4 Basit Adımda Nasıl Asistan İşe Alınır

Gününüzü planlı tutmak ve görevleri yönetmek için yardıma ihtiyacınız varsa bir asistan işe almak büyük bir fark yaratabilir. Bu yazıda, bir asistan işe almanız için dört basit adımda size rehberlik edecek; tam olarak ne tür bir desteğe ihtiyacınız olduğunu, asistanınızın ne yapması gerektiğini ve ne kadar ödeme yapmanız gerektiğini belirlemenize yardımcı olacağım.

İş yükünüzü hafifletmek ve gününüzü daha verimli hâle getirmek için ihtiyacınız olan netliği ve desteği elde edin.

Neden Bir Asistan İşe Almalısınız?

Bir iş lideri olarak asistan işe almak size şu açılardan fayda sağlayabilir:

1. Zaman yönetimi: Planlama, e-posta yönetimi ve toplantı koordinasyonu gibi idari görevleri devretmek, olmanız gereken yerde olmanızı sağlar.
2. Artan üretkenlik: Bir asistan tekrarlayan görevleri üstlenerek bağış toplama, ürün geliştirme ve ağ kurma gibi yüksek değerli faaliyetlere odaklanmanıza olanak tanıyabilir.
3. Daha iyi organizasyon: İş akışınızı yapılandırmanıza, son teslim tarihlerini yönetmenize ve projeleri plan doğrultusunda ilerletmenize yardımcı olabilir.
4. Gelişmiş iletişim: Bir asistan, mesajları filtreleyen ve önemli iletişimlerin önceliklendirilmesini sağlayan bir kapı bekçisi görevi görebilir.
5. İşletmenin ölçeklenebilirliği: Girişiminiz büyüdükçe günlük operasyonları yöneten birinin bulunması, ölçeklendirme çalışmalarını destekler.
6. Geliştirilmiş iş-yaşam dengesi: Rutin sorumlulukları üstlenerek daha sağlıklı bir iş-yaşam dengesini korumanıza yardımcı olabilir.

Bir Asistan İşe Almak İçin 4 Basit Adım

1. Adım: Neyle ilgili yardıma ihtiyacınız olduğunu belirleyin

Bir asistan işe almanın ilk adımı, gerçekten neyle ilgili yardıma ihtiyacınız olduğunu ayrıntılı olarak değerlendirmektir. Sadece ellerinizi havaya kaldırıp yardım çığlığı atmanız yeterli değildir.

Örneğin bir genel sekreterin sorumluluğu, maaşı ve etkisi bir idari asistanınkinden oldukça farklı olabilir.

Size ve kuruluşunuza en çok fayda sağlayacak asistan türünü belirlemek için yöntemli, analitik ve iç gözleme dayalı bir yaklaşım benimsemeniz gerekir.

Kişisel zorlanma noktalarınız neler?

İnsansınız ve tüm insanlar gibi sizin de sınırlarınız var. Belki çocuğunuzun doğum günü partisinde kendinizi telefonunuzdan bir iş seyahati için rezervasyon yaparken yakaladınız (suçluyum!) ya da tatile çıkmak istediğinizde iş yerinde dayanabileceğiniz hiç kimsenin olmadığını hissediyorsunuz. 

Sağlıklı bir iş-yaşam dengesini koruma ihtiyacı, çoğu zaman kişisel asistan veya yönetici asistanı işe alma gereksiniminin temelindeki itici güçtür. 

İpucu: İster ofis dışında olduğunuzda sizin adınıza hareket edebilecek güvenilir bir sağ kol ihtiyacı olsun ister ofis malzemelerini yeniden sipariş edip kahve alabilecek güvenilir bir kişi ihtiyacı olsun, kişisel zorlanma noktalarınızın bir listesini hazırlayın.

Kuruluşunuzun zorlanma noktaları neler?

Kuruluşunuzda bir lider olarak zamanınız çok değerlidir. Kuruluş büyüdükçe ekibinizi büyütmeye, ürünler geliştirmeye ve müşterilerle ilgilenmeye daha fazla zaman ayırmak isteyeceksiniz.

Giderek daha fazla kişi, masrafları işleme koymanın yeni bir yolunu bulmak yerine şirket vizyonunu tanımlamanızı ve kuruluş stratejisini belirlemenizi bekleyecektir. 

Ayrıca ekip üyeleriniz yoğunlaştıkça ve zamanları daha değerli hâle geldikçe toplantılara zamanında ve hazırlıklı katılmanızı isteyeceklerdir.

İpucu: Kuruluşunuzun zorlanma noktalarının neler olduğunu düşündüğünüzü listeleyin; ardından ekip üyeleriyle konuşup onların ne düşündüğünü sorun. Bu listeler örtüşmeyebilir ve bir asistanın nasıl yardımcı olabileceği konusunda ortak bir anlayışa varmak, işe almanız gereken asistanın türünü bilmenin anahtarıdır.

Neleri devretmeye istekliyim, neleri değilim?

Çoğu küçük ve orta ölçekli işletmede herkes birden fazla rol üstlenir; kurucu veya işletme sahibiyseniz muhtemelen en fazla rolü siz üstleniyorsunuz. 

Bu durum yetki devrini zorlaştırır, ancak kuruluş büyüdükçe yetki devrini gerekli hâle de getirir. Bu adım, günlük kontrolün ne kadarından vazgeçmeye istekli ve bunu yapabilecek durumda olduğunuz konusunda derinlemesine düşünmenizi gerektirir.

Hangi görevleri ve küçük projeleri devretmeye istekli olup olmadığınıza karar vermeniz, işe almak istediğiniz asistanın türünü etkiler. 

Bunu yapmak için bir hafta boyunca faaliyetlerinizi takip edin ve analiz edin.

1. Her gün yaptığınız her şeyin bir listesini oluşturun ve zamanınızın yaklaşık olarak yüzde kaçını her birine harcadığınızı belirtin.
2. Kuruluşu ilerletmeye veya büyütmeye doğrudan katkıda bulunan faaliyetleri vurgulayın. Daha fazla zaman ayırabilmeyi dilediğiniz faaliyetleri not edin.
3. Güvendiğiniz ve yetkin birine devredebileceğinizi düşündüğünüz faaliyetleri vurgulayın.
4. Haftanın sonunda gözden geçirin, kendinize saatlik bir ücret belirleyin (belki kendinize saat başına 50 dolar ödüyorsunuzdur) ve listenizdeki tüm görevleri bu ücret karşılığında yapması için başka birine ödeme yapıp yapmayacağınızı değerlendirin. Yapmayacaksanız, muhtemelen kişisel asistan tutmanın zamanı gelmiştir.

2. Adım: İhtiyacınız olan asistan türüne karar verin

İhtiyaçlarınıza göre artık hangi tür asistanı işe alacağınıza, nerede çalışması gerektiğine (uzaktan veya ofiste) ve ona ne sıklıkta ihtiyaç duyduğunuza (tam zamanlı veya yarı zamanlı) karar verebilirsiniz.

Kişisel asistan: size kişisel destek

Kişisel asistanları (PA) hepimiz duymuşuzdur, ancak kişisel asistan tam olarak ne yapar? Kişisel asistan genellikle çok çeşitli görevlerden sorumludur:

• İdari destek; örneğin giderleri takip etmek ve gider raporlarını dosyalamak, toplantı gündemlerini hazırlamak, not almak ve dikte yazmak, çıktı almak ve dosyalamak
• Program yönetimi; örneğin toplantıları ve görüşmeleri planlamak, harici toplantı alanları kiralamak, genel takvim yönetimi
• Seyahat koordinasyonu; örneğin seyahat programları oluşturmak, uçuş ve otel rezervasyonları yapmak, müşteri etkinliklerini planlamak
• İletişim irtibatı; örneğin telefon aramalarını filtrelemek, e-postaları yanıtlamak
• Kişisel yardım; örneğin kuru temizlemeyi almak, kahve getirmek, köpeklerinizi gezdirmek

Kişisel asistan (bazı durumlarda yönetici kişisel asistanı olarak da bilinir) yalnızca sizi desteklemeye adanmıştır. 

Bununla birlikte iş dünyasında ve özellikle daha küçük kuruluşlarda “kişisel asistan” unvanı yaygın değildir. Hatta yakın zamanda LinkedIn'de yapılan bir iş araması, Kanada genelinde açık bir pozisyon bulunmadığını gösterdi.

Yönetici asistanı: size (ve belki başkalarına) iş desteği

Yönetici asistanı (EA), en yaygın kişisel asistan türüdür ve güvendiğiniz “sağ kolunuz” olarak görev yapar. Bir EA'nın size ek olarak kuruluşunuzdaki diğer yöneticileri de desteklemesi yaygındır.

Bir yönetici asistanı, PA ile benzer büro ve idari sorumluluklara sahip olur, ancak genellikle kişisel yaşamınızdan ziyade iş yaşamınızda sizi desteklemeye odaklanır. Bir EA'nın ek sorumlulukları şunları içerebilir:

• Mali yönetim; örneğin CEO'nun ve diğer yöneticilerin bütçelerini denetlemek
• Süreç oluşturma; örneğin yeni idari ve büro süreçleri.

Kitabında, “CEO’nun Gizli Silahı”, Jan Jones, kariyerini dünyaca ünlü kişisel gelişim ikonu Tony Robbins'in yönetici asistanı olarak tamamladı. Jones, “kahve yaptığını, mektuplar yazdığını, telefonları yanıtladığını, seyahatleri organize ettiğini, ekipleri işe alıp yönettiğini, idari operasyonlar kurup yürüttüğünü, küçük işletmeleri yönettiğini, büyük ve küçük projeler geliştirip yürüttüğünü, patronlarımın bir uzantısı olarak görev yaptığını, onların işlerine karşı her zaman tetikte olduğunu ve aynı zamanda sırdaşları, danışmanları, destekçileri ve arkadaşları rolünü üstlendiğini” anlattı.

İdari asistan: tüm ekibe destek

İdari asistan, kuruluşun tamamına büro ve idari destek sağlamaktan sorumludur. Bu nedenle size veya diğer yöneticilere destek vermeye daha az, şirketteki herkese yardımcı olan görevlere daha fazla odaklanır.

Kuruluşunuzun büyüklüğüne bağlı olarak doğrudan size ya da İnsan Kaynakları Direktörü veya İcra Kurulu Başkanı gibi başka bir üst düzey lidere veya yöneticiye rapor verebilir.

Ayrıca sanal asistan, ofis asistanı veya kıdem ve sorumluluk düzeyine bağlı olarak ofis yöneticisi olarak da adlandırılabilirler.

Bir idari asistanın genellikle şirket genelini kapsayan geniş sorumlulukları vardır; bunlar arasında şunlar bulunur:

• Ofis yönetimi: Ofis malzemelerini sipariş etme, tedarikçileri ve temizlik personelini yönetme, finansal operasyonların sorunsuz ilerlemesini sağlamak için üst düzey gider raporlama yazılımı kullanma.
• Etkinlik koordinasyonu: Şirket partilerini planlama, müşteri toplantılarını organize etme
• Müşteri ilişkileri: Resepsiyonda karşılama, müşteri çağrılarını yanıtlama.

Kuruluşunuzun büyüklüğüne bağlı olarak, yönetici asistanı ile idari asistanın görevlerini birleştiren bir pozisyon oluşturabilirsiniz. 

Daha fazlasını okuyun: Gider yönetimi yazılımı nasıl çalışır?

Personel şefi: Üst düzey stratejik ortak

Personel şefi (COS) rolü, yönetici asistanı rolü kadar yaygın değildir ve iş bağlamında yeterince anlaşılmamaktadır.

Bunun bir nedeni, bu rolün üst düzey bir liderin veya yöneticinin daha stratejik sorumluluklarından bazılarını, bir yönetici asistanının daha tipik sorumluluklarıyla benzersiz biçimde birleştirmesi; diğer bir nedeni ise daha çok siyaset dünyasıyla ilişkilendirilmesidir.

Personel şefi neredeyse her zaman CEO'ya rapor verir. Yukarıda açıklanan yönetici asistanı sorumluluklarına ek olarak, COS genellikle şunları yapar:

• Toplantılarda CEO'nun temsilcisi ve vekili olarak görev yapmak
• CEO adına bir proje portföyünü yönetmek
• CEO'ya iş danışmanı olarak hizmet vermek
• Yönetim kurulu toplantıları ve liderlik inzivaları gibi kurumsal iş ritimlerini yönetmek
• Şirket yöneticileri için stratejik planlama ve bütçelemeyi yönetmek.

Kitabında, “Personel Şefi”, Tyler Parris COS'u şöyle tanımlar: “mevcut bir yöneticinin liderlik ekibinin veya idari personelinin sorumlulukları arasında yer almayan her türlü görevi üstlenen, olağanüstü organizasyon ve insan ilişkileri becerilerine sahip bir kişi tarafından yürütülen, her şeyi kapsayan bir rol.”

3. Adım: Bir iş tanımı oluşturun, ücretlendirmeyi belirleyin ve işe alım yapın!

Hangi tür asistanı işe alacağınızı ve sorumlu olacağı görev türlerini biliyorsunuz; şimdi bir iş tanımı hazırlamanın, bu kişiye ne kadar ödeme yapmaya hazır olduğunuzu belirlemenin ve işe alıma başlamanın zamanı geldi!

Asistan iş tanımı oluşturma

İşe almak istediğiniz asistan için nasıl bir iş tanımı oluşturursunuz? İş tanımını, (1). Adımda belirlediğiniz görevler listesini, asistanın türüne bağlı olarak (2). Adımda sıralanan örnek kişisel asistan sorumlulukları ve kişisel asistan görevlerinden bazılarıyla birleştirerek oluşturmaya başlayabilirsiniz.

İş ilanınıza aşağıdakileri de eklediğinizden emin olun:

• Kuruluşunuz için çalışmanın sunduğu diğer yan haklar ve avantajlar
• Sizinle ve diğer yöneticilerle ne kadar yakın çalışacakları
• Pozisyonun şirketin başarısı üzerindeki geniş kapsamlı etkisi
• Beklenen davranışlar ve kişisel özellikler
• Gerekli/tercih edilen nitelikler ve deneyim.

Yetenekli adaylar üst düzey liderlikle çalışmaya büyük değer verir ve yaptıkları işin anlamlı olduğunu bilmek ister.

Daha ayrıntılı bilgi için Mariya Hristova'nın mükemmel makalesi olan ‘iş tanımı nasıl yazılır?’ yazısına göz atın.

Yarı zamanlı veya tam zamanlı, uzaktan veya yerel 

Unvan ve iş tanımına ek olarak, maaş ve ücretlendirme gibi konularda karar vermeden önce tam zamanlı (haftada yaklaşık 40 saat) bir çalışana mı yoksa daha çok yarı zamanlı çalışacak birine mi ihtiyacınız olduğuna karar vermeniz gerekir. 

Her birinin artıları ve eksileri vardır ve aşağıdakileri göz önünde bulundurmalısınız:

• Maliyetler: Yarı zamanlı istihdam, hem maaş hem de muhtemel tıbbi ve sağlık yardımları açısından size daha az maliyet çıkarır.
• Yeteneklerin bulunabilirliği: Genellikle tam zamanlı iş arayan daha fazla kişi vardır; bu nedenle pozisyonu yarı zamanlı olarak belirlemek, olası adayların sayısını sınırlayabilir.
• Ölçeği artırma / azaltma: Bir asistan için sahip olduğunuz iş miktarını fazla tahmin eder veya düşük tahmin ederseniz, tam zamanlı bir çalışanı yarı zamanlıya ya da tam tersine dönüştürmek zor olabilir.
• Öğrenme eğrisi: Sizinle tam zamanlı olarak yakın çalışan bir asistan, yarı zamanlı çalışan bir asistana kıyasla işe daha hızlı adapte olup daha erken etkili hale gelebilir.

Asistanınızın sizin ve ekibinizle birlikte ofiste fiziksel olarak bulunmasının ne kadar önemli olduğuna da karar vermeniz gerekecektir.

Uzaktan ve sanal çalışma için her birinin kendine özgü avantajları ve dezavantajları olan birçok farklı model vardır. Asistanınızın nerede çalışacağına ve çevrim içi kişisel asistan olup olmayacağına karar verirken büyük ölçüde görevleri ve kişisel tercihleriniz yönlendirici olacaktır.

Bir asistana ne kadar ödeme yapılması gerektiğini belirleme

Bir idari asistana ne kadar ödeme yapılmalıdır? Saatlik ücret mi yoksa yıllık maaş mı ödemelisiniz? Bu soruların yanıtı yine role, sorumluluklarına ve tam zamanlı veya yarı zamanlı olup olmadığına bağlıdır. 

Genellikle tam zamanlı bir asistan, yıllık maaş, tıbbi ve sağlık yardımları ile diğer mali yan hakları içeren bir toplam ücret paketi alır. 

Aşağıdaki tablo, en yaygın asistan pozisyonları olan yönetici asistanı ve idari asistan pozisyonları için çeşitli kamuya açık maaş kaynaklarına göre Kanada'daki tipik maaşları özetlemektedir.

4. Adım: İşe alım yapın, seçin ve işe yerleştirin!

Yeni asistanınızın iş tanımını oluşturdunuz, bir iş ilanı yazdınız, ödemeye hazır olduğunuz miktarı belirlediniz ve nerede, ne sıklıkta çalışacaklarına karar verdiniz.

Ayrıca İK geçmiş kontrolü çözümlerini kullanmak, böylesine hassas ve değerli bir pozisyon için işe alımın verimliliğini ve doğruluğunu artırır.

Bu temel unsurları elinizde bulundurduğunuza göre ideal adayınızı aramaya başlamaya hazırsınız!

İşe en uygun kişiyi bulma ve seçme konusunda ipuçları, püf noktaları ve rehberlik için çalışanların nasıl işe alınacağına ilişkin kullanışlı kılavuzumuza göz atın.

Siz Ne Düşünüyorsunuz?

Bir kişisel asistanı işe almak, daha etkili olmanıza ve daha az stres yaşamanıza nasıl yardımcı olabilir? Etkili bir asistanın kuruluşunuza ne gibi faydalar sağlayabileceğini düşünüyorsunuz? Kuruluşunuz için hangi tür asistan en uygun olur ve neden?

Bu sorularla ilgili görüşlerinizi aşağıdaki yorumlarda paylaşın ve dünyanın dört bir yanındaki liderlik ve yönetim uzmanlarının İK alanındaki en güncel düşüncelerinden haberdar olmak için People Managing People bültenine abone olun.