Sådan gennemfører du en fratrædelsessamtale: En eksperts guide

Hvis en person for eksempel stopper, fordi deres rolle ikke svarede til det, der stod i jobbeskrivelsen, er der tydeligvis et misforhold!

Samtidig hjælper fratrædelsessamtaler også den afgående medarbejder med at opnå en følelse af afslutning på sin overgang. Det er en mulighed for, at medarbejderen kan give udtryk for sine ofte uudtalte følelser og bekymringer uden frygt for repressalier.

Ved at fritage medarbejderen for denne følelsesmæssige byrde vil vedkommende forlade din organisation med et mere positivt indtryk, end hvis du slet ikke havde bedt om feedback.

Hvem bør gennemføre en fratrædelsessamtale?

Som du kan forestille dig, er det en følsom opgave at gennemføre en fratrædelsessamtale. Det kræver takt og følelsesmæssig intelligens at skabe en meningsfuld kontakt til den afgående medarbejder. 

En ægte kontakt hjælper dig med at få mest muligt ud af fratrædelsessamtalen.

Derfor er den bedste praksis at lade en udpeget HR-leder eller et andet medlem af HR-afdelingen gennemføre samtalen. Ideelt set en person, som medarbejderen allerede har et neutralt forhold til.

For at standardisere processen for indsamling af data fra fratrædelsessamtaler er det bedst, at den samme HR-medarbejder gennemfører samtalerne så vidt muligt.

Hvis din virksomhed ikke har et HR-team, kan en driftsleder eller en anden supportmedarbejder være vært for mødet i stedet. Du kan også bede medarbejderen om selv at udfylde spørgeskemaet til fratrædelsessamtalen. 

En afgående medarbejders leder bør aldrig blive bedt om eller forventes at deltage i fratrædelsessamtalen.

Det ville gøre situationen akavet for begge deltagere og reducere samtalens effektivitet.

Hvem bør deltage i en fratrædelsessamtale?

Det er passende at tilbyde de fleste afgående medarbejdere en fratrædelsessamtale, men ikke alle. Som en god praksis anbefaler jeg ikke at planlægge en samtale med en afskediget medarbejder. 

Selvom medarbejderen måske føler, at vedkommende har værdifuld feedback at dele, vil oplevelsen uden tvivl være præget af, at personen er blevet afskediget af virksomheden. I så fald er sandsynligheden for at modtage konstruktiv feedback meget lavere.

Jeg anbefaler at gennemføre fratrædelsessamtaler med alle andre afgående medarbejdere. Selvom du føler, at du allerede kender årsagen til, at de stopper, ved du aldrig, hvilken anden værdifuld indsigt de kan bidrage med, medmindre du spørger.

Nogle HR-chefer mener, at det ikke er nødvendigt at gennemføre fratrædelsessamtaler med medarbejdere, der går på pension, men det er jeg ikke enig i.

At en person går på pension betyder ikke, at vedkommendes oplevelse af din organisation er ugyldig.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Sådan gennemfører du en effektiv fratrædelsessamtale

Som vi har været inde på, er formålet med denne øvelse at få så meget ærlig feedback som muligt for at bidrage til at forbedre medarbejderoplevelsen for de resterende teammedlemmer.

Med dette in mente får du her min trin-for-trin-proces med anbefalinger til, hvordan du gør disse samtaler så udbytterige som muligt.

1. Forbered dig på samtalen

Når et teammedlem officielt har sagt op, skal du få den udpegede HR-medarbejder eller leder til at kontakte personen for at tale om at planlægge en fratrædelsessamtale.

Forklar medarbejderen, hvad vedkommende kan forvente under fratrædelsessamtalen. Fortæl følgende:

• Formålet med interviewet (dvs. at finde ud af, hvordan vi kan undgå at miste flere værdifulde medarbejdere som dem)
• Hvor lang tid interviewet vil tage (1 til 2 timer er almindeligt)
• Hvem der vil have adgang til deres feedback (typisk kun centrale medlemmer af dit HR-team og aldrig medarbejderens nærmeste leder)
• Hvornår feedbacken vil blive delt (en god praksis er først at dele feedbacken efter medarbejderens sidste arbejdsdag, så vedkommende føler sig mere tryg)
• Send dem din liste over spørgsmål til fratrædelsessamtalen på forhånd (det hjælper dem med at forberede sig mentalt på mødet)
• Forsikre dem om, at al feedback vil blive behandlet strengt fortroligt.

Når du har fastlagt en dato og et tidspunkt for interviewet, skal du sørge for at reservere et privat lokale til mødet. 

Hvis det er muligt, så book et mødelokale i et område af kontoret med få forbipasserende, helst uden vinduer, der vender ind mod kontoret. Fratrædelsessamtaler kan blive følelsesladede, og du ønsker ikke, at nysgerrige tilskuere kigger ind gennem glasset.

Spørgsmål til fratrædelsessamtalen: Udarbejdelse af din skabelon

Inden din første fratrædelsessamtale vil jeg anbefale, at du udarbejder en liste over de spørgsmål, du gerne vil stille. 

Sørg for at stille åbne spørgsmål, da de naturligt vil frembringe de mest nyttige svar. 

For eksempel:

• Havde du medarbejdersamtaler? (et lukket spørgsmål – du forventer et ja eller nej)
• Hvordan oplevede du processen omkring medarbejdersamtalerne? (åbent – du får langt mere feedback på denne måde)

Når du har fastlagt dine spørgsmål, kan du omdanne dette dokument til en skabelon, som du derefter kan sende til medarbejderne inden deres samtale for at hjælpe dem med at forberede deres tanker. 

Eller i tilfælde, hvor det ikke er muligt at afholde en personlig samtale, kan skabelonen udfyldes selvstændigt i stedet.

Hvis du er ny i processen omkring fratrædelsessamtaler, har du måske brug for lidt hjælp til at finde ud af, hvad du skal spørge om. 

Her er en liste over effektive spørgsmål til fratrædelsessamtalen (og en skabelon), som kan hjælpe dig med at integrere denne proces i din rutine for medarbejderes fratrædelse.

2. Gennemfør samtalen

For at hjælpe dig med at gennemføre en mere effektiv fratrædelsessamtale er det vigtigt at skabe den rette stemning, før du går i gang med spørgsmålene. Jeg anbefaler, at du kommer ind på følgende:

• Tak dem for at have indvilliget i at mødes med dig.
• Mind dem om, at din virksomhed værdsætter feedback
• Gentag, at formålet med mødet er at forstå deres personlige oplevelse som medarbejder og årsagerne til, at de forlader virksomheden.
• Forsikre dem igen om, at al feedback vil blive behandlet fortroligt og ikke delt med deres leder (det er efter min erfaring den største bekymring).

Gå i dybden og de 5 hvorfor

Når fratrædelsessamtalen er begyndt, skal du holde dig til spørgsmålene i din skabelon. Det standardiserer samtaleprocessen og gør dataene mere sammenlignelige end ved at stille spørgsmål efter behov.

Du skal dog ikke være bange for at bede om flere detaljer, hvis nogen kommer med en opsigtsvækkende oplysning. 

Hvis en medarbejder fortæller dig, at vedkommende stopper, fordi han eller hun følte sig diskrimineret, skal du ikke bare skrive det ned og gå videre. 

Bed dem om at hjælpe dig med at forstå, hvorfor de havde det sådan. Dette er din sidste chance for at få deres ærlige feedback, så det er helt i orden at gå lidt mere i dybden.

Nogle medarbejdere, der fratræder, er meget tilbageholdende med deres feedback, og du kan føle, at du kun kradser i overfladen af deres problemer. I sådanne tilfælde er en nyttig strategi, du kan anvende, 5 hvorfor-teknikken.

Stil personen et indledende åbent spørgsmål, og se, hvad vedkommende siger. Når de har svaret, skal du omformulere det, de har sagt, og følge op med endnu et hvorfor-spørgsmål. Det vil automatisk få dem til at reflektere lidt dybere. 

Når de har svaret på det, skal du gentage processen og spørge dem hvorfor igen, indtil du har gennemført cyklussen 5 gange. 

For eksempel: 

Q1: Hvorfor har du besluttet dig for at forlade virksomheden?
A1: Fordi jeg ikke har nogen muligheder for at udvikle mig her.

Q2: Hvorfor føler du, at du ikke har nogen muligheder for at udvikle dig her?
A2: Fordi jeg har været på samme niveau i 3 år nu.

Q3: Hvorfor tror du, at du har været på samme niveau så længe?
A3: Fordi min leder ikke mener, at jeg kan påtage mig mere avancerede ansvarsområder.

Q4: Hvorfor tror du, at din leder mener det?
A4: Fordi vi aldrig taler om mine professionelle mål eller ambitioner. 

Q5: Hvorfor taler du ikke med din leder om dine mål og ambitioner?
A5: Fordi vedkommende aldrig afsætter tid til mig og ikke virker interesseret. Jeg har heller ikke haft en medarbejdersamtale i to år. 

Ved at stille disse ekstra hvorfor-spørgsmål afdækkede vi meget mere information. I dette tilfælde kan vi se, at der er tre grunde til, at medarbejderen forlader virksomheden: 

1. Der var generelt mangel på støtte og feedback fra vedkommendes leder. 
2. Vedkommendes mål for karriereudvikling blev ikke støttet eller anerkendt.
3. Vedkommende havde ikke haft en medarbejdersamtale i to år. 

Hvis du sidder over for en medarbejder, der er på vej væk, og som giver dig meget lidt information, 

så brug denne teknik til at gå lidt mere i dybden med vedkommendes svar. 

Brug den dog ikke ved hvert eneste spørgsmål. Din rolle er at afdække nyttig information, ikke at krydsforhøre den afgående medarbejder om hver eneste lille ting, vedkommende siger. 

3. Gennemgang efter interviewet

Når du har afsluttet samtalen, skal du endnu en gang takke medarbejderen for at give sin feedback. Giv vedkommende mulighed for at gennemgå sin feedback skriftligt, før den bliver en del af medarbejderens personalemappe. 

Dette er en god mulighed for medarbejderen til at reflektere over det, vedkommende har sagt, især hvis mødet afdækkede mange negative forhold. Når alt kommer til alt, befinder I jer i en professionel sammenhæng, så det er vigtigt, at feedbacken også er formuleret professionelt. 

Fratrædelsessamtalen er en mulighed for at afdække problemer på arbejdspladsen fra medarbejderens perspektiv. Som facilitatorer er det dog vigtigt at sikre, at feedbacken også bliver modtaget på en god måde af modtageren.

At en medarbejder forlader virksomheden, betyder ikke nødvendigvis, at vedkommende ønsker at ødelægge sit forhold til virksomheden for altid.

Andre ting, du bør overveje

Selvom det som regel er bedst at afholde en fratrædelsessamtale personligt (eller via et video- eller telefonopkald), er der tidspunkter, hvor det ikke er muligt eller giver mening at gøre det.

I disse tilfælde kan du bede den afgående medarbejder om selv at udfylde spørgsmålene og sende dem til dig til gennemgang.

Den feedback, du modtager, går måske ikke lige så meget i dybden med vedkommendes problemstillinger, men det er stadig bedre at spørge til vedkommendes tanker end slet ikke at modtage noget.

Hvis tiden tillader det, kan du også bruge 5 hvorfor-teknikken ovenfor til at bede vedkommende om lidt flere detaljer i nogle af svarene.

Gennemgå feedbacken, og hvis noget tydeligvis kræver flere detaljer, kan du markere det i en kommentar og skrive “Kan du forklare dette lidt mere?” eller ganske enkelt spørge “Hvorfor?”

Bedste praksis for fratrædelsessamtaler

For at opsummere det, jeg har gennemgået ovenfor, er her nogle opsummerede anbefalinger:

• En fratrædelsessamtale bør aldrig gennemføres af den direkte leder eller chef for det teammedlem, der fratræder.
• Stil åbne spørgsmål, og gå mere i dybden ved hjælp af 5 hvorfor-teknikken
• Lav en liste med spørgsmål, som du deler med interviewpersonen før samtalen
• Giv den afgående medarbejder mulighed for efterfølgende at gennemgå sin feedback skriftligt
• Interview ikke medarbejdere, der er blevet afskediget.
• Hvis det er muligt, skal du altid forsøge at gennemføre samtalen personligt eller, hvis det ikke er muligt, via et videoopkald.

Fratrædelsessamtaler som en del af en bredere strategi for at lytte til medarbejderne

Hvis du følger processen ovenfor, kan du indsamle værdifuld feedback, som kan indgå i dine strategier for rekruttering, fastholdelse, udvikling og medarbejderengagement.

Se vores spørgsmål til fratrædelsessamtalen for at få hjælp til at omsætte det, du har lært, til handling. Du kan også downloade vores tilpasningsbare skabelon til et spørgeskema til fratrædelsessamtaler:

Få vores skabelon til fratrædelsessamtalen!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Men selvom det er vigtigt at få denne type feedback fra medarbejdere, der forlader virksomheden, er det også vigtigt at holde kommunikationslinjerne åbne med dine nuværende medarbejdere.

Fastholdelsessamtaler, undersøgelser, regelmæssige individuelle samtaler og medarbejderressourcegrupper er også nyttige metoder til at indsamle feedback fra medarbejderne.

Nogle nyttige ressourcer:

• 8 effektive måder at få feedback fra medarbejdere på (+ fordele og ulemper)
• 5 strategier, metoder og bedste praksisser til at lytte til medarbejderne

Deltag i samtalen

Tilmeld dig People Managing Peoples nyhedsbrev, og modtag regelmæssigt indhold, der kan hjælpe dig med at gøre fremskridt i din karriere og opbygge sunde, produktive organisationer.

Du kan også finde mig i People Managing People-fællesskabet, et støttende fællesskab af HR-professionelle og virksomhedsledere, der deler viden for at hjælpe dig med at gøre fremskridt i din karriere og skabe større indflydelse i din organisation.