Organizasyon Tasarımı: Uzman Rehberi

Organizasyon tasarımı; bir organizasyonun işlevleri, süreçleri ve yapısı da dâhil olmak üzere birden fazla yönünü optimize etmeyi ve uyumlu hâle getirmeyi amaçlayan kapsamlı bir süreçtir.

Birçok organizasyon, organizasyonu gerçekten yeniden tasarlamadan yapıyı (temelde organizasyon şemasını) değiştirmeye odaklanır.

Ele alacağımız üzere, birlikte çalıştığım küresel bir perakendeci bu konuya bu şekilde yaklaştı ve bunun sonucunda birçok sorun ortaya çıktı.

Burada organizasyon tasarımının ne olduğunu, bazı en iyi uygulamaları ve bu işi doğru şekilde yapmanıza yardımcı olacak bir süreci paylaşacağım.

Organizasyon Tasarımı Nedir?

Organizasyon tasarımı (bazen organizasyon tasarımı veya OD olarak adlandırılır), bir organizasyonun çeşitli yönlerini (ör. misyon, iş akışı, strateji) belirlemeye ve ardından bunları mevcut iş ortamında organizasyonel hedeflere ulaşacak şekilde uyumlu hâle getirmeye veya yeniden düzenlemeye yönelik bir metodolojidir.

Bu süreç genellikle aşağıdakiler de dâhil olmak üzere önemli iç veya dış değişiklikler tarafından tetiklenir:

• Şirket misyonunda veya stratejisindeki değişiklikler
• Çevresel bozulmalar (ör. iklim değişikliğinin yol açtığı riskler) 
• Teknolojideki ilerlemeler (ör. otomasyonun artması)
• Yeni rakipler
• Yasal değişiklikler
• İş sonuçlarında önemli değişiklikler (olumlu veya olumsuz)
• Yeni liderlik.

Gerçek organizasyon tasarımı, iş sonuçlarına ulaşmak için işlevleri, süreçleri ve şirket yapısını optimize etmeyi amaçlar.

İyi tasarlanmış bir organizasyon değişime uyum sağlayabilir, işlevler arası iş birliği yapabilir, kararları etkili bir şekilde alıp uygulayabilir ve olumlu bir çalışma ortamını destekleyebilir.

İnsanlar genellikle organizasyon tasarımını organizasyon şeması araçlarıyla organizasyon yapısını yeniden tasarlamakla karıştırır. 

Gerçekte OD sürecinin çıktısı, oldukça geniş kapsamlı olabilen ve organizasyon yapısı, teknoloji ihtiyaçları, ücretlendirme modeli güncellemeleri, politika değişiklikleri ve ortak davranışlar gibi unsurları içerebilen bir öneriler dizisidir.

Bu önerilerin sağlayabileceği potansiyel olumlu sonuçlar şunlardır:

• Kârlılığın artması
• Çalışan bağlılığının artması
• Güçlü çalışan bağlılığı ve kariyer planlaması
• Daha iyi ürün ve hizmetler
• Müşteri kazanımının ve/veya sadakatinin artması
• Gelecekteki değişim ve büyümeye daha iyi hazırlık.

Organizasyon Tasarımı Sürecine Liderlik Etmede İK'nın Rolü

İK, organizasyon tasarımında kritik bir rol oynar. Kadrosunda OD profesyonelleri bulunan şirketlerde sürece onlar liderlik eder ve hem uzman hem de proje yöneticisi olarak görev yapar. OD iş ortaklarının bulunmadığı şirketlerde bu çalışma genellikle İK iş ortaklarına verilir.

Ekiplerin karşılaştığı en büyük zorluklardan biri, iş liderlerini yalnızca yeni organizasyon şemaları oluşturmaya yönelmek yerine eksiksiz bir organizasyon tasarımı sürecini desteklemeye ve bu sürece katılmaya yönlendirmektir. 

Ayrıca hem iş hem de insan odaklı bir yaklaşımı dengelemeleri gerekir. 

Organizasyon Tasarımı İlkeleri

Organizasyon tasarımı sürecinize başlamadan önce, kendinizi ve ekibinizi birkaç temel ilke doğrultusunda hazırlamanız faydalı olacaktır: 

• Önce iş uyumu, en son yapı
• Geçmişten ders alın ancak ona bağlı kalmayın
• En iyi yetenekleri elde tutmayı hedefleyin ancak tasarımı onlara göre şekillendirmeyin
• Esnekliğe göre tasarlayın
• Açıklık için tasarlayın

Önce iş uyumu, en son yapı

İnsanlar yanlışlıkla “organizasyon tasarımı” ve “organizasyon yapısı” ifadelerini birbirinin yerine kullandığından, genellikle yapıyla başlamak isterler. Yapı bir çıktıdır—tasarımı hayata geçirmenize yardımcı olacak yollardan biridir.

İş uyumu, organizasyon tasarımı sürecinin en kapsamlı ve önemli bölümüdür; çünkü yapı da dâhil olmak üzere yapacağınız tüm tasarım seçimlerinin temelini oluşturur.

Geçmişten ders alın ancak ona bağlı kalmayın

Geçmiş organizasyon tasarımlarını çıkarılan dersler açısından incelemek yararlı olsa da, organizasyonunuzu bugünkü ihtiyaçlarınıza ve gelecekte öngördüklerinize göre tasarladığınızı unutmayın. 

Geçmişte doğru olan şeyler artık geçerli olmayabilir (ör. başlangıçta çok fazla katman faydasızdı; şimdi boyutumuz iki katına çıktığına göre fazla yatay olduğumuzu görüyoruz).

En iyi yetenekleri elde tutmayı hedefleyin, ancak tasarımı onlara göre şekillendirmeyin

Yetenek büyük bir yatırımdır ve rekabet avantajı sağlayabilir. Çalışanları elde tutmak önemli olsa da, bir organizasyonu birkaç kişinin etrafında tasarlamak kimseye fayda sağlamaz. 

Bu kişilerden herhangi biri ayrılırsa, artık anlamlı olmayan bir organizasyonla baş başa kaldığınızı görebilirsiniz.

Esneklik için tasarlayın

İşletme, kontrolümüz dışındaki koşullardan etkilenebilir. Hiç kimse geleceği öngöremese de kariyer gelişim yolları, yeni teknolojiler ve sürekli öğrenme gibi unsurlara olanak tanıyan bir tasarım oluşturmak, organizasyonun tamamen yeniden tasarlanmasına gerek kalmadan değişime uyum sağlamasını mümkün kılar.

Açıklık için tasarlayın

Güçlü bir organizasyon tasarımında insanlar rollerini anlar. Büyük resimde nereye uyduklarını bilir ve hangi konularda sorumlu olduklarını anlarlar. 

Karar alma yetkileri genellikle herkes tarafından bilinir ve insanlar bilgilerin organizasyon içinde nasıl aktığını bilir.

6 Adımlı Organizasyon Tasarımı Süreci: İş Uyumu Yoluyla Temelin Atılması 

Kapsamlı iş uyumu, başarılı bir organizasyon tasarımının temelidir. Bir şirketin stratejik hedeflerini gerçekleştirecek şekilde yapılandırılıp yapılandırılmadığını bu şekilde değerlendiririz. 

Uyum, birden fazla adımdan oluşan bir süreçtir. Öncelikle kendinizi işletmenin bazı temel ilkeleri konusunda bilgilendirmeniz, ardından da bilgi toplamanız gerekir.

Misyonu, vizyonu ve değerleri inceleyin

Misyon, vizyon ve değerler, stratejik planın amacını ve hedeflerini şekillendirir. Performans standartları, ölçütler ve davranış beklentileri gibi unsurlara yön verirler.

Tüm şirketlerde bu üç unsurun tamamı bulunmayabilir–veya amaç bildirimi gibi benzer bir unsura sahip olabilirler.

• Misyon = yaptığımız şey (taktik)
• Vizyon = yapacağımız şey (özlenen)
• Değerler = bunu nasıl yaptığımız (davranışsal)

Misyonu, vizyonu ve değerleri inceleyerek ekiplerin ihtiyaç duyduğu deneyim veya eğitim türü; süreç, uygulama veya teknoloji ihtiyaçları; ve uzun vadede sunum yapmak için şimdi ihtiyaç duyulan altyapı gibi unsurları belirleyebilirsiniz.

Stratejiyi gözden geçirin

Stratejiyi gözden geçirirken hem stratejik planı hem de yıllık hedefleri incelemeniz gerekir. 

Stratejik plan, organizasyonun uzun vadeli hedeflerini ortaya koyarken yıllık hedefler daha yakın vadeli hedefleri ortaya koyar. 

Yıllık hedefler bir şekilde stratejik plana bağlanmalıdır. Bağlanmıyorsa tasarımınızla ilerlemeden önce bu konuyu üst düzey liderlik ekibiyle ele almanız gerekir.

Stratejiyi anlamanın yanı sıra arzu edilen performans sonuçlarını, ihtiyaç duyulan kaynakları (mali kaynaklar, çalışan sayısı veya diğer kaynaklar) ve mevcut durum ile arzu edilen gelecek durum arasındaki farkı belirlemeye çalışın. Bunlar tasarım önerilerinize yön verecektir.

Bilgi toplayın

İlerleyebilmeniz için öncelikle bazı ek bilgilere ihtiyacınız vardır. Bunlar hem resmi veya somut hem de gayriresmî veya soyut bilgileri içerir. 

Resmî bilgilere odaklanmak cazip gelse de gayriresmî bilgiler en az resmî bilgiler kadar, hatta daha da önemlidir.

Resmî bilgiler; karar alma süreçleri, ücretlendirme ve ödül yapıları, iletişim kanalları (genel toplantılar, elektronik bültenler vb.), mevcut hiyerarşiler ve ekip yapıları gibi unsurları içerir. 

Resmî unsurlar açıktır ve genellikle insanların başvurabileceği bir yerde (çalışan portalı, el kitabı, organizasyon politikaları) paylaşılır.

Gayriresmî bilgiler örtüktür. Bunları portalda veya çalışan el kitabında bulamazsınız, ancak organizasyonda işlerin gerçekte nasıl yapıldığına yön verirler. 

Örneğin şirket standardı (resmî), kararların belirli kilometre taşı toplantılarında alınması olabilir. Gerçekte ise herkes, kararların kilometre taşı toplantısından önce yapılan özel görüşmelerde (gayriresmî) alındığını biliyor olabilir.

Gayriresmî bilgi toplarken normlar, zihniyetler, yaygın olarak paylaşılan tutum ve inançlar ile çalışan topluluğu içindeki ağlar gibi unsurları araştırın.

Organizasyon içindeki organizasyonları göz önünde bulundurun

Resmî ve gayriresmî bilgilerin organizasyonun tüm bölümlerinde aynı olmayabileceğini aklınızda bulundurun.

Ne kadar derine inmemiz gerektiğini değerlendirirken coğrafyaya dayalı farklılıkları araştırmak iyi bir fikirdir; çünkü işlerin yapılma biçimi, ulusal veya kültürel normlardan ve düşünce tarzlarından büyük ölçüde etkilenebilir. Küresel bir şirketseniz bu durum özellikle geçerlidir.

Ayrıca çok çeşitli nedenlerle işlevler veya etkinliğe özgü ekipler arasındaki farklılıkları da araştırmak isteyebilirsiniz. Süreç boyunca öğrendiklerinize dayanarak bilgi toplama kapsamınızı genişletmeye açık olun.

Organizasyonunuzu oluşturma/yeniden tasarlama

Artık yeni organizasyon tasarımınızı oluşturmaya hazırsınız. Yine de bunun yalnızca bir organizasyon yapısı oluşturmak anlamına gelmediğini unutmayın.

Şirketin hedeflerine ulaşmasını ve stratejik planı hayata geçirmesini sağlayacak bir organizasyon tasarlıyorsunuz. 

Tasarımınız şunları içerebilir:

• Yeni karar alma süreçleri
• Yeni teknolojiler
• Ürün odağının azaltılması veya genişletilmesi
• Öngörülen düzenleyici değişikliklere ayak uydurmak için yapılan değişiklikler.

Mevcut kısıtlamaların tasarımınızı etkilemesine izin vermeyin. Amacınız, stratejinizi gerçeğe dönüştürmek için şirketin neye ihtiyaç duyduğunu belirlemektir.

Gerekli olanları desteklemeye istekli ve muktedir olup olmadıklarına karar vermek yönetici liderlik ekibine düşecektir.

Son olarak, yeni bir yapı

Artık organizasyon yapınızı oluşturmaya hazırsınız. Organizasyon tasarımının geri kalanını hayata geçirecek yapıyı oluşturmak için ihtiyaç duyduğunuz bilgilere sahipsiniz. 

Örneğin, organizasyon genelinde karar alma süreçlerini kolaylaştırmak için daha az kademeden oluşan daha yatay bir yapı önerebilirsiniz. 

Sürekli yeniliği teşvik etmek için ihtiyaç duyduğunuz geniş teknik uzman kadrosunu işe alabilmenizi, elde tutabilmenizi ve geliştirmenizi sağlamak amacıyla, uzmanların organizasyonda daha üst düzeylere ilerlemek için lider olmalarının gerekmediği bir yapı oluşturabilirsiniz.

Organizasyon Tasarımı Vaka Çalışması

Girişte bahsettiğim küresel perakendeciye dönelim. Orada geçirdiğim yaklaşık on yıl boyunca organizasyon, üst düzey liderlikte birden fazla değişiklik yaşadı.

Bu durum, düşen satışlar, yeni rakipler ve artan malzeme maliyetleri gibi diğer etkenlerle birleşerek yaklaşık iki yılda bir stratejide önemli değişikliklere yol açtı.

İK'nın organizasyonun tüm unsurlarını strateji değişikliklerini destekleyecek şekilde kapsamlı olarak yeniden hizalamak üzere yeniden tasarım sürecine liderlik etmesi yerine, yönetici liderlik ekibi bunun yerine birden fazla yeniden yapılandırma yapılmasında ısrar etti.

Bu süreç boyunca organizasyonun farklı bölümleri 12 yeniden yapılandırmadan geçti. Bir vakada 100 kişilik bir ekip 400 kişiye yaklaşacak şekilde büyüdü ve yalnızca 18 aydan kısa bir süre sonra yeniden küçüldü.

Bu yıllar boyunca organizasyon yeteneklerini kaybetti, işten ayrılma ve çıkış paketleri için önemli harcamalara katlandı ve pazar payı kaybetmeye devam etti.

Karar alma yetkileri giderek belirsizleşti, işlevler arası ortaklıklar zorlaştı ve hesap verebilirlik azalmaya devam etti.

Hizalama ve tasarım pahasına neredeyse yalnızca yapıya odaklanılması sonucunda şirket stratejik hedeflerine ulaşmakla kalmadı, aynı zamanda kendi çabalarını da baltaladı.

Doğru Organizasyon Tasarımı Zaman Gerektirir

Kapsamlı bir organizasyon tasarımı sürecinin yürütülmesine karşı sıkça duyduğum itiraz, bunun çok fazla zaman aldığı ve yalnızca yeniden yapılandırma yapmanın daha hızlı olduğudur.

Bir İK profesyoneli olarak, liderliğin yavaşlayarak hızlanmanın değerini görmesine yardımcı olmak sizin görevinizdir.

Yeniden yapılandırma daha hızlı görünebilir; ancak kaybedilen verimliliğin, yetersiz kalan veya kaybedilen yeteneklerin, organizasyon genelindeki netlik eksikliğinin ve aşınan hesap verebilirliğin fırsat maliyeti, işe yaramayan şeyleri düzeltmeye çalışırken organizasyona nihayetinde daha fazla zaman (ve çoğu zaman daha fazlasını) kaybettirecektir. 

Yeniden tasarım süreci, organizasyonun başarıya ulaşacak şekilde yapılandırılmasını sağlamanın düşünülmüş ve kapsamlı bir yoludur.

Önemli çıkarımlar

• Organizasyon tasarımı ve organizasyon yapısı farklıdır. Organizasyon tasarımı, iş hedeflerine ulaşmak için süreçleri, iş akışlarını, stratejileri ve yapıyı kapsayan çeşitli organizasyon unsurlarının hizalanmasını içerir.
• Tasarımda İK'nın önemli rolü. İnsan Kaynakları (İK), liderliğin yalnızca yeniden yapılandırma yapmak yerine yeniden tasarlamaya bağlı olmasını sağlayarak organizasyon tasarımına liderlik etmede kritik bir rol oynar.
• Etkili organizasyon tasarımının ilkeleri ve süreci: Etkili organizasyon tasarımının temel ilkeleri iş hizalaması, gelişime uyum esnekliği, netlik ve yetenekleri elde tutmadır.