Was ist eine Ausgabenmanagement-Software?
Kennen Sie all die Druckerpatronen, Tacker, Browser-Sicherheits-Apps und Networking-Lunches, für die Ihre Mitarbeitenden Geld ausgegeben haben? All diese Spesenbelege müssen irgendwie als Geschäftsausgaben erfasst, verwaltet und nachverfolgt werden.
Die meisten Unternehmen verwenden Spesenmanagement-Software, um die Ausgaben ihrer Mitarbeitenden nachzuverfolgen. Allerdings verwalten 43% der Unternehmen ihre Spesen immer noch manuell mit Tabellen und sogar auf Papier. Die manuelle Eingabe kostet nicht nur die Zeit der Mitarbeitenden, sondern auch die Zeit der Manager und verlängert zudem die Bearbeitung von Berichten und Rückerstattungen über die Buchhaltung.
Was ist Spesenmanagement-Software?
Spesenmanagement-Software ist eine automatisierte Anwendung, die dabei hilft, Geschäftsausgaben der Mitarbeitenden zu verwalten. Diese Lösungen nutzen Automatisierung, damit Mitarbeitende und Vorgesetzte ihre Spesen einreichen, nachverfolgen und Berichte erstellen können – und so den Abrechnungsprozess vereinfachen sowie Arbeitskosten und Fehler reduzieren.
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Früher war es üblich, dass der Mitarbeitende seine Spesen selbst bis zu einem bestimmten Zeitpunkt verwaltet und protokolliert hat. Anschließend wurde der Spesenbericht eingereicht und die Verwaltung musste jede einzelne Ausgabe samt Papierquittung prüfen und dann genehmigen oder ablehnen.
Viele Unternehmen nutzen diesen Prozess noch immer und sind sich nicht bewusst, welche Vorteile ihnen Spesenmanagement-Software oder ein Spesenmanagement-System bringen könnte.
Spesenmanagement-Software hilft dabei, dass Ihr Unternehmen die Geschäftsausgaben nicht überschreitet und ermöglicht Ihnen, Rückerstattungen in Echtzeit auszuzahlen.
Wie kann Spesenmanagement-Software Ihrem Unternehmen nützen?
Vielleicht sind Sie ohnehin schon überzeugt, dass eine automatisierte Spesenmanagement-Software der richtige Weg ist. Falls nicht: Hier sind einige Vorteile, die Sie über Spesenmanagement-Software womöglich noch nicht kannten:
Zeit
Im Durchschnitt dauert es 20 Minuten, um einen manuellen Spesenbericht zu erstellen. Mit Automatisierung kann diese Zeit drastisch verkürzt werden. Spesenmanagement-Software bietet sofortige Belegprüfung nach Einreichung, überprüft unregelmäßige Belege präzise und kann Spesenberichte auf Knopfdruck erstellen.
Diese Funktionen verhindern, dass Sie Belege mühsam zusammensuchen oder Tabellenkalkulationen nach Fehlern durchsuchen müssen – oder einen Mitarbeiterspesenfall wieder aufnehmen, bei dem es vielleicht Probleme mit Ihren Vorgaben gab.
Genauigkeit
Automatisierte Spesenmanagement-Software verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erheblich. Kleine Fehler können unbemerkt bleiben und den Spesenbericht beeinflussen. Um das Leben Ihres Finanzteams zu erleichtern, reduziert die Einführung eines automatisierten Systems diese Fehler exponentiell – so bleibt Ihnen mehr Zeit für wichtigere Dinge wie die Prognose künftiger Spesenmanagement-Strategien oder die Entwicklung sinnvoller Ausgabenrichtlinien.
Spesenberichte/Prognosen
Die meisten Spesenabrechnungs- und Spesenmanagement-Systeme verfügen über Analysefunktionen, mit denen Spesenanträge verfolgt und Trends analysiert werden können.
Mithilfe von Analysen gewinnen Sie Einblicke in künftige Ausgaben und erhalten sogar Empfehlungen, wenn Spesenrichtlinien angepasst werden sollten. Langfristig kann das Ihrem Unternehmen Zeit, Geld und unnötigen Stress ersparen.
Benutzerfreundlichkeit
Mitarbeitende nutzen die Spesenmanagement-Software, um ihre Spesen einzureichen. Viele Systeme haben deshalb Smartphone-Funktionen integriert, mit denen Mitarbeitende ihre Belege fotografieren und direkt ins System einspeisen können.
Mitarbeitende können auch Firmenkreditkarten benutzen, die in das Softwaresystem integriert sind. Die Softwareoberfläche ist in der Regel leicht zu bedienen und häufig gehören Schulungsmodule und ein Kundendienst dazu.
Doppelte Integration
Viele Systeme für Spesenmanagement lassen sich mit Buchhaltungssoftware integrieren, was die Verwaltung der Spesen noch effizienter und benutzerfreundlicher macht.
Buchhalter müssen keine Spesendaten mehr händisch erfassen. Stattdessen können alle Ausgaben und Belege auf der Plattform eingesehen und Rückerstattungen schneller terminiert und ausgezahlt werden.
Die Integration hilft auch Selbständigen und Unternehmen im Bereich professionelle Dienstleistungen, projektbezogene Ausgaben einfacher einzureichen sowie sie nachzuverfolgen und zu erstatten – ohne im Alltagsgeschäft verloren zu gehen.
Bessere Freigabeabläufe
Beim Genehmigen oder Ablehnen einer Ausgabe kann Spesenmanagement-Software so eingerichtet werden, dass sie Ausgaben automatisch genehmigt und eine Benachrichtigung an die zuständigen Freigeber sendet – für eine schnellere Validierung. Dieser Genehmigungsprozess kann gespeichert und auf andere Ausgabenkategorien angewendet werden, was den Aufwand für die Zusendung von Nachweisen an den Genehmigenden reduziert.
Wichtige Funktionen von Spesenmanagement-Software
- Belegverfolgung – Verfolgen Sie Belege sofort, sobald sie eingereicht werden, und greifen Sie bei Prüfungen schnell auf Belege zu.
- Dashboard-Funktionen – Einheitliche Dashboards können von Mitarbeitenden und Führungskräften gleichermaßen einfach aufgerufen werden und ermöglichen eine einfachere interne und externe Prüfung durch Buchhaltende.
- Smartphone-Kamera-Funktion – Ermöglicht es Mitarbeitenden, Belege per Smartphone zu erfassen und sofort ins Dashboard hochzuladen.
- Kreditkarten-Integration – Führt Firmenkreditkarten direkt auf die Plattform und ermöglicht es Mitarbeitenden, Ausgaben über ein benutzerfreundliches Dashboard zu überwachen.
- Benachrichtigungen – Benachrichtigt, wenn das Ausgabenlimit erreicht wird, und markiert Ausgaben, die nicht verifiziert wurden.
- Weiterleitung von Belegen – Belege können bei Bedarf schnell zur Prüfung an Leitende und Genehmigende gesendet werden.
- Richtlinienverletzungsprüfung – Analysiert Belege und Benutzerdaten, um Ausgabenlimits zu verfolgen und zu erkennen, wann eine Ausgabe geprüft werden sollte.
- Anpassungen der Ausgaberichtlinien – Richtlinien können schnell angepasst und direkt angewendet werden.
So wählen Sie eine Ausgabenmanagement-Software aus
Nachdem Sie nun die Vorteile und wichtigsten Funktionen von Online-Ausgabenmanagement-Software kennen, stellt sich die Frage: Woher wissen Sie, welches System am besten zu Ihrem Unternehmen passt? Hier sind einige Fragen, die Sie sich beim Kauf dieser Art von Software stellen sollten:
Wie tätigen Ihre Mitarbeitenden Einkäufe?
Wenn Ihre Mitarbeitenden eine persönliche Kreditkarte nutzen, benötigen Sie eine Fotofunktion in der mobilen App, damit Belege erfasst werden können. Werden Firmenkreditkarten verwendet, sind Funktionen zur Kreditkartenintegration unverzichtbar. Es kann außerdem sinnvoll sein, mehr Sicherheitsfunktionen zu implementieren, falls eine Karte abhandenkommt oder bestimmte Ausgaben geprüft werden müssen.
Welche Funktionen nutzen Sie üblicherweise in automatisierter Ausgaben-Software?
Ein Blick auf Ihre aktuellen Automatisierungsprogramme zeigt Ihnen, nach welchen Funktionen Sie bei der Ausgabenmanagement-Software suchen sollten. Beispielsweise, wenn Ihre vorhandene Software regelmäßig Benachrichtigungen an Stakeholder oder Verantwortliche versendet, könnte ein Benachrichtigungsfeature in Ihrer Ausgabenmanagement-Plattform für Ihr Unternehmen nützlich sein.
Wie groß/klein ist Ihr Unternehmen?
Für kleine Unternehmen benötigen Sie möglicherweise keine Software mit einer doppelten Integrationsmöglichkeit (z. B. Anbindung an Buchhaltungssoftware). Für größere Unternehmen ist ein Feature, mit dem Freiberufler oder Servicegruppen Belege einreichen oder Ihr Unternehmen automatisch Konten für Zahlungen in Rechnung stellen können, vielleicht unerlässlich.
Berücksichtigen Sie die Größe Ihres Unternehmens. Je nach Art Ihres Geschäfts sind Ihre Richtlinien und Integrationen eventuell bereits umgesetzt.
Wie viele Abteilungen arbeiten zusammen?
Wenn Sie regelmäßig Kosten unterschiedlichen Abteilungen zuweisen, kann eine gute Analysefunktion erforderlich sein, um Einblicke zu gewinnen und Ihre Lösung sowie Ihre Richtlinien für das Ausgabenmanagement gezielt weiterzuentwickeln.
Was halten Sie von Ausgabenmanagement-Software?
Ob Sie nun überzeugt sind oder nicht: Das Ausgabenmanagement ist ein notwendiger Prozess, der oft unterschätzt wird. Es hat das Potenzial, Ihnen bei der Bearbeitung und Nachverfolgung von Ausgaben Zeit, Geld und Nerven zu sparen. Außerdem kann es helfen, das Workforce-Management zu verbessern.
Auch wenn Sie denken, Sie haben bereits einen guten Prozess, sollten Sie die Perspektive der Mitarbeitenden einbeziehen: 82 % der Unternehmen, die in Ausgabenmanagement- oder Abrechnungssoftware investieren oder eine solche Anschaffung planen, tun dies, um das Leben von Mitarbeitenden und Führungskräften zu erleichtern.
Egal ob Sie die Abläufe erleichtern oder Ihr Unternehmen weiterentwickeln möchten – die Vorteile von Ausgabenmanagement-Systemen werden immer deutlicher.
Sind Sie bereit, genauer hinzuschauen? Sehen Sie sich unsere Auswahl der 10 besten Ausgabenmanagement-Softwares für Unternehmen im Jahr 2022 an.
