Vad är programvara för kostnadshantering?

Det traditionella sättet att följa upp utgifter var att förlita sig på att den anställde registrerade och hanterade sina utgifter fram till ett visst datum eller en viss tidpunkt. Den anställde skickade sedan in sin utgiftsrapport, och administratören var tvungen att gå igenom listan över utgifter, kontrollera papperskvittot och därefter godkänna eller avslå dem.

Många företag använder fortfarande denna process och känner inte till fördelarna med att använda programvara för uppföljning av utgifter eller ett system för utgiftshantering.

Programvara för utgiftshantering kan hjälpa till att säkerställa att ditt företag inte spenderar för mycket på företagsutgifter, och gör det möjligt för dig att utfärda ersättningar i realtid.

Hur kan programvara för utgiftshantering gynna ditt företag?

Du kanske redan är helt övertygad om att automatiserad programvara för utgiftshantering är rätt väg att gå, men för säkerhets skull kommer här några fördelar med programvara för utgiftshantering som du kanske inte har hört talas om:

Tid

I genomsnitt tar det 20 minuter att fylla i en manuell utgiftsrapport. Med automatisering kan denna tid minskas drastiskt. Programvara för utgiftshantering erbjuder omedelbar verifiering av kvitton när de skickas in, kan kontrollera avvikande kvitton med hög precision och kan skapa utgiftsrapporter med ett knapptryck.

Dessa funktioner gör att du slipper gå tillbaka och sortera bland kvitton, för att inte tala om att gå igenom kalkylblad för att hitta ett fel eller granska en anställds utgift som kan ha stridit mot din policy. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Noggrannhet

Automatiserad programvara för utgiftshantering minskar dramatiskt risken för fel. Små misstag kan gå obemärkta förbi och påverka utgiftsrapporten. För att underlätta för ekonomiteamet minskar ett automatiserat system dessa fel exponentiellt, så att ni får tid att fokusera på viktigare saker, som att prognostisera framtida strategier för utgiftshantering eller utveckla lämpliga utgiftspolicyer. 

Utgiftsrapportering och prognoser

De flesta programvaror för utgiftsrapportering och system för utgiftshantering har en analysfunktion som kan hjälpa till att följa upp utgiftsanspråk och analysera trender.

Analyser kan ge insikter i framtida utgifter och kan till och med ge rekommendationer när policyer för utgiftshantering behöver justeras. På lång sikt kan detta spara tid, pengar och onödig stress för ditt företag.

Användarvänlighet

Anställda använder programvara för utgiftshantering för att skicka in sina utgifter. Med detta i åtanke har många programvarusystem integrerade smarttelefonfunktioner som gör det möjligt för anställda att fotografera sina kvitton och mata in dem i systemet direkt. 

Anställda kan använda företagskreditkort som integreras med programvarusystemet. Den här typen av programvarugränssnitt är i allmänhet lätt att använda, och utbildningsmoduler samt kundtjänst ingår ofta. 

Dubbla integrationer

Många system för utgiftshantering kan integreras med ekonomiprogram, vilket gör hanteringen av utgifter ännu mer effektiv och lättanvänd.

Ekonomer behöver inte mata in utgiftsdata. I stället kan alla utgifter och kvitton nås via plattformen, och ersättningar kan schemaläggas och utfärdas snabbare. 

Integrering hjälper också frilansare och företag inom professionella tjänster att enklare skicka in utgifter för projekt samt få dem uppföljda och ersatta utan att de försvinner i mängden.  

Bättre godkännandeflöde

När det gäller att godkänna eller avslå en utgift kan programvara för utgiftshantering konfigureras så att utgifter godkänns automatiskt och en avisering skickas till rätt godkännare för snabbare validering. Denna valideringsprocess kan sparas och tillämpas på andra utgiftskategorier, vilket minskar tiden det skulle ta att skicka in tillräckliga underlag till godkännaren.

Viktiga funktioner i programvara för utgiftshantering

• Spårar kvitton - Spåra kvitton direkt när de skickas in och få snabbt åtkomst till kvitton vid behov för revisioner.
• Instrumentpanelsfunktioner - Enhetliga instrumentpaneler kan enkelt nås av både anställda och chefer och möjliggör enklare intern och extern revision för revisorer.
• Smartphonekamerafunktion - Gör det möjligt för anställda att fotografera sina kvitton med en smartphone och direkt ladda upp dem till instrumentpanelen.
• Integration med kreditkort - Ansluter företagets kreditkort direkt till plattformen och gör det möjligt för anställda att hålla koll på utgifterna via en användarvänlig instrumentpanel.
• Notifieringar - Skickar notifieringar när utgiftsgränsen närmar sig och flaggar utgifter om de inte har verifierats.
• Vidarebefordran av kvitton - Kvitton kan snabbt skickas till chefer och godkännare för verifiering vid behov.
• Kontroll av policyöverträdelser - Analyserar kvitton och användardata för att hålla koll på utgiftsgränser och när en utgift bör granskas.
• Justeringar av utgiftspolicyer - policyer kan justeras snabbt och tillämpas omedelbart.

Så väljer du programvara för utgiftshantering

Nu när du känner till fördelarna med och de viktigaste funktionerna i programvara för utgiftshantering online, hur vet du då exakt vilket system som är bäst för ditt företag? Här är några frågor att ställa dig själv när du köper den här typen av programvara:

Hur gör dina anställda inköp?

Om dina anställda använder ett personligt kreditkort behöver du en funktion i mobilappen för att fotografera kvitton så att de kan registrera dem. Om företagskort används är funktioner som integrerar kreditkort nödvändiga. Du kan också behöva införa fler säkerhetsfunktioner ifall kortet försvinner eller om vissa utgifter behöver granskas. 

Vilka funktioner brukar du använda i automatiserad programvara för utgiftshantering?

Genom att granska dina nuvarande automatiserade program kan du se vilka funktioner du bör leta efter i programvara för utgiftshantering. Om din befintliga programvara till exempel regelbundet skickar notifieringar till berörda parter eller myndigheter kan det vara användbart för företaget att inkludera en notifieringsfunktion i plattformen för utgiftshantering. 

Hur stort eller litet är ditt företag?

För ett mindre företag kanske du inte behöver programvara för utgiftshantering med dubbla integrationsmöjligheter (det vill säga med möjlighet att lägga till ekonomiprogram). För större företag kan det vara avgörande att ha en funktion som gör det möjligt för frilansare eller tjänstegrupper att skicka in ett kvitto för ett utgiftsanspråk eller automatiskt fakturera företaget till leverantörsreskontran. 

Ta hänsyn till företagets storlek. Beroende på verksamhetens karaktär kan dina policyer och integrationer redan finnas på plats. 

Hur många avdelningar arbetar tillsammans? 

Om du regelbundet fördelar kostnader mellan olika avdelningar kan det vara nödvändigt att se till att du har en bra analysfunktion för att få insikter och utveckla din lösning och policy för utgiftshantering på rätt sätt.

Vad tycker du om programvara för utgiftshantering?

Oavsett om du är övertygad eller inte är utgiftshantering en nödvändig process som ofta förbises. Den kan spara tid, pengar och ditt förstånd när det gäller att behandla och spåra utgifter. Dessutom kan den bidra till att förbättra system för personalhantering. 

Även om du tycker att du redan har en bra process på plats bör du tänka på de anställdas perspektiv: 82 % av företagen som har investerat eller planerar att investera i programvara för utgiftshantering eller utgiftsrapporter uppger att de gör det för att underlätta vardagen för anställda och chefer.

Oavsett om du vill förenkla processen eller utveckla ditt företag blir fördelarna med system för utgiftshantering allt tydligare. 
Redo att ta en titt? Se vårt urval av de 10 bästa programmen för utgiftshantering för företag 2022.