Organisatorisk design: En eksperts guide

Her vil jeg dele, hvad organisatorisk design er, nogle bedste praksisser og en proces, der kan hjælpe dig med at gøre det rigtigt.

Hvad er organisatorisk design?

Organisatorisk design (undertiden org design eller OD) er en metode til at identificere flere aspekter af en organisation (f.eks. mission, arbejdsgang og strategi) og derefter tilpasse eller gentilpasse dem, så organisationens mål kan nås i det aktuelle forretningsmiljø.

Det udløses ofte af væsentlige interne eller eksterne ændringer, herunder:

• Ændringer i virksomhedens mission eller strategi
• Miljømæssige forstyrrelser (f.eks. risici drevet af klimaforandringer) 
• Teknologiske fremskridt (f.eks. øget automatisering)
• Nye konkurrenter
• Lovgivningsmæssige ændringer
• Væsentlige ændringer i forretningsresultaterne (positive eller negative)
• Ny ledelse.

Ægte organisatorisk design har til formål at optimere funktionerne, processerne og virksomhedens struktur for at opnå forretningsresultater.

En veldesignet organisation kan tilpasse sig forandringer, samarbejde på tværs af funktioner, træffe og gennemføre beslutninger effektivt og fremme et positivt arbejdsmiljø.

Ofte forveksler man organisatorisk design med at redesigne organisationsstrukturen ved hjælp af sine værktøjer til organisationsdiagrammer. 

I virkeligheden er resultatet af OD-processen en række anbefalinger, der kan være ganske omfattende og omfatte ting som organisationsstruktur, teknologibehov, opdateringer af aflønningsmodellen, ændringer i politikker og fælles adfærd.

Potentielle positive resultater af disse anbefalinger omfatter:

• Forbedret lønsomhed
• Øget medarbejderengagement
• Fastholdelse af medarbejdere og tydelige karriereveje
• Bedre produkter og tjenester
• Øget kundetilgang og/eller kundeloyalitet
• Bedre forberedelse på fremtidige forandringer og vækst.

HR's rolle i ledelsen af processen for organisatorisk design

HR spiller en afgørende rolle i organisatorisk design. I virksomheder med OD-specialister ansat vil de lede processen og fungere som både eksperter og projektledere. I virksomheder uden OD-partnere får HR-forretningspartnerne typisk til opgave at udføre dette arbejde.

Den største udfordring, teams ofte står over for, er at få virksomhedens ledere til at støtte og deltage i en komplet proces for organisatorisk design i stedet for blot at gå i gang med at oprette nye organisationsdiagrammer. 

De skal også finde balancen i en tilgang, der både fokuserer på forretningen og på mennesker. 

Principper for organisatorisk design

Før du starter din proces for organisatorisk design, er det en god idé først at forankre dig selv og dit team i  nogle få centrale principper: 

• Forretningsmæssig tilpasning først, struktur til sidst
• Lær af fortiden, men lad dig ikke binde af den
• Sigt efter at fastholde de bedste talenter, men design ikke omkring dem
• Design med fleksibilitet for øje
• Design med klarhed for øje

Forretningsmæssig tilpasning først, struktur til sidst

Fordi folk fejlagtigt bruger "organisatorisk design" og "organisationsstruktur" som synonymer, vil de ofte begynde med strukturen. Strukturen er et resultat—det er en af de måder, du vil hjælpe med at føre designet ud i livet på.

Forretningsmæssig tilpasning er den mest omfattende og vigtigste del af processen for organisatorisk design, fordi den danner grundlaget for alle de designvalg – herunder struktur – du vil træffe.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Lær af fortiden, men lad dig ikke binde af den

Selvom det er nyttigt at gennemgå tidligere organisationsdesigns for at drage læring, skal du huske på, at du designer din organisation ud fra dine behov i dag og det, du forventer i fremtiden. 

Ting, der måske var sande tidligere, gælder måske ikke længere (f.eks. var for mange lag uhensigtsmæssige, da vi startede; nu hvor vi er blevet dobbelt så store, oplever vi, at vi er for flade).

Sigt efter at fastholde de bedste talenter, men design ikke organisationen omkring dem

Talenter er en stor investering og kan være en konkurrencemæssig fordel. Selvom fastholdelse er vigtigt, er det ikke til gavn for nogen at designe en organisation omkring nogle få personer. 

Hvis nogle af disse personer forlader organisationen, kan du opleve, at du står tilbage med en organisation, der ikke længere giver mening.

Design med fleksibilitet for øje

Virksomheden kan blive påvirket af forhold uden for vores kontrol. Selvom ingen kan forudsige fremtiden, vil et design, der giver plads til ting som karriereveje, nye teknologier og kontinuerlig læring, gøre det muligt for organisationen at tilpasse sig forandringer uden behov for et fuldstændigt redesign.

Design med klarhed for øje

I et stærkt organisationsdesign forstår medarbejderne deres roller. De ved, hvor de passer ind i det store billede, og forstår, hvad de er ansvarlige for. 

Beslutningsrettighederne er almindeligt kendte, og medarbejderne er klar over, hvordan information flyder i organisationen.

6-trins proces for organisationsdesign: Skab fundamentet gennem forretningsmæssig tilpasning 

Grundig forretningsmæssig tilpasning er fundamentet for et vellykket organisationsdesign. Det er sådan, vi vurderer, om en virksomhed er indrettet til at levere på sine strategiske mål. 

Tilpasning er en proces i flere trin. Først skal du forankre dig i nogle af virksomhedens grundlæggende principper og derefter indsamle information.

Undersøg missionen, visionen og værdierne

Missionen, visionen og værdierne former formålet med og målene for den strategiske plan. De danner grundlag for ting som præstationsstandarder, målepunkter og forventninger til adfærd.

Ikke alle virksomheder har alle tre – eller de har måske noget tilsvarende, såsom en formålserklæring.

• Mission = hvad vi gør (taktisk)
• Vision = hvad vi vil gøre (ambitiøst)
• Værdier = hvordan vi gør det (adfærdsmæssigt)

Ved at undersøge missionen, visionen og værdierne vil du kunne identificere ting som den type erfaring eller træning, teams har brug for; behov for processer, praksisser eller teknologi; samt den infrastruktur, der er nødvendig nu for at kunne levere på lang sigt.

Gennemgå strategien

Når du gennemgår strategien, skal du undersøge både den strategiske plan og de årlige mål. 

Den strategiske plan beskriver organisationens langsigtede målsætninger, mens de årlige mål beskriver de mere umiddelbare målsætninger. 

De årlige mål bør på en eller anden måde understøtte den strategiske plan. Hvis de ikke gør det, skal du tage det op med den øverste ledelse, før du går videre med dit design.

Ud over at forstå strategien bør du forsøge at identificere de ønskede resultater, de nødvendige ressourcer (økonomiske, medarbejdermæssige eller andre) samt forskellen mellem den nuværende tilstand og den ønskede fremtidige tilstand. Det vil danne grundlag for dine designanbefalinger.

Indsaml information

Du har brug for yderligere information, før du kan gå videre. Det omfatter både formel eller håndgribelig og uformel eller uhåndgribelig information. 

Selvom det er fristende at fokusere på det formelle, er det uformelle mindst lige så vigtigt, hvis ikke vigtigere.

Formel information omfatter ting som beslutningsprocesser, strukturer for aflønning og belønning, kommunikationskanaler (rådhusmøder, elektroniske nyhedsbreve osv.), nuværende hierarkier og teamstrukturer. 

Formelle elementer er eksplicitte og ofte kommunikeret et sted (medarbejderportal, personalehåndbog, organisationspolitikker), som medarbejderne kan slå op i.

Uformel information er implicit. Du finder den ikke på portalen eller i personalehåndbogen, men den har indflydelse på, hvordan tingene faktisk bliver gjort i organisationen. 

Virksomhedens formelle standard kan f.eks. være, at beslutninger træffes på bestemte milepælmøder. I virkeligheden ved alle måske, at beslutningerne faktisk træffes i ad hoc-samtaler (uformelt) før milepælmødet.

Når du indsamler uformel information, skal du se efter ting som normer, tankesæt, almindeligt udbredte holdninger og overbevisninger samt netværk blandt medarbejderne.

Overvej organisationerne i organisationen

Husk, at oplysninger – formelle såvel som uformelle – muligvis ikke er de samme i alle dele af organisationen.

Når vi overvejer, hvor dybt vi skal gå, er det en god idé at undersøge forskelle baseret på geografi, fordi den måde, arbejdet udføres på, i høj grad kan være påvirket af nationale eller kulturelle normer og tankegange. Dette gælder især, hvis du arbejder i en global virksomhed.

Du bør også se efter forskelle på tværs af funktioner eller teams, der er oprettet til specifikke begivenheder, af en lang række årsager. Vær åben over for at udvide din informationsindsamling baseret på det, du lærer undervejs.

Oprettelse/omdesign af organisationen

Nu er du klar til at skabe dit nye organisationsdesign. Igen betyder det ikke blot at skabe en organisationsstruktur.

Du designer en organisation, der gør virksomheden i stand til at nå sine mål og gennemføre den strategiske plan. 

Dit design kan omfatte ting som:

• Nye beslutningsprocesser
• Nye teknologier
• Reduktion eller udvidelse af produktfokus
• Ændringer for at holde trit med forventede lovgivningsmæssige ændringer.

Lad ikke de nuværende begrænsninger påvirke dit design. Dit mål er at finde ud af, hvad virksomheden har brug for, for at gøre din strategi til virkelighed.

Det er op til den øverste ledelse at beslutte, om den er villig og i stand til at støtte det, der er nødvendigt.

Endelig en ny struktur

Nu er du klar til at skabe din organisationsstruktur. Du har de oplysninger, du har brug for, til at skabe den struktur, der vil føre resten af organisationsdesignet ud i livet. 

For eksempel kan du for at strømline beslutningstagningen på tværs af organisationen foreslå en fladere struktur med færre led. 

For at sikre, at du kan ansætte, fastholde og udvikle den brede pulje af tekniske specialister, som du har brug for til at fremme kontinuerlig innovation, kan du skabe en struktur, hvor specialister ikke behøver at blive ledere for at avancere til mere ledende niveauer i organisationen.

Casestudie i organisationsdesign

Tilbage til den globale detailhandelsvirksomhed, jeg nævnte i indledningen. I de næsten ti år, jeg var der, oplevede organisationen flere ændringer i den øverste ledelse.

Det, kombineret med andre faktorer som faldende salg, nye konkurrenter og stigende materialeomkostninger, medførte betydelige ændringer i strategien cirka hvert andet år.

I stedet for at HR ledede et organisationsomdesign for omfattende at tilpasse alle dele af organisationen til at understøtte ændringer i strategien, insisterede den øverste ledelse i stedet på flere omstruktureringer.

I løbet af denne periode gennemgik forskellige dele af organisationen 12 omstruktureringer(?!). I ét tilfælde voksede et team på 100 personer til næsten 400, blot for at skrumpe tilbage til den tidligere størrelse mindre end 18 måneder senere.

I disse år mistede organisationen talenter, pådrog sig betydelige udgifter til fratrædelser og fratrædelsespakker og fortsatte med at miste markedsandele.

Beslutningsrettighederne blev stadig mere uklare, tværfunktionelle samarbejder blev vanskeligere, og ansvarligheden fortsatte med at aftage.

Ved næsten udelukkende at fokusere på struktur på bekostning af sammenhæng og design nåede virksomheden ikke blot ikke sine strategiske mål; den arbejdede også imod sig selv.

Korrekt organisationsdesign kræver tid

En almindelig indvending, jeg hører mod at gennemføre en fuld proces for organisationsdesign, er, at det tager for lang tid, og at det er hurtigere blot at omstrukturere.

Som HR-fagperson er det din rolle at hjælpe ledelsen med at se værdien i at sætte farten ned for at kunne sætte farten op.

Selvom omstrukturering kan virke hurtigere, vil alternativomkostningerne ved tab af effektivitet, utilstrækkelige eller tabte talenter, manglende klarhed på tværs af organisationen og svækket ansvarlighed i sidste ende koste organisationen mere tid (og ofte mere), når den forsøger at løse det, der ikke fungerer. 

Omdesignprocessen er en gennemtænkt og grundig måde at sikre, at organisationen er indrettet til at opnå succes.

Vigtigste pointer

• Organisationsdesign og -struktur er forskellige ting. OD indebærer at tilpasse forskellige aspekter af en organisation, herunder processer, arbejdsgange, strategier og struktur, for at nå forretningsmål.
• HR's vigtige rolle i designprocessen. Menneskelige ressourcer (HR) spiller en afgørende rolle i ledelsen af organisationsdesignet ved at sikre, at ledelsen forpligter sig til at redesigne organisationen i stedet for blot at omstrukturere den.
• Principper og proces for effektivt organisationsdesign: De underliggende principper for effektivt organisationsdesign er forretningsmæssig tilpasning, fleksibilitet i udviklingen, klarhed og fastholdelse af talenter.