İK Liderleri ve Alıcıları için İKYS Gereksinimleri Kontrol Listesi

Satıcıları değerlendirmeden önce HRIS gereksinimlerinizi doğru belirlemek, ekibinizin gerçekten kullanacağı bir sistem ile dijital toz toplayacak bir sistem arasındaki farktır. İyi niyetli İK ekiplerinin demoların etkisine kapıldığını, ancak lansmandan altı ay sonra temel bir iş akışının mevcut olmadığını fark ettiğini gördüm.

Bu kontrol listesi tüm bu gürültüyü ortadan kaldırır. Gerçekten taviz veremeyeceğiniz unsurları (bordro doğruluğu, veri güvenliği, entegrasyonlar) iş gücünüze, sektörünüze ve büyüme aşamanıza bağlı olarak önem taşıyan özelliklerle birlikte ele alır.

HRIS Gereksinimleri Kontrol Listesi

Öncelikli ve vazgeçilmez gereksinimleri, iş gücünüze, sektörünüze ve büyüme planlarınıza bağlı özelliklerden ayırmak için bu HRIS gereksinimleri kontrol listesini kullanıyorum. Aşağıdaki temel gereksinimlerle başlayın, ardından her bir maddeyi ekibinizin ihtiyaçlarına göre değerlendirin:

Temel İşlevsel Gereksinimler

Kesinlikle Gerekli Özellikler

• Çalışan veritabanı ve temel İK kayıtları: Her çalışanın demografik, istihdam ve görev verilerini tek bir yerde depolayan, merkezi ve aranabilir bir depo. Bu gereksinimin karşılanması, yetkili herhangi bir kullanıcının sistemler arasında geçiş yapmadan rol geçmişi, kişisel bilgiler ve istihdam durumu da dahil olmak üzere eksiksiz bir çalışan kaydını görüntüleyebilmesi anlamına gelir.
• Bordro işleme ve vergi yönetimi: Ücret hesaplama, vergi kesintisi ve ücret dağıtımının otomatikleştirilmesi; bu işlemler doğrudan HRIS içinde yer alabilir veya bir entegrasyon aracılığıyla desteklenebilir.
  
  Bu gereksinimin karşılanması, HRIS'in veya bağlı bordro sisteminin geçerli federal, eyalet ve yerel vergi kurallarını uygulaması, mevzuata uygun ücret bordroları oluşturması ve manuel veri yeniden girişine gerek kalmadan doğrudan para yatırmayı desteklemesi anlamına gelir.
• Çalışma süresi ve devam takibi: Dijital giriş/çıkış kaydı, puantaj gönderimi ve fazla mesainin otomatik hesaplanması. Bu gereksinimin karşılanması, saatlik ve maaşlı çalışanların sistem üzerinden çalışma sürelerini kaydedebilmesi ve yöneticilerin bordro kapanmadan önce kayıtları inceleyip onaylayabilmesi anlamına gelir.
• Yan haklar yönetimi: Uçtan uca kayıt yönetimi, yaşam olaylarına bağlı değişikliklerin işlenmesi ve taşıyıcılarla doğrudan bağlantılar. Bu gereksinimin karşılanması, çalışanların yan haklarını sistem üzerinden seçebilmesi veya güncelleyebilmesi ve seçimlerin manuel veri yeniden girişine gerek kalmadan taşıyıcılara iletilmesi anlamına gelir.

Standart Gereksinimler

• İşe alım ve aday takip sistemi (ATS): İş ilanı yayınlama, aday havuzu yönetimi ve işe alım kararları için yerleşik bir iş akışı. Bu gereksinimin karşılanması, işe alım uzmanlarının pozisyonları ilan edebilmesi, adayları aşamalara göre takip edebilmesi, mülakat geri bildirimlerini toplayabilmesi ve teklif gönderebilmesi; tüm bunları HRIS içinde gerçekleştirebilmesi anlamına gelir.
• İşe alıştırma ve işten ayrılış iş akışları: Başlangıç veya bitiş tarihine bağlı otomatik görev listeleri, belge toplama ve hesap açma işlemleri. Bu gereksinimin karşılanması, yeni işe alınanların ilk günden önce evrak işlerini tamamlaması ve sistem erişimi alması; işten ayrılan çalışanların ise manuel takip gerektirmeden tüm işten ayrılış işlemlerinin tamamlanması anlamına gelir.
• Performans yönetimi: Hedef belirleme, yapılandırılmış değerlendirme dönemleri ve sürekli geri bildirim için araçlar. Bu gereksinimin karşılanması, yöneticilerin ve çalışanların hedefleri belgeleyebilmesi, değerlendirmeleri belirlenmiş bir düzende tamamlayabilmesi ve ilerlemeyi sistem içinde takip edebilmesi anlamına gelir.
• İzin ve PTO yönetimi: Hak ediş takibi, çalışan izin talepleri ve yönetici onay iş akışları. Bu gereksinimin karşılanması, sistemin kullanılabilir izin bakiyelerini otomatik olarak hesaplaması, talepleri onaya yönlendirmesi ve onaylanan izinleri planlama veya bordro sistemiyle eşzamanlı hale getirmesi anlamına gelir.

Özel Gereksinimler

• Yedekleme planlaması ve yetenek yönetimi: 9 kutulu matrisler, yüksek potansiyelli çalışan etiketleme ve kariyer yolu görselleştirme gibi özellikler. Bu gereksinimin karşılanması, İK liderlerinin kilit roller için kurum içindeki adayları belirleyip belgeleyebilmesi ve sistem üzerinden bu adaylara yönelik gelişim planlarını yapılandırabilmesi anlamına gelir.
• Ücretlendirme planlaması ve liyakat dönemleri: Yapılandırılabilir planlama iş akışları içinde maaş yapısı modelleme, prim hesaplama ve öz sermaye yönetimi.
  
  Bu gereksinimin karşılanması, İK ve finans ekiplerinin yıllık liyakat dönemlerini sistem içinde yürütebilmesi, farklı bütçe senaryolarını modelleyebilmesi ve onaylanan değişiklikleri doğrudan çalışan kayıtlarına aktarabilmesi anlamına gelir.

Teknik ve Entegrasyon Gereksinimleri

Kesinlikle Gerekli Özellikler

• Bulut tabanlı/SaaS mimarisi: Sistem, belgelenmiş bir çalışma süresi SLA'sına sahip, satıcı tarafından yönetilen altyapı üzerinde çalışır. Bu gereksinimin karşılanması, ekibinizin sunucuları yönetmeden platforma bir tarayıcı veya uygulama üzerinden erişmesi ve satıcının kullanılabilirlik ile bakımdan sözleşme gereği sorumlu olması anlamına gelir.
• Açık API'ler ve hazır entegrasyonlar: Sistem; bordro işlemcilerine, ERP platformlarına ve Slack, Microsoft 365 veya Google Workspace gibi üretkenlik araçlarına bağlanır. Bu gereksinimin karşılanması, yaygın bağlantılar için manuel dışa aktarımlar veya özel geliştirme gerekmeksizin verilerin sistemler arasında otomatik olarak akması anlamına gelir.
• Tek oturum açma (SSO) desteği: Sistem, mevcut kimlik sağlayıcınızla SAML veya OpenID Connect (OIDC) entegrasyonunu destekler. Bu gereksinimin karşılanması, çalışanların Okta veya Microsoft Entra ID gibi merkezi dizininiz üzerinden bir kez oturum açarak ayrı bir kimlik bilgileri kümesine ihtiyaç duymadan İKYS'ye erişebilmesi anlamına gelir.

Standart Gereksinimler

• Mobil uygulama ve duyarlı tasarım: Sistem, mobil cihazlar için optimize edilmiş bir web deneyiminin yanı sıra yerel iOS ve Android uygulamaları sunar. Bu gereksinimin karşılanması, çalışanların temel işlevleri kaybetmeden herhangi bir cihazdan izin talepleri gönderebilmesi, maaş bordrolarını görüntüleyebilmesi ve onayları tamamlayabilmesi anlamına gelir.
• Veri içe/dışa aktarma ve geçiş araçları: Sistem, toplu veri yüklemelerini, CSV dışa aktarımlarını ve eski platformlardan yapılandırılmış geçiş iş akışlarını destekler.
  
  Bu gereksinimin karşılanması, ekibinizin geçmiş çalışan kayıtlarını yeni sisteme taşıyabilmesi ve rutin görevler için satıcı müdahalesine ihtiyaç duymadan talep üzerine veri çıkarabilmesi anlamına gelir.
• Ölçeklenebilirlik ve performans: Sistem, çalışan sayısı ve işlem hacmi arttıkça tutarlı yanıt sürelerini ve işlem kapasitesini korur. Bu gereksinimin karşılanması, yüzlerce çalışan eklemenin veya büyük bir bordro dönemi yürütmenin sistem performansını düşürmemesi ya da normal şekilde çalışması için plan yükseltmesi gerektirmemesi anlamına gelir.
• Özel alanlar ve iş akışı yapılandırması: İK yöneticileri, kodlama gerektirmeden sistem ayarları üzerinden veri alanları ekleyebilir ve onay zincirlerini değiştirebilir. Bu gereksinimin karşılanması, ekibinizin destek talebi açmadan veya bir geliştiriciden yardım almadan sistemi kuruluşunuzun terminolojisine, veri yapısına ve süreç mantığına uyarlayabilmesi anlamına gelir.

Özel Gereksinimler

• Çoklu tüzel kişilik ve çok ülkeli mimari: Sistem, tek bir kiracı altında farklı bordro kurallarına, para birimlerine ve uyumluluk ayarlarına sahip ayrı tüzel kişilikleri destekler.
  
  Bu gereksinimin karşılanması, bir holding şirketinin veya çok uluslu bir kuruluşun tüm bağlı kuruluşlarını tek bir platformda yönetirken her tüzel kişiliğin verilerini ve yapılandırmalarını birbirinden izole tutabilmesi anlamına gelir.
• AI/ML yetenekleri: Sistem, öngörücü çalışan kaybı modellemesi, özgeçmiş ayrıştırma, yetenek eşleştirme veya yapay zekâ destekli sohbet arayüzü gibi özellikler içerir. Bu gereksinimin karşılanması, platformun yalnızca temel raporlama yapmakla kalmayıp en az bir temel İK iş akışında makine öğrenimini kullanarak içgörüler sunması veya kararları otomatikleştirmesi anlamına gelir.
• Düşük kodlu/kodsuz iş akışı oluşturucu: İK ekipleri, kod yazmadan görsel bir arayüz üzerinden özel otomasyonlar tasarlayabilir ve kullanıma alabilir.
  
  Bu gereksinimin karşılanması, bir İK yöneticisinin BT desteği veya profesyonel hizmet alımı olmadan çok adımlı bir onay zinciri ya da tetiklenen bildirim dizisi oluşturabilmesi anlamına gelir.

Güvenlik ve Uyumluluk Gereksinimleri

Kesinlikle Olması Gerekenler

• Role dayalı erişim kontrolü (RBAC): Sistem, veri erişimini her kullanıcının rolüne, departmanına veya konumuna göre kısıtlar. Bu gereksinimin karşılanması, bir çalışanın kendi kayıtlarını görüntüleyebilmesi, bir yöneticinin doğrudan kendisine bağlı çalışanları görebilmesi ve bordro yöneticilerinin ücret bilgilerine erişebilmesi; hiçbir grubun görmemesi gerekenleri görememesi anlamına gelir.
• Bekleyen ve aktarım halindeki veriler için veri şifreleme: Sistem, depolanan veriler için AES-256 şifrelemesi ve aktarım halindeki veriler için TLS 1.2 veya daha üstünü kullanır. Bu gereksinimin karşılanması, çalışan kayıtlarının hem veritabanında dururken hem de platform ile tarayıcınız veya uygulamanız arasında aktarılırken korunması anlamına gelir.
• GDPR, CCPA ve yerel veri gizliliği uyumluluğu: Sistem, izin yönetimini, unutulma hakkı taleplerini ve yapılandırılabilir veri yerleşimi ayarlarını destekler. Bu gereksinimin karşılanması, düzenlemeye tabi bölgelerdeki çalışanların veri silme talebinde bulunabilmesi ve sistemin kişisel verileri yalnızca onaylanmış coğrafi bölgelerde depolaması anlamına gelir.
• Denetim izleri ve etkinlik günlükleri: Sistem, her veri erişimi olayının ve kayıt değişikliğinin değiştirilemez, zaman damgalı bir kaydını tutar. Bu gereksinimin karşılanması, herhangi bir çalışan kaydını kimin görüntülediğini veya düzenlediğini, bunu ne zaman yaptığını ve neyin değiştiğini; bu geçmişi değiştirme veya silme olanağı olmadan izleyebilmeniz anlamına gelir.

Standart Gereksinimler

• SOC 2 Type II raporu: Bağımsız bir denetçi, belirli bir dönem boyunca tedarikçinin güvenlik kontrollerini değerlendirmiş ve bunları doğrulamıştır. Bu gereksinimin karşılanması, tedarikçinin yalnızca iyi güvenlik uygulamalarına sahip olduğunu iddia etmediği; bu uygulamaların üçüncü bir tarafça test edildiği anlamına gelir.
• Çok faktörlü kimlik doğrulama (MFA): Sistem, yönetici hesapları için MFA'yı zorunlu kılar ve bunu tüm kullanıcılar için kullanılabilir hale getirir. Bu gereksinimin karşılanması, çalınmış bir parolanın tek başına hassas çalışan verilerine erişmek için yeterli olmadığı anlamına gelir.
• Otomatik uyumluluk raporlaması: Sistem, FLSA kayıtlarını tutarken ve OSHA raporlama gereksinimlerini desteklerken EEO-1 ve ACA bildirimleri gibi geçerli düzenleyici raporların hazırlanmasına yardımcı olur. Bu gereksinimin karşılanması, ekibinizin manuel raporlama ve kayıt tutma işlerini azaltmak için mevcut çalışan verilerini kullanabileceği anlamına gelir.
• Felaket kurtarma ve iş sürekliliği: Tedarikçi, test edilmiş yedekleme prosedürleriyle birlikte belirli kurtarma noktası hedeflerini (RPO) ve kurtarma süresi hedeflerini (RTO) belgeler. Bu gereksinimin karşılanması, bir sorun yaşandığında ne kadar verinin kaybedilebileceğini ve sistemin ne kadar hızlı geri yüklenebileceğini tam olarak bildiğiniz anlamına gelir.

Özel Gereksinimler

• ISO 27001, HIPAA veya FedRAMP gereksinimleri: Sektörünüze bağlı olarak tedarikçi, geçerli ISO 27001 sertifikasını, HIPAA uyumluluğunu veya FedRAMP statüsünü kanıtlamalıdır. Bu gereksinimin karşılanması, tedarikçinin ilgili güvenlik kontrollerine ve uyumluluk yükümlülüklerine ilişkin kanıt sunabileceği anlamına gelir.
• Sektöre özgü düzenleyici modüller: Sistem, sendika veya toplu iş sözleşmesi (CBA) kuralları ya da Davis-Bacon gibi çerçeveler kapsamındaki geçerli ücret hesaplamaları gibi sektörünüze özgü uyumluluk yükümlülükleri için yerleşik işlevler içerir.
  
  Bu gereksinimin karşılanması, platformun özel geliştirme veya manuel geçici çözümler gerektirmeden iş gücünüzün karşılaştığı düzenleyici karmaşıklığı yönetebileceği anlamına gelir.

Tedarikçi Desteği & Uygulama Gereksinimleri

Mutlaka Olması Gerekenler

• Özel uygulama yöneticisi: Tedarikçi, başlangıç toplantısından kullanıma açılışa kadar uygulamanızın sorumluluğunu üstlenen, adı belirlenmiş bir proje lideri atar. Bu gereksinimin karşılanması, yapılandırmanızı bilen, açık sorunları takip eden ve engelleri üst makamlara ileten tek bir iletişim noktanız olduğu anlamına gelir; böylece dönüşümlü bir destek kuyruğuyla uğraşmazsınız.
• Açık uygulama zaman çizelgesi ve metodolojisi: Tedarikçi, çalışmalar başlamadan önce tanımlanmış aşamaları, kilometre taşlarını ve teslimatları içeren belgelenmiş bir proje planı sunar. Bu gereksinimin karşılanması, kapsamın genişlemesinin ve kaçırılan teslim tarihlerinin sizi hazırlıksız yakalamaması için her iki tarafın neyin, hangi sırayla ve ne zamana kadar oluşturulacağı konusunda anlaşması anlamına gelir.
• SLA güvencesiyle sürekli teknik destek: Tedarikçi, kritik sorunlar için belirli yanıt sürelerini yazılı olarak taahhüt eder. Bu gereksinimin karşılanması, bordro sistemi çalışmadığında veya erişim kesildiğinde yanıt için tam olarak ne kadar bekleyeceğinizi ve ne düzeyde bir çözüm bekleyebileceğinizi bildiğiniz anlamına gelir.

Standart Gereksinimler

• Veri taşıma hizmetleri: Tedarikçi, geçmiş çalışan kayıtlarının eski sisteminizden yeni platforma aktarılmasına etkin şekilde yardımcı olur. Bu gereksinimin karşılanması, yıllarca biriken İK verilerini manuel olarak yeniden girmeniz gerekmediği ve geçiş sırasında veri bütünlüğünün sorumluluğunu tedarikçinin üstlendiği anlamına gelir.
• Eğitim ve bilgi bankası: Tedarikçi, yönetici eğitim oturumları, kullanıcı odaklı belgeler ve aranabilir bir video kütüphanesi sunar. Bu gereksinimin karşılanması, iş akışı her değiştiğinde destek talebi oluşturmak zorunda kalmadan ekibinizin yeni özellikleri kendi başına öğrenebileceği anlamına gelir.
• Şeffaf fiyatlandırma modeli: Tedarikçi, modüller, destek katmanları veya entegrasyonlar için açıklanmamış ücretler olmaksızın, çalışan başına aylık (PEPM) net bir ücret sunar. Bu gereksinimin karşılanması, ikinci yıl maliyetlerinizin sözleşmede imzaladığınız maliyetlerden büyük ölçüde farklı görünmeyeceği anlamına gelir.
• Müşteri başarısı ve hesap yönetimi: Tedarikçi, düzenli iş değerlendirmeleri gerçekleştiren ve ürün yol haritasına katkı sunmanızı sağlayan bir hesap yöneticisi atar.
  
  Bu gereksinimin karşılanması, az kullanılan özellikleri belirtebilecek, yaklaşan değişiklikleri öne çıkarabilecek ve önceliklerinizi kurum içinde savunabilecek biriyle sürekli bir ilişkiniz olduğu anlamına gelir.

Özel Gereksinimler

• 7/24 küresel destek kapsamı: Tedarikçi, mesai saatleriyle sınırlı olmaksızın tüm saat dilimlerini kapsayan, dünyanın farklı bölgelerindeki ekiplerin sırayla desteği devraldığı bir destek modeli işletir. Bu gereksinimin karşılanması, Singapur'da gece 2'de yaşanan bir bordro sorununun çözülmek için Kuzey Amerika'daki bir ekibin çevrim içi olmasını beklemeyeceği anlamına gelir.
• Çok dilli destek personeli: Tedarikçi, çalışanlarınızın birincil dillerinde iletişim kurabilen destek temsilcileri çalıştırır. Bu gereksinimin karşılanması, İngilizce konuşmayan çalışanların ve İK yöneticilerinin yalnızca çevrilmiş bir SSS sayfasına değil, anlamlı yardıma erişebileceği anlamına gelir.
• Kullanıcı topluluğu ve meslektaşlar arası ağ oluşturma: Tedarikçi, etkin bir kullanıcı grubu forumunu sürdürür ve yıllık bir konferans veya eşdeğer bir etkinlik düzenler. Bu gereksinimin karşılanması, ekibinizin meslektaşlarının benzer sorunları nasıl çözdüğünü öğrenebileceği, yapılandırma ipuçlarını paylaşabileceği ve gelecekteki ürün geliştirmesini doğrudan etkileyebileceği anlamına gelir.

Kullanıcı Deneyimi ve Değişiklik Yönetimi Gereksinimleri

Kesinlikle Olması Gerekenler

• Çalışanların kendi işlemlerini yapabildiği portal: Çalışanların İK ile iletişime geçmeden kendi kayıtlarını görüntüleyip güncelleyebildiği, talep gönderebildiği ve belgelere erişebildiği role özel bir arayüz.
  
  Bu gereksinimin karşılanması, bir çalışanın destek talebi oluşturmadan veya herhangi birine e-posta göndermeden maaş bordrosunu kontrol edebilmesi, kişisel bilgilerini güncelleyebilmesi ya da izin talep edebilmesi anlamına gelir.
• Yöneticilerin kendi işlemlerini yapabilmesi ve ekip görünürlüğü: Doğrudan kendisine bağlı çalışanların verilerini, bekleyen onayları ve ekip düzeyindeki ölçümleri tek bir yerde sunan özel bir yönetici görünümü. Bu gereksinimin karşılanması, yöneticilerin İK'nın kendileri için veri hazırlamasına gerek kalmadan izin taleplerini onaylayabilmesi, performans bildirimlerini inceleyebilmesi ve çalışan sayısı verilerine erişebilmesi anlamına gelir.
• Sezgisel gezinme ve asgari eğitim gereksinimi: Arayüz, yeni kullanıcıların resmi bir eğitim almadan temel görevleri (talep gönderme, kayıt bulma, rapor çalıştırma) tamamlayabileceği şekilde düzenlenmiştir. Bu gereksinimin karşılanması, ilk kez kullanan bir kişinin rehberli bir tanıtıma veya destek talebine ihtiyaç duymadan ilk gün sistemi kullanabilmesi anlamına gelir.

Standart Gereksinimler

• Yapılandırılabilir panolar ve role dayalı görünümler: Her kullanıcı türü (çalışan, yönetici, İK yöneticisi, üst düzey yönetici), sorumluluklarına göre uyarlanmış varsayılan bir ana sayfa ve pano görür.
  
  Bu gereksinimin karşılanması, bir departman yöneticisinin çalışan sayısını ve onay kuyruklarını, bir çalışanın ise kendi programını ve yan haklarını görmesi; her ikisinin de ilgisiz verileri filtrelemek zorunda kalmaması anlamına gelir.
• Uygulama içi yönlendirme ve bağlamsal yardım: Sistem, araç ipuçlarını, adım adım yönlendirmeleri ve gömülü belgeleri yalnızca ayrı bir yardım merkezinde değil, işlemin gerçekleştirildiği noktada sunar. Bu gereksinimin karşılanması, ilk prim döngüsünü yürütmek gibi yeni bir görevi tamamlayan kullanıcının platformdan ayrılmadan adım adım rehberlik alabilmesi anlamına gelir.
• Kullanım ve etkileşim takibi: İK yöneticileri, hangi özelliklerin kimler tarafından ve ne sıklıkta kullanıldığını gösteren ölçümleri görüntüleyebilir. Bu gereksinimin karşılanması, ekibinizin yeterince kullanılmayan modülleri belirleyebilmesi, departman veya role göre kullanım eksikliklerini tespit edebilmesi ve düşük kullanım yerleşik bir alışkanlığa dönüşmeden önce müdahale edebilmesi anlamına gelir.
• İş ortağı tarafından sağlanan değişiklik yönetimi kaynakları: İş ortağı, sistemi çalışanlarına sunan İK ekipleri için tasarlanmış kullanıma sunma şablonları, iletişim kılavuzları ve önceden hazırlanmış eğitim içerikleri sağlar.
  
  Bu gereksinimin karşılanması, ekibinizin bir değişiklik yönetimi planını sıfırdan oluşturmak zorunda kalmaması; test edilmiş bir çerçeveyle başlayıp bunu kuruluşunuza uyarlaması anlamına gelir.

Özel Gereksinimler

• Çok dilli kullanıcı arayüzü: Platformun son kullanıcı arayüzü birden fazla dilde sunulur ve dil, bireysel kullanıcı düzeyinde seçilebilir. Bu gereksinimin karşılanması, farklı ülkelerdeki çalışanların sistemle çevrilmiş bir geçici çözüm üzerinden değil, kendi birincil dillerinde etkileşim kurması; böylece günlük işlemlerdeki hataların ve zorlukların azalması anlamına gelir.
• Erişilebilirlik uyumluluğu (WCAG 2.1 AA): Sistem, ekran okuyucu desteği, klavye ile gezinme ve yeterli renk kontrastını kapsayacak şekilde Web İçeriği Erişilebilirlik Kılavuzları'nın AA düzeyindeki gereksinimlerini karşılar.
  
  Bu gereksinimin karşılanması, görsel, motor veya bilişsel engelleri olan çalışanların ek düzenleme talep etmeden veya ayrı bir iş akışına ihtiyaç duymadan platformu bağımsız şekilde kullanabilmesi anlamına gelir.
• Yapılandırılabilir bildirim ve iletişim ayarları: Kullanıcılar ve yöneticiler, sistem tarafından oluşturulan hangi uyarıların gönderileceğini, hangi kanallar üzerinden iletileceğini ve hangi zamanlamanın kullanılacağını kontrol edebilir.
  
  Bu gereksinimin karşılanması, ekibinizin kullanımı birbirinden ayırt edilemeyen sistem e-postalarıyla artırmaya çalışmaması; bildirimlerin çalışanlarınız için hedefe yönelik, zamanında ve uygun kanaldan gönderilmesi anlamına gelir.

Sektöre Özel/İsteğe Bağlı Gereksinimler

Bu bölümdeki her gereksinim her kuruluş için geçerli değildir. Bunlar; büyüklüğünüze, coğrafi konumunuza, sektörünüze veya büyüme aşamanıza bağlı olarak vazgeçilmez hâle gelen özelliklerdir. İş ortaklarını değerlendirmeye başlamadan önce durumunuzla ilgili olanları işaretlemek için bu bölümü kullanın.

Kesinlikle Olması Gerekenler

• Çoklu tüzel kişilik ve çok ülkeli mimari: Sistem, tek bir kiracı altında farklı bordro kuralları, para birimleri ve uyumluluk ayarlarına sahip ayrı tüzel kişilikleri destekler.
  
  Bu gereksinimin karşılanması, bir holding şirketinin veya çok uluslu şirketin tüm bağlı kuruluşlarını tek bir platformda yönetirken her bir kuruluşun verilerini ve yapılandırmalarını birbirinden ayrı tutabilmesi anlamına gelir.
• ISO 27001, HIPAA veya FedRAMP uyumluluğu: Tedarikçi, sektörünüze bağlı olarak bu sertifikalardan birine veya daha fazlasına sahiptir.
  
  Bu gereksinimin karşılanması, platformun sağlık kuruluşları, devlet kurumları veya düzenlemeye tabi pazarlarda faaliyet gösteren küresel işletmeler için geçerli olan belirli güvenlik standartlarına göre doğrulanmış olduğu anlamına gelir.
• Sektöre özgü düzenleyici modüller: Sistem, sendika veya toplu iş sözleşmesi (CBA) kuralları ya da geçerli ücret hesaplamaları gibi sektörünüze özgü uyumluluk yükümlülükleri için yerleşik işlevler içerir.
  
  Bu gereksinimin karşılanması, platformun iş gücünüzün karşılaştığı düzenleyici karmaşıklığı özel geliştirme veya manuel geçici çözümler gerektirmeden yönetmesi anlamına gelir.

Standart Gereksinimler

• Yedekleme planlaması ve yetenek yönetimi: 9 kutulu matrisler, yüksek potansiyelli çalışan etiketleme ve kariyer yolu görselleştirmesi gibi özellikler. Bu gereksinimin karşılanması, İK liderlerinin kritik roller için kurum içindeki adayları belirleyip belgeleyebilmesi ve sistem aracılığıyla bu adaylara yönelik gelişim planları yapılandırabilmesi anlamına gelir.
• Ücretlendirme planlaması ve başarı döngüleri: Yapılandırılabilir planlama iş akışları içinde maaş yapısı modelleme, ikramiye hesaplama ve öz sermaye yönetimi.
  
  Bu gereksinimin karşılanması, İK ve finans ekiplerinin yıllık başarı döngülerini sistem içinde yürütebilmesi, farklı bütçe senaryolarını modelleyebilmesi ve onaylanan değişiklikleri doğrudan çalışan kayıtlarına aktarabilmesi anlamına gelir.
• Çok dilli kullanıcı arayüzü: Platformun son kullanıcı arayüzü, bireysel kullanıcı düzeyinde seçilebilen birden fazla dilde kullanılabilir. Bu gereksinimin karşılanması, farklı ülkelerdeki çalışanların sistemle kendi ana dillerinde etkileşim kurması ve günlük görevlerdeki hataların ve zorlukların azalması anlamına gelir.
• 7/24 küresel destek kapsamı: Tedarikçi, mesai saatleriyle sınırlı olmaksızın tüm saat dilimlerini kapsayan, güneşin izlediği destek modeliyle çalışır. Bu gereksinimin karşılanması, bir bölgedeki bordro sorununun çözülmek için başka bir bölgedeki ekibin çevrim içi olmasını beklememesi anlamına gelir.
• Erişilebilirlik uyumluluğu (WCAG 2.1 AA): Sistem, ekran okuyucu desteği, klavye ile gezinme ve yeterli renk karşıtlığını kapsayacak şekilde Web İçeriği Erişilebilirlik Kılavuzları'nın AA düzeyini karşılar.
  
  Bu gereksinimin karşılanması, görsel, motor veya bilişsel engelleri olan çalışanların ayrı bir iş akışına ihtiyaç duymadan platformu bağımsız şekilde kullanabilmesi anlamına gelir.

Özel Gereksinimler

• Yapay zekâ/makine öğrenmesi yetenekleri: Sistem, öngörücü çalışan kaybı modelleme, özgeçmiş ayrıştırma, beceri eşleştirme veya yapay zekâ destekli sohbet arayüzü gibi özellikler içerir. Bu gereksinimin karşılanması, platformun en az bir temel İK iş akışında yalnızca temel raporlama yapmakla kalmayıp makine öğrenmesini kullanarak içgörüler sunması veya kararları otomatikleştirmesi anlamına gelir.
• Düşük kodlu/kodsuz iş akışı oluşturucu: İK ekipleri, kod yazmadan görsel bir arayüz aracılığıyla özel otomasyonlar tasarlayıp kullanıma alabilir.
  
  Bu gereksinimin karşılanması, bir İK yöneticisinin BT desteği veya profesyonel hizmet desteği almadan çok adımlı bir onay zinciri ya da tetiklenen bildirim dizisi oluşturabilmesi anlamına gelir.
• Çok dilli destek personeli: Tedarikçi, çalışanlarınızın ana dillerinde iletişim kurabilen destek temsilcileri istihdam eder. Bu gereksinimin karşılanması, İngilizce konuşmayan çalışanların ve İK yöneticilerinin yalnızca çevrilmiş bir SSS sayfası değil, anlamlı bir yardım alabilmesi anlamına gelir.
• Kullanıcı topluluğu ve meslektaşlar arası ağ oluşturma: Tedarikçi, aktif bir kullanıcı grubu forumunu sürdürür ve yıllık bir konferans ya da eşdeğer bir etkinlik düzenler. Bu gereksinimin karşılanması, ekibinizin meslektaşlarının benzer sorunları nasıl çözdüğünü öğrenebilmesi, yapılandırma ipuçlarını paylaşabilmesi ve gelecekteki ürün geliştirmesini doğrudan etkileyebilmesi anlamına gelir.
• Yapılandırılabilir bildirim ve iletişim ayarları: Kullanıcılar ve yöneticiler, sistem tarafından oluşturulan hangi uyarıların gönderileceğini, hangi kanallar üzerinden iletileceğini ve hangi zamanlamanın kullanılacağını kontrol edebilir. Bu gereksinimin karşılanması, bildirimlerin hedefe yönelik, zamanında ve iş gücünüz için uygun kanaldan gönderilmesi; ayrıştırılmamış sistem e-postaları seline dönüşmemesi anlamına gelir.

Gereğinden Fazla Önem Verilen Gereksinimler

Bazı İKİS özellikleri, günlük işlerde kanıtladıklarından daha yararlı görünür. Deneyimlerime göre ekibinizin kullanacağı ve sürdürebileceği araçlara öncelik verin; bu özellikler çoğu zaman daha yakından incelenmeyi hak eder:

• Öngörücü çalışan ayrılma modellemesi: Bu özellik, kimlerin işten ayrılabileceğini tahmin etmek için çalışan verilerini kullanır. Özellikle veriler eksik olduğunda veya ekiplerin net bir yanıt planı bulunmadığında, bu tahminlere göre harekete geçmek ya da tahminleri doğrulamak zor olabilir.
• Kapsamlı iş akışı özelleştirmesi: Görsel oluşturucular, yöneticilerin özel onay yolları, uyarılar ve görevler oluşturmasına olanak tanır. Karmaşık yapılandırmalar sürekli bakım veya tedarikçi desteği gerektirdiğinde bu özellikler gereğinden fazla önemsenir ve küçük süreç değişikliklerini bir projeye dönüştürür.
• Yerleşik çalışan bağlılığı anketleri: Bu araçlar anketler gönderir ve yanıtları İKYS üzerinden raporlar. Ekibiniz çalışan gizliliğini koruyamıyor, sonuçları yorumlayamıyor veya belirli eylemlerle takip yapamıyorsa sınırlı değer sunarlar.
• Oyunlaştırılmış çalışan refahı ve takdir: Rozetler, puanlar veya liderlik tabloları, seçili etkinlikleri ya da çalışan katkılarını ödüllendirir. Katılım düşük olduğunda veya sistem ekibinizin kültürüne uymadığında bu özellikler günlük işlerden kopuk görünebilir.

İKYS Gereksinimleri Kontrol Listenizi Özelleştirme Adımları

İKYS gereksinimlerini kuruluşunuzun hedefleri, iş gücü ve temel İK süreçleriyle uyumlu hâle getirmek için şu adımları izleyin:

1. İş Hedeflerini ve Proje Kapsamını Tanımlayın: İKYS'nin çalışan kayıtları, bordro, zaman takibi, yan haklar veya işe alım gibi hangi ihtiyaçları desteklemesi gerektiğini belirleyin. Projeye hangi ekiplerin, konumların ve süreçlerin dâhil olduğunu netleştirin.
2. Tüm Paydaşlardan Görüş Alın: İK, bordro, BT, finans, yöneticiler ve çalışanlara sistemin hangi görevleri ve verileri ele alması gerektiğini sorun. Onayları, entegrasyonları ve çalışan self servis işlemlerini yöneten kişileri de sürece dâhil edin.
3. Gereksinimleri Kategorilere Ayırın ve Önceliklendirin: Her gereksinimi olmazsa olmaz, standart ihtiyaç veya isteğe bağlı özellik olarak işaretleyin. Ekibinizin doğru bordro, mevzuata uygun kayıtlar, yan haklar yönetimi ve günlük çalışan talepleri için dayandığı işlevlere öncelik verin.
4. Entegrasyon, Ölçeklenebilirlik ve Güvenlik İhtiyaçlarını Değerlendirin: İKYS'nin kimlik sağlayıcıları, muhasebe platformları veya yan hak sağlayıcıları gibi bağlanması gereken sistemleri listeleyin. Planlanan çalışan sayısını, birden çok tüzel kişiliği, erişim denetimlerini ve geçerli gizlilik yükümlülüklerini destekleyip desteklemediğini kontrol edin.
5. Toplam Sahip Olma Maliyetini ve Yatırım Getirisini Hesaplayın: Abonelik, uygulama, veri geçişi, eğitim, destek ve entegrasyon maliyetlerini tahmin edin. Bu maliyetleri, mevcut süreçlerinize dayanarak daha az manuel veri girişi veya daha az bordro düzeltmesi gibi ölçülebilir sonuçlarla karşılaştırın.

İKYS Seçimindeki Temel Paydaşlar

Sistemin gerçek iş akışlarını, veri ihtiyaçlarını ve uyumluluk yükümlülüklerini desteklemesi için İKYS gereksinimlerini toplarken birden çok iş grubunu sürece dâhil edin. Her grup, başka bir ekibin gözden kaçırabileceği gereksinimleri belirleyebilir. Kimleri sürece dâhil etmeniz gerektiğini ve her paydaşın ne katkı sunduğunu görmek için bu genel bakışı kullanın:

İKYS'nizi Seçmeye Hazır mısınız?

Gereksinimlerinizi belirleyip önceliklendirdikten sonraki adım, bunları gerçek bir seçim sürecinde uygulamaktır ve İKYS seçme rehberimiz, tedarikçileri araştırmak, demolar düzenlemek ve onay almanızı sağlayacak bir iş gerekçesi oluşturmak için beş adımlı bir çerçevede size yol gösterir.