Was ist Spesenmanagement-Software?
Kennen Sie all diese Druckerpatronen, Hefter, Browser-Sicherheits-Apps und Networking-Lunches, für die Ihre Mitarbeiter Geld ausgegeben haben? Nun, all diese Spesenbelege müssen irgendwie als Geschäftsausgaben erfasst, verwaltet und nachverfolgt werden.
Die meisten Unternehmen verwenden Spesenmanagement-Software, um die Ausgaben ihrer Mitarbeiter zu verfolgen. Allerdings verwalten 43 % der Unternehmen ihre Ausgaben immer noch manuell – mit Tabellenkalkulationen und sogar Papier. Manuelle Eingabe kostet sowohl die Zeit des Mitarbeiters als auch des Managers – und verlängert die Bearbeitung von Berichten und Erstattungen über die Buchhaltung.
Was ist Spesenmanagement-Software?
Spesenmanagement-Software ist eine Art automatisierte Softwareanwendung, die dabei hilft, die Geschäftsausgaben der Mitarbeiter zu verwalten. Diese Lösungen nutzen Automatisierung, damit Mitarbeiter und Manager ihre Ausgaben einfacher einreichen, nachverfolgen und melden können – was den Spesenmanagement-Prozess insgesamt vereinfacht und gleichzeitig Arbeitskosten und Fehler reduziert.
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Traditionell war es üblich, dass der Mitarbeiter seine Ausgaben bis zu einem bestimmten Zeitpunkt selbst erfasste und verwaltete. Dann reichte der Mitarbeiter seinen Spesenbericht ein, und die Verwaltung musste die Liste der Ausgaben durchgehen, den Papierbeleg prüfen und dann genehmigen oder ablehnen.
Viele Unternehmen nutzen diesen Prozess noch immer und sind sich der Vorteile, die sich durch den Einsatz von Spesenerfassungssoftware oder einem Spesenmanagementsystem ergeben, nicht bewusst.
Spesenmanagement-Software kann dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen nicht zu viel für Geschäftsausgaben ausgibt, und ermöglicht es Ihnen, Rückerstattungen in Echtzeit auszugeben.
Wie kann Spesenmanagement-Software Ihrem Unternehmen nützen?
Vielleicht sind Sie bereits voll überzeugt, dass automatisierte Spesenmanagement-Software der richtige Weg ist. Aber falls nicht, hier sind einige Vorteile, die Sie vielleicht noch nicht kennen, wenn es um Spesenmanagement-Software geht:
Zeit
Im Durchschnitt dauert es 20 Minuten, einen manuellen Spesenbericht auszufüllen. Mit Automatisierung kann diese Zeit drastisch reduziert werden. Spesenmanagement-Software bietet sofortige Belegprüfung bei Einreichung, kann nicht-konforme Belege mit hoher Genauigkeit prüfen und Spesenberichte auf Knopfdruck erzeugen.
Mit diesen Funktionen entfällt das mühsame Zurückverfolgen und Sortieren von Belegen oder das Durchsuchen von Tabellen, um einen Fehler zu finden oder eine Mitarbeiter-Ausgabe noch einmal zu überprüfen, die möglicherweise gegen Ihre Richtlinien verstößt.
Genauigkeit
Automatisierte Spesenmanagement-Software reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erheblich. Kleine Fehler bleiben oft unbemerkt und können den Spesenbericht beeinflussen. Um das Leben Ihres Finanzteams zu erleichtern, wird durch den Einsatz eines automatisierten Systems die Fehlerquote exponentiell gesenkt, sodass Sie sich auf wichtigere Dinge konzentrieren können, z.B. auf die Prognose zukünftiger Strategien im Spesenmanagement oder die Entwicklung passender Ausgaberichtlinien.
Spesenberichte/Prognosen
Die meisten Spesenberichtsprogramme und Spesenmanagement-Systeme verfügen über eine Analysefunktion, mit der Sie Spesenabrechnungen verfolgen und Trends auswerten können.
Analysen bieten Einblicke in zukünftige Ausgaben und können sogar Empfehlungen abgeben, wenn Spesenrichtlinien angepasst werden sollten. Auf lange Sicht kann das Ihrem Unternehmen Zeit, Geld und überflüssigen Stress ersparen.
Benutzerfreundlich
Mitarbeiter verwenden Spesenmanagement-Software, um ihre Ausgaben einzureichen. Deshalb haben viele Software-Systeme Smartphone-Funktionen integriert, mit denen die Mitarbeiter ihre Belege fotografieren und direkt ins System hochladen können.
Mitarbeiter können auch Firmenkreditkarten nutzen, die ins Softwaresystem integriert sind. Diese Softwareoberflächen sind in der Regel einfach zu bedienen; oft sind Schulungsmodule und Kundendienst inbegriffen.
Doppelte Integration
Viele Spesenmanagement-Software-Systeme lassen sich mit Buchhaltungssoftware verbinden, was die Verwaltung von Ausgaben noch effizienter und benutzerfreundlicher macht.
Buchhalter müssen Ausgabedaten nicht mehr manuell erfassen. Stattdessen sind alle Ausgaben und Belege über die Plattform verfügbar, und Rückerstattungen können schneller geplant und ausgezahlt werden.
Die Integration hilft auch Freiberuflern und Dienstleistungsunternehmen, projektbezogene Ausgaben leichter einzureichen sowie zu verfolgen und Rückerstattungen zu erhalten, ohne im Papierkram unterzugehen.
Besserer Genehmigungs-Workflow
Bei der Genehmigung oder Ablehnung einer Ausgabe kann Spesenmanagement-Software so eingestellt werden, dass Ausgaben automatisch genehmigt und entsprechende Personen zur schnelleren Validierung benachrichtigt werden. Dieser Validierungsprozess kann gespeichert und auf andere Ausgabenkategorien angewendet werden, was Zeit spart, da der Nachweis nicht immer separat an den Freigeber geschickt werden muss.
Wichtige Funktionen von Spesenmanagement-Software
- Verfolgt Belege – Belege können sofort nach Einreichung nachverfolgt werden und sind für Prüfungen schnell zugänglich.
- Dashboard-Funktionen – Einheitliche Dashboards sind sowohl für Mitarbeitende als auch für Führungskräfte einfach zugänglich und ermöglichen externen wie internen Prüfern eine erleichterte Buchhaltungskontrolle.
- Smartphone-Kamerafunktion – Mitarbeitende können ihre Belege mit dem Smartphone erfassen und sofort im Dashboard hochladen.
- Kreditkartenintegration – Unternehmenskreditkarten werden direkt in die Plattform eingebunden, sodass Mitarbeitende die Ausgabenübersicht in einem benutzerfreundlichen Dashboard behalten können.
- Benachrichtigungen – Benachrichtigt, wenn das Ausgabenlimit erreicht wird, und markiert Ausgaben, wenn sie nicht verifiziert wurden.
- Belege weiterleiten – Belege können bei Bedarf zur Prüfung schnell an Vorgesetzte und Genehmigende weitergeleitet werden.
- Prüfung von Richtlinienverstößen – Analysiert Belege und Nutzerdaten, um Ausgabenlimits zu überwachen und zu erkennen, wann eine Ausgabe geprüft werden sollte.
- Anpassungen der Ausgabenrichtlinien – Richtlinien können schnell angepasst und sofort umgesetzt werden.
Wie wählt man eine Software zur Ausgabenverwaltung aus?
Nun, da Sie die Vorteile und wichtigsten Funktionen von Online-Ausgabenverwaltung kennen, stellt sich die Frage: Wie finden Sie das beste System für Ihr Unternehmen? Stellen Sie sich beim Kauf dieser Softwaretypen folgende Fragen:
Wie tätigen Ihre Mitarbeitenden Einkäufe?
Wenn Ihre Mitarbeitenden persönliche Kreditkarten verwenden, benötigen Sie eine Fotofunktion in der mobilen App, um Belege erfassen zu können. Werden dagegen Unternehmenskreditkarten genutzt, ist eine Integration dieser Karten unerlässlich. Möglicherweise sollten auch zusätzliche Sicherheitsfunktionen eingeführt werden, falls eine Karte verloren geht oder einzelne Ausgaben geprüft werden müssen.
Welche Funktionen verwenden Sie üblicherweise in automatisierter Ausgaben-Software?
Ein Blick auf Ihre aktuellen Automatisierungsprogramme verrät, nach welchen Funktionen Sie in einer Ausgabenverwaltungssoftware suchen sollten. Beispielsweise wäre eine Benachrichtigungsfunktion sinnvoll, wenn Ihre bestehende Software regelmäßig Stakeholder oder zuständige Personen informiert.
Wie groß/klein ist Ihr Unternehmen?
Für kleine Unternehmen benötigen Sie möglicherweise keine Ausgabenverwaltungssoftware mit doppelter Integrationsfähigkeit (z. B. zusätzliche Buchhaltungssoftware). In größeren Betrieben kann hingegen eine Funktion wichtig werden, mit der Freiberufler oder Dienstleister eine Ausgabenquittung einreichen oder Ihr Unternehmen automatisch in der Kreditorenbuchhaltung abrechnen können.
Bedenken Sie die Größe Ihres Unternehmens – je nach Geschäftsfeld sind Richtlinien und Integrationen vielleicht bereits eingerichtet.
Wie viele Abteilungen arbeiten zusammen?
Wenn regelmäßig Kosten verschiedenen Abteilungen zugewiesen werden, ist eine gute Analysefunktion erforderlich, um Einblicke zu erhalten und Ihre Ausgabenverwaltung sowie Richtlinien weiterentwickeln zu können.
Was halten Sie von Ausgabenverwaltungssoftware?
Ob Sie überzeugt sind oder nicht – Ausgabenmanagement ist ein notwendiger Prozess, der oft übersehen wird. Er kann Ihnen Zeit, Geld und Nerven beim Bearbeiten und Nachverfolgen von Spesen sparen. Zudem kann er dazu beitragen, Systeme im Personalmanagement zu verbessern.
Selbst wenn Sie bereits meinen, einen guten Prozess zu haben, sollten Sie die Perspektive der Mitarbeitenden betrachten: 82 % der Unternehmen, die in Ausgabenmanagement-Tools oder -Software investieren oder dies planen, geben an, dies zu tun, um Mitarbeitenden und Führungskräften die Arbeit zu erleichtern.
Egal, ob Sie Prozesse vereinfachen oder Ihr Unternehmen wachsen lassen möchten, die Vorteile von Systemen zum Ausgabenmanagement werden immer deutlicher.
Bereit für einen Blick? Entdecken Sie unsere Auswahl der 10 besten Softwarelösungen zur Ausgabenverwaltung für Unternehmen 2022.
