HR-guide till rekryteringsmejl + kostnadsfria mallar
Rekrytering är en avgörande del av varje organisations framgång, och effektiv kommunikation spelar en viktig roll i denna process. Ett av de mest effektiva sätten att upprätthålla konsekvent och professionell kommunikation med kandidater är genom e-postmallar för rekrytering.
Den här artikeln utforskar vad e-postmallar för rekrytering är, varför de är viktiga och hur man skapar och anpassar dem för olika roller och branscher.
Tips: Använd dokumenthanteringssystem för att lagra och organisera e-postmallar för rekrytering så att de snabbt kan nås.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är e-postmallar för rekrytering?
E-postmallar för rekrytering är förskrivna, standardiserade meddelanden som används av rekryterare för att kommunicera med kandidater under hela anställningsprocessen.
Dessa mallar är utformade för att spara tid, säkerställa konsekvens och möjliggöra tydlig, professionell kommunikation i varje steg, från den första kontakten till jobberbjudanden och avslag.
Genom att använda mallar kan rekryterare effektivisera sitt arbetsflöde, upprätthålla en konsekvent ton och säkerställa att all viktig information förmedlas på ett effektivt sätt. Vissa plattformar för rekryteringsprogramvara erbjuder standardmallar, men det är bäst att anpassa dem och bygga in dem i teknikens arbetsflöde.
Varför är e-postmallar viktiga i anställningsprocessen?
E-postmallar för rekrytering ger ett standardiserat sätt att kommunicera med kandidater, vilket bidrar till att minska fel och säkerställer att alla kandidater får samma informationsnivå, oavsett var de befinner sig i din rekryteringstratt.
Mallar sparar också tid för rekryterare genom att eliminera behovet av att skriva nya meddelanden för varje kontakt. Genomarbetade mallar kan förbättra svarsfrekvensen genom att tydligt förmedla budskapet och göra det enkelt för kandidater att ta nästa steg.
10 viktiga e-postmallar för rekrytering
Nedan följer tio viktiga e-postmallar för rekrytering som alla rekryterare bör ha i sin verktygslåda.
Varje mall fyller ett unikt syfte i rekryteringsprocessen. Tänk på att dessa utgör en grundversion av hur din mall bör se ut, men i många fall behöver de anpassas något för att passa just dina behov.
Första kontakten med passiva kandidater
Syftet med detta e-postmeddelande är att presentera ditt företag och möjligheten för potentiella kandidater som kanske inte aktivt söker ett jobb. Workable uppskattar att så många som 37 % av arbetstagarna i USA är passiva kandidater vid en given tidpunkt.
En god praxis är att anpassa meddelandet genom att hänvisa till kandidatens erfarenhet eller kompetens.
Exempel på mall
Ämne: Spännande möjlighet hos [Företagsnamn] – Vi tror att du skulle passa perfekt!
Meddelande: Hej [Förnamn], Jag såg din profil och blev imponerad av din erfarenhet inom [Bransch/kompetens]. Just nu rekryterar jag till en spännande möjlighet hos [Företagsnamn] som jag tror skulle passa dig perfekt. Om detta är av intresse för dig kan vi väl höras för att diskutera det vidare!
Det här kan verka lite väl förenklat, men faktum är att många kandidater har fått meddelanden som detta som visade sig vara skräppost. Ditt mål bör vara att låta din mänsklighet komma fram, men hålla det enkelt. Uppmärksamhetsspannen är korta och människor bombarderas med meddelanden under hela dagen.
Bekräftelse på mottagen ansökan
Det här e-postmeddelandet bekräftar att en kandidats ansökan har tagits emot. Kort och koncist är dagens melodi, men det är viktigt att skicka eftersom det hindrar kandidater från att känna sig bortglömda. Se till att tacka kandidaten och ange en tidsplan för nästa steg.
Exempel på mall
Ämne: Vi har tagit emot din ansökan – Vad händer nu?
Meddelande: Hej [Förnamn], Tack för att du ansökte till tjänsten som [Jobbtitel] hos [Företagsnamn]. Vi går igenom ansökningarna och återkommer inom [Tidsram] med information om nästa steg.
Inbjudan till intervju
När du är redo att bjuda in en kandidat till en intervju är det viktigt att skapa lite förväntan och inkludera alla nödvändiga detaljer om intervjuformatet och vem kandidaten kommer att prata med.
Exempel på mall
Ämne: Inbjudan till intervju – [Jobbtitel] hos [Företagsnamn]
Brödtext: Hej [Förnamn], Vi blev imponerade av din ansökan och vill gärna bjuda in dig till en intervju. Intervjun äger rum den [Datum] kl. [Tid] med [Intervjuarens namn]. Bekräfta gärna när du är tillgänglig, så bokar vi in intervjun tillsammans med dig.
Påminnelse om intervju
Det här mejlet fungerar som en påminnelse till kandidater om en kommande intervju. Du bör skicka påminnelsen 24–48 timmar före intervjun.
Exempelmall
Ämne: Påminnelse: Din intervju med [Företagsnamn]
Brödtext: Hej [Förnamn], Det här är bara en snabb påminnelse om din intervju för tjänsten som [Jobbtitel] på [Företagsnamn] den [Datum] kl. [Tid]. Vi ser fram emot att prata med dig!
Tack efter intervjun
Med det här mejlet vill du tacka kandidaterna för deras tid och förstärka deras intresse för tjänsten. Ett bra sätt att göra det personligt är att hänvisa till något som diskuterades under intervjun.
Exempelmall
Ämne: Tack för din tid, [Förnamn]!
Brödtext: Hej [Förnamn], Tack för att du tog dig tid att gå på intervju för tjänsten som [Jobbtitel]. Det var trevligt att få veta mer om din erfarenhet inom [Specifikt ämne] och lära känna dig bättre. Vi återkommer snart med information om nästa steg inom [Tidsram].
Jobberbjudande
Nu har tiden äntligen kommit att formellt lämna ett jobberbjudande till din föredragna kandidat. Du bör först informera personen via telefon. Det här mejlet ersätter inte direkt kommunikation, utan är i stället en uppföljning av samtalet.
I det här skedet är det viktigt att du tydligt beskriver villkoren för erbjudandet.
Exempelmall
Ämne: Spännande nyheter – vi vill att du börjar arbeta på [Företagsnamn]
Brödtext: Hej [Förnamn], Vi är mycket glada över att kunna erbjuda dig tjänsten som [Jobbtitel] på [Företagsnamn]. Som vi tidigare diskuterade är det här en heltidsanställning med förväntat startdatum [Datum].
Bifogat hittar du erbjudandebrevet med information om din ersättning, dina förmåner och annan användbar information om din första dag hos oss. Läs igenom det och hör gärna av dig om du har några frågor.
Avslagsbrev
Det är svårt, men alla kan inte anställas till en tjänst, och det är oundvikligt att du måste meddela vissa kandidater att de inte fick jobbet. Den här mallen hjälper dig att informera kandidater om att de inte har valts ut. Var artig och ge konstruktiv återkoppling om det är lämpligt.
Exempelmall
Ämne: Uppdatering om din ansökan till tjänsten som [Jobbtitel]
Brödtext: Hej [Förnamn], Tack för ditt intresse för tjänsten som [Jobbtitel]. Även om vi blev imponerade av dina kvalifikationer har vi beslutat att gå vidare med en annan kandidat. Vi uppskattar den tid du lagt ner och önskar dig lycka till i ditt jobbsökande.
Uppföljning med kandidat
Den här mallen hjälper dig att hålla kontakten med kandidater som tidigare har intervjuats eller övervägts samt att uttrycka ett fortsatt intresse för deras profil.
Exempelmall
Ämne: Vi hör av oss – är du fortfarande intresserad av [Företagsnamn]?
Brödtext: Hej [Förnamn], Jag hoppas att allt är bra med dig. Vi är fortfarande imponerade av din profil och ville höra om du är öppen för att diskutera nya möjligheter hos [Företagsnamn]. Vi rekryterar till flera tjänster och tror att du kan passa bra för någon av dem.
Förfrågan om medarbetarrekommendation
Den här mallen är utformad för att uppmuntra nuvarande medarbetare att rekommendera kandidater. För att motivera till handling bör du lyfta fram eventuella rekommendationsbonusar eller incitament som du erbjuder.
Exempelmall
Ämne: Hjälp oss att hitta vår nästa fantastiska medarbetare!
Brödtext: Hej teamet! Vi letar efter talangfulla personer som vill bli en del av vårt [Department]-team. Om du känner någon som skulle passa bra, tipsa oss gärna om personen. Du kan få en rekommendationsbonus om personen anställs!
Vårda talangpoolen
För att hålla potentiella kandidater engagerade i ditt företag över tid vill du skapa kampanjer för att vårda relationen, på samma sätt som du skulle dela relevanta företagsnyheter eller uppdateringar med en kund.
Exempelmall
Ämne: Håll kontakten med [Company Name] – spännande uppdateringar inuti!
Brödtext: Hej [First Name], Vi hoppas att allt är bra med dig! Vi ville dela några spännande nyheter om [Company Name], bland annat nya projekt och möjligheter. Låt oss hålla kontakten inför framtida roller som kan intressera dig.
Återigen är dessa mallar varken uttömmande eller fullständiga. De är tänkta att ge dig en utgångspunkt för att kontakta kandidater på olika sätt och göra ett så gott intryck som möjligt när du skapar en positiv användarupplevelse för dem.
Så skriver du ett rekryteringsmejl
Innan du skriver ditt rekryteringsmejl bör du klargöra dess huvudsakliga syfte. Oavsett om du kontaktar passiva kandidater, följer upp efter en intervju eller bjuder in någon att söka en tjänst, kommer förståelsen för ditt syfte att forma innehållet och tonen i ditt meddelande.
För effektiv kandidatkontakt kan du kombinera rekryteringslösningar för småföretag med väl utformade mallar för rekryteringsmejl.
Skapa en övertygande ämnesrad
Ämnesraden är ditt första intryck. Håll den kort, relevant och lockande för att få mottagarens uppmärksamhet. Till exempel:
- "Spännande karriärmöjlighet hos [Company Name]"
- "Vi tror att du skulle passa bra i vårt team"
- "Dina kunskaper fångade vår uppmärksamhet – låt oss hålla kontakten!"
Gör hälsningen personlig
Börja med att tilltala kandidaten med förnamn. Nämn eventuella gemensamma kontakter eller specifika kunskaper som fångade din uppmärksamhet. Denna personliga kontakt visar att du verkligen är intresserad av personen.
Presentera dig själv och ditt företag
Presentera kort dig själv och din roll, följt av en kort översikt över ditt företag. Lyft fram företagets värderingar och kultur samt vad som gör det till en bra arbetsplats.
Lyft fram möjligheten
Förklara tydligt varför du kontaktar kandidaten. Beskriv rollen, de viktigaste ansvarsområdena, nödvändiga kunskaper och eventuella spännande projekt. Använd punktlistor för att göra texten lättläst.
Förklara varför kandidaten passar bra
Hänvisa till specifika kunskaper eller erfarenheter i kandidatens cv eller LinkedIn-profil som stämmer överens med rollen. Det visar att du har anpassat kontakten efter kandidaten.
Uppmuntra till svar
Avsluta med en tydlig uppmaning till nästa steg och bjud in kandidaten att gå vidare. Oavsett om det handlar om att boka ett samtal eller fylla i en ansökan bör din förfrågan vara enkel och tydlig.
Behåll en professionell och vänlig ton
Din ton bör vara professionell men samtidigt lättillgänglig. Använd ett positivt språk och undvik alltför formell jargong så att kandidaten känner sig uppskattad och bekväm. Detta, i kombination med ett välstrukturerat välkomstbrev, gör att du upplevs som mer tillgänglig av den nyanställda.
Korrekturläs och finslipa
Korrekturläs texten innan du skickar den för att upptäcka grammatiska fel och stavfel. Ett verktyg som Grammarly, eller att låta ChatGPT gå igenom mejlet, kan hjälpa dig att upptäcka misstag och hitta bra förslag som kan förbättra ditt budskap. Ett välskrivet mejl återspeglar din professionalism.
Anpassa mallar för olika roller och branscher
Du bör anpassa din kommunikation efter målgruppen. Beroende på vilken typ av roll du rekryterar till kan en annan typ av ton vara lämplig. Till exempel:
- Tekniska tjänster - Anpassa språk och innehåll för att fokusera på specifika tekniker eller metoder som är relevanta för rollen.
- Kreativa roller - Använd en mer samtalsinriktad ton och överväg ett bredare ordförråd, med fokus på innovativa projekt och möjligheter till konstnärligt uttryck.
- Rekrytering av chefer - Fokusera på ledarskapsmöjligheter och strategisk påverkan, med en formell och professionell ton som tilltalar kandidater på hög nivå.
Mät framgången för dina rekryteringsmejl
Precis som med allt annat du gör inom rekrytering vill du undersöka vad som fungerar och vad som inte gör det. Detta kan vara en del av en större rekryteringsrevision eller ett fristående arbete för att mäta effekten av din kommunikation.
Här är några sätt att ta reda på vad som fungerar via e-post som kommunikationskanal och vad som inte gör det.
Viktiga mätvärden att följa
Följ öppningsfrekvens, klickfrekvens och svarsfrekvens för att bedöma hur effektiva dina e-postkampanjer är. Det ger dig en uppfattning om vilket innehåll människor attraheras av och vad som sannolikt motiverar ett svar.
A/B-testa dina mallar
Experimentera med olika ämnesrader, e-postformat och innehåll för att avgöra vad som fungerar bäst för din målgrupp. Det kan ta lite tid innan tydliga trender framträder, men insikterna från väl genomförda A/B-tester är värda att vänta på.
Återkoppling
När du väl har anställt en ny teammedlem kan du fråga om personens upplevelse som kandidat och hur personen uppfattade kommunikationen som var en del av processen, genom enkäter och andra metoder för att samla in återkoppling.
Leta efter trender i återkopplingen och åtgärda områden där det finns möjlighet till förbättring. Detta hjälper dig att optimera hur du hittar och anställer nya medarbetare.
Verktyg och programvara för hantering av rekryteringsmejlmallar
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
