Sådan håndterer du akavede og ubehagelige samtaler: Hvad alle nye ledere bør vide
Føler du, at du ikke ved, hvordan du skal have svære samtaler med medarbejdere? Du er ikke alene.
Interact, et kommunikationskonsulentfirma, undersøgte over 2.000 ledere for at finde ud af, hvilke samtaler der gjorde ledere mest utilpasse.
De spurgte lederne, om de syntes, det var mere akavet at give negativ feedback, vise sårbarhed, viderebringe “virksomhedens linje” eller bare give deres team klare instruktioner.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Resultatet?
Med en betydelig margin var ledere mest utilpasse ved… kommunikation generelt.
Ja, det er rigtigt. Mere end to tredjedele af lederne ville foretrække ganske enkelt ikke at kommunikere med deres teams overhovedet.
Det er ærligt talt ret bekymrende. Hele grundlaget for præstationsledelse er baseret på konstruktive samtaler mellem ledere og deres direkte medarbejdere.
Medarbejdere, der modtager hyppige og meningsfulde tilbagemeldinger, har fire gange større sandsynlighed for at være engagerede på arbejdet og 3,6 gange større sandsynlighed for at føle sig motiverede til at udføre deres bedste arbejde.
Hvis størstedelen af lederne ikke kan lide at give tilbagemeldinger – eller tilsyneladende bare at tale med deres team – er det ikke overraskende, at de fleste medarbejdere ønsker mere feedback, og at mere end hver tredje føler sig ikke værdsat.
Så hvis du er leder, ny eller erfaren, og gerne vil kunne håndtere svære samtaler og få det bedste frem i dit team, er denne artikel noget for dig. Vi gennemgår:
- Hvorfor det er så vigtigt at gøre en indsats for at give tilbagemeldinger
- Sådan forbereder du dig på en svær samtale med en medarbejder
- Eksempler på, hvad du kan sige og gøre under en akavet eller ubehagelig samtale – og hvad du ikke skal sige
Hvorfor skal ledere vide, hvordan man fører svære samtaler?
Der er ingen tvivl – det gør de fleste af os utilpasse at give svær feedback. Desværre byder arbejdspladsen på utallige muligheder for udfordrende samtaler, og hvis man undgår dem, vil det sandsynligvis gøre situationen værre.
Ledere er nødt til at lære, hvordan man har akavede samtaler, fordi:
Medarbejdere får gavn af negativ feedback – og mange foretrækker den frem for ros
Ifølge en undersøgelse foretaget af ledelseskonsulenterne Jack Zenger og Joseph Folkman mener næsten tre fjerdedele af alle mennesker, at deres præstation forbedres af korrigerende feedback. Faktisk viste den samme undersøgelse, at medarbejdere faktisk ønsker negativ feedback.
Hele 92 % af respondenterne var enige i, at “Negativ feedback (der viser en ny retning) er, hvis den leveres korrekt, effektiv til at forbedre præstationen.”
Regelmæssige opfølgninger med dit team kan støtte deres mentale sundhed
Hyppige 1:1-samtaler med dine medarbejdere kan reducere risikoen for udbrændthed, forbedre deres engagement og arbejdsglæde markant og sikre, at de føler sig bedre forstået og støttet.
Dine medarbejderes adfærd og præstation påvirker andre omkring dem
Som leder har du et ansvar for at hjælpe dit team med at få succes og trives. En medarbejder, der præsterer under niveau, er vanskelig eller uengageret, vil ofte gøre livet sværere for andre teammedlemmer og kan skabe et dysfunktionelt teammiljø.
Så smertefulde som de kan være, er svære samtaler en del af det at være en god leder. Lad os nu se på, hvordan du kan gribe dem effektivt an.
Eksperttip: Ledere kan bruge værktøjer til sagsstyring inden for HR til at dokumentere og håndtere konfliktløsning i forbindelse med svære samtaler.
Sådan har du svære samtaler med medarbejdere
Nogle samtaler bliver aldrig behagelige, og det er en af dem at give nogen negativ feedback. Der er dog måder, hvorpå du kan gøre tingene lettere for begge parter.
1. Skab en kultur med tilbagemeldinger
Hvis negativ feedback kommer ud af det blå, kan dit teammedlem meget vel blive chokeret og ked af det. Men hvis arbejdsmiljøet tilskynder til løbende feedback, både positiv og negativ, er der mindre sandsynlighed for, at du behøver at holde et formelt møde, hver gang noget går galt.
Som en tommelfingerregel bør du sigte efter at give dine direkte medarbejdere 5 stykker positiv feedback for hver konstruktiv kritik. Forskning tyder på, at dette er det ideelle forhold for højtydende teams.
2. Overvej, hvilket resultat du ønsker
Men lad os sige, at du faktisk er nødt til at have en mere alvorlig samtale om en medarbejders præstation. Start med at være helt klar og ærlig over for dig selv om, hvilket resultat du ønsker af samtalen. Vil du have medarbejderen til at ændre sin adfærd? Hvis ja, hvordan præcis?
Hvis medarbejderen for eksempel konstant kommer for sent, hvorfor er det så et problem? Er det bare noget, der generer dig på et følelsesmæssigt plan, eller skaber det ulemper for dig eller resten af teamet? Har du brug for, at medarbejderen møder til tiden hver dag, eller kun når der er morgenmøde?
Grunden til, at dette er vigtigt, er, at du måske opdager, at du tager samtalen af de forkerte grunde. Forestil dig for eksempel, at du ikke engang havde lagt mærke til, at medarbejderen kom 5 minutter for sent hver dag, men at det generer en af vedkommendes kolleger. Du er langt mindre tilbøjelig til at håndtere samtalen godt, hvis dit eneste egentlige ønskede resultat er, at konflikten skal forsvinde!
3. Lær dine egne udløsende faktorer at kende
Når du forbereder dig på en vanskelig samtale med en medarbejder, fokuserer du måske på, hvordan vedkommende vil reagere. Bliver medarbejderen ked af det? Vil vedkommende diskutere med dig?
Du ville dog være bedre tjent med at tænke over dine egne reaktioner i lignende situationer. Hvad udløser typisk dine reaktioner? Hvordan opfører du dig, når du er stresset? Hvordan har du det med konflikter? Har du dårlige minder om andre stressende samtaler, som kan påvirke, hvordan du håndterer denne?
Du kan ikke kontrollere, hvordan din medarbejder vil reagere. Men ved på forhånd at reflektere over dine egne reaktioner vil du være bedre forberedt på at håndtere de følelser, der dukker op under samtalen.
4. Anerkend dine egne subjektive reaktioner
Et af de største problemer ved standardiserede præstationsvurderinger er den idiosynkratiske vurderereffekt – det faktum, at mere end halvdelen af vores vurderinger af andre afspejler vores egne karakteristika og ikke karakteristikaene hos den person, vi vurderer.
Undersøgelser viser, at den samme skævvridning kan opstå, når vi forsøger at give en medarbejder feedback ansigt til ansigt. Vi kan ikke bilde os selv ind, at vi giver dem et objektivt indblik i sandheden om deres dårlige præstation. Vi fortæller dem ganske enkelt, hvad vi føler, opfatter og mener om deres præstation – ud fra vores eget forudindtagede perspektiv.
Som følge heraf vil 1) de højst sandsynligt være uenige i vores synspunkt, og 2) der er en meget god chance for, at de har ret, og at vi tager fejl!
I stedet for at kaste dig ud i en vanskelig samtale ved at fortælle medarbejderen, hvad problemet er, er det derfor både mere nyttigt og mere præcist at dele dine faktabaserede observationer med vedkommende og derefter stille detaljerede spørgsmål.
I stedet for for eksempel at fortælle en medarbejder, at vedkommende skal forbedre sin salgstale, kunne du sige: “Jeg har bemærket, at dine salgstal er lavere end forventet. Hvad tror du, der foregår?” .
5. Stil gode spørgsmål
Hvis du ønsker, at medarbejderen skal forbedre en præstationsrelateret udfordring, er det ikke nok blot at fortælle om problemet. Du er nødt til at få vedkommende til at finde måder at løse problemet på og motivere medarbejderen til faktisk at ønske at løse det.
Den eneste måde at gøre dette på er at forstå, hvad der oprindeligt forårsager problemet. Men hvis du straks kommer med “hvorfor-spørgsmålene” (“Hvorfor gjorde du det?” “Hvorfor fortalte du mig det ikke tidligere?”), vil medarbejderen sandsynligvis gå i forsvarsposition.
I stedet skal du begynde med at lytte.
Lad os sige, at dit teammedlem netop har fortalt dig, at et kritisk projekt er to måneder forsinket. I stedet for at spørge “Hvorfor er det sket?” kan du bede medarbejderen om at gennemgå problemet, så du kan hjælpe med at finde frem til den præcise årsag.
For eksempel: “Okay, fortæl mig trin for trin, hvad der skete. På hvilket tidspunkt begyndte projektet at blive forsinket? Og hvad skete der derefter? Hvad tror du, problemet var?”
På den måde er du i stedet for at kritisere medarbejderen i en position, hvor du kan hjælpe vedkommende med at gøre det bedre næste gang.
6. Anerkend dit eget ansvar
Det kan også være tid til at have en akavet samtale med dig selv. Teamets præstation afspejler i overraskende høj grad lederens egenskaber.
Forskning fra BetterUp viste, at ledere med svage strategiske evner havde langt mindre innovative teams, at ledere, der manglede robusthed, trak teamets præstation ned, og at ledere med lav kognitiv smidighed (evnen til at skifte perspektiv) også havde teams med lavere smidighed.
Desværre kan det være dig, der er årsagen til problemet!
Men der er ingen grund til panik. Tag blot ansvar for din del af problemet, før du går ind i en diskussion. For eksempel: “Jeg bemærker, at dette projekt er blevet betydeligt forsinket. Jeg er bekymret for, at jeg ikke gav dig en realistisk deadline, og jeg har måske undervurderet, hvor komplekst projektet var. Kan du gennemgå, hvad der skete?”
Det vil få medarbejderen til at føle sig langt mindre defensiv og gøre det mere sandsynligt, at vedkommende får en ærlig samtale med dig. Det ændrer magtforholdet – i stedet for at en overordnet skælder en medarbejder ud, bliver I to mennesker, der løser et fælles problem, så det ikke gentager sig.
More Articles
- 10 bedste softwareløsninger og værktøjer til præstationsledelse & i 2026
- Resultatorienterede vs. menneskeorienterede ledere: Hvem er de & hvad er bedst
- 10 bedste værktøjer til medarbejderpulsmålinger gennemgået i 2026
- 10 bedste værktøjer til fjernarbejde for distribuerede teams i 2026
- 10 bedste platforme til medarbejderanerkendelse i 2026: Sammenlignet
7. Undgå følelsesmæssig smitte
Hvis du giver en medarbejder dårlige nyheder, kan vedkommende meget vel blive følelsesladet. Det er helt naturligt i denne type samtale – men som leder kan du opleve det som stressende.
Deborah Grayson Riegel, der er coach i ledelseskommunikation, bemærker for eksempel, at vi har en tendens til at blive oprørte, når en medarbejder græder under en vanskelig samtale, fordi vi er bekymrede for, at det er os, der er årsagen, eller instinktivt ønsker at løse problemet.
Der er også spørgsmålet om følelsesmæssig smitte. Følelser smitter, så hvis medarbejderen bliver vred eller ked af det, kan vi meget vel opleve, at vi kopierer vedkommendes reaktioner. Det er mildest talt uhensigtsmæssigt!
Når du leder en medarbejder, der præsterer under forventning, er det normalt, at vedkommende bliver ked af det, når du konfronterer dem med deres præstation – de kan være bekymrede for at miste jobbet, flove over deres fiasko eller skuffede over, at de ikke leverer de resultater, de havde håbet på.
Som leder er din rolle imidlertid at hjælpe dem med at regulere disse vanskelige følelser ved at forblive rolig og støttende og ikke lade dine egne følelser efterligne deres.
Hvis du oplever, at du bliver følelsesladet, så vend tilbage til den aktuelle opgave ved at fokusere på de resultater, du har brug for at opnå med samtalen.
Hvis et teammedlem bliver vredt, grådlabilt eller deprimeret under jeres samtale, anbefaler Grayson Riegel følgende:
- Brug et neutralt sprog, og beskriv, hvad du ser, men fortæl ikke vedkommende, hvordan de har det. I stedet for eksempelvis at sige “Jeg kan se, at du er meget ked af det”, kan du sige “Jeg kan se, at du græder. Vil du gerne holde en pause, eller skal vi fortsætte?”
- Vis medfølelse og nysgerrighed. For eksempel: “Kan du fortælle mig, hvad du tænker på dette tidspunkt?” eller “Hvad ville være mest hjælpsomt for dig lige nu?”
Sådan giver du negativ feedback (med eksempler)
Her er nogle formuleringer, du måske kan have gavn af under en vanskelig samtale – og nogle, du måske bør undgå!
| I stedet for at sige: | Prøv at sige: |
|---|---|
| Hvorfor gik det galt? | Kan du gennemgå, hvad der skete? |
| Du skal forbedre dine kommunikationsevner. | Der var noget i din seneste præsentation, jeg ikke forstod. |
| Lad være med at græde. | Jeg kan se, at du græder. Vil du gerne holde en pause eller fortsætte? Det er op til dig. |
| Jeg kan se, at du er ked af det – jeg er også ret ked af det lige nu! | Du virker ked af det – har jeg forstået det rigtigt? Kan du fortælle mig, hvad du tænker på lige nu? |
| Du kommer hele tiden for sent, og det er et reelt problem for teamet. | Du kom for sent til gårsdagens møde, og du gik glip af Claires opdatering. Kan du bede hende om at give dig en opdatering? |
| Du skal være mere professionel i telefonen. | Når du tager telefonen på den måde, føler jeg x… |
| Du skal arbejde på dine relationer til resten af teamet. | Jeg bemærker, at du ikke interagerer ret meget i gruppechatten. Kan du fortælle mig mere om det? |
| Du overskrider hele tiden deadlines, og det holder resten af teamet tilbage. Du skal forbedre din tidsstyring. | Jeg bemærker, at du missede de seneste to deadlines. Hvad er den bedste måde, jeg kan hjælpe på? |
Det er tid til at blive fortrolig med ubehagelige samtaler
Hvis du vil være en god leder, vil der være tidspunkter, hvor du er nødt til at tage vanskelige samtaler.
Uanset om du giver en negativ præstationsvurdering, løser en konflikt i teamet eller endda afskediger nogen, bliver det aldrig let – men forberedelse, øvelse og perspektiv kan hjælpe.
Som altid ønsker jeg dig held og lykke.
The New Manager Handbook
Hard-learned words of wisdom from seasoned people managers to those just starting out.
Her er nogle yderligere ressourcer, der kan hjælpe dig med at blive en bedre leder:
- Fra ven til chef: Sådan etablerer du autoritet og sætter grænser som ny leder
- For dybt involveret: Sådan bevarer du roen og fortsætter, når du er overvældet som ny leder
- 8 effektive måder at få feedback fra medarbejdere på (+ fordele og ulemper)
- 5 metoder til at håndtere vanskelige teammedlemmer
- 5 måder at give mere effektiv feedback på
- Sådan går du fra leder til vejleder
- Sådan mestrer du selvledelse for at blive en bedre leder (med Dave Ulrich)
