Kuruluşunuz için İK teknolojisi satın almaya çalışıyorsanız hem maliyetleri hem de finansal faydaları değerlendiren net bir iş gerekçesine ihtiyacınız vardır. Bu makalede, İK teknolojisi yatırımınızı güvenle gerekçelendirebilmeniz için bu iki temel faktörü tam olarak nasıl analiz edeceğinizi göstereceğim.
İK Teknolojisinin Gerçek Maliyeti/Maliyetleri
Çeşitli İK çözümlerini uygulama konusundaki yıllara dayanan deneyimimde, tekrar tekrar karşılaştığım yaygın bir soru var: “Gerçekte maliyeti ne olacak?”. Bu son derece geçerli bir soru.
Bu nedenle, yaygın olarak “TCO” olarak adlandırılan Toplam Sahip Olma Maliyeti'ni perspektife oturtmak için aşağıda çoğu teknoloji satın alımı için geçerli olan maliyetlerin bir dökümü yer almaktadır.
Hukuk Ve Tedarik Maliyeti
Bu şaşırtıcı gelebilir; ancak teknoloji satın almayı planlıyorsanız ve süreci destekleyecek kurum içi bir tedarik ve hukuk departmanınız yoksa hukuki ve tedarik desteği almak için para harcamanız gerekebilir.
Çoğu tedarikçinin imzalamayı seçebileceğiniz standart hüküm ve koşulları olsa da bunları okumak ve kuruluşunuzun lehine olacak şekilde müzakere etmek isteyebilirsiniz. Ancak ayrıntılara girmemeyi tercih ediyorsanız tedarikçinin hüküm ve koşullarını kabul etmeye hazırlıklı olun.
Yazılım Maliyeti
Bu, en yaygın ve en iyi bilinen maliyet kategorisidir. Teknoloji satın almak veya onu kullanma haklarını elde etmek istiyorsanız bunun için bir ücret ödemeniz gerekir. Özellikle bulut yazılımı satın alıyorsanız bu genellikle her kullanıcı için alınan yıllık bir ücrettir.
Bazı tedarikçilerin kullanıcı türüne bağlı olarak değişken ücretler de talep edeceğini unutmamak önemlidir. Örneğin, son kullanıcıya yönelik salt okunur lisanslar satın alıyorsanız bunlar süper yönetici lisanslarından daha ucuz olabilir.
Dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli nokta, tedarikçilerin 3 ila 5 yıllık (veya daha uzun) bir sözleşme imzalamanız durumunda size indirimli bir fiyat sunabilmesidir. Bu, cep telefonu tarifesine benzer; sözleşmesiz veya kullandıkça öde türünde bir tarife satın alırsanız sözleşme imzaladığınız bir tarifeye kıyasla daha yüksek bir ücret ödersiniz.
Üçüncü Taraf Yazılım Maliyeti
Satın almayı planladığınız yazılım “eklentiler” veya ilave üçüncü taraf araçlar gerektiriyorsa bunlar için de bir ücret ödemeniz gerekir. Üçüncü taraf yazılımlara güzel bir örnek, iş ilanı yayınlama toplama araçlarıdır. İşe alım yazılımı satın aldığınızda iş ilanlarınızı aynı anda birden fazla sitede yayınlamak için başka bir üçüncü taraf aracına ihtiyaç duyabilirsiniz.
Bir başka örnek, yeni yazılımınızı mevcut bir kurum içi sistemle entegre etmek istemenizdir. Verileri sistemler arasında aktarmak ve belki de bazı hesaplamalar veya biçim değişiklikleri yapmak için standart yazılım ücretine ek olarak bir entegrasyon aracına ihtiyaç duyabilirsiniz.
Uygulama Maliyeti
iTunes veya Google Play Store'dan uygulama satın almanın aksine, çoğu ofis yazılımı (bulut yazılımı dahil) belirli miktarda yapılandırma gerektirir. Genellikle yazılımı açıp hemen kullanmaya başlamak bu kadar kolay değildir. Bununla birlikte, düşük maliyetli bir seçenek olan başlangıç araçlarını kullanıyorsanız herhangi bir yapılandırmaya ihtiyaç duymayabilirsiniz.
Yazılım sağlayıcınız yalnızca yazılım sunuyor ve yazılımı “kendiniz etkinleştirmenizi” bekliyorsa veya danışmanlık şirketlerinin ürünlerini yeniden satmasına izin veriyorsa bu hizmet için muhtemelen sizden bir ücret talep edilir. Bu maliyet; yazılım platformunun ele alınmasını, şirketinizin bu işlevle ilgili gerekli süreçlerinin tasarlanmasını, platformun yapılandırılmasını, test edilmesini ve uygulanmasını kapsar.
Bu maliyet; işlevsel danışmanlar, teknik İK danışmanları, süreçlerin iş analizi, proje yönetimi, test uzmanları, veri temizleme, standartlaştırma, biçimlendirme ve benzeri birçok kalemi içerebilir. Ayrıca herhangi bir üçüncü taraf yazılımın büyük olasılıkla bir uygulama veya kurulum ücreti gerektireceğini unutmamak önemlidir.
Have an account? Log In
Kurum İçi Uygulama Maliyeti
Şirketler çoğu zaman projeyi uygulamak için gereken kurum içi kaynakların veya bu kaynakların yerine geçecek personelin maliyetini hesaplamayı ihmal eder. Şirketlerin projenin büyüklüğüne ve kapsamına bağlı olarak konu uzmanlarına, test uzmanlarına, teknik kaynaklara, proje yöneticilerine veya diğer rollere ihtiyaç duyması alışılmadık bir durum değildir.
Özellikle kurum içi kaynaklarınız proje üzerinde çalışırken onların yerine geçici personel görevlendirecekseniz bu kaynaklar için bir bütçe ayırmayı unutmayın.
Entegrasyon Maliyeti
Daha önce entegrasyon araçlarının maliyetinden bahsetmiştim, ancak entegrasyonu fiilen tasarlamanın, yapılandırmanın/oluşturmanın, test etmenin ve kullanıma almanın maliyetini de hesaba katmanız gerekir. Bu, uygulama maliyetlerine çok benzer, ancak bu kez BT türünde kaynaklara ihtiyacınız olacaktır.
Uygulama ortağı genellikle öncelikle hangi entegrasyonları oluşturmak istediğinizi, ne tür verileri birbirine bağlamak istediğinizi ve entegre sistemlerin nasıl (ne sıklıkta) iletişim kurmasını istediğinizi anlamak için sizinle bir kapsam belirleme çalıştayı düzenler.
Bu, bordro sisteminiz ile zaman takip sistemlerinizin entegrasyonu gibi bir şeyse, bu sistemlerin sürekli iletişimde olması gerekir. Buna dayanarak entegrasyonun maliyetini tahmin ederler; bu maliyet, haftada bir veya yılda birkaç kez güncellenebilen iki sistemin entegrasyon maliyetinden oldukça farklıdır.
İki farklı tedarikçinin ürününü entegre ediyorsanız, entegrasyonun incelenmesi, tasarımı, oluşturulması, test edilmesi ve kullanıma alınmasını kolaylaştırmaları için büyük olasılıkla her iki tedarikçiye de ödeme yapacağınızı belirtmek önemlidir.
Destek Maliyeti
Destek iki basit bölüme ayrılabilir:
- Canlıya geçişten hemen sonraki dönem/garanti ve
- Olağan işleyiş (BAU).
Çoğu yazılım sağlayıcısı standart BAU desteğini lisans ücretlerine dahil eder. Ancak uygulamadan hemen sonra süper kullanıcılara, işlevsel kullanıcılara ve teknik kullanıcılara ne tür desteğin sunulduğunu kontrol etmek önemlidir. Yeni araçlarınızı kullanmaya başladığınızda mutlaka birkaç sorunuz olacaktır.
Canlıya geçiş sonrası destek daha karmaşıktır. Bazı uygulama ortakları, canlıya geçişin hemen ardından kullanıcılarınıza ek destek sağlamak için sizden danışmanlık ücreti talep eder. Entegrasyonlarınız olduğunda, entegre edilen tüm tedarikçilerin ürünleri için desteğe ihtiyaç duyacağınızı ve bunun operasyonel maliyetinizi artıracağını da belirtmek önemlidir.
Bazı durumlarda şirketler, entegrasyon desteği sağlamak üzere kurum içinden birini eğitmeyi tercih edebilir. Ancak yetkinliklerin geliştirilmesi de maliyet oluşturur; yazılım her yükseltildiğinde bu becerilerin güncellenmesi de buna dahildir.
Ek destek maliyetlerinden biri, destek çağrılarını/e-postalarını kurum içinde kaydetmek için gereken yardım masası/bilet sistemi lisanslarının sayısındaki artıştır. Bu, değişikliğin uygulanması nedeniyle kullanıcıların yaşadığı soru veya sorunların türünün izlenmesini ve analiz edilmesini sağlar.
Değişim Yönetimi Maliyeti
Umarız teknoloji uyguluyorsanız değişim yönetimine duyulan ihtiyacın farkındasınızdır. Bu yalnızca kullanıcılarınızı eğitmenin maliyeti değildir. Eğitim bunun önemli bir parçası olsa da değişimin toplam maliyetini oluşturmaz.
Değişim maliyetine; kuruluşunuzun çalışanlarını, süreçlerini ve teknolojisini değerlendirebilecek ve değişimin tüm bu alanlara etkilerini analiz edebilecek bir değişim kaynağının maliyetleri dahil edilmelidir. Ayrıca değişim öncülerini bu role belirleme ve hazırlamayla ilgili maliyetler, değişimi benimsemeye yönelik ödüller ve elbette eğitim materyallerinin hazırlanması ve sunulmasıyla ilgili maliyetler de hesaba katılmalıdır.
Çok değerli bir değişim unsuru olan alt maliyet kalemlerinden biri, teknolojinin kullanıma sunulması ve rollerde meydana gelen değişiklikler nedeniyle gerektiğinde süreç belgelerinin belirlenmesine ve oluşturulmasına/güncellenmesine yardımcı olacak bir iş analistidir.
Faydaları Nelerdir?
Çoğu kuruluş, bir sorunu çözmenin en iyi yolunun teknoloji satın almak olup olmadığını belirlemek için (muhtemelen) bir değerlendirme sürecinden geçmiştir.
Ancak umarız çoğu durumda, bunun gerçekten doğru yanıt olup olmadığını kontrol etmek için seçeneklerini analiz ediyorlardır. Yatırımcıların iş sorununu çözmek için mevcut seçeneklerin analizini görmek istemesi oldukça yaygındır.
İş gerekçeleri geleneksel olarak maliyetleri, faydaları ve dezavantajları (varsa) ve üç iş (çözüm) seçeneğiyle ilişkili riskleri içerir: Hiçbir şey yapma, asgari düzeyde yap ve bir şey yap.
Asgari Düzeyde Yap ve Bir Şey Yap seçenekleri, bazen küçük olan projelerden biriyle birleştirilebilir. Bu bölümü genellikle en iyi çözümü belirlemek amacıyla tüm seçeneklerin Yatırım Değerlendirmesi izler. Kullanılan ifadeden de anlaşılacağı üzere iş gerekçeleri gerçeklere ve rakamlara dayanır.
Tüm çözüm seçenekleri faydaların ve dezavantajların tanımlanmasını gerektirdiğinden, sıradaki bölüm fayda kategorilerini vurgulamaya ve her biri için bazı örnekler sunmaya odaklanır.
Stratejik
Kuruluşların tamamı olmasa da çoğu bir stratejiye sahip olma eğilimindedir. Bu strateji çalışanlar için her zaman açık olmayabilir (evet, bu başka bir yazıda ele alınması gereken tamamen farklı bir sorundur!), ancak genellikle her yıl gözden geçirilen ve her 5 yılda bir veya uygun görüldüğünde yeniden tanımlanan bir strateji vardır.
Bu, herhangi bir karar vermeden önce her zaman dikkate alınması gereken ilk fayda veya uyum kümesi olmalıdır. Bu durum, iş gerekçesini yazan birçok kişi için bariz olmayabilir, ANCAK dikkate alınması gereken en önemli faktör olmalıdır.
Bir şirketin stratejik yönü teknoloji odaklı bir işletme olmaksa, teknolojiye yatırım yapmak diğer tüm çözümlerden daha ağır basabilir. Bir iş stratejisinin bir diğer harika örneği, XYZ sektöründe inovasyonda lider olmayı hedeflemek olabilir. Sektörde yenilikçi olmak için teknoloji genellikle büyük bir rol oynar.
Ancak iş stratejiniz optimizasyona odaklanıyorsa, yeni teknolojiye yatırım yapmak, iş süreçlerini yeniden tasarlamak veya iyileştirmelere ya da yeniden yapılandırmalara yatırım yapmak kadar önemli olmayabilir, ve benzeri. Sonuç olarak, stratejiyi bilmek ve çözüm seçeneklerinizi stratejiyi destekleyecek şekilde uyumlandırmak, iş gerekçesinde vurgulanması gereken muhtemelen en önemli faydadır.
Finansal
Bu, kesinlikle her iş gerekçesinin en çok beklenen bölümüdür. Finansal fayda genellikle, nihayetinde kuruluş için daha sağlıklı bir bilançoya yol açacak şekilde ya değerin artırılmasına ya da maliyetin azaltılmasına yardımcı olan bir fayda olarak tanımlanır.
Ancak özellikle kuruluş geçmişte süreçlerini, çalışanlarını, teknolojisini ve göreli performansını ölçmemişse bu faydaları belirlemek zor olabilir. Tüm bu unsurlar ölçülmeden, tahmini bir parasal değere dönüştürülebilecek faydaların doğru bir değerlendirmesini yapmak çok zordur. Doğru ROI hesaplamaları için ayrıntılı fiyatlandırma yapılarını ve maliyet dökümlerini anlamak bu noktada kritik önem taşır.
Bununla birlikte, parasal tasarrufu hesaplamak için tüm bu unsurlar hakkında varsayımlarda bulunmak mümkündür. Bu, kuruluştaki risk iştahına ve çözüm yaşam döngüsünde bulunulan aşamaya bağlı olarak kabul edilebilir bir seçenektir.
Ancak kuruluşunuz kriz veya sorun çözme aşamasında değilse, çalışanlar, süreç ve teknoloji hakkında ölçüm yapmak, sorunu çözmek için daha iyi anlaşılmasına yardımcı olmanın yanı sıra parasal tasarruf hesaplamalarına da katkı sağlayabilir.
Bu bileşenlerin her birini ve ilgili parasal tasarruf hesaplamalarını ölçerken dikkate alınması gereken bazı temel noktalar şunlardır:
1. Çalışanlar
XYZ işini yapmak için kaç kişi gerekir? Bay A'nın XYZ görevini yapması kaç saat sürer? Sunulan yeni çözüme, yani teknolojiye bağlı olarak bu çözüm aşağıdakilerden hangisini sağlar:
- Gerekli çalışan sayısını azaltır mı? veya
- XYZ görevini yapmak için gereken saat sayısını azaltır mı? veya
- Belki de yukarıdakilerin her ikisini birden mi sağlar?
Elde edilen tasarrufların nasıl kullanılacağını belirtebilmelisiniz. Örneğin, artık gerekli olmayan çalışan sayısını azaltacak mısınız, onları başka görevlere mi yönlendireceksiniz veya zaman kısıtlamaları nedeniyle daha önce gerçekleştirilemeyen ek işleri yapmalarını mı sağlayacaksınız?
Bazı durumlarda, daha yüksek ücretli (yüksek becerili) bir çalışanın daha düşük ücretli bir çalışanla değiştirilmesiyle bağlantılı tasarruflar olabilir. Ancak bu senaryoda, değişim için gereken işe alım maliyetlerini ve eğitimle ilgili maliyetleri hesaba katmak önemlidir. Çalışanlarla ilgili bir diğer tasarruf, manuel görevlere duyulan ihtiyacın ortadan kaldırılmasından ve dolayısıyla bu görevleri destekleyen personelin gereksiz hale gelmesinden kaynaklanabilir.
2. Süreç
Bu, genellikle önemli tasarruf fırsatları sunan bir alandır. Ancak bu tasarrufları gerçekleştirmek için temel bir ön koşul, temel hizmet performansı ölçümleriyle birlikte belgelenmiş süreçlere sahip olmaktır. Temel ölçümler olmadan, süreçlerin yürütülmesindeki iyileşmeyi ve performanstaki artışı hesaplamak, dolayısıyla hata veya yeniden çalışma gerektiren işlerin sayısını azaltmak zordur.
Süreç iyileştirmeleri, teknolojiyle sağlanan otomasyon sayesinde süreçteki adımların sayısının azaltılmasıyla ölçülebilir. Ayrıca belirli bir hizmetin müşteriye sunulmasında uçtan uca harcanan sürenin azaltılmasıyla da ölçülür. Bu, işlenen işlem miktarının artırılmasını sağlayacak ve süreç sahipliğinin aktarılmasına veya paylaşılmasına yardımcı olacaktır.
3. Teknoloji
Bu, genellikle İK departmanları tarafından ölçülmeyen başka bir alandır. Bazı durumlarda BT departmanları sistem performanslarını ölçer, ancak kullanılabilirlik performansını ve kesinlikle süreçle birlikte ele alınan performansı ölçmez. Bu alan, ölçülür ve kullanılırsa muazzam bir öğrenme ve güçlenme potansiyeli sunar.
Peki bu nasıl görünür? Temel unsurları ölçerek başlayın: sistemde kaç ‘aktif’ kullanıcı bulunuyor; gerçekleştirmeleri beklenen temel görevler veya işlemler için tamamlama oranları nedir? Farklı kullanıcı türlerinin görevlerini gerçekleştirmesi ne kadar sürüyor; özellikle sistem dışındaki süreç adımları da dahil olmak üzere uçtan uca geçen süreyi ölçtüğünüzde?; ve benzeri.
Finansal Olmayan
Bu, çoğu kuruluş tarafından genellikle iyi yapılan iş gerekçesi alanlarından biridir. Aşağıda, yıllar içinde teknoloji uygulamalarında gördüğüm örnekler yer almaktadır:
1. İşletmeye Sunulan Hizmetleri İyileştirme
Bu, çok gevşek bir şekilde tanımlanmış, finansal olmayan bir fayda olsa da finansal faydalarla birlikte değerlendirildiğinde gerekçelendirilebilir. Bu fayda, işletmeye, yani son kullanıcılara sunulan hizmetlerin ve işlemlerin kalitesinin ve belki de miktarının artırılmasıyla ilgilidir.
More Articles
2. Geliştirilmiş HR Yetkinliği
Bu, yaygın olarak kullanılan bir faydadır. Özellikle yalnızca manuel işlemlerin teknolojiyle değiştirilmesinin ve HR'ye ‘stratejik’ olması için daha fazla zaman verilmesinin HR'yi stratejik hâle getirmemesi nedeniyle, bu konuda tamamen ikna olmuş değilim.
Bununla birlikte, HR'nin yetkinliğini gerçekten geliştiren şey, teknoloji uygulama süreci ve edindikleri (ve artık kullanmadıkları) becerilerdir. Proje yönetimi, müzakere, tedarikçi yönetimi, veri yönetimi, yapılandırma yönetimi, planlama, test ve benzeri alanlarda öğrenmek veya kendini geliştirmek, HR yetkinliğini artırmanın mükemmel yollarıdır. Hatta bunların gelecekteki projelerde maliyetlerden kaçınma faydalarıyla ilişkilendirilebileceğini, dolayısıyla finansal faydaların gerçekleşmesine katkı sağlayabileceğini söyleyecek kadar ileri gidebilirim.
3. Hataların ve Yeniden Yapılan İşlerin Azaltılması
Bu, sınırda bir finansal faydadır. Mutsuz müşterilerin veya son kullanıcıların maliyetini ve yeniden yapılan işleri, dolayısıyla işlemleri gerçekleştirmek için gereken saatleri azaltır. Bu da yine maliyet azaltma ve maliyetlerden kaçınma faydasıdır ve finansal faydaların gerçekleşmesini planlama açısından değerli olabilir.
4. Geliştirilmiş Veri Bütünlüğü
Bu da sınırda bir finansal faydadır. Tek bir doğru kaynağı sistemi uygulayarak mevcut verilerin kalitesini artırmak çok daha kolaydır. Ancak bu, yalnızca sisteme nelerin girilebileceğine ilişkin iş kuralları oluşturulduğunda geçerlidir. Birden fazla sistemden tek bir sisteme veya entegre sistemlere geçişte bu, sıkça öne sürülen bir faydadır.
Özetle
Faydaları tanımlamanın ve ölçmenin birçok alanı ve yöntemi vardır. Bununla birlikte, uygun tüm fayda kategorilerini dikkate aldığınızdan emin olmanız daha güçlü bir iş gerekçesi ortaya koyacaktır.
Paylaşmak istediğiniz sorularınız veya görüşleriniz mi var? Bir HRIS'nin işletmenize nasıl fayda sağlayabileceğini öğrenmek mi istiyorsunuz? Bu çözümler hakkında daha fazla bilgi edinmek için HR teknolojisine odaklanan bir konferansa katılmayı düşünebilirsiniz.
HR ile ilgili her konuda daha değerli bilgiler için bugün People Managing People bültenine kaydolmanızı öneririz!