Düşük performans gösteren bir çalışan; teslim tarihlerini kaçırmak, kalite açısından yetersiz kalmak veya sürekli geç gelmek gibi nedenlerle iş yerindeki net beklentileri karşılamayan kişidir.
Bu makalede, düşük performansı nasıl tespit edeceğinizi, bunu ele almanın neden önemli olduğunu açıklayacak ve beklentileri tam olarak karşılamayan çalışanları yönetmenize ve desteklemenize yardımcı olacak beş basit adımda size rehberlik edeceğim.
Düşük performans gösteren bir çalışanla ilgilenirken seçenekleriniz nelerdir?
Bir çalışanın performans standartlarını veya beklentilerini karşılayamaması anlamına gelen düşük performansa ilişkin pek çok örnek vardır. Bunlardan bazıları şunlardır:
- Düşük iş kalitesi
- Hedeflere veya teslim tarihlerine ulaşamama
- Süregelen kişiler arası çatışma
- Zayıf zaman yönetimi
- Aşırı devamsızlık veya geç kalma
- İtaatsizlik.
Düşük performansı etkili bir şekilde ele almak; çalışanları gelişime yönlendirmek için net performans geliştirme yöntemleri benimsemeyi ve performans yönetimi araçlarınızdan en iyi şekilde yararlanmayı gerektirir. Bir ekip üyesi işinin herhangi bir alanında düşük performans gösterdiğinde şunlardan birini yapabilirsiniz:
- Sorunu görmezden gelmek: başınızı kuma gömün ve düşük performansın mucizevi bir şekilde kendiliğinden düzelmesini umun.
- Çalışanı işten çıkarmak: ekip üyenizin işine son verin ve yeni birini işe alın.
- Çalışanın işini onun yerine yapmak: devreye girin ve düşük performans gösterdiği iş alanlarını üstlenin.
- Onu farklı bir role geçirmek: mevcut rolünde düşük performans gösteriyor olabilir, ancak belki farklı bir rolde daha başarılı olabilir.
- Performans sorununu düzeltmek: ek eğitim ve gelişim içerebilecek yapılandırılmış bir performans iyileştirme süreci uygulayın.
Bu makalenin odağı yukarıdaki ‘5’ numaralı seçenek olsa da, genellikle önce değerlendirilmesi gereken en iyi seçenek olduğu için, her zaman doğru seçenek olmayabilir.
Düşük performansla ilgilenmek neden önemlidir?
Zor ekip üyeleriyle yaşanan sorunları yönetmek, iş yerindeki düşük performansı ele almaya ve iyileştirmeye çalışırken büyük önem taşır. Yukarıda belirtilen seçeneklerden birine karar verirken aşağıdakileri göz önünde bulundurun:
- Çalışan devir hızının maliyetleri: Benefit News’e göre, tek bir istifa şirkete çalışanın yıllık maaşının üçte birine kadar mal olabilir. Bu maliyetin üçte ikisi, verimliliğin azalması ve yeni birinin eğitilmesi gibi unsurlardan kaynaklanabilirken, kalan üçte birlik kısmı işe alım gibi “doğrudan” maliyetlerden oluşabilir.
- Ekip morali üzerindeki etkisi: düşük performans gösteren çalışan bir fanusun içinde çalışmıyorsa, iş arkadaşlarının performansından bir şekilde olumsuz etkilenme ihtimali yüksektir. Bu durum ekip performansı değerlendirmelerinde de kendini gösterecektir. Sorunu görmezden gelmek veya onun yerine işleri yapmak, ekibinizin geri kalanına doğru mesajı vermez ya da bir yüksek performans kültürü oluşturmaz.
- Çalışanlara saygı: birini işten çıkarmak bazen daha kolay bir yol gibi görünebilir, ancak özellikle biraz çabayla düzeltilebilecek bir sorunsa, “hemen karar verirseniz”, ekibiniz bunu sorumluluğunuzdaki kişilere saygı eksikliği olarak görebilir ve psikolojik güvenlik duygusunu zedeleyebilir.
- Performansı düzeltmenin maliyetleri: bazen düşük performans gösteren bir çalışanın performansını artırmasını sağlamak yalnızca çok pahalı, çok zaman alıcı veya başka nedenlerle imkânsız olabilir. Bu durumlarda birini işten çıkarma ya da farklı bir role geçirme gibi zor bir karar vermeniz gerekebilir.
Yöneticiler, sorun yaşayan çalışanlar için performans iyileştirme planlarına göre ilerlemeyi takip etmek amacıyla çeşitli İK vaka yönetimi araçlarına ve özellikle performans yönetimine odaklanan yazılımlara güvenir.
Artık, en güçlü yapay zekâ destekli analiz araçlarını kullanan gerçek zamanlı performans yönetimi, liderlerin karar verme sürecindeki hataları azaltma ve performans sorunlarının ilk etapta bir probleme dönüşmesini önleme potansiyeline sahiptir.
Bir çalışanın düşük performans gösterdiği nasıl anlaşılır?
Alışkanlık hâline gelen geç kalma durumumda, önemli bir toplantıya sonunda geç kaldığımda sorun yöneticim için netleşti. Ancak bu durum her zaman bu kadar açık değildir.
İyi iş çıkardığını düşündüğüm bir ekip üyesiyle, bir yöneticiyle çalıştığımı hatırlıyorum. Performans hedeflerini gerçekleştiriyordu, diğer yöneticilerden olumlu geri bildirimler almıştım ve müşteriler de onu seviyordu.
Ancak ona bağlı çalışan kişilerle konuştuğumda bazı sorunlar olduğunu öğrendim. Bu durum, bir performans iyileştirme süreci başlatmama neden oldu.
İK için OKR'leri uygulamak, çalışanların düşük performansını ele almak üzere yapılandırılmış performans planları oluşturulmasına yardımcı olur.
Aşağıda, gerçek veya olası performans sorunları hakkında erken uyarı almanızı sağlamak için uygulayabileceğiniz birçok kontrol ve denge sisteminden bazıları yer almaktadır.

- SMART hedefleri veya OKR'ler belirleyin: Bunlar, sizin ve ekip üyenizin ilerlemeyi kontrol etmek için kullanabileceği sağlam bir temel sağlar. Örneğin, ikiniz “haftalık 10.000 $ satış gerçekleştirme” hedefi üzerinde anlaşır ve çalışanınız haftada yalnızca 5.000 $ tutarında satış kapatırsa bu, düşük performansın bir göstergesi olabilir.
- Düzenli kontroller ve bire bir görüşmeler : Sanal veya yüz yüze olmalarından bağımsız olarak, 1:1 görüşmeleri bir çalışanın nasıl performans gösterdiğini değerlendirmede kritik bir unsurdur. Çalışanınızla düzenli olarak görüşebilir, üzerinde çalıştıkları konular hakkında bilgi alabilir, hedeflere doğru ilerlemelerini öğrenebilir ve performanslarını etkileyebilecek sorunları anlayabilirsiniz.
- Çalışan geri bildirim sistemleri: Ekip üyemin düşük performansını, ekibindeki kişilerle yaptığım üst yöneticiyle doğrudan görüşme toplantıları sayesinde öğrendim. Çalışan anketleri, 360 derece performans değerlendirmeleri ve çalışanınızın iş arkadaşlarıyla yapılan gündelik konuşmalar da sizi olası performans sorunları konusunda uyarabilecek yararlı geri bildirim yöntemleridir.
- Dış paydaş geri bildirimi: Çalışan geri bildirimlerine ek olarak müşteriler, iş ortakları ve tedarikçiler gibi kuruluş dışındaki kişilerden de geri bildirim almak önemlidir. Müşteri değerlendirmeleri, Net Tavsiye Skorları ve memnuniyet anketleri gibi kaynaklardan elde edilen veriler, bir çalışanın performansını nasıl artırabileceğiniz konusunda çoğu zaman değerli bilgiler sağlayabilir.
- Performans yönetimi yazılımı: Yukarıda sıraladığım kontrollerin çoğu, iyi bir performans yönetimi yazılımı kullanılarak uygulanabilir. Bu, bireysel, ekip ve kuruluş performans verilerini toplamanızı sağlar. Birçok yazılım paketi, işleri kolaylaştırmak için veri analizi, raporlama ve otomasyon da sunar.
- Verimlilik değerlendirmeleri: Çalışanların belirli bir zaman dilimi içinde görevleri tamamlama ve hedeflere ulaşma konusundaki verimliliğini ve etkinliğini değerlendirin. Bunları takip etmek ve geri bildirim sağlamak; güçlü yönleri, iyileştirilmesi gereken alanları ve genel performansı artırma fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur.
Performansı ölçmek için gelişmiş yöntemler
Çalışan değerlendirmelerinin nesnelliğini artırmak, adil ve doğru performans değerlendirmeleri yapılmasını ve çalışanların geri bildirimleri daha iyi kabul etmesini sağlar. Değerlendirmelerin nesnelliğini artıran, yaygın olarak kullanılan iki yöntem Davranışa Dayalı Derecelendirme Ölçeği (BARS) ve Değerlendirme Merkezleri'dir.
Have an account? Log In
BARS
BARS, nicel derecelendirmeleri belirli davranışların nitel açıklamalarıyla birleştirerek performansı değerlendirmek için daha nesnel bir çerçeve sunar.
BARS, belirsiz veya öznel ölçütlere dayanmak yerine, farklı performans düzeyleriyle ilişkili temel davranışları tanımlar. Örneğin, müşteri hizmetleri rolünde “müşteri şikâyetlerini etkili bir şekilde çözer” gibi davranışlar yetersizden olağanüstüye kadar bir ölçekte değerlendirilebilir.
Bu yöntem, değerlendirmelerin gözlemlenebilir ve işle ilgili davranışlara dayanmasını sağlayarak önyargıyı ve kişisel yorumu azaltır.
Değerlendirme Merkezleri
Bu yaklaşım, çalışanları işle ilgili simüle edilmiş durumlara yerleştirerek kapsamlı biçimde değerlendirir. Bu simülasyonlar şunları içerebilir:
- Rol yapma
- Sorun çözme çalışmaları
- Liderlik, iletişim ve karar verme gibi yetkinlikleri değerlendirmek üzere tasarlanmış grup görevleri.
Birden fazla değerlendirici bu etkinlikleri gözlemler ve puanlar; bu da bireysel değerlendirici yanlılığını en aza indirmeye yardımcı olur. Çeşitli alıştırmaların ve değerlendiricilerden oluşan bir ekibin kullanılması, özellikle tek yöntemli değerlendirmelerin yetersiz kalabileceği karmaşık rollerde, çalışanın yeteneklerinin daha nesnel biçimde değerlendirilmesini sağlar.
Hem BARS hem de Değerlendirme Merkezleri, değerlendirmeye yönelik yapılandırılmış ve davranış temelli yaklaşımlar sunarak öznel yanlılığı azaltır ve çalışanlara daha net, uygulanabilir geri bildirimler sağlar.
Performans yönetiminde hukuki ve İK uyumluluğu
Uyumluluk açısından hedefiniz, hukuk ekibinizi sürece dahil ederken performans yönetimi adımlarını İK politikalarıyla uyumlu hâle getirmektir. Bu, şeffaf süreçler oluşturmanıza ve bu durumları nasıl yönettiğiniz konusunda yetkinlik kazanmanıza yardımcı olur.
PIP oluşturma ve İK iş birliği
Hiç kimse Performans İyileştirme Planı (PIP) tasarlamaktan veya uygulamaktan hoşlanmaz. Çoğu zaman işe yaramazlar ya da çalışanlar tarafından işten çıkarılmanın habercisi olarak görülürler.
performans yönetimi yaklaşımınızı sürekli geliştiriyorsanız bunun böyle olması gerekmez.
PIP söz konusu olduğunda, planın oluşturulması yönetici, İK temsilcileri ve hukuk ekibi arasında bir iş birliği olmalıdır. Bu iş birliği, adil yaklaşım korunurken PIP'in iş yasalarına ve şirket politikalarına uygun olmasını sağlar.
İK, planın açık ve ulaşılabilir hedeflerle yapılandırılmasına yardımcı olabilirken hukuk ekibi, hiçbir eylemin ayrımcı veya adaletsiz olarak yanlış yorumlanamayacağından emin olur ve böylece hukuki itiraz riskini azaltır.
Geri bildirim ve uyumluluğun belgelenmesi
Uygun belgelendirme, uyumluluğun temel unsurlarından biridir. Yöneticiler, tüm geri bildirim görüşmelerini, performans değerlendirmelerini ve düşük performansı ele almak için atılan tüm adımları titizlikle belgelemelidir.
Bu kayıtlar, çalışanların ilerlemelerini anlamalarına yardımcı olmanın yanı sıra herhangi bir anlaşmazlık ortaya çıkması durumunda hukuki koruma da sağlar.
Performansı düzeltmek için atabileceğiniz 5 adım
Erken uyarı sistemlerinizden biri çalışanlarınızdan birinin performans sorununu belirlemenize yardımcı oldu ve sorunu düzeltmeye çalışmaya karar verdiniz. Harika, peki şimdi ne olacak?
Atacağınız adımlar, performans sorununun tam niteliğine göre biraz değişecektir; ancak aşağıda belirtilen adımlar, çalışanın performansının yalnızca bir yönünün sorun olduğu çoğu durumda geçerli olacaktır (ör. işe geç kalma).
Tüm alanlarda düşük performans gösterdikleri nadir durumlarda, çalışanı farklı bir role geçirmek veya tamamen kurumdan çıkarmak değerlendirilmeye değer olabilir.
1. adım: Gerçekleri kontrol edin ve araştırma yapın
Çalışanla konuşmadan önce, performans sorununun temel nedenini anlamak için kapsamlı bir araştırma yapın. Sorunun çalışanın işinden mi yoksa düşük performans gösteren ekip üyeleri veya gerçekçi olmayan beklentiler gibi dış etkenlerden mi kaynaklandığını belirlemek için müşteri şikâyetleri, çalışma arkadaşlarının geri bildirimleri ve bireysel çıktılar gibi nesnel ölçütleri inceleyin.
Kök neden analizi, altta yatan sorunları ortaya çıkarmanıza ve herhangi bir görüşme başlatmadan önce tabloyu eksiksiz görmenize yardımcı olabilir. Çalışanın yaşamının başka bir alanında sorun yaşadığını ve eleştiri yerine kurumun desteğinden yararlanabileceğini fark edebilirsiniz.
Düzenli olarak hâl hatır sormak ve kaynak sağlamak gibi küçük adımlar, bu sorunların performansı etkilemesini önlemede büyük fark yaratabilir.
2. adım: Performans standartlarınızı yeniden değerlendirin
Performans standartlarınızın makul ve açık olup olmadığını yeniden değerlendirmek için biraz zaman ayırın. Beklentileriniz gerçekçi değilse veya doğru şekilde iletilmemişse sorun çalışandan çok yönetimle ilgili olabilir.
Düşük performans gösteren çalışanınızla konuşmadan önce, performansına ilişkin beklentilerinize uzun ve eleştirel bir gözle bakın ve kendinize şu soruları sorun:
- Performans standartlarım yakın zamanda değişti mi, örneğin yükseldi mi?
- Çalışanım, bu standartlar yürürlüğe girdiğinden beri bunları hiç karşıladı mı?
- Diğer ekip üyeleri aynı standartlara ulaşabildi mi?
- Performanslarını etkileyebilecek yeni sorumluluklar ekledim mi?
- Ekip üyelerime beklentilerimi karşılamak için ihtiyaç duydukları tüm eğitim ve kaynakları sağladım mı?
3. adım: Performans yönetimi görüşmesi yapın
Araştırmanızı yaptıktan, performans beklentilerinizi gözden geçirdikten ve meşru bir performans açığı olduğundan makul ölçüde emin olduktan sonra çalışanınızla konuşmanın zamanı gelmiştir.
Deneyimlerime göre performans görüşmeleri bir sanat dalıdır. Her sorun farklı olduğu ve her kişi geri bildirimi farklı şekilde aldığı için etkili geri bildirim verme konusunda tek bir yöntem yoktur.
Bununla birlikte, daha iyi performans değerlendirmeleri yapmanıza yardımcı olabilecek bazı en iyi uygulamalar vardır. Öncelikle, görüşmeyi İK'nın huzurunda ve yöneticinin liderliğinde gerçekleştirin. Bu, şeffaflık ve denetim açısından yardımcı olur ve PIP'nizin İK politikalarıyla uyumlu olmasını sağlayacak bir rehberlik sunar.
Bu uygulamalara ek olarak aşağıdakileri deneyin:
- Öz olun: lafı dolandırmayın; sorunun sizin bakış açınızdan ne olduğunu mümkün olduğunca kısa ve gerçeklere dayalı şekilde açıklayarak doğrudan konuya girin ve toplantının amacının onların düşüncelerini almak ve bir eylem planı oluşturmak olduğunu belirtin.
- Açık olun: performans standartlarını karşılamıyor olmalarının nedeni, bu standartların neden önemli olduğunu veya ekiplerini ya da kuruluşu nasıl etkilediğini anlamamaları olabilir.
- Dürüst olun: düşük performanslarının sizi hayal kırıklığına uğramış, mahcup olmuş veya hatta öfkeli hissettirdiğini söylemeniz sorun değildir. Aynı şekilde, sorun işten çıkarılmanın eşiğinde olacak kadar ciddiyse bunu da bilmeleri gerekir.
- Saygılı olun: dürüstlük, bir çalışana kaba veya aşağılayıcı davranmak için asla mazeret değildir. Zor mesajları sakin ve saygılı bir şekilde ilettiğiniz sürece bunu yapmak yararlıdır.
- Empati kurun: görüşmenin onların bakış açısından nasıl ilerlediğini hayal etmeye çalışın. Bu onlar için büyük bir sürpriz mi? Kendilerini bunalmış veya endişeli mi hissediyorlar? Kişisel sorunlarla mı uğraşıyorlar?
- Meraklı olun: düşüncelerini ve görüşlerini mutlaka sorun ve çok sayıda açık uçlu soru yöneltin. Bu, bütün resmi görmenize, savunmacı veya meydan okuyan bir tutum içindeyseler bir sorun olduğunu fark etmelerine ve çözüm sürecine dahil olmalarına yardımcı olur. Örneğin:
- Proje kilometre taşlarına ulaşma konusundaki ilerlemeniz hakkında ne hissediyorsunuz?
- Bu yeni özelliği oluşturma konusunda mühendislik ekibinden ne tür bir destek alıyorsunuz?
- Sizce o müşterinin teslim tarihini neden kaçırdık?
7. Destekleyici olun: ister ek eğitim ve gelişim, ister işlerinde değişiklikler, isterse yalnızca duygusal destek yoluyla olsun, onları nasıl desteklemeye hazır olduğunuzu açıklayın.
Performans geliştirme planını hazırlamanın bir sonraki adımına hemen geçmeye veya bunu sonraki bir toplantıya ertelemeye karar vermeden önce performans görüşmesinin nasıl geçtiğini değerlendirin.
Doğru performans değerlendirme araçları sayesinde yöneticiler, çalışanların gelişmesine yardımcı olmak için veriye dayalı rehberlik sunabilir.
Bazı durumlarda çalışanınız duygusal olabilir ve bir eylem planını görüşmek için doğru ruh hâlinde olmayabilir ya da sorun daha karmaşık olabilir ve çözümünü anlamak için daha derinlemesine çalışma gerekebilir.
4. adım: Performans geliştirme planı hazırlayın
Siz ve çalışan, bir performans sorunu olduğu ve bunu çözmeye her ikinizin de kararlı olduğu konusunda hemfikir olduğunuzda bir performans geliştirme planı hazırlamanın zamanı gelmiştir. Bu plan genellikle şunları içerir:
- Performans standardının açıklaması: çalışanın üzerinde çalıştığı performans unsurlarını (ör. satış hedeflerine ulaşma, iş arkadaşlarıyla iletişim vb.) ve ulaşmaya çalıştığı belirli standardı (ör. haftalık $XX tutarında satış) açıklayın.
- SMART hedefleri içeren eylem planı: belirlediğiniz performans standardına ulaşmak için çalışanın atabileceği belirli performans hedeflerini ve “küçük adımları” ayrıntılandırın; ör. XX tarihine kadar stratejik satış kursuna katılmak, ZZ tarihine kadar LinkedIn'de YY potansiyel müşteriye ulaşmak vb.
- Değerlendirme süresi: çalışanın performansını düzeltmek için ne kadar süreye sahip olduğunu ve ne sıklıkla kontrol görüşmesi yapacağınızı belirleyin. Tipik planlar, performans sorununa bağlı olarak 1-6 ay arasında değişir.
Son olarak, gelişimlerini destekleyebilecek eğitim programları veya mentorluk gibi mevcut kaynakları ana hatlarıyla açıklayın. Değerlendirme süresini belirlemek ve performans standardının önemini ve iyileşme sağlanmaması durumunda doğabilecek olası sonuçları açıklamak kritik öneme sahiptir.
5. adım: İlerlemeyi kontrol edin ve sonuçları takdir edin
Her şey netleştiğine ve performans geliştirme planınız hazır olduğuna göre, çalışanınızı planı uygulama sürecinde desteklemenin zamanı gelmiştir.
Bu uygulamanın kritik bir parçası, doğru yolda olup olmadıkları konusunda sizden düzenli geri bildirim almaktır (ya da olmadıklarını öğrenmektir).
Bu uygulamanın kritik bir parçası, doğru yolda olup olmadıkları konusunda düzenli geri bildirim sağlamak da dâhil olmak üzere performans yönetiminde en iyi uygulamaları takip etmektir. Performans izleme araçları, gerçek zamanlı performans geri bildirimini teşvik etme konusunda burada son derece faydalı olabilir.
İlerlemeleri hakkında düzenli bire bir kontroller gerçekleştirin ve mümkün olan her durumda olumlu sonuçları takdir edip ödüllendirin. Bu kontrolleri ayrıca rota düzeltmeleri yapmak, ilerlemelerinin önündeki engelleri aşmalarına yardımcı olmak ve gerekirse planı düzenlemek için kullanabilirsiniz.
Güven Oluşturmak İçin İletişim Uygulamaları
Bu, apaçık bir ifade gibi görünebilir ancak tekrarlanmaya değer. Açık ve etkili iletişim, düşük performans gösteren bir çalışanı yönetmenin önemli bir parçasıdır. Güveni teşvik eder ve psikolojik güvenliği sağlar; ayrıca şeffaflığın korunmasına ve geri bildirime empatiyle yaklaşılmasına yardımcı olur.
Akılda tutulması gereken bazı noktalar şunlardır:
More Articles
İletişim sıklığı
Düzenli kontroller, yöneticilerin zamanında geri bildirim sunmasına, endişeleri ele almasına ve rehberlik sağlamasına olanak tanıyan temas noktaları oluşturur.
Tutarlı iletişim, yanlış anlaşılmaları önler ve çalışana ilerlemesinin adil ve özenli bir şekilde takip edildiği konusunda güven verir.
Geri bildirimi gelişim odaklı sunun
Geri bildirimi yalnızca eleştiri olarak değil, mesleki gelişim için bir fırsat olarak sunmak, çalışanın motivasyonunu ve gelişme konusundaki bağlılığını önemli ölçüde artırabilir.
Yöneticiler geri bildirimi gelişim için bir araç olarak çerçevelediğinde, odak noktası geçmişteki hatalardan gelecekteki potansiyele kayar. Bu gelişim odaklı bakış açısı, çalışanların süreci düşük performansa verilen bir tepki olarak değil, becerilerini ve kariyerlerini geliştirmeye yönelik bir yol olarak görmelerine yardımcı olur.
Yöneticiler, hedefin uzun vadeli gelişim olduğunu vurgulayarak çalışanları performans sorunlarını ele almaya yönelik daha olumlu ve proaktif bir tutum benimsemeye teşvik edebilir.
Son bir tavsiye
Buraya kadar geldiyseniz tebrikler! Takdirimin küçük bir göstergesi olarak, düşük performans gösteren çalışanları yönetme konusunda benimsediğim son bir tavsiyeyi sizinle paylaşayım: her zaman iyi niyet varsayın.
Deneyimlerime göre çoğu insan işini iyi yapmak ister ve iyi yapılmış bir işle gurur duyar.
Kimse kötü bir iş çıkardığını hissetmekten veya bunu bilmekten hoşlanmaz; bu nedenle aksini öğrenene kadar ekip üyenizin performansını en az sizin kadar düzeltmek isteyeceğini varsayın. Bu, harika bir iş birliğinin önünü açmaya ve işlerin yeniden yoluna girmesine yardımcı olabilir.
Her zaman olduğu gibi bol şans ve liderlik yolculuğunuzda size yardımcı olacak, uzmanlar tarafından yazılmış daha düzenli makaleler ve kaynaklar için People Managing People bültenine abone olun.

