Du har lagt ner mycket hårt arbete på att publicera jobbeskrivningar, hitta kandidater, bedöma dem och hålla dem engagerade under hela din rekryteringsprocess.
Den utvalda kandidaten passar utmärkt, så du vill erbjuda hen jobbet. Spännande tider! Men hur går du tillväga med erbjudandet och en eventuell förhandling?
Det här kan vara särskilt nervpåfrestande om du anställer din första medarbetare. Det här är den vägledning jag ger både rekryterare och rekryterande chefer om hur man lämnar ett jobberbjudande.
Så lämnar du ett jobberbjudande
Även om jobberbjudandet är slutet på rekryteringsprocessen börjar arbetet med att få kandidater att tacka ja (det vill säga att se till att de accepterar erbjudandet) från det ögonblick du först pratar med dem och deras information hamnar i din rekryteringsprogramvara.
De åtgärder du vidtar i varje steg av processen gör att du kan få dem att hamna i ett "redo att tacka ja"-läge, "Ja, jag vill arbeta på företaget!" (eller göra motsatsen och få dem att själva välja bort sig, vilket också är viktigt så att ingen av parterna slösar tid).
Att skapa en god relation och kontakt med kandidaten är det viktigaste, eftersom det håller din andel accepterade erbjudanden (OAR) hög. En bra OAR anses generellt ligga runt 90 %.
Här är en guide i tio steg för att lämna ett jobberbjudande till rätt kandidat när du har hittat hen. Vi går djupare in på några av dessa längre ner i artikeln, men stegen är en bra utgångspunkt.
Steg 1: Agera snabbt
När den sista intervjun är klar ska du inte vänta med att fatta ett beslut. Prata med alla medlemmar i rekryteringsteamet för att diskutera återkopplingen från intervjun och komma fram till ett beslut som alla känner sig nöjda med.
Många kandidater har sökt flera jobb och kan när som helst få ett erbjudande från någon av de andra möjligheterna. Därför är det viktigt att återkomma till dem i god tid.
Steg 2: Ring upp
Kontakta kandidaterna samma dag som deras sista intervju eller inom en dag efter att beslutet har fattats. Det visar entusiasm och minskar kandidatens stress.
Erbjud jobbet per telefon innan du skickar ett mejl med ett formellt erbjudandebrev. Om personen inte är tillgänglig kan du lämna ett meddelande med kontaktuppgifter eller skicka ett mejl för att boka ett samtal.
Steg 3: Var entusiastisk
Visa entusiasm under samtalet. Beröm kandidaten och fråga hur hen känner inför erbjudandet. Du vill skapa lite förväntan inför att hen ska börja i teamet.
Steg 4: Förklara beslutet
Alla uppskattar lite bekräftelse och att känna att deras ansträngningar och tid verkligen värdesattes. Förklara varför kandidaten valdes och lyft fram hens erfarenhet, kompetens och passform för företaget.
Steg 5: Diskutera lön och förmåner
Berätta om grundlönen och de viktigaste förmånerna. Ge information om betald ledighet, försäkringar och eventuella provanställningsperioder. Ge också kandidaten utrymme att ställa frågor om detta.
Steg 6: Få ett svar
Om kandidaten inte omedelbart tackar ja eller nej kan du fråga hur hen känner och fastställa en tidsfrist för beslutet. Syftet är inte att pressa kandidaten, utan att hålla verksamhetens behov i fokus, eftersom du kan behöva kontakta andra kandidater eller starta om intervjuprocessen.
Steg 7: Be om ytterligare återkoppling
Fråga om kandidaten har några återstående frågor eller om det är något annat du behöver känna till. Erbjud dina kontaktuppgifter för ytterligare frågor och ta reda på om hen kan tänka sig att ge dig återkoppling om sin upplevelse av rekryteringsprocessen.
Steg 8: Bekräfta startdatumet
Det är fantastiskt att du har hittat din kandidat och att hen vill tacka ja, men hen är inte officiellt din medarbetare förrän hen har fått tid att avsluta andra anställningsförhållanden och ordna sitt schema.
Diskutera ett möjligt startdatum och ta hänsyn till eventuella tidigare åtaganden som innebär ledighet.
Steg 9: Skicka ett skriftligt erbjudande
Skicka erbjudandebrevet via e-post eller dela det via en plattform för elektroniska signaturer. Inkludera villkor som lön, förmåner, befattning, juridiska skyldigheter, betald ledighet, sista svarsdag, startdatum och chefens namn.
Om bakgrundskontroller krävs ska du se till att förklara att erbjudandet är villkorat. Tjänster för verifiering av anställda kan bidra till att säkerställa att detta går snabbt.
Steg 10: Följ upp och påbörja introduktionsprocessen
Kontakta kandidaten för att säkerställa att hen har fått erbjudandebrevet och besvara eventuella ytterligare frågor. När hen har undertecknat och returnerat brevet är det dags att ta in hen i din introduktionsprocess före anställningsstart.
HR-proffs som deltar i konferenser om bemanning kan upptäcka effektiva strategier för att utforma konkurrenskraftiga jobberbjudanden. Genom att delta i konferenser får du insikter i hur du kan utforma övertygande jobberbjudanden som kandidater inte kan tacka nej till.
Tips för att lämna ett jobberbjudande
Även om lönen alltid kommer att vara en viktig faktor (folk har räkningar att betala!), finns det sannolikt andra faktorer som påverkar beslutet. Det är ditt jobb att ta reda på vilka de är, så att du kan se om ditt jobberbjudande även motsvarar dessa krav.
Allmänna motivationsfaktorer för alla faller inom några kategorier (listan är naturligtvis inte uttömmande):
- Kontant ersättning
- Rollens omfattning
- Företagets tillväxt
- Kultur (företag och team)
- Plats
- Distansarbete
- Bransch.
En global studie från Manpower Group visade att 40 % av kandidaterna angav flexibilitet i arbetsschemat som en av de tre viktigaste motivationsfaktorerna när de tackar ja till en ny roll. Se därför till att lyfta fram eventuella riktlinjer ni har för distansarbete, hybridarbete eller flexibelt arbete och flexibla scheman.
Ställ personliga frågor
Jobbintervjuer är personliga, så är det bara. Tänk efter – du anställer ju en person!
Här är några frågor som du kan väva in från och med den första intervjun:
- Fråga direkt – varför vill du byta? Varför har du tackat ja till det här samtalet? Vilken är din situation?
- Fråga vilka karriärmål personen har.
- Om personen för närvarande arbetar på ett nystartat företag, tycker hen om den inställningen och miljön? Om hen inte gör det, är hen öppen för eller söker hen sig till en sådan miljö?
Ta reda på svaren på dessa frågor tidigt i samtalet, så att du subtilt kan ta upp och bemöta dem (i förekommande fall) under den del av samtalet där du beskriver ditt företag och rollen.
Exempel:
Intervjuare: ”Varför vill du byta?”
Kandidat:”Jag arbetar på ett stort företag nu och vill byta till någonstans med mindre byråkrati och färre hinder för att fatta beslut.”
Du kan använda den här informationen i din presentation senare genom att fokusera på hur ditt företag arbetar snabbt och självständigt.
Det är helt okej att hjälpa människor att själva välja bort sig ur processen.
Om en kandidat till exempel söker entreprenörskap och självständighet, men du är ett stort företag där du behöver någon som arbetar inom en roll med fastställda ramar, kanske det inte är en särskilt bra matchning!
”Sälj” ditt företag
Jag sätter ”sälj” inom citationstecken eftersom det är det du gör, men i verkligheten skiljer det sig ganska mycket från att sälja tomater på torget!
Först och främst bör din uppgift vara att tillhandahålla information. Det börjar redan när du skriver en arbetsbeskrivning och fortsätter genom introduktionen.
Nu när du har en uppfattning om vad som motiverar dem kommer här några idéer om hur du kan koppla det till ditt företag:
Möjligheten
- Berätta om ditt företags potential, era senaste lanseringar eller kapitalanskaffning och era ambitioner.
- Beskriv möjligheten – var inte rädd för att hjälpa kandidaterna att räkna på marknadens potential!
- Dela produktplanen, vad ni planerar att bygga framöver och hur den här rollen passar in.
- Berätta om de andra personerna i teamet och deras kompetensnivå.
- Berätta om utveckling (inte nödvändigtvis karriärutveckling) och vad kandidaterna kan lära sig (och vad du i din tur kan lära dig av dem). I stället för utvecklingsramverk (det råder för stor osäkerhet för sådana) kan du kanske berätta om din egen utvecklingsresa i företaget i termer av påverkan och ansvar.
Dina värderingar
Berätta om hur du och ditt team lever efter era värderingar varje dag. Berätta om ett tillfälle när du eller någon i ditt team använde era värderingar för att fatta beslut.
Överraska och gläd
I vissa marknader behandlas kandidater som nummer i en lotterimaskin – förhoppningsvis kommer du inte att göra det!
Att lägga lite tid på att överraska kandidaten kan verkligen få ditt erbjudande att sticka ut från alla andras och kan bidra till att det accepteras.
Här är några idéer:
- Erbjud kandidaten att prata med andra personer i företaget som har gått igenom en liknande resa.
- Se till att hålla kontakten med kandidaten under hela processen. Om kandidaten till exempel har haft en intervju med andra personer kan du fråga hur det kändes att träffa de andra i teamet.
- Ge personlig återkoppling, särskilt till personer som har kommit långt i processen. Ju längre de går, desto mer återkoppling bör de få. Att spela in Loom-videor med återkoppling är alltid en fin gest.
- Var uppmärksam på något de säger under intervjuprocessen – kanske något de är intresserade av. Det kan vara något du kan överraska dem med under introduktionen!
Snabba råd och saker att undvika
Gör:
- Var transparent med varje kandidat när det gäller sådant som vad du kan erbjuda och vilka kraven är.
- Var ärlig om du tycker om kandidaten, men också om du har vissa reservationer. Det är helt okej att säga "Jag tyckte verkligen om dina svar här, och din inställning under hela processen har fått mig att tro att du kan passa bra. Den lilla oron gäller din erfarenhet inom X, så som din chef kommer jag att se till att du kommer ikapp med det så snabbt som möjligt, men det är också något för dig att överväga."
- Var beredd på att säga att du behöver dubbelkolla något om du inte har svaren (till exempel sådant som löneökningar, årliga aktietilldelningar och liknande). Det är okej att inte kunna alla svar direkt, men se till att verifiera uppgifterna och återkomma till kandidaterna med svar på deras frågor.
Undvik:
- Lova för mycket om sådant du inte är säker på att du kan leverera, som löneökningar. I de flesta fall kan du beskriva en möjlig väg framåt, så det är bra att formulera det på det sättet. Kom ihåg att utvecklingsvägar inte bara handlar om titlar eller om att gå in i chefsrollen.
- Lova inte ett erbjudande i något annat samtal än erbjudandesamtalet (till exempel intervjuer och samtal före avslut).
- Säg inte till kandidaterna att de är det enda valet, även om så är fallet. Du bör inte försöka skapa en katt-och-råtta-relation med kandidaten, och du vill inte heller att det ska kännas som att någon av sidorna har övertaget. Det här beslutet är lika viktigt för båda sidor. Det bör fattas med full förståelse för att det, även om kandidaten tycker om oss, finns andra företag och att det, även om du tycker om kandidaten, finns andra kandidater.
Det förberedande avslutningssamtalet
Om du känner att du inte har tillräckligt bra koll på kandidatens förväntningar kan du absolut använda dig av ett förberedande avslutningssamtal.

I idealfallet har du redan skapat en så god relation före den slutliga intervjun att du vet vilka förväntningarna är, men det händer inte alltid!
Tidigare var förberedande avslutningssamtal mycket aggressiva verktyg som användes för att pressa kandidater att fatta ett beslut innan du själv hade bestämt dig för dem.
Det är inte längre acceptabelt. I stället bör du försöka möta kandidaten på samma nivå och ha ett uppriktigt samtal om situationen hittills och vad kandidaten känner.
Så här kan du inleda ett samtal genom att uttrycka entusiasm och antyda att ett erbjudande snart kommer:
”Vi håller på att genomföra en sista avstämning med teamet, men vi är oerhört entusiastiska över dig. Jag ville bara ta en stund för att prata om några sista saker.”
Fråga sedan om kandidaten har några frågor eller synpunkter på företaget eller rollen, processen och allt annat hittills. Ge kandidaten utrymme att klargöra eventuella frågor eller farhågor.
Här är ett exempel på ett samtal – inte ett manus!
Uttalande före avslut: ”Om vi erbjöd dig en ekonomiskt rimlig anställning, ser du dig själv börja hos oss då?”
Möjligt svar 1️⃣: kandidaten säger ”Ja”
Om kandidaten inte tvekade och är ert förstahandsval, ställ dessa ytterligare frågor:
- ”Har du diskuterat ’ditt företagsnamn’ med någon annan som behöver vara delaktig i beslutet?”
- ”Rent hypotetiskt, om allt skulle falla på plats, när skulle du tidigast kunna börja?”
Möjligt svar 2️⃣: kandidaten är osäker på om hen skulle börja hos er:
- Fråga mycket uppriktigt ”Vilka överväganden gör du/vad hindrar dig?”:
- Upprepa vad kandidaten sa så att du kan bekräfta att du har förstått korrekt.
- Diskutera de överväganden som du kan bemöta vid tillfället.
- Fråga ”Vilken tidsplan har du för att fatta ett beslut?”
Möjligt svar 3️⃣: kandidaten insisterar på att först få ett erbjudande och sedan överväga saken:
- Sannolikheten att kandidaten börjar hos er är lägre, men i slutändan måste du gå vidare. Håll glatt med om det: ”Absolut! Vi är verkligen entusiastiska och återkommer till dig så snart som möjligt.”
- ”Kan du berätta om några av de överväganden du gör – kanske kan jag bemöta dem direkt här?”
- Fråga ”Vilken tidsplan har du för att fatta ett beslut?”
- Avsluta med att beskriva vilka nästa steg i processen är och boka in nästa samtal med kandidaten.
Att nå en överenskommelse
I scenarierna 1 och 2 ovan kan du vilja ställa frågan nedan och bedöma kandidatens reaktion.
Du kan även ställa den i scenario 3, men bli inte förvånad om den inte leder till ett konkret svar. Försök i stället ta reda på om det finns andra avgörande faktorer än erbjudandets siffror.
Fråga kandidaten ”Om vi skulle ge dig följande erbjudande (ange erbjudandet i full detalj, inklusive kontant ersättning, aktier, förmåner osv.), skulle du tacka ja?”
Om kandidaten säger att hen tackar ja har du en preliminär överenskommelse. Om kandidaten fortfarande funderar, ta reda på varför genom att gå igenom frågorna ovan igen.
Jag vill framhäva att ovanstående är ett idealiserat samtal och att det inte alltid går till så här.
Vissa kandidater kanske inte känner att de kan ge dig ett direkt svar, så backa helt enkelt och acceptera att du kan behöva lämna ett erbjudande utan någon försäkran.
Att lämna ett erbjudande – samtals- och e-postmallar att följa
Det är troligt att ni har en godkännandeprocess för alla erbjudanden, så se till att alla erbjudanden du lämnar har godkänts av samtliga parter som behöver godkänna dem (ekonomichefen, rekryterande chef, vd).
Jag har sett alldeles för många rekryterare med många års erfarenhet behöva återvända till kandidater med svansen mellan benen eftersom de var alltför ivriga. Lär dig av deras misstag!
Mitt råd är att gå in med det bästa erbjudande du kan lämna. Tack vare alla dina goda förberedelser och samtalen före avslutet bör du ha en mycket god uppfattning om vilken ekonomisk nivå som krävs för att få kandidaten att tacka ja. Se till att presentera det för godkännandegruppen.
Min rekommendation är att boka ett samtal och sedan skicka ett bekräftande e-postmeddelande. Även om e-post är användbart är jag fortfarande en stark förespråkare för att faktiskt höra och se människors direkta reaktion på ett erbjudande, eftersom det kommer att berätta mycket.
Samtalet
Nu går vi vidare och ger kandidaten de goda nyheterna med ett muntligt erbjudande!
Boka först samtalet med kandidaten via e-post i stället för att ringa upp hen utan förvarning.
Det beror på att du vill försäkra dig om att kandidaten befinner sig i rätt mental och fysisk sinnesstämning. Du kan antyda i e-postmeddelandet att det handlar om goda nyheter, så kan du dessutom potentiellt bedöma kandidatens entusiasm.
Börja under samtalet med att fråga dem hur de tycker att rekryteringsprocessen har gått hittills och om de har några tankar eller någon feedback. Lyssna först, så att du kan avgöra hur du ska gå vidare.
Berätta därefter att du gärna vill att de börjar hos er och att du har det här samtalet för att erbjuda dem tjänsten.
Börja med att gå igenom både företagets och den aktuella rollens uppdrag. På så sätt kan du ta dem igenom resan och planen och hjälpa dem att föreställa sig att de redan är en del av teamet.
Få dem att se fram emot att börja och förändra bilden av vad deras roll kan vara, samt skapa arbete som de kan se tillbaka på och tänka – det här är en del av deras arv! (Det här kanske inte fungerar med alla kandidater, men det är åtminstone en idé).
Ge dem det muntliga erbjudandet och förklara det, särskilt om det finns delar som OTE, ägarandelar eller förmåner som kan skilja sig mellan företag och därför behöver förtydligas.
Beskriv processen från och med nu och se till att beröra följande:
- Förklara vilka dokument de kommer att få och skriva under (anställningsavtal eller formellt erbjudandebrev)
- Efter att de har skrivit under behöver de lämna in sin uppsägning. Utgå inte från att alla vet hur man säger upp sig och pressa inte människor att säga upp sig innan de har fått sitt avtal – det är dålig praxis. Mer vägledning finns nedan.
- Om det behövs kan du fråga om de kan förhandla ner sin uppsägningstid (särskilt relevant i Europa). Att använda semesterdagar för att ”kvitta” en uppsägningstid räknas inte, eftersom de fortfarande är anställda av det andra företaget, men bara är lediga.
- Gå igenom introduktionen med dem och få dem att känna sig som en del av teamet redan från början.
- Fråga om de har några andra frågor och uppmuntra dem även att ställa frågor under hela processen. Du kommer att bli förvånad över hur långt den här lilla gesten räcker för att få människor att känna sig välkomna.
Att vägleda dem genom uppsägningen
Detta beror på om erbjudandet accepteras och på om de kan börja på det angivna startdatumet. Du kan säga något i stil med:
"Hur tror du att samtalet med din chef kommer att gå? – förväntar du dig ett motbud? – om ja – Varför har de inte gett dig (nivån, löneökningen eller befordran) tidigare?"
Något man bör vara medveten om, men inte nödvändigtvis nämna, är att även om människor lockas av motbud så talar statistiken emot att tacka ja till ett motbud.
Företaget vet nu att personen vill sluta och försöker ofta köpa sig tid för att hitta en ersättare. Det här är en mycket gammaldags inställning, men många företag och även enskilda chefer tänker fortfarande så.
Mall för e-post om jobberbjudande
Något att tänka på är att erbjudanden via e-post är bindande i vissa jurisdiktioner, så se till att vara uppmärksam på detta om du inte vill skicka oavsiktliga erbjudanden.
På platser som Storbritannien och i större delen av Europa behöver du efter erbjudandet via e-post även skicka ett anställningsavtal (till skillnad från i USA, där det oftare endast handlar om ett formellt erbjudandebrev).
Här är ett exempel på ett erbjudande via e-post som jag skickar:
Hej X,
Tack för din tid nyss – det var trevligt att prata med dig!
Som nämnts vill vi gärna erbjuda dig rollen som X på företaget X!
- Befattningens titel
- Grundlön
- Ägarandelar
- Närmaste chef: Namn
- Prövotidens längd – om relevant
- Annan relevant information, som kan omfatta en tidig signeringsbonus, startdatum med mera.
- Standardförmåner.
Meddela mig gärna om du vill acceptera erbjudandet eller om du har några frågor. Erbjudandet ovan gäller under förutsättning att vi genomför två professionella referenssamtal, varav ett bör vara med din senaste chef. Ange deras kontaktuppgifter, inklusive e-postadress och telefonnummer, och meddela dem att vi snart kommer att kontakta dem via någon av dessa kontaktvägar. Vi skickar alla dokument till dig med det överenskomna startdatumet X. För att jag ska kunna förbereda dem, kan du vänligen lämna följande uppgifter:
- Fullständigt namn
- Nuvarande adress
- Pass eller dokument som styrker rätten att arbeta
Vi ser verkligen fram emot att ha dig i teamet!
X
Utöver ovanstående är en praktisk funktion i system för kandidatspårning att de även har inbyggda mallar för erbjudanden som du kan använda.
Förhandlingar
Min rekommendation är att du bör gå ut med ditt bästa erbjudande och tidigt komma överens med kandidaten om lön och villkor – spara tid för alla!

Du bör också göra dem medvetna om att du försöker gå in med ditt bästa erbjudande och placera den tanken främst i deras medvetande.
Förhandling handlar dock om balans!
Du vill inte göra allt för någon, tro mig, det fungerar aldrig i längden. Men du vill inte heller vara helt envis och vägra att delta i dialogen.
Tänk på rekrytering som dejting. Om du spelar för svårfångad – vi är vuxna människor, det är manipulativt! Om du gör allt medan den andra parten knappt engagerar sig eller ställer orimliga krav är det inte heller bra.
Lägg helt enkelt alla korten på bordet och se till att du är transparent. Be dem sedan att vara lika transparenta som du, och om de inte är det och till slut inte börjar hos er, så var det helt enkelt inte meningen.
Tänk på saken: om du är ärlig och rak mot kandidaten och de sedan försöker spela ett spel eller manipulera dig, behöver du inte den energin och attityden.
Om du tycker att förhandling är rimligt och känner dig bekväm med det, se till att du har utrymme inom lönespannet och även intern lönelikvärdighet.
Du vill inte heller låta alla förhandla så mycket de kan, eftersom du till slut riskerar att få ett stort könsbaserat lönegap. Det har visats gång på gång att kvinnor inte förhandlar lika mycket som män!
Här är något jag nämner för kandidater under erbjudandestadiet, eftersom jag arbetar med att hålla lönespannen på de företag jag arbetar på konkurrenskraftiga och aktuella:
“Vi samarbetade med en ersättningskonsult för att utveckla ett system med karriärnivåer och tillhörande lönespann. Det här nya systemet bidrar till att göra erbjudanden konkurrenskraftiga och rättvisa genom att ligga omkring marknadslönens 80:e percentil, justerat för levnadskostnader. Det gör det också möjligt för oss att skapa ett mycket rättvisare system för befintliga och framtida medarbetare genom att ta bort förhandling ur bilden; annars belönar vi bara skickliga förhandlare i stället för att basera erbjudanden på erfarenhet och kompetens.”
Detta har, enligt min erfarenhet, tre huvudsakliga fördelar:
- Anger tydligt din ståndpunkt, så att det blir färre förhandlingar fram och tillbaka om småsaker
- Visar att lönespannen du har skapat inte är tagna ur luften
- Visar ditt engagemang för rättvisa och intern lönelikvärdighet.
Efter att erbjudandet accepterats
Grattis, ditt erbjudande har accepterats! Men bara för att kandidaten har accepterat erbjudandet betyder det inte att ditt arbete är klart.
Låt inte din nya medarbetare känna att du har försvunnit från jordens yta och lämnat dem åt sitt öde (du ska förstås inte heller förfölja dem).
Rekryteringsprocessen kan vara tuff, så se till att du visar dem att de har gjort sin del.
När de har undertecknat sitt anställningsavtal eller formella erbjudandebrev bör du hålla kontakten genom att fråga hur uppsägningen gick.
Se till att du, ett par veckor innan de börjar (om uppsägningstiden är längre), hör av dig och frågar hur de mår.
En annan bra idé är att bjuda in dem till ett viktigt teammöte eller en social aktivitet.
Få dem att känna sig som en del av teamet och välkomna under hela processen, särskilt innan de börjar.
Relaterad artikel: Så lyckas du med introduktionen före den nya medarbetarens första dag
Avslutande tankar
Erbjudanden bör vara den sista pusselbiten i rekryteringsprocessen, men det är en bit som du måste börja bygga från början med varje enskild kandidat.
Vänta inte med att diskutera erbjudandet till slutet, eftersom du ofta kommer att slösa tid på kandidater som kanske söker helt andra saker än det du kan erbjuda.
Som alltid, lycka till!
Om du vill hålla dig uppdaterad om de senaste trenderna och bästa metoderna inom rekrytering och kandidatsökning kan du anmäla dig till nyhetsbrevet People Managing People. Du får de senaste insikterna från experter inom HR och talangförvärv direkt i din inkorg.
