Kötü bir işe alımın maliyetinin yaklaşık 17.000 dolar olduğu tahmin ediliyor (fırsat maliyetini göz önünde bulundurduğunuzda bunun muhafazakâr bir tahmin olduğunu söyleyebilirim).
Uygun işe alım planlamasının son derece önemli olmasının nedenlerinden biri de budur.
İster yıllık, ister altı aylık, isterse üç aylık olsun, tüm ekip liderlerini bir araya getirerek her ekibin nasıl büyüyüp gelişeceğini tartışmak ve anlamak, sürdürülebilir büyümenin anahtarıdır.
Birçok işe alım planlama döngüsünde deneyim kazanmış biri olarak, burada verimli ve sürdürülebilir bir işe alım planının neden ve nasıl oluşturulacağını açıklayacağım.
İşe Alım Planı Nedir?
İşe alım planı, bir kuruluşun belirli bir dönem içindeki işe alım ihtiyaçlarını ana hatlarıyla ortaya koyan stratejik bir belge veya süreçtir. Büyüme öngörüleri, iş stratejisindeki değişiklikler, çalışan devir oranları ve mevcut iş gücündeki beceri açıkları gibi faktörlere dayanarak kuruluşun gelecekteki yetenek ihtiyaçlarını öngörmeyi içerir.
Çoğu zaman işe alım planı, stratejik bir plandan çok operasyonel bir plan olarak değerlendirilir. Bunun nedeni, planın her zaman belirli bir işe alım bütçesi, zaman ve kaynaklar dâhilinde uygulanabilir olması gerekmesi ve kapsamlı analizler içerme olasılığının daha düşük olmasıdır.
Neden Bir İşe Alım Planı Oluşturulmalı?
İşe alım planı oluşturmak çeşitli nedenlerle önemlidir:
Stratejik uyum
İşe alım planı, kuruluşunuzun yetenek ihtiyaçlarının genel stratejik hedeflerle uyumlu olmasını sağlar.
Plan, gelecekteki yetenek gereksinimlerini öngörerek kuruluşun hedeflerini ve girişimlerini destekleyecek doğru yeteneklerin hazır bulunmasını sağlamaya yardımcı olur.
İşe alım verimliliği
İşe alım planı olmadan kuruluşlar, aceleyle veya tepkisel biçimde yürütülen işe alım süreçleriyle ilişkili verimsizliklerle ve artan maliyetlerle karşılaşabilir.
İyi tanımlanmış bir plan, kaynakların etkili şekilde tahsis edilmesine ve işe alım ile işe alıştırma için gereksiz harcamaların en aza indirilmesine yardımcı olarak daha iyi bir aday deneyimi sağlar. Ayrıca yanlış işe alım ve gereğinden fazla işe alım yapılmasının önlenmesine de yardımcı olur.
İş gücü çeşitliliği
Kuruluşlar, çeşitlilik ve kapsayıcılık girişimlerini işe alım planına dâhil ederek daha çeşitli bir aday havuzunu çekebilir ve iş gücü içinde kapsayıcı bir kültürü teşvik edebilir. Bu durum daha iyi karar alma, yenilikçilik ve çalışan memnuniyeti sağlayabilir.
Çalışanların elde tutulması
İyi uygulanmış bir işe alım planı yalnızca yeni çalışanların işe alınmasını değil, aynı zamanda onların kuruluş içindeki uzun vadeli başarısını ve kuruluşta kalmasını da dikkate alır.
Örneğin rollerin ve sorumlulukların tanımlanmasına yardımcı olur ve kurum içi hareketlilik ile gelişim hakkında görüşmelerin önünü açar.
Genel olarak işe alım planı, etkili yetenek kazanımı ve yönetimi için bir yol haritası sunmaya yardımcı olur; kuruluşların başarıyı destekleyen becerili ve motive bir iş gücü oluşturmasına ve bunu korumasına katkı sağlar.
Kimler sürece dâhil olmalı?
İşe alım planlaması, işe alım ve insan kaynakları ekipleri ile liderlik arasında yürütülen iş birliğine dayalı bir süreçtir:
- İşe alım yöneticisi: Rol için gereken beceriler ve nitelikler hakkında bilgi sağlar.
- İnsan kaynakları: Planlama sürecini yönetir ve planı hayata geçirir.
- Bölüm yöneticileri: Yeni çalışanların farklı ekiplerle nasıl etkileşim kuracağı ve hangi yetkinliklerin gerekli olduğu konusunda görüş sunar.
- Ekip üyeleri: Ekip üyelerinden neye ihtiyaç olduğunu düşündükleri hakkında geri bildirim toplar.
- Üst yönetim: Özellikle stratejik veya üst düzey pozisyonlarda, şirketin hedefleri ve vizyonuyla uyumu sağlamak için yöneticilerin sürece dâhil olması gerekebilir.
- Finans departmanı: İşe alım planının kuruluşun bütçesi ve finansal planlamasıyla uyumlu olmasını sağlar.
Bir işe alım süreci akış şeması oluşturuyorsanız, yüzme kulvarı yaklaşımını kullanmak her departmanın sorumluluklarını hesaba katmanıza yardımcı olabilir.
İşe Alım Planlama Süreci
İşe alım stratejisi sürecinin akışı kabaca şöyledir:
- İşe alım önceliklerinin stratejik hedeflerle uyumlu olmasını sağlamak için şirket ve ekip hedeflerini belirlemek.
- Belirli beceri ihtiyaçlarını/eksikliklerini değerlendirmek. Genellikle ihtiyaçlarınızı belirlemenin en kolay yolu bir beceri eksikliği analizi gerçekleştirmektir. Ayrıca, yeni işe alım planıyla birlikte kullanılacak bir organizasyon şeması oluşturmak, raporlama hatlarını ve çalışma ilişkilerini görselleştirmeye yardımcı olur.
- Beceri eksikliğinin mevcut ekip için koçluk yoluyla giderilip giderilemeyeceğini değerlendirmek. Giderilemiyorsa pozisyonları oluşturun.
- İnsan Kaynakları/Yetenek Kazanımı ekibiyle birlikte iş tanımları oluşturun
- Bu kişiyi işe alma fikirlerinizi görüşmek için diğer ekip liderleriyle birlikte çalışın; böylece görev çakışması yaşanmaz.
- Ne zaman işe alım yapmanız gerektiğine ve yeni çalışanları nasıl işe alacağınıza dair bir plan oluşturun.
Ben bu süreci, önümüzdeki 12 ay (daha kısa da olabilir) için şirketteki her liderle bir işe alım planlama oturumu düzenleyerek yürütüyorum ve beceri eksikliği analizi ile pozisyon oluşturma gibi konuları birlikte ele alıyoruz.
Bu süreç boyunca bizi iş gücü planlaması alanına taşıyan sorular soruyorum. Mevcut iş performansı ihtiyaçlarını anlamaya çalışıyor, ardından beceri eksikliklerinin mevcut ekip için koçluk yoluyla giderilip giderilemeyeceğini değerlendiriyorum.
Bundan sonra, tüm farklı liderlerin çalışan sayılarını (iş tanımları da dahil olmak üzere) bir araya getirmek ve bazı ekiplerin potansiyel olarak aynı pozisyonlar için işe alım yapıp yapmadığını belirlemeye başlamak önemlidir.
Aşağıdaki ekiplerde buna dikkat etmek gerekir:
- Satış <> Pazarlama
- Mühendislik <> Ürün <> BT <> Veri
- Finans <> İş Operasyonları <> Veri
- İnsan Kaynakları <> Finans
- Finans <> Satın Alma (zaten finans bünyesinde değilse).
Örneğin bir keresinde, Finans tedarik biriminin başına geçecek birini işe almak istediğinde müdahale etmek zorunda kaldım; oysa tedarik zinciri ekibi zaten tedarik biriminin başına geçecek birini arıyordu!
Çoğu zaman bu durumlar, bir ekibin diğer ekipten yeterli bilgi veya kapasite alamadığını hissetmesi ve aradaki boşluğu kapatıp sorumluluğu devralması için birini işe almanın yardımcı olacağını düşünmesi nedeniyle ortaya çıkar (ancak bu hiçbir zaman işe yaramaz).
Have an account? Log In
İşe Alım Planı Hazırlarken Sorulması Gereken Sorular
Doğru soruları sormak, işe alım planınızı daha stratejik ve sürdürülebilir hale getirir.
Çoğu ekip yöneticisi, işe alım ihtiyaçlarının en önemli yönlerini, ayrıca bir pozisyonun kapsamını ve aciliyetini sizin ve kendilerinin anlamasına yardımcı olacak şekilde aşağıdaki soruları yanıtlayabilmelidir. İster bir asistan işe almak ister daha uzmanlaşmış bir pozisyonu doldurmak istiyor olun, bu sorular çok önemli bir netlik sağlar.
S: Hangi kaynaklara/bütçeye sahipsiniz (varsa)?
Kabul edelim, burada belirleyici faktör büyük ölçüde budur. Tüm kontrol listesini gözden geçirdiğinizde, sahip olduğunuz bütçeyle ihtiyaç duyduğunuz kişiyi bulamayacağınızı fark ederseniz, aşağıdaki yanıtlarla birlikte bu konuyu görüşmek üzere Finans/C düzeyindeki yöneticilere geri dönebilirsiniz.
Bütçeniz yoksa, Finans ekibine öneride bulunabilmek için masrafı göz önünde bulundurun. Daha küçük bir bütçeye uyum sağlamak için belirli beceriler veya kıdem düzeyi gibi konularda ödün vermeniz gerekebilir.
S. Bu kişi burada ne yapacak? Bu pozisyondan ilk 6 ayda/12 ayda/daha uzun sürede beklediğimiz belirli çıktılar nelerdir?
Bu kişiye neden ihtiyaç duyulduğuna net bir şekilde odaklanılabilmesi için belirli çıktılar hakkında konuşmanızı öneririm. Yalnızca becerilere göre işe alım yapmaktan kaçınmanın yolu budur (yani “Bu kişinin becerilerinin ekipte bulunması iyi olurdu”—peki ne yapacak?).
S. Şirket içinde en çok kimlerle etkileşimde bulunacaklar? İşe alım sürecinde veya iş tanımının oluşturulması sırasında onların görüşlerine ihtiyacımız var mı?
Günümüzde şirkette işlevler arası etkileşimde bulunmayan çok az sayıda rol var. Dışarıdan görüş almak rolün kapsamını genişletebilir veya daraltabilir, ancak her iki durumda da role daha uygun hale gelmesini sağlar.
Örneğin, Finans departmanı Veri alanında çalışacak birini işe almak istiyorsa, mevcut Veri ekibi onlara neyi sağlamıyor?
S. Bu roldeki kişi ile şirketteki başka biri arasında görev örtüşmesi var mı? Varsa, örtüşme ne ölçüde ve bu rolü gerekli kılan farklılıklar neler?
Yukarıdaki örneğe devam edersek, Finans bir Veri çalışanı işe alırsa bu kişinin Veri ekibiyle çalışması gerekecek. Ancak bu kadar fazla örtüşme olması uygun mu, yoksa Veri ekibi Finans'a ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlayacak kapasiteye sahip mi? Ya da raporlama hatlarını net tutmak için Veri ekibi bu kişiyi doğrudan mı işe almalı?
S. En iyi adayın bu rolde başarılı olabilmesi için hangi deneyim ve/veya becerilere ihtiyacı olacak?
Bu, sizin ve işe alım yöneticisinin aradığınız şey hakkında bir fikir edinmenizi sağlar. İdeal olarak, bazı kriterler “olmazsa olmaz” ve bazıları da “olsa iyi olur”.
Bu, role duyulan ihtiyacı daha da pekiştirmeli ve aciliyet hakkında düşünmeye başlamanızı sağlamalıdır. Örneğin, aklınıza yalnızca iletişim ve öz motivasyon konusunda iyi olan kişiler geliyorsa, fazlasıyla belirsiz ifadeler kullanmaktan kaçınmalı ve sonuçlara geri dönmelisiniz. Elbette, aşırı kuralcı olmak da bir engeldir.
(Bu konuyu aday bulma hakkındaki makalemde biraz daha ele alıyorum).
S. Bu role ne zaman ihtiyaç var—dün mü, 3 ay içinde mi, 6 ay içinde mi?
Rolün aciliyeti hakkında düşünmeye burada başlarız. Bu, sizin ve yetenek kazanımı ekibinin bir rolün ne zaman ilan edilmesi gerektiğini, aciliyetin ne düzeyde olduğunu ve şu anda bu role ne kadar kaynak ayrılması gerektiğini planlamanıza yardımcı olur.
S. Bu kişiyi 6 ay içinde işe almazsak ne olur?
Bu, aciliyet hakkında düşünmeye yönelik zihinsel bir egzersizdir. “Hedeflerimize ulaşamayız” deyip bu soruyu geçiştirmek kolaydır.
Bu kaynağa sahip olmadığınızda, ancak ekibinizin talepleri aynı kaldığında neler olacağını düşünmek için zaman ayırın. Rolün aciliyetini gerçekten anlamanın yolu budur.
Kariyerim boyunca yalnızca bir yöneticinin bana “Hey Mariya, rolüm acil değil ama 6 ay içinde bu kaynağa ihtiyacım olacağını ve bunun zor bir pozisyon olacağını sana önceden bildirmek istedim, bu yüzden şimdi ilanı yayınlayalım” dediğini duydum. Gözlerim yaşardı—siz de böyle olun!
S. Bu süre zarfında sorumluluğu kim üstlenebilir/üstlenecek?
Bu, yine rolün aciliyetini değerlendirmeye yardımcı olur ve aynı zamanda birim yöneticisinin şirket içinde biri için gelişim fırsatı içeren bir hedef oluşturmayı veya bunu o kişinin gelişim planının bir parçası haline getirmeyi düşünmesini sağlar.
İşe alımın çoğu zaman ilk başvurulan çözüm olduğunu gördüm, ancak bu soruya geldiğimizde ekipte zaten yeterince değerlendirilmeyen birçok kişinin bulunduğunu keşfediyoruz.
S. Varsa kariyer yolu nedir?
Her yönetici birini işe almayı düşündüğünde bunu göz önünde bulundurmalıdır. Bazen cevap, rol zaten çok üst düzey olduğu için bir kariyer yolunun bulunmadığıdır (örneğin üst düzey yönetici pozisyonu için işe alım yapılması).
Ancak diğer zamanlarda bunun nedeni, şirketin dikkatlice değerlendirildiğinde bu kişiye yalnızca belirli bir süre için ihtiyaç duymasıdır. Böyle bir durumda, proje sonrasında boşta kalacak bir çalışan yerine bir yüklenicinin çalışandan daha iyi bir seçenek olup olmadığını sormaya değer.
S. Şu anda işe alım yapacak zamanınız var mı/ne zaman zamanınız olacak?
İşe alım, haftalık takvimin önemli bir bölümünü kapsamalıdır ve rol ne kadar acilse, birinin işe alım sürecine ayırmaya hazır olması gereken zaman da o kadar fazla olmalıdır.
İş ilanı yayımlamak, aday takip sistemini kontrol etmek, sosyal medyada paylaşım yapmak, özgeçmişleri ön elemeden geçirmek ve mülakat yapmak zaman alır.
İnsanların zaman ayırmayı hesaba katmayı unuttuğunu gördüğüm diğer şeyler arasında uygun mülakat geri bildirimi sağlamak (üst düzey yetenekler iyi geri bildirim gerektirir), geçmiş kontrolleri yapmak ve işe alıştırma süreci yer alır.
Ekipleri hızlı bir şekilde büyütmek isteyen işe alım yöneticileriyle yaptığım görüşmelerde genellikle, ekiplerinin tüm yeni çalışanlar için harika bir işe alıştırma süreci yürütme kapasitesine sahip olup olmadığı gündeme gelir. Kapasite bir sorunsa, süreçleri kolaylaştırmaya yardımcı olması için bir işe alıştırma yazılımı aracı kullanmayı düşünebilirsiniz.
S. Peki ya şirket kültürü?
Yukarıdakilerin hiçbirinde "şirket kültürüne uyum” konusundan bahsetmediğime dikkat edin. Bunun nedeni, bu aşamada bunun gerçekten sınırlayıcı olabileceğine ve önyargı kaynağı oluşturabileceğine kesinlikle inanmamdır.
İdeal adayın davranışları, becerileri ve deneyimiyle uyum gibi unsurlara odaklanırsanız, tüm yeni çalışanlarınızın aynı kalıptan çıkmış gibi görünmesini önlersiniz.
Bu soruların yanıtlarını aldıktan sonra liderinize veya liderlik ekibine geri dönün ve işe alım planını görüşün.
Size özel bir işe alım ekibi/kaynağı varsa, rolünüzün aciliyeti konusunda eşit derecede veya daha acil rollere sahip diğer ekiplerle tartışmaya hazırlıklı olun.
Yukarıdaki soruların yanıtları, ilerleyen aşamalarda hem seçim sürecine hem de işe alım kararına yön verme avantajına da sahiptir; yani çifte görev üstlenirler!
İşe Alım Planlama Kontrol Listesi
Çoğu şirket yıllık veya altı aylık stratejik işe alım planıyla faaliyet gösterir; bu nedenle, planladığınız işe alım dönemi başladığında doğrulamanız ve planlamanız gereken unsurların bir kontrol listesi aşağıdadır.
- Şirket için genel bir işe alım planı
- Her ekibin sahip olduğu farklı roller için dönem boyunca işe alım yapabileceği bir alan
- Eklemekte olduğunuz rolle ilgili olarak farklı işlevlerden paydaşlarla doğrulama yaptınız
- Yukarıdaki bölümdeki tüm soruları yanıtladınız
- İK/Yetenek ekibiyle iş tanımları oluşturmaya başladınız
- Bu kişiyi nasıl işe alacağınızı düşünmeye başladınız (çalışanları nasıl bulacağınız, mülakat soruları veya işe alım sürecindeki görevler)
- Rol için ilan yayımlayıp işe alıma başladıktan sonra, bir sonraki aşama için ekibinizin bir sonraki yinelemesinin nasıl görüneceğini düşünmeye başlarsınız.
İşe Alımı Uygun Şekilde Planlamaya Zaman Ayırmak Büyük Kazanç Sağlar
Bir işe alım planı zaman alır. Emek yoğun olabilir ve sizi henüz hazır yanıtlarınızın olmadığı şeyler hakkında düşünmeye zorlayabilir.
Ancak bu, süreçten geçmenizi ve planlamayı daha sürdürülebilir ve doğru hâle getirmek için biraz daha derinlemesine ele almaya çalışmanızı engellememelidir.
Tam zamanında, ben bu makaleyi yazarken bir arkadaşım bana aşağıdaki hikâyeyle ulaştı.
Becerilerini beğenen bir şirketle görüşüyorlardı; ancak şirket, neredeyse 9 ay boyunca arkadaşımın değerlendirildiği rolleri değiştirmeye devam etti.
Bu, herkesin zamanının boşa harcanmasıdır ve muhtemelen arkadaşımı görüşmeye dâhil ettiklerinde gerçekten bir planlarının olmadığının göstergesidir.
Bu durum bana, deneyimini gördüklerini ve ne yapacaklarını bilmeden “Böyle bir deneyime sahip birinin ekibimizde olmasını çok isteriz” tuzağına düştüklerini düşündürüyor.
Sonunda süreçten aniden çekildiler; herkesin zamanını boşa harcadılar ve geride buruk bir tat bıraktılar.
Keşke size bunun özellikle kötü bir aday deneyiminin tek seferlik bir örneği olduğunu söyleyebilseydim, ama değil. Yetiştirdiğimiz bu “önce işe al, sonra soru sor” ortamında bunun norm hâline geldiği görülüyor.
Ben de bu ölçeklendirme çalışmalarının bir parçası oldum—ekipleri bir yıl içinde iki, hatta üç katına çıkardım—ancak bu toplantılarda her zaman sorgulayıcı ses olmaya çalıştım.
Bu, birlikte çalıştığım ekiplerin akıllarında daha net bir hedef bulunmasına yardımcı oldu; böylece onlar da doğru adaylara en iyi aday deneyimini sunabilir ve harika bir işveren markasını koruyabilirler.
İşe alım hedefleri, diğer tüm hedefler gibi ele alınmalıdır—uygulamaya geçmeden önce planlama için harcadığınız her dakika, geri dönüp hataları düzeltmek ve zaman kaybetmek için harcamayacağınız en az birkaç dakika demektir.
Bu, insanları hiçbir zaman işten çıkarmayacağınız anlamına geliyor demiyorum; ancak doğru yolda olup olmadığınızı kontrol etmek için zaman zaman kendinizi sorgulamanız her zaman sağlıklıdır.
Sizin için işe alma ve işten çıkarma zamanla yalnızca sayılar veya kalemler gibi görünmeye başlayabilir, ancak insanlar için bu onların geçim kaynağıdır.
İşe Alım Konusunda Güncel Kalma
İşe alım konusundaki en son gelişmeleri takip etmek istiyorsanız yapabileceğiniz birkaç şey var.
Bunlardan biri, işinizle ilgili en son teknolojiyi ve piyasa taleplerini genel bakış açısıyla değerlendirmenize yardımcı olacak bir işe alım kursuna katılmayı düşünmektir.
Diğeri ise People Managing People bültenine abone olmaktır. İşe alım alanında neler olup bittiğini yakından takip etmek ve panel tartışmalarından ve uzmanlarla yaptığımız röportajlardan edindiğimiz içgörüleri paylaşmak için sürekli çalışıyoruz; tüm bunları doğrudan gelen kutunuza alabilirsiniz!