Çalışanların kendilerini değerli hissetmesini sağlayan şeyi biliyor musunuz? Dinlenmek. Çalışanları dinlemek son derece faydalıdır ve etkili bir çalışan dinleme stratejisi oluşturup uygulamanın birçok yolu vardır.
Burada çalışan dinlemenin ne olduğunu, neden önemli olduğunu ve bazı stratejileri, yöntemleri ve en iyi uygulamaları ele alacağım.
Hadi başlayalım.
Çalışan Dinleme Nedir?
Çalışan dinleme, yıllık çalışan anketinizi göndermekten ibaret değildir. Bir kuruluşun, birden fazla yöntem kullanarak sürekli geri bildirim toplaması ve bu geri bildirimlere dayanarak çalışan deneyimini anlamaya, doğrulamaya ve iyileştirmeye yönelik bütünsel yaklaşımıdır.
Etkili bir sürekli çalışan dinleme stratejisi olmadan, çalışan devir oranı veya bağlılık gibi unsurları nelerin etkilediğini anlamak son derece zordur.
Çalışan Dinleme Neden Önemlidir?
Tüm iyi ilişkiler etkili iletişim, güven ve saygı üzerine kurulur. Çalışan dinleme önemlidir çünkü:
- Çalışanlara onları önemsediğinizi gösterir ve onların refahını korumanızı kolaylaştırır
- Çalışanları elde tutmayı ve bağlılığı iyileştiren girişimleri yönlendirmek için geri bildirim elde edersiniz
- Yöneticileri ekipleriyle etkileşim kurmaları için güçlendirerek liderliğe duyulan güveni geliştirirsiniz
- İş stratejisini, öncelikleri ve hedefleri sürekli çalışan içgörüleriyle zenginleştirirsiniz
- En iyi yetenekleri çekmek ve elde tutmak için şirketinizin “tercih edilen işveren” markasını oluşturursunuz
- İlgi çekici ve başarılı bir iş yeri kültürü yaratırsınız
- Çeşitlilik, eşitlik ve kapsayıcılık için sürdürülebilir yaklaşımlar geliştirirsiniz.
Başarılı çalışan dinleme programlarının etkisini gördüm. Ekibimin elde ettiği sonuçlardan bazıları şunlardı:
- 2021-2022 arasında gönüllü çalışan devir oranını %8 azalttık
- 2022 yıllık çalışan anketimize %100 katılım sağladık
- Geçtiğimiz yıl çalışanlar arasında genel olarak %87 olumlu değerlendirme elde ettik
- Yeni işe alınan çalışanlarda ilk yıl elde tutma oranımız %95 oldu.
Faydaları ortada; şimdi nasıl yapılacağına geçelim.
Have an account? Log In
6 Çalışan Dinleme Stratejisi, Yöntemi ve En İyi Uygulaması
Geçmişte şirketler, büyük ölçüde tek yönlü bir süreç olan iş gücüyle nasıl iletişim kurulacağına odaklandı.
Artık çalışanları dinleyerek ve kuruluşun onları duyduğunu göstererek iki yönlü iletişimde ustalaşmanın zamanı geldi—şirketler için aktif dinleme.
Burada, yüksek etkili çalışan dinleme programları oluşturmak için kullandığım stratejileri ve en iyi uygulamaları bulabilirsiniz.
Sürekli dinleme için birden fazla dinleme kanalı kullanın
Etkili bir şekilde dinleyecekseniz birden fazla “dinleme noktası”na ihtiyacınız vardır. Çalışan dinlemeyi en iyi şekilde uygulayan şirketler, sürekli olarak geri bildirim toplamak için yıllık anketlerin, nabız yoklaması anketlerinin, odak gruplarının, bire bir toplantıların, genel toplantıların, üst düzey yöneticilerle toplantıların, çalışanı elde tutma görüşmelerinin, işten ayrılma görüşmelerinin ve kurum içi sosyal platformların bir kombinasyonunu kullanır.
Kullandığım en etkili dinleme kanallarından bazıları şunlardır:
- Paydaşlardan oluşan işlevler arası bir ekip tarafından sahiplenilen ve uygulanan yıllık çalışan bağlılığı anketi.
- Çalışanlar ile yöneticileri arasında düzenli bire bir toplantılar.
- İşe alıştırma sırasında, çalışma yıl dönümlerinde (çalışan bağlılığı anketleri ve 360 derece geri bildirim anketleri) ve şirketten ayrılırken yapılan yaşam döngüsü anketleri
- Büyük kurumsal değişikliklere ilişkin algıları ölçmek için çalışan nabız yoklaması anketi araçlarının düzenli kullanımı
- Yeni işe alınan çalışanların ilk üç ayı boyunca geri bildirim toplamak için çalışanlara atanan deneyimli çalışma arkadaşları.
Yararlı olsa da yılda bir kez kapsamlı bir anket göndermek, girişimlerinizin yıl boyunca ne ölçüde etki yarattığını anlamanız için yeterli güncel veriyi sağlamaz.
Birden fazla yöntemin bir arada kullanıldığı sürekli dinleme, üzerinde çalışabileceğiniz daha güncel verilere sahip olmanız anlamına gelir.
Geri bildirimleri toplama konusunda ortak sorumluluk
Etkili olabilmesi için çalışanları dinleme sorumluluğu yalnızca İK'ya veya yönetime ait olmamalıdır.
Bunun yerine, üst düzey liderlerin “dinleme” yaklaşımını belirlediği, İK'nın stratejileri yönlendirip çalışanlara koçluk yaptığı, yöneticilerin güveni ve bağlılığı güçlendirdiği ve çalışanların sürece bütünüyle katkıda bulunma konusunda kendilerini yetkin hissettiği bir anlayışla tüm şirket sorumluluk alır.
Kurum kültürünüz insanlara ve onların başarılı olmasını sağlamaya odaklanmalıdır. Bu odak, CEO ile en üst düzeyde başlar ve kurum genelinde pekiştirilir.
Çalışanlarla açık bir diyalog kurmaları ve geri bildirimlerini bilinçli bir şekilde dinlemeleri için iyi insan yöneticileri yetiştirmeye yatırım yapın.
Lider gelişimi girişimleri arasında yeni yöneticilere iyi bir “insan yöneticisi” olmayı öğretmesi için bir eğitim yöneticisi görevlendirmek, en iyi uygulamaları paylaşmak üzere aylık yönetici toplantıları düzenlemek veya bir yönetici mentorluk programı oluşturmak yer alabilir.
Dinleme verileri sonucunda alınan aksiyonları gösterin
Alexander Bell, “Başarı ile başarısızlık arasındaki tek fark harekete geçme becerisidir.” demiştir.
Bu sözler çalışanları dinleme açısından tamamen doğrudur! Ekip üyeleriniz geri bildirimlerinin şirketin eylemlerine nasıl yön verdiğini görmezlerse paylaşmaya devam etmezler.
Çalışanları dinleme çalışmalarının ardından gerekli adımların atılmasını sağlamak için birkaç basit adım atabilirsiniz:
- Yüksek etkili iyileştirme alanlarını belirlemek için olumlu değerlendirme ölçümlerini kullanın ve takip çalışmalarınızı olumlu değerlendirmelerin daha düşük olduğu alanlara odaklayın. 6 puanlı katılım ölçeğini kullanıyoruz ve müşterilerimize de bunu öneriyoruz.
- Tüm verilerinizi analizlerle tek bir yerde birleştirin. Bu, eğilimleri daha hızlı belirlemenize ve verileri eyleme dönüştürülebilir hale getirmenize yardımcı olur. Tüm verileri ve analizleri birleştiren kendi yazılımımızı kullanıyoruz; ancak çalışan bağlılığını izleme yazılımlarından, çalışan anketi araçlarından ve İK analitiği yazılımlarından birini veya bunların bir kombinasyonunu da kullanabilirsiniz.
- Kritik iyileştirme alanlarını seçin. 3-2-1 modelini öneriyorum.
- Verilerinizdeki üç temel sonucu bulun. Bunlar yüksek veya düşük sonuçlar ya da önemli yorumlar olabilir.
- Ekip olarak iyileştirme için en önemli iki fırsatı tartışın
- Kurumunuzun yararı için gerçekleştireceğiniz bir aksiyona karar verin.
- İlerlemeniz hakkında bilgi verin. Takip faaliyetleriyle ilgili düzenli ilerleme güncellemeleri paylaşarak geri bildirim döngüsünü tamamlayın. Mesajı yaymak için e-posta, videolar, Slack (veya başka bir kurum içi mesajlaşma aracı), tüm çalışanların katıldığı toplantılar gibi birden fazla iletişim kanalından yararlanın ve kurumun uyum sağlama ve esneklik becerisini göstermek için gelecekteki dinleme anketlerini yeni sorularla güncelleyin.
Şirketin DNA'sının bir parçası olan geri bildirim döngüleri
Çalışanları dinleme stratejilerini uygulamaları için çok sayıda şirketle çalıştım ve en büyük zorluk—ve ödül—her yerde aynı… dinleme faaliyetini gerçekleştirmek! Amelia Earhart'ın dediği gibi, “Bir şeyi yapmanın en etkili yolu onu yapmaktır!”
Kısa bir örnek olay.
2021'de gönüllü çalışan devir oranının biraz yüksek olduğunu fark ettim. Yöneticiyle yapılan bire bir görüşmeler gibi geri bildirim kaynaklarına dayanarak bunun cinsiyetle ilişkili olabileceğini düşündüm.
Rakamlara baktığımda, kadınların kurumdan erkeklerin iki katı oranında ayrıldığı ortaya çıktı.
Bu nedenle diğer dinleme yöntemlerimizi inceledim ve bağlılık anketimizden, çıkış geri bildirimlerinden, yönetici görüşmelerinden ve anket yorumlarından elde edilen nicel ve nitel verilerin bir karışımına baktım.
Kadınlar arasındaki devir oranının neden daha yüksek olduğunu çözmek için insanların bize anlattıklarını kullandım.
Ardından bir eylem planı geliştirdim ve daha fazla içgörü ve fikir toplamak için bunu liderlikle görüştüm.
Kadınları desteklemek amacıyla programlar, eğitimler, öğretim çalışmaları ve fırsatlar uygulamaya odaklandık. Örneğin, çalışan anneleri desteklemek için iş yerinde esnekliği inceledik, ebeveyn izni politikamızı geliştirdik ve kadınları destekleyen yan hakları analiz ettik.
Ayrıca kadınların sesini güçlendirme konusunda bir konuşmacı davet ettik ve Dünya Kadınlar Günü ile Kadınların Tarihi Ayı'nı kutladık.
Çalışan geri bildirimleri doğrultusunda harekete geçtikten sonra, geri bildirim kanallarımız aracılığıyla çalışanların bize anlattıklarına yeniden baktık. Kadın çalışanların devir oranı yaklaşık %50 oranında azalmıştı!
Diğer rakamlar da sürekli geri bildirim stratejimizin işe yaradığını gösteriyor. Quantum Workplace'ın 4,8 Glassdoor puanı, 3,3 olan ortalama şirket puanını açıkça geride bırakıyor.
Ayrıca çalışan bağlılığı anketinin tamamlama ve olumlu değerlendirme oranları, yazılım ve BT sektöründeki %85,2 yanıt ve %73,5 olumlu değerlendirme oranlarından önemli ölçüde daha yüksek.
Çalışanları geri bildirim paylaşmaya teşvik etme stratejileri
Çalışanların gerçek görüşlerini dile getirmesini sağlamak birçok kuruluş için zor olabilir.
Çalışanları dinlemenin ardındaki “nedeni” iletmek iyi bir başlangıçtır; çünkü insanlar bunun kendilerine nasıl fayda sağlayabileceğini anladıklarında bir şey yapma olasılıkları çok daha yüksektir.
Bu nedenle, çalışan anketleri gibi taleplerle ilgili mesajlar önemlidir—bunu bir satış metni gibi ele alın ve belki pazarlama ekibinizden yardım isteyin!
Bir diğer unsur psikolojik güvenliktir; yani insanların aşağılanmadan konuşabileceklerine ve fikirlerini ortaya koyabileceklerine güvenmeleri. İnsanlar kendilerini ‘psikolojik olarak güvende’ hissettiklerinde daha bağlı olur ve fikir ve önerilere katkıda bulunma olasılıkları artar.
Psikolojik güvenlik, örneğin yöneticilerin geri bildirimi nasıl verdikleri ve aldıkları, başarıları ve başarısızlıkları nasıl paylaştıkları gibi konularla yöneticilerle başlar.
Psikolojik güvenlik hakkında daha fazla bilgi için iş yerinde psikolojik güvenliğin nasıl oluşturulacağına göz atın
Son olarak, hem iletişimle hem de harekete geçmekle bağlantılı olarak, geri bildirimi kabul ettiğinizden ve alınan kararların arkasındaki gerekçeyi açıkladığınızdan emin olun.
“Birçoğunuzun X konusunda çekinceleri olduğunu kabul ediyoruz; bu nedenle bu konuyu ele almak istedik ve XYZ'yi yapacağız.”
Çalışan kaynak gruplarının oluşturulmasına yardımcı olun
Çalışan kaynak grupları (ERG'ler), ortak bir kimlik, yaşanmış deneyim, ortak hedefler veya kesişen geçmişler ve beklentiler temelinde bir araya gelen aynı kuruluştaki insan gruplarıdır.
Geleneksel olarak ERG üyeleri kadınlar, etnik azınlık geçmişine sahip kişiler, engelli kişiler veya LGBTQ+ topluluğu gibi yeterince temsil edilmeyen gruplara mensuptur; ancak bu gruplar çalışan ebeveynler veya çevresel kaygılar gibi diğer ortak noktalar ya da ilgi alanları etrafında da oluşturulabilir.
Sonuç olarak, liderler ve yöneticiler açısından ERG'lerin 1 numaralı amacı çalışanların ihtiyaçlarını daha iyi anlamaktır.
Sistem değişikliğinin gerçekleşmesine yardımcı olabilir ve ücret eşitsizliği, adil işe alım ve adil performans değerlendirme süreçleri gibi sorunları öne çıkarabilirler.
Daha fazla bilgi için Katie Zink'in çalışan kaynak gruplarının oluşturulmasını kolaylaştırma konusundaki harika makalesine göz atın.
Dinleyin
“İş liderlerinin kullanıcılar konusunda gösterdiği takıntılı ilgi, İK'nın çalışanlarına göstermesi gereken ilgiyle aynı düzeyde olmalıdır. İhtiyaçlarını, karşılaştıkları sorunları, yüzleştikleri zorlukları ve hangi becerileri aradıklarını anlayın.” - Donna Scarola, İnsan, Amaç ve Kültür Direktörü, Parcl
Deneyimlerime dayanarak, çalışanları dinleme programına yatırım yapmanın çalışanların elde tutulmasını ve bağlılığını önemli ölçüde artırabileceğini ve İK'nın işletme hedefleriyle daha güçlü bir bağ kurmasına yardımcı olabileceğini söyleyebilirim.
COVID-19'dan bu yana hepimiz büyük bir değişim yaşadık ve çalışanları, çalışanları dinleme programları da dahil olmak üzere, sürekli ve anlamlı yollarla sürece dahil etmek, yaklaşan değişiklikler boyunca hepimizin gelişmesine yardımcı olabilir.
Çalışanları dinlemenin uygulamadaki bir diğer harika örneği, American Express'in esnek çalışma modelini geliştirmek için anketleri kullanmasıdır.