İK Genel Uzmanı olarak geçirdiğim 10 yılı aşkın sürede birçok iş yeri soruşturması yürüttüm ve bunların nasıl düzgün şekilde gerçekleştirileceğine dair bazı değerli dersler öğrendim.
Bu makalede, neden bir soruşturmanın gerekli olabileceğini, başarılı bir soruşturmanın temel bileşenlerini ve ardından bir İK soruşturmasının yürütülmesine ilişkin adım adım bir rehberi ele alacağız.
Ne zaman bir İK soruşturması yürütmeniz gerekebilir?
Bir kuruluş içinde iç soruşturma yürütülmesinin gerekmesinin çeşitli nedenleri vardır. İK profesyonellerinin genellikle karşılaştığı bazı yaygın nedenleri ele alalım.
- Taciz, ayrımcılık, zorbalık veya küçük çaplı suistimal gibi çalışan şikâyetleri. Bu durumda, gerçekleri toplamak, durumu değerlendirmek ve uygun eylem planını belirlemek amacıyla genellikle şikâyete dayanarak bir İK soruşturması başlatılır.
- Bir çalışanın etik dışı davranışlarda bulunmak, gizliliği ihlal etmek veya güvenlik protokollerini ihlal etmek gibi şirket politikalarını ihlal ettiğinden şüphelenilmesi. Gerçeklerin ortaya konulmasına ve uygun disiplin işlemlerinin uygulanmasına yardımcı olmak için bir İK soruşturması başlatılmalıdır.
- Dolandırıcılık, zimmete para geçirme, hırsızlık veya kuruluş içindeki diğer yasa dışı faaliyetler de dâhil olmak üzere ciddi suistimal iddiaları. Bu, gerçeği belirlemek ve yasal ya da etik ihlalleri ele almak için adil ve tarafsız bir süreç yürütülmesini sağlar.
- Çalışanlar veya departmanlar arasında çatışmaların ortaya çıktığı durumlarda, bir İK soruşturması temel sorunların ortaya çıkarılmasına, ilgili bilgilerin toplanmasına ve çalışan ilişkilerini iyileştirebilecek bir çözümün kolaylaştırılmasına yardımcı olabilir.
- Yasal ve düzenleyici yükümlülüklere uyumu sağlamak için. Örneğin, istihdam yasalarının, iş yeri güvenliği düzenlemelerinin veya sektöre özgü standartların olası ihlallerini ele almak için bir İK soruşturması gerekli olabilir.
- Bir çalışanın performansının sürekli olarak beklentilerin altında kaldığı durumlarda, temel sorunları belirlemek, gerekirse destek veya eğitim sağlamak ve performans iyileştirme planları gibi uygun eylemleri belirlemek amacıyla bir İK soruşturması yürütülebilir.
Bir İK soruşturmasının başarılı olması için neler gereklidir?
Bir İK Reddit başlığını yeterince uzun süre inceleyin; bunların nasıl yanlış gittiğine dair pek çok hikâye görürsünüz, ancak nasıl doğru yapılacağına dair o kadar fazla bilgi bulamazsınız. Yıllar içinde, her soruşturmanın şu özelliklere sahip olması gerektiğini öğrendim:
Zamanında
Tüm şikâyetlere hızlı bir şekilde yanıt verin, ancak kapsamlı ve gizli bir soruşturma yürütmek için gereken özeni gösterecek kadar zaman ayırın (buna daha sonra değineceğiz).
Have an account? Log In
Adil ve nesnel
Tüm taraflara saygılı ve onurlu davranın. Tüm taraflarla görüşülmeden ve ilgili tüm belgeler incelenmeden önce soruşturmanın sonucunu peşinen değerlendirmeyin.
Bu, soruşturma sonucunun ve soruşturmaya dayanarak alınan tüm önlemlerin hem adil hem de nesnel olmasını sağlayacaktır.
Tarafsız
Görüşmeleri yürütürken fikirlerinizi ifade etmekten kaçının ve gerçekleri ortaya çıkarmaya odaklanın. Soruşturma görüşmelerini ciddi ve profesyonel bir çerçevede yürütün; görüşme boyunca sakin ve kontrolü elinizde tutun. Konuyla ilgili muhtemelen kendi görüşleriniz olacaktır, ancak tarafsız kalmanız önemlidir.
Organize
Çeşitli taraflarca yanıtlanması gereken sorular için bir çalışma planı ve soru taslağı oluşturarak soruşturmaya hazırlanın.
Ancak soruşturma sırasında gerçekleri daha iyi anladıkça çalışma planınızda esneklik bırakmayı unutmayın.
Vaka yönetimi yazılımı kullanmak, soruşturmalar sırasında ve sonrasında düzenli kalmanın kolay bir yoludur. Bu seçenek sizin için mevcut değilse, vakaları kısıtlı erişime sahip bir ağ sürücüsündeki ayrı klasörlerde düzenlemek de işe yarar.
İyi belgelenmiş
Görüşmelerin içeriğini belgeleyin ve görüşülen kişinin söylediklerini, mümkün olduğunda doğrudan alıntılar kullanarak, özellikle yazıya dökün.
Tanık ifadelerinin, görüşme notlarınıza ek olarak, taraflar tarafından kendi kelimeleriyle yazılması veya anlatılması tercih edilir.
Ayrıca, görüşme yaptığınız tarafların size sunduğu her türlü ek kanıtı belgeleyin ve bunun kimden geldiğini ve ne zaman sunulduğunu not edin.
Tekrar belirtelim: burası kişisel yorumlarınızı, inançlarınızı veya varsayımlarınızı ifade edeceğiniz yer değildir; yalnızca gerçeklere yer verin!
İK soruşturması yürütmek için adım adım rehber
İK soruşturması süreci başlamadan önce, soruşturmayı kimin yürüteceği belirlenmelidir.
İş yerimdeki soruşturmaların çoğunu ben yürütüyor olsam da, Başkan Yardımcısı seviyesinde veya daha üst düzeydeki herhangi bir kişiyle ilgili soruşturmaları İK Direktörü yürütür. Ayrıca konu İK ekibinin herhangi bir üyesini içeriyorsa, soruşturmayı genel danışmanımız yürütür.
Bir soruşturma yürütme sürecinin, özel koşullara ve kuruluşunuzun politikalarına bağlı olarak değişebileceğini ve soruşturma süreciniz sırasında hukuk danışmanından rehberlik almanız gerekebileceğini unutmayın.
İş yerinizde soruşturma yürütmek için kullanabileceğiniz bir çerçeveyi inceleyelim.
Birinci adım - Endişeyi dile getiren kişiyle görüşün
Konuyu görüşmek üzere endişelerini dile getiren kişiyle bir araya gelin; bu kişi ele alınan sorundan doğrudan etkilenmiş olabilir veya olmayabilir. Konuyla ilgili kim, ne, nerede, ne zaman, neden ve nasıl sorularına ilişkin ayrıntıları öğrenmek isteyeceksiniz.
Görüşmeniz sırasında mümkün olduğunca fazla ayrıntı elde edin. Görüşülen kişinin yanıt vermesini teşvik etmek için açık uçlu sorular sorun; basit evet/hayır sorularından kaçınmaya çalışın.
Örneğin:
- “Sizin bakış açınıza göre, o gün öğle yemeğinden döndüğünüzde ne gördüğünüzü anlatın” demek yerine “Bu olayın gerçekleştiğini gördünüz mü?” deyin.
- “O toplantıda ne duyduğunuzu anlatabilir misiniz?” demek yerine “Toplantı sırasında tartıştıklarını duydunuz mu?” deyin.
Görüşülen olay hakkında tanıklığı veya bilgisi olan kişiler bulunup bulunmadığını ve bilgilerinin kapsamını sorun (bu konuya bir sonraki adımda daha ayrıntılı değinilecektir).
Benzer şekilde, e-postalar, notlar, ses/video kayıtları, kısa mesajlar vb. gibi ileri sürülen iddialara açıklık getirebilecek herhangi bir kanıt olup olmadığını sorun.
İkinci adım - Potansiyel tanıklarla görüşün
Birinci adımda adı geçen potansiyel tanıklarla görüşün. Soruşturmanızı yürüttükçe başka tanıkların da ortaya çıktığını görebilirsiniz.
Tanıklara yönelik sorular hazırlarken, sorularınızın temelindeki gerçeklerin kaynağını açıklama gereğini en aza indirecek veya ortadan kaldıracak şekilde ifade etmenin yollarını düşünün. Konunun niteliğine bağlı olarak bunun mümkün olmayabileceğini unutmayın.
Her tanıkla görüşmeden önce, eksiksiz ve dürüst yanıtlar verilmesi gerektiğini açıklayın ve şirketinizin misilleme karşıtı politikasını hatırlatın. Uygun olması hâlinde, soruşturmanın devam ettiğini bildirin ve soruşturma süresince gizlilik talep edin.
Tanıkların ifadelerini doğrulayan veya konuyla ilgili olan kanıtları tanıklardan toplayın ve görüşülen kişiye yeni bir şey hatırlaması veya öğrenmesi ya da misilleme de dâhil olmak üzere yeni endişeleri olması durumunda sizinle iletişime geçmesini söyleyin.
Üçüncü adım - Hakkında suçlama bulunan çalışanla görüşün
Hakkında suçlama bulunan çalışanla görüşün. Tanıklar için hazırladığınız sorulara benzer şekilde, gerçeklerin kaynağını açıklama gereğini en aza indirmek istersiniz.
Şikâyetçi ve tanıklarla yaptığınız görüşmelere dayanarak, suçlanan kişinin yanıtlaması gereken bir soru listeniz olacaktır. Bu görüşme sırasında tarafsız kalmanız ve görüşlerinizi ifade etmemeniz önemlidir.
Suçlanan kişinin konuyla ilgili sahip olabileceği kanıtları toplayın. Bu, başkalarından aldığınız belgelerin aynısı olabilir; ancak yine de toplanmalıdır.
Yine, görüşmeye başlamadan önce tam iş birliği yapılması gerektiğini açıklayın ve şirketinizin misilleme karşıtı politikasını hatırlatın.
Dördüncü adım - İnceleyin ve analiz edin
Soruşturma sırasında toplanan tüm bilgileri inceleyin ve analiz edin. Adil ve tarafsız bir sonuca ulaşmanıza yardımcı olabilecek tutarsızlıkları, kalıpları veya ek kanıtları araştırın.
Bulguları belgeleyen ayrıntılı bir soruşturma raporu hazırlayın. Şikâyetin veya olayın özetini, yapılan görüşmeleri, yazılı ifadeleri, toplanan tüm kanıtları ve ulaşılan sonuçları ekleyin.
Soruşturmanın bulgularına dayanarak uygun eylem planını belirleyin. Bu plan, sorunun ciddiyetine ve niteliğine bağlı olarak düzeltici eylemleri veya disiplin tedbirlerini, arabuluculuğu, uyuşmazlık çözümünü ya da diğer eylemleri içerebilir.
Beşinci adım - Sonuçları ve önerilen eylemleri paylaşın
Uygun olduğu ölçüde, sonuçları ve önerilen eylem adımlarını önce yöneticilerle paylaşın. Gerçekleştirilecek eylemler ve atılacak takip adımları hakkında bilgi verin.
Ardından nihai kararı suçlanan kişiyle paylaşın ve durumu düzeltmek için 5. adımda belirlediğiniz eylemi uygun olduğu şekilde gerçekleştirin.
Son olarak, soruşturmanın sonuçlarını şikâyetçiyle paylaşın; ancak suçlanan kişiye karşı alınan sonuç ve eylemleri içerebilecek gizli bilgileri paylaşmayın. Bu, zor bir konuşma olabilir ve uygun şekilde yürütülmelidir.
More Articles
Altıncı adım - Etkililiği gözden geçirin
Alınan tüm önlemlerin etkililiğini düzenli olarak gözden geçirin ve sorunun uygun şekilde ele alındığından emin olmak için durumu izleyin.
Gerekirse sürece dâhil olan taraflarla takip görüşmesi yapın. Bu, sıklıkla gözden kaçırılan ve sorunun kötüleşmesine veya hatta bir misilleme olayının ortaya çıkmasına yol açabilecek kritik bir adımdır.
Misilleme hakkında not
EEOC'ye göre misilleme, ayrımcılık iddialarında en sık öne sürülen dayanaktır.
Yukarıdaki adımların birkaçında soruşturmaya katılanlara şirketinizin misilleme karşıtı politikasını hatırlatmanızdan bahsedilmektedir. Tüm tarafların iş yerinde misillemeye karşı sıfır tolerans olduğunu anlaması gerekir.
Zamanında, tarafsız ve adil bir İK soruşturması
İK soruşturmalarının adalet, gizlilik ve yasal gerekliliklere ve şirket politikalarına uygun şekilde yürütülmesi önemlidir. Temel amaç, ortaya çıkabilecek sorunları ele alırken güvenli, kapsayıcı ve uyumlu bir çalışma ortamı sağlamaktır.
Yukarıdaki adımları kullanarak bir sonraki soruşturmanız zamanında, tarafsız ve adil olmalıdır.
People Managing People'dan gelen en son gelişmelerden haberdar olmak için People Managing People Bülteni'ne abone olun.
Çalışan ilişkileri konularında size yardımcı olacak bazı ek kaynaklar:
