Mandat för återgång till kontoret: Misstag eller bra för verksamheten?

Det fanns bara ett problem: efter att ha genomfört sin timslånga pendling till kontoret fick hon veta att mötet hade skjutits upp eftersom en nyckelperson inte kunde delta. 

Den här historien i sig är ingen stor sak om det rör sig om en isolerad händelse eller om arbetsgivare tillåter viss flexibilitet för att kompensera för den förlorade distansarbetsdagen, något som hon, liksom så många andra anställda i kunskapsekonomin, verkligen värdesätter. 

Men den pekar på större frågor kring standarder, förväntningar på kontorsnärvaro och bästa praxis för hybridarbetsmodeller, som nu bara är ett av tre alternativ som står till ett företags förfogande. 

”Det är respektlöst, och det är den typen av respektlöshet som driver in en kil mellan människor och deras jobb”, säger Jan van der Hoop, vd för Fit First Technologies, en plattform för talangmatchning med fokus på att hitta rätt jobb. ”Organisationen måste lyssna och säga att vi behöver vissa grundregler kring hur ofta vi träffas och i vilket syfte. Om vi ska träffas ett visst antal dagar i veckan eller månaden, så låt oss komma överens om vilka dagar det ska vara, så att vi alla dyker upp och vet vad vi är där för att åstadkomma.”

Trycket på att återvända till kontoren och fungera som företag gjorde före pandemin var oundvikligt, om inte av någon annan anledning så för att de enormt kostsamma kommersiella lokaler som företagen hade investerat i skulle stå outnyttjade när alla arbetade hemifrån. Men det handlar om mer än bara hyreskostnaden.

Varför organisationer inför krav på återgång till kontoret

Ofta är samarbete det främsta skälet till att återvända till kontoren, eftersom man tror att möten ansikte mot ansikte och att ha människor samlokaliserade kommer att öka produktiviteten och förbättra prestationsstyrningen. 

”Organisationer återvänder till kontoret för att effektivisera sin verksamhet”, sade Harrison Tang, vd och medgrundare av personsökmotorn Spokeo. ”Den distansbaserade arbetsplatsen har gjort det svårt att kommunicera och fördröjer därför viktiga beslut.”

Spokeo har fler än 180 anställda. För att uppmuntra en återgång till kontoret samlade Tang in deras synpunkter och farhågor och vidtog åtgärder för att lösa de problem de uttryckte. Många anställda var till exempel oroliga för pendlingen, så företaget erbjöd sig att tillhandahålla transport åt dem. 

Tang införde också flexibla arbetsarrangemang, med hybridscheman som låter de anställda välja sina kontorsdagar. Den flexibiliteten kan bidra till att underlätta övergången och tillgodose individuella önskemål om att inte arbeta fem dagar på kontoret.

Att återgå till den traditionella arbetsmiljön skulle potentiellt kunna gynna de anställda när det gäller känslan av anställningstrygghet och förtroendet för deras inkomstpotential. Data från en ADP-rapport med titeln ”People at Work 2023: A Global Workforce View” visar att: 

• 51 % av distansarbetarna förväntar sig en löneökning under det kommande året, jämfört med 61 % av kontorsarbetarna och 67 % av hybridarbetarna.
• 31 % av distansarbetarna förväntar sig en bonus under det kommande året, jämfört med 38 % av kontorsarbetarna och 48 % av hybridarbetarna.
• 49 % av distansarbetarna känner sig inte trygga i sin anställning, jämfört med 36 % av kontorsarbetarna och 36 % av hybridarbetarna.

De policyer för återgång till kontoret som har införts har inte mötts av någon större entusiasm, en reaktion som medför en kostnad. Data från Gallup visar att endast 29 % av de anställda på plats är engagerade, jämfört med 37 % av distansarbetarna. 

Nyheterna har varit fulla av berättelser om anställda som lämnar sina företag efter ett sådant krav och företagsledare som rättfärdigar dem med anklagelser om förlorad produktivitet och att människor utnyttjar flexibiliteten.

Det här är en ofta använd och lat berättelse från företag som misslyckats med att lära sig hantera medarbetares prestationer på distans och som inför RTO-direktiv för att återta kontrollen över hur människor arbetar.

Även om det kan verka som en god idé kan krav på återgång till kontoret anstränga relationen mellan arbetsgivare och anställda, särskilt i fall där den anställde kan känna att distansarbete inte påverkar prestationen eller att hen har flyttat till en ny plats när det verkade som om arbete på kontoret inte skulle återkomma. 

“Företag som driver på för en återgång till kontoret behöver tänka om kring sitt tillvägagångssätt”, säger Crystal Pinney-Ramos, strateg inom HR-teknik på cClearHR. ”I stället för att tvinga människor tillbaka bör man fokusera på att tillhandahålla rätt verktyg för distansarbete och lita på att medarbetarna kan hantera sin egen tid.”

Lägg nu till de potentiella problemen med regelefterlevnad kring riktlinjerna för distansarbete i lagen om amerikaner med funktionsnedsättning (ADA).

Vad som är rätt för en viss organisation och medarbetare beror till stor del på behoven. Men verkligheten är att de främsta talangernas behov måste respekteras. 

”Jag tror inte att det finns ett enda svar som passar allas behov. Det varierar från person till person och från kultur till kultur”, sade van der Hoop. ”Alla företag som kräver att alla ska återgå till kontoret på heltid riskerar att förlora sina främsta talanger. De personerna har flest alternativ på arbetsmarknaden. Högpresterande medarbetare kan ta sina färdigheter och hitta ett nytt jobb. Och jag kan säga det av egen erfarenhet efter att ha pratat med arbetsgivare som har stått fast vid sitt beslut: de har förlorat människor.”

Varför vissa organisationer fortsätter arbeta på distans

Det finns många skäl att fortsätta arbeta på distans, inte bara medarbetarnas nöjdhet med företagets flexibilitet och de uppenbara insatserna för att öka personalbevarandet.

Pandemin visade oss hur mycket som kunde åstadkommas utanför den traditionella samlokaliserade modellen, och nu förväntar sig många medarbetare att ha distansarbete som en förmån till sitt förfogande. 

För organisationen innebär ett helt distansbaserat arbetssätt besparingar på kostnaderna för att försöka skapa och hantera kontorsutrymmen. Detta gäller särskilt mindre företag som kanske inte har budget för att konkurrera med större företags påkostade kontorsutrymmen. 

Linda Ho, personalchef på Seismic, anser inte att en fullständig återgång till kontoret är nödvändig. Hon vill hellre ge medarbetarna förutsättningar att vara produktiva på sina egna villkor än att fysiskt se medarbetare utföra arbetsuppgifter dag efter dag.

”Vår främsta prioritet är – och har alltid varit – att hålla våra medarbetare nöjda och produktiva”, sade Ho. ”Om arbete på kontoret inte leder till detta resultat för vissa medarbetare är de välkomna att fortsätta arbeta på distans.”

Ur ett talangperspektiv har erbjudanden om distansjobb den uppenbara fördelen att geografiska begränsningar försvinner som en viktig faktor och att talangpoolen breddas. 

”Vi har anammat den helt distansbaserade modellen”, sade Daniel Cooper, verkställande partner på Lolly, en brittisk programvaruutvecklingsbyrå. ”Vi var ett hybridföretag fram till covid-19 slog till, men de oväntade fördelarna med att gå över helt till distansarbete ledde till att vi stängde vårt kontor för gott. En av de största fördelarna är att vi nu kan anställa de bästa talangerna, oavsett var de geografiskt befinner sig. Det har breddat vår talangpool betydligt och gett oss en konkurrensfördel.”

Cooper medger att det finns utmaningar med att upprätthålla företagskulturen i den nya miljön. Den måste utvecklas medvetet och konsekvent.

För att göra detta har Lolly regelbundet anordnat virtuella teambuildingaktiviteter och uppmuntrat till öppen kommunikation genom en mängd olika kanaler för att hålla kulturen levande och teamet sammanbundet. 

”Intressant nog har vi sett en betydande prestationsökning sedan vi började arbeta på distans. Flexibiliteten och bekvämligheten med att arbeta hemifrån har ökat produktiviteten”, sade Cooper. ”Det har också inneburit en ny utmaning – att förebygga utbrändhet. När arbets- och hemmiljön smälter samman är det lätt att medarbetarna arbetar för mycket.”

Dessa utmaningar är dock inte universella. Vissa medarbetare hade redan erfarenhet av hybrid- eller distansarbete före pandemin och har kommit på hur de kan maximera sin prestation i den miljön. Andra kan fortfarande behöva kontorets struktur och fördelarna med att arbeta på plats.

”Om medarbetarna befinner sig i en viss fas av livet där karriären på sätt och vis är etablerad och de har lärt sig att vara anpassningsbara och få det att fungera via Zoom för att hålla kontakten med sina team och chefer och få saker gjorda, då kommer ni att förlora dem om de inte vill pendla två timmar varje dag. Om ni säger åt dem att bita ihop kommer ni att förlora dem”, sade van der Hoop.  

Behovet av balans

Hennes inställning på Seismic grundar sig inte på egenintresse eller ens på att spara kostnader för kommersiella fastigheter.

Företaget meddelade nyligen att ett nytt kontor i San Diego ska öppnas, men har valt att inte kräva en återgång till kontoret för att ge varje medarbetare den upplevelse de föredrar. 

”Branschens bästa praxis räcker inte för att ligga i framkant när det gäller medarbetarnas välbefinnande, så varje medarbetares upplevelse skräddarsys efter deras unika behov”, sade hon. ”Vi har utformat våra kontorsutrymmen och vår policy för hybridarbete med fokus på flexibilitet och anpassning till vår arbetsstyrkas föränderliga behov.”

Om man betraktar RTO-strategier ur ett DEI-perspektiv har alla olika behov när det gäller balansen mellan arbete och privatliv. Så vem är en bra kandidat för att återgå till kontoret? 

”Olika människor har olika behov beroende på deras ålder och var de befinner sig i karriären”, sade van der Hoop. ”Yngre människor tenderar att behöva social kontakt och mentorskap på ett annat sätt än någon som har kommit lite längre i karriären. För många människor är det helt enkelt ett faktum att deras sociala nätverk delvis är förankrat i deras arbetsrelaterade nätverk. När man utvecklas, lär sig och utmanar sig själv är det viktigt att ha det sociala nätverket nära på ett sätt som är svårt att åstadkomma på distans.”

Svaret på frågan om huruvida man ska återgå till kontoret kan bero på sammanhanget, men den lärdom som många företag just nu drar, vissa på det hårda sättet, är att det inte är rätt väg att göra det obligatoriskt. 

”I grund och botten handlar det om respekt och att värna om relationen”, sade van der Hoop. ”I alla respektfulla relationer sätter man inte ner foten och säger att det är så här det kommer att bli. Man samtalar om vad som är viktigt och varför det är viktigt, och når fram till en gemensam överenskommelse. Varje organisation som inför ett direktiv uppifrån dömer sig själv till att bara ha kvar de personer som inte har något annat val än att vara där. De som känner sig som fångar.”

Se till att få de senaste nyheterna och insikterna från People Managing People genom att prenumerera på vårt nyhetsbrev och delta i samtalet i People Managing People Community.