Takım Normları: Nedir ve Nasıl Oluşturulur

Ekip normları, ekibinizin birlikte nasıl çalıştığını ve işleri nasıl tamamladığını şekillendiren gayriresmî kurallar ve ortak beklentilerdir. Bu normları bilinçli bir şekilde tanımlamayı ve iletmeyi seçerek iş birliğini, performansı ve bağlılığı artırabilirsiniz. Bu makalede ekip normlarının neden önemli olduğunu gösterecek ve bunları oluşturmanız için basit adımlarda size rehberlik edeceğim; böylece ekibinizin en iyi şekilde çalışmasına yardımcı olabilirsiniz.

Ekip Normları Nedir?

Normlar, kurallar veya yönergelerle aynı şey değildir. Birkaç önemli açıdan farklılık gösterirler.

Resmiyet düzeyi

Genellikle normlar, ekip üyelerinin birlikte nasıl çalışacağını belirlemeye yardımcı olan gayriresmî, yazılı olmayan anlaşmalardır. Bunlar, ekipte işlerin nasıl yapıldığına ilişkin geleneksel olarak yazılı hâle getirilmemiş kurallardır; ancak ekibin, doğaları gereği gayriresmî kalmalarını sağlarken bunları oluşturması ve iletmesi mümkündür ve bu tercih edilir.

Öte yandan kurallar ve yönergeler resmî ve belgelidir; genellikle politikalar veya standart işletim prosedürleri biçimindedir.

Esneklik

Normlar esnek ve değişkendir; ekip veya durum değiştikçe resmî onay gerektirmeden kolayca uyarlanabilir ve gelişebilir.

Kurallar ve yönergeler daha katıdır. Resmî yapıları nedeniyle değiştirilmeleri için liderliğin onayı gerekir.

Nasıl oluşturuldukları

Normlar, ekip etkileşimleri ve deneyimleri aracılığıyla kolektif olarak şekillenir; kurallar ve yönergeler ise yetki sahibi biri (bir lider, işlevsel grup veya kuruluş) tarafından geliştirilir ve dayatılır.

Kapsam

Normlar, insanların belirli bir bağlamda nasıl birlikte çalıştığına odaklanır. Bir ekip veya gruba özgü durumsaldırlar ve kuruluş genelinde tutarlı değildirler.

Kurallar ve yönergeler daha geniş bir kapsama sahiptir ve genellikle kuruluşun tamamına tutarlı bir şekilde uygulanır.

Hesap verebilirlik ve uygulama

Normlar kişinin kendisi tarafından uygulanır ve karşılıklı hesap verebilirliğe dayanır. Uyulmaması, resmî bir ceza olmaksızın geri bildirim ve görüşme yoluyla ele alınır.

Kurallar/yönergeler, yetki sahibi bir kişi veya işlev tarafından uygulanır. Uyulmamasının genellikle resmî sonuçları olur.

Yüksek Performanslı Ekipler İçin Normların Önemi

Normlar, ekiplerin verimli çalışması ve etkili bir şekilde iş birliği yapması için gereken ortak anlayışı sağlayarak yüksek performansı teşvik eder. 

Ekibi ortak hedeflere ve hesap verebilirliğe yönlendirerek rekabet eden önceliklerin yarattığı dikkat dağıtıcı unsurları azaltmaya yardımcı olur.

Ekip normlarının oluşturulması, etkili bir çalışma dinamiğinin üç önemli şekilde yaratılmasına yardımcı olur:

1. Tutarlı beklentiler ve davranış

Yüksek düzeyde performans göstermek için ekiplerin tutarlılığa ihtiyacı vardır. Normlar, ekipte insanların yalnızca ne yaptığını değil, bunu nasıl yaptığını da belirleyerek odağı ve üretkenliği artırır; ayrıca her proje veya iş akışı için işlerin nasıl yapılacağına karar verme gereksinimini ortadan kaldırır.

Normlar, ekip üyelerinin birbirleriyle nasıl iş birliği yaptığı, nasıl karar aldığı ve nasıl iletişim kurduğu konusunda tutarlı beklentiler oluşturur; bunların tümü ekipleri yavaşlatabilecek belirsizliği ve çatışmayı azaltır.

2. Artan güven ve iş birliği

Google, ünlü Aristotle Projesi araştırmasında, yüksek performanslı bir ekibin en önemli belirleyici faktörünün psikolojik güvenlik, yani temelde ekipteki güven düzeyi olduğunu ortaya koydu. 

Normlar; ekibe verilen taahhütleri yerine getirme, hataların sorumluluğunu üstlenme ve sorunları çözmek için birlikte çalışma konusundaki beklenen davranışları ana hatlarıyla ortaya koyarak güvenin oluşmasını ve karşılıklı hesap verebilirliği hızlandırır.

3. Önceliklendirme için netlik

Ekip üyelerinin ortak hedefleri ve bireysel sorumluluk alanlarının bu hedefleri nasıl desteklediğine dair bir anlayışı olduğunda, herkes aynı ortak unsurlara dayanarak önceliklendirme yapabilir. 

İnsanların zamanlarını ve enerjilerini en önemli projelere ve kararlara odaklamalarına yardımcı olur ve sonuçların elde edilmesi için en yüksek önceliklerin neler olduğu konusundaki belirsizliği ortadan kaldırırlar.

Ekip Kurallarına Örnekler

Ekipler iş birliğinin çeşitli yönleriyle ilgili kurallar oluşturabilse de aşağıda en yaygın kural türlerinden bazı örnekler yer almaktadır.

1. Ekibin ne zaman ve nasıl iletişim kurduğu

Ekibin hem kendi içinde hem de işlevler arası iş ortaklarıyla ne zaman ve nasıl iletişim kuracağına ilişkin ortak beklentiler oluşturmak, açıklık ve üretkenlik sağlamak açısından büyük önem taşır. Bunlar şunları içerebilir:

• İletişim kanallarının kullanımı: Ekibin e-posta, anlık mesajlaşma, toplantılar ve genel toplantılar arasında ne zaman ve nasıl seçim yaptığı
• Yanıt süreleri: Acil ve acil olmayan mesajlara yanıt verilmesi için beklenen süreler vb.
• Aciliyet: Bir durum acil olduğunda nasıl iletişim kurulacağı ve neyin acil kabul edileceği.
• Bilginin şeffaflığı: Ekibin, ekip ve kuruluşun çeşitli kademeleri arasında bilgileri ne ölçüde şeffaf biçimde paylaştığı.
• Toplantı beklentileri: Toplantılara kimlerin davet edileceği, gündemlerin kullanımı, toplantı özetlerine ilişkin beklentiler ve bilgilerin kademeli olarak aktarılması.

2. Ekipte kararların nasıl alındığı

Kararların nasıl alındığı ve iletildiği konusunda ortak bir anlayışa sahip olmak, açıklığı ve hesap verebilirliği artırır. 

Bu, kararların verimli bir şekilde alınmasını ve ekip üyelerinin süreçteki rollerini anlamalarını sağlar. Karar alma konusunda yaygın kurallardan bazıları şunlardır:

• Belirli karar alma çerçevelerinin kullanımı: SWOT analizi, karar matrisi, RAPID veya RACI gibi araçların kullanılması.
• Karar vericinin net olması: Ekibin kararları ne zaman birlikte aldığı, kararın ne zaman lider tarafından verildiği ve ne zaman ekipteki başka birine devredildiği.
• Veriye dayalı kararlar: Görüşler yerine verilerin ne zaman kullanılacağına ve karar vermek için ne kadar veri gerektiğine ilişkin beklentiler.
• Kararı yeniden değerlendirme: Bir kararın yeniden değerlendirilmesinin ne zaman kabul edilebilir olduğuna ilişkin ölçütler.

3. Anlaşmazlıkların nasıl çözüleceği

Ekiplerde fikir ayrılıkları yaygındır, ancak fikir ayrılıkları ile anlaşmazlıkları birbirinden ayırmak önemlidir. 

Kurallar, sağlıklı tartışmaları teşvik etmeye ve bunların ekip dinamiklerine zarar veren çatışmalara dönüşmesini önlemeye yardımcı olabilir. Bazı örnekler şunlardır:

• Aktif dinleme: Ekip üyelerinin yanıt vermek için değil, anlamak için dinlemesi beklentisi.
• Açık diyaloğu teşvik etme: İnsanların görüşlerini tartışırken kendilerini güvende hissettiği ve saygılı bir şekilde fikir ayrılığı yaşayabildiği bir ortam oluşturulması.
• Anlaşamamayı kabul etme: Tartışmaların ne zaman sona ereceğine, kararların ne zaman alınacağına ve sonraki adımlar konusunda herkes hemfikir olmasa bile ekibin nasıl ilerleyeceğine ilişkin beklentiler belirlenmesi.
• Çözüm odaklı tartışmalar: Anlaşmazlıkları çözmek için aktif olarak çalışmayı ve sorun içinde sıkışıp kalmamayı taahhüt etme.

4. Ekip içinde ve işlevler arası iş ortaklarıyla iş birliği

İş birliği herkes için aynı anlama gelmez. Ekibin hem kendi içinde hem de işlevler arası iş ortaklarıyla nasıl çalışacağına ilişkin kurallar oluşturmak, üretken ve kapsayıcı bir ortamın geliştirilmesine yardımcı olur. Örnekler şunlardır:

• Proaktif iletişim: Bilgi paylaşımını teşvik etmek ve bilgi silolarını ortadan kaldırmak için ilgili bilgilerin ve güncellemelerin paylaşılması.
• Olumlu ve yapıcı geri bildirim sağlama: Ekip üyelerinin düzenli olarak belirli, davranışa dayalı geri bildirim vermesi ve geri bildirim almaya açık olması beklentisi.
• Uzmanlığa saygı gösterme: Ekip üyelerinin farklı beceri ve uzmanlıklarının kabul edilmesi, bunlara saygı gösterilmesi ve uzmanlıklarından etkili bir şekilde yararlanılması.
• Doğru iş ortaklarını sürece dahil etme: Roller ve sorumluluklara göre doğru kişilerin projelerde, toplantılarda ve görüşmelerde yer almasının sağlanması.

Ekip Kurallarını Oluşturma Adımları

Takım normlarını bilinçli bir şekilde oluşturmak iş birliğine dayalı bir süreçtir. Lider veya tarafsız bir kişi (ör. bir İK iş ortağı) süreci kolaylaştırsa da normlar, doğaları gereği takım tarafından kolektif olarak şekillendirilir.

Etkili bir takım normları oturumunu kolaylaştırmak için şu adımları izleyin:

Birden fazla bakış açısı toplayın

Takımın büyüklüğüne bağlı olarak, tüm takımın oturuma katılması pratik veya yararlı olmayabilir. 

Takım normları oturumları genellikle liderlik düzeyinde gerçekleştirilir; ancak takımın tüm düzeylerinden bakış açılarının dikkate alındığından emin olmak için aşağıdaki konularla ilgili anketler ve görüşmeler yoluyla bilgi toplayın:

• Mevcut takım normları
• Tercih edilen iletişim araçları
• Toplantı sıklığı ve etkililiği
• İş birliği araçları (mevcut veya gerekli)
• Mevcut takım dinamikleri
• Çalışma beklentileri (ör. uzaktan çalışma, mesai saatleri dışında e-postalara yanıt verme vb.)
• Geri bildirim ve takdir
• Karar alma süreci
• Takım değerleri ve öncelikleri

Oturumdan önce bilgileri bir araya getirip katılımcılarla paylaşarak insanların bilgileri okumaları ve özümsemeleri için zaman tanıyın.

Mevcut durumu değerlendirin 

Topladığınız bilgilerin yanı sıra katılımcıların bakış açılarını kullanarak mevcut durumu değerlendirin.

Her yanıtı yapışkan notlara yazmak, yanıtları temalara göre gruplandırabilmeniz açısından yararlı olabilir.

Ardından temaları gözden geçirip önceliklendirin. Örneğin, “Çalışma Beklentileri” kapsamına giren konuların zaten mevcut olduğunu, “İletişim” kapsamındakilerin ise mevcut olmadığını görebilirsiniz. Şunları değerlendirin:

• Üzerine inşa etmek veya normlara dönüştürmek istediğiniz, iyi işleyen neler var?
• Yeni bir norm oluşturularak iyileştirilebilecek, iyi işlemeyen neler var?
• Tartışmanın kapsamı dışında kalan neler var?

Ayrıca temalar arasında kesişen sorunlar olduğunu görmeye başlayabilirsiniz. Örneğin, güvenin veya güven eksikliğinin iletişimde, iş birliğinde, takım dinamiklerinde ve karar almada kendini gösterdiğini belirleyebilirsiniz.

Bu durumda, herhangi bir kategori etrafında birden fazla olası normu ayrıntılı olarak belirtmek yerine güvenle ilgili normlara öncelik vermek daha etkili olacaktır.

Burada değerlendirilebilecek bazı olası normlar; birden fazla sesin duyulmasını ve dikkate alınmasını sağlamak için kolektif problem çözmeyi teşvik etmek, sürekli iyileştirmeye odaklanarak projelerin bir parçası olarak açık bir geri bildirim döngüsü oluşturmak, risk alan ve bunlardan öğrenen kişileri herkesin önünde takdir etmek ve tüm kararların alındıktan sonraki 24 saat içinde e-posta yoluyla iletilmesini sağlamaktır.

Yeni normları tanımlamak için beyin fırtınası yapın

Her tema veya kategori için tanımlar oluşturmak üzere beyin fırtınası yapın. Tanımları “Ben” cümleleriyle ifade edin. Örneğin, “Bir hata yaptığımda bunu kabul ederim” ifadesini kullanın; “İnsanlar hata yaptıklarında bunu kabul eder” ifadesini değil. 

Tanımları kişiselleştirmek, her kişinin bu tanımlarda kendisini ve kendi davranışlarını görebilmesini sağlar.

Ayrıca “kurumsal dil” kullanmak yerine sade bir dil kullanmak daha iyidir. Örneğin, “Konu uzmanlarına danışın ve karar alma sürecini bilgilendirmek için uzmanlıklarından yararlanın” yerine “Konu uzmanına danışacağım ve tavsiyesine güveneceğim” yazın.

Listenizi son hâline getirmeden önce eksik ve tekrarlı noktaları dikkate alarak yazılı normları gözden geçirin.

İdeal bir norm sayısı yoktur ve amaç her şey için bir norm oluşturmaktan ibaret değildir. İletişim ve güvene odaklanan birkaç temel konuyu ele alarak veya en büyük çatışma noktalarını hedefleyerek başlayın.

Örneğin, takımda olup bitenler hakkında insanların yeterince bilgi sahibi olmadıklarını düşünmeleri nedeniyle hayal kırıklığı yaşanıyorsa, her alanın durum güncellemeleri sunduğu haftalık bir durum değerlendirme toplantısı oluşturun.

Normları takıma tanıtın ve desteğini alın

Normlar son hâline getirildiğinde bunları takımla paylaşın. Bu konuda bazı öneriler:

• Normları oluşturma amacını ve bunlara sahip olmanın takıma nasıl yardımcı olacağını açıklayın
• Son seçimlere temel oluşturması için çeşitli düzeylerden görüş topladığınızı hatırlatın
• Normu ve insanların sergilemesi beklenen davranışları açıklayın
• İnsanların soru sorması ve geri bildirimde bulunması için alan yaratın
• Takım üyelerinin normlara uyma konusunda birbirlerini nasıl sorumlu tutacaklarını açıklayın

Normları bir takım toplantısında uygulamaya koymak, normlara ilişkin heyecanı ve güveni göstermenin, insanların katılımını sağlamanın ve beklentileri belirlemenin harika bir yoludur. 

Gelecekte başvurabilmeleri için normların tek sayfalık bir belgede veya ekibin ortak kullandığı bir sitede yer aldığından emin olun.

Davranışları sergilemek ve insanlardan hesap sormak

İnsanların normları hızla benimsemesini sağlamak için liderlerin etkileşimlerinde bunları sergilemesi büyük önem taşır.

Normların herkes için geçerli olduğunu göstermek güven oluşturur ve ekip üyelerinin sergilenen davranışı takip etmesine yardımcı olur.

Örneğin, bir norm tüm toplantıların zamanında başlayıp zamanında bitmesi ise liderlerin toplantılara geç gelmesi veya toplantıları planlanandan uzun sürdürmesi fark edilecektir.

Ekip üyelerinin normlara küçük (örneğin, kişiye doğrudan olumlu bir yorum yaparak) ve daha büyük şekillerde (örneğin, bir ekip toplantısında elde edilen bir başarıyı kutlayarak) uyduğu durumları takdir etmek de önemlidir.

Aynı zamanda ekip üyeleri birbirlerinden hesap sormalı ve birinin normları sergilemediğini fark ettiklerinde gerçek zamanlı geri bildirim sağlamalıdır. Davranış değişikliği zaman alabilir ve başlangıçta insanların yalnızca bir hatırlatmaya veya biraz rehberliğe ihtiyacı olabilir. 

Ekip üyeleri, yapıcı bir şekilde birbirlerinden hesap sormanın hem güvenli hem de beklenen bir davranış olduğunu hissettiğinde, hesap verme sorumluluğu yalnızca liderlikten tüm ekibe geçer.

Son olarak, koşullar değiştiğinde normları yeniden gözden geçirin. Örneğin şirketiniz çoğu kişinin ofiste çalıştığı bir düzenden çalışanların çoğunun hibrit bir çalışma düzeninde çalıştığı bir düzene geçerse sanal ve yüz yüze iş birliğiyle iletişime ilişkin beklentileri yeniden değerlendirmek mantıklı olacaktır.

Ekip etrafındaki koşullarda esnek ve değişken kalındığında normlar güncel ve yararlı olmaya devam eder.

Ekip Normları Vaka Çalışması: “Önce Ekip” Zihniyetini Benimsemek

Birkaç yıl önce, tek bir iş birimi çatısı altında farklı işlevleri denetleyen üst düzey yöneticilerden oluşan bir liderlik ekibiyle çalıştım.

Ekip üyeleri birbirlerinden hoşlanıyor ve düzenli olarak bir araya geliyor olsa da karar alma süreçleri zaman alıyor ve çoğunlukla ekip liderine kalıyordu. 

İşlevsel ekipler, çoğu zaman farklı düzeylerde bilgi aldıklarını ve liderlik ekibinin farklı işlevler genelinde neler olup bittiğinden bazen habersiz kaldığını düşünüyorlardı.

Bölüm lideri, liderlik ekibinin bir bütün olarak iş birimine karşı daha büyük bir sorumluluk duygusu hissetmesini istiyordu. 

Patrick Lencioni’nin önce ekip kavramına odaklanan bir ekip normları oturumu yönettim. Bu kavram, yöneticilerin ve liderlerin kendilerine bağlı çalışanlara öncelik vermek yerine akranlarına ve bir bütün olarak işi yönetme görevine öncelik vermesi gerektiği fikrine dayanır.

Oturum sırasında liderler:

• İşlevi önceleyen bir zihniyetten “önce ekip” zihniyetine geçiş hakkındaki düşüncelerini ve tepkilerini incelediler.
• Daha büyük yararı gözetmek, açık ve ortak beklentilere sahip olmak ve ekibi oluşturmak için bilinçli şekilde çalışmak da dahil olmak üzere “önce ekip” anlayışının davranışlarını tartıştılar.
• Birbirleriyle etkileşim biçimlerini şekillendirecek belirli beklentiler ve davranışlar için fikirler geliştirdiler.
• Liderlik ekibine ilişkin normların bir listesini oluşturdular.

Oturumun sonunda liderlik ekibi şunları yapma konusunda anlaştı:

• Ekip lideri olmadan düzenli olarak bir araya gelmek ve önerileri ile kararları nihai onay için iş birimi liderine iletmek.
• Karar alırken ilk ölçüt olarak “İş birimi için en iyisi nedir?” sorusunu kullanmak.
• Önce ortak noktaları bulmak, ardından farklı bakış açılarını tartışmak.
• Bilgileri kendi sorumlu oldukları işlevler aracılığıyla tutarlı biçimde iletmek.

Liderler ekip normlarını birlikte oluşturarak kendilerinden ve akranlarından hesap sorma konusunda söz sahibi oldular; bunun sonucunda güven arttı ve iş birliği kolaylaştı. 

Bunun sonucunda liderlik ekibi, bir bütün olarak ekip için karar alma ve sorun çözme süreçlerinde daha etkin bir rol üstlenebildi.

Ekipleri de bu faydaları gördü. İş birliğine olan bağlılıkları sayesinde liderlik ekibi, birden fazla bakış açısının her zaman değerlendirilmesini ve sonuçların yalnızca belirli alanlara değil, tüm ekibe hizmet etmesini sağladı.

İş birimi lideri, liderlik ekibinin çoğu zaman kendisinden yalnızca görüşünü ve nihai onayını alarak karar verdiğini gördü; bu da onun “önce ekip” anlayışıyla kuruluşu yönetme işine odaklanmasını sağladı.

Uygulanabilir Çıkarımlar

Kendi ekip normlarınızı oluşturmaya nasıl başlayacağınızı düşünüyorsanız, işte başlamanıza yardımcı olacak üç uygulanabilir çıkarım:

1. Ekibinizde normlara duyulan ihtiyacı belirleyin. Ekibinizde nelerin zorlayıcı olduğunu düşünün ve verimsizlik yaşanan alanları değerlendirin. Ekip uygun şekilde bilgilendiriliyorsa iletişim konusuyla başlamanız muhtemelen gerekmez. İnsanlar, uzmanlık sahibi oldukları projelere dahil edilmedikleri için sık sık hayal kırıklığı yaşıyorsa, başlangıç noktası burasıdır.
2. Birlikte beyin fırtınası yapın. Normlar, tartışma ve fikir alışverişi yoluyla birlikte oluşturulur. Herkesin düşüncelerini bir Google dokümanına yazmasını ve oradan ilerlemeyi istemekle yetinmeyin; bunu iş birliğine dayalı bir süreç hâline getirin.
3. Esnek ve akışkan kalın. Siz ve ekibiniz normları oluşturduktan sonra, özellikle ekipte veya çevrede bir değişiklik olduğunda bunları düzenli aralıklarla yeniden değerlendirin. Ekip normlarınız içinde bulunulan koşullara uygun olmalı ve son derece ilgili hissettirmelidir.

İnsanları Yöneten İnsanlar Bültenine Abone Olun

Yüksek performanslı ekipler oluşturma konusunda daha fazla destek almak için İK ve iş liderlerine yönelik haftalık bültenimize abone olun. Kariyerinizde ilerlemenize ve kuruluşunuzda daha büyük bir etki yaratmanıza yardımcı olacak en yeni içeriklerimizin tümünü alacaksınız.