Säkerställ verksamhetskontinuitet i en permakriskmiljö

Vad är verksamhetskontinuitet?

Verksamhetskontinuitet syftar på den strategiska och taktiska planering som en organisation genomför för att säkerställa att den kan fortsätta sin verksamhet under och efter en störande händelse.

Det innebär att identifiera kritiska verksamheter och system samt att införa planer och åtgärder för att upprätthålla eller snabbt återställa kritiska verksamhetsfunktioner vid oförutsedda störningar, såsom naturkatastrofer, cyberattacker eller andra kriser.

Denna process är avgörande för att minimera driftstopp och ekonomiska förluster, samtidigt som verksamhetens fortsatta livskraft säkerställs.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Verksamhetskontinuitet innebär mobilitet

Personal- och globalmobilitetsexperter är väl insatta i krishantering och katastrofåterställning, eftersom utbildning har blivit allt mer nödvändig under de senaste åren. 

Snabbhet är en avgörande del av krishanteringen. HR-experter bör göra praktiska överväganden kring immigration och mobilitet till en del av sina standardrutiner och se till att de är uppdaterade och stresstestade.

Den allmänna vägledningen för hantering av verksamhetskontinuitet är uppdelad i tre delar:

1. Ta i förväg reda på vilka de viktigaste intressenterna är samt vilka roller och ansvarsområden de har
2. Ha personer som kan agera och ansvariga personer geografiskt utspridda, ifall några av dem påverkas direkt och inte kan utföra sin roll
3. Perfektion kan vara det godas fiende. Det måste vara tillräckligt bra, så länge organisationerna är agila och kan ställa om för att upprätthålla verksamheten.

De fem viktigaste områdena inom verksamhetskontinuitet

Data är avgörande under en kris

Det som har blivit tydligt i situationer där anställda måste evakueras från ett land till ett annat är hur viktigt det är att inhämta och underhålla uppgifter om nyckelmedarbetare och deras medföljande familjemedlemmar. 

Du behöver detta för att kunna göra några saker: 

1. Identifiera alla berörda anställda och bedöma riskerna samt överväga alternativ för omedelbar evakuering i säkerhetssyfte. 
2. Överväga kortsiktiga och långsiktiga alternativ för arbetsplatser. 
3. Fatta beslutsamma beslut snabbt för att omlokalisera anställda. 

Många organisationer kanske inte känner till sina anställdas nationaliteter, eftersom dessa uppgifter inte rutinmässigt samlas in då insamlingen ibland kan uppfattas som ett intrång i privatlivet. Under en kris är det dock avgörande för hela processen att ha korrekta uppgifter. 

När företag försöker samla in dessa uppgifter är det mycket viktigt att de även samlar in de anställdas familjemedlemmars nationaliteter, eftersom det är ännu mindre sannolikt att dessa uppgifter finns registrerade.

Vissa nationaliteter är i praktiken lättare att flytta snabbt än andra. Säkerhetsteam kan exempelvis organisera charterflyg eller till och med båtar för att evakuera personal, men i en nödsituation tar de ofta inte hänsyn till de berörda personernas nationaliteter och huruvida de faktiskt kommer att få gå ombord på flyget eller resa in i destinationslandet.  

Det är viktigt att de experter som ansvarar för den akuta förflyttningen av sina anställda är realistiska kring vad som är möjligt inom organisationen när det gäller HR-systemens kapacitet att upprätthålla ett dataregister. 

Det kanske inte är nödvändigt att ha alla uppgifter om alla personer globalt, och detta kan faktiskt förhindras av lokal lagstiftning i vissa jurisdiktioner. Men att ha en tydlig plan för var säkerhetsproblemen sannolikt är mest uppenbara och säkerställa att uppgifter om dessa anställda och deras medföljande familjemedlemmar finns tillgängliga kommer att underlätta organiseringen av utresor avsevärt.

Inför brexit hade många organisationer exempelvis inga uppgifter om brittiska medborgare i Europa och européer i Storbritannien – de hade helt enkelt aldrig behövt detta.  

På grund av tidsplanen fanns det dock tillräckligt med tid för att samla in denna information och vidta nödvändiga åtgärder för att bevara immigrationsstatusar och säkerställa verksamhetskontinuitet. Så är inte fallet i verkligt brådskande situationer, vilket har framgått under de senaste åren i Ukraina och Afghanistan.

Om du använder en registrerad arbetsgivare i en viss region finns det risker att hantera och samarbetsinsatser att organisera som en del av detta.

Author's Tip

Data är bara användbara så länge de förblir giltiga. Det är viktigt att skapa en mekanism för att underhålla och uppdatera dem, till exempel genom att införa regelbundna påminnelser till medarbetare med stöd av lämplig teknisk plattform.

Personalhantering under en kris

En strategi för personalhantering möjliggör utvecklingen av en plan för att effektivt flytta personalen för att säkerställa verksamhetens kontinuitet och fatta välgrundade beslut vid överväganden av tillgängliga alternativ. 

I vissa fall behöver inte all personal faktiskt flyttas från landet, men en individualiserad plan bör skapas för specifika medarbetare som kan behövas för att fortsätta driva verksamheten på den berörda platsen.

Vid en analys bör ett företag överväga följande relevanta faktorer tillsammans med sina immigrationsspecialister och sin leverantör av globala mobilitetstjänster:

• Vart kan personalen resa med kort varsel av säkerhetsskäl? Var finns de viseringsfria platserna eller platserna där de kan få visum vid ankomst?
• Kan en person arbeta där på kort eller lång sikt? Hur lång tid tar det att få arbetstillstånd?
• Hur ska de hålla sig uppdaterade om snabba och frekventa förändringar av immigrationsregler och resealternativ?
•  Vilka olika aspekter av distansarbete behöver beaktas? Exempelvis är visum för digitala nomader, med vissa undantag, inte alltid användbara alternativ när tiden är knapp. Företag och medarbetare måste ta hänsyn till fast driftställe, skatte- och socialförsäkringsskyldigheter med mera.
• Vilka specifika kompetensbehov finns på företagets olika platser?  Även om ni har en global närvaro kanske de berörda medarbetarnas kompetenser endast passar på vissa platser.
• Vilka riskhanteringsaspekter gäller vid förflyttning av personer till krisområdet för att stödja insatsen – exempelvis att flytta säkerhetsteam för att stödja evakueringar på grund av politisk instabilitet, som har bevittnats i Irak, Syrien och Afghanistan under de senaste åren.
• Vilka olika scenarier behöver beaktas, till exempel situationer där det inte är möjligt att resa?
• Om händelsen påverkar företagets leveranskedja, vilka regulatoriska hinder behöver hanteras och vilka beredskapsplaner finns på plats för att säkerställa att affärsprocesserna inte spårar ur helt?

Vikten av att ha en resklar personalstyrka

Att i största möjliga utsträckning säkerställa att berörda personer är redo att resa är viktigt för att kontinuitetsplanen ska kunna genomföras smidigt. 

Förutom att ha kännedom om de berörda personernas nationaliteter är det också viktigt att veta vilka giltiga visum de redan har, eftersom det kan underlätta omedelbar resa. 

En indisk medborgare i Israel kanske inte har många resmöjligheter, men om personen har ett giltigt Schengenvisum, amerikanskt ESTA, brittiskt besöksvisum eller liknande öppnas plötsligt en mängd möjligheter, åtminstone för resor och säkerhet på kort sikt. 

När det gäller vart berörda personer kan resa är det i första hand bäst att ha platser förberedda där de inte bara kan resa utan också omedelbart fortsätta sitt arbete.

Om det inte är möjligt är det näst bästa alternativet att överväga platser där personer kan resa in utan visum och ändra sin immigrationsstatus i landet. 

Ibland kan det innebära ett avbrott i arbetskontinuiteten om de till exempel inte får arbeta medan en ansökan behandlas. I andra fall kan det innebära en period av arbete från ett hotell eller en lägenhet i stället för från ett kontor.

Förenade Arabemiraten erbjuder till exempel visum vid ankomst för fler än 70 nationaliteter och ger möjlighet att omvandla visumet till ett visum för distansarbete efter ankomsten.

I fallet med krisen mellan Ryssland och Ukraina var EU snabbt med att aktivera tillfällig skyddsstatus för ukrainska medborgare, vilket gjorde det betydligt enklare för människor att fortsätta arbeta när de väl hade nått en säker plats. När vissa företag däremot stängde sin verksamhet i Ryssland och ville flytta personal var det mer problematiskt och alternativen mer begränsade. 

Medarbetare bör se till att deras pass är giltiga och har minst sex månaders återstående giltighetstid. De bör också ha tillgång till dokument som vigselbevis, födelsebevis för barn, examensbevis och liknande. 

HR-specialister bör införliva denna information i introduktionen och uppföljningarna med utländska medborgare för att säkerställa att de har rätt dokumentation till hands om de behöver resa med kort varsel.

Geolokaliseringsfunktion?

Som nämnts tidigare är korrekta och uppdaterade uppgifter avgörande i en kris, men det finns begränsningar i uppgifternas kvalitet och mängd om de hanteras manuellt. 

Företag kan, och gör det också, införa system för att spåra var medarbetare befinner sig av säkerhets- och trygghetsskäl. Dessa system omfattar vanligtvis endast det land där medarbetaren för närvarande befinner sig, inte den specifika platsen inom landet. 

Även om organisationer sannolikt känner till var deras medarbetare arbetar kanske de inte vet om medarbetarna faktiskt befinner sig där när en nödsituation inträffar eller om de är på resande fot. Som ett minimum bör medarbetare uppmanas att registrera sin närvaro hos hemlandets ambassad, särskilt om de reser till ett högriskland.

Vid en katastrof eller någon annan typ av störande händelse kan det vara anmärkningsvärt värdefullt att ha uppdaterad kontaktinformation om medarbetaren och möjlighet att spåra deras position med hjälp av informationsteknik när man ska hantera bemanningsutmaningar.

Utveckla proaktivt en krishanteringsplan  

Ett strukturerat tillvägagångssätt på organisationsnivå kan begränsa många av de utmaningar som ett företag kan möta under en kris. Organisationer, särskilt de som bedriver verksamhet globalt, hanterar kontinuerligt den ena krisen efter den andra. En krishanteringsplan kommer att: 

•  Öka riskmedvetenheten och bidra till en riskanalys för att identifiera riskområden och nödvändiga åtgärder
• Hjälpa organisationen att snabbt anpassa sig under nödsituationer
• Hjälpa viktiga intressenter att snabbt vidta åtgärder
• Möjliggöra övervakning i realtid och situationsmedvetenhet, vilket är avgörande för effektivt beslutsfattande och för att säkerställa att kritiska affärsfunktioner upprätthålls
• Minska instabilitet och osäkerhet bland medarbetarna efter en kris som påverkar deras arbetsplats.

Övergripande kommer kontinuitetsplanen att minimera krisens påverkan på de berörda medarbetarna och underlätta verksamhetens kontinuitet. 

Som en del av era riskbedömningar bör ni genomföra en verksamhetskonsekvensanalys för olika scenarier och genomföra simuleringsövningar för att hjälpa ert krishanteringsteam att förstå sina roller och ansvarsområden, så att ni säkerställer beredskap och ett korrekt genomförande av ert kontinuitetsprogram.

Håll dig uppdaterad om all den senaste utvecklingen inom beredskapsplanering och verksamhetskontinuitet genom att anmäla dig till vårt nyhetsbrev!