Tilpasning af møder til den hybride arbejdsplads

Læs transskriptionen:

Vi afprøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Tilgiv venligst eventuelle slåfejl, da botten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Jean Bays: Jeg vil endda sige, at hvis du ikke har den rigtige teknologi på plads i dette mødelokale, så er det faktisk bedre, at alle sidder foran deres skærme, så mødet bliver værdifuldt for alle.

David Rice: Velkommen til podcasten People Managing People. Vi har en mission om at skabe en bedre arbejdsverden og hjælpe dig med at skabe glade, sunde og produktive arbejdspladser. Jeg er din vært, David Rice.

Min gæst i dag er Jean Bays. Hun er Chief People Officer hos Neat. Vi skal tale om møder på den hybride arbejdsplads, oplevelsen af moderne møder, og hvad medarbejdere kan og bør forvente af dem.

Jean, velkommen!

Jean Bays: Tak, David, fordi du inviterede mig.

David Rice: Lad os begynde med, at du fortæller lidt om dig selv, din rolle hos Neat, og hvordan du er nået dertil, hvor du er i dag.

Jean Bays: Præcis. Du kommer til at høre mange sjove accenter. Jeg er faktisk tysk, og jeg har boet i Storbritannien i omkring 17 år nu. Jeg har altid haft roller inden for HR og har arbejdet med det i 25 år. Jeg brænder virkelig for HR, eller det, vi nu kalder people-organisationen.

Jeg har været hos Neat, som er en norsk teknologivirksomhed med hovedkontor, i omkring to år nu. Jeg leder personaleafdelingen sammen med mit team. Samlet set arbejder vi på tværs af 24 lande, hvor vi tager os af vores Neaters, som vi kalder dem. Det er altså en meget international rolle på tværs af mange tidszoner.

Det foregår på tværs af mange virtuelle møder og rum. Så ja, det er mig, og jeg er glad for at være her.

David Rice: Meget spændende. Jeg er glad for at have dig med, fordi flere virksomheder står over for en slags global udfordring, ikke? Når de tænker på, hvordan de afholder deres møder.

Jeg vil gerne begynde samtalen med at se på møder, hvordan de har ændret sig de seneste år, og hvilken indvirkning ændrede arbejdsmodeller har haft på dem. Efter din mening, hvad er de største ændringer i den måde, vi ser og oplever et møde på i for eksempel 2020 sammenlignet med i dag?

Jean Bays: Jeg tror, som vi alle ved, at den største ændring skete i 2020. Hvis de fleste af os skulle deltage i et møde, være med i et mødelokale, deltage i bestemte projekter, krævede det, at vi fløj eller rejste ind for at deltage, gøre en forskel, få en stemme og være en del af et projektteam.

Jeg tror, vi alle hurtigt lærte, at det måtte ændres, for ellers kunne vi ikke drive virksomheder eller gennemføre projekter. Vi blev tvunget ind i en massiv forandring, som, må jeg indrømme, føltes meget ubehagelig. Jeg tror, mange kan genkende følelsen af ikke at være i et mødelokale, men i stedet skulle klare alt dette over Zoom og sidde foran en skærm hele dagen.

Men vi blev tvunget ind i det. Og ud af det udviklede der sig naturligvis nogle teknikker og adfærdsmønstre i bestemte møder, så alle i større eller mindre grad kunne føle sig inkluderet. Jeg tror stadig, vi lærer, hvordan man gør en forskel, når man ikke er i rummet. Det var en enorm forandring til det bedre, men nogle gange ikke til det bedre, for det er der ingen tvivl om.

Og jeg siger ikke dette, fordi jeg arbejder for den virksomhed, jeg arbejder for, men uden tvivl er et møde ansigt til ansigt stadig den bedste måde at kommunikere på. Men med udviklingen inden for teknologi og udviklingen af bestemte adfærdsmønstre på møder synes jeg, at vi har gjort fantastiske fremskridt, fordi vi ikke længere behøver at rejse. I min tidligere rolle havde jeg for eksempel et eksempel, hvor jeg fløj fra London til San Francisco i 24 timer blot for at deltage i et møde. Tænk bare på CO2-aftrykket, tiden og alt det andet.

Så ja, det er en massiv forandring. Meget spændende. Det, vi står over for, er faktisk meget spændende.

David Rice: Ja, jeg tror også, at da pandemien begyndte i 2020, brugte alle først bare Zoom. Og så gik der måske et år, før man begyndte at se alle disse andre værktøjer dukke op. Det synes jeg er virkelig fascinerende.

Neat befinder sig jo netop inden for det område, hvor I er opstået ud af behovet for, at vi gør dette på denne måde. Det er interessant at se alle de forskellige oplevelser, der bliver skabt gennem alle disse forskellige værktøjer.

Jean Bays: Der findes forskellige værktøjer, og jeg må sige, at teknologi… Jeg beklager, at jeg nævner Zoom, men det blev jo nærmest et varemærke i 2020.

David Rice: Nej, det var overalt.

Jean Bays: Dengang var det Zoom og ikke andet. Men selvfølgelig findes der mange teknologier og mange platforme, som kan gøre det inkluderende, samle folk og give dem mulighed for at bidrage til virksomhedernes succes i dag – ikke kun i et mødelokale eller virtuelle mødelokaler.

David Rice: Når vi tænker på selve fremtidens arbejde, er der mange overvejelser om den hybride oplevelse, og hvad den betyder for medarbejderne. Du har nævnt inklusion. Når vi tænker på møder i en hybrid sammenhæng, hvad vil du så sige er den største udfordring ved at afholde dem godt i dag, hvor forventningerne til etikette og alt det andet er ret høje?

Hvad mener du er den største udfordring ved at holde et godt hybridmøde?

Jean Bays: Først og fremmest vil jeg gerne fremhæve bevidsthed. Bevidsthed kan begynde med en lille ting: Hvis du sidder i et mødelokale og har personer, der deltager virtuelt med deres teknologi, skal du være bevidst om, at disse personer ikke er i rummet til al den småsnak, latteren og alt det andet.

Vi havde faktisk lige kvartalsvise forretningsgennemgange, og jeg syntes, det var fantastisk, at vores administrerende direktør for eksempel sagde: »Hej alle, vær opmærksomme på, at der er tre personer, som ikke er i dette mødelokale.« Så lad os alle være opmærksomme, inkluderende og tage hensyn til det. Det er en lille ting, men jeg tror stadig, at den største udfordring er, at personer, der deltager virtuelt, ikke føler sig som en del af mødet eller bliver set. Det prøver vi at løse.

Vi har adgang til fantastisk teknologi i dag, hvor man endda kan zoome ind og ud, så hver taler bliver vist tæt på. Det føles, som om man sidder ved siden af sin kollega, fordi man kan se deres ansigtsudtryk, deres enighed og uenighed, de små nik og de små lyde.

Jeg tror, et stort skridt i den rigtige retning blev taget allerede før 2020 og endda tidligere. Dengang en person begyndte at tale i et virtuelt møde, blev alle andre lyde afbrudt. Med den rigtige teknologi i dag er det ikke længere et problem. Man kan, for at sige det høfligt på britisk, tale i munden på hinanden på en meget høflig måde uden at lukke ned for hele den samtale, der foregik.

Når det gælder hybridarbejde, synes jeg også, det er meget vigtigt, at det ikke betyder noget, om du sidder på hjemmekontoret med for eksempel en MacBook. Hvis det rigtige udstyr er tilgængeligt i mødelokalet, kan du skabe denne inklusion, selv om du ikke har videoudstyr til tusindvis af dollars på hjemmekontoret.

Det handler altså også om, hvor meget teknologien i modtagerenden kan hjælpe med at få folk til at føle sig inkluderet i mødet og give dem mulighed for at gøre en forskel. For virksomheder er det helt afgørende. Alle taler om at finde den rette balance: Hvad stiller vi til rådighed for folk på hovedkontoret eller i store kontormiljøer og så videre?

Man skal altid have i baghovedet: Hvad nu hvis 50 % af deltagerne i dette møde deltager virtuelt? Hvor meget kan vi tilbyde fra et teknologisk perspektiv for at skabe en god og inkluderende oplevelse for dem, der ikke er til stede fysisk?

Det er hybridarbejde for mig. Jeg ved, at mange ikke bryder sig om ordet i dag, men det er jo hybridarbejde. Jeg kan ikke komme i tanke om et andet ord. Det handler selvfølgelig om at give valgmuligheder, men når du giver din arbejdsstyrke valgmuligheder, skal du gøre oplevelsen så enkel og eksklusiv som muligt, så folk er synlige, selv når de ikke er på kontoret.

For mig er det en udfordring, men jeg synes, der findes nogle fantastiske udbydere, som arbejder med at løse den hver dag. Ja.

David Rice: For nylig talte jeg med en designer af oplevelser for fjernarbejde, og jeg spurgte hende om netop dette. Hun sagde, at hvis man vil opbygge en inkluderende kultur for fjernarbejdere, bør alle være med på den platform, man bruger til møder, uanset om de er på kontoret eller ej.

Jeg forstår godt, hvor hun kommer fra, og hvordan det i sig selv kan bidrage til inklusion. Men jeg føler også, at det måske ikke er bæredygtigt, når mange mennesker vender tilbage til kontorerne. Jeg tror, folk på kontoret måske vil begynde at synes, det bliver lidt unødvendigt – jeg vil ikke sige irriterende.

Men det kan måske i sidste ende skabe mere opdeling mellem folk på kontoret, så de ganske enkelt holder op med at invitere andre til møder. Jeg er nysgerrig efter at høre, hvad du tænker.

Jean Bays: Ja, det kan jeg helt klart relatere til. I mit tidligere arbejdsliv oplevede jeg situationer, hvor jeg tænkte: »Hvorfor blev jeg ikke inviteret til det møde?« Og fik svaret: »Åh ja, det beklager vi, men vi havde ingen fra IT til rådighed til at starte en videokonference.« Det er sandsynligvis ikke længere tilfældet i dag, fordi det er blevet meget lettere at starte et opkald.

Men mit svar vil være, at jeg først og fremmest fuldt ud forstår denne tankegang. Jeg vil endda sige, at hvis du ikke har den rigtige teknologi på plads i mødelokalet, så er det bedre, at alle sidder foran deres skærme, så mødet bliver værdifuldt for alle. Men hvis vi ser på fremtiden, findes der nu teknologi, hvor man selv ved et rundt bord kan zoome ind og ud på hvert enkelt ansigt.

Folk behøver altså ikke længere at gøre en særlig indsats. For mange er det faktisk en indsats – tro det eller ej – at kigge hele vejen hen til enden af bordet ind i et kamera og derefter skulle se, hvad der foregår dér. Så føler man ikke, at man kan sidde afslappet rundt om et bord og føre disse samtaler.

Så igen: Med den rigtige teknologi behøver du ikke gøre denne indsats. Dine kolleger uden for kontoret er virtuelt set kun ét klik væk, og du behøver ikke installere stort teknisk udstyr i et mødelokale eller have en hel hær af IT-folk samlet omkring dig for at hjælpe med at ringe folk op over hele kloden.

Jo lettere du gør det for personerne i mødelokalet, desto mindre irriterede bliver de, tror jeg. Der er ingen tekniske problemer, og de kan sidde uden at skulle kigge i én bestemt retning. Det hele bliver mere inkluderende. Så jeg tror, det er fremtiden. Men jeg forstår fuldt ud, og jeg var selv en af dem, der lige efter pandemien ikke var stor fan af: »Okay, vi har fire personer i mødelokalet, og resten deltager virtuelt.« Derfor bad vi faktisk folk om at blive hjemme, arbejde hjemmefra og være på Zoom, for ellers kunne vi ikke få mødet til at fungere.

Men fremover findes der muligheder, og de er ret fantastiske. Det vil føles som et meget nyttigt værktøj uden den store indsats for deltagerne, så de måske ikke tænker: »Ja, måske skal vi ikke invitere Jean fra London til det møde.«

David Rice: Logistikken er helt sikkert blevet mere kompliceret.

Synes du, medarbejdernes forventninger til møder er ved at ændre sig? Vi er jo omgivet af utrolig teknologi, som du nævnte, og vi møder den også i vores privatliv. Vi ser virtual reality, augmented reality, metaverset og alle disse ting. De bliver mere almindelige at bruge.

Vi er på en måde alle sammen blevet opdraget med Hollywood-billeder af, hvordan fremtiden ville se ud. Er det derfor på tide, at vi dykker dybt ned i, hvordan vores møder føles og ser ud, og begynder at eksperimentere lidt?

Jean Bays: Hvis du husker begyndelsen af pandemien, hvor denne teknologi blev brugt meget mere, så kan jeg huske teammøder, hvor næsten 80 % af deltagerne ikke viste deres ansigt. De viste ikke deres ansigt. Kameraet var helt slukket, og de sagde måske bare et lille »bip« eller noget i den stil.

Derefter kom naturligvis perioden med alle de små digitale dimser. Vi husker alle dommeren med den lille kat og alt det dér. Det blev virkelig en trend. Men når det gælder fremtiden, tror jeg, at det, folk vil forvente – eller det, vi skal dykke dybere ned i – i høj grad handler om den måde, vi arbejder på.

Jeg tror, folk forventer, at virksomhedsledelser og andre engagerer sig i og introducerer nye måder at arbejde på. Alle de store platforme har faktisk udviklet funktioner, der erstatter det at gå over til det andet kontor og få en lille snak ved kaffemaskinen. Se på de store platforme som Microsoft Teams og Zoom. Med ét klik kan du starte et spontant møde, der føles som: »Har du tid til en hurtig snak?«

Så jeg tror ikke, fremtiden handler om glamour eller om at gøre det mere prangende. Den handler snarere om praksissen omkring, hvordan vi kommunikerer. Er det en hurtig indtjekning? Det gør jeg med mit team. Nogle morgener laver jeg bare en kort indtjekning. Hvis nogen har tid, er det fint. Hvis nogen ikke har tid til en hurtig indtjekning, er det også helt fint.

Hvordan ville det foregå på et kontor? Hvis jeg sad på et kontor og arbejdede på noget, og jeg ikke var tilgængelig, ville jeg fortælle personen det. Jeg ved ikke, om det besvarer dit spørgsmål, men sådan ser jeg det lidt fra et praktisk fremtidsperspektiv. Det handler meget mere om adfærd, om hvordan vi kommunikerer, og om hvad der er acceptabelt.

Og måske også om en form for disciplin omkring det, så vi kan definere det på en ny måde.

David Rice: Inden vi slutter, er der to ting, jeg altid gerne vil gøre. Først vil jeg give dig mulighed for at fortælle folk mere om, hvor de kan komme i kontakt med dig, og finde ud af mere om det, du arbejder med.

Jean Bays: Du kan kontakte mig via vores hjemmeside. Den hedder neat.no. NO står for Norge. Der findes en virksomhedsprofil, hvor du også kan finde min profil. Herfra kommer du direkte til min LinkedIn-profil, men du er også meget velkommen til at kontakte mig via e-mail, hvis du har konkrete spørgsmål eller gerne vil vide mere.

Gå ind på vores hjemmeside, så finder du min profil og også min LinkedIn-profil. Jeg vil meget gerne drøfte eller dele idéer med dig eller høre fra dig, uanset hvor du befinder dig. Så sig endelig til.

David Rice: Det sidste er, at vi har en lille tradition her i podcasten, hvor du får lov til at stille mig et spørgsmål, så jeg giver ordet videre til dig.

Du må spørge mig om hvad som helst. Det behøver ikke at være relateret til dette.

Jean Bays: Det er en rigtig god idé. David, du taler med brancheeksperter og må høre rigtig mange ting. Hvad tænker du – kun for dig selv – når vi taler om den foretrukne arbejdsgiver? Jeg tror, vi alle har gjort vores hjemmearbejde om parker, kontormiljøer, hybridarbejde og arbejde fra hvor som helst.

Vi har gjort meget gennem det seneste århundrede. Men hvad synes du, virksomheder bør fokusere på i fremtiden for at blive den foretrukne arbejdsgiver? Er der en hemmelig tendens, du kan se? Er der noget, hvor du vil sige: »Jeg tror, det er dette, I bør fokusere på for at blive den foretrukne arbejdsgiver«?

David Rice: Jeg tror, det handler om kompetencer, fordi vi befinder os i en tid, hvor mange af de ting, vi traditionelt har udviklet vores kompetencer til at udføre, i praksis måske bliver outsourcet til noget, der kan gøre det meget hurtigere, og som til sidst vil kunne gøre det på samme niveau. Så jeg tror, vi er nødt til at overveje: Hvad vil det sige at være et menneske på arbejde?

Hvad er det, du specifikt ønsker, at folk skal bidrage med? Og så skal virksomhederne hjælpe dem. Jeg tror, virksomheder bliver nødt til at være langt mere støttende. Man kan ikke overlade det til medarbejderen selv at finde ud af, hvordan vedkommende tilegner sig kompetencer. Man skal lede dem på en rejse, engagere sig med dem om, hvordan rejsen ser ud, og derefter finde ud af, hvordan man vil hjælpe dem med at nå dertil.

Det er muligt, at vi om 30 år lever i en verden, hvor det faktum, at vi arbejder, i virkeligheden bare er et valg, fordi vi som mennesker har brug for at foretage os noget, der giver dagen værdi. Der vil selvfølgelig altid være job, som jeg er sikker på skal udføres af mennesker.

Men det, jeg mener, er, at når jeg især tænker på fremtidens videnøkonomi og disse job, kommer det til at handle om at finde ud af, hvad der er uerstattelig menneskelig værdi. Hvordan uddanner man folk inden for det? Jeg tror, vi bliver nødt til at bevæge os væk fra traditionelle roller og jobprofiler.

Det kommer i højere grad til at handle om, hvilke kompetencer denne person kan bidrage med i denne situation, som gør vedkommende unikt kvalificeret. Det bliver et område med stor eksperimentering og nogle frygtelige fiaskoer. Men der vil også være mange succeser, og vi vil finde ud af, hvad der fungerer for os i processen.

Jeg tror, der kan komme nogle voksesmerter, men det er en del af processen. Ja, det er det, jeg vil sige.

Jean Bays: Interessant. Tak for det. Det har allerede givet mig nogle tanker om, hvad vi tidligere gjorde med for eksempel jobrotation for at udvikle nye kompetencer og ny viden.

Og ja, vi har lært nogle lektier, også dengang. Men alt i alt var det meget gavnligt. Ja.

David Rice: Det er et fantastisk eksperiment at gennemføre. Nå, men tak, Jean. Jeg sætter virkelig pris på, at du ville være med. Det var en god samtale.

Jean Bays: Tak. Tak, David.

David Rice: Okay, lyttere, vi høres ved næste gang. Hvis du ikke har tilmeldt dig vores nyhedsbrev, så gå over på peoplemanagingpeople.com/subscribe og tilmeld dig. Så ses vi næste gang.

Indtil da: Nyd lidt solskin. Jeg tror, solen kommer frem overalt. Tag shorts på, og find et sted ved vandet, hvor du kan slappe af.