Çevik İK: Yetenek Programları Ürün Ekipleri Gibi Nasıl Yürütülür?

Son yirmi yıl içinde çevik metodolojiler, teknoloji topluluğunu temelden dönüştürerek kuruluşların çözümleri pazara sunma hızını, müşteri memnuniyetini ve kârlılığını artırmasını sağladı.

Aynı metodolojiler artık yalnızca BT ve Dijital kuruluşlar için değil; operasyonlar, pazarlama ve hatta İK uygulamaları için de kolaylaştırıcı olarak görülüyor. Çevik İK'da İK stratejisi uygulaması, iş gücü ihtiyaçlarına ve kurumsal değişikliklere yönelik esnek ve duyarlı yaklaşımlara olanak tanır.

Peki teknoloji dünyasını kasıp kavuran aynı çevik ilkeler, insan kaynakları işlevine nasıl uygulanabilir? 

Çevik İK Tam Olarak Ne Anlama Gelir?

Çevik İK; teslimat hızını, denemeyi ve müşteri memnuniyetini önceliklendirmek için yinelemeli geliştirme ilkelerini kullanan bir çözüm sunma metodolojisidir.

Çevik İK, yalnızca süreçlerden ibaret değildir. Geliştirmeye çalıştığınız şey, zihniyet ve kültürle başlar.

Birçok büyük ve köklü kuruluş bürokrasi, hantal süreçler ve kırtasiyecilikle boğuşur. Bu durum durgunluğa, çalışan bağlılığında düşüşe ve nihayetinde düşük müşteri memnuniyetine yol açar.

Çevik bir İK zihniyeti ve kültürü; müşteriniz ister kurum içinden ister kurum dışından olsun, müşteri memnuniyeti, yalınlık, hız ve yenilikçilik gibi çevik değerleri benimsemek için bu engelleri ortadan kaldırmakla ilgilidir.

İK Neden Çevik Olmalı?

İnsan kaynaklarının çevik geleceğini anlamak için kökenlerine bakmak faydalı olur.  

1901 yılında, Sanayi Devrimi'nin, hızlı yeniliklerin ve geniş çaplı sendikalaşma ile işçi çatışmalarının yarattığı baskıların bir sonucu olarak National Cash Register, ‘Personel’ adını verdiği ve ilk İK departmanı olduğu düşünülen birimi kurdu.  

Öncelikli olarak işletmenin idari bir kolu olan Personel birimi; işe alım, çalışanların şikâyetleri, bordronun yönetimi ve hatta çalışanların refahı ile ilgili görevlere odaklandı.

Sonraki yüzyıl boyunca, çalışan haklarını güçlendiren mevzuatın etkisiyle İK ekipleri giderek daha idari ve uyum odaklı bir yapıya büründü. Hızlı küreselleşme ve İK bilgi sistemleri gibi teknolojik gelişmeler, sonunda insan kaynakları işlevlerinin içinin boşaltılmasına, dış kaynaklara devredilmesine ve daha da fazla idari görevlere odaklanmasına yol açtı.  

Ancak birçok durumda sarkaç fazla ileri savrulmuş ve National Cash Register'ın Personel ekibinin çalışanların refahına odaklanması göz ardı edilmişti. Namely'nin belirttiği gibi: “Geçmişin İK departmanları geri kalmış, köhne ve yüceltilmiş şikâyet departmanları olarak nitelendirilmiştir. Organizatörlerin ‘İK'yı yeniden tanımlama’ ihtiyacı hakkında tüm konferansların biletlerini satabilmesinin bir nedeni var.”

Günümüzde İK sorumlulukları çalışan ilişkilerinin ötesine uzanıyor. İnsanlar işverenlerinden daha fazlasını talep ediyor ve İK profesyonellerinin rolleri, iş sonuçlarını hızlandıran stratejik ortaklara dönüşmüş durumda.

Ancak kapsamın ve stratejik sorumluluğun artması, insan kaynaklarının uyum sağlaması ve bu zorluğun üstesinden gelmesi gerekliliğini de beraberinde getiriyor. Çevik İK tam da bu noktada devreye giriyor.  

Geleneksel İK sunum modelleri, çalışanlarınızın istek ve ihtiyaçlarını karşılamak için gereken hızdan, müşteri odağından ve yenilikçilikten yoksun olabilir.

Çeviklik, İK ekiplerinin ürünleri ve ürün ekiplerini hızla oluşturmasını ve yeni girişimler tasarlarken insan odaklı bir yaklaşım benimsemesini sağlar.

İpucu: Açık kaynaklı İK platformlarını kullanmak, ekipler geliştikçe uyarlanabilen esnek araçlar sağlayarak Çevik İK yaklaşımlarını destekleyebilir.

Nasıl Çevik Olunur?

Peki bir İK işlevini nasıl çevik hâle getirirsiniz? Çeviklik genellikle bir süreç veya metodoloji olarak düşünülür, ancak gerçekte bundan çok daha fazlasıdır. Çevik İK'nın üç temel bileşenden oluştuğunu düşünmeyi seviyorum: 

1. Çevik zihniyet ve kültür
2. Çevik süreçler 
3. Çevik organizasyon tasarımı ve sunumu.

Her şeyden önce, şirketinizin büyüklüğü veya kaynakları ne olursa olsun herkes Çevik olabilir. Küçük işletmelere yönelik İK platformları, hızlı karar alma ve temel değişim yönetimi için uyarlanabilir araçlar sunarak çevik bir İK yaklaşımını destekleyebilir.

Çevik zihniyet ve kültür 

Öncelik çalışan memnuniyeti

Çevik süreçler tamamen insanları ön planda tutmak ve müşteri memnuniyetini sağlamakla ilgilidir. Bu durumda müşterileriniz, İK ekibinizin kendilerine sunduğu ürünlerden (yani yan haklar, yetenek geliştirme araçları, öğrenme ve gelişim vb.) yararlanacak olan kuruluşunuzdaki çalışanlar ve liderlerdir.

Örneğin, çözümlerinizi insan odaklı bir yaklaşımla, İK ekibi ve iş liderleri arasında iş birliği içinde ortaklaşa oluşturmak, müşterilerinizin/son kullanıcılarınızın ihtiyaçlarını karşılamanızı sağlamanın harika bir yoludur.  Ortaklaşa oluşturmanın yanı sıra geri bildirim toplamak için anketlerden, odak gruplarından veya görüşmelerden de yararlanabilirsiniz. Önemli olan, geri bildirim sürecinizin İK çözümlerinizin yinelemeli gelişimine yön verecek kadar zamanında gerçekleşmesidir.  

Sadelik yaratın, hızı artırın

Bir çevik kültürün temel ilkelerinden biri, teslimat hızını mümkün kılmak için sadeliğe eğilim göstermektir. “Okyanusu kaynatmaya” çalışmamak gerektiğini söylemek bizim için yaygın bir kurumsal ifade olsa da gerçek şu ki bu, İK kuruluşlarının sürekli düştüğü bir tuzaktır. Süreçler çoğu zaman gereğinden fazla karmaşık tasarlanır veya son kullanıcı yerine İK ekibi üyelerinin işini kolaylaştıracak şekilde oluşturulur.

Hem İK hem de son kullanıcı için basit süreçler, meslektaşınıza yeni hizmetler sunma hızınızı artırmakla kalmaz, çalışanlarınızın yeni İK çözümlerinizi benimseyip kullanma olasılığını da yükseltir.

Minimum uygulanabilir ürünler (MVP)

Kariyerinizin bir noktasında mutlaka “mükemmelliğin ilerlemenin önüne geçmesine izin vermeyin” sözünü duymuşsunuzdur. Özellikle tutkulu olduğumuz ve sorumluluğunu üstlendiğimiz işler söz konusu olduğunda mükemmeliyetçi olmamız doğaldır.

MVP kavramı mükemmeliyetçiliği bir kenara bırakır. Burada odak noktası, kuruluşunuza mümkün olduğunca hızlı bir şekilde değer katmaya başlamak için belirlenen asgari gerekli koşulları karşılayan çözümler oluşturmaktır. Buradan sonra çalışanlardan sürekli geri bildirim toplayabilir ve yinelemeler yapabilirsiniz.

Çevik süreçler 

Yinelemeli gelişim için geri bildirimlerden yararlanın 

Yukarıda ele aldığımız MVP yaklaşımından İK çözümü sunumunuzda yararlanmanın güzelliği, liderlerinize kullanılabilir bir ürünü ulaştırma sürecini hızlandırmanız, çözümü yanlışlıkla gereğinden fazla karmaşıklaştırmaktan kaçınmanız ve süreci iyileştirmek için anlamlı, gerçek zamanlı geri bildirimler toplamanızdır.

Ürünlerinizi yinelemeli olarak geliştirmek, çalışan ve lider geri bildirimlerine dayanarak zaman içinde iyileştirmeye ve yeniden sunmaya devam edeceğiniz anlamına gelir. İK süreçleriniz kuruluşunuz için tamamen yeniyse bu durum başlangıçta daha sık gerçekleşebilir; ancak gelecekteki uygunluk ve etkililiklerini güvence altına almak için zaman içinde geri bildirim toplamaya ve iyileştirmeler yapmaya devam etmeniz çok önemlidir.  

Tasarım odaklı düşünme 

Yukarıda belirttiğim gibi, son kullanıcıyı ön planda tutmak çevik İK'nın en önemli ilkelerinden biridir. Bu ilkeye uyduğunuzdan emin olmanın en kolay yollarından biri, tasarım odaklı düşünme uygulamalarını İK işleviniz içinde resmîleştirmektir.

Tasarım odaklı düşünme, basitçe “tüketicinin ihtiyaçlarını her şeyin üzerinde tutarak sorunları çözme sürecidir.” İK alanında bu, karmaşık sorunları çözmek ve mümkün olan en iyi çalışan deneyimlerini oluşturmak için aynı insan merkezli ilkeleri uygulamak anlamına gelir.  

İK işlevi olarak uygulamaya çalıştığınız tüm yeni zorluklar, sorunlar ve çözümler resmî, insan merkezli bir tasarım adımıyla başlamalıdır.

Karmaşık süreçleri parçalara ayırın 

Teknoloji alanındaki çevik yaklaşım, karmaşık çözümleri zaman içinde geliştirilebilen ve uygulanabilen daha küçük, daha yönetilebilir parçalara ustalıkla ayırır. Bu, çevik ürün ekiplerinin tek seferde büyük ve karmaşık bir çözüm oluşturmak yerine ürünleri çok daha hızlı bir şekilde kademeli olarak iyileştirmesine olanak tanır.

Çevik İK da bundan farklı değildir. Benzer bir yaklaşım benimseyerek çalışan deneyimlerinizi geliştirme hızınızı önemli ölçüde artırabilirsiniz. Proje planlama çalışmalarınızın bir parçası olarak karmaşık İK zorluklarını daha basit ve uygulanması daha kolay bileşenlere ayırın. Her bileşen, gerçekleştirmeye çalıştığınız büyük resme/nihai hedefe katkı sağlamalıdır.

Buna kolay bir örnek, yeni bir hibrit işe dönüş programının uygulanması olabilir. Tüm çalışanlarınızı ofise geri getirmek için kapsamlı bir yaklaşım oluşturmaya çalışmak yerine yaklaşımınızı mantıksal adımlara ayırın. 

Örneğin, yöneticilerinizin örnek oluşturmasını sağlamak amacıyla önce yönetici kadronuzu ofise geri getirmeyi düşünebilirsiniz. Ya da birden fazla ofisiniz varsa, çalışanları önce önemli bir merkez konuma geri getirmeyi değerlendirebilirsiniz.

Bu yaklaşım, nihai vizyonunuzu hayata geçirirken gerçek zamanlı bir geri bildirim döngüsü kullanarak yaklaşımınızı sürekli yinelemenize ve süreç boyunca gerekli düzeltmeleri yapmanıza olanak tanır.

İletişim ritüelleri 

Çevik bir dünyada iletişim bir sanattır. Ekiplerin çalışma hızı daha yüksek düzeyde iletişim gerektirir; ancak teslimat ekiplerinizin işlerini yürütmelerini engelleyen toplantılarla gereksiz yere meşgul olmadığından emin olmanız da çok önemlidir. 

Çevik yaklaşım bu konuyu çözmüştür. Toplantılar azaltılır ve engelleri ortadan kaldırmak, ekiplerin önlerindeki işe odaklanmasını sağlamak için temel ‘ritüellerden’ yararlanılır. Değerlendirmeyi önerebileceğim birkaç ritüel ‘ayakta toplantılar’ ve ‘geriye dönük değerlendirmeler’dir.

Ayakta toplantılar, ilerleme güncellemelerini ve karşılaşılan zorlukları ele alan, engelleri ortadan kaldıran hızlı çalışma ekibi toplantıları olarak tasarlanır.

Bunun için en basit yaklaşım, ekipteki herkesin şu konuları ele almasını sağlamaktır:

(1) Son toplantınızdan bu yana neleri başardıkları
(2) Şu anda üzerinde çalıştıkları
(3) Karşılaştıkları engeller.

Toplantı sırasında belirlenen her engel, ilerlemenin sürmesini sağlamak amacıyla ilgilenmesi için birine atanmalıdır. Ayakta toplantılar geleneksel olarak günlük yapılır; ancak sıklığı ihtiyaçlarınıza göre ayarlayabilirsiniz. 

Geriye dönük değerlendirmeler, ilerleme güncellemelerinden çok çıkarılan derslerle ilgilidir. Geriye dönük değerlendirmenin amacı, nelerin iyi gittiği ve nelerin o kadar iyi gitmediği konusunda ortak bir anlayışa varmak için güvenli bir alan oluşturmak ve bunu sürekli iyileştirme amacıyla bir geri bildirim döngüsü olarak kullanmaktır.

Bu değerlendirme geleneksel olarak haftalık yapılır; ancak yine çözüm teslimat ekipleriniz için anlamlı olan duruma göre sıklığı ayarlayabilirsiniz. 

Çevik organizasyon tasarımı ve teslimat 

Çevik organizasyon tasarımı 

Organizasyon tasarımınız, çevik yolculuğunuzun temel girdilerinden biridir. Bununla birlikte, çevik İK ekibinizin yapısı; kuruluşunuzun ölçeğine, çevik süreçlerinizin olgunluk düzeyine ve sunduğunuz hizmetlerin kapsamına bağlı olarak büyük ölçüde değişebilir.  

Kuruluşunuzun kendine özgü ihtiyaçları ne olursa olsun, her çevik İK ekibinin temelinde bulunan birkaç ilke vardır: net bir amaç, müşteri odağı, mümkün olan en alt seviyelere taşınmış özerklik/karar alma yetkisi ve geri bildirimlere dayalı, verilerle yönlendirilen kararlar.  

Çevik kuruluşunuzun ölçeğine bağlı olarak Çevik Koçlar, Scrum Ustaları ve Ürün Sahipleri gibi yeni çevik rolleri de hayata geçirmeniz gerekebilir.

Çapraz işlevli çevik ürün ekipleri

Üzerinde uzlaştığınız organizasyon tasarımı ne olursa olsun, çevik teslimat; kuruluşunuzun esnek ve çapraz işlevli çevik ürün ekiplerini hızla oluşturabilme becerisine dayanır.  Bu, her biri İK ürününüzü geliştirmek için gereken benzersiz ve birbirini tamamlayan beceri setlerine sahip, farklı İK/işlev alanlarından kişileri bir araya getirmek anlamına gelir.  

Ürün ekipleri belirli ürünler veya projeler etrafında bir araya gelir ve projenin başlangıcından teslimatına/uygulamasına kadar projenin sorumluluğunu üstlenir.

Çapraz işlevlilik, çevik bir İK ürün ekibinin temel unsurlarındandır. Doğrudan ekibe dâhil edilen düşünce, uzmanlık ve ihtisas çeşitliliği, ürün ekibinin kendi kendine yeterli olmasını ve ürünü ilerletme konusunda tam sahiplik ve sorumluluk üstlenmesini sağlayacak kurum içi konu uzmanlığına sahip olmasını güvence altına alır.

Kısa döngüler 

Çevik ekipler, yeni çözümlerin tasarımı, geliştirilmesi ve teslimatı boyunca hızlı bir ivme oluşturmak için genellikle kısa döngülerden yararlanır. Kısa döngüler, çevik bir ürün kapsamında belirli çıktıların tamamlandığı kısa, ayrılmış ve zamanla sınırlandırılmış dönemlerdir.  

Yinelemeli geliştirme kavramı ile çevik teslimat gerçekliğinin buluştuğu nokta burasıdır. Her kısa döngü belirli bir çıktı kümesine odaklanır; böylece ekip daha hızlı değer sunabilir, geri bildirim toplayabilir ve daha kapsamlı İK çözümü teslimat hedeflerine doğru ilerlemeyi sürdürebilir.

Her şeyi bir araya getirmek—Çevik yetenek geliştirmeye ilişkin bir vaka çalışması 

Çevik İK uygulamasına başlamak tahmin ettiğinizden çok daha kolay olabilir. Çevik İK ilkelerini yüksek kaliteli yetenek geliştirme çözümleri sunmak için nasıl kullandığımı gösteren gerçek bir vaka çalışmasını sizinle paylaşmak istiyorum.

Ekibim, iş birimlerimizden birine sunduğumuz yüksek potansiyelli liderlik geliştirme programını yönetiyor. Programı, yukarıda ele aldığım aynı çevik ilkeler doğrultusunda geliştirdik: 

1. Çapraz işlevli çevik ekipler - Yolculuğumuza, farklı becerilere ve rollere sahip çalışanlardan oluşan çapraz işlevli bir çevik ekip kurarak başladık. Bu ekip; yetenek yönetimi ekibinin üyelerini, İK İş Ortaklarını, iş liderlerini ve insan odaklı tasarımcıları içeriyordu. Bu uzmanlaşmış ekip, çözümü sunmak için gereken düşünce ve beceri çeşitliliğine sahipti. Ayrıca, bürokrasi, gereksiz prosedürler veya ek onaylar olmadan ürünü ilerletmek için gerekli özerkliğe sahip olması konusunda üst düzey liderlik ekibimiz tarafından yetkilendirilmişti.

2. İletişim ritüelleri - Ürün sunum ekibi, geleneksel çevik iletişim ritüellerinden yararlandı. Uyumumuzu sağlamak için haftada iki kez günlük toplantılar yaptık ve neyin iyi, neyin o kadar iyi işlemediğini değerlendirmek ve buna göre ayarlamalar yapmak üzere haftada bir kez geriye dönük değerlendirme toplantısı gerçekleştirdik. Örneğin, eğitim içeriği için yararlandığımız belirli bir tedarikçiyle ilgili engelleri hızla tespit edebildik. Bu, yaklaşımımızı değiştirmemize ve tedarikçiyle gelecekteki çalışmalar için beklentileri yeniden belirlememize olanak sağladı. 

3. Öncelik çalışan memnuniyeti ve tasarım odaklı düşünme - Programın tasarımına yön vermek ve tüm müşteri ihtiyaçlarını karşılamasını sağlamak üzere, önemli miktarda kullanıcı araştırması yürütmeleri için iki insan odaklı tasarımcıdan yararlanarak başladık. Bu rol, teknoloji organizasyonumuz içinde yer alır ve genellikle dijital ürünlerin tasarımını destekler. Araştırma kapsamında üst düzey liderlerle, diğer liderlik geliştirme programlarının geçmiş katılımcılarıyla, programın desteklediği iş biriminin iç müşterileriyle ve programa yönelik potansiyel yüksek potansiyelli adaylarla görüşmeler gerçekleştirildi.

4. Sadelik ve yinelemeli geliştirme - Tüm programı son kullanıcılarla paylaşmadan önce baştan sona tasarlamak ve geliştirmek yerine, vizyonu daha küçük parçalara ayırdığımız bir yaklaşım benimsedik. Bu, sadelik sağladı ve yinelemeli bir geliştirme yaklaşımı uygulamamıza olanak tanıdı. Bu, tüm program için bir vizyon tasarlamamıza rağmen programın aşamalarını ve yinelemelerini zaman içinde geliştirip sunmamız anlamına geliyordu. Bu yaklaşım, ‘pazara sunma hızımızı’ artırdı ve katılımcılarımızdan süreç boyunca sürekli geri bildirim toplamamıza olanak sağladı. Bu geri bildirimler, sonraki aşamaların tasarım ve geliştirme çalışmalarına yön verdi.
   

Gördüğünüz gibi bu, tüm İK organizasyonumuzu dönüştürmemizi gerektirmedi. Yapmamız gereken tek şey, yukarıda ortaya koyduğum ilkeler etrafında birleşmek, yetkilendirilmiş bir ürün ekibi kurmak ve proje yönetimimizi sadelik, hız ve sürekli iyileştirmeyi mümkün kılacak şekilde düzenlemekti. 

Sonuçlar kendini gösterdi: parçası olduğum programlar arasında çalışan memnuniyeti puanlarına göre en yüksek değerlendirmeyi alan tek geliştirme programını oluşturduk.  

Çevik İK Dönüşümünüzü Başlatmak 

Çevik İK uygulamanıza çevik bir yaklaşımla başlamaktan çekinmeyin. Daha kapsamlı çevik vizyonunuzu hayata geçirmek için küçük adımlar atın, geri bildirim toplayın, yineleyin ve deneyler yapın. 

Kuruluşunuz için en uygun çevik yaklaşımı çalışma arkadaşlarınızla birlikte geliştirin ve İK işlevinizi tamamen çevik çalışma alanına taşımaya çalışırken yaklaşımınızı zaman içinde kullanıma sunabileceğiniz, kolay uygulanabilir parçalara ayırdığınızdan emin olun. Ekibiniz için neyin işe yaradığını öğrendikten sonra işe yarayan uygulamaları ölçeklendirebilir ve gerçek bir çevik dönüşüm yaratabilirsiniz. 

Benim önerim, biçimsel çevik süreçlere geçmeden önce oluşturmaya çalıştığınız kültür ve zihniyetle başlamanızdır.

Agile HR Community’nin belirttiği gibi, çevik İK “geleneksel İK en iyi uygulamalarını takip etme anlayışından gerçekten uzaklaşmak ve değeri, yani çalışanlarımız ve onların iş deneyimleri tarafından doğrulanan değeri sunmak için dene ve öğren yaklaşımını benimsemekle ilgilidir. İK bu zihniyeti benimsemeden, meslek kendi ekiplerimiz ve projelerimiz içinde Çevik araçları ve uygulamaları başarıyla hayata geçiremez.”

Bazı ek kaynaklar:

• İK’nın Çevik Dönüşümü: Aşamalı Bir Evrim
• Ürün Olarak İnsan Operasyonları
• İnsan Operasyonlarının Çok Gereken Yükselişi

People Managing People bültenine abone olun ve kariyerinizde ilerlemenize, sağlıklı ve üretken kuruluşlar oluşturmanıza yardımcı olacak düzenli içerikler alın.