Etkili çalışan işe alıştırma uygulayan kuruluşlar, yeni bir çalışanın şirkete ve şirket kültürüne entegre edilmesi sürecinin yalnızca güzel bir hoş geldin mektubundan, harika bir ilk iş gününden veya ilk hafta oryantasyon programından ibaret olmadığını bilir. İşe alıştırma yazılımı, bu süreci sorunsuz hâle getirme konusunda yardımcınızdır.
Yeni çalışanları kuruluşunuza dâhil etmek söz konusu olduğunda, harika bir ilk izlenim her zaman harika ve kalıcı bir izlenime dönüşmez. Popüler bir İK yazılımı (HRIS) platformu sağlayıcısı olan Sapling HR'a göre, “En iyi çalışan işe alıştırma programları, yeni işe alınanların tam üretkenliğe ulaşırken tamamen desteklenmesini sağlamak için çalışanın ilk 90 günü boyunca devam eder...”
Bu makale, kuruluşunuza özgü ve ekip üyelerinizin ihtiyaçlarına göre uyarlanmış kendi işe alıştırma programınızı oluşturmanıza yardımcı olacak en iyi uygulamalardan bazılarına odaklanmaktadır.
Çalışanların İşe Alıştırılması Neden Önemlidir?
Araştırmalar, etkili bir yeni çalışanı işe alıştırma sürecinin (çoğunlukla yapılandırılmış bir oryantasyon programı içerir) şirket başarısı ve uzun vadeli çalışan bağlılığı, elde tutma ve üretkenlik üzerinde büyük ve olumlu bir etki yaratabileceğini göstermektedir.
Çalışanları işe alıştırmanın bazı faydaları şunlardır:
- Elde tutma ve sadakati en üst düzeye çıkarın: Bir çalışan işe alıştırma yazılımı şirketi olan Click Boarding'e göre, harika bir işe alıştırma deneyimi yaşayan çalışanların yüzde 69'u bir şirkette üç yıl kalmaya daha yatkındır.
- Şirket kültürünü güçlendirin: Etkili bir işe alıştırma süreci, yeni ekip üyelerinin şirketin vizyonunu, misyonunu ve değerlerini anlamasına yardımcı olur ve birlikte şirket kültürünü oluşturan beklenen davranış ve tutumları pekiştirir.
- Aidiyet ve kapsayıcılığı teşvik edin: Deloitte'un 2020 Küresel İnsan Sermayesi Eğilimleri anketine katılanların yüzde 93'ü, aidiyet duygusunun kurumsal performansı artırdığını belirtmiştir. Harika bir işe alıştırma süreci kaygıyı önemli ölçüde azaltabilir ve yeni çalışanın yeni ekibine aidiyet duygusunu artırabilir.
- Üretkenliği en üst düzeye çıkarın: Glassdoor tarafından yapılan araştırmaya göre, güçlü bir işe alıştırma süreci; net iş ve kurumsal beklentileri ortaya koyarak, hataları azaltarak ve zamandan ve hayal kırıklığından tasarruf sağlayarak üretkenliği yüzde 70'ten fazla artırabilir.
- İşletme riskini en aza indirin: İmzalanması gereken iş sözleşmeleri, tamamlanması gereken bordro formları ve incelenmesi gereken şirket politikaları ve prosedürleri vardır. Bunların çoğu hem işletmeyi hem de çalışanı korumak için yürürlüktedir.
- Çalışan devir maliyetlerini azaltın: SHRM'nin İnsan Sermayesi Kıyaslama Raporu'na göre, Amerika Birleşik Devletleri'nde işe alım başına ortalama maliyet $4,129 olmuş ve bir pozisyonu doldurmak ortalama 42 gün sürmüştür. Harika bir işe alıştırma süreci uzun vadeli çalışan bağlılığı oluşturabilir.
- En iyi yetenekleri çekin: Dünya küçüktür ve Glassdoor ve LinkedIn gibi siteler, çalışanların iş deneyimlerini diğer potansiyel adaylarla paylaşmasına olanak tanır. Yeni ekip üyelerinin katılım sürecinde onları destekleyen harika bir işe alıştırma deneyimi oluşturursanız, bunun haberi yayılacaktır.
Etkili Bir Çalışan İşe Alıştırma Süreci İçin Temel Başarı Faktörlerinden Bazıları Nelerdir?
Bu makalede ana hatlarıyla açıklanan en iyi uygulamalar, bir dizi temel faktörü de göz önünde bulundurmanız durumunda başarılı olacaktır:
- Açık bir amacınız olsun: İşe alıştırmanın neden önemli olduğuna, yeni çalışanın nasıl bir deneyim yaşamasını istediğinize ve hatta Glassdoor gibi sosyal medyada ve herkese açık forumlarda neler söylemesini istediğinize dair net bir vizyonunuz olsun.
- Sürprizleri en aza indirin: Herkesin alışık olmadığı bir durum ve ortama adım atması zor olabilir. Kıyafet kurallarının ne olduğunu ve ilk iş gününün ve haftasının nasıl geçeceğini bildirmek de dâhil olmak üzere, yeni çalışan için sürprizleri en aza indirin.
- Hazırlıklı olun: Yeni ekip üyeniz ilk gününe işe başlamaya hazır şekilde gelecek ve siz de hazır olmalısınız. İşe yeni çalışan kontrol listesi oluşturarak başlayın. Toplantıları ve eğitim oturumlarını önceden planlayın, bilgisayar ekipmanını ve çalışma alanını hazırlayın ve diğer ekip üyelerini yardımcı olmaları için hazırlayın. Yardımcı olması için bir yeni çalışan kontrol listesi şablonu bile hazırladım.
- Sabırlı olun: Yeni ekip üyeniz, işe alışırken neredeyse kesinlikle hatalar yapacak, oryantasyon programının bazı bölümlerini unutacak ve bir veya iki adımı atlayacaktır. Özellikle yeni çalışanları işe alıştırma söz konusu olduğunda “Sabır bir erdemdir”.
- Makul bir tempo belirleyin: Hiç kimse yangın hortumundan su içer gibi bilgi bombardımanına tutulmaktan hoşlanmaz; bu nedenle onları çok fazla bilgiyle bunaltmaktan kaçının. Aksi hâlde daha önemli şeyler gözden kaçabilir veya unutulabilir. Her şeyi öğrenmenizin ne kadar sürdüğünü hatırlamaya çalışın!
- Kaynaklar sağlayın: Onları önemli kişilerle tanıştırın ve çalışan el kitapları ile politika kılavuzları gibi kaynakların nerede bulunabileceğini gösterin.
- Esneklik oluşturun: COVID-19 sonrası birçok işletme uzaktan çalışmaya ve diğer sanal uygulamalara yöneldi. İşe alıştırma süreçlerinize esneklik dâhil edin; böylece bu süreçler ofiste çalışanlar ile uzaktan çalışanlara göre uyarlanabilir.
- Öğrenme ve gelişim: işe alıştırma iş akışına L&D'yi entegre etmek, hem kurumsal hedeflerle hem de bireysel beklentilerle uyumlu, kişiye özel gelişim planları oluşturmayı içerir. Bu yaklaşım, yeni çalışanları gerekli becerilerle donatmanın yanı sıra yeterliliğe ulaşmaları için yapılandırılmış bir yol sunarak onların mesleki gelişimine bağlılığı da gösterir.
- Bilgi yükü yönetimi: İçerik sunumunu stratejik bir şekilde yönetin. Kişiselleştirilmiş öğrenme yolları kullanmak, çalışanların bilgileri kendi hızlarında özümsemelerine olanak tanıyarak bilgilerin akılda tutulmasını ve etkileşimi artırır. Kısa ve odaklanmış modüller gibi mikro öğrenme tekniklerinden yararlanmak, eğitimi daha kolay anlaşılır ve daha az göz korkutucu hâle getirebilir.
Have an account? Log In
Çalışanları İşe Alıştırmada En İyi 8 Uygulama
Yeni bir çalışanın kuruma katkıda bulunmaya başlaması için gereken bilgi, beceri ve davranışları öğrenmesi aylar sürebilir.
İşe alıştırma süreci uzun bir döneme yayıldığından ve istihdamın ilk yılı boyunca devam edebildiğinden, belirli bir işe alıştırma gündemi, takvimi veya şablonu oluşturmak neredeyse imkânsızdır.
Bunun yerine, uzun vadeli hedefleri ve işe alıştırmanın başarılı olup olmadığını belirlemek için kullanacağınız ölçütleri oluştururken bu en iyi uygulamalardan bazılarını takip etmeyi deneyin.
En İyi Uygulama #1: Yeni çalışanınızın ilk iş gününden önce işe alıştırma sürecini başlatın
Umarız sorunsuz ve verimli geçen bir işe alım sürecinin ardından birçok kuruluş, oryantasyon ve işe alıştırma sürecini başlatmak için yanlışlıkla yeni çalışanın ilk iş gününü bekler.
Ancak birçok durumda, iş teklifi alındıktan sonra yeni çalışanınızın yeni işine başlayacağı zamana kadar günler, haftalar, hatta aylar süren bir gecikme olabilir.
Bu gecikme, ilk günden önceki zamanı heyecan oluşturmak, yeni çalışanın kendini hoş karşılanmış hissetmesine yardımcı olmak ve hızlı bir şekilde işe uyum sağlamak için ihtiyaç duyacağı düzenli bilgi akışını başlatmak üzere kullanmanız için harika bir fırsat sunar.
Bir kişinin teklifi kabul etmesi ile işe başlama tarihi arasındaki aşamaya işe başlamadan önceki hazırlık süreci denir. Bu konuda yardımcı olabilecek bazı ek kaynaklar: Yeni Çalışanların İşe Başlamadan Önceki Hazırlık Sürecini Kusursuz Yönetme
En İyi Uygulama #2: Harika işe alım ve karşılama uygulamaları oluşturun
Harika bir işe alıştırma deneyimi oluşturmak, harika ve uzun süreli bir ilk izlenim yaratmaya yardımcı olur. Ancak bu deneyim, yeni ekip üyelerinize bir kahve kupası veya şirket politikaları listesi göndermenin ötesinde birçok farklı unsurdan oluşur.
Yeni çalışanın işe hızlı bir başlangıç yapmasına yardımcı olmak ve onu yalnızca yeni işindeki ilk gününe değil, ilk ayına da hazırlamak için aşağıdaki yeni çalışan uygulamalarından bazılarını içeren bir yeni çalışan kontrol listesi oluşturmayı düşünün:
- Yeni çalışanı bir arama ve karşılama e-postasıyla karşılayın
- Yeni çalışana bir karşılama paketi gönderin (bazı promosyon ürünleri içerebilir)
- Yeni çalışanın iş araçlarını ve kaynaklarını hazırlayın
- Bir oryantasyon programı ve gündem hazırlayın
- İş arkadaşlarıyla tanışmaları ve kaynaşmaları için fırsatlar sunun
Tracy McDonald (Thinkific), LinkedIn'de paylaşım yaparak onlardan aldığı karşılama paketini gösteriyor.
En İyi Uygulama #3: Şirket kültürünü yerleştirmek için üst düzey yöneticileri sürece dahil edin
İşe alıştırma süreci yalnızca insan kaynakları ekibinizin sorumluluğu değildir. İK profesyonelleri genellikle yeni işe alınanların işe alıştırma programının oluşturulmasında rol alsa da işe alıştırma faaliyetlerini yürütmek tüm kuruluşun—ekip üyelerinin, yöneticilerin ve üst düzey yöneticilerin—sorumluluğundadır.
Örneğin bir kurucu gibi üst düzey bir yöneticiyi sürece dahil etmek, bu kişiye yeni çalışanların şirket kültürünü anlamalarına yardımcı olma, onları şirket tarihi hakkında bilgilendirme ve şirket değerlerini ve beklenen davranışları açıklama fırsatı verir.
Üst düzey yöneticileri sürece dahil etmenin birçok yolu vardır. Örneğin:
- Bir şirket sunumu yapabilirler;
- Binayı veya tesisi gezdirebilirler;
- Belirli bir eğitim konusu sunabilirler ve/veya
- Yeni ekip üyesini kahve içmeye veya öğle yemeğine çıkarabilirler.
En İyi Uygulama #4: İşe alıştırma yazılımlarından yararlanın
Etkili bir işe alıştırma süreci, yeni işe alınanların evraklarını tamamlamaktan yeni işe alınanlar için oryantasyon ve eğitim programları düzenlemeye kadar birçok farklı görev ve faaliyetten oluşur.
Birçok insan kaynakları bilgi sistemi, veri girişindeki tekrarları ortadan kaldıran, kâğıt tabanlı formların kullanımını azaltan ve genel süreci kolaylaştıran yerleşik işe alıştırma otomasyonu çözümlerine sahiptir.
Ayrıca hatırlatıcılar ve görsel iş akışları sayesinde, ilk birkaç önemli günde görevlerin gözden kaçırılmamasını sağlarlar.
Onaylar, bildirimler ve belge paylaşımı gibi tekrarlayan işe alıştırma görevlerini otomatikleştirmek için İK iş akışı yazılımlarından da yararlanabilirsiniz.
En İyi Uygulama #5: Çalışanınızla yaşayan bir güven anlaşması oluşturun
Bir güven anlaşması, ister bir grubun üyeleri arasında ister bir yönetici ile ekip üyesi veya üyeleri arasında olsun, olumlu bir çalışma ilişkisinin temelini oluşturur. Bu anlaşma iş birliği içinde oluşturulmalı, yazılı hâle getirilmeli ve yaşayan bir belge olarak düzenli şekilde gözden geçirilip güncellenmelidir.
Lorie Corcuera, DNEG İK Başkanı, şöyle diyor: “İşe alım ve işe alıştırma süreci, aidiyet oluşturmak için kilit anlardır. Mevcut işe alıştırma programınızı tamamlamak için çalışanınızla birlikte bir güven anlaşması oluşturun. Yeni işe alınan kişiden, ait olduğunu hissetmek için nelere ihtiyaç duyduğunu tanımlamasını ve paylaşmasını isteyin. Siz de yanıtınızı paylaşın. Bu, kapsayıcılığın ve aidiyetin sizin için önemli olduğunu gösterir.”
En İyi Uygulama #6: Düzenli olarak bire bir görüşmeler yapın
Ekip üyelerinizle düzenli bire bir (1:1) görüşmeler (aynı zamanda “kontrol görüşmeleri” olarak da adlandırılır) yapmanın temel amacı, siz (yönetici) ile ekibinizin bireysel üyeleri arasında olumlu ve üretken ilişkiler geliştirmektir.
Bu 1:1 görüşmelerini yeni çalışanınızın normal çalışma rutinine dahil etmek ve mümkün olduğunca erken bir alışkanlık hâline getirmek önemlidir. Oryantasyon ve işe alıştırma programlarının bir parçası olarak, ilk 1:1 görüşmenizi işe başladıkları ilk gün yapmayı düşünün. Bu, gelecekteki görüşmeler için zemin hazırlayacaktır.
En İyi Uygulama #7: İş arkadaşlarıyla bağlantı kurmaları için fırsatlar sunun
Yeni biri olarak bir ekibe katılmak zor olabilir. Yeni çalışanınızı yeni ekip arkadaşlarıyla bağlantı kurma çabalarında desteklemenin ve aidiyet ve kapsanmışlık duygularını güçlendirmenin birçok yolu vardır. Örneğin:
- İş arkadaşlarınızla kısa tanışma toplantıları planlayın.
- Mevcut ekip üyelerinden birinden yeni çalışanınız için mentor veya ekip arkadaşı olmasını isteyin.
- Birbirinizi daha rahat ve samimi bir ortamda tanımak için ekip öğle yemeği veya ekip oluşturma etkinliği düzenleyin.
- Yeni çalışanın ilk iş gününden önce, yeni ekibinin üyelerini tanıtan bir hoş geldin videosu paylaşın.
- Küresel işe alıştırma veya uzaktan çalışanların işe alıştırılması için, mümkünse ilk bir veya iki hafta boyunca ofise gelmelerini sağlayın.
Eğlenceli Fikir: Acemi Kurabiyeleri
Çalıştığım şirketlerden birinde “Acemi Kurabiyeleri” adlı bir uygulama vardı. Yeni çalışanlar kurabiye yapmaya (veya satın almaya) teşvik edilirdi; insanlar yanlarına gelir, kendilerini tanıtır, bir kurabiye alır ve sohbet ederdi. Yeni iş arkadaşlarıyla ilk kez tanışmak için harika (ve lezzetli!) bir yöntemdi!
En İyi Uygulama #8: Geri bildirim toplayın
İşe alıştırma, çoğu harika bir çalışan deneyimi oluşturmaya odaklanan çeşitli etkinliklerden oluşur. Bunu geliştirmenin bir yolu; görüşmeler, işe alıştırma anketleri ve yukarıda bahsedilen kontroller gibi mekanizmalar aracılığıyla geri bildirim toplamaktır.
Bu araştırmadan elde edilen geri bildirimler, işe alıştırma sürecini optimize etmenize yardımcı olacaktır.
İşe alıştırma ilk haftadan ibaret değildir
Etkili bir işe alıştırma süreci, çalışanın yeni görevinde kendini hazırlıklı ve motive hissetmesini ve şirkete katılma kararının doğru olduğunu düşünmesini sağlamalıdır.
Uygun bir işe alıştırma sürecine yatırım yapmak için zaman ayırmak, çalışan verimliliği ve elde tutma açısından karşılığını verecek ve işe alıştırma yatırım getirinizi artıracaktır.
Önemli olarak, işe alıştırma uyumluluğu ile ilgili istihdam yasalarına uymanıza da yardımcı olacaktır.
İşe alım yöneticileriniz ve İK ekipleriniz için bazı işe alıştırma eğitimlerine yatırım yapmanız gerekse bile bu yatırım meyvesini verecektir.
Daha önce belirtildiği gibi, işe alıştırma ilk haftadan ibaret değildir ve bir kişinin yeni görevine tam anlamıyla uyum sağlaması bir yılı bulabilir.
Genel kanı, yaklaşık ilk 90 gün için bir işe alıştırma planınız olması gerektiğidir.
Böyle bir plan oluşturma konusunda yardım almak için Kuruluşunuzun İşe Alıştırma Süreci İçin 30 60 90 Günlük Plan Nasıl Yazılır + Şablon başlıklı yazıyı okuyun.
