6 HRMS-integrationer, jeg bruger til at forenkle HR-arbejdet

Hvorfor integrere HRMS?

Dit HRMS fungerer ofte som den centrale kilde til medarbejderoplysninger, men løn-, rekrutterings-, personalegode- og arbejdsstyringssystemer har også brug for adgang til disse data. Ved at integrere platformene kan du sikre, at medarbejderposter forbliver ensartede gennem hele medarbejderens livscyklus.

De vigtigste fordele ved HRMS-integration omfatter:

• Ensartede medarbejderposter: Synkroniser medarbejderprofiler, jobtitler, afdelinger og ansættelsesstatusser på tværs af forbundne systemer.
• Færre manuelle opdateringer: Reducer gentagen dataindtastning, når medarbejdere begynder, skifter rolle, opdaterer personlige oplysninger eller forlader organisationen.
• Mere nøjagtige løn- og personalegodedata: Overfør relevante oplysninger om aflønning, berettigelse og ansættelse til de systemer, der er ansvarlige for at behandle betalinger og administrere personalegoder.
• Bedre styring af medarbejderens livscyklus: Forbind arbejdsgange for rekruttering, introduktion, resultatstyring og fratrædelse ved hjælp af delte medarbejderoplysninger.
• Forbedret datastyring: Definer, hvilken platform der ejer hvert datafelt, kontroller adgangen til oplysninger, og vedligehold registre over ændringer på tværs af systemer.

Værdien kommer af at konfigurere disse forbindelser omkring dine eksisterende HR-processer i stedet for blot at forbinde så mange applikationer som muligt.

De mest almindelige integrationer til HRMS

Ved at undersøge integrationsmulighederne kan du forbinde dit HRMS med de værktøjer, dit team allerede bruger. Start med disse almindelige kombinationer for at identificere, hvor delte medarbejderdata kan understøtte dine arbejdsgange.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Lønsoftware

At forbinde dit HRMS med lønsoftware er den integration, jeg ville prioritere over alt andet. Når disse to systemer deler data, overføres ændringer i medarbejderposter – nyansættelser, fratrædelser, lønjusteringer og ændringer i arbejdstid – direkte til lønsystemet, uden at nogen manuelt skal indtaste dem igen.

Det er ikke nogen lille ting. Lønfejl er nogle af de mest skadelige fejl, et HR-team kan begå, og de fleste begynder med manuel datahåndtering.

Værktøjer som ADP og Gusto tilbyder integrationer med forskellige HRMS-platforme, så understøttede oplysninger om aflønning, skat og personalegoder kan synkroniseres mellem systemerne.

Afhængigt af integrationen kan oplysninger om nyansatte og ændringer i ansættelsesstatus automatisk overføres til lønsystemet. Det reducerer manuel indtastning, men kræver stadig passende kontrol.

Uden denne integration kopierer et medlem af dit team data mellem systemerne før hver lønkørsel. Det er besværligt, og det er også her, tal bliver byttet om, felter bliver sprunget over, og problemer med overholdelse af regler stille og roligt hober sig op. Hvis dit team afstemmer løn manuelt hver anden uge, er det et tegn på, at denne forbindelse burde have været etableret for længst.

Her er de mest almindelige anvendelsesområder, hvor det er værd at forbinde lønsoftware med dit HRMS:

• Opsætning af løn for nyansatte: Når integrationen understøtter det, kan medarbejderoplysninger som aflønning og skatteoplysninger overføres fra HRMS til lønsystemet. Følsomme oplysninger, herunder oplysninger om direkte indbetaling, kan kræve separat indsamling eller kontrol.
• Synkronisering af løn- og statusændringer: Ændringer i aflønning, forfremmelser eller ansættelsesstatus kan synkroniseres med lønsystemet, når det understøttes og er konfigureret korrekt. Teams bør kontrollere ikrafttrædelsesdatoer og synkroniseringsplaner for at sikre, at opdateringer vises i den tilsigtede lønperiode.
• Overførsel af tids- og fremmødeoplysninger: Understøttede integrationer kan overføre godkendte timer, overarbejde og fraværsoplysninger til lønsystemet. HR- og lønteams bør stadig kontrollere beregninger, lønregler og undtagelser, før betalinger behandles.
• Behandling af fratrædelser: Når en medarbejder fratræder i dit HRMS, får lønsystemet besked om at udbetale den sidste løn og stoppe tilbagevendende betalinger. Jeg har mere end én gang set teams snuble over dette trin, som indebærer en risiko for manglende overholdelse af regler.
• Opdateringer af fradrag for personalegoder: Ændringer i valg af sundhedsordning, pensionsbidrag eller andre fradrag opdateres i lønsystemet samtidig med, at de registreres i HRMS, så medarbejderens nettoløn forbliver korrekt i hver periode.
• Understøttelse af skatteindberetning: Lønsoftware henter klassifikations- og indtjeningsdata fra dit HRMS for at generere nøjagtige skattedokumenter, hvilket reducerer den frem-og-tilbage-kommunikation, der følger med manuel samling af poster ved indberetning.

Software til administration af personalegoder

Forbindelse af et HRMS med software til administration af personalegoder hjælper med at holde tilmelding, berettigelse og medarbejderoplysninger konsistente på tværs af begge platforme. Dette er særligt nyttigt, når medarbejdere starter, ændrer ansættelsesstatus, vælger personalegoder eller forlader organisationen.

Platforme som Employee Navigator og Benefitfocus understøtter arbejdsgange til administration af personalegoder, selvom de tilgængelige HRMS-forbindelser og synkroniseringsfunktioner varierer fra udbyder til udbyder.

Her er de mest almindelige integrationsarbejdsgange mellem HRMS og administration af personalegoder:

• Opdateringer af medarbejdernes berettigelse: Del ansættelsesstatus, startdatoer og andre relevante medarbejderoplysninger, der bruges til at afgøre berettigelse til personalegoder.
• Tilmelding af nyansatte: Udløs arbejdsgange for tilmelding til personalegoder, når berettigede medarbejdere starter i organisationen.
• Ændringer som følge af livsbegivenheder: Opdater relevante medarbejderoplysninger efter kvalificerende begivenheder, såsom ægteskab eller ændringer i dækningen af pårørende.
• Koordinering af fradrag for personalegoder: Overfør godkendte fradragsoplysninger til lønsystemer for at understøtte korrekt behandling af lønudbetalinger.
• Synkronisering af medarbejderregistre: Hold kontaktoplysninger, ansættelsesklassifikationer og relevante oplysninger om personalegoder konsistente.
• Fratrædelse og ændringer i dækning: Kommunikér ændringer i opsigelse eller ansættelsesstatus for at understøtte rettidig administration af personalegoder og relevante processer for fortsættelse af dækningen.

Læringsstyringssystemer

Ved at forbinde dit HRMS med et læringsstyringssystem knyttes medarbejderudvikling direkte sammen med resten af dine medarbejderdata.

Når disse systemer deler oplysninger, opdateres kursusgennemførelser, certificeringer og uddannelseskrav automatisk for hver medarbejders registrering. Du behøver ikke opspore rapporter om gennemførelse eller manuelt registrere, hvem der har gennemført hvad.

Værktøjer som Docebo og Cornerstone OnDemand integreres med mange HRMS-platforme for at synkronisere rolldata, milepæle i onboarding og krav til lovpligtig uddannelse.

Når en nyansat oprettes i dit HRMS, kan den tildelte læringssti udløses automatisk baseret på vedkommendes jobtitel og afdeling. Når nogen skifter rolle, opdateres deres uddannelseskrav tilsvarende.

Uden denne integration har læringsdata en tendens til at ligge i et regneark eller et separat administrationsdashboard, som en medarbejder i HR opdaterer manuelt. Det fungerer fint, indtil en compliance-audit beder dig bevise, at alle medarbejdere i en reguleret rolle har gennemført den krævede uddannelse til tiden – og dine oplysninger er tre måneder forældede.

Her er de mest almindelige anvendelser, der er værd at forbinde et læringsstyringssystem med dit HRMS til:

• Automatiserede læringsstier til onboarding: Når en nyansat oprettes i dit HRMS, udløses de tildelte kurser automatisk baseret på jobtitel og afdeling. Ingen behøver manuelt at tilmelde medarbejderen eller følge op på, om vedkommende er startet.
• Opdateringer af uddannelse ved rolleændringer: Når en medarbejders stilling ændres i dit HRMS, opdateres uddannelseskravene tilsvarende. Dette er let at overse i manuelle processer, og manglen bliver ofte synlig under audits.
• Sporing af compliance-uddannelse: Gennemførelsesdata fra dit LMS synkroniseres tilbage til hver medarbejders HRMS-registrering, så du altid har et opdateret overblik over, hvem der har opfyldt de krævede uddannelseskrav, og hvem der ikke har.
• Administration af certificeringer og kvalifikationer: Certificeringer, der opnås i dit LMS, indsættes direkte i dit HRMS, så kompetencedataene holdes aktuelle, uden at nogen manuelt skal opdatere medarbejderprofiler efter hver gennemførelse.
• Understøttelse af præstationsvurderinger: Læringshistorik fra dit LMS indgår i præstationsdataene i dit HRMS, så ledere får et mere fuldstændigt billede af udviklingsaktiviteterne, når de forbereder vurderingsperioder.
• Rapportering og auditberedskab: Når gennemførelser af uddannelse ligger i et separat dashboard, kræver compliance-rapportering manuel samling af oplysninger. Med LMS og HRMS forbundet kan du efter behov hente nøjagtige, tidsstemplede uddannelsesregistre.

Systemer til sporing af ansøgere (ATS)

Ved at forbinde dit HRMS med et system til sporing af ansøgere (ATS) kan kandidatoplysninger overføres til medarbejderregistre, når en person bliver ansat. I stedet for manuelt at oprette profiler igen kan HR-teams overføre godkendte ansættelsesdata til onboardingarbejdsgange og samtidig opretholde ensartede oplysninger i begge systemer.

Platforme som Greenhouse og Lever tilbyder integrationsmuligheder med HRMS-platforme, selvom understøttede felter og arbejdsgange afhænger af den specifikke forbindelse.

Her er de mest nyttige integrationsarbejdsgange mellem ATS og HRMS:

• Konvertering fra kandidat til medarbejder: Overfør understøttede kandidat- og ansættelsesoplysninger til HRMS'et, når en ansættelsesbeslutning er truffet, så manuel indtastning ved oprettelse af medarbejderposter reduceres.
• Automatiseret onboarding: Udløs onboardingopgaver, dokumentindsamling og oprettelse af medarbejderprofiler efter et accepteret tilbud.
• Nøjagtighed af medarbejderdata: Reducer dublerede poster og uoverensstemmelser mellem rekrutterings- og HR-databaser.
• Synkronisering af ansættelsesstatus: Del relevante milepæle i ansættelsesprocessen, så HR-teams ved, hvornår de skal forberede medarbejderposter og onboardingaktiviteter.
• Rapportering om rekruttering: Forbind ansættelsesoplysninger med medarbejderdata for at analysere rekrutteringsresultater og bemandingstendenser.
• Sikker dataoverførsel: Begræns de overførte kandidatoplysninger til de felter, der er nødvendige for personaleadministration og onboarding.

Software til identitets- og adgangsstyring

Ved at forbinde dit HRMS med software til identitets- og adgangsstyring (IAM) kan du sikre, at medarbejdernes adgang stemmer overens med deres roller og ansættelsesstatus. Når integrationerne er konfigureret korrekt, kan de bruge ændringer i medarbejderprofiler til at udløse oprettelse af konti, opdatering af tilladelser og fjernelse af adgang.

Værktøjer som Okta og Microsoft Entra ID understøtter identitetsarbejdsgange, der forbinder HR-systemer med andre forretningssystemer.

Det reducerer manuel kontoadministration, styrker datasikkerheden og hjælper medarbejderne med at få adgang til de værktøjer, de har brug for. Synkroniseringstider og understøttede handlinger afhænger dog af integrationen.

Uden denne integration administrerer IT typisk adgangen gennem en kombination af manuelle supportsager og tjeklister til afslutning af medarbejderforhold. Processen afhænger af, at HR underretter IT på det rigtige tidspunkt, at IT handler hurtigt, og at ingen overser anmodningen i en travl uge. Efter min erfaring svigter alle tre ting jævnligt.

Her er de mest almindelige anvendelsesområder, hvor det er værd at forbinde software til identitets- og adgangsstyring med dit HRMS:

• Oprettelse af konti til nyansatte: Når der oprettes en ny medarbejderpost i dit HRMS, oprettes deres konti og systemadgang automatisk baseret på deres rolle og afdeling. De har det, de skal bruge, før deres første dag – ikke efter en uges IT-supportsager.
• Opdatering af tilladelser ved rolleændringer: Når en medarbejders jobtitel eller afdeling ændres i dit HRMS, opdateres vedkommendes adgangstilladelser tilsvarende. Uden denne forbindelse beholder medarbejdere ofte adgang til systemer, de ikke længere har brug for – eller mangler adgang til systemer, de har brug for.
• Tilbagekaldelse af adgang ved fratrædelse: Når en medarbejder afsluttes i dit HRMS, kan integrationen udløse deaktivering af kontoen på tværs af understøttede tilsluttede systemer. Tidspunktet afhænger af integrationens konfiguration, synkroniseringsplan og muligheder for automatisk oprettelse og tildeling.
• Administration af profiler til enkeltlogin (SSO): Medarbejderidentitetsdata i dit HRMS holder SSO-profiler nøjagtige på tværs af alle tilsluttede applikationer. Navneændringer, e-mailopdateringer og omplaceringer til andre afdelinger videreføres automatisk i stedet for at skabe uoverensstemmende brugerposter.
• Håndhævelse af adgang efter princippet om mindst mulige privilegier: HRMS-data om rolle, anciennitet og teamstruktur forsyner dit IAM-værktøjs adgangspolitikker, så medarbejdere kun tildeles de tilladelser, der passer til deres aktuelle stilling – intet bredere og intet tilbageværende fra en tidligere rolle.
• Rapportering til revision og compliance: Når adgangsændringer udløses direkte af opdateringer af HRMS-poster, indeholder begge systemer en ensartet log med tidsstempler over, hvem der havde adgang til hvad og hvornår. Den registrering er langt lettere at forsvare under en revision end et spor af manuelle IT-supportsager.

Software til arbejdsstyring

At forbinde dit HRMS med software til arbejdsstyring er en af de integrationer, der hurtigst giver gevinst i den daglige drift. Når disse systemer deler data, bygger vagtplanlægning, vagttildeling og tidsregistrering alle på de samme medarbejderposter.

Værktøjer som UKG og Deputy henter oplysninger om rolle, afdeling og tilgængelighed direkte fra dit HRMS, så vagtplanerne afspejler din faktiske arbejdsstyrke, uden at nogen manuelt skal sammenholde to systemer.

Det er især vigtigt for teams, der administrerer timelønnede medarbejdere, skiftende vagter eller varierende arbejdstider. Når en medarbejders status eller rolle ændres i dit HRMS, opdateres vedkommendes vagtplanlægningsberettigelse og fordeling af lønomkostninger automatisk i værktøjet til arbejdsstyring.

Det holder din compliance-eksponering lav og dine arbejdsstyrkeprognoser nøjagtige.

Uden denne integration er løsningen normalt en manuel eksport fra dit HRMS til dit vagtplanlægningsværktøj før hver planlægningscyklus.

Jeg har set denne proces skabe fejl, så snart antallet af medarbejdere ændrer sig midt i perioden – en medarbejders startdato bliver overset, en fratrædelse når ikke med i vagtplanen i tide, og pludselig betaler du for arbejdskraft, der ikke afspejler din faktiske organisation. Det er et hul, der hurtigt vokser, i takt med at dit team vokser.

Her er de mest almindelige anvendelsesområder, hvor det er værd at forbinde software til arbejdsstyring med dit HRMS:

• Synkronisering af medarbejderdata til vagtplanlægning: Rolle-, afdelings- og tilgængelighedsdata fra dit HRMS flyder direkte ind i dit vagtplanlægningsværktøj, så ledere kan oprette vagter ud fra nøjagtige oplysninger uden manuelt at krydstjekke to systemer før hver planlægningscyklus.
• Berettigelse til vagtplanlægning for nyansatte: Når en ny medarbejderpost oprettes i dit HRMS, vises medarbejderprofilen automatisk i dit arbejdsstyringsværktøj. Medarbejderen er klar til at blive sat på vagt fra sin første dag og skal ikke tilføjes manuelt, efter onboarding er afsluttet.
• Synkronisering af statusændringer og rolleopdateringer: Når en medarbejders stilling eller ansættelsesstatus ændres i dit HRMS, opdateres vedkommendes berettigelse til vagtplanlægning og fordeling af lønomkostninger tilsvarende. Det forhindrer, at din vagtplan afspejler en arbejdsstyrkestruktur, der ikke længere findes.
• Fratrædelse og fjernelse fra vagtplaner: Når en medarbejders status ændres til fratrådt i dit HRMS, kan understøttede integrationer opdatere medarbejderprofilen og fjerne medarbejderen fra aktive vagtplaner. Tidspunktet afhænger af synkroniseringsindstillingerne, så HR-teams bør kontrollere, at ændringerne i vagtplanlægningen er trådt i kraft.
• Overtids- og arbejdstidsmæssig compliance: HRMS-data om medarbejderklassifikation, aftalte arbejdstimer og regionale arbejdsregler indgår i arbejdsstyringsværktøjets logik for vagtplanlægning, så vagttildelinger holder sig inden for grænserne uden at ledere manuelt skal kontrollere berettigelse i hver periode.
• Nøjagtighed i arbejdsstyrkefremskrivninger: Når ændringer i medarbejderantallet synkroniseres fra dit HRMS til software til arbejdsstyring, kan arbejdsstyrkefremskrivninger afspejle mere aktuelle oplysninger om bemandingen. Nøjagtigheden afhænger af synkroniseringsfrekvens, datakvalitet og konfiguration af fremskrivninger.

Almindelige integrationsmetoder

De fleste HRMS-integrationer benytter en af tre tilgange: indbyggede forbindelser, der er integreret direkte i platformen, API-baserede forbindelser, der konfigureres med hjælp fra udviklere, eller mellemlagstjenester som Zapier eller Workato, der forbinder systemer uden specialudviklet kode.

Efter min erfaring er indbyggede forbindelser de nemmeste at opsætte og mindst tilbøjelige til at gå i stykker, men de fungerer kun, hvis både dit HRMS og målsystemet understøtter dem – mellemlagstjenester udfylder hullet, når de ikke gør.

Forvent en indledende konfigurationsindsats uanset metode, og planlæg løbende vedligeholdelse, når et af systemerne opdaterer sit dataskema eller sine krav til godkendelse.

Brug denne tabel til at sammenligne fordele og ulemper ved de tre mest almindelige HRMS-integrationsmetoder:

Integrationsmetode	Fordele	Ulemper
Indbyggede forbindelser	Typisk hurtigere at konfigurere og nemmere at vedligeholde end specialudviklede integrationer, men kan stadig kræve feltmapping, tilladelser og løbende overvågning	Kun tilgængelige, når begge systemer understøtter dem; begrænset til leverandørens forudbyggede forbindelse
API-baserede forbindelser	Meget konfigurerbare; fungerer på tværs af de fleste moderne platforme; understøtter komplekse, tilpassede dataflows	Kræver hjælp fra udviklere til opbygning og vedligeholdelse; går i stykker, når et af systemerne opdaterer sit dataskema eller sin godkendelse
Mellemlagstjenester (f.eks. Zapier, Workato)	Forbinder systemer uden specialudviklet kode; en god mulighed, når der ikke findes indbyggede forbindelser	Tilføjer et tredje system, der skal vedligeholdes; kan medføre forsinkelser; kan have begrænsninger ved store datamængder eller kompleks logik

Sådan vælger du de rigtige integrationer til dit HRMS

Valg af HRMS-integrationer begynder med en forståelse af dine behov inden for arbejdsstyrkeplanlægning, eksisterende forretningssystemer og arbejdsgange for medarbejderadministration.

Brug denne tabel til at vurdere kompatibilitet, datanøjagtighed, sikkerhed og krav til vedligeholdelse, før du opretter en forbindelse:

Faktor	Hvad du skal overveje
Systemkompatibilitet	Bekræft, at dit HRMS understøtter målapplikationens nødvendige felter og arbejdsgange. Undersøg, om der findes en indbygget forbindelse, eller om du får brug for en API- eller mellemlagsløsning.
Ejerskab og mapping af data	Identificer, hvilket system der ejer hvert medarbejderdatafelt, herunder stillingsbetegnelser, løn, ansættelsesstatus og berettigelse til personalegoder. Map felter og formater, før du aktiverer synkronisering.
Synkroniseringsretning og -frekvens	Fastslå, om oplysningerne skal bevæge sig én vej eller begge veje, og hvor hurtigt opdateringer skal vises. Ændringer i løn og fratrædelser kan kræve strammere tidsstyring end almindelig rapportering.
Sikkerhed og compliance	Kontrollér kryptering, adgangstilladelser, godkendelsesmetoder og revisionslogning. Bekræft, at integrationen opfylder gældende krav til beskyttelse af medarbejderdata.
Test og fejlhåndtering	Undersøg, hvordan integrationen håndterer manglende felter, dublerede medarbejderposter, mislykkede overførsler og modstridende opdateringer. Kræv fejlnotifikationer og en dokumenteret proces for genoprettelse.
Omkostninger og vedligeholdelse	Medregn licensering, implementering, API-brug og løbende support. Tildel ansvaret for overvågning af integrationer og løsning af problemer efter lanceringen.

Bedste praksis for implementering af HRMS-integrationer

Følg disse trin for at konfigurere pålidelige HRMS-integrationer og forhindre fejl i medarbejderdata:

1. Prioritér kritiske HR-arbejdsgange: Begynd med integrationer, der understøtter korrekte lønudbetalinger, onboarding og fratrædelse af medarbejdere. Fokuser på processer, hvor data, der ikke er forbundet, skaber den største driftsmæssige eller compliance-relaterede risiko.
2. Kortlæg medarbejderdatafelter: Dokumentér, hvilket system der ejer hvert felt, hvor oplysningerne skal hen, og hvad der udløser en opdatering. Fastlæg regler for håndtering af manglende, dublerede eller modstridende poster.
3. Konfigurér sikre forbindelser: Brug understøttede indbyggede forbindelser eller API'er, hvor det er praktisk. Anvend passende godkendelse, kryptering og rollebaserede tilladelser for at beskytte følsomme medarbejderoplysninger.
4. Test scenarier for medarbejdernes livscyklus: Valider nyansættelser, lønændringer, afdelingsskift, opdateringer af personalegoder og fratrædelser inden lanceringen. Kontrollér, at data når frem til de korrekte systemer, og at mislykkede overførsler udløser advarsler.
5. Overvåg og vedligehold integrationer: Udpeg en integrationsansvarlig, gennemgå synkroniseringsfejl, og fastlæg procedurer for håndtering af fejl. Test kritiske arbejdsgange igen, hver gang de forbundne systemer ændrer deres API'er, felter eller krav til godkendelse.

Klar til at tage din HRMS-løsning i brug?

Når dine integrationer er kortlagt, er næste skridt en velstruktureret implementering – og det kræver mere planlægning, end de fleste teams forventer.

Vores guide til implementering af HR-software fører dig gennem alle faser, fra datamigrering og teamroller til test og udrulning, så du er klar til en indførelse, der rent faktisk holder fast.