Så väljer du programvara för intern kommunikation

1. Flexibla abonnemangsplaner

Flexibla abonnemangsplaner låter dig anpassa abonnemanget när dina behov förändras. Det är viktigt eftersom teamet kan växa eller förändras, och du vill inte vara bunden till en plan som inte längre passar. Leta efter leverantörer som erbjuder enkla uppgraderingar eller nedgraderingar utan avgifter. Fråga under demonstrationer hur förändringar i teamets storlek påverkar priset och funktionerna.

2. Dataåtkomst och rapportering

Dataåtkomst och rapportering hjälper dig att följa upp kommunikationens effektivitet och teamets engagemang. Du behöver verktyg som erbjuder tydliga, anpassningsbara rapporter som visar vad som fungerar och vad som inte gör det. Undvik programvara som döljer data bakom komplexa processer. Testa rapporteringsfunktionerna under provperioder genom att skapa exempelrapporter och kontrollera att de är relevanta.

3. Integration med din teknikmiljö

Integration med befintliga verktyg säkerställer smidiga arbetsflöden och konsekventa data. Det handlar om att se till att programvaran ansluter till verktyg som du redan använder, till exempel kalendrar eller appar för projektledning. Fråga om integrationer under demonstrationer och be leverantörerna om exempel. Försök att ansluta programvaran till ett av dina nuvarande verktyg under en provperiod.

4. Introduktion och support

En effektiv introduktion och support kan avgöra om teamets upplevelse av den nya programvaran blir lyckad eller misslyckad. Du bör välja en leverantör som erbjuder omfattande utbildning och snabb support. Under beslutsprocessen bör du fråga om utbildningsresurser och svarstider för supporten. Testa supporten genom att ställa en fråga och se hur snabbt de svarar.

5. Rollbaserade behörigheter

Rollbaserade behörigheter låter dig styra vem som ser vad i programvaran. Detta är avgörande för att upprätthålla säkerheten och säkerställa att rätt personer har tillgång till rätt information. Leta efter verktyg som gör det enkelt att ställa in och justera behörigheter. Utforska under en demonstration hur behörigheter tilldelas och hanteras.

6. Anpassningsalternativ

Anpassningsalternativ låter dig skräddarsy programvaran efter teamets unika behov. Det kan innebära att justera användargränssnitt eller ställa in specifika inställningar för aviseringar. Välj programvara som erbjuder många olika anpassningsinställningar. Experimentera med anpassningsfunktionerna under provperioder för att se hur de passar in i ditt arbetsflöde.

7. Automatiseringsfunktioner

Automatiseringsfunktioner sparar tid genom att hantera repetitiva uppgifter. Att automatisera påminnelser eller rutinuppdateringar kan till exempel frigöra tid för viktigare arbete. Leta efter verktyg som erbjuder praktiska automatiseringsalternativ som passar era processer. Testa detta genom att konfigurera en automatiserad uppgift under en demonstration.

8. Stöd för mobila enheter eller flera platser

Stöd för mobila enheter eller flera platser säkerställer att ert team kan kommunicera effektivt, oavsett var de befinner sig. Detta är särskilt viktigt om ni har distansarbetare eller flera kontor. Kontrollera om programvaran erbjuder robusta mobilappar eller åtkomst via webben. Testa mobilappen under en provperiod för att säkerställa att den är användarvänlig och tillförlitlig.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så väljer du programvara för intern kommunikation: en modell i fem steg

Att välja rätt programvara för intern kommunikation innebär att förstå teamets specifika behov och utvärdera alternativ som uppfyller dessa krav. Genom att fokusera på kärnfunktioner och hur de överensstämmer med era mål kan ni fatta ett välgrundat beslut. Här är en enkel steg-för-steg-guide som hjälper er genom processen:

Steg 1: Identifiera era behov

Börja med att förstå vad ert team behöver av programvara för intern kommunikation. Så här samlar ni in synpunkter från viktiga intressenter, beskriver aktuella utmaningar och anpassar era behov till övergripande mål:

Samla in synpunkter från intressenter

Prata med personer från HR, IT och ledningen för att få en heltäckande bild av teamets kommunikationsbehov. Medarbetare kan bidra med insikter om vardagliga utmaningar. Skapa en lista över vilka som ska involveras och boka korta möten eller undersökningar för att samla in deras synpunkter.

Lista och prioritera problemområden

Identifiera vad som inte fungerar i ert nuvarande system. Meddelanden kanske försvinner eller så är svarstiderna långa. Gör en lista över dessa problem och rangordna dem efter påverkan. Det hjälper er att fokusera på vad som behöver åtgärdas först.

Anpassa efter interna policyer

Kontrollera hur era behov överensstämmer med företagets policyer och efterlevnadskrav. Ta hänsyn till leverantörspreferenser och säkerhetsprotokoll. Se till att programvaran stöder lagar om dataskydd eller branschspecifika regler, om det är relevant.

Skilj mellan nödvändiga och önskvärda funktioner

Skilj mellan funktioner som ni inte kan vara utan och sådana som bara vore trevliga att ha. Nödvändiga funktioner kan vara mobil åtkomst eller integration med befintliga verktyg. Skapa två listor som vägledning för utvärderingsprocessen.

Ställ dessa frågor:

• Vilka klagomål eller hinder återkommer oftast?
• Vilka behov tillgodoses inte i dag?
• Vilka funktioner skulle lösa era tre största problemområden?
• Vilken ROI förväntar ni er av denna investering?
• Hur passar programvaran ihop med våra säkerhets- och efterlevnadsbehov?

Steg 2: Undersök leverantörer av programvara för intern kommunikation

Utforska och utvärdera leverantörer av programvara för intern kommunikation genom att göra grundliga jämförelser och identifiera viktiga särskiljande faktorer:

Gör övergripande leverantörsgenomgångar

Börja med att gå igenom recensionssajter, rankningar och fallstudier för att få en uppfattning om vad olika leverantörer erbjuder. Leta efter trender i användarfeedback och notera återkommande teman. Det hjälper er att identifiera vilka leverantörer som konsekvent uppfyller användarnas förväntningar.

Jämför utifrån verksamhetens behov

Överväg hur varje verktyg passar företagets storlek och behov. Vissa verktyg lämpar sig bättre för små team, medan andra riktar sig till större företag. Bestäm om ni vill lägga ut arbetet på en extern part eller skapa lösningar internt. Gör en lista över leverantörer som uppfyller era kriterier.

Identifiera viktiga särskiljande faktorer

Fokusera på det som skiljer varje leverantör från de andra. Titta på faktorer som implementeringsstöd, användarupplevelse och flexibilitet för nischade användningsområden. Utvärdera hur varje leverantör hanterar unika utmaningar som ditt team kan ställas inför. Dokumentera dessa särskiljande egenskaper för att enkelt kunna jämföra dem senare.

Dokumentera dina resultat

Håll reda på din research genom att dokumentera dina resultat. Skapa ett kalkylblad eller dokument med kolumner för leverantörens namn, viktiga funktioner, särskiljande egenskaper och annan relevant information. Det hjälper dig att fatta ett välgrundat beslut.

Ställ dessa frågor:

• Vad är varje verktyg bäst på?
• Passar det teamets storlek, budget och teknikstack?
• Vilken support och dokumentation finns tillgänglig?
• Hur hanterar det integrering med befintliga verktyg?
• Vad säger användarrecensionerna om användarvänligheten?

De bästa programvarorna för intern kommunikation att överväga

Här är min lista över de 10 bästa tillgängliga programvarorna för intern kommunikation, som hjälper dig att komma igång med din sökning:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Haystack — Bäst för snabba företagsövergripande uppdateringar
2. 2. Motivosity — Bäst för kommunikation kring erkännande
3. 3. ThoughtFarmer — Bäst för efterlevnad och säkerhetskontroller
4. 4. Hub — Bästa intranätet för medarbetarkommunikation för små och medelstora företag
5. 5. Connecteam — Bäst för mobilanpassad kommunikation för medarbetare utan skrivbord
6. 6. Axero — Bästa intranätplattformen för kommunikation och AI-baserad kunskapshantering
7. 7. Yodeck — Bäst för att visa företagsuppdateringar
8. 8. Zoom — Bäst för videomöten med hög kvalitet
9. 9. Workvivo — Bäst med AI-verktyg för engagemang och sentimentanalys
10. 10. Blink — Bäst för att nå medarbetare utan skrivbord

Steg 3: Skapa en lista över programvaror för intern kommunikation och ta kontakt

Begränsa dina leverantörsalternativ och börja ta kontakt med potentiella partner genom att följa dessa steg:

Välj ut leverantörer

Välj ut 2–4 leverantörer som bäst uppfyller dina behov baserat på din tidigare research. Fokusera på dem som passar teamets storlek, budget och funktionskrav. Den här listan hjälper dig att koncentrera dina insatser på de mest lovande kandidaterna.

Skicka en RFI eller RFP

Överväg att skicka en begäran om information (RFI) eller en RFP för programvara för intern kommunikation för att samla in detaljerad information. Det är användbart när du behöver mer information om deras erbjudanden. Med en RFP kan leverantörer presentera skräddarsydda lösningar som tillgodoser dina unika krav.

Boka demonstrationer och ställ frågor

Boka demonstrationer med varje leverantör på din lista. Använd tillfället för att se programvaran i praktiken och ställa fokuserade frågor. Förbered en lista med frågor om funktioner, användarupplevelse och support. Det hjälper dig att bedöma hur väl programvaran passar dina behov.

Använd konsekventa utvärderingskriterier

Tillämpa samma utvärderingskriterier för alla leverantörer. Det säkerställer en rättvis jämförelse och hjälper dig att fatta ett välgrundat beslut. Skapa en checklista eller poängtabell för att följa hur väl varje leverantör uppfyller dina krav.

Ställ dessa frågor:

• Kan ni gå igenom ett verkligt kundfall som liknar vårt?
• Vilka support- eller introduktionsresurser erbjuder ni?
• Vilka funktioner kräver en uppgradering?
• Hur hanterar er programvara integrering med befintliga system?
• Vilka är de typiska tidsramarna för implementering?

Steg 4: Skapa ett affärsunderlag

Förvandla din leverantörsresearch till ett övertygande affärsunderlag som ledningsgruppen förstår och stöder:

Sammanfatta problem och resultat

Beskriv tydligt de aktuella problem som ditt team möter och de förväntade resultaten av att implementera ny programvara. Lyft fram hur dessa förändringar kommer att förbättra kommunikationen och produktiviteten. Använd specifika exempel för att visa värdet, till exempel mindre e-postträngsel eller snabbare beslutsfattande.

Kostnadsuppskattningar och tidsplaner

Samla in grundläggande kostnadsuppskattningar och tidsplaner för implementeringen från leverantörer. Presentera dessa uppgifter tydligt för att visa det ekonomiska åtagandet. Du hittar prisinformation om programvara för intern kommunikation på leverantörernas webbplatser eller genom att begära offerter. Inkludera en tidsplan för implementeringen för att skapa realistiska förväntningar.

Redogör för avkastning på investeringen och risker

Förklara avkastningen på investeringen (ROI) genom att lyfta fram effektivitetsvinster och ekonomiska fördelar med verktyg för intern kommunikation. Diskutera vad ditt team riskerar att förlora om programvaran inte implementeras, till exempel fortsatta ineffektiviteter eller missade möjligheter. Visa hur rätt programvara kan minska dessa risker och driva positiv förändring.

Frågor att ställa:

• Vilket affärsproblem kommer detta att lösa?
• Vilka är riskerna med att inte göra någonting?
• Vilka är de ekonomiska och operativa fördelarna?
• Hur kommer denna programvara att förbättra teamets produktivitet?
• Vilka potentiella kostnadsbesparingar eller intäktsökningar finns?

Steg 5: Implementera programvaran för intern kommunikation och introducera användarna

Genomför en smidig introduktionsprocess med den valda programvaran för intern kommunikation genom att följa dessa steg:

Kommunicera utrullningsplanen

Beskriv utrullningsplanen tydligt för alla användare. Dela tidsplaner, viktiga milstolpar och vad varje fas kommer att innebära. Använd e-post, möten eller interna nyhetsbrev för att se till att alla förstår processen. Se till att användarna vet vad de kan förvänta sig och när.

Utse interna ansvariga

Utse interna ansvariga och kontaktpersoner för implementeringen av programvaran. Dessa personer samordnar utrullningen och hanterar frågor eller problem. Välj personer som förstår både programvaran och teamets behov. Det säkerställer en smidig övergång och snabb problemlösning.

Säkerställ enhetlig utbildning

Se till att alla team genomför utbildningen och använder verktyget på ett enhetligt sätt. Ge tillgång till leverantörens utbildningsresurser och planera in sessioner för praktiskt lärande. Följ upp deltagandet och kontakta team som behöver extra hjälp. Detta främjar en enhetlig användning i hela organisationen.

Skapa återkopplingsloopar

Skapa återkopplingsloopar under utrullningen för att samla in användarnas synpunkter. Uppmuntra teamen att dela med sig av sina erfarenheter och eventuella utmaningar de möter. Använd leverantörens resurser för att hantera dessa frågor och förbättra implementeringsprocessen. Regelbunden återkoppling bidrar till att förfina användningen av programvaran och öka användarnöjdheten.

Frågor att ställa:

• Vad är planen för förändringshantering?
• Vem ansvarar för utrullningen?
• Hur kommer ni att följa upp de tidiga resultaten?
• Vilka utbildningsresurser finns tillgängliga?
• Hur kommer användarnas återkoppling att samlas in och hanteras?

Vad händer härnäst:

Om du håller på att undersöka programvara för intern kommunikation kan du kontakta en rådgivare från SoftwareSelect för kostnadsfria rekommendationer.

Du fyller i ett formulär och har ett kort samtal där de går igenom detaljerna kring dina behov. Sedan får du en kortlista med programvaror att granska. De stöttar dig även genom hela köpprocessen, inklusive prisförhandlingar.