De 4 metoderna för att effektivt utbilda medarbetare

Vanligast är att denna kategori består av onlineutbildning (eller e-lärande), och dess ökade popularitet beror på att den är billig och enkel att skapa.

Den kan, så enkelt som genom att köpa en av de dussintals plattformar som finns, göras tillgänglig och användbar för stora delar av personalen. 

Tänk på verktyg som LinkedIn Learning, Masterclass eller Khan Academy. Det här är verktyg med tusentals videor i sina bibliotek, som skapar värde genom engagemang i och reflektion kring mjuka färdigheter. 

De genomförs oftast individuellt med liten eller ingen interaktion (den ”aktiva” delen som jag beskriver nedan) med den som lär sig. Merparten av efterlevnadsutbildningen (återigen en annan miljardindustri) fungerar också på det här sättet, och personalavdelningar verkar nöjda med att låta det förbli så.

Målet med asynkron passiv utbildning är ofta att överföra information eller idéer. 

Den är inte särskilt effektiv när det gäller beteendeförändring på grund av det passiva inslaget, men den kan genomföras så flexibelt (i små doser, exempelvis som mikrolärande) att organisationer kan få ett mycket stort värde genom att erbjuda den i stor skala.

Det som leverantörer av denna typ av lärande har tagit fasta på är idén att erbjuda den här typen av utbildningsmaterial i arbetsflödet, eftersom det bidrar till att lösa problemet här: att få denna typ av informationsöverföring att bli praktiskt tillämpbar. 

Det gör den passiva utbildningen aktiv, men själva lärandet behöver inte innehålla aktiviteter som praktiskt lärande, aktiva eller adaptiva tester eller miljöer för övning i realtid. 

Så varför välja denna metod? 

Eftersom 

1. Du sannolikt behöver göra en e-lärandemodul tillgänglig för alla, vilket är fallet vid företagsutbildning inom efterlevnad, eller
2. Du har en förändring som du vill dela med hela organisationen: ett nytt företagsvärde eller fallstudier som du vill att säljteamet ska känna till. Du kan lägga en SCORM-fil i ditt lärplattformssystem, skicka ett e-postmeddelande och vänta på att människor ska ta del av utbildningen. 

Det du inte bör hoppas på med denna metod är direkt överföring av färdigheter, socialt lärande eller beteendeförändring, eftersom allt detta kräver övning, platser eller omsorg för att byggas upp. 

Asynkront passivt lärande har dock fortfarande ett stort värde när det gäller att tillhandahålla information och sammanhang. Det är lika nödvändigt som kategorierna nedan.

Asynkron aktiv

Nästa kategori är asynkron aktiv utbildning. Asynkron innebär återigen att utbildningen kan genomföras i egen takt, när någon själv vill eller flexibelt inom en viss tidsram. 

Den kan genomföras i en grupp eller med en årskull, men kommer att vara beroende av kommunikation som meddelanden eller ett forum, eftersom deltagarna kommer att befinna sig på olika platser i sin utveckling.

Detta skiljer sig från föregående kategori genom att det är en aktiv lärandeupplevelse – vilket vanligtvis innebär att deltagaren interagerar i någon grad med någon eller något, exempelvis en teknisk lösning.

Några exempel är frågesporter, personliga simuleringar samt miljöer för kodning eller övning i realtid – i allmänhet sådant som kan göras på egen hand och inte omfattar klassrumsutbildning. 

De bästa lösningarna har återkopplingsloopar i realtid för deltagarna, exempelvis för att hitta kodningsfel, adaptiva bedömningar eller spelifierade miljöer som är unika för varje användare. 

Generellt sett är den här typen av möjligheter till aktivt lärande mer innehållsrika upplevelser än de passiva exemplen på onlineinlärning som beskrevs ovan. Utbildningsmetoder som innehåller interaktion har visat sig bidra till att färdigheter bibehålls och att information behålls längre.

Men alla typer av aktivt eller deltagande lärande tar längre tid och kostar mer att utveckla, så hantera detta varsamt.

Om ditt mål till exempel är att berätta allt för nya teammedlemmar om deras nya resurser under introduktionen, kanske du inte behöver en aktiv session eftersom du bara vill informera dem. 

Men om du vill samla en grupp människor och hjälpa dem att utveckla nya färdigheter eller förbättra gamla, är aktivt lärande nästan nödvändigt.

Som lärandeansvarig behöver du balansera kostnaden och nyttan med den här typen av utbildningsmetod.

Om det är kostsamt att utveckla (och glöm inte att underhålla) en personlig simulering (vilket en bra sådan skulle vara), behöver du mäta hur människor känner, agerar och bedömer saker efteråt. 

Vilket beteende ville du faktiskt förändra, och hur väl lyckades din lärandeinsats med det?

Den goda nyheten är denna: aktivt lärande kommer att bli billigare och mer tillgängligt.

AI och annan teknik som betecknas som ”generativ” innebär att vi kommer att kunna skapa innehåll och upplevelser snabbare och bättre än tidigare – och för många kommer det att innebära ett stort uppsving för asynkrona erbjudanden som är tillgängliga för alla när som helst.

AI kan anpassa en upplevelse (som unika frågesporter eller avstämningspunkter) mycket, mycket snabbare än vad en lärandedesigner eller ingenjör skulle kunna, och därför kan vi komma att se att kostnaderna och tidsåtgången för den här typen av lärande minskar drastiskt. Det skulle vara en viktig förändring här, och aktivt lärande av alla slag bör i framtiden kunna nå ett mycket stort deltagande. 

Synkront passivt lärande

Nu går vi vidare till synkron utbildning, som genomförs vid en viss tid eller på en viss plats och enligt ett schema.

Detta passar bättre för grupputbildning där du vill att alla ska få samma utbildning samtidigt. Den ”passiva” delen syftar återigen på en deltagare som bara tar till sig information och inte agerar eller övar på det under lärandeprogrammet.

Vanliga exempel här är initiativ som föreläsningar, paneldiskussioner, instruktörsledd utbildning eller demonstrationer, eller direktsända webbseminarier. Du kan till exempel skicka ditt centrala HR-team till en löneworkshop för att lära sig om trender och innovationer.

Men det kan också vara mer unika upplägg som produktlanseringar, möten för hela företaget eller till och med något som att följa en kollega, där en session schemaläggs för att en person ska observera eller övervaka en annan. 

Eftersom anställda ofta genomgår introduktion under sina första veckor väljer många företag att göra denna kategori till en del av den upplevelsen.

Missförstå mig inte, synkrona utbildningsinsatser kan vara effektiva och ett effektivt verktyg för lärandeteam som vill säkerställa att information når vissa personer vid en viss tidpunkt. För något som att förbereda sig inför en produktlansering är detta ovärderligt.

Men som du kan se nedan har föreläsningar de lägsta nivåerna av kunskapsbevarande bland de olika typer av lärande som listas. 

Det beror främst på passiviteten här (och i det asynkrona passiva lärandet ovan). Nedan kan du se några andra lärandeinitiativ i denna kategori som ger bättre kunskapsbevarande, till exempel demonstrationer.

Min poäng är att denna kategori inte bör undvikas. Föreläsningar kräver, ännu mer än e-lärande, några av de minsta förberedelserna och resurserna som finns. 

Hitta en expert och ställ dem framför en publik, och vips har du utbildning! Och om du tittar noga genomgår personen som håller föreläsningen faktiskt den lärandeupplevelse som har högst kunskapsbevarande (Lär andra).

För organisationer är detta sannolikt den minst effektiva kategorin, eftersom frågan blir: om du ändå ska samla människor, varför inte lägga till lite deltagande lärande? Varför låta dina anställda sitta igenom ett tal eller en lång videoutbildning utan att involvera dem?

Det finns ändå ingen anledning till att synkront passiva sessioner inte skulle kunna vara ett effektivt sätt för anställda att lära sig. Ett bra exempel är ett möte för hela företaget eller ett stormöte där en ledare ställer sig framför sina anställda och tillsammans med dem inspirerar dem att uppnå ett svårt mål.

Synkront aktivt lärande

Vår sista kategori är den svåraste att genomföra konsekvent, men belöningarna kan vara stora.

Den kräver att en eller flera deltagare deltar i en synkron lärandeupplevelse (på samma plats eller vid samma tidpunkt) och att de erbjuds något interaktivt. 

Vanliga exempel här är rollspel och simuleringsbaserat lärande, men det kan också vara något så långsiktigt som ett program för arbetsrotation. 

I vart och ett av dessa exempel kommer människor till en lärandeupplevelse och deltar i något. 

Generellt kommer detta att vara någon form av återkoppling eller interaktion med en grupp – en diskussion, debatt eller teambuildingaktivitet.

Fördelen här ligger inte bara i den omedelbara återkopplingsmekanismen, utan också i möjligheten att på egen hand eller tillsammans med andra reflektera över det som har hänt.

Det är säkert att säga att detta i allmänhet kommer att vara den mest givande typen av utbildning för att utveckla färdigheter inom en gemenskap.

Om du arbetar på en organisation och bygger upp ett bibliotek med utbildningsmetoder för medarbetare vill du i allmänhet sträva efter att skapa den här lärandeupplevelsen när du kan.

Deltagarna arbetar tillsammans, utvecklas tillsammans och delar en enhetlig upplevelse som de kan ta med sig tillbaka till sitt arbete.

Synkron utbildning möjliggör lärande i kohorter och grupper, vilket ger fantastiska möjligheter till reflektion, delning, mentorskap och handledning, för att nämna några, som en integrerad del av upplägget. 

Och eftersom den kan höja kompetensen eller omskola en hel grupp samtidigt genom att anpassa grupper av människor, såsom chefer eller ledare, till enskilda kompetenser, är den populär bland företag som vill samordna sina ledare eller chefer kring en specifik uppsättning färdigheter.

Personliga möjligheter som mentorskap hamnar ofta här, även om en bra mentor förmodligen hittar sätt att påverka även asynkront.

Vanligtvis kan en mentor boka in tider för samtal, precis som en coach skulle göra, och då har du alltså ägnat dig åt synkront arbete med en annan person. 

Av alla typer av medarbetarutbildning kan denna också kännas som den mest välbekanta. Före internet genomfördes de flesta utbildningar vid en viss tid och på en viss plats, och många företag har hållit fast vid det – inte för att det är välbekant, utan för att det fungerar! 

När allt kommer omkring genomförs kärnan i en traditionell akademisk modell från förskoleklass till gymnasium enligt ett fast vardagsschema på plats. 

Men det finns risker här. Du tar mycket av människors tid i anspråk. Att samla en grupp deltagare kräver inte bara logistik från utbildningsteamets sida, särskilt om utbildningen sker på plats, utan också att deltagarna avsätter tid.

Om du vill gå på djupet i en lärandeupplevelse som simuleringar ber du människor att lämna sina ordinarie arbetsuppgifter under en viss tid för att lära sig nya färdigheter. 

Det är också svårare att bygga den här typen av utbildning. I allmänhet försöker du tillämpa ett aktivt eller deltagarbaserat lärandeprogram på en grupp där deltagarna sannolikt kommer in med olika nivåer och erfarenheter. 

Du kanske inte, och kommer sannolikt inte att, få samma effekt av upplevelsen hos alla deltagare. Praktisk utbildning enligt denna metod är också det mest kostsamma tillvägagångssättet, så dessa risker bör inte ignoreras. 

Mitt råd är att inte automatiskt välja den här metoden, utan att vara noga med när den används. När den genomförs på rätt sätt kan den få oproportionerligt stora positiva effekter. Men en missad möjlighet här kan, till skillnad från andra format, verkligen skada förtroendet för utbildningsvarumärket och deltagarnas tillit till det du bygger. 

Överväganden när du väljer utbildningsmetod

Hur avgör du vilken av dessa fyra kategorier du ska gå vidare med? 

Du behöver alltså fundera över och vara medveten om vad du försöker uppnå. 

Om det handlar om en enkel kunskapsöverföring och du inte vill att den ska vara tidskrävande kan du välja att skapa en e-utbildning som medarbetarna kan genomföra asynkront och passivt. 

Saker som plats, budget, resurser och tidsplan kommer naturligtvis att påverka beslutet. Det förstår jag. Men se dem som variabler och avvägningar.

Om du kan förutse att synkron utbildning är det bästa alternativet, men budgeten och tidsplanen inte tillåter det, befinner vi oss automatiskt i ett kompromissat läge och bör reflektera över och dela riskerna med att gå över till en annan kategori.

Den enkla regeln är att den bästa lärandemöjligheten är den som får deltagarna att ta till sig det beteende du eftersträvar eller överföra den information du vill förmedla.

Oavsett om det sker genom interaktiv utbildning, en specialiserad utbildare eller helt enkelt en längre artikel med tilltalande grafik handlar det i slutändan om resultatet. 

Framtiden för utbildningsprogram för medarbetare

Som nämnts ser framtiden verkligen ljus ut för alla dessa fyra kategorier.

Lärandet kommer att bli bättre på alla sätt genom ny teknik och AI-baserad personalisering.

Samtidigt finns det utrymme för var och en av dessa kategorier att förbättra hur de förmedlar lärandevärde till målgrupper, oavsett om det handlar om nyanställda i en organisation eller ledare på C-nivå. 

Framtidens utbildningstillfällen bör och kommer att se mycket annorlunda ut jämfört med i dag. 

En övergripande trend som jag känner mig bekväm med att förutsäga är dock att de asynkrona lärandekategorierna kommer att få en större andel av framtidens innovation inom lärande. 

Enkelt uttryckt kommer vår hektiska och globala värld att efterfråga jämlika lösningar som människor kan använda för att utbilda sig och lära sig på sin egen tid. 

Tekniken kommer att möjliggöra att vi får tillgång till de rika gemensamma upplevelserna på egen hand, men vi bör vara mycket försiktiga med att helt överge synkrona alternativ. 

För att hålla jämna steg med hur dessa saker utvecklas skulle jag överväga att gå några kurser om tekniker inom lärande och utveckling och prenumerera på publikationer som håller fingret på pulsen inom L&D. People Managing Peoples nyhetsbrev är ett utmärkt exempel på detta och levererar expertinsikter och användbart innehåll direkt till din inkorg.