är en uppsättning grundläggande regler som deltagarna förväntas följa. De kan utformas som ett levande dokument som du kan revidera under mötenas långsiktiga förlopp.
Målet är att skapa en öppen och inkluderande miljö där varje individ känner sig trygg, sedd och hörd. När gruppens förväntningar tydliggörs och synliggörs för alla kan människor lättare lita på att de blir respekterade och kan känna sig trygga med att dela öppet under ett möte.
2. Incheckningar
Incheckningar är ett enkelt och naturligt sätt att främja inkluderande mänsklig kontakt. De kan vara arbetsrelaterade eller icke arbetsrelaterade, äger vanligtvis rum i början av ett möte när alla har kommit och passar bäst för mindre grupper på färre än 10 personer.
Handledaren ber gruppen att gå runt i rummet och svara på en enkel fråga, till exempel ”hur mår du idag?” eller ”vad behöver du stöd med?” Om deltagarna inte känner varandra är detta ett utmärkt tillfälle för individerna att berätta vad de heter och något unikt om sig själva.
Eftersom facilitering handlar om mänsklig kontakt är det viktigt att skapa sådana möjligheter för alla att lära känna varandra (om de inte redan gör det).
3. Gå igenom en agenda och de önskade resultaten, tillsammans
Det är så enkelt, men förbises ändå ofta – att skapa en relevant agenda som deltagarna kan se innan mötet börjar är mycket viktigt. Det hjälper alla att komma förberedda och veta vad som förväntas av dem. Ännu bättre är att be deltagarna om synpunkter i förväg.
Genom att be om synpunkter innan mötet ges människor möjlighet att tänka på eventuella frågor de har före mötet, så att de kan komma förberedda på att lyssna på innehållet.
Kom ihåg att människor inte kan lyssna på det som sägs och tänka ut frågor samtidigt. Om du har avsatt tid för frågor i slutet av mötet ska du respektera det utrymmet. Förhasta inte mötets slut bara för att det uppstår några stunder av tystnad. Tystnad betyder att människor tänker innan de talar, vilket är bra.
4. Tvåminuters-360
Detta är en metod som ger deltagarna möjlighet att stanna upp och reflektera över det som har sagts, samt möjlighet att tala högt. När deltagarna talar kan de ställa en fråga, göra en observation eller på annat sätt bearbeta mötets innehåll muntligt. Vi kallar det en tvåminuters-360 eftersom det är precis vad det är.
1) Pausa i hela två minuter för tyst reflektion.
2) Gå en runda i rummet så att alla får möjlighet att tala.
Det kan kännas helt främmande och besvärligt till en början (tystnad är obekvämt i vårt samhälle), men det kan vara ett kraftfullt och enkelt sätt att skapa mångfald och inkludering i dina möten.
Särskilt vid ett viktigt tillkännagivande, en stor processförändring, en produktutbildning eller någon annan situation där information förmedlas kan du visa deltagarna att du respekterar dem genom att låta dem reflektera över det som delas och reagera i stunden.
5. Ge alla utrymme att tala
Det är handledarens uppgift att se till att alla har lika möjlighet att delta i mötet. Lägg märke till vilka som ställer frågor, pratar mest och vilka som förblir tysta.
Om det är en gemensam runda ska du se till att du inte gissar eller frågar vem som fortfarande behöver prata. Detta är ett mycket enkelt sätt att visa att du är medveten om gruppens behov, vilket är avgörande vid facilitering.
Kom ihåg att det viktigaste som behöver sägas inte alltid sägs av dem som pratar mest. Ge alla utrymme att tala.
Hybrid- och virtuella möten
För hybrid- och virtuella mötesformat finns det dock mer att tänka på, men som vi har sett handlar allt om att visa medvetenhet, mänsklighet, tillgänglighet och synlighet.
Var medveten
Var tydlig och ange att ditt mål är att inkludera distansdeltagare. Det är så enkelt, men erkänns sällan. Informera presentatörerna om att det är ett hybridmöte och att de ska hålla sina presentationer utifrån det.
Använd tekniken till din fördel
Chattfält kan vara ett bra tillskott till möten när de används på rätt sätt. Distansdeltagare får fler möjligheter att formulera en fråga eller kommentar i chatten, vilket kan vara svårare att göra på plats.
Verktyg som Equal Time kan dessutom hjälpa till att följa hur mycket var och en pratar, så att du ser till att olika personer får möjlighet att komma till tals.
Erbjud stöd och skapa kontakt
Det kan kännas isolerande att delta på distans i ett hybridmöte. Att utse en särskild kontaktperson för virtuella deltagare som kan svara på frågor och företräda deltagarna gör stor skillnad. Kom ihåg att pausa och se efter om någon har räckt upp handen eller ställt en fråga under presentationen.
Vid större möten, när deltagarna på plats befinner sig mellan sessionerna, kan du försöka inkludera virtuella nätverks- eller teambuildingaktiviteter för distansdeltagarna. Snabbnätverkande är ett bra sätt att göra detta.
Säkerställ tydligt och tillgängligt ljud, visuellt material och mötesinformation
Särskilt vid större möten gäller att det som inte sägs i en mikrofon inte kan höras online. Det gör det också svårt att veta vem som presenterar. Se till att du har rätt ljudutrustning och be de virtuella deltagarna om feedback på ljudkvaliteten.
Använd ett digitalt verktyg för evenemangsplanering som uppdateras i realtid för att lägga till detaljer och eventuella ändringar i dagordningen, presentera alla talare tydligt och ge information om vad sessionen innehåller i mötesinbjudningarna och/eller dagordningen. Detta är också fördelar du kan få med programvara för möteshantering.
Enligt min mening är det inte längre acceptabelt att personer i ledande ställning eller chefsroller inleder sina presentationer med att kritisera sina egna bilder innan de börjar tala. Föregå med gott exempel och använd välorganiserade, hjärnvänliga bilder som är tillgängliga och lätta att följa. Jag garanterar att du får en betydligt mer engagerad publik i dina hybrid- och virtuella möten (ett viktigt tips: de flesta kommer inte att läsa dina bilder och lyssna på dig samtidigt).
Att ha kameran på under långa perioder är en unik form av utmattning. Fastställ riktlinjer för när kameran ska vara på eller av. Jag förespråkar starkt att stänga av Zoom-kameran vid stora hybridmöten.
Lyft fram distansdeltagarnas röster
Det finns en gammal föreställning om att det är bättre för karriären att delta i stora möten på plats, så tänk extra på att dessa deltagare inte kommer att vara lika synliga i organisationen som om de hade varit på plats. Om det finns en möjlighet att lyfta fram en distansdeltagares arbete, gör det!
Jag arbetade tidigare på ett litet utbildningsföretag i Portland, Oregon, som varje månad hade hybridmöten för hela personalen, ledda av chefen för personal och arbetsresultat.
Det här mötet var en fullträff för arbetsplatskulturen. Hon var, tillsammans med vår HR-chef, mycket aktiv i att utveckla olika program som syftade till att förbättra medarbetarupplevelsen och långt före covid värdesatte organisationen sina distansmedarbetare och såg dem som en stor möjlighet att diversifiera personalstyrkan.
Ett av mina favoritprogram som hon drev hette ”Se något, säg något”. Det gav möjlighet att skicka in erkännanden på kollegial nivå för vem som helst i organisationen. Det var en del av teamkulturen att skicka in dessa skriftligen så att de kunde läsas upp för alla i samtalet.
Företaget hade färre än 80 personer, så processen tog ungefär 10 minuter, men det var ett mycket enkelt och roligt sätt att varje månad uppmärksamma specifika prestationer och lyfta fram andras arbete på ett meningsfullt sätt.
Allt handlar om mötesledning
Kom ihåg att inkluderande möten handlar om att säkerställa lika och balanserade möjligheter till deltagande, skapa en känsla av tillhörighet och främja psykologisk trygghet när vi arbetar tillsammans i grupper.
Oavsett om du leder ett vanligt teammöte, en brainstorming-session eller till och med ditt nästa teambuildingsevenemang eller sociala sammankomst, leder goda faciliteringsfärdigheter till interaktioner av högre kvalitet, mer kreativa idéer och starkare relationer.
Intresserad av att utveckla bättre faciliteringsfärdigheter? Kontakta mig på LinkedIn för att få veta mer och överväg att gå någon av dessa kurser i möteshantering för att kunna hålla mer effektiva, produktiva och inkluderande möten.
Här är ytterligare resurser som kan hjälpa dig att skapa mer inkluderande arbetsplatser:
