Amerika Birleşik Devletleri'nde devlet projelerinde yüklenici veya alt yüklenici olarak çalışıyorsanız, onaylı bordro kayıtlarını sunmanız gerekebilir. Uyumluluk açısından doğru tarafta kalmak için bilmeniz gereken her şey burada.
Onaylı Bordro Nedir?
Onaylı bordro, Amerika Birleşik Devletleri'nde federal olarak finanse edilen veya desteklenen ve değeri 2000 ABD doları veya daha fazla olan inşaat projelerinde çalışan yükleniciler ve alt yükleniciler için gerekli olan özel bir haftalık maaş raporu türüdür.
Onaylı bordro raporu, WH-347 Formu kullanılarak her hafta ABD Çalışma Bakanlığı'na (DOL) sunulmalıdır. Çalışmanın geçici olarak durdurulmuş olması bu gerekliliği ortadan kaldırmaz.
Onaylı bordro, Davis-Bacon Yasası kapsamında getirilen bir gerekliliktir ve bu tür projelerde çalışanlara, çalıştıkları bölge için geçerli olan ücretlerin ve ücret dışı yan hakların en az ödenmesini zorunlu kılar.
Davis-Bacon Yasası
Davis-Bacon Yasası, işçileri düşük saatlik ücretlerden korumak amacıyla 1931 yılında Kongre tarafından kabul edildi.
Yasa uyarınca, devlet işletmenize kamu binalarının veya kamu işleri projelerinin inşasını, değiştirilmesini, bakımını ya da onarımını tamamlamak üzere 2.000 ABD dolarından fazla bir sözleşme verirse, onaylı bordro kurallarına uymanız gerekir.
Bu, haftalık onaylı bordro raporunuzu sunmanız ve çalışanlarınıza coğrafi konumlarına uygun geçerli ücreti ve yan hakları ödemeniz anlamına gelir.
Geçerli ücretler, DOL tarafından anketler kullanılarak belirlenir. 40 saatin üzerinde çalışılan tüm saatler için çalışanın temel ücretinin 1,5 katı oranında fazla mesai ödemesi yapılması veya sözleşmelerin Sözleşmeli Çalışma Saatleri Standartları Yasası kapsamına tabi olması gerekir.
Have an account? Log In
WH-347 Formu
Onaylı bordro raporunuzu DOL'a sunmak için WH-347 Formunu kullanacaksınız. Talimatlar DOL tarafından ayrıntılı olarak sağlanmıştır, ancak formda yer alan bilgilerin özeti şöyledir:
İşletme bilgileri
- Sınıflandırma
- Ad
- Adres
- Bordro numarası
- Haftanın sona erdiği tarih
- Proje ve konum
- Proje veya sözleşme numarası.
Çalışan bilgileri
- Çalışanın adı ve kimlik numarası
- Çalışma sınıflandırmaları (her işçi veya teknisyen tarafından fiilen gerçekleştirilen işi açıklayan sınıflandırmayı listeleyin).
- Çalışılan saatler (Sözleşmeli Çalışma Saatleri Standartları Yasası kapsamındaki sözleşmelerde, haftada 40 saati aşan çalışma saatlerini "fazla mesai" olarak girin.)
- Ücret oranı (yan haklar dahil)
- Brüt kazanç
- Tüm bordro kesintileri ve kesintilerin toplamı
- Hafta için ödenen net ücret.
Hangi İşverenler Onaylı Bordro Kullanmalıdır?
Onaylı yüklenici bordrosu, değeri 2.000 ABD dolarının üzerinde olan devlet inşaat projelerinde çalışan tüm yükleniciler veya alt yükleniciler için yasal bir gerekliliktir.
İnşaat geniş kapsamlı bir terimdir ve okul inşa etmekten otoyol onarmaya kadar her şeyi ifade edebilir. Boyama, dekorasyon, sıhhi tesisat veya elektrik işleri gibi çok çeşitli görevleri kapsar.
Ödemeniz gereken ücretler ve yan haklar Çalışma Bakanlığı tarafından belirlenir. Bu bilgiler sözleşme size verildiğinde sağlanmalıdır; ancak emin olmadığınız konuları doğrulamak için DOL ile iletişime geçmeniz önerilir.
Onaylı Bordroya Uymamanın Sonuçları
Onaylı bordro kurallarına uymamanız aşağıdaki sonuçlara yol açabilir:
- Sözleşme fonlarının alıkonulması: İnşaat projesini finanse eden federal kurum, çalışanlara yapılan eksik ödemelerin tutarını karşılamak için sözleşme fonlarının bir kısmını alıkoyabilir. Bu, çalışanların hak ettikleri ücretleri almalarını sağlamak için genellikle atılan ilk adımdır.
- Geçmiş dönem ücretlerinin ödenmesi: Yüklenicilerin, yaptıkları iş için geçerli ücret oranlarından daha düşük ücret alan çalışanlara geçmiş dönem ücretlerini ödemeleri gerekebilir. Bu kapsamda hem ücret farkı hem de eksik ödenen yan haklar yer alabilir.
- Sözleşmenin feshedilmesi: Ciddi uyumsuzluk durumlarında yüklenicinin mevcut sözleşmesi feshedilebilir ve yüklenici, hükümetin işi başka bir yükleniciyle tamamlamak için katlandığı ek maliyetlerden sorumlu tutulabilir.
- İhale ve sözleşmelerden men edilme: Davis-Bacon Yasası'nı ciddi şekilde ihlal ettiği tespit edilen yükleniciler, genellikle üç yıl olmak üzere belirli bir süre boyunca gelecekteki hükümet sözleşmelerinden men edilebilir. Bu, federal sözleşmelere teklif veremeyecekleri veya bu sözleşmeleri alamayacakları anlamına gelir ve işletmeleri üzerinde önemli bir etki yaratabilir.
- Hukuki işlem ve para cezaları: Yükleniciler, Davis-Bacon Yasası'nın kasten ihlal edilmesi nedeniyle para cezaları ve yaptırımlar da dahil olmak üzere hukuki işlemlerle karşı karşıya kalabilir. Dolandırıcılık veya gerçeğe aykırı beyan olduğuna dair kanıt bulunması durumunda cezai suçlamalarda da bulunulabilir.
- İtibar kaybı: Uyumsuzluk, itibar kaybına da yol açabilir ve bir yüklenicinin, hükümet sözleşmelerinin ötesinde dahi gelecekteki işleri güvence altına alma becerisini etkileyebilir.
- Hukuk davaları: Uygun geçerli ücret oranı ödenmeyen çalışanlar, ödenmemiş ücretler için işverene karşı hukuk davası açma hakkına da sahip olabilir.
Bordro çalıştayları, onaylı bordro standartlarına uyumu nasıl sürdüreceğinizi öğrenmek için idealdir. Sorularınızı sorabilir ve sektör uzmanlarından yanıtlar alabilir, ayrıca yeni teknolojiler ve gelişmeler hakkında bilgi edinebilirsiniz.
Eyalet ve Yerel Geçerli Ücret Yasaları
Davis-Bacon Yasası'na tabi yüklenicilerin, geçerli ücretleri ve fazla mesai ödemelerini düzenleyen eyalet ve yerel yasalara da uymaları gerekebilir.
"Küçük Davis-Bacon Yasaları" olarak bilinen bu yasalar, Amerika Birleşik Devletleri'nde federal Davis-Bacon Yasası'na benzeyen eyalet düzeyindeki yasalardır.
Federal Davis-Bacon Yasası federal olarak finanse edilen inşaat projeleri için geçerliyken, Küçük Davis-Bacon Yasaları eyalet tarafından finanse edilen veya eyalet destekli inşaat projeleri için geçerlidir.
Eyalet tarafından finanse edilen projelerde çalışan işverenler, sözleşmelerini aldıklarında raporlama sorumlulukları kendilerine kapsamlı şekilde açıklanmamışsa ilgili eyalet Çalışma Bakanlığı ile iletişime geçmelidir.
Kaçınılması Gereken Yaygın Onaylı Bordro Hataları
Onaylı bordronun hazırlanması, ayrıntılara dikkat etmeyi ve belirli düzenlemelere uymayı gerektirir. Yaygın hataların farkında olmak, uyum sorunlarından ve yaptırımlardan kaçınmaya yardımcı olabilir. Onaylı bordroyu hazırlarken kaçınılması gereken en yaygın hatalardan bazıları şunlardır:
- Yanlış ücret oranları: En sık yapılan hatalardan biri, çalışanlara iş sınıflandırmaları için geçerli ücret oranlarından daha düşük ödeme yapmaktır. Proje için en güncel ücret belirlemesini kullandığınızdan emin olun.
- Çalışanların yanlış sınıflandırılması: Çalışanları daha düşük ücretli bir iş sınıfında yanlış sınıflandırmak yaygın bir hatadır. Her çalışan, fiilen yaptığı işe göre sınıflandırılmalıdır.
- Çalışılan saatlerin hatalı bildirilmesi: Fazla mesai de dahil olmak üzere çalışılan saat sayısının doğru şekilde bildirilmemesi, uyum sorunlarına yol açabilir. Her çalışanın çalıştığı tüm saatlere ilişkin kesin kayıtlar tutmak önemlidir. Küçük işletmeler için en iyi bordro hizmetlerine yatırım yapmak bu süreci kolaylaştırabilir ve uyumu sağlayabilir.
- Fazla mesainin hesaplanmasındaki hatalar: Fazla mesai doğru şekilde hesaplanmalı ve Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA) uyarınca ödenmelidir. Bir çalışma haftasında 40 saati aşan çalışma saatleri için fazla mesainin genellikle çalışanın normal ücretinin bir buçuk katı üzerinden ödendiğini unutmayın.
- Yan hakların dahil edilmemesi: Yan haklar geçerli ücret belirlemesinin bir parçasıysa, bunlar doğru şekilde hesaplanmalı ve bildirilmelidir. Buna emeklilik planlarına, sağlık sigortasına, izin fonlarına vb. yapılan katkılar dahildir.
- Eksik veya geç gönderimler: Onaylı bordro raporları haftalık olarak ve eksiksiz şekilde sunulmalıdır. Geç veya eksik gönderimler cezalara yol açabilir.
- Uygun kayıtların tutulmaması: Yüklenicilerin bordro kayıtlarını tutması gerekir; bu kayıtlar genellikle üç yıl olmak üzere belirli bir süre boyunca saklanmalıdır. Bu kayıtlar doğru olmalı ve denetim için kolayca erişilebilir durumda bulunmalıdır.
- Eyalete özgü gerekliliklerin göz ardı edilmesi: Eyalet geçerli ücret yasalarına ("Little Davis-Bacon" yasaları) da tabi olan bir projede çalışıyorsanız, farklı veya ek gereklilikleri olabileceğinden bunlara da uyduğunuzdan emin olun.
Bordro Kayıtlarının Değiştirilmesi veya Düzeltilmesi
Doğru onaylı bordro kayıtlarının tutulması, geçerli ücret yasalarına uyum sağlamak ve olası cezalardan kaçınmak için kritik öneme sahiptir. Daha önce sunulmuş onaylı bordro raporlarında tutarsızlıklar veya hatalar tespit edilirse, bunların derhal ve sistematik bir şekilde ele alınması önemlidir.
Bir hatayı tespit ettikten sonra bu kayıtları nasıl değiştireceğiniz ve düzelteceğiniz aşağıda açıklanmıştır:
- Tespit edilen her hatayı, tutarsızlıkların net bir kaydını oluşturmak için doğru bilgilerle birlikte belgeleyin.
- Doğru verileri yansıtan yeni bir bordro kaydı oluşturun. Bunu, söz konusu ödeme dönemi için değiştirilmiş bir kayıt olarak açıkça etiketleyin.
- Düzeltilen tüm kayıtların çalışan bilgileri, iş sınıflandırmaları, çalışılan saatler, ücret oranları ve kesintiler dahil olmak üzere eksiksiz olduğundan emin olun.
- İlgili kurum veya makamın gönderim yönergelerini izleyin.
- Bazı sistemler gönderilmiş kayıtlarda doğrudan değişiklik yapılmasına izin vermeyebilir; bu gibi durumlarda aynı ödeme dönemi için yeni bir kayıt gönderin. Değiştirilmiş kayıt, asıl kaydın yerine geçer.
- Ayrıca yapılan düzeltmeleri ve değişikliklerin nedenlerini açıklayan bir ifade de eklemelisiniz.
- Düzeltmelerden etkilenen çalışanları, özellikle de değişiklikler ücretlerini veya vergi kesintilerini etkiliyorsa, bilgilendirin. Ayrıca değişiklikleri yansıtan güncellenmiş ücret bordrolarını veya bildirimlerini onlara sağlamalısınız.
- Tespit edilen hataların ve gerçekleştirilen düzeltici işlemlerin belgeleri de dahil olmak üzere, hem asıl hem de değiştirilmiş bordro raporlarının ayrıntılı kayıtlarını tutun. Ayrıca gelecekte başvurmak ve uyumun doğrulanması için değişikliklerle ilgili tüm yazışmaları saklamalısınız.
- Son olarak, tekrar oluşmalarını önlemek için hataların temel nedenlerini analiz edin. Bu; iç kontrollerin güçlendirilmesini, personele ek bordro eğitimi verilmesini veya doğruluğu artırmak için hata denetimi özelliklerine sahip bordro yazılımlarının kullanılmasını içerebilir.
Bordro kayıtlarının zamanında ve doğru şekilde düzeltilmesi, yalnızca iş mevzuatına uyumu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda kuruluşunuzun bordro uygulamalarının bütünlüğünü ve güvenilirliğini de korur.
More Articles
Onaylı Çalışma Raporlarının Sunulmasına İlişkin En İyi Uygulamalar
Onaylı bordroyu doğru şekilde hazırlamanıza yardımcı olması için aşağıdaki en iyi uygulamaları izleyin:
- Gereksinimleri anlayın: Davis-Bacon Yasası, ilgili çalışma standartları ve eyalete özgü geçerli ücret yasaları (Küçük Davis-Bacon Yasaları) hakkında bilgi edinin. Bu gereksinimlerin ayrıntılarını bilmek temel önem taşır.
- Geçerli ücret oranları hakkında güncel kalın: Projenizin konumu ve iş sınıflandırmaları için geçerli ücret oranlarındaki güncellemeleri düzenli olarak kontrol edin.
- Ayrıntılı kayıtlar tutun: İşe başlama ve bitiş saatleri, molalar, fazla mesai ve benzeri bilgiler de dahil olmak üzere çalışılan tüm saatlerin doğru ve ayrıntılı kayıtlarını tutun. İyi kayıt tutma, onaylı bordro raporlaması için büyük önem taşır.
- Doğru bordro yazılımı kullanın: Onaylı bordro için tasarlanmış bordro yazılımından yararlanın. Bu, farklı ücret oranları, fazla mesai hesaplamaları ve yan hak takibi gibi belirli görevleri yerine getirebildiğinden emin olmak anlamına gelir; böylece ilgili bordro yazılımı maliyetleri kolayca gerekçelendirilebilir.
- Bir uzmanla çalışın: Onaylı bordro uzmanı veya bordro şirketi, onaylı bordroyu yönetmenize ve uyumluluğunuzu korumanıza yardımcı olacak bilgi ve deneyime sahiptir.
Sık Sorulan Sorular
Onaylı bordro hakkında sahip olabileceğiniz sık sorulan bazı soruların yanıtlarını burada bulabilirsiniz:
Bayındırlık projelerini belirlemenin yaygın yöntemlerinden bazıları nelerdir?
Bayındırlık projeleri genellikle ihaleyi veren kurum veya sözleşme kuruluşu tarafından atanan benzersiz proje tanımlayıcıları kullanılarak belirlenir. Bunlar, onaylı bordro raporları da dahil olmak üzere tüm belgelerde tutarlı bir şekilde kullanılan sözleşme numaralarını, proje kodlarını veya proje adını içerebilir.
Birçok eyalet ve kurum, doğru takip ve uyumluluğu sağlamak için yüklenicilerin bu tanımlayıcıyı her onaylı bordro gönderiminde belirtmesini zorunlu tutar. Kaliforniya DIR’nin eCPR sistemi gibi bazı yargı bölgelerinde çevrim içi raporlama sistemleri, bordro kayıtlarını proje kimliği kullanarak kayıtlı bayındırlık projelerine otomatik olarak bağlar.
Kullanmanız gereken doğru tanımlayıcıyı doğrulamak için her zaman sözleşme belgelerinize veya yerel geçerli ücret makamına başvurun.
1099 çalışanları kullanıyorsanız onaylı bordro gerekli midir?
Onaylı bordro gereklilikleri genellikle bağımsız yükleniciler için değil, çalışanlar için geçerlidir. Bir çalışan doğru şekilde 1099 yüklenicisi olarak sınıflandırılmışsa, Davis-Bacon Yasası kapsamında çalışan olarak sınıflandırılan işçilerin ücret ve yan haklarını belgelemek için kullanılan WH-347 formu gibi onaylı bordro raporlarına dahil edilmez.
Bununla birlikte, bağımsız yüklenicilerin yanlış sınıflandırılmadığından emin olmak önemlidir. Bir çalışan; doğrudan denetim altında olma, belirli saatlerde çalışma veya işverenin araçlarını kullanma gibi çalışan kriterlerini karşılıyorsa, 1099 statüsüne bakılmaksızın çalışan olarak bildirilmesi gerekebilir.
Yanlış sınıflandırma cezalara ve uyumluluk sorunlarına yol açabilir. Bu nedenle onaylı bordro kayıtlarını hazırlarken çalışan statüsünün dikkatle incelenmesi kritik önem taşır.
Onaylı bordro gereklilikleri eyalet tarafından finanse edilen projeler için geçerli midir?
Evet, eyalet tarafından finanse edilen birçok inşaat projesi, genellikle “Küçük Davis-Bacon Yasaları” olarak adlandırılan ve federal gereklilikleri yansıtan geçerli ücret yasalarının kapsamına girer. Bu eyalet yasaları, yüklenicilerin ve alt yüklenicilerin kamu projelerinde benzer işler için çalışanlara yerel geçerli ücret oranlarını ödemesini ve çoğu durumda uyumluluğu doğrulamak üzere onaylı bordro raporlaması yapmasını zorunlu kılar. Temel amaç federal Davis-Bacon Yasası ile uyumlu olsa da her eyalet kendi eşiklerini, ücret tespitlerini ve raporlama prosedürlerini belirler.
Gereklilikler yargı bölgesine göre büyük ölçüde değiştiğinden, yükleniciler eyaletlerinin çalışma veya bayındırlık kurumu tarafından uygulanan özel kuralları dikkatle incelemelidir. Kaliforniya ve New York gibi bazı eyaletlerde gelişmiş elektronik onaylı bordro raporlama sistemleri ve uyumsuzluk için katı cezalar bulunur. Diğer eyaletlerde ise farklı formlar, gönderim sıklıkları veya muafiyet kriterleri olabilir. Bu yükümlülüklerin yerine getirilmemesi ödemelerin alıkonulmasına, para cezalarına veya gelecekteki kamu sözleşmelerinden men edilmeye neden olabilir.
Onaylı Bordronun Zor Olması Gerekmez
Bu makalede ve DOL web sitesinde belirtilen yönergeleri ve en iyi uygulamaları izleyerek onaylı bordro rutin bir sürece dönüşebilir.
Bordro sürecinizi optimize etme konusunda daha fazla rehberlik için küçük işletmeler için bordro yönetimi hakkındaki makalemize ve bordro kontrol listemize göz atın.
