“Bot-pasning” opsluger igen den tid, som AI burde spare teams for

Rebecca Hinds er chef for Work AI Institute hos Glean, hvor hun undersøger, hvordan AI ændrer den måde, mennesker og organisationer arbejder på. Hun er også forfatter til bestsellerbogen Dit bedste møde nogensinde.

Vi talte med Rebecca for at høre hendes tanker om hvordan AI forandrer ledelse og organisationsstrukturer. Her er, hvad hun havde at sige.

Gentænk arbejdet nu

Jeg hedder Rebecca Hinds. I øjeblikket leder jeg Work AI Institute hos Glean, hvor vi undersøger, hvordan AI ændrer den måde, mennesker og organisationer arbejder på.

Min ledelsesrejse har altid befundet sig i krydsfeltet mellem forskning og praksis. Min akademiske baggrund er inden for organisatorisk adfærd: Jeg har en bachelor-, kandidat- og ph.d.-grad fra Stanford, og jeg har brugt det meste af min karriere på at undersøge, hvordan samarbejdsformer og nye teknologier ændrer den måde, organisationer arbejder på.

I de seneste femten år har jeg arbejdet med organisationer over hele verden for at løse problemer med dysfunktionelt samarbejde, herunder de drænende møder, der sluger så meget tid og energi. Min nyere bestsellerbog, Dit bedste møde nogensinde, beskriver en stor del af dette arbejde.

I løbet af de seneste syv år har mit arbejde i stigende grad fokuseret på AI: at hjælpe organisationer med at komme videre end hypen, undgå fælden med at betragte AI som en rent teknisk implementering og erkende, at dette i lige så høj grad er en menneskelig forandring som en teknologisk.

De organisationer, der vil trives i den næste æra, bliver ikke dem, der kun betragter AI som et værktøj til omkostningsbesparelser. Det bliver dem, der bruger AI som en mulighed for at gentænke arbejdet med større klarhed, værdighed og menneskelig dømmekraft.

Hvad personaleledere skal gøre for at optimere AI-resultater

For HR og ledelse må vi spørge:

• Hvad bør AI automatisere?
• Hvad bør AI udvide vores kapacitet til?
• Hvad bør forblive dybt menneskeligt?
• Og hvad vil vi gøre med den tid, vi vinder?

Vi fandt ud af, at de bedste ledere og chefer overlader mere af koordinationsbyrden til AI. Ledere, der opnår gode resultater med AI, overlader 32 % mere koordinationsarbejde til AI, hvilket frigiver tid til de dele af jobbet, der kræver unikt menneskelige evner, såsom vejledning, mentorarbejde og hjælp til medarbejderne med at opbygge nye AI-kompetencer.

AI sætter også det traditionelle organisationsdiagram under pres. Forskning, som jeg udførte sammen med kolleger, viste, at AI kan være i konflikt med statiske organisationsdiagrammer. Algoritmer, der finder mønstre, respekterer ikke de pæne kategorier, som diagrammerne definerer. I stedet afdækker de ofte forbindelser, som disse kategorier aldrig var designet til at håndtere. Det betyder ofte, at menneskelige roller skal sammensættes på ny, så nogen får mandat til at handle på den indsigt, AI afdækker på tværs af siloer.

De organisationer, der præsterer bedst, styrker også forholdet mellem HR og IT. Anvendelse af AI er mere end en beslutning om værktøjer. Det er en dybt menneskelig beslutning, der berører kultur, tillid og den måde, arbejdet udføres på i hverdagen.

Da anvendelsen sker på tværs af funktioner, skal organisationer tænke mere grundigt over at vælge værktøjer, der fungerer på tværs af funktioner og ikke kun inden for dem.

I sidste ende presser de mest succesfulde ledere ikke blot på for den største anvendelse af AI. De stiller det sværere og vigtigere spørgsmål: "Hvordan bruger vi AI til at gøre arbejdet bedre?"

Hvordan AI kan forbedre menneskelige samtaler

Forskning har længe vist, at teams får bedre idéer, når de først tænker selvstændigt – skriver idéer ned alene, før gruppen overhovedet mødes, i stedet for automatisk at gå direkte til en åben diskussion, hvor den højeste eller tidligste stemme i rummet kan føre til "gruppetænkning".

AI kan også hjælpe her ved at give alle et privat rum uden fordømmelse, hvor de kan tænke højt, før de skal forpligte sig til en holdning foran gruppen.

Jeg bruger det endda som en kontrær sparringspartner før et møde: Jeg giver det forslaget og beder det argumentere imod det, afdække den svageste antagelse eller indtage den position, som ingen i rummet sandsynligvis vil indtage. Når teamet mødes, kan samtalen begynde et mere produktivt sted.

Sådan får du hold videre end overfladisk brug af AI

En af mine foretrukne måder at få et team til at bevæge sig ud over overfladisk brug af AI på er at afholde en AI-fordybelsesuge: en hel uge, hvor man går helt ind i AI og opfordrer alle til at bruge det til alle opgaver, store som små.

Værdien er todelt. For det første opmuntrer en fordybelsesuge folk til at bruge AI på tværs af hele deres arbejdsområde, ikke kun til de oplagte anvendelsesområder, hvilket ofte afdækker uventede måder, AI kan skabe værdi på.

For det andet, og lige så vigtigt, viser det, hvor AI stadig kommer til kort, f.eks. når den producerer arbejde, der ser færdigt eller poleret ud, men ikke er det, eller hvor vi endnu ikke kan fjerne menneskelig dømmekraft fra processen. Det kan være lige så værdifuldt, og det fremmer også den tankegang, organisationer desperat har brug for nu: at betragte AI's begrænsninger som information, der kan inspirere til kritisk tænkning, ikke som en grund til at koble fra eller afskrive det som en fiasko.

Hvordan "botpasning" opsluger AI's tidsbesparelser igen

I vores undersøgelse fandt vi, at 87 % af digitale medarbejdere bruger AI på arbejdet, og at 75 % oplever, at det gør dem mere produktive, men kun 13 % angiver, at det har forbedret deres organisations resultater markant.

En væsentlig synder er "botpasning" — at tilføre AI kontekst, overvåge output, fejlfinde, rydde op i AI-genereret arbejde og skifte mellem værktøjer — hvilket optager omkring 6,4 timer om ugen. Det utaknemmelige arbejde med at gøre AI-output pålideligt opsluger igen en stor del af AI's tidsbesparelser.

Løsningen er ikke at presse hårdere på for at få folk til at tage teknologien i brug. Alt for mange virksomheder fortsætter med at behandle AI-anvendelse som en forfængelighedsmetrik. I stedet anbefaler jeg at fokusere på tre ting:

1. At synliggøre det usynlige arbejde: at benævne botpasning eksplicit, så teams holder op med at opfatte det som en personlig fiasko og begynder at behandle det som et reelt designproblem.
2. At investere i AI-værktøjer med rig kontekst: Når medarbejdere oplyser, at deres AI-værktøjer integrerer godt med de systemer og oplysninger, de bruger dagligt, er de 52 % mindre tilbøjelige til at levere AI-output af lav kvalitet.
3. At måle de rigtige ting: Hold op med at måle AI ud fra anvendelsen. Mål i stedet, om din organisation bruger teknologien til at skabe reelle forretningsresultater.

Hvorfor AI's selvtillid ikke bør være større end den kontekst, den forstår

Rebecca fortæller

AI bør opnå tillid i forhold til den kontekst, den forstår — hvor meget systemet forstår om personen, situationen og beslutningens historik. Ikke kun hvor selvsikkert dets output lyder.

Jeg er blevet overrasket over, hvor hurtigt AI overtog de beslutninger med størst betydning, som arbejdspladser træffer: ansættelser, afskedigelser og beslutninger om præstationer. Et ud af seks møder får nu en digital tvilling i stedet for en person. Og 29 % af medarbejderne siger, at de er trygge ved, at AI afskediger deres menneskelige kolleger.

AI bør opnå tillid i forhold til den kontekst, den forstår — hvor meget systemet forstår om personen, situationen og beslutningens historik. Ikke kun hvor selvsikkert dets output lyder.

Lige nu overgår selvtilliden konteksten i alt for mange organisationer, og det er bagvendt.

Hvordan organisationsdiagrammer vil ændre sig i løbet af de næste fem år

Jeg forventer, at organisationsdiagrammer bliver langt mere fleksible i løbet af de næste fem år — mindre en fast struktur, som folk retter sig efter, og mere et realtidskort, der tilpasser sig selve arbejdet.

I stedet for at bemande et projekt ved at undersøge, hvem der rapporterer til hvem, vil AI finde den rette kombination af mennesker baseret på kompetencer, kapacitet og karriereambitioner — signaler, som det formelle diagram aldrig opfangede.

Jeg tror ikke, at organisationsdiagrammet eller hierarkiet forsvinder. De vil blot holde op med at være det naturlige udgangspunkt for, hvem der udfører arbejdet, og i stedet blive en registrering af, hvor tingene formelt hører hjemme.

Hvorfor ledere må erkende, at AI-transformation er en menneskecentreret forandring

Folk vil interagere meget forskelligt med det samme AI-værktøj alt efter den mentale model, de bruger til at tilgå teknologien med, så ledere er nødt til bevidst at forme disse mentale modeller.

Følg med

Du kan følge Rebecca Hinds' arbejde på LinkedIn og hendes personlige hjemmeside eller læse hendes bestsellerbog Dit bedste møde nogensinde. Og gå ikke glip af Gle ans Indeks over AI på arbejdspladsen.

Der kommer flere ekspertinterviews på People Managing People!